Systemunderstøttet udgiftsopfølgning Vejledning til de kvartalsvise udgiftsopfølgninger Januar 2014
Indhold 0 Indledning 4 0.1 Målgruppe for vejledningen 4 0.2 Vejledningens indhold 4 1 Indlæsning i SKS 6 1.1 Valg af metode til indlæsning 6 1.2 Teknisk understøttelse med standardkonti i SKS 6 1.3 Indlæsning via prognoseindlæsningsarket 8 1.3.1 De fem trin 8 1.3.2 Trin 1: Hent prognoseindlæsningsarket 8 1.3.3 Trin 2: Udfyld prognoseindlæsningsarket 9 1.3.4 Trin 3: Gem datafilerne og indtast mere data 12 1.3.5 Trin 4: Log på SKS 13 1.3.6 Trin 5: Indlæs prognoseindlæsningsarket 14 1.4 Indlæsning af budgetter via ØSLDV-filen 15 1.4.1 Forudsætning for at kunne bruge ØSLDV-metoden 15 1.4.2 De fire trin 15 1.4.3 Trin 1: Udlæs rapport fra ØS LDV 16 1.4.4 Trin 2: Gem datafilen 17 1.4.5 Trin 3: Log på SKS 18 1.4.6 Trin 4: Indlæs ØSLDV-filen i SKS 18 1.5 Budgetkorrektion, budgetregulering og reserver 19 1.5.1 Kort om budgetkorrektionen 20 1.5.2 Kort om den forventede bevillingsflytning 20 1.5.3 Indlæsning via prognoseindlæsningsarket 21 1.5.3.1 Trin 2: Udfyld prognoseindlæsningsarket 21 1.6 Kontering af akkumuleret lønsum 23 1.6.1 Kort om den akkumulerede lønsum 23 2 Rapportudtræk og konvertering 25 2.1 Sådan trækkes rapporterne i SKS 25 2.1.1 Træk af flere rapporter på samme tid 29 2.2 Sådan konverteres rapporterne fra SKS 31 2.2.1 Øvrige muligheder 33 2.3 Udarbejdelse af tabeller og kommentarbokse vedr. afvigelser 34 2.3.1.1 Excelredskab Tabeller til afvigelser Delloft for driftsudgifter 36 2.3.1.2 Excelredskab Tabeller til afvigelser Delloft for indkomstoverførsler 37 2.3.1.3 Excelredskab Tabeller til afvigelser Anlæg 38 3 Rapportgennemgang 40 3.1 Udgiftsudviklingen for ministerområdet som helhed 40 3.1.1 Samlet overblik 40-2 -
3.1.1.1 Alle nye prognoser er indlæst i SKS senest d. 23. i måneden 40 3.1.1.2 Mapning af delregnskaber til relevante underkonti 41 3.1.1.3 Forrige prognose er uændret 41 3.1.2 Samlet udgiftsopfølgning 42 3.2 Delloft for driftsudgifter 43 3.2.1 Specifikation af bevillingsudviklingen 43 3.2.2 Bevillings- og udgiftsopfølgning 44 3.2.2.1 Bevillings- og udgiftsopfølgning for delloftet som helhed 44 3.2.2.2 Bevillings- og udgiftsopfølgning per bevillingskategori 45 3.2.2.3 Bevillings- og udgiftsopfølgning per hovedkonti 45 3.2.3 Uddybning af prognoseudviklingen og afvigelsesforklaringer 46 3.2.3.1 Prognoseudvikling for delloftet som helhed 46 3.2.3.2 Prognoseudvikling og afvigelsesforklaringer på hovedkontoniveau 48 3.2.4 Opfølgning på budgetreguleringer og reserver 49 3.2.5 Opfølgning på låneramme 49 3.2.6 Opfølgning på lønsumsloft 50 3.3 Delloft for indkomstoverførsler 51 3.3.1 Bevillings- og udgiftsopfølgning 51 3.3.2 Uddybning af prognoseudviklingen og afvigelsesforklaringer 52 3.4 Anlægsrammen 53 3.4.1 Bevillings- og udgiftsopfølgning 53 3.4.2 Uddybning af prognoseudviklingen og afvigelsesforklaringer 55 3.5 Øvrige udgifter (uden for loft) 55 3.5.1 Opfølgning på de ledighedsrelaterede udgifter 56 3.5.2 Opfølgning på øvrige udgifter uden for loft 57 3.6 Bilag 58 3.6.1 Kontrol af nettoforbrug af videreførsler 58 3.6.2 Status for videreførselsbeholdningen for anlægsrammen 59 3.6.3 Opfølgning på refusionsprocenterne 59 3.7 Hjælperapporter 60 3.7.1 Indlæste prognoser 60 3.7.2 Afvigelser og prognosepræcision 61-3 -
0 Indledning 0.1 Målgruppe for vejledningen Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i de statslige institutioner, som er ansvarlige for at udarbejde de kvartalsvise udgiftsopfølgninger til Finansministeriet jf. cirkulære og vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning og cirkulære om afprøvning af Budgetlovens bestemmelser i staten for 2013. 0.2 Vejledningens indhold Vejledningen beskriver systemunderstøttelsen af udgiftsopfølgningerne og er opdelt i følgende kapitler: 1) Indlæsning i SKS. 2) Rapportudtræk og konvertering, herunder udarbejdelse af tabeller og kommentarbokse vedr. afvigelser vha. excelredskaberne. 3) Gennemgang af tabeller, figurer og bokse i vejledning til udgiftsopfølgning i staten. Først beskrives fremgangsmåden til indlæsning af prognoser i SKS, og dernæst beskrives det, hvordan rapporter trækkes i SKS samt konverteres via konverteringsværktøjet. Derefter behandles det, hvordan tabeller og kommentarbokse vedrørende afvigelsesforklaringer kan udarbejdes via excelredskaberne. Slutteligt gennemgås de tabeller, figurer og kommentarbokse, som fremgår af Vejledning til udgiftsopfølgning i staten, og hvor det er angivet for hver tabel eller kommentarboks, om tabellen eller kommentarboksen skal trækkes fra SKS, udfyldes via excelredskaberne eller udfyldes direkte i wordskabelonen 1. Det er alene de tabeller, som skal trækkes i SKS eller dannes via excelredskaberne, som beskrives i denne vejledning. Rapporternes opsætning og formatering skal følge det format, som er beskrevet i vejledningen til udgiftsopfølgning. Det vil derfor være den konverterede tabel, der skal indarbejdes i ministeriets udgiftsopfølgning. Denne vejledning er baseret på en række dokumenter: Vejledning til udgiftsopfølgning i staten, hvoraf alle tabeller fremgår. Wordskabelon, som skal bruges som skabelon for ministerområdets udgiftsopfølgning. SKS-rapporter, som downloades i excel-format. 1 Wordskabelon og vejledninger findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: http://www.modst.dk/god-okonomistyring - 4 -
Konverteringsværktøj, som konverterer tabeller og genererer figurer, således at de kan indsættes direkte i wordskabelonen. Excelredskaber, som bruges til at generere tabel 5 og 20, kommentarboks 6, 7, 14, 18 og 19 samt tabellerne i bilagene i vejledning til udgiftsopfølgning i staten. - 5 -
1 Indlæsning i SKS 1.1 Valg af metode til indlæsning Det anbefales generelt, at institutionerne forholder sig kritisk til hvilken af de to indlæsningsmetoder, der er den bedste for institutionen og evt. kontakter ministerområdets kontaktperson i Moderniseringsstyrelsen, hvis der er tvivl om mulighederne. 1. Indlæsning via prognoseindlæsningsarket sker pr. hovedkonto, men forudsætter ikke, at budgetterne ligger i Navision Stat. Denne løsning vil være den bedste for institutioner, som: a. har et begrænset antal hovedkonti b. ikke i forvejen har budgetter i Navision Stat eller for hvem, det ikke vil være en fordel for at have budgetter i Navision Stat. c. ikke i forvejen bruger ØSLDV eller for hvem, det ikke vil være en fordel at bruge ØSLDV til den interne opfølgning. 2. Indlæsning via ØSLDV sker pr. bogføringskreds, men forudsætter, at det forventede forbrug er indlæst i Navision Stats budgetmodul. Denne løsning vil være den bedste for institutioner, som: a. har mange hovedkonti b. i forvejen har budgetter i Navision Stat eller for hvem, det vil være en fordel for at have budgetter i Navision Stat c. i forvejen bruger ØSLDV eller for hvem, det vil være en fordel at bruge ØSLDV til den løbende interne opfølgning d. ønsker en automatisk aggregering af de interne budgetter, som er indlæst i Navision Stat. 1.2 Teknisk understøttelse med standardkonti i SKS Når data for grundbudgettet og prognosen sammenstilles med det realiserede forbrug, opgøres det realiserede forbrug på baggrund af summerede forbrugstal for flere standardkonti. Det er i dette afsnit beskrevet hvilke standardkonti, der skal henvise til hvilken af de tre budgetposter under hver bevillingstype. Boks 1: Driftsbevillinger - omkostningsbaseret Summering af forbrug fordelt på standardkonti i SKS for driftsbevillinger Løn (18): Standardkonto 18 Øvrige udgifter (22): Standardkonto 15, 16, 19, 20, 22, 26, 29, 41, 42, 43, 44, 45 og 46 Indtægter (11): Standardkonto 11, 13, 21, 25, 28, 31, 32, 33 og 34 Reserveret bevilling (75): Standardkonto 75-6 -
Boks 2: Statsvirksomhed Summering af forbrug fordelt på standardkonti i SKS for statsvirksomhed Løn (18): Standardkonto 18 Øvrige udgifter (22): Standardkonto 15, 16, 19, 20, 22, 26, 29, 40, 41, 42, 43, 44, 45 og 46 Indtægter (11): Standardkonto 11, 13, 21, 25, 28, 30, 31, 32, 33 og 34 Reserveret bevilling (75): Standardkonto 75 Boks 3: Anlægsbevilling Summering af forbrug fordelt på standardkonti i SKS for anlægsbevillinger Øvrige udgifter (51): Standardkonto 15, 22, 29, 46, 51, 54, 85 Indtægter (52): Standardkonto 21, 28, 52, 55, 84 Boks 4: Lovbunden bevilling Summering af forbrug fordelt på standardkonti i SKS for lovbunden bevilling Øvrige udgifter (44): Standardkonto 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, Indtægter (34): Standardkonto 30, 31, 32, 33, 34 Boks 5: Reservationsbevilling Summering af forbrug fordelt på standardkonti i SKS for reservationsbevilling Øvrige udgifter (22): Standardkonto 16, 22, 26, 29, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 54, 56, 58, 85 Indtægter (11): Standardkonto 11, 13, 21, 25, 28, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 55, 57, 59, 84 Boks 6: Statsfinansieret selvejende institution Summering af forbrug fordelt på standardkonti i SKS for statsfinansieret selvejende institution Øvrige udgifter (46): Standardkonto 46 Boks 7: Anden bevilling Summering af forbrug fordelt på standardkonti i SKS for anden bevilling Øvrige udgifter (22): Standardkonto 16, 22, 26, 29, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 54, 56, 58, 85 Indtægter (11): Standardkonto 11, 13, 21, 25, 28, 30, 31, 32, 33, 34, 55, 57, 59, 84 Boks 8: Driftsbevilling - udgiftsbaseret Summering af forbrug fordelt på standardkonti i SKS for driftsbevilling Løn (18): Standardkonto 18 Øvrige udgifter (22): Standardkonto 15, 16, 19, 22, 26, 29, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 50, 60 Indtægter (11): Standardkonto 11, 13, 21, 25, 28, 31, 32, 33, 34, 52, - 7 -
Boks 9: Negativ budgetkorrektion, budgetregulering og reserver Summering af tilladt negativ budgetkorrektion Budgetkorrektion (49): Standardkonto 49 Bevillingsflytning inden for ministerområdet (29): Standardkonto 29 Bevillingsflytning uden for ministerområdet (42) Standardkonto 42 Når grundbudget eller prognoser indlæses i SKS, er det en teknisk forudsætning for systemhåndteringen, at de aggregerede budgetposter fra grundbudgettet placeres på en standardkonto. Denne placering sker automatisk ved anvendelsen af prognoseindlæsningsarket eller ØSLDV-filen. Ved indlæsning placeres budgetposterne løn, øvrige udgifter, indtægter mv. på en standardkonto for hver bevillingstype. Dette er illustreret i parentesen efter hver budgetpost i de ovenstående skemaer. At de indlæste budget- og prognosedata placeres på netop de ovenstående standardkonti er udelukkende en teknisk forudsætning for indlæsningen af grundbudget eller prognoser i SKS. Dette vil ikke ændre ved den eksisterende regnskabsføringspraksis i forhold til statens standardkontoplan. 1.3 Indlæsning via prognoseindlæsningsarket Dette afsnit henvender sig til de institutioner, som ud fra kriterierne i afsnit 1.1 har vurderet, at det er en fordel at indlæse budgetterne direkte i SKS via prognoseindlæsningsarket. 1.3.1 De fem trin Grundbudgetter og prognoser skal som beskrevet indlæses i SKS. Indlæsningen af disse data i SKS kan opdeles i følgende fem trin: 1. Hent prognoseindlæsningsark på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside 2. Udfyld prognoseindlæsningsark 3. Gem oplysninger i prognoseindlæsningsark 4. Log på SKS 5. Indlæs datafil i SKS Alle institutioner vil kunne indlæse grundbudgetter og prognoser ved at anvende disse fem trin. De efterfølgende afsnit beskriver kort de fem trin. 1.3.2 Trin 1: Hent prognoseindlæsningsarket Udarbejdelsen af grundbudget-/prognosedata til indlæsning i SKS er understøttet af et prognoseindlæsningsark, der tager institutionen igennem de nødvendige elementer i fremstillingen af de datafiler, der skal indlæses i SKS for hver hovedkonto. Prognoseindlæsningsarket kan findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside 2. 2 www.modst.dk/god-okonomistyring - 8 -
Prognoseindlæsningsarket er en xls-fil, som kan åbnes i Microsoft Excel 2003, 2007 eller 2010. For at anvende prognoseindlæsningsarket i Excel 2007 og 2010 er det nødvendigt at have makroerne aktiveret. Er makroer aktiveret i Excel eller bruges 2003 gå videre til trin 2. Forekommer den i figur 1 afbillede sikkerhedsadvarsel betyder det, at makroerne ikke er aktiveret. Figur 1: Aktivering af makroer Klik på knappen Indstillinger, og dialogboksen i figur 2 vil komme frem. Figur 2: Aktivering af indholdet Klik på Aktiver indholdet og derefter OK for at aktivere indlæsningsarkets makroer. Udfyldelsen af prognoseindlæsningsarket kan nu påbegyndes. 1.3.3 Trin 2: Udfyld prognoseindlæsningsarket Når prognoseindlæsningsarket er åbnet i Excel, og makroerne er aktiveret, angives det hvilken bevillingstype, der tastes data ind for. - 9 -
Klik på pilen ved bevillingstype vælg fra listen den bevillingstype, der skal tastes data ind for. Figur 3: Vælg bevillingstype Dernæst skal angives, om der er tale om et grundbudget, prognose 1, prognose 2 eller prognose 3. Klik på pilen ved dokumenttype vælg fra listen den dokumenttype (budget/prognose), der skal tastes data ind for. Figur 4: Vælg dokumenttype Når disse to oplysninger er angivet, klik på knappen Vis Budgetark. Figur 5: Vis budgetark I - 10 -
Det relevante budgetark vil nu blive vist i en ny fane. Figur 6: Udfyldelse af budgetarket Der kan indlæses budgetter på underkontoniveau i prognoseindlæsningsarket. Klik på knappen Indsæt underkonto, og der vil nu oprettes flere linjer, der kan udfyldes. Figur 7: Udfyldelse på underkontoniveau Budgettering af løn uden for lønsumsloftet OBS såfremt, der er på hovedkontoen er løn, der ikke er omfattet af lønsumsloftet, kan budgetteringen med fordel nedbrydes på underkonti. Nedbrydes budgetteringen på underkonti jf. figur 6 og 7, vil det være muligt at opgøre det forventede lønforbrug under lønsumsloftet korrekt. Når der skal udfyldes data i budgetarket, henledes opmærksomheden på en række krav til datakvaliteten. Kravene er angivet i boks 10. Boks 10: Krav til udfyldelse af budgetarkene KRAV TIL UDFYLDELSE AF BUDGETARKET Der kan kun skrives i de grønne felter Hovedkontoen skal bestå af 6 cifre (fx 078989) o Indlæses der på underkonto skal den bestå af 8 cifre (fx 07898910) For driftsbevillinger og statsvirksomheder skal nettotilgangen af reserveret bevilling angives dette skal alene angives i december måned og ikke periodiseres (se nærmere herom i boks 11). - 11 -
For hovedkonti, hvor der er løn uden for lønsumsloftet bør budgetlægningen ske på underkonti. Da dette muliggør en korrekt opgørelse af det forventede lønforbrug. Indtægter skal angives som et negativt tal Øvrige udgifter og løn skal angives som et positivt tal I nedenstående boks 11 findes en nærmere forklaring på, hvordan nettotilgangen af reserveret bevilling skal opgøres. Boks 11: Opgørelse af reserveret bevilling RESERVERET BEVILLING Ved indarbejdelse af forventet anvendelse af eksisterende beholdning af reserveret bevilling eller ved forventede nye reservationer skal der angives et særskilt tal for den forventede nettotilgang af reserveret bevilling samtidig med, at dette tal også indgår i forbrugstallet for løn eller øvrige udgifter. Et forventet nettoforbrug af reserveret bevilling skal angives som et positivt tal En forventet nettotilførelse af reserveret bevilling skal angives som et negativt tal Opgørelsen af reserveret bevilling skal kun udarbejdes for drifts- og statsvirksomhedsbevillinger. 1.3.4 Trin 3: Gem datafilerne og indtast mere data Når arket er udfyldt klik på knappen Gem som csv- og excel-fil. Figur 8: Gem en csv-fil Arket bliver som både.csv-fil og excel-fil nu gemt i den mappe, som institutionen har anvist på det interne drev. Derefter kan filerne tages direkte fra mappen, når de skal indlæses i SKS. Det er vigtigt, at datafilerne gemmes et sted, hvor de kan genfindes, når de skal indlæses i SKS. Når datafilen er gemt, kan prognoseindlæsningsarket enten lukkes - 12 -
eller indtastningen af data for en ny bevillingstype eller hovedkonto kan påbegyndes. Indtast data for en ny hovedkonto under samme bevillingstype Hvis det ønskes at indtaste et forventet forbrug for en ny hovedkonto under den samme bevillingstype klik på knappen Ny hovedkonto ryd felter. Figur 9: Indtast data for en ny hovedkonto Når arket er udfyldt klik på knappen Gem som csv- og excel-fil. Indtast data for en ny bevillingstype Hvis det ønskes at indtaste et forventet forbrug for en ny hovedkonto under en anden bevillingstype klik på knappen Ny bevillingstype til start. Figur 10: Indtast data af en ny bevillingstype Når arket er udfyldt klik på knappen Gem som csv- og excel-fil. 1.3.5 Trin 4: Log på SKS Alle institutioner skal sammen med departementet sikre, at der er mindst én bruger i institutionen, der er oprettet i SKS til at kunne indlæse grundbudgetter og prognoser. - 13 -
Log ind i SKS via http://oes-cs.dk/. På den første side vil der være en række muligheder - vælg Indlæsning af grundbudget/prognose. Figur 11: Indlæsning af grundbudget/prognose 1.3.6 Trin 5: Indlæs prognoseindlæsningsarket Vælg hvilket år samt budgetversion, der ønskes indlæst. Figur 12: Vælg budget-version Vælg derefter finanslovsparagraf og herefter hvilken hovedkonto, der skal indlæses data for. Figur 13: Vælg finanslovsparagraf samt hovedkonto - 14 -
Klik på knappen vælg arkiv, vælg filen fra den valgte mappe og klik på knappen indlæs. Tjek om filen er indlæst korrekt Oversigten over de indlæste budgetter vises som udgangspunkt i faldende datoorden, således at de nyeste filer vises øverst. Hvis filen er indlæst korrekt, vil der være et i kolonnen status, som er gråt. Såfremt der er et, har SKS fundet en fejl. Klik på for at få en nærmere beskrivelse af fejlen. Efter ca. 10 sekunder vil der fremkomme et, hvilket betyder, at filen nu er endeligt indlæst, og tallene vil fremgå af rapporterne i SKS. Figur 14: Statusmeddelelser ved indlæsning 1.4 Indlæsning af budgetter via ØSLDV-filen Dette afsnit henvender sig til de institutioner, som ud fra kriterierne i afsnit 1.1 har vurderet, at det er en fordel at automatisere udtrækket fra de indlæste budgetter i Navision Stat samt ønsker at indlæse på bogføringskreds frem for hovedkonto. Har institutionen fået lov til at indlæse en negativ budgetkorrektion, vil en evt. negativ budgetkorrektion blot skulle lægges ind i Navision Stats budgetmodul, og så vil udlæsningen ske automatisk. 1.4.1 Forudsætning for at kunne bruge ØSLDV-metoden Før det er muligt at bruge denne metode til at indlæse budgetter til SKS, er det nødvendigt at have budgetterne indtastet i Navision Stat. Er budgetterne indtastet i Navision Stat, vil disse automatisk blive sendt til ØSLDV. Se nærmere om Navision Stats budgetfunktionalitet og muligheder på s. 121-141 i Vejledning vedrørende økonomistyring i Navision Stat. 1.4.2 De fire trin Grundbudgetter og prognoser skal som beskrevet indlæses i SKS. Indlæsningen af disse data i SKS kan opdeles i følgende fire trin: 1. Udlæs en rapport fra ØSLDV 2. Gem filen på eget drev 3. Log på SKS 4. Indlæsning af datafil i SKS - 15 -
Alle virksomheder vil kunne indlæse grundbudgetter og prognoser ved at anvende disse fire trin. Dette afsnit beskriver kort de fire trin. 1.4.3 Trin 1: Udlæs rapport fra ØS LDV Rapporten åbnes i ØS LDV samme sted som resten af institutionens rapporter i mappen /NS/Budgetopfølgning/Budgeteksport/Budget Eksport. Klik pil ned i boksen bogføringskreds og vælg en blandt de tilgængelige bogføringskredse i institutionens Navision Stat-database. Figur 15: ØS LDV udlæsningsrapporten Klik derefter pil ned i boksen delregnskab og vælg hvilke(t) delregnskab(er), der skal medtages i udlæsningen. Ændres feltet ikke, vil alle delregnskaber i den valgte bogføringskreds som standard blive medtaget. Ønskes det at vælge flere delregnskaber, men ikke alle delregnskaber klik på de relevante delregnskaber i listen. Figur 16: Vælg delregnskab Er der tvivl om, hvilken bogføringskreds eller hvilke delregnskaber, som skal vælges, kan følgende link anvendes til at finde information om sammenhæng mellem bogføringskredse og hovedkonti: http://oes-cs.dk/sks/godkend.cgi Klik derefter pil ned i boksen budgetnavn og vælg hvilke(n) budget(ter), der skal medtages i udlæsningen. Figur 17: Vælg bogføringskreds - 16 -
Klik derefter pil ned i boksen budgetversion og vælg hvilken budgetversion (grundbudget, prognose 1 mv.), der skal medtages i udlæsningen. Figur 18: Vælg budgetversion Når de ovenstående valg er truffet, klik på knappen view report, hvorefter følgende rapport vises. Figur 19: Vis rapport Figur 20: Minimumsrapporten uden valgte dimensioner Figur 20 viser en rapport med et budget for hvert delregnskab opdelt på de tre kategorier løn, øvrig drift og indtægter. 1.4.4 Trin 2: Gem datafilen Når de nødvendige valg er truffet, og rapporten er blevet vist, skal den gemmes til brug for indlæsning i SKS. For at gemme klik på diskette-ikonet: Herefter kommer følgende besked. Klik på knappen Gem for at få adgang til at vælge destinationen, hvor filen ønskes gemt, og med hvilket filnavn. - 17 -
Figur 21: Datafilen gemmes 1.4.5 Trin 3: Log på SKS Alle institutioner skal sammen med departementet sikre, at der er mindst én bruger i institutionen, der er oprettet i SKS til at kunne indlæse grundbudgetter og prognoser. Log ind i SKS via http://oes-cs.dk/. På den første side findes en række muligheder - vælg Indlæsning af grundbudget/prognose. Figur 22: Indlæsning af grundbudget/prognose 1.4.6 Trin 4: Indlæs ØSLDV-filen i SKS Vælg hvilket år samt budgetversion, der ønskes indlæst. - 18 -
Figur 23: Vælg budget-version Vælg derefter hvilket ministeransvarsområde, virksomhed og bogføringskreds, der skal indlæses data for. Figur 24: Vælg ministeransvarsområde, virksomhed samt bogføringskreds Klik på knappen vælg arkiv, vælg filen fra den valgte mappe og klik på knappen indlæs. Tjek om filen er indlæst korrekt Oversigten over de indlæste budgetter vises som udgangspunkt i faldende datoorden, således at de nyeste filer vises øverst. Hvis filen er indlæst korrekt, vil der være et i kolonnen status, som er gråt. Såfremt der er et, har SKS fundet en fejl. Klik på for at få en nærmere beskrivelse af fejlen. Efter ca. 10 sekunder vil der fremkomme et, hvilket betyder, at filen nu er endeligt indlæst, og tallene vil fremgå af rapporterne i SKS. Figur 25: Statusmeddelelser ved indlæsning 1.5 Budgetkorrektion, budgetregulering og reserver For at kunne håndtere en korrekt opfølgning på delloft for driftsudgifter er det nødvendigt, at ministerområderne i forbindelse med prognoseindlæsningerne både indlæser en evt. budgetkorrektion samt indlæser den forventede bevillingsflytning for ministerområdets budget- og reservekonti (xx.xx.79-konti). Dette kapitel vil beskrive principperne bag indlæsningen, samt hvordan indlæsningen rent teknisk foregår med de to indlæsningsmuligheder. - 19 -
1.5.1 Kort om budgetkorrektionen Ministerierne har mulighed for at indarbejde en negativ budgetkorrektion i forbindelse med fastlæggelsen af grundbudgetter samt ved prognose 1 til senere udmøntning. Brug af budgetkorrektionen kan ske inden for de rammer, Finansministeriet har fastsat i Cirkulære om afprøvning af budgetlovens bestemmelser i staten i 2013 og bilag 2 i Vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning. Budgetkorrektionen budgetteres: Pr. ministerområde: Der kan kun indlæses én budgetkorrektion, som skal dække hele ministerområdet. Det er departementet, der står for indlæsningen som led i koordinations- og tilsynsopgaven med den samlede budgettering på ministerområdet. På en hovedkonto XX.11.79 (på standardkonto 49): Der udvælges en reserve- og budgetreguleringskonto, hvor den negative budgetkorrektion indlæses. Der er ingen sammenhæng mellem den negative budgetkorrektion og den bevilling, der eventuelt måtte være opført på hovedkontoen. Budgetkorrektionen skal periodiseres på kvartaler: Departementet skal angive, hvornår de forventer, at mindreforbruget realiseres. Det kan fx være i 3. og 4. kvartal, fordi der forventes foretaget en prioritering, der pålægger enkelte institutioner at forbruge mindre i disse perioder. Eller det kan fx være fordelt nogenlunde ligeligt på alle fire kvartaler, hvis der forventes et generelt mindreforbrug ift. grundbudgetterne på ministerområdet. Periodiseringen hænger dermed tæt sammen med den udmøntningsplan for budgetkorrektionen, som departementet skal indsende til Finansministeriet sammen med grundbudgetnotatet. o Budgetkorrektionen kan kun indlæses i forbindelse med grundbudgetter og prognose 1 og kan ikke øges fra grundbudgettet til prognose 1. o Budgetkorrektionen skal være udmøntet senest ved prognose 2, således at prognose 2 og 3 holder sig inden for ministerområdets ramme. Finansministeriet vil løbende følge op på ministerområdernes brug af budgetkorrektionen samt udmøntningen. 1.5.2 Kort om den forventede bevillingsflytning Har ministerområdet bevilling på budgetregulerings- og reservekontiene, skal der ved den kvartalsvise prognoseindlæsning foretages en vurdering af, hvor stor en del af bevillingen der forventes overflyttet til konti hhv. inden for og uden for ministerområdet. En vurdering, som skal indlæses i SKS, således at der kan sikres en korrekt opfølgning på udgiftsloftet. For angivelsen af den forventede bevillingsflytning gælder, at: Bevillingsflytningen skal indlæses på hovedkonto xx.xx.79: - 20 -
Den forventede bevillingsoverflytning skal indlæses på budgetregulerings- og reservekonto. Overflytningen inden for eller uden for ministerområdet (standardkonto 29 og 42): Udover at foretage en vurdering af den forventede bevillingsflytnings størrelse skal der foretages en vurdering af, om bevillingen forventes overflyttet til en konto uden for eller inden for ministerområdet. Forventes bevillingen flyttet til konti uden for ministerområdet konteres den forventede bevillingsandel på standardkonto 42, mens det inden for ministerområdet skal konteres på standardkonto 29. Bevillingsflytningen kan periodiseres: Institutionen kan angive, hvilket kvartal de forventer, at bevillingen på budgetregulerings- og reservekontoen overflyttes til en konto enten uden for eller inden for ministerområdet. 1.5.3 Indlæsning via prognoseindlæsningsarket Dette afsnit henvender sig til de institutioner, som skal indlæse en evt. forventet bevillingsflytning og/eller negativ budgetkorrektion via prognoseindlæsningsarket. Hvis institutionen bruger ØSLDV-løsningen (der er beskrevet i afsnit 1.4) til at indlæse budgetter, vil indlæsningen ske automatisk, såfremt budgetkorrektionen er budgetteret i Navision. Trin 1, 3, 4 og 5 er det samme som ved den almindelige indlæsning af budgetterne. Det er derfor alene trin 2, som forklares i dette afsnit for en beskrivelse af de øvrige trin henvises til afsnit 1.3 Indlæsning af budgetter via prognoseindlæsningsarket. 1.5.3.1 Trin 2: Udfyld prognoseindlæsningsarket Når prognoseindlæsningsarket er åbnet i Excel, og makroerne er aktiveret, angives det hvilken bevillingstype, der tastes data ind for. Klik på pilen ved bevillingstype vælg fra listen bevillingstypen budgetkorrektion, - regulering og reserver. Figur 26: Vælg bevillingstypen budgetkorrektion, -regulering og reserver - 21 -
Dernæst skal angives, om der er tale om en indlæsning i forbindelse med grundbudget eller prognose 1. OBS der kan ikke indlæses en negativ budgetkorrektion for prognose 2 og 3, da budgetkorrektion på dette tidspunkt skal være udmøntet og dermed være indarbejdet i de indlæste prognoser. Klik på pilen ved dokumenttype vælg fra listen den dokumenttype (budget/prognose), der skal tastes data ind for. Figur 27: Vælg dokumenttype Når disse to oplysninger er angivet, klik på knappen Vis Budgetark. Figur 28: Vis budgetark Det relevante budgetark vil nu blive vist i en ny fane. - 22 -
Figur 29: Udfyldelse af budgetarket Når der skal udfyldes data i budgetarket, henledes opmærksomheden på en række krav til datakvaliteten. Kravene er angivet i boks 12. Boks 12: Krav til udfyldelse af budgetarkene KRAV TIL UDFYLDELSE AF BUDGETARKET Der kan kun skrives i de grønne felter Hovedkontoen skal bestå af 6 cifre og ende på 79 (fx 078979) Bevillingsflytningen kan angives som både negative og positive tal Den negative budgetkorrektion skal angives som et negativt tal Budgetkorrektionen skal så vidt muligt periodiseres på de kvartaler, som den forventes udmøntet i jf. ministerområdets udmøntningsplan periodiseringen kan ske på alle årets kvartaler. 1.6 Kontering af akkumuleret lønsum For at kunne håndtere en korrekt opfølgning på den akkumulerede lønsum i SKS er det nødvendigt, at ministerområderne i forbindelse med den første udgiftsopfølgning bogfører den akkumulerede lønsum. Dette skal foregå i institutionens økonomisystem. 1.6.1 Kort om den akkumulerede lønsum For at institutionerne kan bogføre den akkumulerede lønsum for virksomhedens driftsbevillinger, hvor der er fastsat et lønsumsloft, er det nødvendigt, at virksomheden opretter to dertil hørende regnskabskonti i økonomisystemet. Virksomheden skal oprette følgende to regnskabskonti til at håndtere konteringen af akkumuleret lønsum: 99.41 Opsparet lønsum (debit) 99.42 Modkonto til opsparet lønsum (kredit) Beløbet vil både debiteres og krediteres på kontiene, hvorfor bogføringen på standardkonto 99 samlet set vil gå i 0 og dermed ikke påvirke resultatet eller balancen som helhed. - 23 -
Vejledningen til, hvordan institutionerne bestiller en oprettelse af nye regnskabskonti via DDIen i Navision kan findes på s. 42 i Vejledning i brug af den decentrale indrapporteringsløsning for institutionsmedarbejdere 3. Boks 13: Krav til konteringen af akkumuleret lønsum KRAV TIL AKKUMULERET LØNSUM Den akkumulerede lønsum skal debiteres på konto 99.41 og krediteres på konto 99.42, hvis der er tale om et opsparet mindreforbrug. Den akkumulerede lønsum skal krediteres på konto 99.41 og debiteres på konto 99.42, hvis der er tale om et opsparet merforbrug. Den akkumulerede lønsum skal konteres som en almindelig regnskabspostering, ikke en primopostering. Eksempel på opsparet mindreforbrug Debit 99.41 Kredit Debit 99.42 Kredit 100 100 Eksempel på opsparet merforbrug Debit 99.41 Kredit Debit 99.42 Kredit 100 100 For konteringen af den akkumulerede lønsum gælder: Det første år: Den samlede akkumulerede lønsum under lønsumsloftet konteres i økonomisystemet på de to regnskabskonti (99.41 og 99.42) i en periode i 2013. De efterfølgende år: Efterfølgende registreres den akkumulerede uforbrugte lønsum i begyndelsen af året. Denne registrering kan ske på to måder: Den marginale ændring af den akkumulerede lønsum (årets mer- eller mindreforbrug af lønsumsloftet) registreres. Alternativt tilbageføres den oprindelige postering, hvorefter den nye akkumulerede uforbrugte lønsum ultimo året registreres. 3 http://www.modst.dk/systemer/navision-stat/vejledninger-ns- 5X/~/media/Files/Systemer/Navision%20Stat/Vejledninger%20Navision%2053/Brugervejledni ng%20til%20ddi%20for%20institutioner%2053.ashx - 24 -
2 Rapportudtræk og konvertering Rapporterne i SKS er udarbejdet med det formål at begrænse de manuelle indtastninger og beregninger. Det fremgår af rapporterne, hvilke felter der eventuelt skal udfyldes manuelt. 1. Rapporterne trækkes i SKS og lægges i en mappe på drevet. Når alle rapporterne er downloadet, skal de konverteres til det rette format (afsnit 2.1). 2. Konverteringsværktøjet downloades fra Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, og rapporterne køres igennem dette (afsnit 2.2). 3. Rapporterne er nu klar til at blive sat ind i wordskabelonen til udgiftsopfølgning i staten (ministerområdets udgiftsopfølgning). I de nedenstående afsnit 2.1. og 2.2 gennemgås henholdsvis trækket fra SKS og brugen af konverteringsværktøjet. Bemærk, at alle rapporterne/tabellerne fra SKS skal køres igennem konverteringsværktøjet. Det skal ske for at sikre det rette format, så tabellerne kan føres over i wordskabelonen. 2.1 Sådan trækkes rapporterne i SKS Alle rapporterne, som skal bruges til udgiftsopfølgningens tabeller, findes i standardmappen for udgiftsopfølgningen i SKS fx 2. udgiftsopfølgning. Der er derudover udarbejdet en række hjælperapporter, som institutionerne med fordel kan bruge i forbindelse med koncernopfølgningen. Disse rapporter findes i standardmappen med hjælperapporter X. udgiftsopfølgning - hjælperapporter. Trin 1: Opret mappe på computeren Rapporterne fra SKS trækkes og downloades via nedenstående trin 2-4. De downloadede excelrapporter skal indlæses i et excel-dokument ved brug af konverteringsværktøjet (jf. nedenstående afsnit 2.2). Det er i den forbindelse vigtigt, at rapporterne gemmes i en fælles mappe, som kun indeholder excel-rapporterne fra SKS til udgiftsopfølgningen. Trin 2: Vælg mappe i SKS Log ind på SKS (via www.oes-cs.dk/) - klik på Dynamisk Rapportering. Vælg standardmappen i SKS med rapporter til den pågældende udgiftsopfølgning, fx 2. udgiftsopfølgning. I denne mappe fremgår alle de rapporter, som skal bruges til udgiftsopfølgningen. Af rapportens navn fremgår, hvilken opfølgning tabellen skal bruges til fx UO2, tabellens eller figurens nummer, hvilket loft tabellen vedrører fx delloft for driftsudgifter samt tabellen eller figurens navn. - 25 -
Figur 30: Standardmappe i SKS Trin 3: Træk rapport Træk rapporten ved at klikke på knappen kør ud for rapporten. Figur 31: Udsnit over rapporterne til 1. udgiftsopfølgning Herefter vises rapporten i fanen 4. Vis rapport Trin 4: Download rapport Download rapporten ved at klikke på fanen 5. download Figur 32: Download rapport Derefter angives, hvilket format rapporten skal have. Klik på knappen Excel regneark og vælg Til Udgiftsopfølgninger i drill down menuen. - 26 -
Figur 33: Vælg format til download Der kan herefter vælges mellem to metoder til download: Download via link på siden Download via mail (rapport sendes via mail til den valgte mailadresse). Trin 4.1 Download via link på siden For download via link på siden klik Som et link direkte her på siden og herefter klik Bestil download. Figur 34: Download via link Herefter kommer et link frem til højre på siden. For at gemme excel-dokumentet højreklik på link og vælg Gem link som. Figur 35: Gem rapport via link på siden Gem excel-rapporten i den oprettede mappe på computeren, som kun indeholder excel-rapporter med tabeller til udgiftsopfølgningen (jf. ovenstående trin 1). - 27 -
Omdøb filen til eksempelvis Tabel1.XLS (alt afhængig af tabelnummeret, som fremgår af SKS). Bemærk, at.xls skal bevares i titlen, men det er ikke en forudsætning, at filnavnet er det samme som tabelnavnet i SKS. Figur 36: Gem rapport i mappe på computeren Trin 4.2 Download via mail For download via mail klik Send via mail til, indtast mailadresse og klik Bestil download. Figur 37: Download via mail Gem excel-rapporten ved at højreklikke på den vedhæftede fil. Gem excelrapporten i den oprettede mappe på computeren, som kun indeholder excelrapporter med tabeller til udgiftsopfølgningen (jf. ovenstående trin 1). Omdøb filen til eksempelvis Tabel15.XLS. Bemærk, at.xls skal bevares i titlen, men det er ikke en forudsætning, at filnavnet er det samme som tabelnavnet i SKS. Figur 38: Gem rapport via mail - 28 -
2.1.1 Træk af flere rapporter på samme tid Det er muligt at trække flere af rapporterne til udgiftsopfølgningen på samme tid. Før dette kan lade sig gøre, skal der dog oprettes en række rapportpakker. Det anbefales, at der udarbejdes en pakke pr. delloft samt for de udgifter uden for loft, som er relevante for ministerområdet. Mulige rapportpakker kunne være: 1. Delloft for driftsudgifter (Tabel 1-4, 6, 9a, 10-11, B2 samt figur 1-5) 2. Delloft for indkomstoverførsler (Tabel 1, 12-15) 3. Anlægsudgifter (uden for loft) (Tabel 1, 17-19 samt B5) 4. Ledighedsrelaterede udgifter uden for loft (Tabel 1, 21-22) 5. Øvrige udgifter uden for loft (Tabel 1, 24-25) Gå til dynamisk rapportering. Klik på rapportpakker på første faneblad (1) og klik derefter på knappen ny rapportpakke (2). Figur 39: Opret en ny rapportpakke For at kunne oprette en ny rapportpakke skal følgende udfyldes: 1) Navn på pakken det kan her være en god ide at navngive pakken efter fx delloft for indkomstoverførsler. 2) Hvornår skal pakken være aktiv ønskes det, at SKS løbende sender pakker fx hvert kvartal, kan der sættes en start- og slutdato op. Såfremt denne mulighed benyttes, skal oplysningerne i den røde kasse udfyldes. Den sorte kasse skal dog som minimum udfyldes. Ønskes kun at gøre brug af mulighederne for at trække pakken på tilfældige tidspunkter, skal datoen sættes så langt frem i tid som muligt fx 2030. Der vil dermed ikke blive sendt rapporter, med mindre det trækkes af systemet. 3) Fil-format vælg excel samt formatet Til udgiftsopfølgninger. 4) Mailadresse Udfyld med den mailadresse, som rapporterne skal sendes til. 5) Tryk gem - 29 -
Figur 40: Navngivning af ny rapportpakke Klik på knappen ABO, og derefter fremkommer et pop-up vindue, hvori det er muligt at angive hvilken rapportpakke, som rapporten skal indgå i. Figur 41: Vælg ABO Klik på den relevante rapportpakke, og tryk gem. Rapporten fremgår nu af den relevante rapportpakke. Figur 42: Tilføj rapporter til rapportpakken - 30 -
Klik på rapportpakker i første faneblad, klik på knappen ret (1) og klik på knappen straksafvikling (2). Der fremkommer nu et pop-up-vindue, hvori det angives hvilken mailadresse, rapporterne skal sendes til. Rapporterne kan enten sendes til den mailadresse, der er angivet i rapportpakken eller den mailadresse, som er sat op på brugerens profil i SKS. Figur 43: Kør rapportpakken Figur 44: Send til mailadresse 2.2 Sådan konverteres rapporterne fra SKS Konverteringsværktøjet er et excel-dokument, som skal bruges til at samle de gemte excel-rapporter fra SKS i ét dokument, formatere tabeller og generere figurer. Værktøjet er derfor et nødvendigt redskab i udarbejdelsen af udgiftsopfølgningen. Trin 1: Hent og gem konverteringsværktøjet Først hentes konverteringsværktøjet fra Moderniseringsstyrelsens hjemmeside og gemmes på computeren. Trin 2: Importer filer Åben det gemte konverteringsredskab og aktiver indholdet: - 31 -
Figur 45: Gem rapport via mail Klik derefter på knappen Importer filer, hvormed computerens dokumentmappe åbnes. Figur 46: Importer filer Vælg den mappe, hvori excel-rapporterne fra SKS er gemt og klik på de exceldokumenter, der skal importeres. Ved at holde Ctr -knappen nede kan der markeres flere excel-dokumenter ad gangen. Klik herefter på OK -knappen. Figur 47: Vælg mappe med excel-rapporter fra SKS og marker excel-dokumenterne - 32 -
Herefter indlæses excel-rapporterne automatisk i hver sin fane i konverteringsværktøjet. Rapporternes layout formateres, og figurerne genereres. Trin 3: Udfyld tabeller En række tabeller indeholder felter, der skal udfyldes manuelt. Det fremgår af tabellerne, hvilke felter der skal udfyldes manuelt. Udfyldelsen kan foretages direkte i de enkelte faner i konverteringsværktøjet. Trin 4: Indsæt tabellen i wordskabelon Indsæt tabeller i wordskabelonen til udgiftsopfølgning ved at markere tabellen, kopiere indholdet og sætte ind i den gule pladsholder i wordskabelonen. Figur 48: Indsæt tabel Tabel 14: Delloft for indkomstoverførsler: Udvikling i skøn for årets forbrug (kan specificeres på underkontoniveau) (Trækkes fra SKS - delvis manuel udfyldelse) Paragraf / Hovedkonto Finanslovsbe villing for året (mio. kr.) Ændring RR1 (mio. kr.) Ændring RR2 (mio. kr.) Ændring RR3 (mio. kr.) Forventet prognose for året (mio. kr.) I alt 2.000 50 100 ---- 2.100 17.XX.YY. 1.250-50 -100 ---- 1.150 17.ZZ.VV. 500 100 100 ---- 600.17.OO.UU 250 0 100 ---- 350 2.2.1 Øvrige muligheder I de nedenstående tre trin er øvrige muligheder beskrevet, fx tilføje flere filer og slette indlæste filer. Trin 5: Importer flere filer Såfremt der er behov for at indlæse nye excel-rapporter, kan dette gøres ved at klikke på fanen knapper og følge ovenstående trin 2. Her vælges blot de excelrapporter i mappen, som ønskes indlæst. Trin 6: Importer filer på ny (overskrive gamle faner) Såfremt der er behov for at indlæse en excel-rapport igen, og dermed overskrive en fane i konverteringsværktøjet, kan dette gøres ved at følge ovenstående trin 2. Her vælges de excel-rapporter i mappen, som ønskes indlæst. Der vil herefter komme en besked frem, som spørger, om den eksisterende fane skal overskrives. Klik Ja. Bemærk: overskrivningen vil nulstille en eventuel manuel udfyldning af tabellens felter. Figur 49: Vælg mappe med excel-rapporter fra SKS og marker excel-dokumenterne - 33 -
Trin 7: Slet oprettede faner De oprettede faner med tabeller og figurer kan slettes ved at klikke Slet oprettede faner. Funktionen hertil fremgår af fanen Knapper i konverteringsværktøjet. Figur 50: Slet oprettede faner 2.3 Udarbejdelse af tabeller og kommentarbokse vedr. afvigelser Der er udviklet en række excelredskaber, der kan anvendes til udarbejdelsen af de tabeller og kommentarbokse, som vedrører afvigelsesforklaringer (tabel 5 og 20, kommentarboks 6, 7, 14, 18 og 19 samt bilagene). Disse tabeller og kommentarbokse er tidligere blevet udfyldt manuelt, men med de nye redskaber understøttes udfyldelsen i excel. Der er udviklet følgende redskaber: 1) Ét indtastningsdokument, hvori afvigelsesforklaringerne indtastes. Dette redskab udsendes til de institutioner, som udarbejder afvigelsesforklaringerne. 2) Ét excelredskab for henholdsvis delloft for driftsudgifter, delloft for indkomstoverførsler og anlægsudgifter, hvor alle afvigelser samles. På baggrund heraf genereres tabeller og kommentarbokse. Redskaberne kan downloades via Moderniseringsstyrelsens hjemmeside 4. Ved åbning af dokumenterne, aktiver som det første dokumentets indhold: Figur 51: Aktivering af makroer 4 www.modst.dk/god-okonomistyring - 34 -
Ad 1) Indtastningsdokumentet I dette dokument indtastes afvigelsesforklaringer for alle væsentlige afvigelser. Dokumentet udsendes således til de institutioner, som er ansvarlige for udarbejdelsen af afvigelsesforklaringer. Indtastningsdokumentet indeholder én fane for henholdsvis delloft for driftsudgifter, delloft for indkomstoverførsler og anlægsudgifter. I hver fane er det angivet, hvilke informationer der skal indsættes i cellerne. Bemærk, at beløb skal angives i hele kroner (dvs. ikke afrundet til mio. kr.) Figur 52 viser, hvilke informationer der skal angives for delloft for driftsudgifter og anlæg. Figur 52: Udfyldning af indtastningsdokument (delloft for driftsudgifter og anlæg) Figur 53 viser, hvilke informationer der skal angives for delloft for indkomstoverførsler. Figur 53: Udfyldning af indtastningsdokumentet (delloft for indkomstoverførsler) I de blå celler, hvor der står Udfyld venligst skal konto, beløb og forklaring indtastes. Vælg kategori udfyldes ved at vælge ud fra en drop-down menu. Der skal laves én række per afvigelse, og der kan således udarbejdes flere rækker per hovedkonto 5. Der oprettes nye rækker ved at trykke på den grå knap Indsæt rækker, jf. nedenstående figur: Figur 54: Indsæt nye rækker Ad 2) Excelredskaber til generering af tabeller og kommentarbokse vedr. afvigelser De indhentede afvigelsesforklaringer samles herefter i excelredskaberne til afvigelsesforklaringer og på baggrund heraf genereres de tabeller og kommentarbokse, som vedrører afvigelsesforklaringer (tabel 5 og 20, kommentarboks 6, 7, 14, 18 og 5 For delloft for indkomstoverførsler, kan der udarbejdes afvigelsesforklaringer på underkontoniveau. - 35 -
19 samt i bilagene). Der er udviklet ét excelredskab for hvert delloft og anlægsrammen. Tabeller og kommentarbokse for afvigelser vedrørende delloft for driftsudgifter dannes i dokumentet Tabeller til afvigelser Delloft for driftsudgifter Tabeller og kommentarbokse for afvigelser vedrørende delloft for indkomstoverførsler dannes i dokumentet Tabeller til afvigelser Delloft for indkomstoverførsler. Tabeller og kommentarbokse for afvigelser vedrørende anlægsudgifter dannes i dokumentet Tabeller til afvigelser Anlæg. Bemærk, at der på hjemmesiden ligger to versioner af disse excelredskaber. Hvilken version, der skal anvendes, afhænger af om 2003 eller 2007/2010 version af Microsoft Office pakken anvendes. Nedenfor beskrives excelredskabernes indhold, og hvordan de anvendes. Vejledningsmaterialet fremgår ligeledes i excelredskaberne. 2.3.1.1 Excelredskab Tabeller til afvigelser Delloft for driftsudgifter Dette excelredskab genererer tabel 5, kommentarboks 6 og 7 samt tabeller til afvigelsesforklaringer i bilag 1. Redskabet indeholder fire faner: 1. Indtastningsark - Delloft for drift : Indsæt her alle afvigelsesforklaringer for hovedkonti under delloft for driftsudgifter (som er indsamlet via indtastningsdokumentet). Angiv, hvilke afvigelser der skal medtages i kommentarboks 6 og 7. Afvigelsesforklaringerne i dette ark danner grundlag for tabellerne og kommentarboksene i de øvrige ark. 2. Tabel 5 : I denne fane genereres tabel 5. Højreklik på tabellen og tryk opdater. Vælg herefter den aktuelle udgiftsopfølgning. 3. Kommentarboks 6 og 7 : I denne fane genereres kommentarboks 6 og 7. Højreklik på boksene og tryk opdater. For hver kommentarboks tryk på de grå kolonner og vælg følgende: a) Den aktuelle udgiftsopfølgning. b) Bagudrettede afvigelser for kommentarboks 6 og fremadrettede afvigelser for kommentarboks 7. c) Medtages i kommentarboks = Ja. 4. Bilag 1 : I denne fane genereres tabeller til afvigelsesforklaringer under delloft for driftsudgifter, som skal indsættes i bilag 1. Fremgangsmåde: a) Højreklik på tabellen og tryk 'opdater'. - 36 -
b) Tryk på den grå kolonne ud for henholdsvis Hovedkonto og Udgiftsopfølgning og vælg den ønskede hovedkonto og den aktuelle udgiftsopfølgning. Tabellen dannes automatisk med alle afvigelser og forklaringer for hovedkontoen. c) Opret herefter en tilsvarende tabel for en ny hovedkonti, ved at kopiere en eksisterende tabel (inkl. de grå felter) og indsætte den under den forrige tabel. Tryk på den grå kolonne ud for henholdsvis Hovedkonto og Udgiftsopfølgning og vælg den ønskede hovedkonto og den aktuelle udgiftsopfølgning. d) Gentag for alle hovedkonti, hvortil der skal laves bokse med afvigelsesforklaringer. e) Tabellerne overføres til udgiftsopfølgningen ved at markere og kopiere hele området med tabeller og indsætte det i bilaget. For løbende opdatering af tabeller og bokse højreklik på den enkelte boks eller tabel og tryk opdater, eller tryk opdater alle under menuen Data. Tabellerne og kommentarboksene overføres til udgiftsopfølgningen ved at kopiere den enkelte tabel og boks og derefter indsætte dem i udgiftsopfølgningen. 2.3.1.2 Excelredskab Tabeller til afvigelser Delloft for indkomstoverførsler Dette excelredskab genererer tabel 15 samt kommentarboks 14. Redskabet indeholder tre faner: 1. Indtastningsark delloft indk. : Indsæt her alle afvigelsesforklaringer for hovedkonti under delloft for indkomstoverførsler (som er indsamlet via indtastningsdokumentet). 2. Tabel 15 : I denne fane genereres elementer til tabel 15. Højreklik på tabellerne og tryk opdater. Tabel 15 dannes ved sætte de to tabeller sammen i udgiftsopfølgningen. 3. Kommentarboks 14 : I denne fane genereres kommentarboks 14. Fremgangsmåde: a. Højreklik på tabellen og tryk 'opdater'. b. Tryk på den grå kolonne ud for 'Udgiftsopfølgning' og vælg den aktuelle udgiftsopfølgning. Tabellen dannes automatisk med alle konti, afvigelser og forklaringer. c. Tabellen overføres til udgiftsopfølgningen ved at kopiere tabellen og indsætte den i udgiftsopfølgningen. d. Kommentarboksen skal alene indeholde de konti, der falder inden for initiativpligtens beløbsgrænser (jf. Vejledning til udgiftsopfølgning i staten). Konti, der falder uden for beløbsgrænsen, slettes manuelt fra boksen. - 37 -
For løbende opdatering af tabeller og bokse højreklik på den enkelte boks eller tabel og tryk opdater, eller tryk opdater alle under menuen Data. Tabellerne og kommentarboksene overføres til udgiftsopfølgningen ved at kopiere den enkelte tabel og boks og derefter indsætte dem i udgiftsopfølgningen. 2.3.1.3 Excelredskab Tabeller til afvigelser Anlæg Dette excelredskab genererer tabel 20, kommentarboks 18 og 19 samt tabeller til bilag 3. Redskabet indeholder fire faner: 1. Indtastningsark - anlæg : Indsæt her alle afvigelsesforklaringer for hovedkonti under anlægsrammen (som er indsamlet via indtastningsdokumentet). Angiv, hvilke afvigelser der skal medtages i kommentarboks 18 og 19. Afvigelsesforklaringerne i dette ark danner grundlag for tabellerne og kommentarboksene i de øvrige ark. 2. Tabel 20 : I denne fane genereres tabel 20. Højreklik på tabellen og tryk opdater. Vælg herefter den aktuelle udgiftsopfølgning. 3. Kommentarboks 18 og 19 : I denne fane genereres kommentarboks 18 og 19. Højreklik på boksene og tryk opdater. For hver kommentarboks tryk på de grå kolonner og vælg følgende: a) Den aktuelle udgiftsopfølgning. b) Bagudrettede afvigelser for kommentarboks 18 og fremadrettede afvigelser for kommentarboks 19. c) Medtages i kommentarboks = Ja. 4. Bilag 3 : I denne fane genereres tabellerne til afvigelsesforklaringer vedrørende anlæg, som skal indsættes i bilag 3. Fremgangsmåde: a) Højreklik på tabellen og tryk 'opdater'. b) Tryk på den grå kolonne ud for henholdsvis 'Hovedkonto' og 'Udgiftsopfølgning' og vælg den ønskede hovedkonto og den aktuelle udgiftsopfølgning. Tabellen dannes automatisk med alle afvigelser og forklaringer for hovedkontoen. d) Opret herefter en tilsvarende tabel for en ny hovedkonto, ved at kopiere en eksisterende tabel (inkl. de grå felter) og indsætte den under den forrige tabel. Tryk på den grå kolonne ud for henholdsvis 'Hovedkonto' og 'Udgiftsopfølgning' og vælg den ønskede hovedkonto og den aktuelle udgiftsopfølgning. a) Gentag for alle hovedkonti. b) Tabellerne overføres til udgiftsopfølgningen ved at markere og kopiere hele området med tabeller og indsætte det i bilaget. For løbende opdatering af tabeller og bokse højreklik på den enkelte boks eller tabel og tryk opdater, eller tryk opdater alle under menuen Data. - 38 -
Tabellerne og kommentarboksene overføres til udgiftsopfølgningen ved at kopiere den enkelte tabel og boks og derefter indsætte dem i udgiftsopfølgningen. - 39 -
3 Rapportgennemgang 3.1 Udgiftsudviklingen for ministerområdet som helhed Dette kapitel beskriver hvordan, de rapporter, som skal udarbejdes i kapitel 1 vejledning til udgiftsopfølgning i staten, kan trækkes. Kapitlet beskriver derudover, hvordan ministerområdet kan foretage de nødvendige systemtekniske kontroller. Hvilke rapporter kan trækkes? I dette kapitel er følgende tabeller og kontroller beskrevet: - Kommentarboks 1 kontroller udført af ministerområdet (afsnit 3.1.1) - Tabel 1 samlet bevillings- og udgiftsopfølgning (3.1.2) 3.1.1 Samlet overblik Ministerområdet skal foretage en række kontroller forud for afleveringen af udgiftsopfølgningen til Finansministeriet. Flere af disse kontroller kan foretages ved hjælp af systemerne. I figur 55 er de kontroller, som det er muligt at få systemteknisk hjælp til at udføre, markeret med rødt. Figur 55: Kommentarboks 1- Kontroller, der kan understøttes af systemerne Kommentarboks 1: Kontroller udført af ministerområdet (Skabelon manuel udfyldelse) Ja Nej Kontrol / tjek (sæt kryds) Bemærkninger Datakontrol X X X X Alle nye prognoser er indlæst i SKS senest d. 23. i måneden, hvor udgiftsopfølgningen er oversendt til Finansministeriet. Alle tal i udgiftsopfølgningen stemmer overens med de tal, der fremgår af SKS. Alle mapninger af delregnskaber til de relevante underkonti er foretaget i SKS. Den forrige prognose er uændret siden sidst fremsendte udgiftsopfølgning. 3.1.1.1 Alle nye prognoser er indlæst i SKS senest d. 23. i måneden Til at foretage kontrollen af om alle prognoser, budgetkorrektionen samt forventede bevillingsflytninger er indlæst korrekt er der udarbejdet en rapport i SKS. Rapporten findes i standardmappen X. udgiftsopfølgning - hjælperapporter under navnet Hjælperapport 1 - kontrol af indlæste prognoser mv.. Beskrivelse Rapporten indeholder alle de hovedkonti, der er omfattet af cirkulære for budgettering, budget- og regnskabsopfølgning, hvad der er indlæst på hovedkontiene af - 40 -
prognoser, bevilling, evt. budgetkorrektioner og forventede bevillingsflytninger fra reserve- og budgetreguleringskonti. Figur 56: Hjælperapport 1 kontrol af indlæste budgetter/prognoser 3.1.1.2 Mapning af delregnskaber til relevante underkonti For at sikre korrekte tal i rapporterne er det vigtigt, at underkontiene er mappet til et delregnskab. I SKS stamdata har institutionerne selv mulighed for at trække en rapport, hvor de underkonti, der ikke er mappet til et delregnskab i SKS, er markeret med rødt. OBS - denne rapport indeholder alle underkonti, hvor der er mapningsproblemer, uanset om der er bevilling eller ej på kontoen. Vejledningen Vedligehold decentrale stamdata i SKS beskriver både hvordan kontrollen af manglende mapninger kan foretages, samt hvordan mapningen mellem delregnskab og underkonti foretages. Alle regnskabs- og implementeringsansvarlige på ministerområderne vil derudover få sendt en rapport til deres mail, når der konstateret mapningsproblemer for konti med midler på. Dette kan enten være i form af bevillinger eller indtastede TBere. Rapporten vil indeholde information om, hvilken underkonto der er problemer på, og vil alene blive sendt, hvis der er mapningsproblemer. Såfremt du ønsker at modtage besked, når der er mapningsproblemer på ministerområdets konti med midler på, kan du sende en bestilling til Moderniseringsstyrelsens rådgivning og support på modstoko@modst.dk. 3.1.1.3 Forrige prognose er uændret Såfremt ministerområdet efter aftale med Finansministeriet har foretaget revisioner af de indlæste grundbudgetter/prognoser, efter den sidste udgiftsopfølgning er blevet afleveret, skal ministerområdet redegøre for, hvilke hovedkonti der er foretaget ændringer for. Ministerområdet kan i SKS trække en rapport, der viser, hvilke hovedkonti der er indlæst prognoser for, og hvornår prognoserne er indlæst. Rapporten tilgås ved at klikke på Indlæsning af grundbudget/prognose. Vælg først budget-version og paragraf (1), og klik derefter på linket vis aktive filer for (2). - 41 -
Figur 57: Datostempling af prognoseindlæsning I rapporten ses de seneste indlæste prognoser for hver hovedkonto med datoangivelse. Figur 58: Rapport over seneste indlæste prognoser 3.1.2 Samlet udgiftsopfølgning Dette afsnit beskriver, hvordan tabel 1 trækkes og udfyldes. Tabel 1 viser den samlede udgiftsudvikling fordelt på de to dellofter og udgifter uden for loft. Rapporten, som trækkes af SKS, angiver kun udgiftsudviklingen på de to dellofter og summen uden for loft. Tabel 1 - Samlet bevillings- og udgiftsopfølgning (SKS-rapporten) Bemærk, at når tabellen er kørt igennem konverteringsværktøjet, vil de sidste tre rækker være tilgængelige. Felterne markeret med [udfyldes manuelt] skal manuelt udfyldes. Tabel 1- Samlet bevillings- og udgiftsopfølgning (efter konvertering) - 42 -
3.2 Delloft for driftsudgifter Dette kapitel beskriver, hvordan de rapporter, som skal udarbejdes i kapitel 2 i vejledning til udgiftsopfølgning, kan udarbejdes samt hvilke felter i tabellen, der skal udfyldes manuelt. Hvilke rapporter kan trækkes? I dette kapitel er følgende tabeller beskrevet: Tabel 2 - Udvikling i finansårets bevilling i alt mv. (afsnit 3.2.1) Figur 1 - Bevillings- og udgiftsopfølgning for delloftet som helhed (afsnit 3.2.2) Tabel 3 - Bevillings- og udgiftsopfølgning per bevillingskategori (afsnit 3.2.2) Tabel 4 - Bevillings- og udgiftsopfølgning per hovedkonti (afsnit 3.2.2) Figur 2 - Regnskab og prognoser år-til-dato (afsnit 3.2.3) Figur 3 - Prognoseændringer og prognoseafvigelser (afsnit 3.2.3) Figur 4 - Uddybning af den bagudrettede afvigelse (afsnit 3.2.3) Figur 5 - Uddybning af nettoafvigelsen (opdelt på udgifter og indtægter) (afsnit 3.2.3) Tabel 6 - Prognoseændringer og afvigelser per hovedkonti mv. (afsnit 3.2.3) Tabel 9a - Opfølgning på budgetreguleringer og reserver (afsnit 3.2.4) Tabel 10 - Udnyttelse af lånerammen (afsnit 3.2.5) Tabel 11 - Opfølgning på lønsumsloft (afsnit 3.2.6) 3.2.1 Specifikation af bevillingsudviklingen Dette afsnit beskriver, hvordan tabel 2 trækkes og udfyldes. I tabel 2 opgøres ændringen i finansårets bevilling i alt, som følge af til- og fraførsler af bevillinger ved optag af tillægsbevillinger (TB) i løbet af året. I tabel 2 angives den samlede bevillingsændring opdelt på TB-kategori samt dispensationsadgangen til nettoforbrug af videreførsler manuelt med udgangspunkt i bilagstabellen. Tabel 2 - udviklingen i finansårets bevilling (SKS-rapporten) Bemærk, at når tabellen er kørt igennem konverteringsværktøjet vil der flyttes rundt på kolonner og rækker. Felterne markeret med [udfyldes] skal manuelt udfyldes. - 43 -
Tabel 2- udviklingen i finansårets bevilling (efter konvertering) 3.2.2 Bevillings- og udgiftsopfølgning Dette afsnit beskriver, hvordan tabel 3-4 samt figur 1 trækkes og udfyldes. 3.2.2.1 Bevillings- og udgiftsopfølgning for delloftet som helhed Figur 1 giver et overblik over udviklingen i ministerområdets prognoser for årets resultat (søjlerne) i forhold til finansårets samlede bevilling (stregerne). Figur 1 Prognoser for årets resultat (SKS-rapporten) Bemærk, at der kan være felter, som skal manuelt udfyldes, fx bevillinger fra tidligere udgiftsopfølgninger. De felter, der skal manuelt udfyldes, kan udfyldes både før og efter, rapporten er kørt igennem konverteringsværktøjet. Figuren genereres automatisk af data fra SKS. Figur 1 Prognoser for årets resultat (efter konvertering) 16350,0 16300,0 16300,0 16310,0 16320,0 16250,0 16200,0 16150,0 16300,0 16100,0 16150,0 16180,0 16050,0 Grundbudget Prognose 1 for årets Prognose 2 for årets resultat resultat Prognoser (mio. kr.) Finansårets bevilling i alt (mio. kr.) - 44 -
3.2.2.2 Bevillings- og udgiftsopfølgning per bevillingskategori Tabel 3 viser differencen mellem finansårets bevilling i alt og den nyeste prognose for årets resultat for hver bevillingskategori. Tabel 3 Bevillings- og udgiftsopfølgning per bevillingskategori (SKS-rapporten) Bemærk, at flere rækker vil fjernes, når rapporten køres gennem konverteringsværktøjet, og at hele tabellen automatisk er udfyldt fra SKS. Tabel 3 Bevillings- og udgiftsopfølgning per bevillingskategori (efter konvertering) 3.2.2.3 Bevillings- og udgiftsopfølgning per hovedkonti Tabel 4 viser differencen mellem finansårets bevilling i alt og den nyeste prognose for året for de udvalgte hovedkonto. Bemærk, at rapporten, som trækkes af SKS, i sin fulde version skal fremgå i bilag 1 (Tabel B3) i udgiftsopfølgningen. Tabel 4 Bevillings- og udgiftsopfølgning per hovedkonti (SKS-rapporten) Bemærk, at tabellen automatisk genereres fra SKS, og der er opsat et datafilter, således at det er muligt at sortere på alle kolonnerne i udvælgelsen af de relevante hovedkonti. - 45 -
Tabel 4 Bevillings- og udgiftsopfølgning per hovedkonti (efter konvertering) 3.2.3 Uddybning af prognoseudviklingen og afvigelsesforklaringer Dette afsnit beskriver, hvordan figur 2-5 samt tabel 6 trækkes og udfyldes. 3.2.3.1 Prognoseudvikling for delloftet som helhed Figur 2 viser regnskabet og de forskellige prognoser opdelt på kvartaler. Figur 2 Regnskab og prognoser år-til-dato samt prognoser for de øvrige kvartaler (SKSrapporten) Bemærk, figuren genereres automatisk af data fra SKS. Figur 2 Regnskab og prognoser år-til-dato samt prognoser for de øvrige kvartaler (efter konvertering) Figur 3 viser, hvordan den nyeste prognose for årets resultat er ændret i forhold til grundbudgettet. Dette gøres ved 1) at vise forskellen mellem den forrige prognose og grundbudgettet fordelt på kvartaler og 2) ved at vise de bagudrettede og fremadrettede afvigelser realiseret ved den aktuelle udgiftsopfølgning. Figur 3 Prognoseændringer og prognoseafvigelser (SKS-rapporten) - 46 -
Bemærk, at figuren genereres automatisk af data fra SKS. Figur 3 Prognoseændringer og prognoseafvigelser (efter konvertering) 100 0 30 25 50 50 30-100 -200-300 -250-25 År-til-dato (1.+2. kvartal) -150 3. kvartal 4. kvartal Hele årets resultat Forskel mellem grundbudget og forrige prognose Bagudrettet afvigelse ved 2. udgiftsopfølgning Fremadrettet afvigelse ved 2. udgiftsopfølgning Nettoafvigelse ved 2. udgiftsopfølgning Det er valgfrit at supplere opfølgningen med figur 4-5, som illustrerer de bagudrettede og fremadrettede afvigelser for henholdsvis indtægter og udgifter. Figur 4 Uddybning af den bagudrettede afvigelse (opdelt på udgifter og indtægter) (SKSrapporten) Bemærk, figuren genereres automatisk af data fra SKS. Figur 4 Uddybning af den bagudrettede afvigelse (opdelt på udgifter og indtægter) (efter konvertering) Figur 5 Uddybning af nettoafvigelsen (opdelt på udgifter og indtægter) (SKS-rapporten) - 47 -