Referat fra 2. møde i EDI-kvalitetsgruppen Dato: 15.08.13 Vor ref.: IJO Dato: Torsdag den 15. august 2013 Sted: Deltagere: MedCom Helle Bach Hansen, Region Nordjylland Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Thomas Koldkur Bitsch, Region Midtjylland Gitte Sønderby Jensen, Region Syddanmark Morten L. Thuesen, Region Syddanmark Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Peter Jan Pedersen, Region Hovedstaden Martin Rieck, Region Hovedstaden Mette Brøsted Nielsen, Esbjerg Kommune Merete Halkjær, Københavns Kommune Palle Gerry Petersen, NSI (SOR) Ole Vilstrup, CSC, Sygehussystemrepræsentant, Erik Jacobsen, PL-Forum Dorthe Skou Lassen, MedCom Jeanette Jensen, MedCom Ib Johansen, MedCom Henrik Bjerregaard Jensen, MedCom Gitte Henriksen, referent, MedCom Fraværende: Iben Søgaard, MedCom Michael Dehn, Region Sjælland Michael Bjørn Kraft, Region Sjælland Heidi H. Madsen, Avaleo, Kommunesystemrepræsentant Referat: 1. Velkomst Velkomst ved Ib. Der er et par afbud og så er der et par ekstra som er med til mødet fra MedCom. Ib viste billeder fra hvor han har været sidst, på Lyø. Der var ikke nogen kommentarer til referatet fra sidst. I referatet stod der at man skulle lave et kommissorium og et notat til diskussion i gruppen. Det har taget noget tid, men nu er der et udkast til kommissorium og et udkast til notat. Der er kommet forslag og input fra jer som er indarbejdet i det notat som er sendt ud og det er så det som vi skal diskutere og gennemgå i dag. Opgaven i dag er at lave input til det videre arbejde og det skal også forelægges MedComs styregruppe. Hvad er realiserbart her og nu og hvad kan løses på længere sigt? Ib gennemgik kort punkterne på dagsordenen.
2. Opgaver, der skal løses Peter Pedersen pointerede, at det er vigtigt, at opgaverne bliver lagt ind som et MedCom projekt for at de bliver løst nationalt. 3. Input indsendt efter 1. møde Mogens har lavet udkastet til kommissoriet. Der er focus på her og nu løsninger, som ligger indenfor en overskuelig tidsramme, også økonomisk. Det som er mere langsigtede løsninger er et andet scope. EDI kommunikationen er noget som fylder rigtig meget i regionerne og har fyldt meget i forhold til lægerne igennem årene, og nu er kommunerne så også kommet mere på, så opgaven er ikke blevet mindre. Kommissoriet er delt op i 5 hovedområder: 1. Hvordan skal vi anvende SOR? 2. Certificering af IT-systemer 3. Håndtering af fejlmeddelelser 4. Gennemløbstider 5. Organisering af MC kommunikationen. Hvem er politi? Kommissoriet er et udkast, og det blev gennemgået på mødet for om der skal tilføjes noget? Følgende problemorienterede punkter kom op under gennemgangen: - Tidshorisont og penge skal løses. - Diskussion omkring brugen af SOR og hvad SOR kan bruges til, skal beskrives - Punkt 2, side 2: Versionering og udvikling af nye versioner og rettelser af standarder, release af nye versioner - Sanktioner ved manglende certificering - punkt 2 på side 1, her skal det omformuleres omkring håndtere, hører til arbejdsgangsbeskrivelse og skal ikke med efter Mettes mening - adressering i kommunerne - afstemning af forventninger med regler for håndtering af kvitteringer/fejlmeddelelser - kun teknisk afklaring i kommissoriet og ikke noget omkring arbejdsgange, det hører ikke til nationalt - beskrivelse af minimumskrav på nationalt plan omkring håndteringen af meddelelserne - gruppen skal også kanalisere de punkter over til på længere sigt og hvem der skal tage sig af det og om det hører under teknologisk fremtidssikring - identificere de problemer som ikke kan løses på kort sigt og så adressere dem Rettelser til Kommissoriet: På toppen af side 2 tilføjes, at også langsigtede problemer behandles og at disse adresseres og listes op. MedCom tilretter kommissoriet, og udsender med referat. 4. Gennemgang af forslag til løsning af beskrevne problemer Region Midt og Region H har lavet et notat som er fremsendt til gruppen. Thomas gennemgik notatet med fokus på de anbefalinger, som er fremhævet med fed i notatet EDI kvalitetssikring af den elektroniske kommunikation. (obs - findes på mødesiden på www.medcom.dk). Anbefaling: Side 3: Nationalt krav at modtager altid svarer tilbage med en negativ eller positiv kvittering uanset hvilken MedCom standard, der er blevet modtaget efter anmodning. 2
Enighed om at der altid skal sendes en positiv kvittering, hvilket ikke er obligatorisk i dag. Man skal sende en negativ kvittering, hvis man ikke kan modtage meddelelsen. Enighed om at anbefale, at man altid sender positiv kvittering uanset meddelelsestype. Anbefaling, øverst side 4: Hver part arbejder for at antallet af negative kvitteringer reduceres mod nul. Anbefaling, øverst side 4: Det aftales nationalt hvordan kvitteringer skal håndteres. Hvem har ansvaret for at følge op på negative kvitteringer? Er det afsender eller modtager af negative kvittering? Her er det vigtigt at der bliver opbygget en organisation i egen region/sygehus/kommuner som ved hvad det drejer sig om. Kvitteringsmeddelelserne skal være læsbare, fejlmeddelelsen skal være mere sigende omkring hvad problemet er. KMD og Evenex kan lave en liste over de lokationsnumre som ikke er aktive i SOR, men hvor der stadig er kommunikation på. Listen er tidl. lavet. Der skal ryddes op i listerne. Det er vigtigt, at vi får identificeret områderne og fælles problemer vi har, og så få dem adresseret i klynger omkring f.eks. SOR, leverandører osv. Anbefaling 1, midt side 4: Hver part i sundhedsvæsenet sørger for at være korrekt opdateret i SOR, da det er en væsentlig forudsætning for, at den elektroniske kommunikation modtages/afsendes korrekt. Hvilken rolle skal SOR have og hvad skal ligge i SOR og hvad skal ikke. Dorthe: Vi har brug for et backbone register som er opdateret. Erik og Ole er enige med Dorthe. Der skal laves helt faste retningslinier for, hvor man er registreret, og man kunne være helt faste og sige, at indenfor det næste ½ år skal man sørge for at blive registreret i SOR ellers lukkes der for kommunikationen! Vi kunne lave input til, hvad der er SORs kerneopgaver til den nye styregruppe for SOR. Et af forslagene kunne være, at det skilles ad, så det er et adresseregister som kun kan bruges til kommunikation og ikke som nu et organisationsregister. Dorthe plæderer for anvendelse af henvisningstabellen der har oplysningerne. Anbefaling 2, midt side 4: Hver part i sundhedsvæsenet gennemgår SOR kritisk mhp. at begrænse antallet af aktive lokationsnumre. I region Midt er de gået fra at have 409 afdelinger som kunne modtage henvisninger til 209 bare ved at gennemgå listerne. Anbefaling 3, midt side 4: Hver part i sundhedsvæsenet gennemgår SOR, så de meddelelsestyper der står ved lokationsnummer faktisk understøttes teknisk og organisatorisk på den pågældende enhed. Her skal anbefalingen være, at man som minimum registrerer, hvad man kan modtage. Anbefalingen til SOR er, at man fjerner den oplysning omkring hvad man kan sende, hvis ikke alle bruger det, for så er det ikke til at regne med. 3
Anbefaling 4, nederst side 4: It-systemer skal automatisk ajourføre sig med oplysninger fra SOR hvert døgn, således at eget it-system kun kan sende EDI-meddelelser til lokationsnumre der har angivet pågældende meddelelsestype i SOR. Parterne benytter kun SOR som register og undlader brug af eget register. Erik tror ikke på at det er realistisk at opdatere fra SOR hvert døgn. Ingen leverandører sender noget ud, før de har kontrolleret hvad der er ændret fra sidst for ikke at sende noget forkert ud til alle deres kunder. Det er altid nødvendigt at efterbehandle SOR oplysningerne i lægesystemerne. Alle er ikke enige med Erik og det kræver væsentlig forbedret kvalitet hvis det skal kunne lade sig gøre. Det savnes dog, at man kan få en differens fil fremfor en total fil hver gang. Anbefaling 5, nederst side 4: Hver part indgår aktivt i nationale arbejdsgrupper under Statens Serum Institut med henblik på at udvikle SOR, så sundhedsvæsenets parter fremadrettet oplever at data for samtlige parter er ensartet og rettidigt registreret. Vejledning i hvordan man benytter og skal benytte SOR savnes. Nye versionsnummer kan ikke afspejles i SOR samtidig med gamle versionsnumre på de samme afdelinger. Anbefaling, side 5: De MedCom standarder som hver leverandør implementerer i sundhedsvæsenets it-systemer inden idriftsættelse har gennemgået en MedCom certificering. Anbefaling, side 5: Samtlige it-leverandører der benytter MedCom standarder skal re-certificeres mindst hvert 3. år, eller ved hver release der indeholder rettelser til MedCom standarder. Det er ikke altid nok kun at certificere systemerne, men også det som er implementeret i de forskellige regioner. Er beskrivelserne af standarderne præcise og tydelige nok? Der er forskelle mellem edifact og XML standarddokumentationen. Der må ikke være plads til fortolkning i beskrivelserne i standarderne. Certificeringsprotokoller skal ensrettes og forbedres i MC og ikke være personafhængige og meddelelsesafhængige. Kvalitetssikring af testeksempler, så de overholder standarderne. Test og certificering skal ensrettes og gøres mere professionelt. Testeksempler og konverter skal tilrettes, så de er rigtige og afspejler standarderne. Anbefaling, side 5: Hvert it-system / EDI server bør tjekke for nye ind- eller udgående EDI meddelelser hvert minut. Hvert minut er måske skudt lidt over målet.? Men en opstramning er nødvendig. Anbefaling, side 7: Hver part i sundhedsvæsenet nedsætter en organisation for området. Kommunerne repræsenteret ved Mette Brøsted Nielsen og Merete Halkjær har også lavet et notat (Opkvalificering af EDI kommunikation), som er fremsendt til gruppen. Findes på www.medcom.dk (møder). Merete og Mette har mere fokuseret på kategorien af fejl i det notat de har fremsendt. Mette gennemgik ikke hele notatet, men havde fokus på kategorien: Brugerhandlingsfejl. 4
Det går meget på brugerfejl. Brugerne kender ikke deres system og tager ikke ansvar for det som modtages i eget system, hvis det ikke er til dem. Kategori: Korrekt anvendelse af standarder Problem at kommunerne kun kan modtage sygehushenvisning og der sendes andre typer til kommunen og som så fejler. Kommunen skal håndtere de fejlede meddelelser manuelt og har problemer med at dirigere det rigtige sted hen. Kategori: Arbejdsgange/Håndteringsrutiner Tidstro registrering er vigtig, da man er afhængig af dette i den videre håndtering af borgeren. Kategori: Adresseringsproblemer. Det ville være godt med kun en indgang til kommunen, men der er mange lag og mange problematikker i dette. Det er forskelligt om det er en lille kommune og en stor kommune. Der foregår en proces i Kombit projektet omkring adresseringsproblematikken, det vil løse nogen af problemerne. I afsendersituationen kunne det være godt, at man også bliver præsenteret for, at f.eks. lægen har ferie (hvis man abonnerer på praksisinformation), så man ikke sender til nogen som holder ferie. Det kræver så også at man er online. APOS system hvor man ændrer data i eget system som opdateres i kommunen (pilotprojekt ml. Kbh. kommune og SOR) og hvor man så også kan opdatere rettelserne i SOR ved hjælp af SORstandarden. Kategori: Diverse. Krav til regioner og kommuner om døgnovervågning 24/7 er meget vigtig. Det findes ikke i mange regioner/kommuner i dag på bl.a. kvitteringer og mange andre meddelelser. Dorthe er rigtig glad for at vi er samlet i dag og får løst de her problemer i fællesskab. Der er mange som har arbejdet med ovenstående problemer i mange år. Det er vigtigt, at der bliver taget fat i problemerne nu, og at man ikke venter på en ny løsning, som man tror løser alle problemer. Vi skal stille krav til VANS omkring sporing af meddelelserne og hvornår de modtager og videresender, mener Thomas. Det er ikke nødvendigvis VANS som er problemet i forhold til forsinkelser i kommunikationen, men nok mere hos afsender og modtager. Mogens foreslår, at vi skal tage nogle enkelte punkter ud og få nogen til at sætte sig sammen og beskrive problematikken ud fra en skabelon. Det behøver ikke kun at være MedCom som skal skrive, det kunne måske være givtigt at andre også skriver. Ib viste tidsmåling omkring forsendelsestider for lægesystemerne, og de er meget forskellige og kan sættes op individuelt hos den enkelte kunde. Region Nord har også undersøgt over en periode, hvor det også er bestemte afsendere som bonger ud med lang forsendelsestid. Man kunne også forkorte tiden ved, at henvisninger ikke kører over henvisningshotellet. CSC har lavet en undersøgelse en tilfældig dag på Herlev sygehus på modtagelse af henvisninger med 80 % under 9 min. og 20 % over 9 min. 5. Beslutning om, hvilke opgaver der skal tages fat på nu og på længere sigt Ib har lavet et notat ud fra de input som er sendt ind fra gruppens deltagere. 5
Gennemgangen kunne gøres ud fra de kriterier som står i kommissoriet. På sliden er listet de overskrifter som står i notatet af juli 2013 (EDI-kvalitet. Kvalitetssikring af EDI kommunikationen). 1. Systemer opfylder ikke gældende MedCom standarder 2. Systemer ikke testede og godkendte. Re-certificering 3. Syntaks og kommunikationsregler følges ikke, herunder adressering 4. Negative kvitteringer skal reduceres til nul 5. Positive kvitteringer anvendes ikke overalt 6. Afsendelse af EDI forsinket minimumskrav til forsendelsesfrekvens 7. Transmission af EDI for langsom 8. For korte feltlængder i flere meddelelser 9. EDI anbefales nye systemer anvender XML. Automatisk konvertering ønskelig 10. Lokationsnumre 11. Overgang fra SHAK/SKS/YNR til SOR (tilføjet SHAK efter opfordring fra Palle) 12. EDI-politi til overvågning. Organisation til EDI kvalitetssikring13. Oversigt over IT systemer og hvor de kan anvendes 14. Anvendelse af alternative kommunikationskanaler 15. Migrering af eksisterende kommunikationsformer til andre områder Ib gennemgik de fleste af punkterne med uddybende kommentarer: Vi skal ikke beslutte noget som ikke er realistisk. Testeks. som ligger på vores hjemmeside og som ligger sammen med standarderne skal være rigtige, og som minimum overholde standarden. Optimering på dette område skal med i oversigten. Mange af rettelserne foregår manuelt og derved kilde til fejl, hvor man ikke når hele vejen rundt. Der er meget brug for et parallelsystem, hvor man kan afteste nye versioner osv. inden man går i produktion. Det må være et punkt til på længere sigt. Hvordan får vi alle til at skifte på samme tid og får alle til at rette ind? Der kom et par ekstra punkter på listen, som ikke var der i forvejen efter gennemgangen: 16. 24/7 overvågning af både EDI-kommunikation og kvitteringer 17. Arbejdsgange/nationale rekommandationer På kort sigt arbejdes ud fra nedenstående overskrifter: 1. Adressering 2. Certificering 3. Kvitteringer 4. Forsendelsestider 5. Organisering Ib foreslår, at de personer, som allerede er kommet med input, arbejder videre med en beskrivelse. Mogens foreslår, at anbefalingerne sættes op i en skabelon med spørgsmål omkring, hvad der skal udfyldes og hvilke spørgsmål skal besvares og hvad er konsekvenserne, hvis man ikke gør det. Ala en businesscase. Der skal også tages højde for på længere sigt med teknologisk fremtidssikring. AFTALER: Mogens vil gerne lave skabelonen. Den vil være klar til den 7.9.13. 6
Gruppe til kvalificering af forslag: Ib, Gitte, Erik, Thomas, Mette, Merete?, måske en fra Region Hovedstaden, de vender tilbage, Palle, Ib (MedCom) laver forslag til gruppen inden den 9.10. ved udfyldelse af Mogens skabelon. Mødet aftales til den 09.10.13, hvor man så diskuterer oplægget og skriver resultaterne ind i skabelonen. 6. Input til videre SOR-arbejde Vil fremgå af gruppens arbejde og anbefalinger. 7. Tidsplan for opgaveløsningen Skabelon til anbefalinger og konsekvenser 07.09.13. Oplæg til drøftelse i udvalgt gruppe inden den 09.10.13. Møde i udvalgt gruppe omkring oplæg og indskrivning i skabelon 09.10.13. Evt. yderligere møder efterfølgende aftales. Møde i stor gruppe 20.11.13. Indstilling til behandling på MedComs styregruppe 12. december 2013. 8. Videre proces Der nedsættes en mindre gruppe, som skal beskrive de 5 hovedpunkter fra kommissoriet ud fra en skabelon med spørgsmål, som Mogens laver. Ib laver oplægget til mødet som bliver den 9. oktober 2013 her i Odense. 9. Eventuelt. Næste møde i den store gruppe bliver onsdag den 20. november 2013 hos MedCom. 7