Bestillingsblanket/Tillægsaftale til Haderslev Kommunes kontrakt vedr. levering og implementering af administrative systemer Acadre CM

Transkript

1 Bestillingsblanket/Tillægsaftale til Haderslev Kommunes kontrakt vedr. levering og implementering af administrative systemer Acadre CM Kunde: Haderslev Kommune Leverandør: Traen A/S Borupvang 5D DK-2750 Ballerup

2 Indholdsfortegnelse Bilag 12 Tillæg nr Bestillingens art Projekt Vederlag Tidsplan og levering Afprøvning Forbehold: Øvrige forhold Bilag... 6

3 Bilag 12 Tillæg nr Bestillingens art I henhold til Hovedkontrakten (Kontrakt vedr. Levering og Implementering af Acadre CM) mellem Kunden (Haderslev Kommune) og Leverandøren (Traen A/S) afgiver Kunden herved dags dato bestilling på følgende [tillægsydelser/ændringer/yderligere enheder]: Titel: Tillægsaftale til Haderslev Kommunes Kontrakt vedr. Levering og Implementering af Acadre CM Entydig ID: 006 Ændringskategori: Tillægsaftale Nyt programmel/funktionalitet Ændret programmel/funktionalitet: Udgået programmel/funktionalitet Andet: X Begrundelse for ændring: Aflevering til arkiv Kontrakthenvisning: Haderslev Kommune kontrakt vedr. Levering og Implementering af Acadre CM Henvisning til vedligeholdelsesdokumentation: Ændringsbeskrivelse: Afklaring af afleveringen med det modtagende arkiv, fastlæggelse af sager der skal afleveres, udarbejdelse af arkiveringsversion samt gennemførelse af kassation/sletning. Konsekvensrettelser: N/A Betydning for grænsefladen til dataleverandørerne: N/A Forbehold: Kunder stiller hardware og basisprogrammel tilrådighed Timer medgået til transport faktureres til halv timetakst. Øvrige omkostninger faktureres pr. løbende måned efter forbrug Alle priser i nærværende kontrakt er excl. moms. Tilllægsaftale nr. 006 marts 2012 side 1

4 2.0 Projekt Nedenstående skemaer har til formål at give indsigt i hvilket timeforbrug der er i forbindelse med aflevering til offentligt arkiv. Estimaterne er excl. transport. Overordnet oversigt over estimeret tidsforbrug ifbm. aflevering til offentligt arkiv Estimeret timer i alt Gennemførelse af foranalyse i henhold til nedenstående estimater 84 Gennemførelse af periodeskift 124 Udarbejdelse af arkiveringsversion i henhold til nedenstående estimater 125 Gennemførelse af kassation og sletning 60 Projektledelse og projektadministration 60 Estimeret timeforbrug i alt 453 Tabel 1 Ovenstående tabel viser estimeret timeforbruget fordelt på de 4 projektdelfaser samt projektledelse og administration. De enkelte faser i projektet indeholder de nedenfor beskrevne delaktiviteter. Foranalysen indeholder følgende aktiviteter - Forberedelse, indledende møde og opfølgning med deltagelse af projektleder og projektmedarbejder - Møde med modtagende arkiv - Input til afleveringsbestemmelse - Fastlæggelse af sager der skal afleveres - Udarbejdelse af dokumentation til systembeskrivelse - Udarbejdelse af detailplan for projektet Gennemførelse af periodeskift - Specifikation af script til periodeskift - Restore kopi af Acadre driftsdatabasen på test- eller kursus- miljø (kræver tilladelse af systemejer). Evt. kopi af driftsdata i separat dedikeret miljø er ikke indeholdt i estimatet. - Tilretning af script på baggrund af specifiaktion af periodeskift - Test af scripts på Acadre Testdatabase - tilretning af script efter test - udarbejdelse af testvejledning - 2. test af scripts Tilllægsaftale nr. 006 marts 2012 side 2

5 - sidste test og godkendelse af periodeskift i test - Kørsel af script i produktion evt. udenfor normal arbejdstid - Test og godkendelse af gennemført periodeskift med deltagelse af projektleder og projektmedarbejder evt. udenfor normal arbejdstid Udarbejdelse af arkiveringsversion - Installation af Traen Archiver - Pakning til arkiveringsversion - Test og tilretning mod ADA - 1. aflevering til offentligt arkiv - Evt. tilretning og ny kørsel - 2. aflevering til offentligt arkiv - Godkendelse af gennemført aflevering Gennemførelse af kassation/sletnig - Specifikation af hvilke sager der skal slettes i henhold til datalovgivning - Udarbejdelse af én eller flere SQL scripts der returnerer data i henhold slettespecifikationen - Udarbejdelse af rapport indeholdende sager der skal slettes i henhold til datalovgivning - Godkendelse af rapport - Fysisk sletning af sager i henhold til godkendt rapport - Evt. yderligere kassation af sager efter aftale Tilllægsaftale nr. 006 marts 2012 side 3

6 3.0 Vederlag Afleveringsprojektet er estimeret til 453 timer excl. transport. Projektet afregnes efter forbrugt tid på en T/M aftale. Alle priser er ekskl. moms. Timepris er DKK pr. time For konsulentydelser gælder følgende satser: Hverdage kl time = 1 klip Hverdage kl time = 2 klip Lørdag, søndag og helligdage 1 time = 2 klip Transporttid afregnes med 1 time = 1/2 klip. Mindste ydelse er ½ konsulenttime. Betalingsplan Fakturering sker efter forbrugt tid ved afslutning af de enkelte delfaser jf. de datoer der er i den tidsplan, som udarbejdes i forbindelse med projektopstart. Tidsplanen vil mindst indeholde nedenstående fem betalingsmilestones: 1. Udarbejdelse af detailplan for projektet (Fase 1: Gennemførelse af foranalyse) 2. Test og godkendelse af gennemført periodeskift (Fase 2: Genneførelse af periodeskift) 3. Godkendelse af gennemført aflevering (Fase 3: Udarbejdelse af arkiveringsversion) 4. Fysisk sletning af sager i henhold til godkendt rapport (Fase 4: Gennemførelse af kassation og sletning) 5. Afslutning af projektet 4.0 Tidsplan og levering Tidsplan udarbejdes umiddelbart efter kontraktindgåelse. Fra kontraktunderskrivelse til igangsættelse af projektet forventes at gå mindst 30 dage. 5.0 Afprøvning Ved periodeskift gennemføres der en fuld test i Kundens testmiljø. Det er derfor en forudsætning at der til formålet tages en fuld kopi af dokumentdatabasen til test. Kunden forventes at deltage aktivt i gennemførelsen af test. Leverandøren udarbejder en testvejledning på baggrund af de aftale kriterier for udvælgelse af sager. Denne er grundlaget for godkendelse af gennemførelsen af periodeksiftet. Tilllægsaftale nr. 006 marts 2012 side 4

7 6.0 Forbehold: Leverandøren har forestået en lang række afleveringsprojekter hvor konvertering af dokumenter har indgået. Især i forbindelse med aflevering til offentlige arkiver, men også i andre sammenhænge. Leverandøren har derfor erfaring med gennemførelse af den type konverteringsopgaver uden nævneværdige problemer og af en høj kvalitet. Men konvertering af dokumentindhold er altid et særligt område, da der er specielle forhold gældende, og derfor må Leverandøren tage forbehold for forekomsten af formater, der ikke kan konverteres, og dokumenter der trods filtype, alligevel ikke lader sig konvertere, det kan f.eks være Paswordbeskyttede dokumenter, korupte dokumenter, og Excel-dokumenter, der af uvisse årsager ikke lader sig konvertere. Det er op til Kunden at forsøge at konvertere disse dokumenter. Efter gennemført konvertering kan det samme problem opstå, at der er dokumenter der tilsyneladende er konverteret maskinelt, men alligevel ikke er konverteret som forventet. Det kan være blanke sider eller uforståelige tegn. Leverandøren tager forbehold for at det ikke er muligt at sikre at alle konverterede dokumenter er fejlfri. Leverandøren sikrer kvaliteten af konverteringen ved løbende stikprøver, og indgående analyser af problemets omfang og årsag. Fejl i konverteringsprogrammelet vil blive rettet, i det omgang det er muligt, og der gennemføres en ny konvertering. Hvis der ikke kan identificeres en årsag til fejlen, kan man forsøge at konvertere dokumentet manuelt, som ikke er indeholdt i estimatet. 7.0 Øvrige forhold Hovedkontrakten finder tilsvarende anvendelse for denne bestilling, medmindre andet fremgår udtrykkeligt af nærværende Tillægsaftale, de medfølgende bilag eller af et af Leverandøren forudgående eller efterfølgende udarbejdet tilbud, forsynet med Kundens skriftlige accept. Her angives eventuelle ændringer i forhold til Hovedkontrakten, som ændringsydelsen måtte give anledning til. Ingen. Yderligere relevante forhold kan også angives under dette punkt, eksempelvis særlige garantivilkår eller Leverandørens oplysninger om ændringens konsekvenser for Systemets konfiguration og funktionsevne. Tilllægsaftale nr. 006 marts 2012 side 5

8 8.0 Bilag Til nærværende Tillægsaftale knytter sig følgende bilag, som udgør en integreret bestanddel heraf: Ingen Tilbuddet har en gyldighed til den 31. april For Kunden: Den. april 2012 Charlotte Scheppan, Haderslev Kommune. Ved fakturering benyttes følgende EAN-nummer, som Kommunen bedes oplyse i forbindelse med aftalens underskrift: EAN-nr. Foranstående bestilling er tiltrådt af Leverandøren: Den 29. marts 2012 Bjarne Houtved Traen A/S Tilllægsaftale nr. 006 marts 2012 side 6