Håndbog for ledelsessystem Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 1 af 14
Indholdsfortegnelse Forord... 3 Systemstruktur... 4 Overordnede målsætninger og politik for Vand og Affald... 5 Organisationsplan... 8 Ansvar og beføjelser... 9 Instruktioner, vejledninger / hjælpeværktøjer... 11 Virksomhedsmodel... 12 Begrundelse for udeladelser i forhold til standarder... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Kriterier for valg af væsentlige miljøpåvirkninger... 13 Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 2 af 14
Forord Vand og Affald er ansvarlig for forsyning af drikkevand, håndtering af regn og spildevand og vidtgående spildevandsrensning, sortering og håndtering af affald og genanvendelige ressourcer samt vejbelysning. Vand og affald (VA) er en fælles betegnelse for de på bilag 1 viste selskaber. Håndbog for ledelsessystem omfatter alle aktiviteter i forbindelse med forsyning og servicering af kunder inden for vores forsynings- og forretningsområde. Håndbogen skal bruges til at dokumentere hvordan vi: Igennem vores virke styrer nogle af samfundets vigtigste miljøopgaver Styrer kvaliteten af vores ydelser. Herunder sikker håndtering af drikkevand, spildevand, affald og vejbelysning Forebygger risici Styrer arbejdsmiljøet til en sikker og sund arbejdsplads Forebygger og retter fejl Måler vores indsats Skaber forandringer og forbedringer Håndbogen indledes med målsætninger og vores overordnede politikker. Herefter beskriver vi de forretningsprocesser, som samlet udgør de få, men nødvendige regler, der sikrer at vi i VA lever op til vores interne visioner, målsætninger, politikker, gældende lovgivning og myndighedskrav samt ISO-standarderne for ledelsessystemer til styring af Miljø ISO 14001, Arbejdsmiljø OHSAS 18001, Kvalitet ISO 9001 samt Drikkevandssikkerhed ISO22000 (HACCP). For de autorisationskrævende opgaver (el og kloak) vil vi efterleve bekendtgørelse 629 og 627 samt lov 401. Vi evaluerer vores præstationer i forhold til VA s forretningsprocesser. Der gennemføres herudover jævnligt intern og ekstern audit af virksomheden, som også omfatter en gennemgang af om vores indsats er effektiv i forhold til at reducere og eliminere de væsentlige risici. Håndbogen er vores interne værktøj. Direktør Ole Steensberg Øgelund Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 3 af 14
Systemstruktur Håndbogen opererer med to niveauer: Niveau 1 beskriver vores: - Overordnede målsætninger og politikker for VA - Organisationens struktur - Fordeling af ansvar og beføjelser - Virksomhedsmodel med valg af 6 forretningsprocesser og dokumenthåndtering Niveau 2 - Forretningsprocesser 1. Proces Ledelse, styring og personale 2. Proces Kommunikation, kunder og aftaleindgåelse 3. Proces Drift og overvågning 4. Proces Vedligehold og service 5. Proces Indkøb og lager 6. Proces Projekt Systemet er dokumenteret på dokumenthåndteringssystem og på intranettet, hvor disse planlægningsværktøjer er tilgængelige. Alle medarbejdere har elektronisk adgang til værktøjerne. Niveau 1 udleveres på opfordring til vore samarbejdspartnere og interessenter. Niveau 2 er kun til internt brug. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 4 af 14
Overordnede målsætninger og politik VA har sin rod i fællesskabets beslutning om at investere i sundhed og bevarelse af livsgrundlag. At passe på noget, der er større end den enkeltes behov og ønsker - kort sagt at skabe og bevare forudsætningen for bysamfundets fortsatte eksistens, med boliger, håndværk og øvrigt erhvervs- og kulturliv. Dette har ikke ændret sig. Men vi står på kanten af en ny æra, hvor opgaven bliver endnu større, end den var før. Vores vision handler om, i fællesskab at bevare vores livsgrundlag. For os som samfund, individer og for planter og dyr omkring os. Det er især tre store temaer, der kommer til at sætte dagsordenen for VA s arbejde de kommende år: Vi har en vigtig opgave, nemlig at sikre vores grundvand mod forurening, så vi kan levere rent drikkevand, også til vores børn og børnebørn. Vi skal sørge for en bedre udnyttelse af ressourcerne i vores affald gennem øget genbrug og genanvendelse. Det ændrede klima betyder fortsat større regnmængder, og vi skal afprøve og forfine metoder til at sikre, at regnvandet kan håndteres uden oversvømmelser og overløb af opspædet spildevand. Vores opgaver kan beskrives som at: Fremme forståelsen hos alle vores interessenter for den rolle, vi alle spiller i fællesskabet og bevarelsen af vores livsgrundlag/fælled. Sikre, bevare og styre tilgængelighed og adgang til rent drikkevand. Udvikle og få øje på nye muligheder for at udvinde og anvende de værdifulde ressourcer i det, vi i mange år har kaldt for spildevand og affald, og bidrage til reduktion af drivhusgasser. Som en lokalt funderet virksomhed levere de bedst mulige rammer for samfundsudviklingen på en forsvarlig og bæredygtig måde. Herunder også socialt og økonomisk bæredygtigt. STRATEGI 2030 Vores strategiske pejlemærker og udgangspunktet for vores overordnede prioriteringer er følgende: Sundhed og bevarelse af livsgrundlag klima og ressourcer fællesskaber og samarbejde socialt ansvarlig virksomhed økonomisk ansvarlig virksomhed. Sundhed og bevarelse af livsgrundlag VA er en livsbevarende virksomhed. Vi sælger ikke et produkt vi bevarer forudsætningen for et velfungerende, sundt samfund. Der vil i de kommende år være stigende behov for at sikre vores kildepladser mod forurening fra tidligere og nuværende aktiviteter, såsom nedsivning af plantegifte og deres nedbrydningsstoffer, gamle lossepladser og bynære indvindinger. Nye, ukendte risici sætter en ramme for vores arbejde, hvor vi skal arbejde for at minimere de risici, der truer det gode liv. Drikkevandssikkerhed er et centralt fokusområde. Vores vand indgår i produktion af mange levnedsmiddelprodukter og drikkes også direkte fra hanen. Vi arbejder derfor for at skabe størst mulig tryghed for vores kunder med hensyn til kvalitet og leveringssikkerhed. Vi betragter os som en fødevarevirksomhed, og vores vandproduktion skal derfor underlægges tilsvarende krav. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 5 af 14
Stigende og mere voldsomme regnmængder betyder, at der er behov for at nytænke strategier, som forebygger, at områder af byen oversvømmes og ejendomme ødelægges. Det betyder, at der bliver behov for investeringer i ændrede anlæg og for at etablere samarbejder omkring regnvand som værdi med grundejere, boligselskaber og virksomheder. Samtidig skal vi sikre vores vandmiljø, blandt andet ved at hindre overløb ved voldsom regn. Vel vidende den store værdi vandmiljøet har for det gode liv og som forudsætning for rekreative aktiviteter, (fiskeri)turisme, lokal jobskabelse og vækst. Klima og ressourcer Som en del af den grønne omstilling har VA naturligt fokus på at bidrage til at mindske udledningen af drivhusgasser. VA kan bidrage som leverandør af energi, næringsstoffer og råvarer og gennem vores egen praksis ved energioptimering af anlæg, drift og processer. Inden for affalds- og spildevandsområderne vil der de kommende år være yderligere fokus på øget ressourceudnyttelse og cirkulær økonomi: Spildevand ses i stigende grad som ressourcevand, hvorfra der kan hentes energi og værdifulde næringsstoffer. Affald betragtes som råvarekilde og energiressource. Klimaproblematikker kræver samtidig, at vi optimerer vores anlæg, drift og processer i forhold til reduktion af drivhusgasser. Fællesskab og samarbejde Udfordringerne med klimaforandringer, voldsomme regnskyl og opdagelse af spor efter bl.a. sprøjtegifte i drikkevandet øger vores kunders bevidsthed om behovet for grøn omstilling og kræver samtidig, at VA styrker samarbejdet med kunder og andre interessenter om udvikling af løsninger. Udfordringerne er ikke lokale, men i høj grad regionale, nationale og globale. Derfor skal den enkelte i fællesskabet forstå sammenhængen mellem hverdagens adfærd og resten af den verden, vi er en del af for den rolle vi alle har i fællesskabet og for bevarelsen af vores livsgrundlag. Her spiller undervisning og kommunikation en vigtig rolle. Som virksomhed skal vi fortsat indgå i samarbejder på mange niveauer og på tværs af traditionelle skel. Vi skal bruge vores samarbejdserfaringer i nye konstellationer og på nye områder, og i fællesskab med kunder og samarbejdspartnere udvikle og teste nye teknologier. Vi skal tiltrække medarbejdere, hvis kompetencer matcher de nye krav til samarbejde og videndeling. Socialt ansvarlig virksomhed Som en naturlig forlængelse af vores samfundsbevarende rolle, og som en virksomhed ejet af fællesskabet, skal vi overveje omfanget af vores sociale ansvar. Dette afspejler sig i vores ansættelser, arbejdsmiljø, uddannelsesansvar og socialøkonomiske initiativer. Vi vil være en virksomhed, der giver vores medarbejdere de bedste muligheder for trivsel og udvikling, ligesom vi arbejder på at skabe bedre forudsætninger for andre, både lokalt og internationalt. VA ønsker et godt arbejdsmiljø for virksomhedens medarbejdere. Dette indebærer blandt andet, at man ikke kommer til skade eller bliver syg af at være på arbejde. Der arbejdes løbende med at begrænse skadelige stoffer og unødig belastning. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 6 af 14
Vi ønsker et arbejdsmiljø, hvor samarbejdet er baseret på Ærlighed og tillid, nysgerrighed og respekt, ansvar for sig selv og for fællesskabet. Vi arbejder løbende med at skabe trivsel i hverdagen og give medansvar og indflydelse. Økonomisk ansvarlig virksomhed Vi kalder os en miljøforretning. Det betyder, at vi har fokus på bæredygtighed og klima samtidig med at vi er en økonomisk veldrevet og robust virksomhed, og økonomisk ansvarlighed gennemsyrer vores aktiviteter. VA er ejet af fællesskabet og derfor ikke sat i verden for at tjene penge, men for at få det bedste ud af de midler, som fællesskabet betror os. Vi har en vigtig opgave i at forvalte fællesskabets ressourcer bedst muligt og synliggøre økonomiske prioriteringer og konsekvenser for vores kunder. LEDELSESSYSTEMET VA ønsker at have kvalitet, miljø, arbejdsmiljø, - og drikkevandssikkerhed som én samlet og integreret del af vores ledelsessystem. Vi ønsker således at leve op til standarderne ISO 9001, DS/OHSAS 18001, ISO 14001 og ISO 22000. Vi har forpligtet os til løbende at fortage forbedringer i forhold til kvalitet, dokumenteret drikkevandssikkerhed, miljø- og arbejdsmiljøforhold og ledelsessystemets effektivitet, og som minimum overholde alle gældende love og krav på området. Overstående målsætning skal opnås ved at: Informere nuværende og kommende kunder, naboer, kommunen samt andre myndigheder om virksomhedens kvalitets, miljø- og energiforhold, økonomi og fremtidsplaner Stille krav til vores leverandører og partnere om at være miljø og energibevidste Optimere virksomhedens energiforbrug Reducere virksomhedens vandforbrug og formindske virksomhedens spildevand Øge fokus på arbejdsmiljø Alle medarbejdere er informeret og har den rette træning og uddannelse Foretage de nødvendige foranstaltninger mht. risikobetonede aktiviteter Opretholde produkternes høje kvalitet Optimere virksomhedens eget affald i form af sortering således, at mest muligt kan genanvendes. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 7 af 14
Organisationsplan VA s organisation er vist i nedenstående diagram. For selskabsstruktur se bilag 1. AMU står for Arbejdsmiljø Udvalg og er et team med arbejdsmiljørepræsentanter og -leder. KMES står for Kvalitet, Miljø, Energi System og er et team med repræsentanter for hvert område. DDS står for Dokumenteret Drikkevandssikkerhed Se kommissoriet for DDS teamet der beskriver formål, kompetencer, gyldighedsområde, ansvarsområder mm. DSS Står for Dokumenteret Spildevandsikkerhed. Kommissorium er under udarbejdelse DAS Står for Dokumenteret Affaldssikkerhed. Kommissorium er under udarbejdelse. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 8 af 14
Ansvar og beføjelser Alle medarbejdere har ansvar for og beføjelser til at: Følge ledelsessystemet regler for eget område Identificere interne og eksterne fejl Medvirke til stadige forbedringer af miljø, energiforbrug, arbejdsmiljø, vandkvalitet og - sikkerhed Deltage i løsningen af forbedringsprojekter DDS teamet og KMES teamet har ansvar for og beføjelser til at: Vedligeholde og videreudvikle ledelsessystemet sammen med ledelsen Iværksætte nødvendige forbedringer, såfremt kravene i ledelsessystemet ikke overholdes Planlægge, styre og gennemføre intern systemopfølgning gennem interne audits Registrere og rapportere resultater, samt opfølgning på forbedringer Koordinere den samlede indsats via deltagelse i ledermøder Koordinere nødvendig træning og uddannelse af teammedlemmerne KMES-teamet består af: Ledelsessystemkoordinator (ledelsens repræsentant) Dokumentansvarlig Repræsentant for Svendborg Vand A/S Repræsentant for Svendborg Spildevand A/S Repræsentant for Svendborg Affald A/S Dette team fungerer også som Auditteam, det er derfor vigtigt at alle i teamet har gennemgået et auditkursus. DDS-teamet består af: Teamleder (ledelsens repræsentant) Repræsentant for distribution af vand Repræsentant for produktion af vand Repræsentanter fra Anlægsteamet Repræsentant fra Kommunikationsteamet DSS og DAS teamene er endnu ikke organiseret Arbejdsmiljøteamet: Ansvar: Det er medlemmerne af AMU s ansvar at arbejde med at få ledelse og medarbejdere til at være opmærksomme på egen og andres sikkerhed og sundhed. Opgaven løses gennem: Deltagelse i AMU møder, hvor arbejdsmiljøopgaver aftales og koordineres Herunder arbejde med: o Arbejdspladsvurderinger (APV) o Analyse af sygefravær o Forebyggelse og årsagsanalyse af arbejdsulykker o Deltagelse i sikkerhedsrunderinger Daglig opmærksomhed på sikkerhed og sundhed ifm. med arbejdets udførelse Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 9 af 14
Beføjelser: Medlemmer af AMU kan stoppe arbejdet, hvis der er overhængende fare eller sundhedsrisiko for de ansatte. AMU-teamet består af: Arbejdsmiljøleder Arbejdsmiljørepræsentant fra hvert område De specifikke deltagere i de enkelte teams, kan ses på vand og affalds intranet. Direktøren for VA har ansvar for og beføjelser til at: Udarbejde målsætninger, mål med tilhørende handlingsplaner og politikker for VA Sikre at målsætninger og politikker er kendt og forstået af alle i organisationen Sørge for tilstrækkelige og relevante ressourcer, således at målene kan nås og politikkerne kan efterfølges Substituere ledelsessystemkoordinatoren Evaluere VA s ledelsessystem i samarbejde med de procesansvarlige og den øvrige ledelse Der løbende arbejdes med forbedringer og VØN (Vi øger nytten) systemet bliver styret korrekt efter vejledningen til VØN. Det udførte autorisationskrævende arbejde Ledelsessystemkoordinatoren har ansvar og beføjelser til at: Udarbejde, implementere og vedligeholde ledelsessystemet i henhold til ISO14001, ISO 9001 OHSAS 18001, ISO 22000 og autorisationer Rapportere til direktøren om effekten af ledelsessystemet som grundlag for ledelsens gennemgang Sikre at ansvar og beføjelser bliver kommunikeret ud i afdelingerne Udarbejde overordnet plan for intern audit Koordinere og medvirke i forbindelse med ekstern audit Fortage registreringer af afvigelser på systemet og kontrollere at korrigerende handlinger iværksættes, og at disse gennemføres med tilfredsstillende handlinger Der opsamles relevant data til input til ledelsens evaluering Den dokumentansvarlige har ansvar og beføjelser til at: Sikre at alle dokumenter er tilgængelige på intranettet og dokumenthåndteringssystem Der er versionsstyring og dato på alle dokumenter. Således at alle tilgængelige dokumenter på intranettet er de nyeste Sikre at Vand og Affalds politik lægges og er til gængelig på hjemmesiden Opbevare forældede dokumenter De procesansvarlige har ansvar for og beføjelser til at: Sikre at procedurerne stemmer overens med de udførte aktiviteter Sikre at procedurerne med tilhørende hjælpeværktøjer er udtryk for de nødvendige regler for hensigtsmæssig adfærd. Der iværksættes opfølgende handlinger, som retter eventuelle fejl og afvigelser i forbindelse med gennemgangen af systemet Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 10 af 14
De fagligt ansvarlige inden for autorisationsområder skal sikre at: Virksomhedens opgaver bliver bemandet korrekt Virksomhedens medarbejdere instrueres tilstrækkeligt Der føres tilstrækkeligt tilsyn med arbejdets udførelse Overholde lov- og myndighedskrav Deltage ved behandling af afvigelser Der gennemføres slutkontrol/dokumentation Medarbejdere der udfører arbejde inden for autorisationsområder har ansvar for at: Efterleve virksomhedens ledelsessystem Holde sig orienteret om ændringer til love og bekendtgørelser Udføre arbejde i henhold til love og bekendtgørelser Rapportere og registrere fejl, afvigelser og reklamationer til faglig ansvarlig Søge instruktion, hvis der er tvivlsspørgsmål Efterse og kontrollere eget elektrisk håndværktøj og måleudstyr Udføre beskrevne kvalitetsaktiviteter (eftersyn og afprøvning før idriftsætning) Deltage i og bidrage til sidemandsoplæring Deltagerne i ledergruppen har ansvar for og beføjelser til at: Sikre at alle ledelsessystemteams hele tiden er kompetent bemandet i forhold til at styre drikkevandssikkerheden, arbejdsmiljøet, miljø, og kvalitet Løbende sikre at lovgivning og andre krav bliver overholdt og evalueret Der udarbejdes vejledninger, der medtager alle relevante handlinger og fremgangsmåder til sikring af, at selskabets politik samt mål og målsætninger overholdes Vejledningerne bliver implementeret i egen drifts- og stabsfunktion Løbende sikre nødvendige ændringer, som følge af erfaringer, fejl eller forbedringer Medarbejderne oplyses om relevante forhold omkring kvalitet, miljø, arbejdsmiljø, DDS Løbende at orientere og vurdere om det er nødvendigt at træne medarbejdere i ændringer/ tiltag i ledelsessystemet Aktivt, gennem deres ledelse, at støtte og forbedre ledelsessystemet. Bidrage til løsning af forbedringsprojekter. Instruktioner, vejledninger / hjælpeværktøjer Ledelsessystemets 6 forretningsprocesser understøttes af nogle få instruktioner, skilte, vejledninger og blanketter. Disse værktøjer fremgår af henvisninger i den enkelte forretningsproces. Til at understøtte træningen og uddannelsen af medarbejdere udarbejdes der løbende træningsmaterialer, der alene dokumentstyres med dato og navn, men som ikke indgår i selve ledelsessystemet. De enkelte ledere er selv ansvarlige for dette materiale. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 11 af 14
Virksomhedsmodel VA s virksomhedsmodel består af i alt 6 forretningsprocesser : Hovedforretningsprocesser: Hovedprocesser kan beskrives som de processer, hvor en ændring vil have en direkte effekt på kunden. Ledelse, styring og personale Aktiviteter der måler på og sætter mål for ledelse, kvalitet, sikkerhed, miljø, energi sundhed, planlægning, ressourcestyring, informationsspredning, medarbejderinddragelse, kundetilfredshed og forbedringer. Omfatter også de handlinger som sikrer rigtig medarbejder på rigtigt sted rigtigt informeret, med den rigtige viden, færdighed, kultur og holdning. Aktiviteten omfatter kompetenceudvikling af medarbejderen. Kommunikation, kunder og aftaler De aktiviteter som sikrer, at vi og kunderne er enige om det aftalte, at vi styrer at sikkerheden er i orden, og at vi kender vores kapacitet før end vi lover noget. Processen rummer også de aktiviteter som styrer korrekt information til vores kunder, herunder henvendelser og spørgsmål. Drift og overvågning De aktiviteter der planlægger alle styrende aktiviteter igennem risikovurdering og valg af styrende parametre i forhold til specifikationer, løbende følger op og korrigerer undervejs. Vedligehold og service De aktiviteter som sikrer, at vores anlæg virker som det skal, og at nedbrud hurtigt repareres uden risiko for kunden og for sikkerheden. Til processen hører også aktiviteter som sikrer at vores måle- og sikkerhedsudstyr fungerer rigtigt. Indkøb og Lager Dækker alle aktiviteter vedrørende vores valg og vurdering af leverandører og produkter. Herunder de aktiviteter som skal sikre, at leverandører, som handler på VA s vegne gør dette hensigtsmæssigt og iht. aftale. Projekter Understøttende processer: De aktiviteter som omfatter ændringer og udvidelser af anlæg, maskiner, processer og måleudstyr, herunder risikovurderinger og forebyggende handlinger som følge heraf. De understøttende processer er de aktiviteter, der understøtter hovedprocessen. Herunder bl.a. støtteproces for autorisation af el- og kloakarbejder. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 12 af 14
Kriterier for valg af væsentlige miljøpåvirkninger VA s kerneydelser i miljømæssig sammenhæng er at bidrage til, at vandets kredsløb og affaldshåndteringen sker så sikkert og effektivt som muligt. Vores væsentlighedskriterier vil være: Det, som myndighederne peger på igennem lovgivningen og eventuelle miljøgodkendelser, er væsentligt Der, hvor vi igennem vores adfærd selv har direkte indflydelse på miljø og arbejdsmiljøpåvirkningen, og hvor det er muligt at skabe ændringer, som samlet set forbedrer vores evne til at håndtere affald, leverer rent drikkevand, aflede og rense spildevand, De områder hvor vi igennem forbedret indvinding, distribution, afledning og rensning af vand og sortering af affald kan medvirke til at bidrage til en mere bæredygtig brug af ressourcer Med baggrund i ovennævnte kriterier bliver VA s væsentligste påvirkninger på miljøet: Spildevand Udledning af renset spildevand til recipient fra renseanlæg i Svendborg Kommune Afsætning af slam, som er et affaldsprodukt fra spildevandsrensningen, til landbrugsjord Regnvandsbetingede overløb af blandt andet regn- og spildevand fra fælleskloakerede områder Brug af kemikalier i rensningen af spildevand Septicslam Vand Indvinding af grundvand Udledning af filterskyllevand til recipient Affald Sortering af kemikalier og olier Sortering af affald ved husstande Komposteringsanlæg Alle miljøpåvirkninger vand og affald gerne vil forbedre sig indenfor fremgår af mål og målsætninger. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 13 af 14
Bilag 1 selskabsstruktur Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 14 af 14