Spørgsmål & Svar 1 af 7 Spørgsmål & Svar Udbud af ambulancetjeneste, præhospitale støtteenheder og liggende sygetransport Sagsnr. 14/7825 Svar på spørgsmål modtaget inden informationsmødet d. 11. april 2014 Nr. Spørgsmål Svar Udbudsmateriale, kontrakt og bilag 1 2 Er det muligt at få adgang til dokumenterne i en ikke-låst version (ikke-skrivebeskyttet)? Formateringen i Udbudsbilag 1, 2, 3 og 5 er sat til registrer ændringer. Kan Region Syddanmark uploade en ny version uden dette? Udbudsbetingelserne side 3, pkt. 1.4 Brugergruppe Er det muligt at få oplyst navnene på de personer der sidder i brugergruppen? Alternativt kan Region Syddanmark oplyse hvilke stillinger medlemmerne af brugergruppen besidder? Nej Ja, Ordregiver har uploadet en ny version af Udbudsbilag 1, 2, 3 og 5 samt Udbudsbilag 4 uden registrering af ændringer. Ordregivers brugergruppe består primært af følgende fra det præhospitale område i Region Syddanmark: o Den præhospitale leder (læge) o Ambulancedriftschef på AMK-vagtcentralen o Kontrakt- og driftsansvarlig (AC-fuldmægtig) o Udbudsansvarlig (AC-fuldmægtig) Derudover er relevante fagpersoner blevet og vil blive tilføjet ordregivers brugergruppe ved behov 3 4 Udbudsbetingelserne side 8-9, pkt. 1.10.2 Økonomisk og finansiel kapacitet og pkt. 1.10.3 Teknisk kapacitet Mener ordregiver ikke Udbudsbilag 3 i stedet for Udbudsbilag 23? Kontraktbilag 2 Delaftale 2, 3 og 4 Der er flere steder angivet delaftale 1 under samlet tilbudssum for beredskaberne og baserne samt under den totale tilbudssum i tilbudslisterne for Delaftale 2 Trekantsområdet, Delaftale 3 Sydvestjylland og Delaftale 4 Sønderjylland i Kontraktbilag 2. Det er korrekt. Ordregiver mener Udbudsbilag 3. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #1. Dette er en fejl. Ordregiver har uploadet en ny version af Kontraktbilag 2. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #1.
Spørgsmål & Svar 2 af 7 Svar på spørgsmål modtaget i perioden 12. april til 25. april 2014 Nr. Spørgsmål Svar 5 6 7 Udkast til kontrakt pkt. 8.d Disponering Kunden disponerer Leverandørens enheder og ydelser Mangler der ikke et over før Leverandøren? Udkast til kontrakt pkt. 9 Kundens ydelser til opfyldelse af Kontrakten pkt. 9.a Leverandøren bærer risikoen for ovenstående løsøre, der stilles til rådighed, fra det modtages, til det tilbageleveres. Tilbagelevering skal ske i samme stand, som det er modtaget bortset fra sædvanligt slid og ælde Spørgsmål: Dette bør ikke gælde for punkt 3, 4 og 5. Udkast til kontrakt pkt. 14.b Sikkerhedsstillelse Garantien opgøres til 1/6 af den samlede årlige grundydelse for beredskaberne, der er beregnet i Kontraktbilag 2. Hvis der sker ændringer i den årlige grundydelse for beredskaberne i henhold til kontrakten med mere end 10 %, sker der en regulering af sikkerhedens størrelse med hele den procentvise ændring af den årlige grundydelse for beredskaberne. Er der ikke tale om 1/6 af den procentvise ændring? Eks. Hvis kontrakten ændres med 20 %, forhøjes sikkerhedsstillelsen med 20 %? Den tekniske disponering af Leverandørens enheder og ydelser sker via Kundens AMK-Vagtcentral. Når Leverandørens enheder er tilmeldt AMK-Vagtcentralen som beredskaber, så er det alene Kundens AMK-Vagtcentral, der må disponere over disse enheder. Medicin anvendt i den præhospitale indsats i Region Syddanmark skal naturligvis ikke tilbageleveres i samme stand. Det samme gælder for sprit og øvrige forbrugsartikler til indvendig rengøring af køretøjer. Tæpper, lagner og pudebetræk anvendt i den præhospitale indsats tilbageleveres urent, men ellers i samme stand bortset fra sædvanligt slid og ælde. Såfremt den årlige grundydelse for beredskaberne i en delaftale f.eks. stiger fra DKK 100 mio. til DKK 115 mio., vil den procentvise ændring af den årlige grundydelse for beredskaberne være 15 procent. Sikkerhedens størrelse vil i dette tilfælde blive reguleret med 15 procent fra DKK 16,7 mio. til DKK 19,2 mio. Reguleringen af sikkerhedens størrelse vil således ske med hele den procentvise ændring (15 procent i dette tilfælde) og ikke kun den procentvise ændring udover 10 procent (5 procent i dette tilfælde).
Spørgsmål & Svar 3 af 7 Udkast til kontrakt pkt. 14.b Sikkerhedsstillelse 8 9 10 11 Sikkerhedsstillelsen må ikke være tidsbegrænset, men skal være gældende i hele kontraktperioden. Sikkerhedsstillelsen er netop tidsbegrænset til kontraktperioden, og derfor kunne man med fordel tage ordene må ikke være tidsbegrænset, men ud? Det fremgår ikke hvorledes Kundens træk på sikkerhedsstillelsen skal foregå? Og hvordan der reguleres hvis Kunden uberettiget har trukket på sikkerhedsstillelsen? Udkast til kontrakt pkt. 23.0 Kontraktændringer og prioritering Ved eventuel uoverensstemmelse mellem kontraktbilagene og nærværende dokument, har nærværende dokument forrang. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder de i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten. Kontraktbilag 12, som inkorporerer alle rettelser, har vel forrang overfor alle dokumenter inkl. kontrakten? Kontraktbilag 1 Redegørelsesdokument for konkurrenceparametre pkt. 0.25.6 og 0.25.7 I Kontraktbilag 1 ser der ud til at være en forkert nummerering idet 0.25.6 og 0.25.7 fremgår 2 steder (på hhv. side 32/33 og 39/40). Det ser ud til at den korrekte nummerering er 0.26.6 og 0.26.7. Er dette korrekt forstået? Kontraktbilag 1 Generel kravspecifikation pkt. 0.22.2, 0.24.2 og 0.26.8 I Kontraktbilag 1 pkt. 0.22.2, 0.24.2 og 0.26.8 omhandler alle børn. Pkt. 0.22.2 vedrører børn i ambulancerne; 0.24.2 og 0.26.8 omhandler liggende sygetransport for børn. Vil Regionen forklare forskellen på de 3 punkter vedrørende børn? Det er korrekt, at sikkerhedsstillelsen er tidsbegrænset til udløb af kontraktperioden (inkl. eventuel udfasningsperiode) plus 3 måneder. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #2. Hvis udbetalte beløb under garantien ved en senere retsafgørelse eller forlig måtte blive kendt uberettiget, skal det tilbagebetales med renter i henhold til renteloven. Der henvises i øvrigt til eksemplet på sikkerhedsstillelse i kontraktbilag 14. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #2. Evt. rettelser vil eksplicit fremgå af Kontraktbilag 12, og derfor betragter ordregiver ikke dette som egentlige uoverensstemmelser. Det er jo netop formålet med kontraktbilag 12, at dette eksplicit skal kunne ændre det øvrige kontraktmateriale. Dette er en fejl. Det er korrekt, at nummereringen på side 39 og 40 skal være 0.26.6 og 0.26.7. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #2. Dette er en fejl, da pkt. 0.22.2, 0.24.2 og 0.26.8 overlapper hinanden. Pkt. 0.26.8 udgår, mens pkt. 0.22.2 vedrørende børn i ambulancerne og pkt. 0.24.2 vedrørende liggende sygetransport for børn fastholdes. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #2.
Spørgsmål & Svar 4 af 7 Kontraktbilag 19 Det præhospitale område i Region Syddanmark Børn op til 20 kg samt Kontraktbilag 1 Generel kravspecifikation pkt. 0.12.6 og 0.13.1 12 I Kontraktbilag 19 fremgår det at XL- og sengeambulancerne samt babyambulancen skal kunne anvendes til transport af børn op til 20 kilo primært mellem regionens sygehuse. Er det et mindstekrav at XL- og sengeambulancerne samt babyambulancen skal kunne anvendes til transport af børn op til 20 kilo? Ja. Det er korrekt at både XL- og sengeambulancerne samt babyambulancen skal kunne anvendes til transport af børn op til 20 kilo. Specificeringen af mindstekravet til XL- og sengeambulancerne samt babyambulancen om at de skal kunne anvendes til transport af børn op til 20 kilo fremgår af Rettelsesblad #2. Svar på spørgsmål modtaget i perioden 26. april til 7. maj 2014 Nr. Spørgsmål Svar Udkast til kontrakt 12.b. Prisregulering og Kontraktbilag 2 13 I Kontraktbilag 2 Tilbudsliste for ambulancetjeneste mv. skal tilbudsgiver afgive priser for hhv. de første 5 år af driftsperioden og de sidste 5 år af driftsperioden. I kontraktens paragraf 12.b. Prisregulering fremgår følgende: Priser, takster for overtid, overskredet opgavetid og ikke afholdte/afbrudte pauser samt bods- og bonustakster reguleres ved driftsperiodens start (jf. pkt.7b) den 1. september 2015. Herefter reguleres priserne hver 12. måned pr. 1. september hvert år. Skal tilbudsgiver forstå sammenhængen mellem den tilbudte nutidspris pr. 6/6-2014 for den første 5-års periode og den tilbudte pris for den anden 5-årsperiode fra 1. september 2020 således, at de priser som afgives gældende fra 1. september 2020 skal være eksklusive indekseringen af priserne i den første 5-års periode? Altså således at de afgivne priser for den anden 5-års periode er direkte sammenlignelige med de afgivne priser for den første 5-års periode uden Ved starten på de sidste 5 år af driftsperioden vil de angivne priser for de sidste 5 år af driftsperioden i Kontraktbilag 2 blive reguleret med den samlede effekt af prisreguleringerne pr. 1/9 2015, 1/9 2016, 1/9 2017, 1/9 2018, 1/9 2019 og 1/9 2020 i henhold til pkt. 12.b i udkast til kontrakt. Det er derfor korrekt, at de angivne priser for de sidste 5 år af driftsperioden i Kontraktbilag 2 ikke skal indeholde den pris- og lønudviklingen, som har fundet sted i de første 5 år af driftsperioden.
Spørgsmål & Svar 5 af 7 hensyntagen til indeksering? Kan tilbudsgiver således antage at prisen for den sidste 5-års periode ved afregning tillægges indeksering for den første 5-års periode? Kontraktbilag 3 - Beredskaber og baser 14 Det fremgår af kontraktbilag 3 under Delaftale 2 Trekantsområdet, at baseplaceringen i Kolding og Vejle skal være inden for en radius af 2 km fra banegården. Kan udbyder acceptere at den angivet 2 km radius udvides til en 4 km radius, såfremt tilbudsgiver samtidig forpligter sig til at placere og fordele beredskaberne i samarbejde med udbyder, i en nordlig og sydlig location? Naturligvis under forudsætning af, at den samlede pris for baser i kontraktbilag 2 "Tilbudsliste Delaftale 2 Trekanten fastholdes. Det fremgår af kontraktbilag 3 under Delaftale 1 Fyn, at base placeringen i Odense C skal være inden for en radius af 2 km fra banegården, kan udbyder acceptere at den angivne 2 km radius kan undviges til 3 km radius hvis det godtgøres at være hensigtsmæssigt for udbyder? Det fremgår af kontraktbilag 3 under Delaftale 3 Sydvestjylland, at base placeringen i Esbjerg skal ske inden for nogle afgrænsede vejområder. Udbyder bedes på et landkort præcisere hvilket landområde der er tale om. Mindstekravet indenfor en radius fra Kolding Banegård ændres til 2,5 km. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #3. Mindstekravet indenfor en radius af 2 km fra Vejle Banegård fastholdes. Mindstekravet indenfor en radius fra Odense Banegård ændres til 2,5 km. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #3.. Mindstekravet til baseplaceringen i Esbjerg ændres. Se venligst det skraverede området på kortet nedenfor. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #3.
Spørgsmål & Svar 6 af 7 Kontraktbilag 1 Generel kravspecifikation pkt. 0.3.69 Delt base 15 Kan udbyder bekræfte at det er tilladt at fordele beredskaberne på flere matrikler i et angivet område i Kontraktbilag 3? Kan udbyder flytte rundt på beredskaberne mellem basestederne ved en delt base på 2 matrikler? Er første basested lig med det nærmeste basested ved en base på 2 matrikler? Beredskaberne i en base skal være fordelt på en eller to matrikler (basesteder), jf. pkt. 0.3.69 Kontraktbilag 1 Generel kravspecifikation. Ja, Ordregivers AMK-vagtcentral kan frit og uden beregning bestemme på hvilket af basestederne tilmeldte beredskaber - på delte baser - under den enkelte vagt skal opholde sig på mellem opgaverne. Ordregivers AMK-vagtcentral kan således bestemme på hvilket basested et specifikt beredskab skal køre ud fra og dette kan variere i løbet af den enkelte vagt. Ja, det er korrekt. Beredskaber tilmeldt en base, hvor beredskaberne er placeret på to matrikler
Spørgsmål & Svar 7 af 7 Kontraktbilag 1 Generel kravspecifikation pkt. 0.21.2 (delt base) skal efter endt opgave køre til nærmeste basested, hvor beredskabet ved ankomst er at betragte som fri hjemme (Status FH eller tilsvarende). I kravet fremgår det at tilbudsgiver maks. må anvende 2600 anslag. Samtidig beder udbyder om en liste af overskrifter på alle nedskrevne retningslinjer, såvel kørselsrelaterede som behandlingsrelaterede for den behandlingskrævende ambulancekørsel. Dette imødekommes. Ordregiver har uploadet en ny version af Kontraktbilag 1 Redegørelsesdokument for konkurrenceparametre med ekstra 3400 anslag. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad #3. 16 Da det præhospitale område generelt er underlagt mange krav om dokumenteret retningslinjer, finder tilbudsgiver det vanskeligt at udarbejde et fyldestgørende svar på dette krav uden at overskride de angivet 2600 anslag. 17 18 Region Syddanmark opfordres til at udvide rammen for anslag på dette krav 0.21.2 til 5800 anslag så tilbudsgiver kan afgive en så fyldestgørende liste over retningslinjer som muligt. Kontraktbilag 1 Redegørelsesdokument for konkurrenceparametre Det fremgår flere steder, at der er en begrænsning på antal anslag som må anvendes i besvarelsen af krav. Kan udbyder bekræfte at der ud over det angivet antal anslag må indsættes forklarende billeder? Udbudsbilag 3, pkt. 4.1 Der mangler en nej-boks man kan afkrydse, hvis man ikke byder ind som konsortium. Har Regionen mulighed for at tilføje en sådan boks? Tilbudsgivers redegørelse i Kontraktbilag 1 Redegørelsesdokument for konkurrenceparametre skal ske med tekst, mens eventuelle forklarende billeder eller illustrationer kan vedlægges under Kontraktbilag 13 Dokumentation og øvrige relevante bilag fra leverandøren. Ordregivers vurdering af de enkelte konkurrenceparametre vil ske på baggrund af hvad tilbudsgiver har skrevet med tekst i Kontraktbilag 1 Redegørelsesdokument for konkurrenceparametre. Det er en fejl. Ordregiver har uploadet en ny version af Udbudsbilag 1, 2, 3 og 5. Ændringen fremgår af Rettelsesblad #3