Meggitt Etik og Forretningsførelse Vi guider dig på vej
Indhold 1 Brev fra the Chief Executive 2 Guiding-principper 4 Politik om etik og forretningsførelse 8 Etisk kodeks 12 Politik om bekæmpelse af korruption 24 Kontakter Stephen Young Chief Executive Kære kollega, Det er mig en glæde at kunne præsentere Meggitts Etikguide. Her vil du kunne læse vores politik om etik og forretningsførelse, vores etiske kodeks og vores politik om bekæmpelse af korruption. Det er vigtigt, at hver enkelt kender sit ansvar og føler sig forpligtet til at leve op til disse værdier. Meggitt er en global virksomhed, og vi bestræber os altid på at leve op til vores etiske forpligtelser over hele verden. Vi har alle forskellige livserfaringer, baggrund og kultur, når vi starter vores ansættelse hos Meggitt, og vi taler mange forskellige sprog. Sammen leverer vi produkter og ydelser til offentlige og private kunder på alle kontinenter. Ærlighed, integretit og respekt er grundlaget for, hvordan vi gør tingene hos Meggitt, er værdierne ærlighed, integritet og respekt. At forstå disse principper og at handle på grundlag af dem, er nøglen til vores succes på daglig basis. Det er det, vores kunder forventer, og det er det, vi forventer af os selv. Denne guide er central for vores forståelse af disse værdier. Hvis du har spørgsmål eller overvejelser i forbindelse med indholdet i denne etiske guide, må du endelig sige til. Der er mange, der stå klar til at hjælpe dig. Deres navne og kontaktinformationer finder du sidst i denne guide. Efterhånden som virksomheden vokser, bliver det mere og mere vigtigt, at vores adfærd er med til at bevare og opbygge virksomhedens gode omdømme. Vi vil gerne sige dig tak for din indsats, der er med til at sikre vores succes, og for at du har taget vores etiske kodeks til dig. 2 31
Hos Meggitt er vores kerneværdier ærlighed, integritet og respekt grundlaget for, hvordan vi udfører forretning. Ærlighed Integritet Respekt Vi bestræber os på at være transparente og åbne i vores forretningsførelse. I alle de lande, hvor vi driver forretning, følger vi alle love og bestemmelser i bogstav såvel som ånd. Retfærdighed og sandfærdighed er kernen i alle vores relationer med kunder, leverandører, tilsynsorganer, partnere, investorer og hinanden. Det er på dette grundlag, at vi løbende opbygger tillid og et positivt omdømme af vores virksomhed. Vi leverer produkter og ydelser af højeste kvalitet. Vi er bevidste om, at vi lever i en konkurrencepræget verden og er retfærdige og uvildige i alle vores transaktioner. Vi er konsekvente i vores handlinger. Det betyder, at vi tænker meget over konsekvenserne af vores beslutninger og beder om hjælp til at tage beslutninger. Ved at leve op til vores værdier, når vi står over for vanskelige situationer, foretager vi også de rette valg. Vi vil altid udvise respekt over for vores interessenter. Det omfatter respekt for vores kolleger og de samfund, hvor vi driver forretning. Vi lægger vægt på mangfoldighed, hvad angår baggrund, erfaringer og familie for derved at sikre, at Meggitt er en arbejdsplads, hvor alle har mulighed for at blomstre. Vi behandler andre, som vi ønsker at andre skal behandle os. 2 3
Politik om etik og forretningsførelse Hvorfor er dette vigtigt for Meggitt? Meggitt er fast besluttet på, at vores værdier ærlighed, integritet og respekt for andre indgår i alle vores forretningsrelationer med kunder, leverandører, lokalsamfundet og blandt vores medarbejdere. Vores politik om etik og forretningsførelse er vores offentlige erklæring om, at vi i Meggitt er fast besluttet på at gøre det rigtige. Alle, der arbejder hos os og med os, kan i denne politik læse om vores forpligtelse til at handle med integritet. Hvad forventes der af mig? Hvis du har spørgsmål eller betænkeligheder, skal du sige det. Hvis du på noget tidspunkt er usikker på, om der er nogen, der arbejder imod disse principper, skal du fortælle det. Hvis der er noget, du ikke kan forstå, skal du stille spørgsmål. Mangel på reaktion er lige så uetisk som at gøre noget, der er forkert. Hos Meggitt har vi en veletableret eskaleringspolitik, der skal være en hjælp til at finde svar. Du kan få udleveret et eksemplar af din lokale koordinator for etik. Din lokale koordinator for etik er der også for at hjælpe dig. Du kan altid stille spørgsmål eller dele dine betænkeligheder med koordinatoren. 4 5
Politik om etik og forretningsførelse Meggitt PLC og alle dets datterselskaber vil drive virksomhed retfærdigt, upartisk og i fuld overensstemmelse med alle gældende love og bestemmelser og være styret af: De fælles branchestandarder, vedtaget af the Aerospace and Defence Industries Association of Europe, (ASD) og De globale principper, vedtaget af the International Forum on Business Ethical Conduct (IFBEC). Meggitt lægger stor vægt på, at der er ærlighed, integritet og respekt for andre i alle vores forretningsrelationer. Det gælder for kunder, leverandører, lokalsamfundet og blandt medarbejderne. Vi forventer de højeste standarder for etisk adfærd fra Meggitts medarbejdere, ledere og andre, som handler på virksomhedens vegne i udøvelsen af deres professionelle ansvar såvel som i deres egen personlige adfærd. Bestyrelsen har vedtaget et etisk kodeks, som sammen med relaterede politikker skal være en guide for vores forretningsførelse, for de personer, som arbejder i Meggitt og for andre personer, som vi samarbejder med. Disse politikker og regler omfatter Meggitts politik om bekæmpelse af korruption og amerikanske kontraktaftaler med offentlige myndigheder. Virksomheden gennemfører et program for etik og god forretningsførelse på tværs af koncernen. Programmet omfatter: 1. Kurser og præsentationer om bevidstgørelse. 2. Navne og kontaktinformationer på personer, som kan hjælpe medarbejderne. 3. En uafhængigt drevet etisk linje, hvor man kan stille spørgsmål og anføre eventuelle problemer. 4. Andre politikker og procedurer, der vil blive taget i brug fra tid til anden med henblik på at implementere denne politik. 5. Regelmæssig overvågning af programmet for etik og forretningsførelse og overholdelse af det etiske kodeks. Denne politik, vores etiske kodeks og relaterede politikker vil være til rådighed for alle medarbejdere og ledere. De vil også være offentligt tilgængelige på Meggitts website: www.meggitt.com Bestyrelsen uddelegerer ansvaret for overvågning af politik om etik og forretningsførelse til the Ethics and Trade Compliance Committee. The Chief Executive og Group Corporate Affairs Director skal have det overordnede ansvar og skal afgive indberetning mindst to gange om året om disse sager til the Ethics and Trade Compliance Committee og mindst én gang om året til hele bestyrelsen. Strategic Business Unit Presidents og afdelingsledere er ansvarlige for den lokale implementering af denne politik. Revideret den 25. september 2013 6 7
Vores etiske kodeks Hvorfor er dette vigtigt for Meggitt? Hvad forventes der af mig? Vores etiske kodeks gælder for alle i Meggitt - for alle medarbejdere, direktører og bestyrelsesmedlemmer i Meggitt. Vi deler vores etiske kodeks og hele den etiske guide med vores partnere, kunder og leverandører. Vi vil kun samarbejde med andre virksomheder og personer, som deler vores tilslutning til ærlighed, integritet og respekt for andre. I det etiske kodeks finder du et klart sæt forventninger, som gælder for os alle sammen. Vi påtager os alle vores del af ansvaret for Meggitts succes. Hermed menes, at vores adfærd skal være sikker, etisk og konsekvent i henhold til relevant lovgivning, bestemmelser og Meggitts politikker. Hvis du på nogen måde er i tvivl om, hvorledes det etiske kodeks eller dele af kodekset gælder for dig, skal du henvende dig til din chef eller din lokale koordinator for etik. Du kan også søge råd i Meggitts juridiske afdeling eller hos the Vice President for etik og forretningsførelse, hvis du på noget tidspunkt har spørgsmål eller betænkeligheder. Alternativt kan du gøre brug af de gratis telefonnumre til den etiske linje, der er angivet i slutningen af guiden. Hvert år tilbyder vi løbende kurser om emner såsom Forebyg chikane på arbejdspladsen, Samarbejde: Sådan opnår vi respekt for hinanden og Mangfoldighed: Et andet perspektiv. Vi opdaterer også løbende vores kurser i det etiske kodeks såvel som efterlevelse af sundheds- og sikkerhedsforhold. Vi modtager gerne feedback på kurserne. 8 9
Vores etiske kodeks Meggitt PLC og alle dets datterselskaber vil drive virksomhed retfærdigt, upartisk og i fuld overensstemmelse med alle gældende love og bestemmelser. Vi lægger stor vægt på integritet, ærlighed og respekt for andre i alle vores relationer, herunder i vores relationer med kunder, leverandører, lokalsamfundet og blandt vores medarbejdere. Vi forventer de højeste standarder for etisk adfærd fra Meggitts medarbejdere, ledere og andre, som handler på virksomhedens vegne i udøvelsen af deres professionelle ansvar såvel som i deres egen personlige adfærd. Meggitts etiske kodeks lægger vægt på at gøre, hvad der er rigtigt og på den rigtige måde, så vi bevarer vores personlige og forretningsmæssige integritet. Et etisk kodeks kan ikke tage højde for alle de situationer, der kan opstå. Hvis der er en specifik situation, som ikke er nævnt, eller hvis du ikke er sikker på, hvad du skal gøre, skal du altid bede om råd. Kodekset udpeger de rette ressourcer og de personer, som kan hjælpe dig. Medarbejdere, ledere og personer, som handler på Meggitts vegne skal i overensstemmelse med Meggitts politikker og procedurer: Læse og løbende gennemgå dette etiske kodeks. Deltage i kurser for at lære om forretningsetik, compliance og love og bestemmelser, der har indvirkning på virksomheden. Være opmærksom på overtrædelse af kodekset, ulovlig eller uetisk adfærd og straks indberette det til ledelsen eller andre relevante personer. Hvis du mener, at vores etiske kodeks eller de relaterede politikker er overtrådt, er det dit ansvar at sige det. Stille spørgsmål om det, der foregår, og følge op på problemet, til du når til en konklusion i henhold til Meggitts eskaleringspolitik, som er til rådighed for alle medarbejdere hos din lokale HR-afdeling eller den lokale koordinator for etik. Overholde alle gældende love og bestemmelser. Handle retfærdigt og uvildigt i alle transaktioner. Ikke deltage i aktiviteter, der kan give anledning til spørgsmål omkring Meggitts integritet, upartiskhed og omdømme. Ikke udvise en adfærd, der kan skabe en interessekonflikt for Meggitt eller for dig selv personligt. Beskytte alle Meggitts aktiver og kundeaktiver og kun anvende dem til godkendte aktiviteter. For at fremme denne beskyttelse må ingen søge personlig vinding gennem uhensigtsmæssig brug af Meggitts immaterielle rettigheder og fortrolige oplysninger eller tredjeparts immaterielle rettigheder eller fortrolige oplysninger, som er blevet overdraget til Meggitt. Ingen må købe eller sælge Meggitts aktier: i. hvis de er i besiddelse af prisfølsomme informationer eller ii. hvis der er en lukket periode for sådanne transaktioner, som Meggitts ledelse fra tid til anden informerer om. Være fortrolig med og kende de andre politikker om etik og forretningsførelse, herunder vores politik om bekæmpelse af korruption, som ligger på Meggitts offentligt tilgængelige website: www.meggitt.com Meggitt vil implementere et program om etik og forretningsførelse på tværs af koncernen for at: Informere medarbejderne om Meggitts politikker og procedurer vedrørende etisk forretningsførelse. Sørge for løbende kurser i etik og forretningsførelse. Skabe et miljø, hvor medarbejderne føler tillid til, at de kan stille spørgsmål og indberette formodede overtrædelser uden frygt for straf eller gengældelse, og at de føler tillid til, at de kan deltage i en eventuel undersøgelse. Støtte op omkring en uafhængig og kontrolleret etisk linje, hvor medarbejderne kan finde svar på spørgsmål og betænkeligheder om eventuelle misligholdelser eller søge vejledning om, hvad de skal gøre. Gratis telefonnumre er angivet nederst i dette kodeks og på opslagstavler i alle vores afdelinger. Til dette formål findes der også en webbaseret etisk linje på: www.expolink.co.uk/meggitt Logonoplysninger kan ses på opslagstavler i alle vores afdelinger. Skabe et sikkert og produktivt arbejdsmiljø, hvor vi arbejder for medarbejdernes sundhed og trivsel og beskytter hinanden mod konsekvenserne af alkohol, narkotika- og stofmisbrug. Overvåge, at dette kodeks bliver overholdt. Meggitt vil strengt håndhæve overholdelsen af dette kodeks. Overtrædelser kan medføre disciplinærstraf, herunder i alvorlige tilfælde ophør af ansættelsesforholdet. Lovbefalede beskæftigelsesrettigheder vil dog altid blive håndhævet. Revideret den 25. september 2013 10 11
Politik om bekæmpelse af korruption Hvorfor er dette vigtigt for Meggitt? Vores fortsatte succes afhænger af, at vores samarbejde med vores kunder, partnere, leverandører og myndigheder sker på en åben og ærlig vis. Vores politik om bekæmpelse af korruption er central for den måde, vi udøver vores forretningsaktiviteter, og den er med til styrke vores juridiske og etiske principper. Hvad forventes der af mig? Politik om bekæmpelse af korruption omfatter mange vigtige problemstillinger. Vi vil bede dig tage dig tid til at sætte dig ind i problemstillingerne og se, hvordan det kan være relevant for dig. Vi må alle sikre os, at vi forstår de transaktioner, vi er en del af. Hvis du er i tvivl, kan du altid se i det relevante afsnit i denne politik. Hvis du stadig ikke føler dig sikker, skal du tale med din leder eller din lokale koordinator for etik. Hvis dette af den ene eller anden årsag ikke er muligt, og du har spørgsmål og betænkeligheder, kan du overveje at kontakte de personer, der er anført i slutningen af denne guide, eller ringe til den uafhængige etiske linje. Du kan også finde det rigtige nummer for dit land i slutningen af denne guide og på opslagstavler på din afdeling. 12 13
Politik om bekæmpelse af korruption Meggitt arbejder for at overholde de højeste standarder for etisk forretningsførelse. Se Meggitts politik om etik og forretningsførelse og det etiske kodeks på vores offentligt tilgængelige website på www. meggitt.com. Vores fortsatte succes afhænger af, at vi konkurrerer aggressivt, men retfærdigt, og i fuld overensstemmelse med de love og bestemmelser, der er gældende i de lande, hvor vi er placeret, eller driver forretning. Denne politik gælder for alle forretningsenheder over hele verden. Lokale vaner og skikke er ikke en undskyldning for at overtræde denne politik. Politikken omfatter følgende problemstillinger: 1. Bestikkelse 2. Gaver og arrangementer 3. Interessekonflikter 4. Konkurrence og monopol 5. Hvidvask af penge 6. Salgsrepræsentanter 7. Distributører 8. Politiske bidrag og lobby-aktiviteter 9. Overtrædelse af politik og forpligtelser Overvej følgende, før du handler:- a) En overtrædelse af denne politik vil blive taget meget alvorligt, og det kan føre til interne disciplinære foranstaltninger, der kan medføre ophør af ansættelsesforholdet. b) Hvis denne politik bliver misligholdt, kan det også føre til retsforfølgelse. c) Ud over at medarbejderne skal overholde denne politik, skal de også sørge for, at de personer, de er leder for eller vejleder, også forstår deres ansvar. d) Medarbejderne skal straks indberette enhver mistanke om uregelmæssige betalinger eller misligholdelse af denne politik. Hvis du er i tvivl om, hvordan denne politik fungerer, skal du søge vejledning hos de personer, der er angivet i slutningen af denne politik ( Overtrædelse af politik og forpligtelser ); Meggitts eskaleringspolitik giver yderligere vejledning om, hvordan man tager spørgsmål og betænkeligheder op og får svar uden at skulle frygte straf eller gengældelse. e) Meggitt vil tilbyde kurser i denne politik, og disse kurser er obligatoriske for alle medarbejdere, ledere og bestyrelsesmedlemmer. f) Denne politik vil blive håndhævet via regelmæssig kontrol og auditering. 1. Bestikkelse definition: Bestikkelse er at give eller modtage en gave, et lån, et honorar, en belønning eller andre ting af værdi, der har til hensigt at påvirke adfærden hos en person, herunder personer, der arbejder for myndighederne eller erhvervslivet, med henblik på at opnå eller bibeholde en kommerciel eller personlig fordel. Formålet kan være, at man ønsker at indgå forretninger på gunstigere vilkår eller deltage i en eller form for upassende adfærd. Bestikkelse omfatter misbrug af offentlige eller kommercielle stillinger for egen vindings skyld. Bestikkelse er en kriminel handling. Generelt er der to aspekter ved denne form for korruption. Det første er bestikkelse, der bliver betalt for at opnå noget, som modtageren af bestikkelsen ikke er forpligtet til at give. Som eksempler kan nævnes tildeling af en kontrakt udenom normale tilbudsrunder, betalinger, som skal foranledige, at en kontrakt bliver givet til nogle bestemte personer (eventuelt til en højere pris og på gunstigere vilkår) eller for at overtræde loven eller som returkommission. Hos Meggitt er det ALDRIG tilladt at tilbyde, anmode om, levere eller acceptere sådanne betalinger. Det andet aspekt er facilitation payments eller smøringspenge, som betyder, at man betaler et beløb til en offentligt ansat for at sikre, at de udfører en opgave, som de under alle omstændigheder skal udføre, men dermed får løst opgaven eller udført hurtigere. Det kan dreje sig om betalinger for at sikre sig postlevering, forsyningstilslutning (f.eks. af telefonlinjer eller elektricitet) eller eller betalinger for at få frigivet varer fra toldkontrollen. I de fleste lande er denne slags betalinger strafbare. Meggitts politik er, at man IKKE foretager den slags betalinger. Bestikkelse kan antage mange former, og det kan ofte være svært at skelne mellem upassende adfærd og lovlige forretningsaktiviteter. Der kan især opstå risici, hvis man samarbejder med agenter eller enkeltpersoner i lande, man ikke fører direkte tilsyn med. Når du bliver bedt om at godkende eller foretage en betaling, skal du sikre dig, at du kender årsagen til betalingen. Med mindre der er angivet et bestemt formål (andet end at sikre en forretningsfordel), skal du nøje overveje, om betalingen er lovlig, og hvis du er i tvivl, skal du ikke foretage eller acceptere betalingen. Du bør tage sagen op med en eller flere af de personer, som er anført i slutningen af denne politik og finde frem til en passende løsning. 14 15
Politik om bekæmpelse af korruption 2. Gaver og arrangementer definition: En gave er noget af værdi, der gives eller modtages som et resultat af en forretningsrelation, hvor modtageren ikke betaler den reelle markedsværdi. En forretningsgave kan antage alle former for eksempel en middag på en restaurant eller i en klub, billetter til et teaterstykke eller et sportsarrangement, rejser, en rabat, der normalt ikke tilbydes, forbrugsvarer eller brug af en persons eller virksomheds tid, materialer, udstyr eller faciliteter. En gave, der tilbydes eller gives til en medarbejders familiemedlem, som Meggitt har intentioner om at have forretningsaktiviteter med, anses for at være en gave direkte til medarbejderen. Ligeledes vil en gave, der tilbydes eller modtages af en medarbejders familiemedlem på grund af medarbejderens position i virksomheden, blive anset for at være en gave til medarbejderen. Gaver i virksomhedssammenhæng er ikke personlige, men afspejler relationerne mellem Meggitt og den anden enhed. Salg af produkter og ydelser fra Meggitt skal aldrig kunne opfattes, som om man søger, modtager eller giver gunstig behandling til gengæld for gaver. Således må medarbejdere hos Meggitt kun acceptere gaver, hvis gaverne ikke er ekstravagante eller hyppige, ikke har til formål at fremme normale forretningsrelationer. De må ikke på nogen måde kunne udlægges som et forsøg på at påvirke en beslutning om at tildele en kontrakt eller et arbejde eller en favorabel behandling. Salgsfremmende produkter af nominel værdi er således tilladte. Pengegaver er aldrig acceptable. Hvis du er i tvivl, skal du ikke acceptere gaven, eller du skal indberette det til din nærmeste leder snarest muligt og søge vejledning om, hvorvidt du må beholde den. Hvis en medarbejder hos Meggitt giver en gave, skal det først meddeles til medarbejderens supervisor og godkendes på forhånd. I alle tilfælde skal gaver eller arrangementer være på et niveau, der ikke skal kunne betragtes som ekstravagant, især i forbindelse med modtagerens position og løn. Foretag altid en vurdering af, om den anden person gerne må acceptere sådanne gaver i henhold til deres politikker. En anden vurdering er, om en medarbejder eller et bestyrelsesmedlem må acceptere en sådan gave. Meggitt har planer om at implementere og vedligeholde en online gaveregistreringsdatabase med alle gaver og arrangementer på over pålydende værdi, der er givet eller modtaget. Disse skal opføres i registreringsdatabasen af den involverede person. Hyppigheden af sådanne gaver og arrangementer skal også registreres. Registeret vil blive kontrolleret med jævne mellemrum. BEMÆRK: Man skal altid søge godkendelse fra Meggitts juridiske afdeling eller VP, Ethics and Business Conduct, inden man betaler til en offentligt ansat, fordi i nogle lande har man en formodning om, at sådanne gaver er udtryk for korruption. Det er ikke altid indlysende, hvem der er offentligt ansat. Der gælder særlige regler for kontrakter med staten og med offentligt ansatte. Meggitt tillader ikke, at der gives gaver til medarbejdere eller repræsentanter fra de amerikanske myndigheder. Se Meggitts adfærdsregler for det statslige amerikanske marked, og søg vejledning i Meggitts juridiske afdeling. Medarbejdere, hvis opgaver omfatter forhandling af kontrakter eller rabatter, eller som er involveret i evaluering af varer eller ydelser til eventuel anvendelse eller køb fra Meggitt, skal være særligt omhyggelige med at undgå enhver forekomst af favorisering eller upassende forhandling. Man må ikke acceptere gaver fra sælgere eller leverandører inden en kontrakt er blevet tildelt og ikke under budrunder, evalueringer og forhandlinger. 16 17
Politik om bekæmpelse af korruption 3. Interessekonflikter definition: Der er tale om en personlig interessekonflikt, når en medarbejders personlige, sociale, økonomiske eller politiske aktiviteter griber forstyrrende ind i eller kan gribe forstyrrende ind i medarbejderens loyalitet og objektivitet over for Meggitt. Reelle interessekonflikter skal undgås, men bare det, at noget kan opfattes som en interessekonflikt, kan være skadeligt. Interessekonflikter kan være at: have et andet arbejde udføre ydelser arbejde som bestyrelsesmedlem eller konsulent have en økonomisk interesse Nære familiemedlemmers og venners aktiviteter kan også nogen gange skabe interessekonflikter. Med nært familiemedlem menes ægtefælle, partner, forælder, stedforælder, barn, stedbarn, søskende, stedsøskende, fætter, kusine, nevø, niece, tante, onkel, bedsteforælder, barnebarn, svigerforælder eller en anden person, med hvem der foreligger et juridisk eller traditionelt forhold. Generelt bør et familiemedlem ikke indgå i forretningstransaktioner med dig, med personer som arbejder i din forretningsenhed eller med andre, som rapporterer til dig. Desuden bør du aldrig befinde dig i en situation, hvor du har mulighed for at ansætte, vejlede, påvirke ansættelsesbetingelser og vilkår eller have indflydelse på ledelse af et nært familiemedlem, det være sig om personen er ansat hos Meggitt eller er ansat af en af Meggitts kunder, konsulenter, leverandører eller lignende. Interessekonflikter eller eventuelle interessekonflikter skal meddeles til din afdelingschef. Konflikter kan, under passende omstændigheder frafaldes, eller der kan indføres sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre, at interessekonflikten varetages korrekt. Meggitt vil gennemføre en årlig undersøgelse af interessekonflikter med henblik på at afsløre og forsøge at løse interessekonflikter. BEMÆRK: Særlige regler for organisatoriske interessekonflikter gælder for Meggitt som virksomhed, hvis der er tale om kontrakter med offentlige myndigheder. Se Meggitts adfærdsregler for det statslige amerikanske marked, og søg vejledning i Meggitts juridiske afdeling. 4. Konkurrence og monopol definition: Meggitt overholder nøje det, man i mange lande kalder konkurrencelovgivning og i andre lande kalder monopollovgivning. Sådanne love er udformet for at beskytte og fremme fri og retfærdig konkurrence rundt omkring i verden. Konkurrencelove forbyder konkurrencebegrænsende adfærd, som f.eks. prisfastsættelsesaftaler, hemmelige aftaler og konspirationer. De forbyder også, at man ulovligt indhenter oplysninger om konkurrenter. Mange lande har love, der forbyder konkurrencebegrænsende adfærd, så de love, der gælder for Meggitt, afhænger af placeringen af Meggitts forretningsaktiviteter. Nogle konkurrencelove, f.eks. i USA og EU, kan være gældende, også når adfærden forekommer uden for landets grænser. I EU kan der gives bøder for konkurrencebegrænsende adfærd på 10 % af en koncerns globale omsætning. I USA og Storbritannien kan overtrædelser være kriminelle handlinger, og enkeltpersoner kan blive idømt fængselsstraffe og store bøder. 5. Hvidvask af penge definition: Hvidvask af penge er en proces, hvor enkeltpersoner eller enheder forsøger at skjule ulovlige midler eller på anden måde forsøger at få disse midler til at se lovlige ud. Meggitt tolererer ikke og understøtter ikke hvidvask af penge. Meget få medarbejdere vil nogensinde personligt kunne overtræde love mod hvidvask af penge, men der er to områder, man skal være opmærksom på:- a) uregelmæssigheder i betalingsmåder, f.eks. betaling i en anden valuta end den, der er angivet i fakturaen, betalinger fra/til en person, som ikke er en del af kontrakten, betalinger til/fra en anden konto end den normale forretningskonto, anmodninger om overbetaling Og b) kunder, leverandører og mellemmænd, hvis aktiviteter ikke virker hæderlige. 18 19
Politik om bekæmpelse af korruption 6. Salgsrepræsentanter 7. Distributører definition: En salgsrepræsentant er en person eller en etableret juridisk enhed, der udfører ydelser i god tro med det formål at sørge for aktiviteter for Meggitt. Meggitt tilbyder passende betaling for sådanne ydelser, generelt i form af en procentdel af salget, men nogen gange som honorar for ydelserne. Salgsrepræsentanter er uafhængige leverandører og må derfor ikke gøre brug af Meggitts navn på visitkort eller brevpapir eller på anden måde antyde, at de er ansat hos Meggitt. Alle aftaler, hvor Meggitt skal betale finder s fee, hvis Meggitt får en kontrakt, skal betragtes som en salgsrepræsentantsaftale og er underlagt denne politik. Sådan en aftale kan anses som et betinget honorar, og det er generelt forbudt i forbindelse med amerikanske aftaler med det offentlige. Medarbejderne skal kontakte Meggitts adfærdsregler for det statslige amerikanske marked og Meggitts juridiske afdeling, inden de indgår sådanne aftaler med salgsrepræsentanter, hvor slutkunden er den amerikanske stat. For effektivt at forfølge sine forretningsmuligheder kan Meggitt ansætte salgsrepræsentanter under omstændigheder, hvor det på grundlag af sund dømmekraft og i overensstemmelse med landets lovgivning og erhvervsforhold, anses for at være nødvendigt og hensigtsmæssigt at supplere virksomhedens egen salgsindsats. Salgsrepræsentanter skal nøje undgå enhver praksis, der er ulovlig, ukorrekt eller uetisk, og de skal altid over for forretningsforbindelser og eventuelle Meggitt-kunder opføre sig på en måde, der ikke lægger op til utilbørlig adfærd og ikke kan sætte Meggitt i forlegenhed over for kunder eller repræsentanten i tilfælde af offentliggørelse. Salgsrepræsentanten skal opføre sig i henhold til Meggitts etiske kodeks, som han/hun vil få udleveret i starten af samarbejdet. Adfærd, der er upassende eller ulovlig, hvis det var en medarbejder hos Meggitt, må ikke ske fra en tredjepart som f.eks. en salgsrepræsentant eller konsulent, der arbejder på Meggitts vegne. Det vil være upassende og ulovligt. definition: En distributør er en person eller en etableret juridisk enhed, som køber Meggitt-produkter, tager ejerskab af produkterne og sælger dem igen i eget navn. Distributører kaldes nogle gange forhandlere, men det betyder det samme. Meggitt tilbyder sine distributører mulighed for at generere indtægter, almindeligvis i form af en rabat på liste- eller markedspriser. Distributører er uafhængige leverandører og må derfor ikke gøre brug af Meggitts navn på visitkort eller brevpapir eller på anden måde antyde, at de er ansat hos Meggitt. Meggitt kan udpege en distributør, når virksomheden anser det for passende, på basis af sund dømmekraft, at supplere virksomhedens egen salgsindsats under hensyntagen til gældende love og forretningsmæssige forhold. Distributører skal nøje undgå enhver praksis, der er ulovlig, ukorrekt eller uetisk, og de skal altid over for forretningsforbindelser og eventuelle Meggitt-kunder opføre sig på en måde, der ikke lægger op til utilbørlig adfærd og ikke kan sætte Meggitt i forlegenhed over for kunder eller distributøren i tilfælde af offentliggørelse. Distributøren skal opføre sig i henhold til Meggitts etiske kodeks, som han/hun vil få udleveret i starten af samarbejdet. Adfærd, der er upassende eller ulovlig, hvis det var en medarbejder hos Meggitt, må ikke ske fra en tredjepart som f.eks. en distributør, der arbejder på Meggitts vegne. Det vil være upassende og ulovligt. BEMÆRK: Se Meggitts politik om distributører. Politikken indeholder elementer af denne politik for bekæmpelse af korruption, og her og hos Meggitts juridiske afdeling kan du søge rådgivning i alle faser af forholdet til distributøren. BEMÆRK: Se Meggitts politik om salgsrepræsentanter. Politikken indeholder elementer af denne politik for bekæmpelse af korruption og skal læses i alle faser af forholdet til salgsrepræsentanten. 20 21
Politik om bekæmpelse af korruption 8. Politiske bidrag og lobby-aktiviteter Meggitts tilgang til politisk deltagelse er enkel og gælder alle de steder, vi driver forretning:- Virksomheden vil ikke deltage direkte i partipolitiske aktiviteter. Virksomheden vil ikke noget som helst sted i verden yde politiske bidrag hverken i kontanter eller i naturalier. Meggitt anerkender medarbejdernes ret til at deltage som enkeltpersoner i den politiske proces på måder, der er passende i hvert enkelt land. Medarbejdere skal imidlertid være omhyggelige med at gøre det klart, at de ikke repræsenterer virksomheden, når de deltager i den politiske proces. Derfor:- c) Undgå brug af virksomhedens tid, ejendom eller udstyr for at udføre eller støtte op omkring dine personlige politiske aktiviteter. Kort sagt må du tage del i den politiske proces i din egen tid og med dine egne ressourcer (vi kan give dig fri fra arbejde til disse formål, specielt hvis det er et krav i følge loven). d) Gør det altid klart, at dine synspunkter og handlinger er dine egne og ikke Meggitts. e) Hvis du har planer om at søge eller acceptere et offentligt embede, skal du først bede din chef om godkendelse. Hvis chefen skønner, at det kan have en negativ indvirkning på udførelsen af dit arbejde eller på virksomheden, vil du ikke få en godkendelse. Lobbyarbejde og andre fremmende aktiviteter Selvom Meggitt ikke vil deltage direkte i partipolitik, vil vi fortsat engagere os i den politiske debat i form af lobbyarbejde om emner, der har interesse for koncernen, dets medarbejdere og de lokalsamfund, vi arbejder i. Lobby-aktiviteter på Meggitts vegne er reguleret af lovgivningen. Vores juridiske afdeling er ansvarlig for at føre tilsyn med disse aktiviteter. Kontakt din afdelingschef, inden du indgår aftaler af ikke-rutinemæssig art med offentligt ansatte. Ikke-rutinemæssig er defineret som:- andet end det, som kræves af de normale offentlige processer og kontraktovervågning Og hvad angår regeringens politik eller juridiske/lovgivningsmæssige ændringer. 9. Overtrædelse af politik og forpligtelser Overtrædelser af denne politik kan straffes med disciplinære foranstaltninger til og med ophør af ansættelsesforholdet. Overtrædelser kan også medføre retsforfølgelse af de involverede personer. Alle bestyrelsesmedlemmer eller medarbejdere, der har mistanke om eller får kendskab til en overtrædelse af denne politik eller en vedtægt eller bestemmelse om bekæmpelse af korruption, skal indberette mistanken eller overtrædelsen til hans eller hendes nærmeste leder, til Meggitts juridiske afdeling, til the Vice President, Ethics and Business Conduct eller til the Group Corporate Affairs Director. Enhver, der foretager en sådan indberetning, vil være beskyttet mod straf og repressalier i overensstemmelse med Meggitts etiske kodeks. Enhver, der modtager en sådan indberetning, er ansvarlig for at eskalere rapporten til det næste højere niveau eller til en anden relevant ledende medarbejder og følge op, til sagen er løst. Se Meggitts eskaleringspolitik. Du kan også søge råd hos Meggitts juridiske afdeling eller the Vice President for etik og forretningsførelse, hvis du på noget tidspunkt har spørgsmål eller betænkeligheder. Du kan finde navne og kontaktinformationer på de personer, der kan hjælpe, bagest i denne guide og på plakater rundt omkring i virksomheden. Meggitt tilbyder også en selvstændigt drevet etisk linje, der er åben 24 timer i døgnet, syv dage om ugen. Her kan du tage spørgsmål og betænkeligheder op. I alle Meggitt-virksomheder er der plakater med en liste over de gratis telefonnumre, der skal anvendes til opkald til den etiske linje. Telefonnumrene er også trykt i slutningen af denne guide og findes endvidere online på Meggitts offentligt tilgængelige website: www. meggitt.com. Der er også et internetprogram til rådighed til dette formål på www. expolink.co.uk/meggitt. Logon-oplysninger findes på opslagstavler rundt omkring i virksomheden. Alle medarbejdere har modtaget et eksemplar af det etiske kodeks, som også indeholder telefonnumrene til den etiske linje. Det etiske kodeks og telefonnumrene fås hos din lokale koordinator for etik. Den etiske linje skal også anvendes, hvis der er indberetninger, som er fremsendt til ledere, hvor sagen ikke er behandlet tilfredsstillende. Strategic Business Unit Presidents og de lokale direktører er ansvarlige for implementering af denne politik i deres virksomheder og arbejdspladser. Revideret den 19. december 2013 22 23
Kontakter Hvis du har spørgsmål eller overvejelser om dele af denne etiske guide eller om den måde, vi driver forretning på eller behandler folk, skal du henvende dig til din afdelingschef eller din lokale virksomhedsleder. Du kan altid kontakte Human Resources eller din lokale koordinator for etik. Hvis du vurderer, at du hellere vil tale med andre om problemet, kan du kontakte en af følgende personer via de internationale telefonnumre, der er angivet nedenfor: Barney Rosenberg Vice President, Ethics and Business Conduct Meggitt Group Tlf.: +1 805 526 5700 Ext 6654 Kate Coulson Senior Legal Counsel Meggitt PLC Tlf.: +44 (0) 2476 668 973 Eric Lardiere Senior Vice President, Secretary and General Counsel, Meggitt-USA, Inc Tlf.: +1 805 526 5700 Ext 6650 Philip Green Group Corporate Affairs Director, Meggitt PLC Tlf.: +44 (0)1202 597 569 Desuden kan du ringe gratis på følgende numre til den uafhængige etiske linje i det land, du arbejder i: Australien: 1 800 121 889 Belgien: 0800 71025 Brasilien: 0800 891 8807 Canada: 1888 268 5816 Kina: 1 0800 441 0078 Danmark: 8088 4368 Frankrig: 0800 900 240 Tyskland: 0800 182 3246 Indien: 000 800 440 1286 Mexico: 01 800 123 0193 Holland: 0800 022 9026 Singapore: 800 4411 140 Spanien: 900 944 401 Schweiz: 0800 563 823 Storbritannien: 0800 374 199 USA: 1877 533 5310 Vietnam: 0613 836 622 Dette etiske kodeks er oprindeligt godkendt af bestyrelsen den 12. maj 2005, opdateret den 27. september 2007 og yderligere revideret og godkendt af bestyrelsen den 25. september 2013. 24
2