LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: S2016-0129 Dato: 13. december 2016 Referat Referent: Louise Bruun Skærbæk Mødenr.: 4/2016 Mødedato: Tirsdag den 13. december 2016, kl. 16.00 18.00 Mødested: Hos Peter Linde, Granparken 187, 2800 Kgs. Lyngby Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 14. september 2016 2. Orientering v/direktøren 3. Godkendelse af revisionsprotokollat, november 2016 4. Godkendelse af budgetopfølgning, drift, januar- oktober 2016 5. Godkendelse af likviditetsopfølgning, januar-oktober 2016 6. Godkendelse af budgetopfølgning, anlæg, januar-oktober 2016 7. Orientering vedr. takster 2017 8. Godkendelse af budget for 2017 drift og likviditet 9. Godkendelse af anlægsbudget for 2017 10. Status på Fæstningskanalen 11. Status på Kildesortering 12. Status på Vandværk 13. Drøftelse vedr. valg af forbrugerrepræsentanter 14. Godkendelse af datoer for 2017 15. Eventuelt Deltagere: Peter Linde Formand pl@net.dialog.dk Henrik Brade Johansen Næstformand hrj@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com David Bo Søderberg Medlem ds1970@gmail.com Jakob Dahl Christiansen Medlem jakob@dahl-christiansen.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Jens Ulrik Madsen Medlem jens.ulrik.madsen@ndtih.com Jørn Gettermann Medlem joern@gettermann.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak Økonomichef mtb@ltf.dk Afbud: Michael Juel Hansen Medlem mch@ltf.dk
1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 14. september 2016 Det indstilles, at bestyrelsen godkender referat fra bestyrelsesmøde den 14. september 2016. Samtidig bedes referatet underskrevet. 1.1 Referat fra bestyrelsesmøde den 20. september 2016 Referat fra bestyrelsesmøde den 20. september 2016 blev godkendt uden yderligere bemærkninger, og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Orientering v/direktøren Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Direktør Per Plannthin orienterer om status. Ingen bilag Per Plannthin orienterede om konsekvenserne af de nye prislofter. Det har betydet en samlet besparelse for LTF på 2,71 %. Godkendelse af revisionsprotokollat, november 2016 Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollat af 21. november 2016. Revisionen har den 10. november 2016 været på løbende revision i LTF/Mølleåværket. EY har her foretaget revision af LTF s forretningsgange og interne kontroller. Revisionen har særligt fokuseret på de interne kontroller inden for økonomirapportering, varekøb, anlægsaktiver, likvide beholdninger, løn og gager samt it-området. Side 2
EY har generelt set ikke haft bemærkninger til LTF s forretningsgange og interne kontroller. Revisionen vedrørende 2016 anses ikke for endeligt afsluttet før, der er afgivet revisionspåtegning på årsregnskabet. Den forelagte protokol beskriver det arbejde, revisionen har gennemført indtil nu og fremlægges til bestyrelsens underskrift på mødet. Der henvises til revisionsprotokollat bilag 3.1. Bilag 3.1 Revisionsprotokol af 21. november 2016 Marianne Taanum Bak orienterede om, at revisionen ved den løbende revision havde udtrykt stor tilfredshed med LTF s forretningsgange. Revisionsprotokollatet blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Godkendelse af budgetopfølgning, drift, januar- oktober 2016 Fremlægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for drift, januar oktober 2016. Overordnet set overholdes driftsbudgetterne på både indtægts- og omkostningssiden, jf. bilag 4.1 og bilag 4.2. Prisloftsselskaberne Vand og Spildevand overholder ligeledes deres prislofter for driftsomkostninger, som det fremgår af bilag 4.1. På vand ses en mindre overskridelse indenfor produktion på IT/SRO, dette skyldes at der investeres i at optimere SRO overvågningen. På produktion er der dog samlet set et væsentligt mindre forbrug. På vand ses desuden en mindre overskridelse på distributionsomkostningerne, som skyldes, at der har været flere timer på små brud (under 2,5 meter) samt at der er anvendt flere timer end forventet på oprydning og reparationer af stophaner. På affald ses en mindre overskridelse på administrationsomkostninger som primært skyldes omkostninger til implementering af ny affaldsordning. På service ses en overskridelse en administrationsomkostninger hvilket skyldes telefoni/it omkostninger, der har været faktureret forkert, eller som ikke er blevet faktureret fra TDC. Det forventes at prislofterne i vand og spildevand overholdes. Det forventes ligeledes, at alle driftsbudgetter for 2016 vil blive overholdt. På de vedlagte bilag svarer forbruget for oktober (10 måneder) til 83 %. Side 3
4.1 Grafisk oversigt, budgetopfølgning Vand, Spildevand, Affald & Service, 31.10.2016 4.2 Driftsregnskab, Vand, Spildevand, Affald & Service pr. 31.10.2016 Marianne Taanum Bak gennemgik budgetopfølgning for drift januar-oktober 2016 for Vand, Spildevand, Affald og Service. For prisloftsselskaberne Vand og Spildevand, overholdes prislofterne. Forbruget følger budgettet eller ligger lidt under budget i alle selskaber. Det er forventningen for hele året, at budgetterne overholdes. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for drift, januar-oktober 2016. Godkendelse af likviditetsopfølgning, januar-oktober 2016 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for likviditet, januar oktober 2016. Likviditeten udvikler sig som forventet. Afvigelser mellem budget og faktisk likviditet skyldes periodeforskydning mellem månederne. Der henvises til bilag 5.1 for en oversigt over udviklingen. 5.1 Likviditetsopfølgning Vand, Spildevand, Affald og Service, 31.10.2016 Marianne Taanum Bak gennemgik likviditetsbudgettet for januar-oktober 2016 for Vand, Spildevand, Affald og Service. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for likviditet januar-oktober 2016. Godkendelse af budgetopfølgning, anlæg, januar-oktober 2016 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for anlæg, januar oktober 2016. Vand Budgetopfølgningen for 2016 viser et merforbrug på ca. 2 mio. kr. Det skyldes primært større udgifter til ledningsrenovering end forventet, samt udskiftning af driftskøretøjer. Dog har forbruget på Side 4
vandmålere og vandværket været mindre end forventet. Merforbruget findes inden for den godkendte ramme i investeringsbudgettet. Spildevand Budgetopfølgningen for 2016 viser et mindre forbrug på 24 mio. kr. Det skyldes primært etablering af kloakledninger og pumpestation på Dyrehavegårds Jorde, som er blevet forsinket af planlægningsmæssige årsager og derved først er kommet i gang i efteråret. Yderligere er separeringen af vejvandet i Taarbæk sat på stand by pga. for dårlig vejbelægning fra sidste renovering. Endelig er projekterne i Sorgenfri udskudt til 2017 på grund af myndighedsbehandling. Overskuddet overføres til 2017. Affald Budgetopfølgningen for 2016 viser et forbrug, som svarer til det budgetterede. Der er i 2016 udleveret 4-kammer beholdere til ca. 10.000 husstande. Det svarer til at 97% af alle villa/rækkehuse sorterer i firekammerbeholderen i dag. Generelt er der stor tilfredshed med beholderen. 6.1 Budgetopfølgning anlæg, Vand og Spildevand 31.10.2016 6.2 Kommentarer til budgetopfølgning anlæg 31.10.2016 Ellen Langfrits gennemgik budgetopfølgning for anlæg for januar-oktober 2016 for Vand, Spildevand og Affald. For Vand er der et merforbrug på godt 2 mio. kr. Det skyldes primært større udgifter til ledningsrenovering og indkøb af nye biler, da vedligeholdelsesudgifterne ved de nuværende biler er blevet for høje. Merforbruget findes inden for den godkendte ramme af investeringsbudgettet. Der skal besluttes, om der skal laves en ny lokalplan i forbindelse med etableringen af det nye vandværk. Dette kan forsinke projektet væsentligt, hvis LTK beslutter, at der skal udarbejdes en ny lokalplan. Det nye vandværk etableres, så der er mulighed for evt. at frasælge en del af grunden til DTU. For Spildevand er der et mindre forbrug på ca. 24 mio. kr. Blandt de væsentligste årsager hertil er at byggetilladelsen, først blev givet i efteråret og at vi herefter skulle vente på eventuelle indsigelser inden vi begyndte nedlægning af ledninger og pumpestation. Vejsepareringen i Taarbæk er sat på standby efter påbud fra LTK. Påbuddet skyldes at vejbelægningen fra separeringsprojektet i 2015 sætter sig, og der skal derfor laves ny vejbelægning inden vi går videre med separeringsprojektet. Der er forhandling i gang med entreprenøren. Affald følger budget. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for anlæg for januar-oktober 2016. Orientering vedr. takster 2017 Side 5
Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering om takster for 2017 til efterretning. På seneste møde blev bestyrelsen orienteret om den nye Vandsektorlov og tidsplanen for godkendelse af taksten for 2017. LTF har modtaget udkast til indtægtsrammer for 2017 den 15. november. På baggrund af rammerne er taksten fastsat og sendt til godkendelse hos bestyrelsen på mail, som har efterfølgende har godkendt disse. Taksterne for 2017 er fastsat til: Vand A/S : 11,69 kr. pr. m 3. Hertil kommer grønne afgifter på 6,25 kr. pr.m 3 Spildevand A/S : 24,27 kr. pr m 3 Samlet takst bliver dermed 42,21 kr. pr m 3. Inkl. moms er taksten 52,76 kr. inkl. moms, hvilket er et fald på 2,29 kr.pr. m 3 fra 2016. På Spildevand A/S er taksterne for erhverv således (trappetrinsmodel): Vandafledningsafgift Spildevand A/S, 0-500 m 3 ekskl. moms 24,27 Vandafledningsafgift Spildevand A/S, 501-20.000 m 3 ekskl. moms 20,39 Vandafledningsafgift Spildevand A/S, > 20.001 m 3 ekskl. moms 12,62 Taksten for Mølleåværket er indeholdt i taksten for Spildevand A/S. Den er til orientering fastsat til 11,71 kr. i 2017. Taksten er efter bestyrelsens godkendelse sendt til legalitetskontrol og godkendelse i Lyngby-Taarbæk Kommune. På mødet gennemgås de nye indtægtsrammer for selskaberne for bestyrelsen. 7.1 Takstoversigt 2004-2017 Marianne Taanum Bak orienterede om taksterne for 2017. Taksterne var allerede godkendt på mail af bestyrelsesmedlemmerne. Endelig godkendelse af taksterne, skal ske på Kommunalbestyrelsens møde den 22. december 2016. Side 6
Godkendelse af budget for 2017 drift og likviditet Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslag til budget for drift og likviditet 2017. Driftsbudgetterne er fastlagt ud fra de godkendte takster samt udkast til indtægtsrammen fra forsyningssekretariatet. Der henvises til bilag 8.1 for en nærmere beskrivelse af forudsætninger for driftsbudgetterne. Likviditetsbudgetterne er udarbejdet ud fra det forventede drifts og anlægsbudget for 2017. Det forventes, at selskaberne vand og spildevand skal låne hhv. ca. 30 og ca. 5 mio. kr. i 2017. Der er etableret byggekreditter gældende for 2017-18 i begge selskaber på 50 mio. kr. Allerede etablerede lån fremgår af engagementsoversigten. I affald og service forventes der ingen lånoptagelse. Bilag 8.1 Notat om budgetforudsætninger for 2017 8.2 Driftsbudgetter for vand, spildevand og service 2017 8.3 Likviditetsbudgetter 2017 Bestyrelsen godkendte drifts- og likviditetsbudgetter for 2017 for Lyngby-Taarbæk Vand A/S, Lyngby- Taarbæk Spildevand A/S, Lyngby-Taarbæk Affald A/S og Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S for 2017. Godkendelse af anlægsbudget for 2017 Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslag til budget for anlæg 2017. Der er fastlagt budget for anlægsinvesteringer i 2017 på 35.8 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Vand A/S, på 72,3 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S og på 1,3 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Affald A/S. Budgetterne fremgår af bilag 9.1 og bemærkninger til de enkelte selskaber fremgår af bilag 9.2 Bilag 9.1 Anlægsbudget 2017 og 10 års investeringsplan for Vand og Spildevand Bilag 9.2 Kommentarer til revidering af 10 års investeringsbudget Ellen Langfrits gennemgik anlægsbudget for 2017 samt 10-års investeringsplan for Vand og Spildevand. Side 7
Bestyrelsen godkendte anlægsbudget for 2017 samt 10-årsplan. Status på Fæstningskanalen Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Styregruppemøde Der er afholdt styregruppemøde 17.august. med orientering om Slots- og Kulturstyrelsens forhåndstilkendegivelse af Åbning af Fæstningskanalen, om dispositionsforslaget, projektets økonomi og kommende udbud. TMU og KMB Politisk fremlæggelse af dispositionsforslag og indstilling af planforslag er udskudt fra 24.11.16 til 09.03.17. Dette forsinker hele projektet. Se tidsplan. Tidsplan Projektet forsinkes grundet udskydelse af politisk behandling af dispositionsforslaget. Samlet formentlig 4-5 måneder. Ejeraftale Der er behov for at indgå aftale om entreprisegrænse og ejerskabsgrænse baseret på gensidig forståelse for samarbejde, arbejdsdeling, tidsplaner og dialog. Forsyningen tager initiativ til møde omkring dette. Udbud Rådgiveropgaven har været i udbud. Der er modtaget 6 tilbud. Tilbud afgives 23. dec. 2016. Rådgiveraftale forventes indgået ultimo marts 2017. Bygherrerådgiver Orbicon indgår som bygherrerådgiver på Fæstningskanalen. Side 8
VVM og Lokalplan I september afholdte LTF opstart workshop på kommentering af lokalplan og VVM. Der har siden været afholdt en række møder herunder 4 arbejdsmøder i november med LTK og Orbicon, hvor alle etaper i projektet er gennemgået. Særlig placering af cykel/gangsti har voldt en del udfordringer og vil kræve ekspropriation i etape 1 og 2 på grund af pladsmangel. I delområde 6 vil kolonihavegrundene gøres smallere men længere for at få plads til 44 som er et krav fra LTK. Orbicon leverer revideret lokalplan 30.11.16. Endelige proces er udskudt grundet LTKs beslutning om at udskyde planprocessen til KMB den 9. marts og deraf tilpasning af temamøder formentlig i februar. Den samlede udgift for dette arbejde beløber sig indtil videre kr. 890.000 heraf en del udgifter til snit og visualiseringer efter ønske fra LTK. LTK har en forventning om at LTF varetager rådgiveropgaven på dette ind til en politisk beslutning foreligger. Kolonihaverne Lyngby-Taarbæk Kommune er kontaktet vedr. Københavns Klausulen i forhold til flytning af Kolonihaveforeningen. Dette forhold er endnu ikke undersøgt. LTK vil vende tilbage med orientering i sagen. Dette forhold kan risikere at få en betydning for projektets økonomi, idet Fæstningskanalen og kolonihaverne vil optage et større areal end før. Forberedelse af udledningssag Der har siden september pågået et arbejde i samarbejde med LTK og Orbicon med henblik på at nå frem til en fælles afklaring af forudsætningsgrundlag og dokumentationsbehov og forventede udlederkrav til Mølleåen. Der er i samarbejde med LTK ved at blive udarbejdet en ansøgning om udledningstilladelse til Mølleåen. Det forventede udlederkrav danner samtidig grundlag for projektdesignet. Samarbejdsprojekt med Nordvand Hollandsrenden Nordvand har et ønske om at fraseparere og udlede regnvand til LTF regnvandsledninger nord for Buddinge station, hvor der er betydelige problemer med oversvømmelse. Projektet ligger inden for Fæstningskanalens opland, hvilket betyder at der evt. skal ledes mere regnvand end først beregnet til Fæstningskanalen. Da der ser ud til at blive en udfordring i forhold til påbud til godt 600 private grundejere om enten at håndtere regnvandet på egen grund eller lede det til forsyningens regnvandsledning, har LTF undersøgt om der kan være andre løsninger til afledning af regnvand. Pt. undersøger LTF derfor muligheden for at lede regnvandet til Øresund gennem en stor ledning/tunnel op til Mølleåværket, hvor der i forvejen ligger en udløbsledning til Øresund. Ved denne løsning kan det undlades at skulle rense vandet fra Fæstningskanalen og samtidig vil det ikke længere være nødvendigt at skulle lede regnvandet til Mølleåværket om vinteren fra alle vores LAR projekter, da Øresund gerne må modtage saltholdigt vand. Samtidig undersøges muligheden for at få så meget regnvand som muligt koblet på ledningen/tunellen fra andre områder, så LTF i fremtiden kan løse udfordringerne med at komme af med regnvandet på en miljømæssig og mere økonomisk fordelagtig måde. Ingen bilag Side 9
Ellen Langfrits orienterede om status på Fæstningskanalen. Hun orienterede bl.a. om udbud af rådgiveropgaven. Det forventes, at der er indgået en ny rådgiveraftale i marts 2017. Idet at Styregruppen for Fæstningskanalen på deres seneste møde godkendte den fremlagte tidsplan for projektet, besluttede Bestyrelsen at anmode LTK om notat vedr. begrundelse for at udskyde sagsbehandlingen og dermed Kommunalbestyrelsens behandling af Fæstningskanalen på deres december møde. Der skal udarbejdes til notat til Fæstningskanalens styregruppe med forslag om løsning vedr. tilslutning. Status på Kildesortering Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der er i 2016 udleveret 4-kammer beholdere til 9778 husstande. Det svarer til at 97% af alle villa/rækkehuse sorterer i firekammerbeholderen i dag. Generelt er der stor tilfredshed med beholderen. Renovationsfirmaet har nu tre 4-kammer skraldebiler til at køre fuld tid i Lyngby-Taarbæk og de samler ind svarende til forventningerne. Der har været, og er stadig, indkørselsvanskeligheder, som bevirker at tømningen kan være bagud. Det indsamlede plast (fra april til oktober) svarer til 51.000 nye skoletasker og den totale mængde indsamlede metal svarer til 2.920 nye cykelstel. Netop disse to fraktioner endte typisk i dagrenovationen tidligere. I 2017 begynder vi at sortere i etageboligerne. Vi har derfor inviteret administratorer og viceværter fra de berørte ejendomme til møde i Kulturhuset, for at orientere omkring de forskellige sorteringsordninger. Til forskel fra villaerne bliver etageboligerne også tilbudt containere til pap. I 2017 vil vi følge opfyldningsgraden af kuberne, for at se hvor mange vi kan nedtage samt se på den fremadrettede tømningsfrekvens. Storskraldsordningen for villaejerne nedsættes til hver 4. uge for villaejerne, men fortsætter for etageboliger med tømning hver anden uge, indtil sorteringen er implementeret. Ingen bilag Ellen Langfrits gav orientering om implementeringen af den nye Kildesortering. Storskrald er reduceret til afhentning hver 4. uge. Dette er besluttet af Kommunalbestyrelsen. Side 10
Det blev nævnt, at der er for lidt plads til plastik i beholderne. Ellen Langfrist orienterede om, at det er tilladt at stille en sæk med plastik ved siden af beholderen. Status på Vandværk Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. LTF s rådgivere, har påbegyndt udarbejdelsen af byggeprogrammet med tilhørende bygherreoverslag. Der arbejdes med beregning af størrelse og udformning. Gottlieb Paludan Architects og LTF har indledt en dialog med LTK s bygningsmyndighed om udformningen af vandværket og indpasningen i omgivelserne. DTU inddrages i byggeprogrammet, således at det sikres at DTU s interesser varetages bedst muligt. Byggeprogrammet forventes at være klar til LTF s godkendelse primo 2017. Der etableres bl.a. undervisningsfaciliteter for skoler og studier. Samtidig forventes det at lave testfaciliteter til DTU. Nedrivningen af Vandtårn 1 på vandværksgrunden er påbegyndt. Nedrivningen forventes afsluttet maj 2017. Da vandtårnet udvendigt har været behandlet med miljøfarlige forurenende stoffer så som metalliske forbindelser, bly, asbest og PCB har det den konsekvens, at malingen etc. skal afrenses inden nedtagning. Prisen for nedtagningen er ca. 3,5 mio. kr. Opførelsen af vandværksbygningen er planlagt til april-december 2018. Procesanlægget etableres i perioden december 2018 til juni 2019. Herefter bliver der en indkøringsperiode på ca. 3 måneder inden værket kan tages i brug. Ingen bilag Ellen Langfrits orienterede om status på etableringen af det nye vandværk. Drøftelse vedr. valg af forbrugerrepræsentanter Forelægges til drøftelse Jørn Gettermann har ønsket, at valg af forbrugervalg tages op til drøftelse. Det kommende valg af forbrugerrepræsentanter skal gennemføres i efteråret 2017. Ingen Side 11
Per Plannthin foreslog, at der til det kommende valg blev arbejdet med at udbrede kendskabet til valget. Følgende forslag og muligheder blev desuden nævnt på mødet. Disse vil blive undersøgt nærmere. Mulighed for IT-system, så man kan afgive stemme elektronisk Mulighed for at afgive sin stemme på Lyngby-Taarbæk Rådhus Valgmøde Mere information i lokale medier og på LTF s hjemmeside. Godkendelse af datoer for 2017 Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslag til mødedatoer for 2017. Forslag til mødedatoer for bestyrelsesmøder i 2016: 4. april 13. juni 19. september 12. december Ingen Datoerne blev godkendt af bestyrelsen. Eventuelt Intet til eventuelt. Side 12