Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem (Acadre), der anvendes i kommunens centrale administration. De to systemer indeholder bevaringsværdige data, som skal sikres for eftertiden. Det sker ved produktion og aflevering til et offentligt arkiv af en såkaldt arkiveringsversion (planlagt til at finde sted første gang i 2013 og derefter ca. hvert femte år). På baggrund af oplysninger fra leverandørerne af de to systemer vil udgifterne hertil kunne løbe op i 1,27 mio. kr. En udgift - svarende til 250.000 kr. årligt - der ikke er budgetteret med. Kommunen har ikke tidligere afleveret arkiveringsversioner af de to systemer. Det var forventningen, at efterfølgende arkiveringsversioner ville koste færre penge. Erfaringer fra statslige institutioner, der har gennemført flere afleveringer af arkivversioner, viser imidlertid, at der - selv over en kun fem-årig periode - sker store ændringer i organisationen og i brugen af systemerne. Dette har i disse institutioner ført til, at man stort set har måttet begynde forfra hver gang. Dette vil formentlig også gælde kommunens systemer, hvorfor det må forventes, at udgiften vil være tilbagevendende. Udover de nævnte to store systemer driver kommunen en række andre, som også indeholder bevaringsværdige data. Arkiveringsversionerne af disse systemer forventes at kunne afholdes inden for gældende budget. Den budgetmæssige udfordring har ført til foreliggende kortlægning og anbefalinger vedrørende kommunens arkivforhold, der - udover IT-systemer - også omfatter kommunens papirarkivalier. Notatet er udarbejdet af Byrådssekretariatet med arkivfaglig bistand fra lokalarkivet fra Historiens Hus. Kortlægningen af arkivalierne omfatter alene arkivalier 1 efter kommunesammenlægningen i 1970, da arkivalier - udelukkende papir - fra før kommunesammenlægningen tidligere er blevet afleveret til Landsarkivet for Sjælland (offentligt arkiv under Statens Arkiver). I anbefalingerne i notatet er der taget udgangspunkt i, at kommunen fortsat bruger Landsarkivet for Sjælland som offentligt arkiv, men at papirarkivalierne forbliver og samles i arkivlokale i kommunen (på Rådhuset) i takt med, at ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres. Ud over udgiften på 1,27 mio. kr. til udarbejdelse af arkivversionerne bør der afsættes et engangsbeløb på 0,36 mio. kr. til samling af papirarkivalierne samt årligt 0,55 mio. kr. til drift af arkivalierne. Deltaljeret opgørelse fremgår af afsnittet Økonomi. 1 Eventuelle papirarkivalier på skoler og institutioner er ikke kortlagt. Der er endvidere i dette notat ikke redegjort for, hvordan arkivalier fra de udskilte forsyningsvirksomheder skal håndteres. 2. februar 2012 / OAKAKO Ringsted Kommune \\rknas02.ringsted.int\users$\oakako\dokumenter\kommunens arkiver januar 2012.doc Side 1 af 17
Som alternativ har Lokalarkivet under Historiens Hus udarbejdet et forslag om, at kommunen opretter eget offentligt arkiv (selvstændig organisation med arkivlokale på Rådhuset), som kommunen afleverer papir- og e-arkivalier til. Alternativet er vurderet til at koste 2-400.000 mere end det anbefalede (anbefalet ud fra en snæver forvaltningsmæssig tilgang). Hvis der oprettes et kommunalt offentligt arkiv vil det betyde en betragtelig serviceforbedring og have den fordel, at arkivopgaven vil få en klar organisatorisk placering i kommunen. Arkivlov og arkiver Arkivloven sætter rammer for håndtering af kommunens arkivalier. Lovens formål er: 1) at sikre bevaring af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder 2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier 3) at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål, samt 4) at vejlede borgere og myndigheder i benyttelsen af arkivalier Rigsarkivaren har truffet beslutning om, hvad der som minimum er bevaringsværdige arkivalier (er anvendt ved vurderingen i notatet om omfanget af bevaringsværdige papirarkivalier). Kommunen kan herudover træffe beslutning om merbevaring. Bevaringsværdige arkivalier skal afleveres til et offentligt arkiv. Landsarkivet under Statens Arkiver er et sådant offentligt arkiv. Kommunen kan som alternativ oprette et kommunalt offentligt arkiv, der er en selvstændig organisation. Hvor e- arkivalier skal afleveres til et offentligt arkiv, kan papirarkivalier undtagelsesvis beholdes inden for den kommunale organisation. Kommunen har pt. ikke noget offentligt arkiv. Kommunens arkiv -lokaler er heller ikke arkiver i arkivlovens forstand. Det er magasiner, hvor der opbevares materiale, der ikke umiddelbart skal bruges i sagsbehandlingen. Magasinerne vil dog for en overkommelig udgift kunne opgraderes til arkivlokaler (krav om fugtstyringsanlæg m.m.). Kommunens lokalarkiv (Historiens Hus - Ringsted Arkiv) er heller ikke et offentligt arkiv i arkivlovens forstand. Lokalarkivet indsamler arkivalier af privat oprindelse fra personer, foreninger og virksomheder. Kommunen kan - selvom papirarkivalierne fra før kommunesammenlægningen i 1970 opbevares på Landsarkivet for Sjælland - fortsat have papirarkivalierne efter kommunesammenlægningen hjemme og organiseret i den kommunale organisation. Kommunen skal i så fald varetage arkivlovens formål jfr. ovenfor. Oprettelsen af et kommunalt offentligt arkiv kræver aktiv handling og politisk beslutning i byrådet. Her skal det sikres, at det kommunale arkiv kan varetage de formål, der fremgår af arkivloven. Der bør således tages stilling til arkivets organisatoriske placering, til arkivets kompetence og forpligtelser i forhold til forvalt- Side 2 af 17
ningen, til kravene til lederens uddannelse og forudsætninger, til sikring af bevaringen af arkivalier, til borgernes adgang til at benytte arkivalierne, herunder administrationen af arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser m.v. Persondataloven Persondataloven sætter også nogle rammer for kommunens håndtering af arkivalier. Persondatalovens 5 sætter således en tidsmæssig grænse for, hvor længe arkivalier med personoplysninger må være tilgængelig for sagsbehandlingen: Indsamlede oplysninger må ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. Sådanne arkivalier skal således - ikke nødvendigvis kasseres - men som minimum udskilles fra de øvrige arkivalier for at sikre borgeren mod, at forældede oplysninger indgår i sagsbehandlingen. Side 3 af 17
Kortlægning af papirarkivalier Papirarkivalierne fra kommunesammenlægningen i 1970 til nu, hvor der stort set ikke produceres papirarkivalier mere, er opmagasineret på de fem adresser, hvor kommunens centrale administration har til huse, samt på én ekstern 2 adresse. En status pr. oktober 2011 viser, at der opbevares 1.430 hyldemeter papirarkivalier: Papirarkivalier Meter I alt Beregnet antal sager Meter Heraf bevaringsværdigt Heraf personsager Heraf scanningsoriginal er Heraf opbevaring Børnesager og familiekonsulentsager 107 6.900 29 29 Sygedagpenge og barselsdagpenge 82 9.680 0 Mors (døde) 82 6.146 0 Sociale sager 31 2.928 1 1 Boligstøtte 22 1.000 5 5 Alders- og førtidspension 17 2.352 0 Underholdsbidrag 8 1.600 8 8 Udsorterede sager med CPR-nummer 01 34 34 34 Hjemmeplejejournaler 6 6 6 Øvrige personsager 81 32 32 Klagesager, aktindsigt m.m. - skønnet 10 10 10 Personsager i alt 480 30.606 125 125 Journalsager 280 21.806 74 Beslutningsprotokoller 38 38 Budget- og regnskabsmateriale 169 8 Scannede byggesager 204 204 204 Scannede personalesager 20 20 20 Øvrigt 240 115 14 I alt 1.430 52.412 584 125 224 14 Arkivalierne er fordelt på følgende magasiner: Hyldemeter Kapacitet Heraf udnyttet Rådhuset 774 320 Hækkerupsvej 40 60 Zahlesvej 335 246 Rønnedevej (incl. 204 på ekstern adresse) 600 467 Nørregade 522 338 I alt 2.272 1.430 Kommunen kan fremadrettet vælge at beholde papirarkivalierne 3 i kommunen frem for at aflevere dem til Landsarkivet for Sjælland. Dette skønnes under alle omstændigheder billigere. Aflevering af de bevaringsværdige arkivalier til Landsarkivet for Sjælland ville efter gældende takster koste ca. 1 mio. kr. Magasinet på Rådhuset vil til sammenligning kunne opgraderes til arkivlokale i arkivlovens forstand for en udgift af ca. 100.000 kr. (fugtighedsstyring m.m.). Hvis kommunen vælger at beholde arkivalierne hjemme, er det dog kommunen, der skal varetage arkivlovens formål, herunder stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder samt vejlede i benyttelse (hvis arkivalierne blev afleveret til Landsarkivet for Sjælland, ville dette skulle varetage arkivlovens formål). Vareta- 2 Der er opmagasineret 204 hyldemeter originalmateriale for indscannede byggesager på ekstern (kommunal) adresse. 3 E-arkivalierne skal dog fortsat afleveres til et offentligt arkiv. Side 4 af 17
gelse af arkivlovens formål i kommunen vil kræve større arkivfaglig understøttelse, end tilfældet er nu. Hvis ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres, skønnes det, at de 584 hyldemeter bevaringsværdige arkivalier - plus eventuelt besluttet merbevaring samt bevaringsværdige arkivalier fra skoler og institutioner - vil kunne arkiveres på Rådhuset, hvor kapaciteten er på 774 hyldemeter. Det anbefales af økonomiske grunde, at kommunen beholder papirarkivalierne hjemme. Det forudsætter dog - grundet kommunens varetagelse af arkivlovens formål - en styrkelse af organisationen med arkivfaglig kompetence.. Indscanning af papirarkivalier Af de 584 hyldemeter bevaringsværdiger arkivalier er der 224 hyldemeter arkivalier (byggesagsarkiv samt personalesager), der ikke er kasseret, uanset at de er indscannet i Acadre. I den daglige administration foretages således opslag i det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssysstem, Acadre. Originalmaterialet opmagasineres som backup, hvis det skulle vise sig, at der er sket fejl ved indscanningen. Både Teknisk Forvaltning og HR-staben har haft behov for adgang til originalmaterialet i forbindelse med sagsbehandlingen. Det har under de interviews med forvaltningens medarbejdere, der er foretaget under kortlægningen, været drøftet om man burde indscanne andre papirarkivalier, så de kunne tilgås fra Acadre. Vurderingen er, at medmindre det vil give fordele i forhold til tilgængeligheden i forbindelse med den daglige administration, skønnes der ikke at være grund til at indscanne flere sager. Bl.a. fordi en eventuel administrativ og arkivlokalemæssig fordel skønnes at blive mere end opvejet af risikoen for at miste bevaringsværdige data i forbindelse med scanningen (hvis originalmaterialet derefter blev kasseret). Samme hensyn kunne føre til, at originalmaterialet for de allerede indscannede personalesager og byggesager fortsat bevares. Der bør i forbindelse med en gennemgang af papirarkivalierne foretages en nærmere vurdering af behovet for at bevaring af originalmaterialet. Også af andre grunde kan det være hensigtsmæssigt at beholde originalmateriale (citat fra vejledning nr. 1000 om kassation af arkivalier): Kommunerne skal dog være opmærksomme på, at der kan være andre juridiske grunde til ikke at kassere originale papirdokumenter. Den Digitale Taskforce har oplyst, at der er en række dokumenter, hvor der er knyttet retsvirkninger til besiddelsen af selve dokumentet (f.eks. skøder og ihændehaverbeviser). Den Digitale Taskforce har refereret til en konkret sag, hvor de to landsretter over for Justitsministeriet har udtalt, at man i lyset af digitaliseringen af bl.a. den offentlige sektor vil være åben over for anvendelsen af indskannede dokumenter, men at det må vurderes i den enkelte konkrete sag. På et enkelt sagsområde - førtidspensioner - vil det være hensigtsmæssigt at indscanne sagerne, da disse i sagens natur er i administrativ brug en længere årrække. Heller ikke her bør originalmaterialet kasseres før sagerne er afsluttede (hvorefter sagerne skal udskilles jfr. ovenfor 5 i persondataloven). Side 5 af 17
Bevaring og kassation af papirarkivalier De to største klumper arkivalier er 1) journalsager (Organisering, planlægning, økonomi samt sager om kontrol, aktindsigt og klager) - i alt 280 hyldemeter og 2) personsager - i alt 480 hyldemeter. Som hovedregel skal journalsager af overordnet karakter bevares, mens afsluttede rutinesager - efter kategori - kan kasseres efter 5 eller 10 år. Det blev allerede, da den enkelte sag blev oprettet, vurderet om den var bevaringsværdig eller blot var en rutinesag. I langt de fleste tilfælde holder denne vurdering stik, hvorfor det ville være relativt let at kassere sager efter 5 henholdsvis 10 år. En sag kan imidlertid have ændret karakter fra en rutinesag, der kan kasseres, til en sag af overordnet karakter, som har.. historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder.. Der skal derfor gøres en vurdering af dette forhold, forinden en sag eventuelt kasseres. For personsager er hovedreglen, at papirsager med CPR-nummer 01 bevares, mens resten kan kasseres. Hovedreglerne gælder dog ikke følgende for sager: anbringelsessager anmodninger om aktindsigt ankesager, der går kommunen imod klager over kommunes sagsbehandling Nogle sager om aktindsigt, anker eller klager indgår i selve person- eller journalsagen. Det gælder bl.a. for sagerne i Børn og Unge Rådgivningen, hvor eksempelvis klagesager først for nylig er skilt ud som selvstændige sager. Det vil blive nødvendigt at se efter i hver enkelt sag (også i journalsager) for disse forhold, inden eventuel kassation. Mens der ikke er et lovgivningsmæssigt krav om udskillelse - med henblik på kassation - af journalsager 4, skal afsluttede personsager udskilles fra det aktive arkiv. Det skyldes bestemmelsen i persondatalovens 5:.. Indsamlede oplysninger må ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles." Hvis kommunen som forudsat beholder arkivalierne hjemme, skal som minimum de afsluttede personsager udskilles og samles på ét sted. Herefter skal det - af hensyn til administration af 5 i persondataloven - være en central instans (f.eks. Byrådssekretariatet), der skal tage stilling til, om oplysningerne fra disse afsluttede sager kan indgå i en eventuel senere sagsbehandling for borgeren. Datatilsynet vil kunne vejlede i forbindelse med en sådan afgørelse. Samtlige arkivalier skal - også hvis der ikke sker kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier - under alle omstændigheder opbevares i arkivlokaler, som kan 4 Medmindre de skal afleveres til landsarkivet. Side 6 af 17
godkendes af Statens Arkiver. Selvom der kun ville bliver tale om mindre udgifter hertil, vil det billigste dog være, at samle arkivalierne på ét sted (Rådhuset). Hensynet til at kunne varetage ansvaret for arkivalierne tilsiger også at samle dem på ét sted. Det anbefales - for at kunne samle arkivalier på ét sted - at ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres, og bevaringsværdige arkivalier arkiveres på Rådhuset med Byrådssekretariatet som arkivansvarlig. Kassation af papirarkivalier - hvornår og hvordan Når arkivalierne ikke længere har administrativ eller retlig interesse for kommunen kan de ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres og de bevaringsværdige arkivalier gennemgå et afleveringsforløb (soignering, pakning, mærkning, beskrivelse og opbevaring). Afleveringsforløb (til Landsarkivet for Sjælland eller - som anbefalet - til kommunalt arkivmagasin på Rådhuset) omfatter følgende aktiviteter: Bevaringsværdige sager udskilles. Soigneres for metalclips og plastic og pakkes i autoriserede kasser til bevaring. Samtlige sager gennemgås for anmodninger om aktindsigt samt for klager, de er gået kommunen imod - eller for klage over sagsbehandlingen. Hvor sådanne har indgået i selve sagen, oprettelse særskilte sager (eller hele sagen bevares). Ikke-bevaringsværdige sager kan kasseres jfr. kassationsfristerne. Kassationsfrister for papirsager: Generelt er der ikke oprettet papirsager siden 2005, hvor Acadre blev taget i brug. Da de fleste sager hverken har administrativ eller retlige interesse for kommunen, når der er gået 10 år, vil samtlige sager, der ikke er bevaringsværdige, kunne kasseres i 2015. Strategi I: Soignering af arkiv finder sted, når de fleste arkivalier helt sikkert ikke mere har administrativ eller retlige interesse; dvs. i 2015. Strategi II: Soigneringen kan umiddelbart i sættes i gang for sager fra 1970 til og med 2001, idet ikke-bevaringsværdige sager, som fortsat kan have administrativ eller retlig interesse for kommunen, placeres i et kassationsarkiv. Det anbefales, at gennemgang af papirarkivalier igangsættes med henblik på at kassere ikke-bevaringsværdige papirarkivalier, og at arkivalierne flyttes til Rådhuset. Det anbefales endvidere at involvere lokalarkivet under Historiens Hus, der vurderes at have de nødvendige arkivfaglige forudsætninger for at løse opgaven. Side 7 af 17
Arkivalier på skoler og institutioner Der er behov for at træffe beslutning om gennemgang af arkivalier på skoler og institutioner. Kortlægning af arkiveringsversioner af IT-systemer Som det fremgår af foregående fylder papirarkivalierne umiddelbart meget, når talen kommer på arkivalier. Dette vil dog fremover kun udgøre en begrænset del af arkiveringsproblematikken. Det store felt handler om e-arkiverne. Som for papirarkivaliernes vedkommende har Statens Arkiver også bestemt, hvilke it-systemer, der indeholder bevaringsværdige data. Med e-arkivalierne skal der - udover de hensyn, der tages til papirarkivalierne - tages hensyn til følgende: Der skal arkiveres bevaringsværdige data om alle borgeres sager, hvor papirarkivalierne for de fleste personsager kun skal bevares for borgere med CPR-nummer 01. Data er lagret, så de kræver et bestemt it-system for at kunne læses. Kravet til arkivering af bevaringsværdige data er, at data skal kunne læses - også om 100 år. Derfor skal der laves en såkaldt standardiseret arkiveringsversion af data i det enkelte it-system. Statens Arkiv har fastsat standarden for, hvorledes en arkiveringsversion skal se ud. Ved anmeldelsen af det enkelte IT-system til Datatilsynet, har kommunen i henhold til persondataloven fastsat en frist for sletning af uaktuelle personoplysninger. Der skal - inden sletning af personoplysninger - afleveres en arkiveringsversion af data til offentligt arkiv. Dette sætter i sig selv en frist for, hvornår der skal udarbejdes en arkiveringsversion. Arkivhensyn tilsiger, at der - af hensyn til sikring af bevaringsværdige data - ikke må gå mange år mellem udarbejdelse af arkiveringsversioner. Statens arkiver anbefaler, at der udarbejdes en arkiveringsversion mindst hvert 5. år. Både af hensyn til borgernes retssikkerhed (personoplysninger skal slettes, når de er uaktuelle) og af tekniske hensyn (systemer ændres hyppigt). Kommunen driver pt. følgende IT-systemer der indeholder bevaringsværdige data: Side 8 af 17
System Arkivdanner Taget i brug 5 års "frist" overskredet Status på aflevering af arkiveringsversion til offentligt arkiv Win PPR UPPR * * Arkiveringsversion afleveret januar 2012 til Statens Arkiver BB Journal Nebs Møllegård 2 /11 2009 Nej * Novax Sundhed Småbørn og Skole Sundhedstjenesten 1/5 2009 Nej * Acadre Byrådssekretariatet 1/2 2005 Ja Arkiveringsversion planlagt afleveret inden udgangen af 2013, eventuelt i forbindelse med valg af system efter udbud CSC Vitae Myndighedsenheden 1/1 2001 Ja Arkiveringsversion planlagt afleveret inden udgangen af 2013, eventuelt i forbindelse med valg af system efter udbud Modulex TEA Børne og kulturforvaltningen 1/8 2005 Ja Forventes afleveret Inden udgangen af 2012 Bosted System Socialpsykiatrien 1983 Ja Leverandøren er ved at udarbejde et arkivmodul. Modulet forventes ifølge leverandøren klart i løbet af 2012. Herudover bruger kommunen en række KMD-systemer. Hertil har kommunen købt produktet KMD-arkivering, som bruges til at fremstille arkiveringsversioner direkte til Landsarkivet for Sjælland: KMD Institution, KMD S&A, KMD ØS, KMD Arbejdsevnemetode og KMD Aktiv. Endvidere KMD Valgopgørelse som afleveres centralt fra KMD. Som det fremgår af tabellen er vi bagud for 4 systemers vedkommende. Udgifterne for at få udarbejdet arkiveringsversioner er begrænsede for de små systemer s vedkommende, men relativt store for de to store systemer: Acadre og CSC Vitae. Arkiveringsversion for Acadre vil ifølge leverandøren, Traen, kunne løbe op i ca. 1 mio. kr. Leverandøren formulerer sig således: Prisoverslag på 1 mio. kr. dækker en samlet aflevering inkl. køb af nødvendig software. Prisen er bygget op omkring to hovedelementer: 1. TIFF-converter som er motoren i konverteringen af dokumentarkiv til TIFF og 2. konsulentydelser til gennemførelsen af konvertering og aflevering. Opgaven vil i givet fald blive gennemført således: a) Installation af en tiffconverter, b) Konvertering af dokumenter fra periode 2005-2011 (ca. 1,5 mio. dokumenter), c) Gennemførelse af aflevering til modtagende arkiv (lokalt 7 arkiv eller Statens Arkiver) og d) Evt. efterfølgende sletning og Side 9 af 17
kassation af sager. Der er ikke periodeskift eller oprydning af data med i overslaget. Når udgiften løber op i det relativt store beløb, skyldes det bl.a., at der er arkiveret dokumenter i PDF-format (der må kun forekomme dokumenter i det såkaldte TIFF-dataformat i arkiveringsversionen). Fremadrettet vil der under alle omstændigheder være behov for at standardisere anvendelsen af Acadre - eller for den sags skyld det system, som vinder udbuddet af Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem som forventes at finde sted i 2013 - for at sikre en ensartet og korrekt arkivdannelse i fremtiden. Dette forventes at kunne reducere udgifterne til efterfølgende arkiveringsversioner. Arkiveringsversion for CSC Vitae vil ifølge leverandøren, CSC, løbe op i 270.000 kr. samt årlig vedligeholdelse på 25.000 kr. (foreløbige priser). Leverandøren formulerer sig således: Da aftalen er ved at blive revideret som følge af den nye arkiveringsbekendtgørelse, kan CSC ikke oplyse eksakte priser. Disse foreligger senere på måneden. Selve arkiveringen vil først kunne påbegyndes i starten af det nye år, da de pt. har en lang række kommuner som arkiverer efter den gamle bekendtgørelse og som skal være afsluttede i 2011. Priser: a) Basis vederlag for arkiveringssoftware kr. 4/borger, b) Gennemførelse af arkiveringsprojekt, 120 timer, kr. 138.000 og c) Vedligehold, kr. 0,72/borger/år. CSC løser hovedparten af den samlede opgave fra hjemtagning af data, konvertering af data til de af arkivet fastlagte formater og datastrukturer, samt sørger for aflevering til arkivet og indhentning af dets godkendelse af arkiveringen. Processen varer typisk 6-9 måneder fra start til slut. Kommunens opgave i forbindelse med arkiveringen ligger i at indgå en aftale med et arkiv om arkiveringen, herunder sørge for at CSC modtager evt. Ringsted-specifikke arkiveringskrav, som det enkelte arkiv kan lægge oven i den generelt godkendte arkiveringsversion som CSC og Statens Arkiver har aftalt. Endvidere vil Kommunen skulle bidrage med beskrivelser af vores brug af VITAE i Ringsted, hvilket er et krav fra arkiverne til de data som skal indgå i den samlede arkivering. Forvaltningen forventes at bruge tre dage til at udfylde diverse blanketter. Ikke-bevaringsværdige IT-systemer med personoplysninger Kommunen har - udover ovennævnte systemer - også elektroniske arkiver med personoplysninger, der ikke er bevaringsværdige. Her skal det af hensyn til borgernes retssikkerhed sikres, at personoplysninger slettes, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for oplysningerne. Side 10 af 17
Organisering Kortlægningen af såvel papirarkivalier som e-arkivalier har afdækket den gældende organisering af området. Ansvaret for arkivforholdene er placeret i den enkelte forvaltning, hvorfor et samlet overblik over kommunens arkivalier mangler. Der er god viden hos de enkelte arkivdannere (HR-Stab, Dagpengekontor osv.) i forvaltningerne, men da området kun fylder lidt i den enkelte forvaltning, er der heller ikke hér opbygget tilstrækkelig arkivfaglig viden. Ikke mindst af den grund har det været nødvendigt at trække på faglig støtte fra Lokalarkivet under Historiens Hus til at udarbejde foreliggende notat. Der skønnes behov for at få placeret et centralt ansvar for opgaven; f.eks. gennem nedsættelse af en tværforvaltningsgruppe centralt forankret. Det foreslås at der - med reference til kommunaldirektøren/sekretariatschefen - nedsættes en rådgivende/administrerende arkivstyregruppe - med Byrådssekretariatet som formand - med følgende kompetencer/viden: Viden og overblik over IT-anvendelsen samt IT-sikkerheden (it-afdelingen) ESDH-anvendelse (byrådssekretariatet) Arkivlov/regler, arkivskik (Historiens Hus) Kommunaldirektør Arkivstyregruppe ESDH gruppen Forvaltning Forvaltning Forvaltning Med baggrund i rådgivningen fra gruppen sætter kommunaldirektøren de nødvendige initiativer i gang i forvaltningerne. Drift af arkivstyregruppen skønnes at koste fire timer ugentligt for hver af de tre personer svarende til ca. 200.000 kr. årligt. Side 11 af 17
Økonomi Samlet er der behov for at hæve budgettet årligt med 550.000 kr. til drift af arkiv og arkivstyregruppe samt til løbende udgift til efterfølgende arkivversioner af Acadre og CSC-Vitae. I årene 2013 og 2014 bliver udgiften højere på grund af førstegangsarkiveringsversion af Acadre og CSC-Vitae samt til soignering, pakning og flytning af arkivalier. Samlet oversigt over behov for ekstra budget: Mio.kr. 2013 2014 2015 2016 Opgradering af Rådhusets magasin til 0,15 arkiv Soignering og pakning af 0,08 papirarkivalier (excl. personaleressourcer) Flytning af arkivalier til Rådhuset 0,08 Anskaffelse af søgesystemt 0,05 Arkiveringsversioner af Acadre og 1,27 CSC Vitae Løbende udgift til arkiveringsversioner 0,25 0,25 0,25 0,25 til Acadre og CSC Vitae (erstatter fremadrettet engangsudgift på 1,27 mio. kr.) Årlig abonnement for CSC Vitae 0,03 0,03 0,03 0,03 Afgift til Statens arkiver for opbevaring 0,03 0,03 0,03 0,03 af e-arkivalier Drift af papirarkiv 0,05 0,05 0,05 0,05 Drift af arkivstyregruppen 0,20 0,20 0,20 0,20 I alt 1,82 0,91 0,55 0,55 Alternativt forslag fra lokalarkivet under Historiens Hus Kommunen kan som alternativ til aflevering til det offentlige arkiv, Landsarkivet for Sjælland, vedtage at oprette et kommunalt offentligt arkiv (en selvstændig kommunal organisation kaldet et 7-arkiv med henvisning til arkivlovens 7). Vejledning til forvaltninger og borgere kan blive mere specifik og brugbar, både med hensyn til benyttelse af arkivalier og i forbindelse med selve arkivdannelsen, der jo starter allerede ved journaliseringen. Den oven for anbefalede løsning er en minimumsløsning, hvor der fokuseres på at løse snævre forvaltningsmæssige arkivforhold. Den alternative løsning sætter fokus på en organisatorisk løsning, hvor Lokalarkivet, der er en del af Historiens Hus, får en central placering. Der er i bilag til notatet redegjort for det ekstra arkivfokus, som et kommunalt offentligt arkiv vil kunne give. Der er beskrevet 2 modeller afhængig af ønsket serviceniveau. Side 12 af 17
Opsummering af anbefalinger 1. Kommunen afleverer (også) fremover (e)arkivalier til Landsarkivet for Sjælland. Kommunen beholder papirarkivalierne hjemme og varetager de arkivmæssige formål for disse. 2. Magasinet på Rådhuset opgraderes til arkivlokaler i arkivlovens forstand og samtlige bevaringsværdige arkivalier arkiveres her. Af pladsmæssige årsager er det en forudsætning, at alle ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres. Originalmateriale for scannede byggesager og personalesager vil dog også kunne arkiveres på Rådhuset, hvis disse ikke kasseres. Der indscannes - bortset fra førtidspensionssager - ikke yderligere sager. 3. Der etableres en administrerende gruppe bestående af repræsentant fra Byrådssekretariatet (ansvarligt for Acadre), repræsentant fra IT-staben (sikkerhed med persondata samt med overblik over kommunens ITsystemer) samt lederen af Lokalarkivet (særligt arkivfaglig viden). Byrådssekretariatet har gennem formandskabet det arkivmæssige ansvar. Det skønnes, at lederen af lokalarkivet skal involveres med hvad der svarer til 4 timer om ugen, ligesom der skal afsættes et tilsvarende ressourceforbrug for medlemmerne fra Byrådssekretariatet og IT-afdelingen. 4. Sager med persondata afsluttet indtil år 2000 bør gennemgås umiddelbart og ikke-bevaringsværdige arkivalier kasseres. Sager afsluttet efter år 2000 bør gennemgås senest år 2015 med henblik på kassation. Motivationen er både persondatalovens 5 samt behovet for reduktion af papirmængden grundet anbefalingen om at samle alle bevaringsværdige arkivalier i arkivlokale på Rådhuset. 5. Sager uden persondata afsluttet indtil år 2000 kan gennemgås umiddelbart med henblik på kassation. Sager afsluttet efter år 2000 kan gennemgås fra år 2015 med henblik på kassation. Motivationen er behovet for reduktion af papirmængden grundet anbefalingen om at samle alle bevaringsværdige arkivalier i arkivlokale på Rådhuset. 6. Samme hensyn kunne føre til, at originalmaterialet for de allerede indscannede personalesager og byggesager kasseres. Der bør i forbindelse med en gennemgang af papirarkivalierne foretages en nærmere vurdering af behovet for at bevaring af originalmaterialet. 7. Der skal træffes beslutning om gennemgang af arkivalier på kommunens skoler og institutioner, ligesom det skal vurderes, hvordan arkivalier fra forsyningsvirksomhederne skal håndteres. 8. Budgettet i 2013 øges med 1,82 mio. kr., i 2014 med 0,91 mio. kr. og fra 2015 med 0,55 mio. kr. årligt i forhold til budget 2012. Side 13 af 17
Side 14 af 17
Bilag: Opgaveportefølje og fordele ved oprettelse af lokalt kommunalt arkiv Det er tilsyneladende billigst for kommunen at aflevere arkivalier til Landsarkivet for Sjælland. Men der er mange fordele ved at oprette et lokalt kommunalt arkiv i faglig tilknytning til det eksisterende lokalarkiv i Historiens Hus: Ansvaret for kommunens fremtidige arkivdannelse bliver placeret hos en faglig enhed, der kan sikre at Ringsted Kommune overholder sine lovmæssige forpligtelser, og som kan give kompetent arkivfaglig vejledning til kommunens forvaltninger. Det giver basis for fremtidige ressourcebesparelser i hele organisationen i form af færre uhensigtsmæssigheder i journaldannelsen, fokus på arkivering ved køb af nye it-systemer, tættere kontakt med Statens Arkiver og arkivfaglige netværk i KL m.m. Ansvaret for og kilderne til Ringsteds kulturhistorie samles - og bevares tæt på det samfund, der har særlig interesse i dem. Borgere og forskere kan benytte samlingerne på arkivets læsesal, hvilket er en klar forbedring ift. nu, hvor de kommunale enheder kun sjældent har mulighed for at stille egentligt studielokale til rådighed, og hvor arkivbrugeren må rundt på flere forskellige adresser i Ringsted og København for at få adgang til arkivmaterialet. Historiens Hus kan på sigt samle registranterne af alle kilder til Ringsted historie; arkivmateriale (den kommunale administrations dokumentation såvel som privat skabte lokalhistoriske arkivalier), genstande og lokalhistorisk litteratur i én digital indgang. Den faglige kompetence for at drive lokalt kommunalt arkiv er allerede til stede i Historiens Hus og dermed kan man med få ekstra ressourcer skabe en solid enhed. Kommunearkiv model 1: Frikøb af arkivleder 4 timer, nyansættelse arkivar 30 timer/ugl. Arkivet sikrer, at lovgivningen på arkivområdet følges. Arkivet holder sig orienteret om gældende lovgivning og praksis, og holder kontakten med Statens Arkiver og relevante faglige netværk. Arkivet udarbejder og vedligeholder generelle retningslinjer for journalisering, kassation og bevaring (arkivinstruks) og vejleder i varetagelsen af arkivmæssige hensyn i Ringsted Kommune. Arkivet udvikler og afholder kurser i journalisering (i samarbejde med ESDH-gruppen) Arkivet bistår med vejledning ved indkøb af nye it-systemer. Arkivet overtager ansvaret for papirarkivalierne og sørger for kassation, soignering, registrering, pakning, flytninger og styrer evt. indscanningsprojekter. Arkivet sikrer mulighed for løbende kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier fra Ringsted Kommune. Arkivet sikrer mulighed for merbevaring, når lokale forhold taler herfor. Arkivet er i samarbejde med afleverende myndighed ansvarlig for arkivering af data fra kommunens it-systemer og periodeafslutninger; Arkivet planlægger, godkender og gennemfører periodeskift og aflevering via e- arkiveringskonsulent (Landsarkivet for Sjælland). Side 15 af 17
Arkivet stiller de kommunale arkivalier til rådighed for myndigheder, borgere og forskning (dag-til-dag levering, hastesager til forvaltninger kan som regel leveres samme dag.) Arkivet kan desuden bistå i sager om aktindsigt. Det kommunale arkivmateriale indgår i den forskning og formidling, som Historiens Hus varetager, og samlingerne bidrager derved til øget viden om kommunens historie. Forvaltningernes/kommunale enheders opgaver: Forvaltningerne efterlever retningslinjerne for god arkivskik, som beskrevet af arkivet. Retningslinjerne besluttes i en ny rådgivende Arkivstyregruppe under kommunaldirektøren. Arbejdet koordineres i ESDH-gruppen. Forvaltningerne skal inddrage arkivet, når nye it-systemer skal anskaffes. Forvaltningerne skal forberede data til arkiveringsversioner og desuden fejlrette data (eller få systemleverandør til at rette data) efter e-arkiveringskonsulentens anvisninger. Kommunearkiv model 2: Frikøb af leder 4 timer/ugl., tilkøb arkivar 10 timer/ugl. Arkivet vejleder i varetagelsen af arkivmæssige hensyn i Ringsted Kommune. Arkivet sikrer, at lovgivningen på arkivområdet følges. Arkivet sikrer, at forvaltningerne kender deres ansvar for at foretage løbende kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier fra Ringsted Kommune. Arkivet sikrer mulighed for merbevaring, når lokale forhold taler herfor. Arkivet holder sig orienteret om gældende lovgivning og praksis, og holder kontakten med Statens Arkiver og relevante faglige netværk. Arkivet stiller de kommunale arkivalier til rådighed for myndigheder, borgere og forskning (uge-til-uge levering, normalt ingen mulighed for hurtigere levering af hastesager). Det kommunale arkivmateriale indgår i den forskning og formidling, som Historiens Hus varetager, og samlingerne bidrager derved til øget viden om kommunens historie. Den enkelte kommunale enhed kan tilkøbe arkivfaglig bistand til arkivopgaver. Forvaltningernes/kommunale enheders opgaver: ESDH-gruppen udarbejder, vedligeholder og implementerer generelle retningslinjer for journalisering, kassation og bevaring (arkivinstruks). Retningslinjerne besluttes i en ny rådgivende Arkivstyregruppe under kommunaldirektøren. Den kommunale enhed har ansvaret for egne papirarkivalier og sørger for kassation, soignering, pakning, flytninger og evt. indscanningsprojekter frem til overdragelse til det kommunale arkiv. Den kommunale enhed er forpligtet til at inddrage arkivet i en vurdering af behovet for merbevaring. Den kommunale enhed er ansvarlig for arkivering af data fra egne itsystemer og for periodeafslutninger; forvaltningerne planlægger, godkender og gennemfører periodeskift og aflevering via e-arkiveringskonsulent Side 16 af 17
(NEA eller SA). Den kommunale enhed forbereder data til arkiveringsversion. Fejlretter data (eller får systemleverandør til at rette data) efter e- arkiveringskonsulentens anvisninger Sikrer sig, at arkiveringsmodul er implementeret i nye it-systemer. Side 17 af 17