DANMARK Distrikt 47 KLUBBERNES HUSKELISTER 2016/2017 PRÆSIDENT - SEKRETÆR - KASSERER ISO - WEBMASTER

INNER WHEEL DANMARK Distrikt 47 KLUBBERNES HUSKELISTER 2016/2017 PRÆSIDENT - SEKRETÆR - KASSERER ISO - WEBMASTER Præsidenten er ansvarlig for, at disse huskelister overholdes og at alt ekspederes i rette tid. Dette materiale er i forbindelse med instruktionsmødet den 12. juni 2016 udsendt på mail til kommende præsidenter, som videresender det til den kommende bestyrelse. De enkelte deltagere i instruktionsmødet medbringer et eksemplar. Huskelisterne er supplerende vejledning. Læs omhyggeligt Constitution, Love og Håndbog vedr. bestyrelsens poster. Indholdsfortegnelse: Distriktsbestyrelsen, IT-konsulent & webmaster... 2 Headquarters, Rådet, landswebmaster, medlemsregistrator og IWI. 3 Generelt.. 4 Vejledning for præsidenten.. 6 Vejledning for sekretæren. 8 Vejledning for kassereren.... 10 Vejledning for ISO. 12 Vejledning for webmaster 15 Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 1 af 15

Distriktsbestyrelsen, IT konsulent & webmaster Distriktspræsident: Pastdistriktspræsident: Vicedistriktspræsident: 1.Distriktssekretær: Ann Madsen, Dragør IW Møllegade 10B 2791 Dragør Tlf: Mobil: 6178 2304 Ann.madsen60@gmail.com Janne Wolff, Hillerød IW Slotsgade 50A 1. tv. 3400 Hillerød Tlf: Mobil: 4088 7415 E-mail:janneleo67@gmail.com Heidi Liljedahl, Hillerød IW Lyngbakken 3, Alsønderup 3400 Hillerød Tlf: 4828 5225 Mobil: 4029 0552 E-mail: liljedahl@mail.dk Britt Olsen, Taastrup IW Fredensvej 17 2630 Taastrup Tlf. 43 99 54 01 - Mobil 61 30 54 01 E-mail: pritti@youmail.dk 2. Distriktssekretær: Mary Ann Ipsen, Taastrup IW Slettetoften 52 2630 Taastrup Tlf: 2166 5808 E-mail: mary.ann.ipsen@sysman.dk Distriktskasserer: Danske Bank: Reg. 4448 Konto 3129 464003 DISO: IT konsulent & webmaster: Lillian Ryelund, Søllerød IW Parkvej 18 3450 Allerød Tlf: Mobil: 4015 3515 E-mail: lillian@ryelund.com Birgit Baltzer, Taastrup IW Fredensvej 22 2630 Taastrup Tlf. 41 19 71 06 mobil 41 19 71 06 E-mail: birgit@baltzer.nu Britt Olsen, Taastrup IW Fredensvej 17 2630 Taastrup Tlf. 43 99 54 01 - mobil 61 30 54 01 E-mail: pritti@youmail.dk Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 2 af 15

Headquarters, Rådet, landswebmaster, medlemsregistrator og IWI Headquarters: National Repræsentant: Past National Repræsentant: Vice National Repræsentant Rådssekretær: Rådskasserer: Landswebmaster: Medlemsregistrator: Ansvarshavende redaktør IWI: Landsmødekoordinator: International Inner Wheel, Suite 2.3 MyBuro 20 Market Street, Altrincham, Cheshire, WA14 1PF, United Kingdom Tlf.: +44 161 927 3116 - Fax: +44 161 927 3115 E-mail: admin@innerwheel.com Lena Pedersen, Randers Østre IW Hadstenvej 27, Lerbjerg 8370 Hadsten Tlf.: 40 60 62 20 E-mail: lp@lip.as Lene Krüger Schade, Aars IW Illerisørevej 65, Hvalpsund 9640 Farsø Tlf.: 21 75 77 69 E-mail: leneschade@gmail.com Birgitte Müthel, Slagelse-Antvorskov IW Gyvelvej 11, 4200 Slagelse Tlf: 3076 2665 E-mail: birgitte.muethel@gmail.com Aase Christensen, Frederikshavn IW Peter Wessels Vej 19, 9900 Frederikshavn Tlf.: 51 96 50 55 E-mail: aac@webspeed.dk Birthe Hartmann, Haderslev IW Aarøsundvej 20A 6100 Haderslev Tlf: 74 52 15 52 E-mail: birthehartmann@gmail.com Birte Holst Andersen, Brønderslev IW Børglumvej 133 9700 Brønderslev Tlf. 98 83 80 07 / 20 98 80 07 E-mail: birte@holstandersen.dk Tove Galmstrup Christensen, Hadsten IW Engvej 2, 8370 Hadsten Tlf.: 86 98 02 36 E-mail: register@innerwheel.dk Lene Krüger Schade, Aars IW Illerisørevej 65, hvalpsund 9640 Farsø Tlf: 21 75 77 69 E-mail: iwredaktoer@gmail.com Lis Cathrine Poulsen, Taastrup IW Jens Otto Krags Gade 7, 7, 1. 2300 København S. Tlf. 46 38 44 38 mobil 40 57 09 77 E-mail: lispoulsen@post.tele.dk Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 3 af 15

Generelt HUSK at skrive dato, årstal, sideantal og initialer på alt. Det letter arbejdet. HUSK på alle indbetalinger at anføre klubbens navn og hvad der betales for. Formularer ligger på Inner Wheel Danmarks hjemmeside www.innerwheel.dk Alle medlemmer har fået udleveret et password, som skal bruges til medlemslogin. Rådet: Forslag til rådet skal sendes til distriktspræsidenten, således at det kan være rådet i hænde senest 5 uger før et rådsmøde. Oversigt over rådsmøder findes på Inner Wheel Danmarks hjemmeside www.innerwheel.dk Nyborg Strand møder: Distrikts- og landsmøde afholdes på Hotel Nyborg Strand den 1. 2. oktober 2016. 1. Delegeret mapper medbringes til såvel distrikts- som landsmøde med følgende indhold: Referat af de 2 sidste distriktsmøder Dagsorden for distriktsmødet den 1. oktober 2016 med bilag Referat af landsmødet 2015 Dagsorden for landsmødet den 2. oktober 2016 med bilag Røde og grønne stemmekort, indbydelse samt relevante bilag Præsidentens mappe skal yderligere indeholde sidste Board Minutes samt andre relevante papirer. HUSK: Ajourføring efter hvert møde. 2. Tilmelding og værelsesbestilling Tilmeldingsblanketten udfyldes omhyggeligt med samtlige deltagere pr. klub. Markér tydeligt: Klubdelegerede, deres suppleanter samt eventuelle gæster. 1 eksemplar tilsendes landsmødekoordinator Lis Cathrine Poulsen. 1 eksemplar medbringes til Nyborg Strand 3. Rejsegodtgørelse Ved samkørsel i bil refunderes pr. km fra bopæl (statens takst) plus weekend broafgift eller togbillet på 2. klasse. 4. Suppleant, tilmeldt før mødet Der skal ikke afleveres fuldmagt. 5. Suppleant, ikke tilmeldt før mødet Skriftlig fuldmagt, underskrevet af klubbens præsident og sekretær, 1 stk. til distriktsmødet og 1 stk. til landsmødet. Afleveres til distriktspræsidenten. 6. Lovændringsforslag sendes til distriktssekretæren inden 1. maj. Udformning af ændringsforslag: Læs Constitution, Love og Håndbog. Forslag, der vil få økonomisk konsekvens, underbygges med tal. 7. Forslag til dagsorden på landsmødet skal sendes til distriktspræsidenten, således at det kan være rådet i hænde senest 5 uger før et rådsmøde. Referatet fra distriktsmødet betragtes som godkendt, såfremt skriftlig indsigelse ikke er distriktssekretæren i hænde senest 1. december 2016. Forårsdistriktsmøde: Hillerød Chr. IW afholder forårsdistriktsmøde den 12. marts 2017. Sted informeres senere. Forslag til dagsorden sendes til distriktssekretæren senest den 1. december 2016 samtidig med forslag til nye medlemmer til distriktsbestyrelsen. Få indflydelse - kom med forslag! Tilmeldingsliste, program og dagsorden modtages fra Distrikt 47 ultimo januar 2017. På forårsdistriktsmødet inviterer vicedistriktspræsidentens klub til distriktskædeoverrækkelse. Program og tilmeldingsliste modtages enten på mødet eller udsendes separat. Referatet fra forårsdistriktsmødet skal være klubberne i hænde senest 1.april, og betragtes som godkendt, såfremt skriftlig indsigelse ikke er distriktssekretæren i hænde senest 1. maj. Distriktskædeoverrækkelse og instruktionsmøder: Afholdes i 1. halvdel af juni 2017. Huskelister udsendes på mail til kommende præsidenter, som videresender dem til den kommende bestyrelse. Bestyrelsesmedlemmerne SKAL medbringe dem til instruktionsmødet i juni. Desuden vil de ligge på distriktets hjemmeside. Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 4 af 15

IWI: Udkommer elektronisk 6-8 gange om året og i oktober udkommer et årsskrift. Materiale sendes til ansvarshavende redaktør Lene Krüger Schade, e-mail: IWredaktoer@gmail.com Nyhedsbrevet: Udkommer ca. 4 gange om året og sendes i fil til klubsekretæren, der har ansvar for den videre distribution. I Nyhedsbrevet kan du blive opdateret om, hvad der foregår i ledelsen af Distrikt 47 samt rundt omkring i klubberne. Indbydelser eller omtale af spændende møder sendes til redaktør: Se sidste Nyhedsbrev. Årsindsamlingen: Klubberne fra det distrikt der afholder Landsmødet på Nyborg Strand skal inden 1. december indsende forslag, godt underbygget, til Distriktspræsidenten med en web-adresse. Se proceduren på hjemmesiden. Det distrikt der afholder Landsmødet på Nyborg Strand, afgør resultatet af hvem der skal have Årsindsamlingen. Resultatet komme på Inner Wheel Danmarks hjemmeside. Årsindsamlingen er obligatorisk, - beregningsgrundlaget er antal medlemmer pr. 1.juli 2016 (se regning fra distriktskassereren) med min. kr. 60,- pr. medlem. Beløbet kan hele året rundt - men senest 1. april 2017 sendes til rådskasserer Birthe Hartmann, Aarøsundsvej 20A, 6100 Haderslev eller indsættes på Rådets årsindsamlingskonto: Nordea Bank reg. nr. 1726, konto nr. 6 274 976 703 HUSK KLUBNAVN Bemærk, at beløb modtaget efter den 30. juni går til næste års indsamling. Internationalt hjælpeprojekt: Det internationale projekt bærer overskriften Helping children around the World now Der er ikke tale om en samlet indsats, idet hver klub/land selv kan vælge et projekt til støtte for børn. På Inner Wheel Internationale hjemmeside er lagt logo ind, der kan downloades og bruges ved udsendelse af mail/breve m.m. De nordiske lande er gået sammen om at støtte Foreningen Grønlandske Børn indtil Convention i maj 2015. Valg: 1. IIWs bestyrelse: Valgpapirer modtages direkte fra London i løbet af november 2016. Den udfyldte stemmeseddel returneres til Headquarters senest 31. marts 2017, Læs Constitution, Love og Håndbog. 2. Board Directors: Valgpapirer modtages sammen med ovennævnte - afkrydses og returneres som ovenfor senest 31. marts 2017. 3. Distriktsbestyrelse: Forslag indkaldes på efterårsdistriktsmødet. Kvalifikationer: Se Constitution, Love og Håndbog for distrikt. Det henstilles til klubberne at opfordre egnede medlemmer i egen klub - selvfølgelig med den opstilledes accept. Sendes til distriktssekretæren inden den 1.december. 4. Klubbestyrelse: Valg skal finde sted inden 1. marts 2017. Se Constitution, Love og Håndbog for klubber. Retningslinjer for arkivering af klubbernes materiale: Vigtigt materiale, som skal gemmes gerne via scanning: Alt materiale fra de første 5 år Alt materiale ang. jubilæer Alt materiale fra kædeoverrækkelser Månedsbreve fra generalforsamlingerne inkl. Samtlige bilag og regnskab I øvrigt alt det materiale, som klubberne må anse for relevant. Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 5 af 15

Vejledning for præsidenten Præsidenten skal lede klub- og bestyrelsesmøder og er ansvarlig for, at forslag og ønsker, der vedrører klubben, behandles på både bestyrelses- og klubmøde. Det er vigtigt at huske at høre klubmedlemmernes holdning til de forslag og valg, der kommer i årets løb. Præsidenten orienterer om alt, hvad der foregår inden for Inner Wheel i såvel bestyrelse som klubregi. Forslag herunder ændringsforslag, der skal videresendes til distriktsbestyrelsen, skal være vedtaget i klubben. Bestyrelsen alene eller enkeltpersoner kan ikke indsende forslag. Klubbestyrelsen bør seriøst overveje, om der er medlemmer i egen klub, der har lyst til at deltage i distriktsbestyrelsesarbejdet. Forslag til posterne i distriktsbestyrelsen er meget velkomne. Der udsendes hvert år forespørgsel til klubberne hjælp distriktsbestyrelsen med at finde egnede kandidater. Underret distriktsbestyrelsen om: Invitationer, charterfester, jubilæer, Intercity møder, møder mellem venskabsklubber, markante 3 minutter og andet stof, der kan formodes at have interesse. Husk på hvert klubmøde at fortælle hvilke klubmedlemmer, der har besøgt andre IW klubber. Det kan være en god ide at bede nogle af dem fortælle om deres oplevelser. I det hele taget bør præsidenten opfordre klubmedlemmerne til at besøge andre klubber og gerne foregå med et godt eksempel. Præsidenten bør også overveje, hvad netop hendes klub kan gøre for at fremme samkvemmet og samarbejdet mellem klubberne i distriktet og tage initiativ til fælles aktiviteter. Regler for fremsættelse af forslag 1. Officielt brevpapir benyttes 2. Forslag stiles til D.I.W.R. 3. Nuværende formulering af anføres 4. Ny formulering skrives 5. Der gøres opmærksom på, hvilke andre punkter og, der evt. berøres af ændringer 6. Motivering 7. Underskrives af præsident og sekretær. Læs side 11 i Constitution 2012/15, Love og Håndbog 2012. Publikationer må ikke udsendes uden distriktsbestyrelsens tilladelse. Intercitymøde: Bedste tidspunkt er den sidste uge i en måned der er der ingen af klubberne, der afholder klubmøde. Kontakt distriktspræsidenten inden mødet tilrettelægges, dette er kun et spørgsmål om koordinering. Distriktsbestyrelsen ønsker, at klubberne inviterer til møder og aktiviteter på tværs af klubberne. Extension Organizer: Vi vil gerne have flere medlemmer, så følg op hele året. Giv et af bestyrelsesmedlemmerne dette arbejde. Der er oparbejdet et godt samarbejde med Rotary på distriktsplan, og klubberne kan evt. også selv samarbejde med de lokale Rotaryklubber om Extension. Samarbejd med distriktets Extension Organizer (pastdistriktspræsident Janne Wolff) om nye ideer og initiativer, der kan forøge og forynge vores medlemstal. Klubbens programmer sendes til vice-distriktspræsident Heidi Liljedahl liljedahl@mail.dk 4 gange om året (HUSK at påføre mødedatoer): Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 6 af 15

Sendes senest med programmer for 1. september oktober, november og december 1. december januar, februar og marts 15. januar april, maj og juni 15. juni august og september Bemærk at programmer som indsendes 15. juni 2017 vedrører det nye IW års møder i august og september. Programmerne sendes til klubpræsidenterne og lægges på distriktets hjemmeside, hvorfra klubben selv sørger for at hente dem. Bemærk: Præsidentkæden forsikres under ens egen indboforsikring efter aftale med forsikringsselskabet. Rotary og naboklubber kontaktes ved IW årets begyndelse for nærmere aftale vedrørende eventuelle sammenfattende møder. Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 7 af 15

Vejledning for sekretæren Vejledning for sekretæren i skrivning af månedsbreve: På Inner Wheel Danmarks hjemmeside findes flere informationer vedr. månedsbreve, se: http://medlemmer.innerwheel.dk/vejledninger.htm hvor der også ligger vejledninger for medlemmer i upload af månedsbreve, brug af medlemsregisteret, i læsning/print af månedsbreve og i oprettelse og brug af mødekalender. Udarbejdelse: Distribution: Landsarkivet: Indhold: Månedsbreve udarbejdes af sekretæren og skal godkendes af præsidenten. Sekretær og præsident er ansvarlige for månedsbrevenes indhold. Månedsbreve distribueres til klubbernes medlemmer og uploades til Internettet iflg. særskilt vejledning. Udsendelse/upload skal ske hurtigst muligt (senest 6-8 dage) efter klubmødet. Nationalrepræsentanten trækker selv månedsbrevene ud fra hjemmesiden. Månedsbreve, som uploades til Inner Wheel Danmarks hjemmeside vil blive gemt elektronisk og vil fremover være vores arkiv. Det er derfor klubbernes eget ansvar, at månedsbrevene bliver gemt! Månedsbreve, der lægges ud på Internettet: Må ikke indeholde følsomme oplysninger (som folks sygdomme, behandling m.v.). Det er en skønssag i hvert enkelt tilfælde, men vær meget opmærksom på dette. Hvis der i månedsbrevene er nævnt e-mail adresser, fulde navn, flytning etc. uden tilladelse fra den pågældende, er det på sekretærens/præsidentens fulde ansvar. Medlemmers indmeldelser, udmeldelser og dødsfald skal skrives sidste i månedsbrevet. HUSK også her at få tilladelse. Her nævnes også hvilke klubmedlemmer, der har besøgt andre klubber med angivelse af hvilken klub, de har besøgt. Månedsbreve må ikke indeholde meddelelser om: 1. Hvem klubben vil stemme på ved afstemning til distriktsbestyrelsen 2. Hvem klubben stemmer på til Vice National Repræsentant 3. Hvem klubben stemmer på til poster i International I.W. 4. Hvilket projekt, som får klubbens stemme ifm. stemmeafgivning til Årsindsamlingen 5. Distriktspræsidentens Inner Wheel orientering og egoforedrag refereres ikke 6. Medlemmers egoforedrag må heller ikke refereres Artikler og lign. fra ugeblade, aviser og tidsskrifter: Disse må kun gengives, hvis der er indhentet tilladelse fra journalisten/avisen/bladet, da det ifølge loven om ophavsret ellers er forbudt og kan medføre alvorlige økonomiske konsekvenser for klubben i form af et erstatningskrav. Dagens Digt: Det samme er gældende for digte og lignende. Der skal indhentes tilladelse fra forfatter eller forlag. (Hvis forfatteren er død for mere end 70 år siden, må man dog gerne gengive det, da copyright-rettigheden så er slut.) Det er sekretæren og præsidenten, som tager ansvar, hvis der i månedsbrevet er indsat scannede eller kopierede artikler m.m., som er hentet fra aviser, tidsskrifter eller ugeblade m.m. og anvendt uden behørig tilladelse. (Man bør hellere spørge om tilladelse en gang for meget end en gang for lidt). Foredragsholdere: Foredragsholdere skal altid spørges, om man må referere deres indlæg, da man ellers risikerer at tage brødet ud af munden på dem ved at referere foredrag, de skal holde mange gange forskellige steder. Det samme gælder for steder, man besøger. Spørg om lov til at referere og beskrive. Opsætning: Nummerering af månedsbreve: Har klubben sommerlukning i juli, får august månedsbrevet nr. 1+2, september nr. 3 osv. Gemmes som 2016-2017_mb01-02.doc osv. Skriftstørrelse: Månedsbreve skal skrives i skriftstørrelse 11 eller 12. Månedsbrevet må, inden for de givne rammer, opstilles som klubben ønsker det. Man kan altid rette henvendelse til de enkelte distrikters IT-konsulenter for at få hjælp. Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 8 af 15

Formularer: Læs dem grundigt og overhold indsendelsesfristen! Formularerne ligger på IW Danmarks hjemmeside under medlemslogin, se www.innerwheel.dk Alle medlemmer har fået udleveret et password, som skal bruges. Det enkelte medlem retter selv sine personlige oplysninger ved at gå ind under login på den nationale hjemmeside og fortsætte til medlemsregistret rettelser kan ske hele året. Ved at benytte formularerne på hjemmesiden bliver disse automatisk sendt til hhv. medlemsregistrator, distriktskasserer og distriktssekretær. HUSK: hvis man vil have kopi til eget brugt, så print ud før der trykkes send. Formular 2: Registrering af kommende bestyrelse: Denne formular skal indsendes umiddelbart efter klubbernes valgmøde i februar, og senest 1. marts. Samtidig sendes informationer om kommende sekretær til distriktssekretæren (klub, navn, adresse, telefon, mailadresse). Derudover indberetter distriktssekretæren den kommende sekretær direkte til IIW international via www.internationalinnerwheel.org/. Husk ae erstatter æ, oe erstatter ø, aa erstatter å. Rettelse af kluboplysninger og registrering af ny klub kan ske hele året. Send via hjemmesiden eller pr. post til medlemsregistratoren og distriktssekretæren. Diverse formularer: Medio november: Headquarters, London sender papirer + stemmeseddel for opstillede bestyrelsesmedlemmer til IIW. Klubbens valg afkrydses på den originale stemmeseddel. Samtidig modtages opstillede Board Directors + stemmeseddel. Klubben skal afkrydse 16 af de opstillede kandidater på stemmesedlen. Begge stemmesedler returneres til Headquarters senest 31. marts 2017. Samt holde diverse klubinformationer opdateret Rådsreferater kan findes på IW Danmarks hjemmeside under medlemslogin - www.innerwheel.dk. Æresmedlem: Oplysninger fremsendes via mail til Inner Wheel Danmarks medlemsregister. Annoncer i IWI: Kontakt IWI s redaktør Lene Krüger Schade, Aars IW. Lukning af klub Præsidentkæden og charterbrev sendes til distriktssekretæren. Bannere returneres til klubgiverne. Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 9 af 15

Vejledning for kassereren Medlemskontingentet forfalder til betaling 1. juli og betales senest den 31. august. Regning fremsendes medio august fra distriktskassereren. Distriktskontingent Medlemmer Beløb Hele året Registreret pr. 30. juni 489,00 kr. andet ½ år optaget efter 1. januar 244,50 kr. Medlemmer som ikke er meldt ud inden 30.juni SKAL betale kontingent for kommende IW-år. Når indmeldelse af nyt medlem er foretaget, indbetales kontingentet umiddelbart herefter til nedennævnte konto med angivelse af navn på det nye medlem. Skulle der være flere, kan der sendes en mail, hvori der angives for hvem, der er afsendt penge. Husk også at opgive klubnavn. Der betales ikke kontingent for medlemmer optaget i juni måned. Distriktskassereren kan vælge at udsende en faktura, som I så skal betale. Betaling til distriktskassereren på følgende konto nr.: Danske Bank konto: 4448 3129464003 Inner Wheel Distrikt 47 Lillian Ryelund (Søllerød IW) Følgende er dækket af fakturaen: 1. Distriktskontingent Rådet/National IW og IW Nyt, capitation fee (International IW) og pr. capita (mødeafgift). 2. Medlemsbøger: Kommer direkte fra bogtrykker i uge 28. 3. IT-administration: 200 kr. pr. klub Kassereren er ansvarlig for ind- og udmeldelser, overflytning til anden klub og dødsfald formularer (se www.innerwheel.dk) Anmeldelserne er vigtige fordi, ved: optagelse kommer det nye medlem i medlemsregistret og modtager IWI Nyt. udmeldelse slettes medlemmet af medlemsregistret, da klubben hæfter for kontingent indtil udmeldelse er modtaget. Overflytning registreres medlemmet under rette klub og distrikt. adresseændring kan/skal foretages af medlemmet i medlemsregistret. Vigtigt, hvis man vil modtage IWI Nyt. Beslut i klubben, hvem der står for ændringer for medlemmer uden internet. Deadline for at få oplysninger i medlemsbog er ca. 25.maj. dødsfald slettes medlemmet som ved udmeldelse, og fordi distriktet vil ære hendes minde ved førstkommende distriktsmøde. Årsindsamlingen: HUSK årsindsamlingen er obligatorisk og indbetales på en særskilt konto til Rådskassereren (ikke til distriktskassereren) - se side 5. Formularer: Læs dem grundigt og overhold indsendelsesfristen. Formularerne ligger på IW Danmarks hjemmeside under medlemslogin, se www.innerwheel.dk Alle medlemmer har fået udleveret et password, som skal bruges. Ved at benytte formularerne på hjemmesiden bliver disse automatisk sendt til hhv. medlemsregistrator, distriktskasserer eller distriktssekretær. HUSK hvis man vil have kopi til eget brugt, så print ud før der trykkes send. Formular 3: Udmeldelse, overflytning, dødsfald Indsendes snarest muligt efter et medlems udmeldelse, overflytning eller dødsfald. Send via hjemmesiden eller pr. post til medl. registrator og distriktskasserer Formular 4: Indmeldelse af nyt medlem Indsendes snarest muligt efter en medlemsoptagelse. Send via hjemmesiden eller pr. post til medlemsregistrator og distriktskasserer. HUSK straks efter optagelse at betale kontingent til distriktskassereren Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 10 af 15

Formular 5: Bestilling af udenlandske publikationer og Directory Hverklub bestiller selv publikationer og directory Adressen bliver lagt på nettet Directory: Det engelske Association Magazine Det tyske I.W.Rundschau Inner Wheel Nytt, Norge Inner Wheel Nytt, Sverige Constitution and Handbook (engelsk version af lovene) Hos distriktskassereren bestilles: Lovbog hentes på nettet Medlemsfortegnelse/medlemsbog 0,00 kr. ca. 30,00 kr. Optagelsesformular 10,00 kr. IW folder hentes på nettet 0,00 kr. Så længe lager haves kan nedenstående købes: 401 7 mm mini rejsenål med lang nål 55,00 kr. 402 7 mm rejsenål med tie-tex 55,00 kr. 410 14 mm emblem med tie-tex 55,00 kr. 411 14 mm emblem med brochenål 55,00 kr. 412 14 mm med vedhæng 55,00 kr. 421 19 mm emblem med brochenål 55,00 kr. 422 19 mm emblem med vedhæng 55,00 kr. 411M med magnet 55,00 kr. Æresbevis bestilles hos: Distriktskasserer i Distrikt 44 kasserer@distrikt44.innerwheel.dk 35,00 kr. Alle priser er inkl. moms. Andre IW nåle bestilles hos Jydsk Emblem Fabrik A/S, Sofienlystvej 9, 8340 Malling, tlf. 70 27 41 11, se kataloget på www.jydskemblem.dk Mail: info@jef.dk Priserne er excl. forsendelse. Der tages forbehold for prisstigninger. Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 11 af 15

VEJLEDNING FOR ISO (International Service Organizer) Det er vigtigt, at ISO er synlig både inden for og uden for IW klubben. ISO har fast taletid ved hvert møde. IWI og Årsskriftet: Hver klub indsender 2-3 indlæg årligt IWI DISO modtager skrevne indlæg, f.eks.: - Nyheder fra klubben - Spændende oplevelser - Tanker og meninger om IW - Andet Artiklerne kan ledsages af billeder i høj opløsning. Billederne skal medsendes i særskilt fil (i jpg format.) Nekrologer optages ikke i IWI eller Årsskriftet. Indlæggene bedes fremsendt løbende. Indsend indlæg til:diso@distrikt47.innerwheel.dk. Deadline: 20.09, 20.11, 20.01, 20.03, 20.05 og 30.06 Årsskriftet DISO modtager skrevne indlæg. Indholdet i årsskriftet skal være mindst 2 A4 side pr. distrikt med en spændende fortælling fra distriktet, f.eks. en god historie fra en klub. Siden skal også indeholde 2-3 billeder. DISO vælger artiklerne til årsskriftet, der fremsendes til redaktionsgruppen. Redaktionen forsyner alle tekster med en kort tekst på engelsk, således at årsskriftet også kan bruges udenfor Danmark. Artiklerne skal indleveres til DISO senest den 30. juni. Udover artikler til årsskriftet påhviler det også ISO erne at finde annoncører til årsskriftet. Dette kan ske i tæt samarbejde med distriktets DISO. Annoncering: Udover artikler til årsskriftet påhviler det også ISO erne at finde annoncører til årsskriftet. Dette kan ske i tæt samarbejde med distriktets DISO. Nationale annoncer, hermed menes annoncer, hvor annoncørerne er store og større virksomheder med landsdækkende kundekreds. DISO informeres om igangværende forhandling med potentielle annoncører. DISO er ansvarlige for koordinering mellem distrikterne. Så snart en annonce er tegnet, skal oplysninger sendes til redaktionsgruppen på iwredaktoer@gmail.com med cc til DISO. DISO informerer de øvrige distrikter om udfaldet. Rapporter der skal sendes til DISO: Første rapport om klubbens aktivitet i forbindelse med Inner Wheel dagen den Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 12 af 15

10. januar. Indsendes senest 31. januar 2017. Sidste rapport om venskabsklubber, fadderbørn, velgørenhed samt evt. programmer for hele året. Husk at angive de beløb, jeres klub har bidraget med i det forløbne IW-år. Indsendes senest 30. juni 2017. Skemaerne kan findes på distriktets hjemmeside. Klubrelaterede opgaver som ISO skal varetage: Støtteprojekter Generelt bør støtteprojekter, hvortil klubben har givet penge, følges op med jævne mellemrum. Fadderskaber: Korrespondance læses op ved møderne. Følg op og undersøg, om klubbens støtte kommer det rigtige sted hen. Følg med i fadderskabsbørnenes opvækst, alder og uddannelse og fortæl herom. Lav en ISO mappe med indholdet fra fadderbørn og tag mappen med til møderne. Informer via mail og klubbens hjemmeside. Hjælpeprojekter velgørenhedsarbejde: ISO kan være med til at oprette hjælpe-/støttegrupper. Markedsføring: Har klubben et PR-udvalg, er ISO født formand for dette. Efter Landsmødet i oktober, hvor Årsskriftet udleveres, er ISO ansvarlig for, at alle medlemmer får et eksemplar. En del af de overskydende eksemplarer gives til gæster og foredragsholdere, eller placeres fx på biblioteker, lægeklinikker, o. lign. steder. Klubbens kommunikation til det lokale aviser og det omgivende samfund påhviler ligeledes ISO. Intercitymøder fællesmøder: Kontakt andre kvindeklubber. Kontakt andre Inner Wheel klubber og Rotary klubber og hold fællesmøder. Større møder giver en mulighed for gode foredragsholdere. Byg en tradition op om fællesmøder i jeres område. Kontakt: Hold eventuelt kontakt til udmeldte Inner Wheel medlemmer. Hold kontakt med andre ISO ere. Send en julehilsen. Det er meget nemmere at lave et Intercitymøde eller andet arrangement, hvis vi kender vores naboklubber. Venskabsklubber i Danmark: Overvej muligheden for venskabsklubber i Danmark og eventuelle fælles udflugter. ISO er medansvarlig for oprettelse og kontakt til venskabsklubber Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 13 af 15

Rotary: Deltag aktivt i arbejdet med ungdomsudveksling, GSE besøg, camps, Ryla det er alle projekter, som Rotary arrangerer. Internationalt relaterede opgaver: Venskabsklubber i udlandet: Der kan udveksles breve/mails, hvor begge klubber fortæller om forskellige programmer eller andre oplevelser. Rally: Et nordisk møde, som foregår hvert 3. år. Det åbner mulighed for udveksling af erfaringer samt diverse forskellige kulturelle oplevelser. Næste rally er den 16.- 18. september 2016 i Skagen. Convention: Inner Wheel s verdensmøde, som afholdes hvert 3. år. Mødet giver indblik i, hvordan forholdene er for Inner Wheel i andre lande, og hvorledes Inner Wheel kan bidrage til international forståelse. Næste Convention er i Melbourne i 2018. ISO træf Distriktet vil tilstræbe, at der hvert år bliver holdt et ISO træf for nye og gamle ISO ere. Dette møde skal være til hjælp og inspiration samt give mulighed for at lære de andre ISO ere i distriktet at kende. Indsamlinger af brugte ting Brugte frimærker kan afleveres ved Landsmødet til Rønde IW eller sendes til Maja Nissen, Kaløvej 6, 8410 Rønde, tlf. 4010 0555. Dåseringe kan afleveres til Miljø- og Energicentret, Høje Taastrup Boulevard 54, 2630 Taastrup, tlf. 43304200 (se www.daaseringe.dk for øvrige opsamlingssteder.) Briller kan afleveres til Miljø- og Energicentret, Høje Taastrup Boulevard 54, 2630 Taastrup, tlf. 43304200 Se i øvrigt IW Danmarks hjemmeside under hjælp og støtte, andre projekter. Revideret 7/4 2016 Birgit Baltzer Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 14 af 15

Vejledning for webmasteren Den vigtigste opgave for webmasteren er at holde hjemmesiden opdateret og sørge for, at materiale hurtigst muligt efter modtagelse lægges på hjemmesiden. Til hjælp for webmasteren findes der detaljerede arbejdsvejledninger på Distrikt 47s interne side. På den interne side lægges materiale, der kun er for inner wheel medlemmer. Husk at sætte flueben ved, at siden kan ses af kun brugere. Vær opmærksom på, at personfølsomme oplysninger ikke lægges på den åbne side. Hvis der opstår problemer på hjemmesiden, indberettes de til distriktets IT-konsulent, som foretager det videre fornødne. Kursus NYT efter Rådsmødet nr. 166, 2. oktober 2015: Det henstilles at ny webmaster i IW årets start deltager i et kursus, afholdt af IT-konsulenten til en pris af kr. 500,00, som betales af klubben. Opgaver Være klubbens medlemmer behjælpelig med den IT, der benyttes i Inner Wheel. Have et tæt samarbejde med bestyrelsen, evt. deltage som gæst i bestyrelsesmøder efter nærmere aftale med bestyrelsen. Vedligeholde klubbens hjemmeside, baseret på materiale fra bestyrelsen og medlemmerne. Være behjælpelig med mødekalender Være behjælpelig med at vedligeholde kontakten til International Inner Wheel og g- mail. Koder fås hos distriktets IT-konsulent. Indsætte nyheder med eller uden fotos. Undgå at slette nyheder, idet de betragtes som en slags arkiv for hvad der er sket i klubben. Det anbefales, at nyhederne ikke er for lange, men at der i stedet henvises til en boks/side og lign. Det er specielt vigtigt, at hjemmesiden opdateres ved Inner Wheel årets start pr. 1. juli med følgende: at ændre aliasadresser for den nye bestyrelse så hurtigt som muligt at opdatere liste og foto af de nye bestyrelsesmedlemmer at indsætte mødeprogrammet for det nye IW år Ved et medlems dødsfald fjernes det pågældende medlems foto og data på diverse lister hurtigst muligt. Ved optagelse af et nyt medlem indsættes det nye medlems data i medlemsliste osv. Webmastertræf Webmasteren deltager i distriktets årlige webmastertræf, hvor der er mulighed for at udvide sit kendskab til IT-området og få kontakt og erfaringsudveksling med flere af distriktets webmastere. Distriktet betaler for forplejning for 1 person/klub. Kørselsudgiften er for egen regning (Bornholm får tilskud fra distriktet max. kr. 250). Instruktionsmøde: Webmasteren for det kommende år deltager (for klubbens regning) i webmaster-instruktionsmødet i forbindelse med distriktskædeoverrækkelsen i juni. NYT: På instruktionsmødet søndag den 14. juni 2015 var der ønske om, at klubwebmastere får de samme rettigheder som hhv. klubsekretær og klubmester. Dette blev oprettet pr. 1. juli 2015. Klubberne kan så selv afgøre, hvem de ønsker som administrator til de digitale opgaver. Revideret 3. juni 2016 af Kirsten Kann Side 15 af 15