Boliger med kvalitet Bo42 St. Torv 2 3700 Rønne www. bo42.dk mail: bo42@bo42.dk tlf.: 5695 1942 Referat 2014/10 Bestyrelsesmøde 30. september 2014 Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), næstformand Pernille Wedel (PW), Britta Hammer Sonne (BHS), Flemming Thorsen (FT), Per Carlo Nilsson (PCN), Tina Andersen (TA), Klaus Garberg (KG), Maiken Svendsen (MS) og Morten Bech (MB), samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Birgitte Sommergård Larsen. Fraværende: Ingen. Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Godkendelse af afdelingernes driftsbudgetter for 2015. 4. Halvårsrapport 2014. 5. Status, afdelingsmøder, herunder orientering om beslutninger og valg. 6. Godkendelse af råderetskataloger. 7. Godkendelse af byggeregnskab, Afdeling 9, køkken- og badrenovering. 8. Godkendelse af byggeregnskab, Afdeling 11, røgalarm-anlæg. 9. Godkendelse af byggeregnskab, Ågården, Køkkenrenovering. 10. Godkendelse af forsikringstilbud pr. 1. januar 2015. 11. Højvangsparken, tagrenovering, bestyrelseshonorar. 12. Opfølgning af bestyrelsesseminar. Orienteringspunkter: 13. Formanden orienterer. 14. Forretningsføreren orienterer. 15. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. Der var ingen kommentarer til ovenstående dagsorden. Der var ingen punkter under eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referaterne nr. 2014 08 og 2014 09 blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. side 1 af 5
3. Godkendelse af afdelingernes driftsbudgetter for 2015. EF fremlagde og gennemgik overordnet afdelingernes driftsbudgetter for 2015 på baggrund af budgetmappe 2015 med afdelingernes driftsbudgetter og vedligeholdelsesbudgetter samt oversigt for lejeudviklingen 2011 2015. Budgetmappe med oversigt og budgetter var udsendt sammen med indkaldelsen. Lejen stiger i afdelingerne med gennemsnitlig 3,22 %. Den gennemsnitlige stigning for de sidste 5 år for samtlige afdelinger i det fusionerede Bo42 er 2,75 %. Der er ingen lejestigning i Afdeling 1, Midgården I og Støberigården. Afdelingsmøder i alle afdelinger har godkendt driftsbudgetterne, med undtagelse af Afdeling 2, hvor driftsbudgettet blev enstemmigt forkastet. Såfremt bestyrelsen godkender driftsbudget 2015 for Afdeling 2 vil Bornholms Regionskommune skulle foretage den endelig godkendelse. HH fremlagde forslag om at indkalde Afdeling 2 til et ekstraordinært afdelingsmøde for detaljeret gennemgang af driftsbudgettet. Dette vil medføre, at lejestigning først kan træder i kraft pr. den 1. februar 2015. Afdelingernes driftsbudgetter for 2015 og de dermed følgende lejestigninger blev enstemmigt godkendt. 4. Halvårsrapport 2014. EF gennemgik budgetkontrol for det første halvår 2014 for boligorganisationen sammenholdt med budgettet for perioden. Budgetkontrol var udsendt sammen med indkaldelsen. Budgetkontrollen udviste et overskud pr. 30. juni 2014 på kr. 407.000 mod en forventet balance. De samlede afholdte udgifter udgjorde kr. 2.911.000 mod budgetteret kr. 3.249.000 eller svarende til et mindre forbrug på kr. 338.000 eller 10 %. Bruttoadministrationsudgifterne udgjorde pr. 30. juni 2014 kr. 2.393.000 mod budgetteret kr. 2.731.000 svarende til et mindre forbrug på kr. 338.000 eller 12 %. Personaleudgifterne har i 1. halvår har været kr. 240.000 mindre end budgettet, dette skyldes bl.a. at ansættelse af en ny administrativ medarbejder er udskudt til andet kvartal 2014. De samlede udgifter til mødeudgifter m.v. udgjorde pr. 30. juni 2014 kr. 192.000 mod budgetteret kr. 160.000 svarende til et merforbrug på kr. 32.000 eller 20 %. Overskridelsen skyldes primært ekstra udgifter til kursusaktiviteter. Indtægterne i forbindelse med renoveringssager udgjorde pr. 30. juni 2014 kr. 69.000 mod budgetteret kr. 0. Dette skyldes dels bestyrelseshonorar i forbindelse med tagrenovering i Højvangsparken og byggesagshonorar i forbindelse med køkkenrenovering i Ågården. Administrationsbidraget er baseret på en kostægte fordeling med grundbidrag samt tillægsydelser. Resultatet i budgetkontrollen er som altid med stort forbehold for det endelige resultat, da indtægter og udgifter ikke periodiseres i budgetkontrollen. Budgetrapporteringen blev enstemmigt taget til efterretning. side 2 af 5
5. Status, afdelingsmøder, herunder orientering om beslutninger og valg. Bestyrelsesmedlemmerne orienterede om deres oplevelser og erfaringer i forbindelse med de afdelingsmøder i 2014, de havde deltaget i. Den generelle opfattelse var, at det var gået godt. Mentorordningen blev drøftet, bl.a. om MS skal overtage opgaven som mentor efter Grete Sonne eller om der skal ske rokering af samtlige mentorer. Ros til KG for hans store indsats som dirigent til mange af afdelingsmøderne. Igen i år har der været en del nye udsendelser af dagsorden grundet indkomne forslag fra beboerne, hvilket ses som et positivt tegn for beboerdemokratiet. EF orienterede om, at der ikke blev valgt afdelingsbestyrelser i Byparken (Afdeling 3 og 4), Afdeling 11, Afdeling 19, Afdeling 20, Rosenlunden og Svaneke. Afdelingsmødet i Højvangsparken vedtog køkkenprojekt. Status på afdelingsmøderne blev taget til efterretning. 6. Godkendelse af råderetskataloger. EF fremlagde råderetskataloger for Strandgården, som var udsendt sammen med indkaldelsen samt for Afdeling 2 og Søndergården. PCN fremlagde folder vedrørende råderet for Strandgården som ønskes lagt på hjemmesiden under afdelingen. HH ønsker at ordvalget ændres i samtlige råderetskataloger så det ligger tættere op ad BL s. HH, PW og EF finder sammen ud af, om punktet skal tages op til det kommende bestyrelsesmøde den 4. november 2014 eller ved et ekstraordinært bestyrelsesmøde. Råderetskatalogerne blev enstemmigt godkendt. 7. Godkendelse af byggeregnskab, Afdeling 9, køkken- og badrenovering. EF fremlagde byggeregnskab for køkken- og badrenoveringen i Afdeling 9, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Den foreløbige lejestigning reduceres til kr. 708 pr. lejemål pr. måned mod budgettet kr. 777. Reguleringen pr. 1. november 2014 sker med tilbagevirkende kraft fra 1. oktober 2014. 8. Godkendelse af byggeregnskab, Afdeling 11, røgalarm-anlæg. EF fremlagde byggeregnskab for røgalarm-anlæg i Afdeling 11, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Den foreløbige lejestigning reduceres til kr. 79 pr. lejemål pr. måned mod budgettet kr. 85. Reguleringen foretages pr. 1. november 2014 med tilbagevirkende kraft fra 1. august 2014. side 3 af 5
9. Godkendelse af byggeregnskab, Ågården, køkkenrenovering. EF fremlagde byggeregnskab for køkkenrenovering i Ågården, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Den foreløbige lejestigning fastholdes uforandret på kr. 201 pr. lejemål pr. måned. 10. Godkendelse af forsikringstilbud pr. 1. januar 2015. EF fremlagde beslutningsoplæg fra Willis. Den nuværende forsikringsperiode hos Alka Forsikring udløber den 1. januar 2015, hvorfor forsikringerne er blevet udbudt i en udbudsrunde til 8 prækvalificerede forsikringsselskaber. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Det blev enstemmigt vedtaget at godkende beslutningsoplægget fra Willis, således at tilbud på bygningsforsikring fra Alka Forsikring for en 5-årig periode. 11. Højvangsparken, tagrenovering, bestyrelseshonorar. EF fremlagde at der i forbindelse med tagrenoveringen i Højvangsparken via byggesagen er udbetalt et bestyrelseshonorar på kr. 12.571. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF indstillede til, at beløbet medfinansierer bestyrelsens merudgifter i forhold til budgettet. Det blev enstemmigt besluttet at bestyrelseshonoraret indgår som indtægt i Bo42 til bestyrelsens merudgifter. 12. Opfølgning på bestyrelsesseminar. PW foreslog at punktet udsættes til et senere møde. Det blev enstemmigt besluttet at punktet udsættes. HH, PW og EF finder sammen ud af, om punktet skal tages op til det kommende bestyrelsesmøde den 4. november 2014 eller ved et ekstraordinært bestyrelsesmøde. 13. Formanden orienterer. HH oplyste at TV2 søger kandidater til bestyrelsen. KG blev indstillet. at der den 1. oktober 2014 er kredsmøde i 2. kreds hvilket kan deltager i. Orienteringen blev taget til efterretning. side 4 af 5
14. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at beboerklagenævnet har behandlet 7 af vores sager. at der foreligger en afklaring omkring ommærkning af eksisterende familieboliger. Ministerens skriftlige svar til borgmesteren, bevirker at vi får et afslag på vor ansøgning. at renteafkastet på investeringsbeviser i 1. halvdel af 2014 grundet rentefaldet har været flot. at Landsbyggefonden har påpeget at eller flere af regnskabsprincipperne skal ændres i afdelingerne. at bestyrelsesmedlemmernes skuffer i administrationen nedlægges pr. 1. oktober 2014. at Landsbyggefonden har meddelt, at udamortiserede lån fra Statens Administration skal genberegnes. Der er en 3 årig forældelsesfrist. Vi kan risikere store efterbetalinger i de enkelte afdelinger. at der i Afdeling 56 nu foreligger en Fremtidssikringsrapport og en Fremtidssikringsanalyse, bygningsscreening. Tilsvarende ønskes for hele Nordparken og i særdeleshed Svaneke. at Skema C for renovering af tage i Højvangsparken er under behandling i kommunen. at Skema B for totalrenovering af 24 almene boliger i Afdeling 1 er under behandling i kommunen. at der den 10. oktober 2014, kl. 13-16 afholdes reception i forbindelse med EF s 50 års fødselsdag. at reception med nye stillingsbetegnelser forventes afholdt omkring årsskiftet. at en kommende omstrukturering af ejendomsfunktionærområdet formodes at kunne gennemføres uden afskedigelser. Orienteringen blev taget til efterretning. 15. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. FT orienterede om planer for istandsættelse af Fælleshûzed. Der var ikke orienteringer fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Orientering blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste ordinære bestyrelsesmøde er den 4. november 2014, kl. 17.00. Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl. 20.23. HH takkede for et godt møde. Rønne, den 4. november 2014. Bestyrelsen: side 5 af 5