-Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering, skal der foretages en aflevering af arkivdata fra ambøll CAE til et offentligt arkiv. Et offentligt arkiv kan enten være Statens Arkiver eller et offentligt arkiv, som er oprettet af én eller flere kommuner med henblik på at opbevare og stille kommunale arkivalier til rådighed (jf. arkivlovens 7). Afleveringen skal ske senest på det tidspunkt, hvor de pågældende oplysninger ellers skulle slettes af kommunen (arkivlovens 21). ). Alle kommuner har foretaget en anmeldelse til Datatilsynet ved idriftssættelse af ambøll CAE, hvori kommunen har angivet en frist for sletning af oplysninger i ambøll CAE. De fleste kommuner har angivet 5 år som sletningsfrist for afgangsførte sagsoplysninger. ambøll Informatik kan være behjælpelig med aflevering af en arkiveringsversion af AMBØLL CAE Udtræk og aflevering af arkiveringsversionen kan være et stort projekt med mange komplekse opgaver. Da pligtafleveringerne foregår med et vist interval, skal opbygningen af kompetence højst sandsynligt starte forfra, når den næste aflevering skal finde sted. Samtidig med dette skal rutiner og værktøjer ajourføres, da de standarder, som Statens Arkiver kræver overholdt, løbende ændres. AMBØLL Informatik har mange års erfaring med udvikling, vedligehold og drift af IT-systemer til stat, amt og kommuner og bistår løbende med pligtaflevering. Vores konsulenter har således en stor viden om generering af arkiveringsversioner til Statens Arkiver og har udviklet procedurer og værktøjer, der kan hjælpe med at sikre en hurtig og problemfri produktion af arkivdata. For at hjælpe kommunerne med pligtaflevering i forhold til ambøll CAE har ambøll Informatik udviklet et standardkoncept for pligtaflevering. Standardkoncept for pligtaflevering ambøll Informatik har indgået en aftale med Statens Arkiver om udviklingen af en standardmodel for en afleveringsbestemmelse. En afleveringsbestemmelse er det modtagne arkivs specifikation af en arkiveringsversion, dvs., hvad og hvordan data skal afleveres. Normalt foretages der en individuel vurdering af det enkelte system, men med en standardmodel for afleveringsbestemmelsen kan det modtagne arkiv spare j.nr. TMSK080110.1 1 05-02-2008
dette arbejde. Kommunen sparer også arbejde og omkostninger til sin ITleverandør. Det skal nævnes, at det modtagne arkiv ikke er forpligtet til at følge denne standardmodel, men det påfører i så fald arkivet selv og kommunen ekstra arbejde og omkostninger. Standardmodellen betyder også, at ambøll Informatik har kunnet udvikle en standard-applikation kaldet ambøll, der kan anvendes af alle de kommuner, der anvender ambøll CAE systemet. Applikationen ambøll vedligeholdes løbende, således at den til enhver tid understøtter de ambøll CAE versioner, som ambøll Informatik yder support på. Samtidig påtager ambøll Informatik sig i samarbejde med Statens Arkiver arbejdet med løbende at opdatere standardmodellen for afleveringsbestemmelsen. Standardkonceptet for pligtaflevering består af flere dele: Standardmodellen for en arkiveringsversion af ambøll CAE, udarbejdet i samarbejde med Statens Arkiver. Applikationen ambøll der sælges som et tilkøbsmodul til ambøll CAE med løbende vedligeholdelse. Applikationen anvendes til at udtrække data fra et givent CAE-system og producere en arkiveringsversion i overensstemmelse med den af Statens Arkiver godkendte standardmodel *). Med ambøll har vi tilstræbt at automatisere dataudtrækket fra ambøll CAE, således at opgaven kan løses på ganske få dage. Konsulentassistance fra ambøll Informatik i forbindelse med selve gennemførelsen af opgaven. I det efterfølgende afsnit Konsulentassistance ved produktion af arkiveringsversion af ambøll CAE kan man se en liste med de aktiviteter der typisk skal udføres for at producere en arkiveringsversion. ambøll Informatik kan tilbyde den enkelte kommune at løse alle disse opgaver som en del af en samlet pakke. Dette uddybes senere. *) Applikationen er konstrueret til at producere en arkiveringsversion baseret på data i selve ambøll CAE systemet, dvs. data der ligger i CAE databasen. Der er muligvis enkelte kommuner der kan have behov for at aflevere dokumenter der ligger udenfor CAE-systemet, som filer i kommunens netværk. Det er det modtagne arkiv der i hver enkelt tilfælde foretager en vurdering af dette behov, i samarbejde med kommunen. Kommunen skal i så fald aftale med det modtagne arkiv hvordan disse dokumenter skal afleveres. ambøll Informatik kan evt. tilbyde konsulentassistance til at foretage udtræk og aflevering af disse dokumenter. Opgaven aftales og prissættes særskilt og individuelt. Vil I vide mere om standardkonceptet for pligtaflevering og applikationen ambøll, kan I kontakte Thomas Knudsen eller Lars Vilstrup. j.nr. TMSK1.4 2 05-02-2008
Lidt om arkivlovgivningen I 2003 vedtog folketinget en ny arkivlov, der indebærer, at kommunerne skal aflevere de arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares til et offentligt arkiv. Der er endvidere udarbejdet to bekendtgørelser (nr. 591 og 1000), hvor bl.a. reglerne for arkiverne på det kommunale social- og sundhedsområde er præciseret. eferencer: Link til hjemmeside hos Statens Arkiver vedr. den nye arkivlov og kommunerne: http://www.sa.dk/sa/statamtkom/diverse/arklov_kommuner.htm Link til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed : http://www.sa.dk/sa/statamtkom/arklov/20030627_arkivbek.htm Link til bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004: Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne : http://www.sa.dk/sa/statamtkom/arklov/20040928_bk_kom.pdf Link til hjemmeside hos Datatilsynet vedr. Lov om behandling af personoplysninger : http://www.datatilsynet.dk/lovgivning/personoplysninger/indhold.asp j.nr. TMSK1.4 3 05-02-2008
Konsulentassistance - ved produktion af arkiveringsversion af ambøll CAE Dette afsnit indeholder en liste med de opgaver der skal udføres i forbindelse med en typisk produktion af en arkiveringsversion af CAE. Af listen ser man hvilke opgaver, vedrørende udtræk af data fra CAE databasen til en arkiveringsversion, der kan udføres ved hjælp af applikationen. De er markeret med teksten. Endvidere fremgår det at CAE systemets generelle dokumentation leveres sammen med. Der er enkelte opgaver som kun kommunen selv kan udføre. Det drejer sig om opgaverne: 1.1 Indgåelse af arkiveringsaftale mellem kommunen og Statens Arkiver 2.5 Transport af USB-harddisk til PC med CareArkiv 3.1 Tilvejebringelse af kommune-specifikke dokumenter der indgår i de generelle informationer til arkiveringsversionen. Som det fremgår af skemaet, skal opgave 6.1 og 6.2 aftales særskilt. Dette skyldes at det kun er få kommuner hvor det vil være nødvendigt at arkivere eksterne dokumenter og at mængden af disse vil variere kraftigt. Alle øvrige opgaver(markeret med ) kan kommunen selv udføre, såfremt man har medarbejdere med kendskab til Oracle DBA arbejde, samt kendskab til Statens Arkivers krav vedrørende arkiveringsversioner. Alternativt kan ambøll Informatik tilbyde konsulentassistance i form af en samlet pakkeløsning til en fastpris. Kommunen har altså 2 valg: 1) Kommunen køber en komplet konsulentpakke hos ambøll Informatik til en fastpris. Med denne pakke ligger ansvaret for udførelsen hos os. 2) Kommunen klarer det selv. Ansvaret for udførelsen ligger hos kommunen. Det skal pointeres at nærværende opgaveliste tager udgangspunkt i og forudsætter anvendelse af den standard afleveringsmodel som Statens Arkiver har godkendt for ambøll CAE. Såfremt man indgår aftale med et andet arkiv end Statens Arkiver om modtagelse af arkiveringsversionen, skal man derfor sikre sig at det modtagne arkiv accepterer at arkiveringsversionen følger standardmodellen 100% uden afvigelser eller ændringer. j.nr. TMSK1.4 4 05-02-2008
= Inkluderet i konsulent pakken fra ambøll Informatik. Nr Opgave Hjælp fra ambøll 1 Aftale med Statens Arkiver eller 7 arkiv 1.1 Indgåelse af arkiveringsaftale mellem kommunen og Statens Arkiver eller et 7 godkendt arkiv. (vigtigt at afleveringen følger standardmodellen) 1.1.1 Bistand fra ambøll Informatik til kommunen vedrørende afklaring af spørgsmål i forbindelse med indgåelse af aftale om pligtaflevering med Statens arkiver eller andet godkendt arkiv. 2 Forberedelse af udtræk fra database 2.1 Forberedelse af PC/server hvorpå applikationen kan installeres og afvikles fra. Se forudsætninger i Installations- og brugervejledning for (2GB AM, min. 100 GB Harddisk). NB! bør afvikles på en selvstændig maskine, da denne kan presse maskinens ressourcer hårdt. Ligeledes bør dumpet behandles lokalt på maskinen så evt. netværksproblemer ikke forsinker eller stopper processen. 2.2 Installation af. Herunder installation af Oracle Client og konfiguration af SQL-net. 2.3 Eksport af CAE-driftdatabase til databasedump på aftalte skæringsdato. 2.4 Kopiering af database-dump til USBharddisk(min 100 GB) 2.5 Transport af USB-harddisk til PC/server med 1 2.6 Import af database-dump til kopi-base på Oracle database-server. Skal udføres af kommunen Skal udføres af kommunen 1 Hvis kommunen vælger at købe konsulentpakken er det kommunens ansvar at transportere usbharddisken til ambøll Informatik. Ifølge Statens Arkiv er praksis, at kommuner - eller andre -fremsender usb-diske som anbefalet værdipost. Det er åbenbart anset for at indebære acceptabel sikkerhed. Test-sektionen anvender samme metode, når usb-disken sendes tilbage. j.nr. TMSK1.4 5 05-02-2008
3 Forberedelse af kommune-specifik generel dokumentation 3.1 Tilvejebringelse af kommune-specifikke dokumenter der indgår i de generelle informationer til arkiveringsversionen. 1) Notat der beskriver relevante forhold omkring anvendelsen af CAEsystemet, som er specielle for den givne kommune. (jf. standard afleveringsmodellen pkt. 6I) 2) Kommunens administrative beskrivelse af CAE. (jf. standard afleveringsmodellen pkt. 6N) 3) Afleveringsbestemmelsen indgået mellem arkivet og den pågældende kommune. (jf. standard afleveringsmodellen pkt. 6A) 4) Notat der beskriver forskel på kommunens faktiske driftsversion og den generelle driftsversion. (jf. standard afleveringsmodellen pkt. 6G) 3.2 Bistand fra ambøll Informatik til kommunen vedrørende afklaring af spørgsmål i forbindelse med punkterne i 3.1. 3.3 Konvertering af kommune-specifikke dokumenter til TIF-format. Se punkterne i 3.1. Skal udføres af kommunen 4 Forberedelse af Systemets generelle dokumentation 4.1 Tilvejebringelse af administrativ beskrivelse af systemet. Leveres med 4.2 Tilvejebringelse af funktionel beskrivelse af systemet. Leveres med 4.3 Tilvejebringelse af system beskrivelse. Leveres med 4.4 Konvertering af administrative, funktionelle og system-beskrivelser til TIF-format. Leveres med 5 Produktion af Arkiveringsversion 5.1 Igangsætning og overvågning af udtræk af arkiveringsversion vha programmet. (Se Installations- og brugervejledning for ). Programmet udfører følgende: j.nr. TMSK1.4 6 05-02-2008
5.1.1 Udtrække tabeldefinitioner fra datadictionary, incl. tabelbeskrivelser. 5.1.2 Udtrække feltdefinitioner fra datadictionary, incl. feltbeskrivelser. 5.1.3 Udtrække definitioner på primærnøgle fra datadictionary. 5.1.4 Udtrække definitioner på fremmednøgler fra datadictionary. 5.1.5 Konvertere tabel- og feltbeskrivelser til ISO- 8859 karaktersæt. 5.1.5 Konvertering til relationel form. 5.1.6 Konvertering til ikke-betydende primærnøgler. 5.1.7 Tilvejebringe information om felter med kodede værdier. 5.1.8 Danne 8-tegns alias for tabelnavne. 5.1.9 Producere hjælpetabellen AKVE.TAB. 5.1.10 Producere hjælpetabellen SKABE.TAB. 5.1.11 Producere hjælpetabellen GENINFO.TAB. 5.1.12 Producere hjælpetabellen FILMAP.TAB. 5.1.13 Producere metadatafil. 5.1.14 Tilvejebringe eksempler på søgeudtryk til brug for SQL_søgestier (SAQ). 5.1.15 Konvertere søgeudtryk til SQL-søgestier (SAQ) til metadatafil. 5.1.16 Udtræk af hver tabel til udtræksfil i fastkolonne format. 5.1.17 Konvertere udtræksfil til ISO-8859. 5.1.18 Fjerne kontroltegn, herunder C, LF fra udtræksfil. 5.1.19 Dele store tabelfiler over 700mb 5.1.20 Producere TIF- og TXT filer ud fra dokumenttekst-felter. 5.1.21 Lagre generelle information, hjælpetabeller, metadatafil, arkivsystemets tabeller og dokumenter i foreskreven filstruktur. j.nr. TMSK1.4 7 05-02-2008
6 Evt. udtræk af eksterne dokumenter 6.1 Evt. udtræk af data fra dokumenter uden for, men med link til ambøll CAE, som det modtagne arkiv har fundet bevaringsværdige og relevante i forhold til ambøll CAE. 6.2 Notat der beskriver forskel på kommunens faktiske arkiveringsversion og den generelle arkiveringsversion. (jvf. standard afleveringsmodel pkt. 6 h) Skal aftales særskilt Skal aftales særskilt 7 Egen test af Arkivversion 7.1 Gennemførelse af test af Arkiveringsversion ved hjælp af testprogrammet TEA3 (Testprogram der stilles til rådighed af Statens Arkiver). 7.2 Vurdering af testresultater. 7.3 Evt. korrektion af data og gennemførelse af nyt udtræk. 8 Aflevering til Arkiv 8.1 Kopiere Arkiveringsversion til USB-harddisk. 8.2 Indsende Arkiveringsversion til det modtagne arkiv. 9 Evt. korrektion af Arkiveringsversion 9.1 Såfremt det modtagne arkiv har indsigelser mod Arkiveringsversionen pga. fejl eller mangler, skal der evt. produceres en ny Arkiveringsversion j.nr. TMSK1.4 8 05-02-2008