HANDLINGSPLAN 2014 RETTEN I HOLSTEBRO

HANDLINGSPLAN 2014 RETTEN I HOLSTEBRO

Handlingsplan for Retten i Holstebro 2014 Danmarks Domstole har for 2013-2018 fastlagt fire overordnede mål: Korte sagsbehandlingstider Mere ensartethed i opgaveløsningen Tidssvarende kommunikation Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads Domstolsstyrelsens bestyrelse har efter drøftelser på Ledelsesforum fastlagt fem særlige fokusområder for 2014-2018: 1. Klar, Parat, Digital (etårigt) 2. Tekstudvalgene (etårigt) 3. Kvalitet gennem videndeling (toårigt) 4. Digitale retsmøder (toårigt) 5. Den digitale retsproces (treårigt) Retten i Holstebro har fastsat indsatser som bidrag til de særlige fokusområder og til opfyldelse af de overordnede mål i øvrigt. Overordnet er flere af fokusområderne f.eks. vedrørende digitalisering og anvendelse af ny teknologi vanskelige at måle kvantitativt. En evaluering af målene vil derfor indebære en kvalitativ vurdering efter drøftelse med de enkelte målgrupper. Det er hensigten, at alle rettens medarbejdere og brugere bliver fortrolige med anvendelse af ny teknologi, så digitalisering for alle opleves som den bedste løsning.

Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Klar-parat-digital Bidrag til behovsanalyse I starten af 1. kvartal har ledelsen i retten orienteret alle medarbejdere om projektet orienteret om, at arbejdet med at fastlægge målgruppen vil blive indledt I 1. kvartal er målgruppen defineret Inden 2. kvartal har alle i målgruppen udfyldt test til før måling mhp. at afdække kompetenceniveau Bidrag til vellykket implementering Bidrag til effektmåling 2. Tekstudvalgene Styrkelse af tekstudvalgene I 1. kvartal har retten udpeget en kontaktperson, som bidrager til fokusområdets fremdrift og sikrer, at arbejdet med gode digitale arbejdsgange i det daglige bliver fastholdt I 1. kvartal har kontaktpersonen holdt et møde med målgruppen, hvor de er blevet orienteret om projektet, herunder at der laves førmåling, kompetenceindsats og eftermåling I 4. kvartal skal rettens kontaktperson have afholdt et evaluerende møde med målgruppen på bagkant af projektet Retten har orienteret alle medarbejdere om fokusområdets formål og omfang Skiftechefen ved retten er medlem af tekstudvalget for skifteretten Inden 4. kvartal har alle i målgruppen modtaget IT undervisning Ved udgangen af 4. kvartal har alle i målgruppen udfyldt test til efter-måling mhp. at afdække kompetenceniveau. Ved udgangen af 4. kvartal har retten afholdt møde med eksterne brugere til drøftelse af, om de oplever ensartethed på tværs af afdelingerne Retten har i hele projektperioden understøttet, at interesserede dommerfuldmægtige og dommere deltager i arbejdet med breve, retsbøger og vejledninger til sagsbehandlingssystemerne og tekster til hjemmesiden Forberedelse af digitalisering på tekstområdet I 1. kvartal har retten orienteret alle medarbejdere om fokusområdets formål og omfang I 2. kvartal har retten meddelt styrelsen, om og hvem der skal deltage i en eller flere Boot-camps over 3 dage med kolleger fra de andre retter Retten har i hele projektperioden bidraget til at alle forslag, der sendes til tekstudvalgene, fremover skal være begrundede og så vidt muligt indeholde konkrete forslag til ændringer Ved udgangen af 2. kvartal har én medarbejder ved retten deltaget i en eller flere Boot-camps over 3 dage med kolleger fra de andre retter

Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole (fortsat) Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 3. Kvalitet gennem videndeling 4. Digitale retsmøder Videndeling i hverdagen Videndeling på henholdsvis civil-, straffe-, foged- og skifteområde Indretning af retssale med AV-udstyr mv. Bedste praksis arbejdsgange med afvikling af digitale retsmøder Snitflader med anklagemyndighed og forsvarere I 1. kvartal har ledelsen orienteret alle medarbejderne om fokusområdets omfang Afdelingsledelserne har inden udgangen af 2. kvartal udarbejdet oplæg til videndeling i egen afdeling Der udpeges 2 webredaktører til det nye intranet I 2. kvartal orienteres medarbejderne om, at der vil ske undervisning i brugen af det nye intranet Der deltages i erfamøder med de øvrige retter inden for specialområderne Der af genneføres snus besøg ved andre retter. Opdateringen af visdomsbogen fortsætter i 2014 I 1. kvartal har ledelsen orienteret alle medarbejdere om fokusområdets omfang Der indkøbes og udleveres ipad til de relevante medarbejdere Der udpeges en uddannelsesansvarlig i brugen af ipad til digitale retsmøder Alle der har fået udleveret ipads kender sikkerhedsreglerne for håndtering af materiale og nødvendige passwords Implementeringspakken Digitale retssager med brug af tablets anvendes til igangsætning af projektet Der nedsættes en arbejdsgruppe til igangsættelse af digitale retsmøder Der nedsættes en arbejdsgruppe omkring Video3 projekt Gennemførelsen af digitale prøvesager drøftes på møder i styregruppe og følgegruppe De 2 udpegede webredaktører har gennemført de tilbudte kurser i det nye intranet og gennemført undervisning for rettens medarbejdere Inden udgangen af 3. kvartal har alle medarbejdere modtaget undervisning i det nye intranet Inden udgangen af 2. kvartal er der gennemført 2 snus besøg Inden udgangen af 3. kvartal er materialet på intranettet gennemgået Alle medarbejdere anvender det nye intranet til videndeling og opdatering Inden udgangen af 4. kvartal er visdomsbogen revideret Inden udgangen af 1. kvartal skal retssal til afholdelse af digitale retsmøder være indrettet Inden udgangen af 1. kvartal har der været afholdt mindst 2 minikurser i brugen af ipad Alle der har fået udleveret ipads kender sikkerhedsreglerne for håndtering af materiale og nødvendige passwords Inden udgangen af 2. kvartal har de nedsatte arbejdsgruppe afholdt mindst 2 møder Inden udgangen af 2. kvartal har vi gennemført mindst en digital retssag 5. Den digitale retsproces Digital understøttelse af det civile område Der stilles medarbejderressourcer til rådighed til at deltage i arbejdsgrupper og workshop Alle jurister oplæres i at anvende digital post Alle retsbøger og afgørelser i civile sager bortset fra domme sendes digitalt af sagsbehandlende jurist til advokater (parter med kendt mailadresse). Ved udgangen af året har vi erfaring med brug af digitale dokumenter

Mobile digitale arbejdspladser I 1. kvartal orienteres medarbejderne om fokusområdet, herunder at procesmål fastsættes senere Snarest efter udspil fra domstolsstyrelsen fastsættes resultatmål Digitale betalinger og godtgørelser mv. I 1. kvartal orienteres medarbejderne om fokusområdet, herunder at procesmål fastsættes senere Snarest efter udspil fra domstolsstyrelsen fastsættes resultatmål Øvrige indsatser til opfyldelse af de overordnede mål Mål Indsats Procesmål Resultatmål Ensartethed Gennemføre leanprojekter på udvalgte sagsområder i samarbejde med Bedste praksis. Fagligt arrangement til afdækning af uensartet praksis Der gennemføres leanprojekter på udvalgte områder Inden udgangen af 1. kvartal har den videre fremgangsmåde været drøftet i ledergruppen Der gennemføres mindst et fælles fagligt arrangement eller forløb til afdækning af uensartethed og styrkelse af fagligheden for både jurister og kontormedarbejdere Den civile vejledning På de løbende afdelingsmøder, juristmøder og dommermøder drøftes, om retsafdelingen og juristerne arbejder i overensstemmelse med vejledningen Sagsbehandlingstider Kompetenceudvikling og fleksibilitet. Vi vil inden udgangen af 2. kvartal have udarbejdet en kompetenceprofil på alle medarbejdere Vi vil inden udgangen af 2. kvartal have udarbejdet en 2-årig rokerings- og oplæringsplan Inden udgangen af 2. kvartal har vi udarbejdet en analyse af kompetencesituationen indenfor alle sagsområder Inden årets udgang er der gennemført mindst 2 leanprojekter, som giver grundlag for at vurdere de tiltag, som er nødvendige for at optimere sagsgangen og produktiviteten på de valgte områder Målet er nået ved årets udgang At der inden årets udgang er opnået en indbyrdes forståelse for, hvordan vi opnår en praksis så ensartet som muligt Sidst på året evalueres internt i huset og på møde med advokaterne i retskredsen, om rettens sagsbehandling opleves ensartet Vi vil udvikle en fleksibel organisation, hvor flest mulige medarbejdere behersker specialistkompetencer på et fagområde og generalistkompetencer på mindst et andet fagområde

Kommunikation Sagsbehandlingstider Der holdes på leder- og afdelingsmøder løbende fokus på statistikken for sagsbehandlingstider, både på fastholdelse af de gode resultater og på mulig forbedring af de forholdsvist få områder, hvor målene ikke er nået i 2013 Styrkelse af den interne kommunikation. Opfølgning på brugerundersøgelsen. Der nedsættes en arbejdsgruppe der undersøger, om den interne kommunikation skal styrkes og i givet fald kommer med forslag Bearbejdelsen af brugerundersøgelse fortsætter og drøftes på møder med de professionelle samarbejdsparter Hjemmeside Pressekontaktdommeren holder fortsat fokus på, at der løbende lægges afgørelser og andre nyheder på hjemmesiden, som hele tiden er opdateret. Samarbejdet med anklagemyndigheden og de øvrige retter i Midt- og Vestjyllands politikreds Attraktiv arbejdsplads Opfølgning på trivselsundersøgelsen. Organisationstilpasninger særligt med fokus på ledelsesstruktur. Der uddannes 2 webredaktører Vi arbejder videre med feedback mellem dommere og anklagere Opfølgningen på trivselsundersøgelsen fortsætter Inden udgangen af 2. kvartal er afdelingsledelserne kommet med forslag til ledergruppen om eventuelle tiltag Inden udgangen af 1. kvartal iværksættes en gennemgang af nuværende organisations- og ledelsesstruktur med fokus på beslutningsveje og udviklingsmuligheder Inden udgangen af 2. kvartal er udviklingsbehovet aftalt strukturelt og uddannelsesmæssigt Vi har ved slutningen af året fastholdt og om muligt forbedret den hidtidige gode målopfyldelse Inden udgangen af 3. kvartal har arbejdsgruppen udarbejdet oplæg Inden udgangen af 4. kvartal har der været afholdt møde med de professionelle brugere At antallet af ansøgninger om aktindsigt i domme falder ved, at f.eks. pressens behov i større omfang er dækket af afgørelserne på hjemmesiden, som altid vil være opdateret med de sidste nyheder Vi har en feedbackordning, som indebærer feedback både fra dommer til anklager og fra anklager til dommer Vi afholder fælles temadag i september 2014 Medarbejderne oplever, at der bliver fulgt op på trivselsundersøgelsen og at ledelsen er lydhør overfor forbedringer Medarbejderne oplever en bedre trivsel, når ledelsesstrukturen er klarere Der afholdes en fælles temadag I 1. kvartal nedsættes et udvalg til at arrangere og gennemføre temadagen En styrkelse af sammenholdet på tværs af afdelinger og medarbejdergrupper