20. august 2014 Cphbusiness HSU Referat af 14. møde 20. august 2014 kl. 10.00 12.00 på Cphbusiness, Landemærket I mødet deltog: OGR Ole Gram-Olesen Rektor GC Gregers Christensen Uddannelsesdirektør JJER Jacob Jersild Ressourcedirektør JOCA John Callisen Områdechef, Service & Oplevelse BLA Bo Steen Larsen Områdechef, Økonomi & Finans SUR Susanne Rievers Områdechef, Salg & Markedsføring ATH Annette Thromsholdt Områdechef, Laboratorie og Miljø LBP Lars Bogetoft Områdechef, IT & Multimedie KIMI Kim Mikkelsen IT-chef BSLA Birgitte Laursen Studieadministrationschef HLBE Hanne Larsen-Bentin TR (AC / IDA), Hillerød TC Torsten Christensen TR (AC) Valby JCH Jan-Christian Haxthausen TR (AC), Lyngby CHJ Charlotte Morell Jørgensen TR (HK), Lyngby PAB Palle Bech TR (CO10), Lyngby ALA Annette Larsen TR (AC / DJØF), Nørrebro JWM Janne Madsen TR (FFT), Lyngby HWH Henrik Wind-Hansen TR (AC / DJØF), City NMG Nina Mønsted Grut Rep. Landemærket II CDP Charlotte Dalgaard Petersen Rep. Landemærket II Gæster: DK Dan Korsgaard Servicechef EMRS Eva Rosenbæk-Svane Konsulent Referent: Ann-Cathrine Andersson (ACA)
Dagsorden 1. Velkomst og præsentation af det nye HSU v/ogr 2. Godkendelse af dagsorden v/ogr 3. Orientering v/alle 4. Status på lokaliteter v/jjer 5. Ny samarbejdsudvalgsstruktur, status v/gc 6. Nye undervisere, ressourcemodel, rekruttering, introduktion v/dir 7. Teambaseret organisation, status og videre forløb v/dir a. Evaluering af teamdagen d. 12. august. 8. Bestyrelsens årshjul og strategiseminar 08.09, udviklingskontrakt 2015-2017, årskonferencen 30.09 v/ogr 9. Økonomi 2014 og 2015, status v/jjer 10. Opfølgning på implementering af Ny Tid v/gc 11. Lønsamtaler m.v. v/jjer 12. Ny formulering af procesbeskrivelsen for bevilling af orlov på Cphbusiness (se bilag) v/gc 13. Ferie og feriedage (se bilag) v/gc 14. Tidsregistrering i mtime, status v/jjer 15. Status på etablering af Personaleforening v/ogr 16. Eventuelt Bilag 12.1: Orlov (tjenestefri uden løn) procesbeskrivelse 13.1: Anmodning om udbetaling af særlige feriefridage for undervisere 13.2: Personalepolitik ferie og feriedage Referat 1. Velkomst og præsentation af det nye HSU v/ogr Ole bød velkommen til gamle som nye medlemmer af HSU. 2. Godkendelse af dagsorden v/ogr Godkendt. 3. Orientering v/alle Bordet rundt, hvor alle præsenterede sig selv kort.
4. Status på lokaliteter v/jjer JJER orienterede om status for flytteplanerne for Nansensgade, Nørgaardsvej og Valby. Grundet den sene vedtagelseaktstykket er tidsplanerne stramme, og medarbejderne har været meget fleksible. 5. Ny samarbejdsudvalgsstruktur, status v/gc LSU: GC fremlagde reglerne for nedsættelse af LSU. Status LSU: Nansensgade og Landemærket mangler at vælge en næstformand. De respektive formænd skal foranledige, at næstformanden bliver valgt af medarbejderne. OGR ønsker og opfordrede til, at vi ikke benytter udtryk som administrative LSU, men i stedet benytter funktions-lsu. 10 funktioner 2 funktions-lsu og 5 område-lsu (som repræsenterer de 7 områder). Pedellerne hører under Service med Dan som formand. JJER er arbejdsmiljøformand og udsender en oversigt over repræsentationen i arbejdsmiljøudvalget. 6. Nye undervisere, ressourcemodel, rekruttering, introduktion v/dir 21 undervisere er ansat pr. 1. august, og introduktionen er gået godt. Fremover skal vi sætte processen i gang senest 3 måneder før ansættelse, og der blev opfordret til en tydeligere beskrivelse af profilerne. 7. Teambaseret organisation, status og videre forløb v/dir a. Evaluering af teamdagen d. 12. august. OGR: Nu er teamstrukturen blevet etableret, og vi har en teambaseret organisation i hele organisationen. Vi skal gå fra at have teams af navn til at have teams af gavn. Vi skal have et halvdagsseminar for alle 10 tværgående funktioner omkring team inden medarbejderkonferencen d. 30. september. Teamtænkning skal omfatte hele organisationen. Vi skal have fokus på ledernes håndtering af teams. OGR orienterede om institutionsakkrediteringen. Vi har en skriftlig selvevaluering fra januar til sommer 2016 foran os. Tilgang til procedurer og processer skal på plads og afprøves inden. OGR understregede, at vi skal blive bedre til at dokumentere vores beslutninger, fordi vi bliver akkrediteret på praksis ikke hensigter. HWH spurgte ind til, hvornår vi får svar. OGR svarede 2016. BLA understregede, at hele organisationen skal være informeret om, at akkrediteringen finder sted, og at der udarbejdes en model for, hvordan man kommer videre lokalt med implementering af teams. Måske mulighed for lokal coaching. ALA foreslog, at LSU inddrages mere aktivt i dette arbejde. 8. Bestyrelsens årshjul og strategiseminar 08.09, udviklingskontrakt 2015-2017 og årskonferencen 30.09 v/ogr Årshjul for bestyrelsens arbejde påvirker organisationens årshjul.
Bestyrelsen har en rytme udmøntet i et årshjul. Til mødet i december er ledelsesgrundlaget på dagsordenen, i maj er der opfølgning, i september er der strategiseminar. Bestyrelsesforum på intranettet er åbent for alle medarbejdere. Årskonferencen d. 30. september foregår på Oslobåden, som har plads til alle Cphbusiness medarbejdere. Årskonferencen er under opbygning. ALA foreslog, at årskonferencen fremover er senere på året, så den ikke er for tæt på bestyrelsens strategiseminar, og der dermed er arbejdsplads til at skabe sammenhæng mellem de to. OGR svarede, at konferencen bruges som afsæt for strategi, uddannelsesprogram, udviklingsprogram og budget. Der er indgået ny udviklingskontrakt med ministeriet, og vi har fået fem obligatoriske mål og tre valgfrie. De obligatoriske passer os godt i forhold til vores strategi. Nyt er øget social mobilitet. Derudover digitalisering og øget studiemobilitet. 9. Økonomi 2014 og 2015 v/jjer JJER: Der er pt ved at blive udarbejdet 7 måneders budgetopfølgning. Med dette forbehold ser det ud til, at vi når budgetmålene på fuldtidsuddannelserne. På deltidsuddannelserne er vi også godt med. Den store udfordring ligger i forhold til alle vores projekter, som skal gennemføres jf. den tidsplan, vi har lagt. Efter 2013 er vi pålagt af ministeriet at redegøre for frascattimidlerne. HWH spurgte til budgettet. I forhold til budget generelt mangler vi en vedtagelse af finanslov. Finansministeriet har igangsat en analyse af taxametersystemet med Deloitte som konsulenthus. JJER gennemgik beregningsforudsætningerne, som ligger til grund for ansættelse af nye medarbejdere i sommeren 2014. JCH spurgte ind til beregningen og til beregning af Studievejledning. GC forklarede, at lektoranmodning, - vejledning, international koordinator m.v. er lagt ekstra ind under Kapacitetsopbygning i øvrigt. Det betyder, at det ikke påvirker ressourcerne til undervisningen. ALA foreslog, at der sættes en fast faktor af til kompetenceudvikling. Til dette svarede OGR, at det i dag ligger i adjunktforløb og udvikling. Når førstnævnte stopper, skal vi overveje en anden model. BLA mente, at dette bør tages op afdeling for afdeling. JJER foreslog, at vi måske kan have måltal for kompetenceudvikling som en del af akkreditering. Budget medsendes referatet. 10. Opfølgning og implementering af Ny Tid v/gc Processen er i gang, og Ny Tid version 2 er ved at blive implementeret. 11. Lønsamtaler v/jjer JJER: Vi vil gerne indkalde lønudvalget i slutningen af august. NMG understregede, at det er vigtigt, at man får mulighed for at forberede sig og kender proceduren inden lønforhandlinger. Der ligger allerede materiale på intranettet. JWM mente, at studieturen for foråret 2014 var for lønmidler 2012/2013 og spurgte til lønmidler for 2013/2014. Dette tages op i lønudvalget.
12. Ny formulering af procesbeskrivelsen for bevilling af orlov på Cphbusiness (se bilag) v/gc Personalehåndbogen og personalepolitikken skal ikke forveksles. Personalepolitikken afspejler vores hensigter. Personalehåndbogen beskriver, hvordan vi udfører politikken i praksis. TR har haft indvendinger omkring begrebet vakance i håndbogen. Ledelsen har afklaret det med B-siden, og beskrivelsen blev endelig godkendt. 13. Ferie og feriefridage (se bilag) v/gc Underviserne holder ferie jf. undervisningsåret. De administrative holder ferie som det passer i arbejdsgangen. Særlige feriedage optjenes og afholdes i henhold til regler, men hvis en underviser ønsker at få dem udbetalt, skal ønsket fremsættes ved årets start, men det kan kun bevilliges i foråret, når man kender ressourcer og behov på undervisningsområdet. HWH foreslog, at man under alle forhold skal svare aktivt, om man ønsker den eller ej foranlediget af ledelsen. GC fremlagde ferievejledning fra Moderniseringsstyrelsen. Der kan på baggrund af gældende regler ikke laves yderligere kollektive aftaler. Retten er en individuel ret. Ledelsen kan overrule den individuelle aftale. HWH duplicerede, at Moderniseringsstyrelsen nok ikke vil blande sig i vores lokale aftaler. JCH mente, at det var uheldigt at give en mulighed og så trække den tilbage senere på året, da nogle ser det som et personalegode og planlægger deres økonomi efter det. ALA sagde, at det må være områdechefernes ansvar at planlægge arbejdstiden ordentligt. På baggrund af ovennævnte udarbejdes en revideret procedure. Feriekalenderen mangler at blive opdateret på intranettet. 14. Tidsregistrering i mtime, status v/jjer MTime er blevet testet på MAC. Ferie lægges ind centralt. Guide til underviserne er ude. ALA efterspurgte, om automatiske notifikationsmails kan vælges fra. JJER bekræftede, at det er klaret. Udfordring omkring registrering af tid på projekter er klaret. Lønpulje tages op på lønudvalgsmøde. JWM påpegede, at flextidsaftalen skal opdateres. JJER indkalder til møde. 15. Status på etablering af Personaleforening v/ogr Stiftende generalforsamling d. 30. september. Oplæg til vedtægter skal finpudses i udvalget. 16. Eventuelt