Myndighedsafdelingen 17. november 2011 Margit Tang Møller Acadre dok. 183507-11 Notat om etablering af et frivilligcenter i Norddjurs Kommune Kommunalbestyrelsen har i forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 besluttet at benytte en del af Hedebo-Centret til et frivillighus. Voksen- og Plejeudvalget har efterfølgende på et møde den 27. oktober 2011 besluttet, at myndighedsafdelingen skal arbejde videre med at beskrive muligheden for at etablere et frivilligcenter i Grenaa. Myndighedsafdelingen har haft kontakt med Socialministeriet og en konsulent fra FriSe, (frivilligcentrenes landsorganisation og selvhjælp) og kan herefter oplyse følgende: 1. Hvad er forskellen på et frivillighus og et frivilligcenter Frivillighus: Et frivillighus er et tilbud til lokalt forankrede frivillige foreninger og andre grupper om vederlagsfri udlån af lokaler til møder, aktiviteter og arrangementer. Frivilligcenter: Et frivilligcenter arbejder for det frivillige arbejde lokalt. Centrets tilbud retter sig mod foreninger og mod borgere, der vil være frivillige eller vil i kontakt med et hjælpetilbud i en frivillig forening. Målet er at gøre foreningernes liv nemmere. Frivilligcentrene synliggør det frivillige arbejde lokalt for at engagere endnu flere mennesker i det arbejde, foreningerne udfører. Frivilligcentrene er samtidig et lokalt samlingssted for det frivillige arbejde. Der arbejdes for at danne netværk mellem de lokale foreninger og for at medvirke til nytænkning og udvikling af nye muligheder. Centret kan også udlåne lokaler til møder, aktiviteter og arrangementer. Et frivilligcenter kan ikke være kommunalt og skal have sit eget regnskab, således at centrets regnskab ikke indgår som en integreret post i kommunens regnskab. 2. Etablering af et frivilligcenter og mulighederne for tilskud Det er Socialministeriets mål at etablere et frivilligcenter i alle kommuner. Hvert år udmelder ministeriet en pulje. I år har der været afsat 20 mio. kr. til grundfinansiering af frivilligcentre, etablering af nye frivilligcentre og konsulentbistand. Puljen for næste år er ikke udmeldt. Målet er at etablere 4 6 nye frivilligcentre pr. år. Normalt er der følgende projekterings- og opstartfaser: Fase 1: Projekteringsfasen Fase 2: Etableringsfasen Fase 3: Optagelse i grundfinansieringsordningen 1
Projekteringsfasen I projekteringsfasen skal der udarbejdes en projektbeskrivelse for etablering af et nyt frivilligcenter. Der skal afvikles oplysende arrangementer om det nye frivilligcenter. I projekteringsfasen kan gives et tilskud på op til 40.000 kr. Socialministeriet stiller gratis konsulentbistand til rådighed. Konsulentfunktionen varetages af FriSe, der er forpligtet til at rådgive i udarbejdelsen af projektbeskrivelsen for etablering af frivilligcentrene. Ansøgningsfristen er medio maj med svar ultimo juli. Etableringsfasen I etableringsfasen åbner frivilligcentret og der kan gives et tilskud på op til 450.000 kr. såfremt projektet falder indenfor bl.a. følgende kriterier: Centret skal skabe netværk mellem frivillige foreninger i kommunen Centret skal sikre en lettere adgang til frivilligt arbejde for borgerne i kommunen Projektbeskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af hvilke resultater, der skal opnås, for at projektet er en succes Projektbeskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af, hvordan målene/resultaterne nås Projektbeskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af, hvordan aktiviteter og resultaterne dokumenteres Centrets organisation og ledelse skal beskrives. Grundfinansiering Når etableringsfasen er forbi, og der er normal drift, kan der efter ansøgning gives et årligt grundtilskud. Der er anført følgende kriterier for tilskud: netværk mellem foreninger (uddannelsesaktiviteter, seminarer, konferencer) synliggørelse af det frivillige arbejde, hvervning af frivillig og matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde foreningsservice (udlån af lokaler) mindst 20 medlemsforeninger (målgruppen skal ligge indenfor social- og sundhedsområdet). Der kan gives op til 350.000 i tilskud. Kommunen skal bidrage med mindst det samme beløb som statens tilskud. Det bemærkes, at en huslejefastsættelse til markedspris kan indgå i beregningen. 3. Økonomiske forhold Såfremt der bevilges de maksimale tilskud, vil der være følgende økonomiske konsekvenser i forbindelse med oprettelse af et frivilligcenter: 2012: I 2012 sker der en endelig projektering, der nedsættes en bestyrelse og frivilligcentret starter op. Anlæg: Der er afsat et anlægsbudget på kr. 300.000 til en lettere renovering af lokalerne med bl.a. maling og indkøb af inventar. Drift: Løst anslået er der behov for at afsætte et årligt driftsbudget på ca. 100.000 kr. til den løbende drift af huset. 2
I slutningen af året ansættes en konsulent, Der afsættes 40.000 kr. til løn. Der påregnes et tilskud på kr. 40.000 samt konsulentbistand. Det foreslås, at driften finansieres via voksen- og plejeudvalgets udviklingspulje med 50.000 kr. og via budgettet til frivilligt socialt arbejde med 50.000 kr. I 2013 sker den endelige etablering. Der kan opstilles følgende foreløbig driftsbudget: løbende drift af huset kr. 90.000 kontorartikler kr. 10.000 administrativ-/sekretærbistand kr. 30.000 konsulent kr.350.000 Årlig driftsbudget kr.480.000 Finansiering: voksen- og plejeudvalgets udviklingspulje kr. 50.000 frivilligt socialt arbejde kr. 50.000 tilskud fra kto. 6 til køb af adm.-/sek.bistand kr. 30.000 tilskud fra Socialministeriet kr. 350.000 I alt kr. 480.000 Huslejefastsættelse i henhold til markedsprisen kan beregnes således: 600 m2 a 400 kr. pr. m2 udgør på årsbasis kr. 240.000 Tilskuddet fra kto. 6 svarer til den skønsmæssige udgift, som myndighedsafdelingen på nuværende tidspunkt har til forskellige former for bistand til det frivillige arbejde i kommunen. Det forudsættes, at frivilligcentret fortsat køber administrativ-/sekretærbistand for dette beløb hos myndighedsafdelingen. Kravet om, at kommunen skal bidrage med mindst det samme beløb som statens tilskud, er dermed opfyldt. 3
Forslag Vedtægter for Frivilligcenter Norddjurs Stiftet den xxx 2011. 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er Frivilligcenter Norddjurs. Foreningens hjemsted er Norddjurs Kommune. Acadredok. 167311-11 2 Formål Foreningens formål er at udvikle og fremme den lokale frivilligkultur bl.a. ved: at fremme, styrke og synliggøre den frivillige og sundhedsmæssige indsats i Norddjurs Kommune at støtte foreninger og enkeltpersoner som yder en frivillig indsats rettet mod borgerne at formidle frivillige, ulønnede jobs til organisationer eller enkeltpersoner at fremme vilkårene for det frivillige og sundhedsfremmende arbejde at varetage foreningens interesser på det kommunale niveau at kvalitetssikre det frivillige arbejde. Foreningens bærende princip er mangfoldighed. Foreningen skal derfor også omfatte service og udlån af lokaler i frivilligcentret til foreninger, interessegrupper eller enkeltpersoner, der har behov for at kunne samles til aktiviteter i centret. Foreningen er partipolitisk neutral og fri af religiøse interesser. 3 Aktiviteter Aktiviteter til opfyldelse af foreningens formål udføres hovedsagelig som frivilligt ulønnet arbejde. Dog aflønnes konsulent og sekretær efter bestyrelsens nærmere bestemmelser. Konsulenten varetager den daglige drift af frivilligcentret samt sikrer et godt samarbejde med centrets brugere. 1
Frivilligcentret Norddjurs står til rådighed for foreninger, grupper og enkeltpersoner i Norddjurs Kommune med hensyn til bl.a. aktiviteter og kurser. Lokalerne kan lånes vederlagsfrit. Borgerne har også mulighed for blot at kigge ind og se, hvad der foregår i frivilligcentret. Bestyrelsen skal påse, at alle interesserede sikres lige adgang til at benytte lokaler i frivilligcentret. Der ydes foreningsservice bl.a. i form af råd og vejledning om aktuelle emner, trykning af pjecer, ajourføring af hjemmeside samt afvikling af kurser om aktuelle temaer. Der arbejdes med at danne netværk mellem foreninger i kommunen. Herunder bl.a. uddannelsesaktiviteter, seminarer, konferencer samt erfaringsudveksling. Der arbejdes med hvervning af frivillige og matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde. Der udarbejdes en hjemmeside, der oplyser om aktuelle aktiviteter. Denne opdateres jævnligt. De enkelte aktiviteter udarbejder selv nærmere information/retningslinier til brug for hjemmesiden. Hjemmesiden skal bl.a. indeholde en oversigt over: foreninger der arbejder indenfor rammerne af frivilligt socialt arbejde hvilke tilbud der findes i frivilligcentret aktivitetsoversigt 4 Værdigrundlag Følgende værdigrundlag er gældende i frivilligcentret: møde alle mennesker med respekt lægge vægt på åbenhed om centrets virke og forhold arbejde ansvarligt og ressourcebevidst arbejde partipolitisk og religiøst neutralt. 5 Tavshedspligt Alle medarbejdere og frivillige i foreningen er underkastet tavshedspligt om forhold, som den enkelte under udførelsen af sit arbejde måtte blive bekendt med, og som i kraft af deres karakter må betragtes som personlige og fortrolige. Tavshedspligten ophører ikke ved fratræden. Der sker ingen indberetning til offentlige myndigheder. 2
6 Medlemsskab Foreningens medlemmer er: alle der er frivillige i foreningen foreninger, grupper og enkeltpersoner, der benytter frivilligcentrets lokaler og som ønsker et medlemskab. Bestyrelsen kan ekskludere eller bortvise et medlem, der aktivt modarbejder foreningens formål eller groft tilsidesætter frivilligcentrets gældende retningslinier. 7 Bestyrelsen Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges på den ordinære generalforsamling. Der vælges endvidere 2 suppleanter. Til bestyrelsen vælges i lige år tre medlemmer og i ulige år vælges to. Alle for to år. Desuden vælges to suppleanter for et år. Der må kun vælges 1 bestyrelsesmedlem pr. forening. De 5 bestyrelsesmedlemmer tilstræbes valgt bredt, således at de repræsenterer foreninger indenfor: 1. sundhed, sygdom og handicap 2. ældre og pensionister 3. børn og unge 4. andre foreninger Bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand på sit 1. møde. Bestyrelsen afholder møder minimum 4 gange årligt. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens daglige virke. Bestyrelsen tegnes af formanden eller i dennes fravær, næstformanden. Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af frivilligcentret og er foreningens øverste myndighed. Bestyrelsesarbejdet er ulønnet. Beslutninger træffes i enighed eller ved stemmeflertal. Er der stemmelighed, er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede. 3
Bestyrelsen fører protokol over sine beslutninger. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen fastsætter selv en husorden for frivilligcentret. Bestyrelsens arbejdsområder og kompetencer: at ansøge om og forvalte centrets økonomiske ressourcer at ansætte og afskedige personale at fastlægge retningslinjerne for den daglige drift af centret at udvikle frivilligcentrets tilbud at skabe synlighed om frivilligcentret og dets tilbud. 8 Konsulent i centret Der er en foreningskonsulent tilknyttet Frivilligcenter Norddjurs. Denne er ansat af bestyrelsen. Der udfærdiges en stillingsbeskrivelse med tilhørende kompetencer for konsulenten. Beskrivelsen godkendes af bestyrelsen. 9 Forretningsorden Der skal udarbejdes en forretningsorden for frivilligcentret. Denne forretningsorden skal godkendes af bestyrelsen. 10 Kontingent Et eventuelt kontingent for medlemskab fastsættes på den årlige generalforsamling. 11 Generalforsamlingen Generalforsamlingen er øverste myndighed og afholdes en gang årligt inden udgangen af årets 1. kvartal. Første gang i 2013. Der indkaldes med mindst 14 dages varsel gennem udsendelse af mail og ved annoncering på frivilligcentrets hjemmeside. Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: valg af dirigent, referent og 2 stemmetællere 4
beretning fra bestyrelsen v/formanden foreningens beretning v/konsulenten regnskab og budget v/leder drøftelse om nye aktiviteter/tiltag behandling af indkomne forslag valg af bestyrelsesmedlemmer valg af suppleanter fastsættelse af medlemskontingent eventuelt. Indkaldelse til generalforsamlingen offentliggøres på frivilligcentrets hjemmeside og ved udsendelse af mail/brev til foreningens medlemmer. Generalforsamlingen varsles senest 3 uger før afholdelse. Regnskab og budget kan rekvireres 8 dage før generalforsamlingen og er samtidig tilgængelig på hjemmesiden. Indkomne forslag skal indsendes til bestyrelsesformanden senest 14 dage før der afvikles generalforsamling. Forslag, der efter bestyrelsens skøn er af vidtgående betydning, skal offentliggøres på hjemmesiden 8 dage før generalforsamlingen. Forslag til ændringer i vedtægten skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før den ordinære generalforsamling. Beslutninger på generalforsamlingen sker ved almindeligt stemmeflertal. Afstemning sker ved håndsoprækning. Såfremt et flertal ønsker skriftlig afstemning, foretages dette. 12 Vedtægtsændringer Forslag til ændring af vedtægter fremsættes på generalforsamlingen som indkommet forslag. Besluttes med almindeligt stemmeflertal. 13 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes, når flertallet af bestyrelsen finder det påkrævet, eller når mindst 1/3 af de fremmødte medlemmer ønsker det og stiller skriftligt krav derom med dagsorden. Ekstraordinær generalforsamling afholdes højest 8 uger efter begæring er fremsat og skal varsles som ordinært generalforsamling. 5
14 Regnskab og revision Foreningens regnskab følger kalenderåret. Konsulenten har ansvar for regnskabet. Bestyrelsen udpeger revision registreret eller statsautoriseret. 15 Nedlæggelse af foreningen Foreningen kan opløses når 2/3 af de deltagende medlemmer på to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 4 ugers mellemrum stemmer for opløsning. Ved nedlæggelse af foreningen skal foreningens eventuelle midler, efter generalforsamlingens beslutning og med godkendelse af Norddjurs Kommune, tilfalde den frivillige social indsats i Norddjurs Kommune. 6