Rapport fra arbejdsgruppe arkivering

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune, Mogens Caspersen, Nørre Djurs Kommune, Jette Simonsen, Rougsø Kommune og formand Trine Grejsen, Grenaa Kommune 0

Indhold Forord... 2 Hvad er arkivalier?... 2 Kortlægning af arkivforhold... 2 Afvikling af de gamle kommuners arkiver... 3 Instruks for ordning af arkivalier, der skal overdrages til Norddjurs Kommune... 3 Overdragelse af arkivalier... 4 Hvad kan der ske med sagerne... 4 Administrativt nærarkiv... 4 Administrativt fjernarkiv... 5 Elektroniske data... 5 Arkivalier omfattet af arkivlovens bestemmelser om tilgængelighed... 6 a) Aflevering til Statens Arkiver... 6 b) Egenopbevaring... 6 c ) Aflevering til kommunalt ejet 7 arkiv... 7 Anbefalinger... 8 Love, vejledninger og retningslinier:... 9 Bilag 1: Statusbeskrivelse vedr. arkivforhold Bilag 2: Orientering om aflevering af elektroniske arkivalier 1

Forord Kommunalreformen indebærer, at alle kommuner både får nye og afstår opgaver. Nedlæggelsen af tidligere kommuner og amter og oprettelsen af ny kommune stiller store krav til håndteringen af de sager og dokumenter på papir eller elektroniske, der knytter sig til myndighedernes opgaver. De eneste, der har prøvet det i nyere tid og med svigtende held er Bornholm, hvor det har vist sig at være både dyrt og dumt at nedprioritere dette område. Arkivopgaven er måske ikke den første, der trænger sig på, når der også skal tages stilling til fysisk placering, serviceniveau og budgetter. Men manglende styring af området kan føre til en situation, hvor sagerne fra de 4 kommuner og fra amtet ikke kan genfindes på den anden side af 1.1.07. Det er resursekrævende i medarbejdere, der skal bruge tid på at lede eller lave arbejdet igen, men det er også en serviceforringelse i forhold til ekspeditionstid, ensartethed i sagsbehandlingen, etc. Endelig er der også et par juridiske aspekter. Derfor skal Norddjurs Kommune have styr på, hvor aktive sager befinder sig, samt have adgang til sager fra de 4 gamle kommuner, sammenlægningsarbejdet og amtet. Hvad er arkivalier? Arkivalier er de medier (papir, elektronisk lagrede data, foto, film, lyd etc.), der indeholder informationer, som kommunen har opsamlet i forbindelse med dens virksomhed. Arkivalier kan være skabt, modtaget eller rekvireret af kommunen. Arkivet er den samlede mængde af disse medier uanset alder eller placering. Undtagelsen er samlinger af publiceret materiale, Karnov, Danske Kommuner etc. Kortlægning af arkivforhold Som første led i en kortlægning af arkivforhold har arbejdsgruppen lavet en statusbeskrivelse vedrørende arkivforhold. (bilag 1) Den har vist at arkivforholdene er stort set de samme i alle kommunerne. Nedenstående er en kort opsummering af de undersøgte forhold. A. Politikker og værdigrundlag. Der er ingen særlige målsætninger for arkiverne, og der merbevares ikke systematisk, undtagen i Grenaa Kommune, hvor Egnsarkivet merbevarer lokalhistorisk dokumentation. B. Organisering Alle afdelinger er selv ansvarlige for nærarkiver og for klargøring til arkiv. I Nørre Djurs Kommune og Rougsø Kommune er afdelingen også ansvarlig for sagerne i fjernarkivet. I Sønderhald Kommune og Grenaa Kommune sorterer fjernarkivfunktionen under fællessekretariatet. C. Personaleforhold Generelt er der ikke særligt personale til arkiv opgaven. I Sønderhald Kommune er der normering til at sætte på plads og kassere i arkivet. I Grenaa Kommune er der dagligt personale, der ekspederer, sætter på plads og kasserer i fjernarkivet. Desuden er der tilknyttet faguddannet arkivar. D. Bygningsforhold og arkivaliernes omfang Alle har såkaldt egenopbevaring i kælderarkiver under rådhuset og anvender godkendte æsker til opbevaring. Der er ingen ledige hylder. Resten ligger i nærarkiver, skuffer og 2

skabe hos sagsbehandlerne. De 4 forvaltningers samlede arkiver har et omfang af ca. 6 hyldekilometer, hertil kommer arkivalier hos de enkelte institutioner. Kun Sønderhald Kommune har afleveret til Statens Arkiver frem til 1970 og Grenaa Kommune har afleveret ældre dele til egen arkivinstitution. E. Specielle forhold Grenaa Kommune har oprettet et offentligt arkiv i henhold til 7 i arkivloven med reference til Fællessekretariatet og arkivet må derfor modtage kommunale arkivalier på samme betingelser som Statens Arkiver. Som en del af Fællessekretariatet udsteder arkivet retningslinier for varetagelse af arkivmæssige hensyn og fører tilsyn med at de overholdes. F. Journalplaner Der er indført KL-journalplan i alle forvaltninger og kassable arkivalier kan udskilles via denne. G. Bevaringsværdige elektroniske systemer. Alle har tilsluttet sig KMD-arkivering, der tager vare på aflevering fra disse systemer. For de øvrige bevaringsværdige systemer: Zealand Care, Tabulex og Win PPR er den enkelte kommunes ansvar at få fremstillet eller købt arkiveringsversioner efter Statens Arkivers anvisninger, inden sletning og senest ved myndighedsnedlæggelse 31.12.2006. Forhold vedr. øvrige systemer samt adgangen til elektronisk lagrede data efter 1.1.2007, er ikke en del af denne rapport, da det sorterer under Fokusgruppe IT-området. Afvikling af de gamle kommuners arkiver Kortlægningen har blotlagt behovet for en større oprydning med henblik på kassation og ordning af de eksisterende arkiver. Og når dette er gjort skal der laves en mere detaljeret kortlægning over det resterende og hvor det befinder sig. Der har arkivgruppen følgende forslag. Instruks for ordning af arkivalier, der skal overdrages til Norddjurs Kommune Den enkelte kommune sørger for, at der bliver ryddet op, bevaret efter arkivbekendtgørelsen og kasseret efter KL s vejledende frister, begge dele under hensyntagen til lokale beslutninger. I den forbindelse skal der laves registre over alle del arkiver. En del af de 6 hkm. arkivalier er p.t. ved at blive reduceret ved frasortering af arkivfremmed materiale, overførsel til andre myndigheder og kassation. Men der vil stadig være en væsentlig mængde tilbage, der skal kunne gøres rede for og fremfindes efter 1.1.2007. At dette kan lade sig gøre er den afgivende kommunes ansvar og der skal afsættes resurser til området. Aktive sager lukkes 31.12.06 og overdrages i renset tilstand til den nye kommune. Ansvarlig sagsbehandleren. Afsluttede papirsager, renses og pakkes i godkendte arkiv æsker, mens de kassable påføres kassations år. Der udarbejdes fortegnelse over de enkelte arkivdele på sagsniveau. Dette arbejde skal være færdigt 1.8.2006. Ansvarlig: Der udpeges en ansvarlig fra hver afdeling. 3

Afsluttede sager, hvor vejledende kassationsfrister er overskredet bortskaffes inden 1.1.07. Ansvarlig: Der udpeges en ansvarlig fra hver afdeling. Skattearkiver overføres til Skat Ansvarlig: Skat kvitterer for, at de har taget det de skal bruge, når de henter materialet. Herefter kan der kasseres og bevares efter bekendtgørelsen Data i elektronisk form. Der produceres udtræk af bevaringsværdige systemer. Ansvarlig: Fagforvaltningen fremskaffer afleveringsudtræk efter Statens Arkivers anvisninger. Først herefter kan der foretages sletning/ kassation i disse systemer. Der sikres adgang til e-arkiv fra gamle kommuner via konvertering eller andet. Der er til dette formål udarbejdet et udkast til en oprydningsvejledning, så alle afdelinger får klare retningslinier for arbejdet med kassation, ordning, registrering og pakning, den tilpasses valget af arkivstrategi. Overdragelse af arkivalier Hvad kan der ske med sagerne. Ovenstående resulterer i 4 arkivdele, der skal tages stilling til: Kommunale arkivalier Administrativt nærarkiv Hos afdelingen Administrativt Fjernarkiv Hos sekretariatet Elektroniske arkivalier skal afleveres Historisk arkiv Frit tilgængeligt kan afleveres Administrativt nærarkiv Overdragne sager fra de gamle kommuner i administrativt eller retlig brug Sammenlægningsudvalgets arbejde 4

Disse sager er skabt af de gamle kommuner eller amtet og må ikke blandes med Norddjurs Kommunes arkiv, men indholdet skal bruges af Norddjurs Kommune fra 1.1.07. Undtaget fra denne regel er sociale personsager, personalesager og byggesager, der kan indordnes i Norddjurs Kommunes arkiv med tydelig angivelse af tidligere myndighed, det samme gælder sammenlægningsudvalgets arkiv. Arkivalierne skal med angivelse af arkivskaber (den kommune, der har oprettet sagen) følge arbejdsopgaven/sagsbehandleren og bliver den nye fagforvaltnings ansvar. Efter endt brug skal disse arkivalier tilbage til skaberarkivet. Dvs. når sagen er scannet, kopieret eller afsluttet. De samme sager åbnes i Norddjurs Kommunes arkiv fuldt elektronisk. Administrativt fjernarkiv Afsluttede sager som Norddjurs Kommune ikke umiddelbart har administrativ brug for Sager fra projektorganisationen Disse sager er inaktive eller afsluttede, men kan fortsat have administrativ eller juridisk gyldighed, så de skal kunne fremfindes af administrationen i fald der bliver rejst spørgsmål til sagen. Langt de fleste af disse sager befinder sig i dag i fjernarkiv, fx under de nuværende rådhuse. Arkivgruppen foreslår, at de resterende i løbet af 2006 alle overføres til den enkelte kommunes fjernarkiv. Sønderhald Kommune bliver efter henstilling fra Landsarkivet i Viborg overført til Ny Randers Kommunes arkiv, der udarbejdes en detaljeret oversigt over, hvad der befinder sig i Randers. Sager fra alle dele af projektorganisationen samles i et særligt arkiv i Rougø. Rougsø Kommune er ansvarlig for bevaring af alt materiale offentliggjort på hjemmesiden, mens de forskellige formænd er ansvarlige for sagsdannelsen i den enkelte gruppe. Når gruppens arbejde er afsluttet afleveres gruppens sag til Rougsø Kommune efter samme retningslinier som øvrige arkivalier, Alle gruppernes sager er bevaringsværdige. Disse arkivserier af sager skal som minimum være pakket i æsker, der er påført oplysninger om arkivskaber (Kommune, forvaltning og afdeling) indhold (personalesager, vejsager, journalsager), systematik (journalnr., cprnr. etc.) samt begyndelses- og slutår (ikke på den enkelte æske, men på serien fx en byrådsperiode) inden 1.1.2007. Hertil skal der laves en generel oversigt over, hvor arkivet befinder sig, hvor meget det fylder og hvor registeret (journalen) befinder sig. Dette arbejde er nødvendigt for senere fremfinding, og for at det efter en beslutning om fysisk placering er muligt at medflytte fjernarkivet. Senest fra 1.1.2007 og meget gerne før udpeges der en arkivansvarlig på hvert af de gamle rådhuse, der er ansvarlig for udlån og modtagelse af afsluttede sager og kassationer fra den nedlagte kommunes arkiv. Gerne en med indgående kendskab til den tidligere forvaltning, ikke alt kan skrives ned. Elektroniske data IT- funktionen sikrer muligheden for genfinding i e-arkiv, så den del er arkivgruppen gået udenom. Og langt de fleste elektroniske data kan frit konverteres, sammenlægges o.l., der skal bare kunne identificeres en ansvarlig myndighed på dokumenter og sager. 5

Af kortlægningen fremgår de arkivalier, der er afleveringspligt på, dem må kommunen ikke selv opbevare og de skal afleveres inden: sammenlægning, konvertering eller sletning af data, altså inden datatilsynets frister overskrides. Særlige arkivversioner af disse systemer skal afleveres til et offentligt arkiv, der kan påtage sig at varetage arkivmæssige hensyn til denne meget følsomme arkivalietype. Sikring af disse data og fremskaffelse af en arkiveringsversion er den dataansvarliges opgave, efter retningslinier udstukket af Statens Arkiver. Orientering om elektroniske arkiveringsversioner se bilag 2. Denne arkivalietype skal afleveres til et resursestærkt 7-arkiv eller Rigsarkivet. KMD-arkivalier afleveres til Rigsarkivet, der tager 42,45 kr. om året pr. gigabyte i ren opbevaring og 478 kr. i timen for administration i forbindelse med aflevering. Arkivalier omfattet af arkivlovens bestemmelser om tilgængelighed Bevaringsværdige og afleveringsparate arkivalier, hvor kassation er foretaget, dvs. sager ældre end 20 år. Disse arkivalier er udgået af administrativt og retlig brug, men har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere eller myndigheder. Her er altså tale om kommunernes bidrag til kulturarven. Der er tre muligheder for den lovpligtige bevaring af den. a) Aflevering til Statens Arkiver Ansvarlig: Landsarkivet i Viborg overtager alle forpligtelser på arkivalierne Statens Arkiver modtager bevaringsværdige arkivalier, det koster 1624 kr. pr meter i klargjort stand og det koster anslået 1000 kr. for en kommune at klargøre en meter efter oprydning (tal fra KL), altså 2624 kr. hertil kommer 478 kr./ time for sagsbehandling. Men herefter er arkivalierne Landsarkivet i Viborgs ansvar, der skal dog betales for ekspedition i arkivet, men det skulle være begrænset, da de ikke modtager sager yngre end 15 år. Nu og her en resursekrævende og beslutningstung løsning både i tid og penge. Ved en bevaringsprocent på 25, vil det give en pris på godt 3 millioner oven i den tid, der skal afsættes til kassationer. Det er samtidig kassation af alt, hvad der ikke er omfattet af bevaringsbestemmelserne, så eventuelle merbevarede sager skal kasseres uanset lokale beslutninger eller arkivaliernes lokalhistoriske værdi. (Kasserede sager må ikke som alternativ til kassation afleveres til lokalhistoriske arkiver!) Fremadrettet er der ingen løbende udgifter, men det lokalhistoriske materiale er stærkt reduceret og befinder sig ca. 100 km. væk. b) Egenopbevaring Ansvarlig: Kommunalbestyrelsen Stille arkivalierne til rådighed efter arkivlovens bestemmelser Bevare historisk værdifulde arkivalier Sikre muligheden for kassation Det er muligt som det hidtil er foregået i alle kommunerne at opbevare sine arkivalier selv, sammen med det administrative fjernarkiv. Ved den løsning er det byrådets ansvar at varetage arkivmæssige hensyn. Arkivloven har siden 2002 som noget nyt også omfattet sager, der befinder sig i kommunernes egne arkiver, så der via arkivloven er adgang for alle til sager ældre end 20 år, 6

personfølsomme oplysninger efter 75 år. Det er kommunens ansvar at stille disse arkivalier til rådighed. Denne løsning har omkostninger til lokaler og løn, og der må påregnes en større udgift end hidtil idet mindste i en periode. For ved sammenlægning af så mange myndigheder, som der her er tale om, er det urealistisk at vedligeholde et veldokumenteret arkiv og varetage arkivmæssige hensyn, uden en eller anden form for arkivfunktion og central styring af arkivområdet. c ) Aflevering til kommunalt ejet 7 arkiv Ansvarlig: 7 arkivet Stille arkivalierne til rådighed efter arkivlovens bestemmelser Bevare historisk værdifulde arkivalier Sikre muligheden for kassation Vejlede borgere og myndigheder i brug af arkivalierne Oprettelse af et såkaldt 7 arkiv er en politisk beslutning, hvor kommunalbestyrelsen overdrager ansvaret for de afleverede arkivalier til et kommunalt ejet og drevet arkiv. Derved lægges ansvaret for varetagelse af arkivmæssige hensyn og arbejdet med at stille arkivalier til rådighed over i arkivinstitutionen. Et 7-arkiv har udover pligterne ved egen opbevaring også forpligtet til at vejlede borgere og myndigheder i brugen af arkivalier, det betyder, at der skal være en faglig leder af arkivet. Et offentligt arkiv giver et fagligt fundament, der kan råde og vejlede det administrative arkiv på såvel arkiverings som journaliserings området, så det sikres at arkivloven overholdes i forvaltningen. Sådan en løsning opkvalificerer arkivopgaven og er forbundet med udgifter til faguddannet personale samt udgifter til opbygning og drift af en sådan institution. Til gengæld er det administrative arkiv fri af opgaverne vedr. de skærpede krav om at stille arkivalierne til rådighed for brugere. Dette alene berettiger næppe til oprettelses af et 7 arkiv og en sådan institution skal derfor betragtes som en kulturinstitution med opgaver for forvaltningen og i sammenhæng med eksisterende lokalhistoriske arkiver som en mulighed for at bevare kommunale arkivalier lokalt, servicere borgerne og styrke den lokale identitet. Grenaa Egnsarkiv er kommunalt 7 arkiv med reference til sekretariatet og lokalhistorisk arkiv som en afdeling af Biblioteket. Ingen af de øvrige lokalarkiver i Norddjurs Kommune er 7 arkiver. Man har dog lønnet arkivar i Nørre Djurs Kommune, der evt. kunne knyttes til 7 arkivet. Der kunne også gives et tilsvarende antal timer pr. lokalarkiv som i 2006 2008 kunne varetage en del af de opgaver, der vil være ved afleveringer fra de gamle kommuner til et evt. 7 arkiv for Norddjurs Kommune. Fx modtagelse af sogne kommunernes arkivalier. Et 7 arkiv udsprunget af Grenaa Egnsarkiv kunne med reference til sekretariatet varetage: 7 arkivforpligtelser for de arkivalier, der allerede ligger institutionen. Journaliserings og arkivvejledning samt tilsyn. Koordinering af fjernarkiver på gamle rådhuse samt på sigt modtagelse af disse. Historisk arkiv, når kassation i gamle arkiver er komplet og der er fundet resurser. Behandle ansøgninger om arkivadgang.. 7

Anbefalinger Arbejdsgruppen arkivering anbefaler at der snarest udpeges arkivansvarlige på de eksisterende rådhuse, der skal sikre: fremdrift i oprydningsarbejdet, udskillelse af kassable arkivalier og fremtidig genfinding. at arkivalierne som udgangspunkt bliver stående på det rådhus, hvor de er skabt. at Norddjurs Kommune har egenopbevaring af papirarkivalier, med henblik på aflevering til eget offentligt 7 arkiv. at der oprettes et 7 arkiv for Norddjurs Kommune som en videreførelse af Grenaa Kommunes 7 arkiv. at bevaringsværdige data konverteres uden sletning. at produktionen af lovpligtige arkiveringsversioner indgår som en del af kontrakterne med udbydere af bevaringsværdige systemer. at elektroniske arkiveringsversioner afleveres til Statens Arkiver eller andet offentligt e-arkiv. 8

Love, vejledninger og retningslinier: Lov nr. 1050 17.dec 2003. Arkivloven Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2004. Arkivbekendtgørelsen Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. sep. 2004. Bevaring og kassation for arkivalier efter 1970. Vejledende kassationsliste for primærkommunernes arkivalier efter 1970. Statens Arkiver og KL 2005. Findes i en version med vejledende kassationsfrister kaldet Guldlisten Vejledning om produktion af arkiveringsversioner. Statens Arkiver 2005. Kommunalreformens arkivmæssige konsekvenser, Statens Arkiver, december 2005 Servicedeklaration for aflevering af kommunale arkivalier til Statens Arkiver, 2006 9