Rammeaftale om administration af særtransporter 2017-2020 Januar 2017
Side 1 af 8 Kvalitetsledelseskrav til rådgiverydelser Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 2 2 Generelt... 3 3 Planlægning af rådgivningsydelsen... 3 3.1 Generelt... 3 3.2 Organisering af opgaven... 4 3.3 Grænseflader... 4 3.4 Risikostyring... 5 3.5 Dokumentstyring... 5 3.6 Styring af ændringer... 5 3.7 Kvalitetssikring... 5 4 Gennemførelse af rådgivningsydelsen... 6 4.1 Rådgiverens granskning og kontrol af leverance til bygherren... 6 4.2 Bygherrens kommentering af rådgiverens leverance... 7 5 Evaluering og afslutning... 7.
Side 2 af 7 KVALITETSLEDELSESKRAV TIL RÅDGIVERYDELSER 1 Indledning Kvalitetsledelseskrav til rådgiverydelser er gældende for Rammeaftale for administration af særtransporter. Kvalitetsledelseskrav til rådgiverydelser redegør for de krav, som Vejdirektoratet stiller vedrørende Rådgiverens kvalitetssikring Dokumentation af, at den aftalte kvalitetssikring er foretaget Dokumentation af, at kvalitetssikring er foretaget af medarbejdere med de rette kompetencer Der redegøres for følgende: Generelle krav Krav til planlægning af rådgivningsopgaven Krav til rådgiverens kontrol og granskning af projektmateriale inden leverancen overdrages til bygherren Bygherrens kommenteringsproces Krav til afslutning af leverancen Kvalitetsledelseskrav til rådgiverydelser beskriver følgende proces: Planlægning af rådgivningsydelsen Gennemførelse af rådgivningsydelsen Evaluering og afslutning Bygherrens kommentering af rådgiverens leverance Definitioner Kvalitetsledelse Kvalitetsstyring Kvalitetssikring Egenkontrol Kontrol Fastlægger processer og ressourcer der er nødvendige for at overholde krav til ydelsen. Metoder og aktiviteter, der anvendes for at opfylde krav til ydelsen. En gennemgang af den færdige leverance Kontrol af eget arbejde, der gennemføres inden leverancen afleveres til kontrol. Kontrol udføres inden leverancen afleveres til andre til videre brug i projektet. Kontrol udføres ved: at verificere at norm- og myndighedskrav, som de fremgår af kontraktgrundlaget overholdes at kontrollere fagmodeller og tegninger, dimensioneringsgrundlag og beregninger mv. Grænsefladekontrol skal sikre at der ikke er uoverensstemmelse mellem leverancer udført af forskellige fagområder og at grænsefladerne mellem
Side 3 af 7 Granskning fagområderne er identificeret og varetaget fagligt forsvarligt. En dokumenteret, sammenhængende og systematisk gennemgang af et projekt for at vurdere projektets evne til at opfylde specificerede og underforståede krav samt for at identificere problemer. Granskning udføres med henblik på at sikre: Overensstemmelse med projektgrundlag/bygherrens ønsker Tværfaglig koordinering Bedst mulige udførelsesmæssige løsninger Bedst mulige driftsmæssige løsninger Bedst mulige miljømæssige løsninger 2 Generelt Rådgiveren skal anvende et dokumenteret kvalitetsstyringssystem, der tager udgangspunkt i kravene i DS/EN ISO 9001:2015 eller anden relevant standard. Alle opgaver i forbindelse med rammeaftalen igangsættes ved rekvisition. For hver rekvisition skal der udarbejdes en dokumentkontrolplan/projektplan (se efterfølgende), hvori der redegøres for opgavespecifikke kvalitetsstyringsaktiviteter. Kravene indebærer, at der som bilag til rekvisitionen skal foreligge et organisationsskema (eller -diagram) samt en dokumentkontrolplan. Organisationsskema og dokumentkontrolplan skal foreligge ved rekvisitionens underskrift. 3 Planlægning af rådgivningsydelsen 3.1 Generelt Planlægning af rådgivningsopgaven omfatter: Sammensætning af rådgiverens organisation Fastlæggelse af aftalegrundlag således der er enighed herom mellem rådgiver og bygherre inden rådgivningsopgaven påbegyndes Granskning af aftalegrundlag med henblik på identifikation af at eventuelle mangler i grundlagsmaterialet og aftale for fremskaffelse af supplerende grundlagsmateriale Fastlæggelse af det forventede resultat af rådgivningsopgaven, herunder projektmateriale, der skal udarbejdes fx rapporter, notater, beregninger, modeller, tegninger osv. Fastlæggelse af: Dokumentstyring Kommunikation Rådgiverens kvalitetssikring Bygherrens kommentering af leverancen fra rådgiveren Eksterne grænseflader Risikostyring I nedenstående tabel er anført Hvorledes kravene skal opfyldes og dokumenteres Henvisning til afsnit, hvor kravene uddybes
Side 4 af 7 Emne Dokumenteres i Ref. Organisering/bemanding Rekvisition (bilag 1)* 3.2 Kommunikation Rådgiverens - kvalitetsstyring** Aftalegrundlag Rekvisition* - Granskning af aftalegrundlag Rådgiverens kvalitetsstyring* - Resultater Rekvisition* - Tidsplan Rekvisition* - Styring af opgave Rådgiverens kvalitetsstyring** - Eksterne grænseflader Rådgiverens kvalitetsstyring** - Risikostyring Rådgiverens kvalitetsstyring** - Dokumentstyring Rådgiverens kvalitetsstyring** - IKT Rekvisition* 3.5 Styring af ændringer Rådgiverens kvalitetsstyring** 3.6 Ændringslog Rekvisition (bilag 3)* Kvalitetssikring Rekvisition (bilag 2)* 3.7 Dokumentkontrolplan 4.1 Evaluering Rådgiverens kvalitetsstyring** - * Anføres i rekvisition eller bilag hertil ** Kræver ikke særskilt dokumentation - dokumenteres efter bestemmelserne i rådgiverens kvalitetsstyringssystem 3.2 Organisering af opgaven Rådgiveren skal udarbejde og vedligeholde en organisationsplan for opgaven. Organisationsplanen skal vise sammensætningen af rådgiverens organisation, herunder sammenhæng med samarbejdspartnere. Organisationsplanen for opgaven skal minimum omfatte: Projektledelse Fagledere og/eller fagansvarlige Kvalitetsansvarlig Underrådgivere, såfremt sådanne er tilknyttet Sammenhæng med bygherrens organisation Sammenhæng med eksterne grænsefladeparter Af organisationsplanen skal fremgå navne samt kommunikationsveje med eksterne, det vil sige bygherren, myndigheder, mv. (vises grafisk). 3.3 Grænseflader For medarbejdere, der ikke indgår i organisationen jf. rådgiverens tilbud, skal der vedlægges CV. Rådgiveren er ansvarlig for håndtering af: Eksterne grænseflader (fx bygherren, andre rådgivere, myndigheder, mv.)
Side 5 af 7 Interne grænseflader 3.4 Risikostyring Rådgiveren skal i hele projektperioden gennemføre en systematisk risikostyring med henblik på at reducere risikoen for fordyrelser for bygherre, forsinkelser af projekt, gener for 3.-part og forringet kvalitet i det færdige projekt. 3.5 Dokumentstyring Dokumentstyringsplan Rådgiveren skal udarbejde og vedligeholde en dokumentstyringsplan over planlagte grupper af dokumenter, samt alle gældende projektdokumenter. Fordelingsliste for hvert dokument skal være en del af dokumentstyringsplanen. 3.6 Styring af ændringer Ved ændringer forstås ændringer i forhold til aftalegrundlaget: Ændringer som følge af ude fra kommende krav, f.eks. fra bygherre, myndigheder mv., fx ændrede lovkrav, der har indflydelse på, hvordan projektet udformes. Ændringer som følge af aftaler med bygherren om mer- eller mindrearbejder Ændringer skal forelægges bygherren til godkendelse inden iværksættelse. Ændringer registreres og ajourføres i en ændringslog, der som minimum omfatter: Betegnelse for ændring Ændringens økonomiske og tidsmæssige konsekvenser Dato og initialer for bygherrens godkendelse af ændring 3.7 Kvalitetssikring Rådgiveren skal gennemgå sin leverance ved kontrol og/eller granskning. Rådgiverens kontrol og/eller granskning skal planlægges og dokumenteres i en dokumentkontrolplan inden rådgivningsydelsen påbegyndes. For hvert dokument, der produceres i forbindelse med opgavens gennemførelse, skal rådgiveren planlægge hvem, der forestår udarbejdelse, kontrol, granskning og godkendelse. Endvidere skal fremgå niveau for kontrol og granskning, der planlægges. Kontrol- og granskningsniveauer, der skal anvendes: Egenkontrol (EK): Kontrol udført af medarbejder, der har udarbejdet dokument skal altid udføres Normal kontrol (NK) og granskning (NG) Kontrol og granskning udført ved medarbejder(e), der indgår i projektorganisationen, men som ikke har medvirket ved udarbejdelse af dokumentet
Side 6 af 7 Skærpet kontrol (SK) og granskning (SG): Kontrol og granskning udført ved medarbejder(e), der ikke er en del af projektorganisationen Anvendte kontrol- og granskningsniveauer kan efter aftale med bygherren tilpasses rådgiverens kvalitetsstyringssystem. Modtagekontrol og/eller modtagegranskning, der gennemføres af dokumenter fra eventuelle underrådgivere, skal ligeledes fremgå af dokumentkontrolplanen (betegnes MK eller MG ). Kontrol og granskning omfatter stillingtagen til kommentarer fra udført kontrol og/eller granskning. Kvalitetssikringen skal dokumenteres overfor bygherren i: Dokumentkontrolplan, hvor der for hvert dokument skal fremgå hvem, der har udført kontrol, granskning og godkendelse af projektmaterialet. Samt enten vha. formularer for kontrol og granskning eller kopier af kontrollerede dokumenter, hvor kontrol og granskning er dokumenteret jf. nedenstående Af formular/kontrolleret dokument skal følgende som minimum fremgå: Projektnavn Medarbejder, der iværksætter kontrol og/eller granskning Medarbejder(e) der har foretaget kontrol og/eller granskning Niveau for kontrol og granskning Dato for igangsætning, afhandling af kommentarer og afslutning af kontrol og granskning Krav til rådgiverens kontrollanter og granskere Kontrol og/eller granskning skal udføres af en person eller flere, der ikke har udarbejdet leverancen. Krav til erfaring for rådgiverens medarbejdere, der udfører kvalitetssikring af leverancer til bygherren: Medarbejdere (kontrollanter), der udfører kontrol, skal have mindst 2 års relevant erfaring i forhold til den rådgivningsydelse, som kontrollen omhandler Medarbejdere (granskere), der udfører granskning, skal have mindst 2 års relevant erfaring 4 Gennemførelse af rådgivningsydelsen 4.1 Rådgiverens granskning og kontrol af leverance til bygherren Rådgiveren skal på anmodning udlevere dokumentation for gennemført kvalitetssikring til bygherren sammen med leverancen.
Side 7 af 7 Følgende kvalitetssikringsdokumentation udleveres til bygherren: Ajourført dokumentkontrolplan med angivelse af udført kontrol og granskning Enten gransknings- og kontrolformularer signeret af udarbejderen, kontrollanten og/eller granskeren Eller kontroleksemplarer af dokumenter (evt. blot forside) signeret af udarbejder, kontrollant og gransker 4.2 Bygherrens kommentering af rådgiverens leverance Bygherren gennemfører kommentering af rådgiverens leverancer. Bygherren kan gennemføre audit hos rådgiveren som opfølgning på kravene til rådgiverens kvalitetssikring. 5 Evaluering og afslutning Som afslutning på rådgivningsydelsen, skal der afsættes tid til evaluering af rådgivningsydelsen og samarbejdet mellem bygherre og rådgiver.