Afdeling: Bygningsafdelingen Udarbejdet af: Bygherrerådgiver Tom Slott Journal nr.: E-mail: Tom.Slott@rsyd.dk Dato: 22.oktober 2015 Telefon: 2920 1277 Notat Nyt OUH Risikovurdering af kvalitetsfondsprojekt Periode 1. juli 2015 30. september 2015 (3. kvartal 2015) Risikovurdering I forbindelse med den kvartalsvise rapportering til Sundheds- og Ældreministeriet skal der vedlægges en af projektet uvildig kvalificering af risikovurderingerne. Den regionale Bygningsafdeling underlagt stabsfunktionen Økonomi har foretaget en vurdering af økonomi, tid og kvalitet sammenholdt med projektets risici. Projektets fase Projektet befinder sig pt. i projektforslagsfasen, som startede i marts 2015. Der er realiseret et forbrug på 7,4 % af færdiggørelsen på investeringsrammen, hvilket svarer til den akkumulerede reviderede investeringsprofil. Økonomi Generelle bemærkninger til risici Siden forrige rapportering er de væsentligste risici blevet kapitaliseret omend med stor usikkerhed. Endvidere er 4 af de 10 væsentligste risici nedskrevet/elimineret ved godkendelse af dispositionsforslaget (nettoarealer), indgåelse af aftale med Odense Kommune (Letbane), godkendelse af brugerproces (manglende forankring af projektet hos brugerne) og afklarende notat, hvor roller og ansvar med henblik på gennemførelse af nødvendige IT systemer, er definerede (manglende governance-struktur). Det bemærkes, at der er indgået aftale mellem Nyt OUH og Odense Letbane i forbindelse med vedtagelsen af Lov om Odense Letbane, der friholder Nyt OUH fra alle meromkostninger der måtte være i forbindelse med letbanens forløb gennem byggefeltet, herunder nødvendig skærmning af følsomt udstyr mod elektromagnetisk stråling fra køreledninger og rystelser fra Side 1/5
forbipasserende tog. Der er afholdt risikoworkshop den 22. juni 2015 og resultatet er analyseret af risikogruppen og er blevet forelagt den fælles projektledelsesgruppe. Resultatet forventes udmøntet i handlinger, og her efterlyses konkrete handlinger for de væsentlige risikoemner, der blev fremhævet på workshoppen, eksempelvis: Anlægsøkonomien er stadig udfordret. Forslag til løsning: Proces for targetbudget styrkes. Bedre planlægning og detaljering i delprojekter på 300-400 mio. kr. (Dette er tillige et af opmærksomhedspunkterne i godkendelsesanmodningen fra Sundheds- og ældreministeriet af den 10. august 2015). Kommunikation til alle parter vedrørende projektets udfordringer i forhold til overholdelse af den økonomiske ramme. Indarbejdelse af delterminer for løbende kvalificering/drøftelse af targetbudget. Tidsstyring og leverancer er udfordret. Forslag til løsning: Tidsplan skal i højere grad vise afhængigheder og kritisk vej. Fokus på stadeopfølgning på tidsplanen. Leveranceplaner detaljeres og afstemmes i september 2015. I byggeprogramfasen blev der udviklet et nyt teknisk paradigme (NTP), som decentraliserede flere af de tekniske anlæg, som ellers ville være placeret centralt i teknikrum. Med decentraliseringen reducerede man pladsbehovet og bruttoarealet, som var blevet udfordret under byggeprogrammet. I forbindelse med projektforslaget er der foretaget en evaluering af NPT konceptet, da det viste sig at helt centrale forudsætninger har ændret sig. Ændrede forudsætninger er blandt andet skarpere krav til brandsikring, en ændring af bygningsfysikken (fortætning af byggeriet) og dermed en ny disponering af arealerne medfører, at dele af NTP konceptet indeholder for mange risici som kan fordyre projektet. Det må derfor antages at projektorganisationen overvejer at vende tilbage til en mere traditionel løsning, med tilhørende konsekvenser for bruttoarealer og dermed totaløkonomien. Risici der er forbundet hermed er ikke behandlet i kvartalsrapporten. Risiko 6 (Gamle og nye softwaresystemer skal integreres på det nye sygehus) er siden sidste rapportering ellimineret/udgået og blevet erstattet af en ny risiko (Forudsætninger for m 2 -priser kan ikke realiseres) I det følgende behandles de 6 væsentligste risici, jf. risikogruppens kvalificering og rangorden. Væsentligste risici 1. Indeksregulering. Divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlæg pris- og lønindeks, der regulerer finansieringsrammen og byggeomkostningsindekset, der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser, ikke følger den samme udvikling, hvilket kan resultere i forøgede omkostninger for byggeriet i forhold til den regulering kvalitetsfondsbyggeriet modtager. Finansministeriet har dog over for regionerne oplyst, at det kan forventes at forskellen i de to indeks udlignes over tid. Konsulentfirmaet Ernest & Young har vurderet problematikken for Danske Regioner og er kommet med flere løsningsforslag, herunder kompensation eller mulighed for regional finansiering uden for rammen. En anden mulighed til finansiering af en eventuel manko er, at implementere en større kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH(3.kvt.2015) (2).docx Side 2/5
genanvendelsesprocent af medioteknisk- og andet udstyr i projektet. Den sidste mulighed er der åbnet op for ved de seneste økonomiforhandlinger mellem region og stat, hvorved der er givet mulighed for at flytte penge fra udstyr til mursten. Der er fortsat risiko for at forholdet kan udmønte sig i besparelser, der kan få betydning for økonomi og tid. Under alle omstændigheder er en fortsat solid reservestrategi vigtig, for at kunne imødegå en eventuel yderligere afvigelse i indekset. Projektledelsen vurderer omkostningerne til for tiden at udgøre 143 mio. kr. 2. IT understøttelse af logistik på Nyt OUH Der er siden sidste rapportering truffet beslutning om logistikløsning, men logistikområdet betragtes fortsat som et højrisikoområde. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt i det nye sygehus kan det formentlig få voldsomme driftsmæssige og økonomiske konsekvenser. Et velfungerende logistiksystem med den teknologi, der er valgt i projektet, fordrer et sammenhængende og velfungerende klinisk IT-system, hvor snitfladen til logistikkens styresystemer er velbeskrevet og velfungerende. Totalrådgiver har derfor igangsat en detailbeskrivelse af snitfladerne mellem logistiksystemerne og de øvrige IT-systemer med henblik på opnåelse af sammenhæng og robusthed. 3. Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter Der er risiko for sammenfald med andre store udbud, hvilket kan medføre et overophedet marked, som ikke har den nødvendige kapacitet til løsning af opgaven med tilstrækkeligt kvalificerede firmaer. Dette kan få konsekvenser for tidsplanen, kvaliteten og ikke mindst for anlægsøkonomien, da det er forventeligt at tilbudspriserne vil være for opadgående i et marked med mange udbud af store byggeopgaver. Det anbefales derfor, at der løbende udføres markedsanalyser der sammenholdes med den valgte udbudsstrategi, som løbende justeres i forhold til resultatet af markedsanalyserne. Med henblik på en reducering af risikoen er der iværksat en markedsdialog med potentielle danske og udenlandske tilbudsgivere. Sideløbende hermed er der udarbejdet en udbudsstrategi som forventes forelagt Regionsrådet i december 2015. Projektledelsen vurderer de eventuelle omkostninger til at udgøre 35-100 mio. kr., svarende til 0,5-1,6 % af investeringsrammen, hvilket vurderes at være væsentligt i underkanten. 4. Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Kompetente og kvalificerede medarbejdere er afgørende for projektets succes. For tiltrækning og fastholdelse af disse medarbejdere er der fokus på fagligt miljø, lønforhold, intern og ekstern kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH(3.kvt.2015) (2).docx Side 3/5
kommunikation, kultur, stressreducerende tiltag, og konflikthåndtering. Projektledelsen vurderer omkostningerne til at udgøre < 5 mio. kr. 5. Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger er afgørende for overholdelse af tidsplanen og kan derved få konsekvens for anlægsøkonomien. Med henblik på reducering af risikoen er der udarbejdet en mødehåndbog, hvor kommissorier og beslutningskompetencer er fastlagt. Endvidere er der aftalt et øget fokus på planlægning, opfølgning på leverancer og tværfaglig koordinering. Det anbefales, at der endvidere udarbejdes en beslutningsliste med deadlines for alle kendte og væsentlige bygherrebeslutninger. Beslutningslisten bør være aftalt med og tiltrådt af alle relevante samarbejdspartnere, herunder entreprenørerne i udførelsesfasen. 6. Forudsætninger for m 2 -priser kan ikke realiseres Forudsætningerne der er lagt til grund for m 2 -priserne i dispositionsforslaget kan ændre sig, og dermed have negativ effekt på anlægsøkonomien. Med henblik på reducering af risikoen er det aftalt at totalrådgiver afrapporterer specifikt på projektstrategien på projektledelsesmøderne, der afholdes hver 14. dag. Change request og reserver Siden sidste rapportering er reserverne forøget med 3,4 mio. kr. til i alt 741,4 mio. kr., hvilket har forøget projektets robusthed. Besparelseskatalog af 12. marts 2015 indeholder besparelsesmuligheder for i alt 123-151 mio. kr. svarende til 3,3-4,1 % af håndværkerudgifterne, hvilket stadig vurderes at være i underkanten af hvad der vil være ønskeligt. Jf. totalrådgiverkontrakten af 5. december 2011, pkt. 7.2 er totalrådgiver forpligtet til at anvise beparelsesmuligheder for minimum 10 % af håndværkerudgifterne. Besparelseskataloget skal være godkendt af bygherren inden licitationstidspunktet. Samlet set vurderes det med baggrund i ovenstående, at reserverne og besparelsesmulighederne giver projektet den fornødne robusthed på niveau med sidste rapportering. kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH(3.kvt.2015) (2).docx Side 4/5
Tidsplan og stade Rapporteringen for 3. kvartal 2015 behandler ikke specifikt stadet på den godkendte tidsplan. Det anbefales derfor at projektets stade behandles specifikt under eget hovedpunkt i den fremtidige kvartalsrapportering. Dispositionsforslaget med tilhørende tidsplan blev godkendt i regionsrådet den 27. april 2015. Projektforslagsfasen er påbegyndt i marts 2015 og følger jf. viceprojektdirektør Torsten Lundgreen den i henhold til dispositionsforslaget godkendte tidsplan. Den politiske godkendelse af projektforslaget er rykket fra den 4. oktober 2016 til den 24. oktober 2016, hvilket betyder at projektforslagsfasen er forlænget med 20 kalenderdage. Kvalitet Forudsætningerne for at projektet gennemføres jf. tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden vurderes overholdt, således at de krævede effektiviseringsgevinster kan forventes opnået. Anbefalinger Det anbefales: At der fortsat er stor fokus på anlægsøkonomien i projektet, herunder ikke mindst forbruget af reserverne, da en fortsat solid reservestrategi er vigtig. At kapitaliseringen af risiko 3 revurderes. At change request kataloget løbende udbygges med besparelsesmuligheder for minimum 10 % af håndværkerudgifterne. At risikoen for forsinkelser i udførelsesfasen vurderes og kapitaliseres, da erfaringen fra igangværende byggesager viser, at de udskrevne dagbøder langt fra dækker refleksforsinkelseskravene fra efterfølgende entreprenører, der uforskyldt er blevet forsinket. At risikoen for fejl og forglemmelser i udbudsmaterialet vurderes og kapitaliseres. Normal praksis er, at afsætte 8-10 % af håndværkerudgifterne som reserve til formålet, men igangværende byggesager har vist, at behovet har været væsentligt højere. At der arbejdes med standardisering af byggeriet og byggeprocessen med henblik på billiggørelse af byggeriet og forøgelse af reserverne. At det drøftes hvordan den økonomiske risiko for eventuelle fremtidige voldgiftssager håndteres, da eventuelle tab på den konto normalt ikke indeholdes i reserverne. At der opstilles konkrete forslag til risikoreducerende handlinger på baggrund af de væsentligste risikoemner, der blev fremhævet på risikoworkshoppen den 22. juni 2015. At risici i forbindelse med ændring af NTP kvalificeres og kapitaliseres. At der udarbejdes en beslutningsliste med deadlines for væsentlige bygherrebeslutninger og at den udarbejdes i fællesskab med og tiltrædes af relevante samarbejdspartnere, herunder entreprenørerne i udførelsesfasen. At kvartalsrapporteringen fremover specifikt behandler projektets stade i forhold til den godkendte tidsplan under eget hovedpunkt. Vejle, den 22. oktober 2015. kvalitetsfondsprojekt Nyt OUH(3.kvt.2015) (2).docx Side 5/5