Anledning dbio temadag om praksisnærledelse 23. november 2016 Ledende bioanalytiker Kate Juul Strandgaard MPG, Blodprøver og biokemi, Aarhus Universitetshospital
Emne Om at håndtere forandringsprocesser...
Laboratoriehus med biokemi og patologi 6 decentrale prøvetagningsenheder - 52 pladser 15 km rørpostsystem med 160 sendestationer Geografi Blodprøver og Biokemi Aarhus Universitetshospital 2019
24-7 fuldautomatisk laboratorium Rørpostsystem Prøvesortering Centrifugering (4 centrifuger) Analysering (23 analyseudstyr) Prøveopbevaring tempereret Automatisk udsmidning af prøver 9 mio. analysesvar årligt Kemi og immunkemi Hæmatologi Koagulation Allergi mm. Enheder Blodprøver og Biokemi Aarhus Universitetshospital Speciallaboratorier Special endokrinologi Allergi og autoantistoffer Medikamenter og misbrugsstoffer Vitaminer og Tumormarkører Special hæmatologi Special koagulation PCR + sekventering Forskning Prøvetagningsenheder Center for Hæmofili og Trombose
Baggrund Masterafhandling 2014 afslutning på Master of Public Governance Fra idé (tentativ beskrivelse) Vejleder Professor Lotte Bøgh Andersen Til endelig beslutning omkring emne
Metode Deduktiv versus induktiv (Grounded Theory) Spørgeskemaundersøgelse (LMU) Rå-data de samlede svar præsenteret i SurveyXact rapport Afdelingsrapport kort opsummering af baggrundsvariabler og data vedrørende bekymringer, udflytningstidspunkt, fremtidige arbejdsopgaver, arbejdstid og vagtstruktur Kates master fokus på bekymring og håndtering af bekymring, (fire dispays )
Spørgeskema Til alle bioanalytikere og laboranter i KBA Du inviteres hermed til at deltage i en spørgeskemaundersøgelse, der har til formål at afdække ønsker til udflytningstidspunkt, arbejdsopgaver og arbejdstid i forbindelse med, at KBA frem mod 2019 samles under fælles tag på Det Nye Universitetshospital (DNU) i Skejby. Vores intention er i videst muligt omfang at imødekomme den enkelte medarbejders ønsker hvad angår udflytningstidspunkt, arbejdsopgaver og arbejdstid. På tavlemøderne er det blevet foreslået at rundsende et spørgeskema for at afdække jeres ønsker. Et sådant spørgeskema er nu blevet udarbejdet af den nedsatte arbejdsgruppe under LMU. Dine svar og input fra spørgeskemaet vil indgå i processen frem mod samlingen af KBA på DNU. Desuden gør vi opmærksom på, at besvarelserne vil indgå i Kate Juul Strandgaards masterprojekt. Din besvarelse er anonym og vil ikke kunne genkendes i opgaven. Hvis du har spørgsmål til spørgeskemaet eller øvrige spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Kate Juul Strandgaard. Det tager ca. 10 min. at deltage i undersøgelsen, og vi opfordrer jer alle til at deltage. Der er frist for deltagelse i undersøgelsen den 19. september. Du finder link til spørgeskemaet her. Med venlig hilsen Afdelingsledelsen, Lene Heickendorff og Kate Juul Strandgaard
Baggrundsvariabler Afdelingsrapport - samlet svarprocent 80 % (nogenlunde jævn fordeling ift matrikler, sektioner og aldersgrupper) Ønsker til fremtidige arbejdsopgaver jævn fordeling Ønsker til arbejdstid og vagt sandsynligvis ok match Ønsker til fremtidig vagtstruktur ikke entydig
Speciale Problemformulering: Hvor bekymrede er bioanalytikerne i Klinisk Biokemisk Afdeling (KBA)? Hvad handler deres bekymring om? Hvad er deres bud på hvordan bekymring kan håndteres?
Fund om bekymringer (display 1) Her på KBA, SKS behandler vi hinanden ordentligt og taler pænt til hinanden. Jeg er bekymret for at det ikke er sådan på de andre matrikler. Vi som bioanalytikere, får indskrænket vores søgeområde i Århus, indenfor faget. Jeg kan bekymre mig om, hvad man gør hvis man fx bliver fyret, eller kommer i "unåde", og der nu kun er én arbejdsplads i Århus, mod før tre. Hvilke fremtidige arbejdsopgaver kommer jeg til at have? Færre spændende arbejdsfunktioner. Jeg er bekymret for at vi bliver mere fastlåste i de forskellige funktioner og ikke får variation i vores arbejde. At finde rundt på sygehuset Det bliver meget stort, dvs. langt fra ledelse til personale At det bliver mega stort og man mister fællesskab og kollega nærhed Min primære bekymring er, om DNU i sin nuværende form er så besparelsesramt, at det simpelthen ikke kommer til at fungere - og dermed bliver et helvede for os som skal arbejde her. Ikke bare bioanalytikere, men mere eller mindre os alle sammen!
Fund hvad der er det vigtigste spørgsmål (display 2) Er der overhovedet et arbejde til mig Er der arbejde til os alle Hvad kommer jeg til at arbejde med Hvor er nærmeste cykelparkering i forhold til omklædningsrum og selve laboratoriet? Medindflydelse på den stilling, man kan søge
Fund forslag til håndtering (display 3) Så meget information som overhovedet muligt Der skal være klare linjer omkring hvordan det rent praktisk skal foregå Synlig ledelse både på DNU, men bestemt også hos de matrikler som flytter til sidst At ledelsen prøver at planlægge og forebygge problemerne her nævnt Det kan vist ikke lade sig gøre. Lignende projekter har fejlet andre steder. Jeg forstår ikke, hvorfor vi altid skal gentage andres fejltagelser, blot med års forsinkelse Mere styr på det end der i øjeblikket i hvert fald Afklaring af hvor jeg skal være og hvad jeg skal lave og at det bliver sådan i fremtiden
Fund andre input (display 4) Tag medarbejdernes bekymringer alvorligt. Det er godt at have tavlemøder om udflytningen (specielt dem med Kate) samt at tage det op på dialogmøder. Det er også dejligt at man føler at ledelsen prøver sit ypperste på at mindske usikkerheden hos medarbejderne ved initiativer som denne spørgeskemaundersøgelse, jeg glæder mig til at høre om resultaterne og hvad deraf følger Lige så snart I evt. hører nogle historier ude omkring vedr. DNU som ikke er rigtige, få dem manet til jorden hurtigt, så der ikke opstår en masse unødvendig bekymring (hvis I kan). Det er oplagt at tænke helt nyt i forbindelse med DNU. Flex-tid kunne også være en mulighed Opmærksom på støjniveauet/indeklimaet, arbejdsstillinger, omklædningsforhold Koagulation og hæmatologi skilles fra hinanden til to specialiserede grupper hvor der også er mulighed for at gå i vagt som en del af 24/7 lab. Det er væsentligt for mig at det ikke kommer til at føles som en helt ny arbejdsplads, men at der bliver noget/lidt genkendeligt, om ikke andet mindst et par stykker af mine nuværende fantastiske kolleger. At vi så vidt muligt flytter i en samlet flok, og så tager tilbage på den gamle arbejdsplads og passer vagter og resterende opgaver. Det er vigtigt, at vi ikke bliver dem og os, men at vi føler os som en afdeling, der starter sammen Det er væsentligt at få understreget at vi flytter sammen i nye lokaler... SKS er tilfældigvis bare tættere på DNU end de 2 andre matrikler.
Konklusioner ultra kort! Ja, der er en bekymring. I 116 ud af 181 besvarelser siger bioanalytikerne, at de har eller måske har bekymringer i forhold til udflytningen Bekymringen fylder en del. Hele 63 % af i alt 116 bioanalytikere beskriver sig selv som værende fra middelsvært til meget bekymrede Bekymringerne handler overvejende om jobsikkerhed. Dernæst er der bekymringer som relaterer sig til vagt, psykisk arbejdsmiljø, fremtidens arbejdsområde/-opgaver, den store arbejdsplads og indflydelse. De fleste bekymringer går på usikkerhed i forhold forudsætninger og præmisser for det fremtidige arbejde især meget nære forhold I forhold til håndtering af bekymringer fremhæver bioanalytikerne information og ledelse, som de væsentligste parametre. Målet er afklaring. Jeg hæfter mig særlig ved, at langt de fleste peger på at andre = ledelsen skal gøre noget/ tage ansvar i forhold til at håndtere bekymringerne
Egen teori Forandringskonsekvenshjulet Forandring Uvished Trivsel/ jobtilfreds hed Bekymring Afklaring
Den videre proces Data præsenteret for LMU på november-mødet 2014 AL tovholder på at udarbejde et overblik over forskellige udfordringer med tidsplan og milepæle som præsenteres for LMU Data præsenteres for medarbejderne på tavlemøder i uge 50 2015 Fra primo 2015 igangsættes en række arbejdsgrupper eksempler: Opgaver på NBG (fase 1) Overdragelse af blodbanksfunktioner til KIA oktober 2015 Ny vagtstruktur THG (fase 1) Ny vagtstruktur NBG (fase 1) Proces omkring service overdraget til Serviceafdelingen september 2015 Fælles kultur arbejdsgruppe med deltagelse fra alle sektioner arbejdslederen er tovholder Specialist og basisfunktioner i 24/7 lab Harmonisering af ferie- og helligdagsrul Fremtidens prøvetagningsopgave Ny funktionsstruktur for bioanalytikere Hurtigere prøvesvar efterspørgsel fra klinikken Det brugerinddragende hospital
Interesse fra dbio Artikel Rapport Dbio s Arbejdsmiljøpris 2014/15
Artiklen To pointer: Alle har ansvar for, at forandring lykkes Information går begge veje
Rapporten Et inspirationsværktøj til håndtering af forandringsprocesser Vision og styrende principper sætter rammen Strukturering af processen tre spor Forankring i LMU Tavlemøder Spørgeskemaundersøgelse Arbejdsgrupper
Min lommefilosofi omkring bekymring og ledelse Fokuser på håndtering, muligheder og løsninger Adresser kun bekymringer opad ALDRIG nedad Vis empati for de bekymringer du møder nedefra
Fælles initiativer på vej med én samlet afdeling Kulturens 10 bud Rundvisning på de andre matrikler Følg en kollega - matrikel, sektion, faggruppe Fælles kultur gruppe kulturcaféer og nudging TR/AMiR på tværs + oversigt med tlf nr. Infoskærme Interne stillingsopslag HOFU (Hygge og Fest Udvalg) ex. forårsfest og aktivitetseftermiddag Fokusområder: Robusthed, Kommunikation og Stress Blandet oplæring på 24/7 Åbent hus arrangement for medarbejdere og familiere Gæster i afdelingen
HOFU Aktivitetseftermiddag 1. Gospel workshop 2. Lasergames 3. Ølsmagning 4. Høvdingebold 5. Byvandring 6. Brætspil Café 7. Den Gamle By 8. A.C. Perch s Thehandel 9. Vinsmagning 10. Forunderlige femkant 11. Racerbane 12. Kunst på DNU 13. Yoga 14. Dans 15. Pynt og pift juni 2015
Kommunikation Bliv bedre til at håndtere konflikter Internt kursus på Blodprøver og Biokemi (august 2016 januar 2017) Har du oplevet at stå i en situation hvor du blev overfuset af en patient eller pårørende? Vil du gerne blive bedre til at kunne bevare overblik og professionalisme ved konflikter? Tager du konflikter fra arbejdet med hjem? Kurset forløber over tre eftermiddage 1. Dag Kommunikation og støj i kommunikation konflikthåndtering Konfliktnedtrappende kommunikation 2. Dag Adskillelse af arbejdsliv og privatliv De tre P er (Professionel - Personlig Privat) Sig fra på en ordentlig måde 3. Dag Fokusområder fremadrettet Evaluering Imellem den enkelte kursusdage er der planlagt opgaver til diskussion og reflektion i sektionerne Blodprøver og Biokemi har valgt at sætte fokus på emnet: Kommunikation og Konflikter Sammen med Arbejdsmiljøkonsulenterne Alectia er der planlagt et forløb der skal fokusere på de vanskelige sider af kommunikation med patienter og pårørende. NBG: Onsdag 31 August 2016 kl. 14.30 17.00 Onsdag 21 september 2016 kl. 14.30 17.00 Onsdag 11 januar 2017 kl. 14.30 16.30 Skejby: Tirsdag 23 august 2016 kl. 14.30 17.00 Tirsdag 13 september kl. 14.30 17.00 Tirsdag 10 januar 2017 14.30 16.30 THG: Torsdag 8 september kl. 14.30 17.00 Torsdag 29 september kl. 14.30 17.00 Torsdag 12 januar 2017 14.30 16.30 Formålet er at blive bedre til at håndtere situationer hvor der opstår konflikter i forhold til patienter og pårørende.
Tak for jeres opmærksomhed