Møde den 4. december 2017 Frandsensalen Hovedsamarbejdsudvalgsmøde, møde nr. 5, 2017 Referat Til stede: Berit Eika (BE) Arnold Boon (ABOON), Thomas Pallesen (TP), Lars Bo Nielsen (LBN), Niels Chr. Nielsen (NCR) Olav W. Bertelsen (OWB), Aase Pedersen (AP), John Kapstadt (JK), Helle Colding Seiersen (HCS), Bertha B. Mortensen (BBM), Peter Kithler (PK), Anne Marie Bundsgaard (AMB), Steffen Junker (SJ), Anders K. Moestrup (AKM), Marie Vejrup (MV), Mini Mehlsen (MM), Steen Henrik Møller (SHM), Heidbra Jonsdottir (HJ), Tinna Meyer (TM) samt Anne Lindholm Behnk (ALBE) Afbud: Brian Bech Nielsen og Johnny Laursen Referent: Dorrit Wedendahl Mødet blev ledet af Berit Eika. Arnold Boon deltog til og med punkt 2a. Dagsorden 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden 2. AU s økonomi a) AU s budget 2018-2021 b) Lønforhandlingsbudget 2018 3. Orientering fra formand og ledelsesside 4. Orientering fra næstformænd og medarbejderside 5. Kommunikation fra mødet 6. Eventuelt 7. Næste møde Dato: 4. januar 2018 Sags nr.: 2017-009-000004 Ref: dew Side 1/7 Referat 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. AU s økonomi - drøftelse a) AU s budget 2018-2021 ABOON fremhævede følgende om budget 2018-2021: Der er en stabil udvikling i både indtægter og udgifter i budgetperioden. Der er flere STÅ bl.a. som følge af flere ingeniørstuderende. Der budgetteres med mindre fremdriftsbøde, idet studiefremdriftsmålene er tæt på at være opfyldt. De endelige tal herfor afventes. Der er budgetteret med planlagte underskud i alle budgetårene, da AU bruger overskuddet fra tidligere år til flere strategiske investeringer og derved til at blive et endnu bedre universitet. Samlet vil egenkapitalen i 2021 igen udgøre 10 % af omsætningen. Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 53 8200 Aarhus N Tlf.: +45 8715 0000 E-mail: hr@au.dk Web: www.au.dk
For ARTS er der er stabil udvikling i indtægter og udgifter. Der er færre STÅ, som følge af dimensioneringen. Til gengæld optjener fakultetet flere STÅ pr. studerende. Der er budgetteret med stigning i de eksterne midler, og opsparet overskud investeres på en række områder. NCN oplyste for ST: Økonomien ser fornuftig ud. Omsætningen kan fastholdes, og det er fortsat vækst i hjemtagning af eksterne midler. STÅ-produktionen er stigende som følge af ingeniørsatsningen og investering i datalogi/ digitalisering. LBN oplyste for HE: Indtægterne er faldende i budgetperioden, og dermed også udgifterne. Sundhedsuddannelserne er dimensioneret, så der er ikke mulighed for at øge STÅ-produktionen. Der er fokus på at hjemtage flere eksterne midler. I 2018 budgetteres med et underskud på 10 mio. kr. og der opnås budgetbalance i løbet af budgetperioden. TP oplyste for BSS: Økonomien er fornuftig og i balance. BSS har mange studerende, og indtægtsgrundlaget er derfor vigende på grund af omprioriteringsbidraget på 2 %. BSS ønsker ikke øgning af studenteroptaget. Der er budgetteret med en stigning i de eksterne midler. Opsparede midler investeres i styrkelse af forskningen på business-området, tværgående integration af forskningsområder og ansættelse af nye talenter/juniorforskere. Der er et godt samarbejde mellem administrationen og fagmiljøerne. Side 2/7 HSU s spørgsmål og drøftelse: AP spurgte, om der er noget, der tyder på, at budgettet medfører uansøgte afskedigelser, og efterlyste desuden investering i kompetenceudvikling i forbindelse med digitalisering og investering i AU s IT-systemer. ABOON oplyste, at faldende indtægtsgrundlag og planen om, at anvende så mange midler som muligt på AU s kerneaktiviteter gør, at der bliver færre administrative medarbejdere over årene, men at tilpasningen så vidt muligt forsøges opnået via naturlig afgang. LBN oplyste, at på HE falder lønudgiften 40 mio. kr. i budgetperioden 2018-2021. LBN vil aldrig love, at der ikke sker afskedigelser men love, at der bliver gjort alt for at undgå afskedigelser og alt for at styrke økonomien. Det er nødvendigt at tilpasse medarbejderstaben til økonomien og omfanget af opgaver. SHM spurgte, om hvordan der tages højde for de langsigtede udgifter ved investeringer f.eks. i nye forskningsområder. ABOON oplyste, at investeringerne er en start-up-kapital, f.eks. til ansættelse af VIP, hvorefter det er meningen, at der dannes et styrket indtægtsgrundlag via STÅ-produktion og hjemtagning af eksterne midler. AKM spurgte, om den nye uddannelsesbevillingsreform er indarbejdet i budgettet. ABOON svarede, at det er den ikke. En foreløbig beregning viser dog, at reformen betyder et lille plus på 18 mio. kr. på AU. Men det er en meget lille andel af AU s samlede uddannelsesbudget, og det ændrer ikke meget. Effekten kan eventuelt blive større på længere sigt. OWB bemærkede, at indsatsen for at styrke hjemtagningen af eksterne midler
og rekruttering af topforskere kunne medføre risiko for siloer, som udfordrer den organisatoriske sammenhængskraft i og imellem enhederne. NCN svarede, at investeringerne medførte indtægtsgrundlag både fra forskning og uddannelse, og at opbygningen sker gradvist, så der bliver plads til konsolidering. HSC efterlyste, at sagsfremstillingen til bestyrelsen om budget 2018-2021 adresserer konsekvenserne af omprioriteringsbidraget på 2 % for de administrative ydelsers kvalitet på længere sigt, tilsvarende som det nævnes på uddannelsesområdet. SJ spurgte, om budget 2018-2021 er konservativt, pessimistisk eller optimistisk. ABOON svarede, at budgettet er det mest realistiske bud på økonomien de næste 4 år, og at der sker kvalitetssikring og justering undervejs, ligesom usikkerheder angives, og hvordan de er indkalkuleret i budgettet. Uddannelsesindtægter og bygningsudgifter er de poster, der er forbundet med størst usikkerhed. Side 3/7 HJ spurgte om, hvad stigningen på 20 mio. kr. i lønudgifter fra regnskab 2016 til ØR3 2017 (tabel 6 i bilag 6 til budgettet) under fællesområdet skyldes. Det blev aftalt, at dette undersøges og skrives i referatet. AU økonomi har oplyst, at stigningen i lønudgifter på 20 mio. kr. fra regnskab 2016 til ØR3 2017 skyldes, at feriehensættelse for hele universitetet er placeret på fællesområdet, og at omkostningen hertil forventes at stige med 14 mio. kr. fra 2016 til 2017. Endvidere stiger fællesadministrationens lønomkostninger med ca. 6 mio. kr. fra 2016 til 2017, idet budgetrammerne for 2017 bruges fuldt ud. I 2016 var der et mindre forbrug i fællesadministrationen i forhold til budgettet. I forlængelse af drøftelsen af budget 2018-2021 blev HSU orienteret om digitaliseringsstrategi og digital kompetenceudvikling på det administrative område. ABOON oplyste, at digitaliseringsstrategien har fire spor, hhv. uddannelse, forskning, den digitale arbejdsplads og administration. På det administrative område er der tre hovedtemaer: 1. Forbedring af IT-infrastrukturen 2. Procesunderstøttelse og automatisering 3. Datadrevet ledelse Forbedring af infrastrukturen omhandler bl.a. afvikling af gamle it-systemer, modernisering af universitetets it-infrastruktur samt udvikling af den digitale arbejdsplads. Under tema 2 skal der arbejdes med digitalisering af centrale administrative processer bl.a. understøttet af WorkZone. Under tema 3 skal
AU s mange data struktureres og anvendes til bedre understøttelse af beslutninger. Side 4/7 I den administrative ledelseskreds arbejdes med en projektliste med en lang række projekter som ønskes gennemført i de kommende år. Prioritering af disse projekter tager bl.a. udgangspunkt i førnævnte digitaliseringsstrategi og de 3 strategiske spor. Vedrørende kompetenceudvikling fremhævede ABOON dels udvikling af de færdigheder, som medarbejderne skal kunne, for at arbejde med nye systemer og digitaliserede processer, og dels udvikling af det mind-set medarbejderne har. Nogle medarbejdere er afventende og tøvende i forhold til digitalisering, men det er nødvendigt, at ville digitalisering. Der er således behov for at understøtte medarbejdernes digitale dannelse. AP opfordrede dekanerne til at drage omsorg for, at enhederne/lederne er opmærksomme på behovet for digital kompetenceudvikling i forbindelse med den forestående ansøgningsrunde til kompetencefondsmidler. ABOON afsluttede drøftelsen af budget 2018-2021 med at takke for HSU s bemærkninger og konkluderede, at det foreliggende budget forelægges for bestyrelsen den 12. december 2017. b) Lønforhandlingsbudget 2018 BE oplyste: Universitetsledelsen har fastlagt et lønforhandlingsbudget på 0,7 % af de regnskabsførte lønressourcer i 2017 nedskrevet med udgifter til pension, feriegodtgørelse og reguleringsprocent. Fastlæggelsen sker med baggrund i AU s økonomi, lønudviklingen i staten og på de øvrige universiteter og Finansministeriets skøn for den lokale lønudvikling. HSU s bemærkninger: OWB med flere bemærkede, at budgettet burde være højere, og at medarbejderrepræsentanterne ikke opfatter budgettet som en ramme, der skal respekteres. OWB beklagede endvidere, at lønforhandlingsbudgettet omfattede både varige og midlertidige lønforbedringer og engangsvederlag. OWB fandt, at midlertidige lønforbedringer og engangsvederlag måtte kunne styres lokalt inden for den mulige lokale økonomi, og OWB så gerne, at dette blev indført fra lønforhandling 2019. AP fandt, at lønforhandlingsbudgettet ikke burde behandles i HSU, da det kommer til at fremstå som om, at det er HSU, der beslutter lønforhandlingsbudgettet, hvilket ikke er tilfældet. AP så intet behov for, at medarbejderrepræsentanterne kender lønforhandlingsbudgettet. Tillidsrepræsentanterne anser ikke, at lønforhandlingsbudgettet skal holdes.
SHM så gerne, at lønforhandlingsbudgettet er kendt for begge parter, og støttede at budgettet alene omfatter varige lønforbedringer. Side 5/7 HCS fandt det unødvendigt, at nævne de overenskomstmæssigt aftalte lønstigninger sammen med lønforhandlingsbudgettet og opfordrede endvidere til, at lønforhandlingsbudgettet ikke offentliggøres. HSC fandt det endvidere mærkeligt, at dekaner og universitetsdirektør kan beslutte et lønforhandlingsbudget, som er mindre end 0,7 %. PK m.fl. medarbejderrepræsentanter støttede, at lønforhandlingsbudgettet alene er et meddelelsespunkt til HSU. Med henvisning til løntabellerne bemærkede AKM, at det skulle overvejes, hvilket lønniveau AU bør stræbe efter for at være en attraktiv arbejdsplads set i forhold til øvrige universiteter og f.eks. kommune og region. AKM anførte, at lønniveauet for fuldmægtigstillinger i kommunen er 20-30.000 kr. højere end på AU. AMB bemærkede, at en lønforskel på 20.000 kr. mellem en bioanalytiker på KU og AU er for meget. BE afsluttede punktet med at oplyse, at medarbejderrepræsentanternes bemærkninger vil tilgå universitetsledelsen, der træffer endelig beslutning. Derefter offentliggøres lønforhandlingsbudgettet. 3. Orientering fra formand og ledelsesside - orientering a) Orientering om dagsorden for bestyrelsesmøde 27. oktober 2018 samt dagsorden for bestyrelsesmøde den 12. december 2017 BE fremhævede følgende fra bestyrelsesmødet den 27. oktober 2017: AU s erhvervssatsning blev drøftet. AU s erhvervsudvalg består af universitetsledelsen, og der er endvidere nedsat erhvervsudvalg på de enkelte fakulteter. Der arbejdes med at indgå rammeaftaler, som bl.a. omhandler brobygning til arbejdsmarkedet for de studerende, herunder projektorienterede forløb som specialer. Bestyrelsen blev orienteret om årets studenteroptag. Der var i alt 28.000 ansøgere, og ca. 7000 blev optaget. Flere af AU s uddannelser har nu adgangsbegrænsning. Der har været god søgning på ingeniørstudierne, naturvidenskab og sprogfagene. Samlet set er der grund til stor tilfredshed i forhold til studenteroptaget. Fagmiljøerne og administrationen fortjener stor anerkendelse for deres indsats og samarbejde for opnåelse af det gode resultat. BE fremhævede følgende fra dagsordenen til det kommende bestyrelsesmøde den 12. december 2017: Budget 2018-2021, som HSU har drøftet under
dagsordenens punkt 2, er det væsentligste punkt. Desuden drøftes Educational IT. Det omhandler bl.a. re-design af undervisningsformer, og at det skal være lettere at arbejde med digitale undervisningsformer. Side 6/7 HSU s bemærkninger: OWB bemærkede om educational IT, at der er vigtigt, at udvikling af den digitale undervisning bliver brugerdrevet og tilpasses de ønskede undervisningsformer. MM bemærkede, at der er vigtigt, at der gøres en indsats for at hjælpe medarbejderne godt i gang. MV supplerede, at god support undervejs er vigtig, og at der nu er velfungerende og god support på Black Board. I forbindelse med studenteroptaget blev decentralisering af universitetsuddannelserne berørt. TP og NCN gav udtryk for, at undervisningsmiljøerne ikke må blive for små og tynde, da det vil gå ud over kvaliteten. Det skal være kvaliteten som er styrende, og det kan komme til at betyde, at udbud af nogle uddannelser begrænses til få steder. b) Orientering om den strategiske rammekontrakt BE oplyste: Der er afholdt første forhandlingsmøde med ministeriet den 27. november 2017. Mødet forløb konstruktivt. Ministeriet støtter de forslag til mål, som AU har foreslået, men ser gerne at målene bliver mere konkrete. AU søger at fastholde, at målene skal omhandle noget, som AU selv er i stand til at påvirke. Udkast til de strategiske effektmål og indikatorer sendes i høring i relevante organer, herunder HSU snarest muligt, og der er høringsfrist den 10. januar 2018. Den strategiske rammekontrakt indgås mellem bestyrelsen og ministeriet og forventes indgået inden sommerferien. 4. Orientering fra næstformænd og medarbejderside - orientering AP oplyste, at der er indgået en treparts- aftale om efter- og videreuddannelse med særligt fokus på de lavest uddannede. Der skal anvendes over 2 milliarder på efter- og videreuddannelse de kommende 4 år. Det er endnu ikke fastlagt hvordan midlerne konkret udmøntes. Aftalen indeholder bl.a. incitamenter til uddannelse af elever. 5. Kommunikation fra mødet - beslutning HSU besluttede, at der ikke udarbejdes highlights fra mødet. 6. Eventuelt AP oplyste, at en ansøgning om midler fra FUSA (Fonden til udvikling af statens arbejdspladser) er under udarbejdelse. Der søges om midler til en kom-
petenceudviklingsindsats for teknisk administrative medarbejdere uanset uddannelsesbaggrund med henblik på at styrke digital tænkning i opgaveløsningen, nye samarbejdsformer og relationer på tværs i administrationen samt udvikling af evnen til afdække kompetencebehov affødt af digitalisering. Ansøgningen dækker 3 grupper af 20 medarbejdere på tværs af administrationen og institutterne inden for økonomi og studieadministration. Side 7/7 HSU støttede ansøgningen. Anne Marie Bundsgaard oplyste, at hun fratræder sin stilling med udgangen af 2017 og dermed udtræder af HSU. Berit Eika takkede Anne Marie Bundsgaard for hendes mangeårige indsats i HSU. 7. Næste møde Næste HSU-møde er 28. februar 2018 kl. 13.00-15.00. Mødet holdes i Frandsensalen. Berit Eika afsluttede mødet med ønske om glædelig jul og overbragte julehilsen fra rektor til HSU.