Ledelsesnotat Klient navn: Klient nr.: Indeks: Rebild Kommune 840 Regnskabsår: Forberedt af: Gennemgået af: 2011 MB OLN Emne: Ledelsesnotat vedrørende revision af Beskæftigelsesområdet Dato: 28. juni 2012/4. juli 2012 1.0 FORMÅL OG OMFANG Vi har som led i revisionen af Rebild Kommunes regnskaber 2011 aflagt besøg i maj/juni måned 2012. Med udgangspunkt i revisionsbesøget fremsendes hermed som aftalt ledelsesnotat, som omfatter en sammenfattende beskrivelse af resultaterne af vores løbende revision i kommunen i ovennævnte periode. Revisionen har omfattet administrationen af en række bestemmelser indenfor følgende lovområder: Lov om en aktiv socialpolitik Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Lov om sygedagpenge Lov om arbejdsløshedsforsikring Lov om integration af udlændinge i Danmark Repatrieringsloven Formålet med revisionen har været at vurdere, om sagsbehandling og regnskabsføring er sket i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser, samt om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af offentlige midler. Revisionen er gennemført ved stikprøvevise test af, om forretningsgange, sagsbehandling og administrationen i øvrigt har været tilrettelagt og udført betryggende og hensigtsmæssigt. Herunder påser vi, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser m.v. Stikprøverne er udvalgt ud fra en kombination baseret på konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko indenfor de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvori indgår forhold af PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Skelagervej 1A, 9000 Aalborg T: 9635 4000, F: 9635 4099, pwc.dk
økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Der udover har vi vægtet udvælgelse af bevillingssager, som er etableret i 2011. Vi har haft særlig fokus på, om interne forretningsgange er tilrettelagt og fungerer, således det sikres: At grundlaget for berettigelse til ydelser er dokumenteret og tilstede i sagsakterne. At afgørelser i forhold til ydelser er dokumenteret og indført i den skriftlige journal. At der er dokumentation for, at der er foretaget lovpligtige kontinuerlige opfølgninger. At der løbende opfanges og afdækkes mulige uhensigtsmæssigheder, svagheder og fejl i administrationen, samt at disse rettes. (Dvs. at udfører et effektivt, kvalitetsmæssigt ledelsestilsyn). 2.0 SAMLEDE KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER: Vi har fortaget revision af 69 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser jf. Aktivlovens og Beskæftigelseslovens bestemmelser samt 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser jf. Integrationslovens bestemmelser. Vi har konstateret fejl og mangler i 45 bevillingssager: Område: Ans. m/ Revalidering Kontant- Syge- Forsikrede Introdukti- Hjælpe- Skånejob /starthjælp løntilskud dagpenge ledige onsydelse middel Antal sager: 18 4 4 10 10 5 3 2 Antal fejl: 14 3 1 0 7 5 1 2 Område: Fleksjob Revurdering AKL 83 AKL 85a AKL 27 og 27a AKL 34 Repatriering Antal sager: 4 5 2 1 1 4 1 Antal fejl: 0 5 2 0 0 4 0 2 af 9
Vurdering af sagsadministrationen: Det er vores vurdering, at sagsadministrationen på flere områder ikke har fungeret optimalt eller som forventet i regnskabsåret 2011. Det samlede niveau for fejl opgjort i forhold til antal udtagne sager, som er det, der skal rapporteres om i forhold til de enkelte ressortministerier, kan beregnes til 65 %. Det anser vi generelt ikke som et acceptabelt niveau. Som det fremgår af skemaerne foran, så er omfanget af fejl særligt iøjnefaldende på områderne kontanthjælp/starthjælp, forsikrede ledige, introduktionsydelse, skånejob og revurderinger samt Aktivlovens 34 og 83. I og med, at der også blev afgivet bemærkning vedrørende kontanthjælp og forsikrede ledige for regnskabsåret 2010, vil det derfor være vanskeligt at undgå tilsvarende på disse områder for 2011. Vi vil dog i bemærkningen anføre, at der på kontanthjælpsområdet ses at være forbedringer imod slutningen af året. Fejlandele, som udgør 100 % på de øvrige nævnte områder - og hvor en del også har refusionsmæssig betydning - indebærer, at vi ikke kan forsvare at undlade revisionsbemærkninger. Dog vil vi efter omstændighederne, jf. afsnit 3.3, 3.6 og 3.7, undlade at afgive bemærkninger til administrationen af integrationsydelse samt Aktivlovens 34 og 83. Vurdering af det interne ledelses- og kvalitetstilsyn: Vi vil anbefales det, at ledelsestilsynet intensiveres omkring de områder, hvor sagsadministrationen, jf. ovenstående, har givet anledning til bemærkninger. 3.0 BESKRIVELSE AF RESULTATER FOR UDVALGTE LOVOMRÅDER: I det følgende beskrives hovedtræk af de samlede resultater af vores revisionsbesøg. Resultaterne er sammenfattet indenfor de enkelte hovedområder, og vi har, i det omfang der har været muligt, beskrevet og vurderet de konstaterede fejl og manglers betydning i forhold til, om der er tale om fejl med eller uden udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Svarnotater, der er udarbejdet i forbindelse med vores revision, er udleveret til ledelsen for Jobcentret og Udbetalingsenheden. Vi har efterfølgende modtaget tilbagemeldinger fra ledelsen på enkeltsagsniveau. Resultaterne fra ledelsens tilbagemeldinger er indarbejdet i dette ledelsesnotat. 3 af 9
I det følgende fremgår de overordnede resultater og vurderinger af vores revision af bevillingssager. Det samlede omfang og resultaterne af vores revision af bevillingssager fremgår af bilag til ledelsesnotatet. 3.1 Kontanthjælp/starthjælp efter Aktivlovens og Beskæftigelseslovens bestemmelser. Vi har foretaget revision af 18 bevillingssager, hvori der er bevilget hjælp efter Aktivlovens og Beskæftigelseslovens bestemmelser. Vi har i den forbindelse konstateret fejl i 14 bevillingssager. Område: Kontanthjælp/starthjælp under 30 år Kontanthjælp/starthjælp over 30 år Antal sager: 9 9 Antal fejl: 8 6 De væsentligste fejl kan henføres til: At der i 7 bevillingssager ikke er foretaget rettidig opfølgning i det individuelle kontaktforløb. Fejlen er af formel karakter. Hovedparten af de konstaterede fejl og mangler i forhold til opfølgning i det individuelle kontaktforløb kan henføres til, at der ikke er afholdt rettidig opfølgning i første halvår af regnskabsåret 2011. Kommunen har i deres tilbagemelding anført, at overskridelsen af rettidigheden i opfølgningerne er sammenfaldende med omstrukturering og etablering af nyt center i foråret 2011. At der i 6 bevillingssager ikke er foretaget vurdering af behov for læseskrivetest i forbindelse med afholdelse af første jobsamtale. Fejlen er af formel karakter. Vi skal anbefale, at kommunen fremadrettet har fokus på området, således det sikres, at der foretages vurdering af læseskrivetest i forbindelse med første jobsamtale, og at denne vurdering dokumenteres i den enkelte bevillingssag. At der i 3 bevillingssager er konstateret fejl i forhold til nedsættelse af hjælpen til SU-takst efter Beskæftigelseslovens bestemmelser. Fejlen har udbetalings- og refusionsmæssig betydning. Vi har i forbindelse med gennemgangen konstateret fejl i 2 bevillingssager, hvor der ikke er foretaget nedsættelse af hjælpen til SU-takst senest 6 måneder efter opstart i tilbud, samt konstateret fejl i 1 bevillingssag, hvor der er foretaget nedsættelsen af hjælpen til SU-takst samt bevilget behovsbestemt tillæg, selvom ansøger ikke har deltaget i tilbud efter Beskæftigelseslovens bestemmelser. Vi vil anbefale, at kommunen har et særligt fokus på området til sikring af, at fejlantallet på området nedbringes. 4 af 9
Konklusion vedrørende kontanthjælp/starthjælp: I og med, at der også blev afgivet bemærkning vedrørende kontanthjælp for regnskabsåret 2010, vil det være vanskeligt at undgå tilsvarende for 2011, idet fejlniveauet har været relativt højt. Vi vil dog i bemærkningen anføre, at der på kontanthjælpsområdet ses at være forbedringer imod slutningen af året. 3.2 Forsikrede ledige. Vi har foretaget revision af 10 bevillingssager heraf 5 bevillingssager under 30 år og 5 bevillingssager over 30 år, hvori der er bevilget hjælp jf. Beskæftigelseslovens bestemmelser. Vi har i den forbindelse konstateret fejl 7 bevillingssager: Område: Forsikrede ledige under 30 år Forsikrede ledige over 30 år Gennemgåede sager: 5 5 Sager med fejl: 3 4 Den væsentligste fejl kan henføres til: At der i 4 bevillingssager ikke er afgivet rettidig tilbud/etableret tilbud af tilstrækkelig varighed. Fejlen har refusionsmæssig betydning. Hovedparten af de konstaterede fejl og mangler kan henføres til, at der ikke er etableret tilbud af tilstrækkelig varighed for unge under 30 år. Det skal hertil bemærkes, at lovkravet om ret og pligt til tilbud af mindst 6 måneders varighed for unge under 30 år er ophævet i januar måned 2012, hvilket giver mere fleksible rammer for tilrettelæggelsen af en individuel indsats. Vi skal dog anbefale, at tilbuddene afgives i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser i forhold til rettidighed af tilbud. Konklusion vedrørende forsikrede ledige: I og med, at der også blev afgivet bemærkning vedr. forsikrede ledige for regnskabsåret 2010, og under hensyntagen til fejl og fejltyper, vil det derfor være vanskeligt at undgå tilsvarende for 2011 - specielt, når der er tale om fejl af refusionsmæssig betydning. 3.3 Introduktionsydelse efter Integrationslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 5 bevillingssager, hvori der er bevilget hjælp efter Integrationslovens bestemmelser. Vi har i den forbindelse konstateret fejl i alle bevillingssagerne. 5 af 9
De væsentligste fejl kan henføres til: At der i 5 bevillingssager er konstateret fejl i forhold til indholdet i integrationskontrakten. Fejlen er af formel karakter. Vi skal derfor anbefale, at kommunen fremadrettet har fokus på området, således det sikres, at det fremgår af integrationskontrakten, hvorledes forholdet er mellem danskuddannelse, kursus i dansk samfundsforhold og dansk kultur og historie, ligesom kommunen har fokus på området via det interne ledelsestilsyn, således det sikres, at fejlantallet på området nedbringes og de iværksatte tiltag efterleves. Kommunen har i deres tilbagemelding anført, at der er iværksat procedure til sikring af, at forholdet mellem integrationsforløbets indhold tydeligt fremgår af kontrakten. At der i 4 bevillingssager ikke er foretaget vurdering af behov for sygeopfølgningsplan. Fejlen har refusionsmæssig betydning. De konstaterede fejl og mangler kan henføres til, at der er alene er tale om enkelte fraværsdage. Fejlen har som ovenfor nævnt refusionsmæssig betydning for regnskabsåret 2011. Det skal dog bemærkes, at lovkravet om udarbejdelse af en selvstændig sygeopfølgningsplan er ophævet fra januar 2012, således at kommunen skal foretage de nødvendige sygeopfølgningstiltag som led i det individuelle kontaktforløb. Konklusion vedrørende introduktionsydelse: På baggrund af resultatet af vores gennemgang er det vores opfattelse, at området ikke har været varetaget fuldt ud tilfredsstillende. Vi har imidlertid ikke tidligere noteret samme fejltype på området, ligesom der alene er tale om enkeltstående fraværsdage og vil derfor afstå fra revisionsbemærkning og alene henstille, at der fremover sikres en betryggende administration. 3.4 Revurderinger Vi har fortaget revision af 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser jf. Beskæftigelseslovens og Aktivlovens bestemmelser. Vi har i den forbindelse konstateret fejl i alle bevillingssagerne. De væsentligste fejl kan henføres til: At der i 5 bevillingssager ikke er afholdt rettidig opfølgning. Fejlen er af formel karakter. Vi skal anbefale, at kommunen har fokus på rettidige opfølgninger i det individuelle kontaktforløb i forhold til fremadrettet sikring af progressioner i sagerne. 6 af 9
At der i 5 bevillingssager ikke er foretaget fyldestgørende revurdering jf. Aktivlovens 74 c. Fejlen har refusionsmæssig betydning. Vi skal anbefale, at kommunen har fokus på, at der foretages fyldestgørende revurdering i henhold til lovens krav og bestemmelser. Endvidere skal vi henlede opmærksomheden på, at der ikke er ret til at hjemtage statsrefusion i en periode på 36 måneder jf. Aktivlovens 104 a i bevillingssager, hvor der ikke er foretaget fyldestgørende revurdering. Kommunen har i deres tilbagemelding anført, at der er igangsat en proces, hvor alle ledighedsydelsessager gennemgås for sikring af kvalitet og rettighed i bevillingssagerne. At der i 4 bevillingssager ikke er foretaget vurdering af behov for sygeopfølgningsplan. Fejlen har refusionsmæssig betydning. Fejlen har som ovenfor nævnt refusionsmæssig betydning for regnskabsåret 2011. Det skal dog bemærkes, at lovkravet om udarbejdelse af en selvstændig sygeopfølgningsplan er ophævet fra januar 2012, således at kommunen fremadrettet skal foretage de nødvendige sygeopfølgningstiltag som led i det individuelle kontaktforløb. Konklusion vedrørende revurderinger: På baggrund af resultaterne af vores gennemgang, er vi af den opfattelse, at området ikke har været varetaget tilfredsstillende, idet der er konstateret et højt fejlniveau med refusionsmæssig betydning. 3.5. Job med løntilskud til førtidspensionister (skånejob) Vi har foretaget revision af 2 bevillingssager, hvori der er bevilget hjælp jf. Beskæftigelseslovens bestemmelser. Vi har i den forbindelse konstateret fejl i begge bevillingssager. I begge bevillingssager kan de konstaterede fejl og mangler henføres til, at der ikke forud for etablering af løntilskuddet er udarbejdet merbeskæftigelsesblanket. Fejlen kan have udbetalings- og refusionsmæssig betydning. Resultatet af gennemgangen af bevillingssagerne viser således, at der ikke er sket en forbedring på området, idet der ikke er konstateret en nedbringelse af fejlniveauet og fejltype fra regnskabsåret 2010. 7 af 9
Vi skal derfor anbefale, at der fremadrettet udarbejdes procedurebeskrivelse på området, og at denne følges, ligesom kommunen har særlig fokus på området via det interne ledelsestilsyn, således det sikres, at fejlantallet på området nedbringes. Kommunen har oplyst, at der vil blive udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelse på området. Konklusion vedrørende job med løntilskud til førtidspensionister: På baggrund af resultaterne af vores gennemgang, er vi af den opfattelse, at området ikke har været varetaget tilfredsstillende, idet fejlniveauet har været for højt. Også i regnskabsåret 2010 noteredes tilsvarende problemer på området. 3.6 Samværsudgifter efter Aktivlovens bestemmelser, AKL 83. Vi har fortaget revision af 2 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser jf. Aktivlovens bestemmelser. Vi har i den forbindelse konstateret fejl i begge bevillingssager. Hovedparten af de konstaterede fejl og mangler kan henføres til, at det ikke er dokumenteret, hvorvidt transportudgiften i forbindelse med samværet er fordelt mellem forældrene jf. Forældreansvarsloven. Øvrige konstateringer bærer præg af at være af enkeltstående karakter. Vi vil anbefale, at kommunen har et særligt fokus på området, for sikring af, at fejlantallet på området bliver nedbragt. Konklusion vedrørende samværsudgifter Vores gennemgang viser, at de udtagne sager ikke har været administreret fuldt ud tilfredsstillende. Vi har imidlertid ikke tidligere noteret mangler på området og vil derfor afstå fra revisionsbemærkning og alene henstille, at der fremover sikres en betryggende administration. 3.7 Særlig støtte efter Aktivlovens bestemmelser, AKL 34 Vi har fortaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser jf. Aktivlovens bestemmelser. Vi har i den forbindelse konstateret fejl i alle bevillingssagerne. 8 af 9
Hovedparten af de konstaterede fejl og mangler kan henføres til, at der ikke er foretaget vurdering af/dokumenteret, om der kan skaffes en rimelig billigere bolig på ansøgningstidspunktet. I 2 af bevillingssagerne er vurderingen efterfølgende dokumenteret på bevillingssagen i regnskabsåret 2012. Vi skal anbefale, at der foretages vurdering samt journalisering i den enkelte bevillingssag samt at kommunen via det interne ledelsestilsyn, har et fokus på området, således at fejlantallet på området nedbringes. Teamleder har oplyst, at der har været særlig fokus på området i foråret 2012 herunder gennemgang af samtlige nye bevillingssager ligesom teamleder har fokus på området via det interne ledelsestilsyn. Konklusion vedrørende særlig støtte: Vores gennemgang viser, at de udtagne sager ikke har været administreret fuldt ud tilfredsstillende. Vi har imidlertid ikke tidligere noteret mangler på området og vil derfor afstå fra revisionsbemærkning og alene henstille, at der fremover sikres en betryggende administration. 4.0 INTERNT LEDELSES- OG KVALITETSTILSYN: I forbindelse med vores revisionsbesøg har vi foretaget kontrol af ledelsestilsynet på Jobcentret og Udbetalingsenheden Det er vores opfattelse, at grundlaget for afholdelse af ledelsestilsyn er til stede, og at resultaterne af ledelsestilsynet anvendes til iværksættelse af tiltag, der sætter fokus på læringsprocesser for sagsbehandlerne. Det er dog vores vurdering på baggrund af resultaterne fra revisionsgennemgangen - at der på flere områder er behov for et mere intensivt ledelsestilsyn - herunder eventuelt med særlig fokus (tematilsyn) på læseskrivetest samt nedsættelse til SU-takst og vurdering i forbindelse med bevilling af særlig støtte, således der lægges vægt på de områder, hvor der er konstateret problematikker. 5.0 NOTATET DRØFTET MED/UDLEVERET TIL: Centerchef Jesper Dahlgaard pr. mail den 4. juli 2012. 9 af 9