Psykiatri og Social Januar 2016 Fælles regional retningslinje for arbejdsmiljø
Resumé over arbejdsgange vedrørende arbejdsmiljø Arbejdsmiljø Generelt Lokal arbejdsmiljøaftale Dokumentation Der findes en arbejdsmiljøaftale i hvert specialområde Aftalen er drøftet og vedtaget i LMU Hvert specialområde skal have en arbejdsmiljøaftale, der understøtter et godt og sikkert arbejdsmiljø med følgende indhold: Oversigt over den aftalte organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i form af en organisationsplan Angivelse af, hvordan arbejdsmiljøaftalen kan ændres og opsiges Beskrivelse af de aktiviteter/metoder, der bliver anvendt med henblik på at styrke og effektivisere funktionsvaretagelsen af sikkerheds- og sundhedsarbejdet Angivelse af, hvordan arbejdsmiljøopgaver og funktioner bliver varetaget Angivelse af en procedure for gennemførelse og opfølgning af arbejdsmiljøaftalen på arbejdspladsen. Der skal årligt finde en arbejdsmiljødrøftelse sted. Opfølgningen skal hvert år drøftes og vedtages i specialområdets MEDudvalg. Specialområdets arbejdsmiljøaftale med dato for udarbejdelse/revision Dagsordener og referater fra møder i LMU o Dokumentation for at den årlige drøftelse har fundet sted APV-handlingsplan Trivselsundersøgelse Side 2
1. Formål med retningslinjen At sikre, at der bliver udarbejdet en lokal arbejdsmiljøaftale At sikre, at der bliver lavet arbejdspladsvurderinger (APV) og at der bliver arbejdet med resultaterne herfra At sikre, at der bliver foretaget trivselsundersøgelser og at der bliver fulgt op på resultaterne herfra 2. Ansvarlig for udførelse Ledelsen har initiativpligten og er ansvarlig for, at specialområdet har en arbejdsmiljøaftale Ledelsen er ansvarlig for, at arbejdsmiljøaftalen hvert år kommer på dagsordenen, drøftes og eventuelt justeres i LMU Ledelsen er ansvarlig for, at trivselsundersøgelser og APV og gennemføres hvert andet år Medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen er ansvarlige for aktivt at bidrage til arbejdsmiljøarbejdet Medarbejderne har ansvar for og pligt til at bringe eventuelle arbejdsmiljøproblemer frem og deltage i trivselsmålinger samt at efterleve aftalte handlingsplaner 3. Fremgangsmåde Med henblik på at skabe et godt og sikkert arbejdsmiljø, udarbejder specialområdets ledelse i samarbejde med LMU en arbejdsmiljøaftale på specialområdeniveau, der lever op til Den regionale MED- og arbejdsmiljøaftale og understøtter medarbejdernes sikkerhed i overensstemmelse med Model for sikkerhed for det regionalt drevne socialområde. Hensigten er at skabe et godt og sikkert arbejdsmiljø, der fordrer dialog, tillid, åbenhed og lydhørhed mellem ledelse og medarbejdere (jf. Den regionale MED- og arbejdsmiljøaftale). Arbejdsmiljøaftalen skal som minimum rumme: 1. Oversigt over den aftalte organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i form af en organisationsplan og med dokumentation for: a) At alle i arbejdsmiljøorganisationen har gennemgået den obligatoriske 3-dages arbejdsmiljøuddannelse b) At der er udarbejdet en kompetenceudviklingsplan vedrørende den supplerende arbejdsmiljøuddannelse c) At der er udarbejdet en plan for, hvordan man løbende vil kompetenceudvikle hele specialområdets arbejdsmiljøorganisation 2. Angivelse af, hvordan arbejdsmiljøaftalen kan ændres og opsiges 3. Beskrivelse af de aktiviteter/metoder, der bliver anvendt med henblik på at styrke og effektivisere funktionsvaretagelsen af sikkerheds- og sundhedsarbejdet. Beskrivelserne af aktiviteter og metoder skal som minimum omfatte: a) Hvordan der bliver arbejdet med de centralt udmeldte temaer i sikkerheds- og sundhedsarbejdet b) Hvordan der bliver arbejdet med statistikker vedrørende sygefravær, arbejdsulykker og personalegennemstrømning (jf. tilsynkriterium 9). Specialområderne Side 3
har selv adgang til at trække statistikker for sygefravær og arbejdsulykker, mens statistikker for personalegennemstrømning bliver trukket af PS- Administrationen. c) Hvordan der bliver arbejdet med reaktioner fra Arbejdstilsynet og hvordan disse bliver behandlet på LMU d) Hvordan der bliver arbejdet med de regionale trivselsundersøgelser. I beskrivelsen skal indgå: At der bliver gennemført trivselsundersøgelser i specialområdet hvert andet år Hvornår og hvordan der bliver fulgt op på trivselsundersøgelsen, herunder hvem der har ansvaret for at følge op på resultaterne. e) Hvordan der bliver arbejdet med den regionale APV. I beskrivelsen skal indgå: At der bliver gennemført APV på tilbuddet hvert andet år. Hvordan tilbuddet arbejder med de lovpligtige faser i APV en, herunder hvornår og hvem der har ansvaret for at følge op på resultaterne. Beskrivelserne af aktiviteter og metoder kan herudover også omfatte: a) Hvordan der bliver arbejdet med løbende APV er b) Beskrivelse af lokale årshjul/årskalender for arbejdet med sikkerhed og sundhed c) Politikker for eksempelvis sygdom, stress, forebyggelse og håndtering af vold, sikker arbejdsplads m.v. 4. Angivelse af, hvordan arbejdsmiljøopgaver og funktioner bliver varetaget, herunder: a) Beskrivelse af arbejdsledernes og de øvrige ansattes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet b) Beskrivelse af ansvar og pligter for arbejdsmiljørepræsentanter og MEDrepræsentanter c) At der bliver indgået aftaler mellem arbejdslederen og arbejdsmiljørepræsentanten/med-repræsentanten om, hvordan det bliver sikret, at den pågældende har den fornødne tid til rådighed til at varetage sine pligter 5. Angivelse af en procedure for gennemførelse og opfølgning af arbejdsmiljøaftalen på arbejdspladsen. Der skal årligt finde en arbejdsmiljødrøftelse sted. I tillæg hertil skal opfølgningen hvert år drøftes og vedtages i specialområdets MED-udvalg. Opfølgningen skal som minimum rumme: a) En skriftlig bagudrettet evaluering af indsatserne i det foregående års arbejdsmiljøarbejde med vurderinger af: Statistikker vedrørende sygefravær, arbejdsulykker og personalegennemstrømning samt deres indflydelse på arbejdsmiljøet Resultaterne af de centralt udmeldte fokuspunkter Eventuel inddragelse af reaktioner fra Arbejdstilsynet Side 4
b) En handlingsplan for indsatserne i arbejdsmiljøarbejdet for det kommende år i forhold til, hvordan der bliver fulgt op på handlingsplanens indsatser og virkningen heraf 4. Dokumentation Specialområdets arbejdsmiljøaftale skal foreligge skriftligt Det skal fremgå af dagsordener og referater fra møder i LMU, at arbejdsmiljøaftalen er drøftet og vedtaget samt dato for udarbejdelse og næste revision Det skal fremgå af dagsordener og referater fra møder i LMU, at den årlige opfølgning på arbejdsmiljøaftalen er drøftet og vedtaget APV-handlingsplanen Indsatsområder for trivsel, jf. trivselsundersøgelsen 5. Definitioner af begreber i retningslinjen klik her 6. Referencer Regionale dokumenter Region Midtjyllands MED- og arbejdsmiljøaftale Model for sikkerhed for det regionalt drevne socialområde Region Midtjyllands Ledelses- og Styringsgrundlag Region Midtjyllands personalepolitik Nationale kvalitetsstandarder Standarder for Dansk Kvalitetsmodel på det sociale område Centrale begreber for standarder i Dansk Kvalitetsmodel på det sociale område Kvalitetsmodel for socialtilsyn - Temaer, kriterier og indikatorer for tilbud Lovgivning At-vejledning D.1.1, juli 2009, Arbejdstilsynet Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed Arbejdsmiljøloven LBK nr. 1072 af 07/09/2010 Side 5
Metadata Metadata Metadata er defineret som data om data. Metadata angiver validiteten af et dokument, og dermed hvilke formelle foranstaltninger, der gælder for dokumentet. I forhold til de fælles regionale retningslinjer angiver metadata således, hvilket dokument der foreligger, hvem dokumentet omhandler, i hvilken periode dokumentet gælder for, hvem der er ansvarlig for at opdatere dokumentet - også indenfor den gældende tidsperiode, samt hvem der godkender og beslutter dokumentet. Dokumenttype: Fælles regional retningslinje Målgruppe: Ledelse og medarbejdere Gældende fra: Januar 2016 Godkendt af: Psykiatri og socialledelsen på sociale specialområder i Region Midtjylland Titel: Retningslinje for arbejdsmiljø Anvendelsesområde: Sociale tilbud i Region Midtjylland efter 67, 107 og 108 i serviceloven og 185b i lov om almene boliger, hvor der ydes støtte efter servicelovens 83-87 Revideres: Januar 2019 Kontakt og opdatering af retningslinjen: Kvalitetsafdelingen, Psykiatri og Social, PSPSK@RM.DK Standard 2.2: Arbejdsmiljø (Dansk Kvalitetsmodel på det sociale område) Kriterium 9, indikator 9.b: Personalegennemstrømningen på tilbuddet er ikke på højere niveau end sammenlignelige arbejdspladser (Kvalitetsmodel for socialtilsyn) Kriterium 9, indikator 9.c: Sygefraværet blandt medarbejderne er ikke på højere niveau end sammenlignelige arbejdspladser (Kvalitetsmodel for socialtilsyn) Lokale tilføjelser/beskrivelser De lokale tilføjelser kan bestå af eventuelle bemærkninger til processen vedr. udarbejdelse af en lokal arbejdsmiljøaftale mv. Bemærkninger kan indføjes i nedenstående skemaer. Eventuelle bemærkninger Side 6
Vejledning til, hvordan specialområdet kan arbejde med fælles regionale retningslinjer Dansk Kvalitetsmodel (DKM) Dansk Kvalitetsmodel på det sociale område er udviklet af Danske Regioner. Modellen består af fælles nationale kvalitetsstandarder, som dækker ydelsesspecifikke og organisatoriske temaer. Med standarderne beskriver og angiver modellen de overordnede rammer for organisatorisk og fagligt god praksis for det sociale arbejde inden for standardernes temaer. Tilsynets kvalitetsmodel tilsynsmodellen (TS) Tilsynsmodellen består af fælles nationale temaer nedbrudt i kriterier og indikatorer. Som med standarderne i kvalitetsmodellen, beskriver og angiver tilsynsmodellens temaer og kriterier de overordnede rammer for organisatorisk og fagligt god praksis for det sociale arbejde inden for temaerne. Implementering Både kvalitetsmodel og tilsynsmodel vil bidrage til at sikre kvaliteten både for den enkelte og på tværs af regionens tilbud inden for de udvalgte områder. Det betyder, at implementering af modellerne foregår på flere niveauer: et tværregionalt niveau (gælder kun for standarden vedrørende utilsigtede hændelser i DKM) et fælles regionalt niveau et specialområdeniveau et lokalt niveau Tværregionalt niveau For standarden vedrørende utilsigtede hændelser er der udarbejdet en tværregional retningslinje, der definerer, hvordan man som minimum arbejder med utilsigtede hændelser på det regionale sociale område i alle fem regioner. Fælles regionalt niveau Der er udarbejdet fælles regionale retningslinjer, hvor der er defineret og besluttet, hvilke fælles elementer arbejdet med standarder og kriterier som minimum skal bestå af i Region Midtjylland. Det er disse minimumskrav, der beskrives som skal-opgaver i de fælles regionale retningslinjer. Enkelte steder beskrives kanopgaver som inspiration. Specialområdeniveau På specialområdeniveau besluttes og beskrives, hvorledes der i specialområdet arbejdes med de fælles minimumskrav set i lyset af lokale forhold som målgruppe, ressourcer, organisering, teknologi, fysiske rammer mv. Derfor ved behov og hvor det fordres, udarbejdes lokale tilføjelser som tager udgangspunkt i de definerede minimumskrav indeholdt i de fælles regionale retningslinjer. Hermed tilpasses den enkelte retningslinje til lokale forhold i specialområdet. For de organisatoriske retningslinjer kan de lokale tilføjelser bestå af evt. bemærkninger til processen vedr. udarbejdelse af den lokale arbejdsmiljøaftale, planer for kompetenceudvikling, det lokale virksomhedsgrundlag mv. For de ydelsesspecifikke retningslinjer giver de lokale tilføjelser/procedurer medarbejderne konkrete og lokale handlingsanvisninger til, hvordan indsatsen skal være, for at denne både opfylder regionale og lokale krav. Lokalt niveau På lokalt niveau udarbejdes lokale tilføjelser, hvor det er relevant og i forhold til specialområdets organisering. For specialområder med forskellige målgrupper og/eller flere matrikler/afdelinger/tilbud, kan det være nødvendigt, at udarbejde lokale tilføjelser/procedurer på afdelings-/tilbudsniveau. For andre retningsliner kan det være hensigtsmæssigt at udarbejde lokale tilføjelser på specialområdeniveau. Side 7