VELKOMMEN TIL BY OG KULTURUDVALGET INTRODUKTIONSPROGRAM 1
Kære udvalgsmedlem Velkommen til By- og Kulturudvalget i Odense Kommune. Materialet du sidder med, er et kort introduktionsmateriale, som jeg håber skaber et overblik over den introduktion til By- og Kulturområdet, som vi gerne vil give dig og resten af udvalget over det næste halve år. By- og Kulturudvalget er det politiske udvalg for By- og Kulturforvaltningen. Arbejdet og ansvaret i dette udvalg er alt fra understøttelse af kulturelle begivenheder, vedligeholdelse af vores grønne områder, bibliotekerne, miljøgodkendelser, rengøring af vores kommunale institutioner til lokalplanplanlægning og godkendelse af byggesager. I By- og Kulturforvaltningen arbejder ca. 1500 engagerede medarbejdere dagligt med at skabe bæredygtige løsninger for Odense, der fremmer økonomisk vækst og menneskelig værdi. Samlet har By- og Kulturudvalget et driftsbudget på 1,13 mia. kr. (2016) og et anlægsbudget på 0,29 mia. kr. (2016) til at understøtte denne kerneopgave. Jeg ser frem til at arbejde sammen med dig og det øvrige By- og Kulturudvalg om denne spændende opgave de kommende fire år. Chefgruppen og jeg vil gøre os umage for at skabe en god dialog med jer i det nye udvalg om, hvor, og hvordan I vil tage del i den videre udvikling af byens transformation og hvordan vi fortsat sikrer kvaliteten i denne. For at I bedst kan træde med ombord og sætte jeres præg på retningen for forvaltningens arbejde, har vi sammensat en introduktion med fokus på: At I får et godt kendskab til området, så I trygt kan sætte politisk og strategisk retning. At vi får et godt politisk samarbejdsklima i udvalget. At udvalg og forvaltning får etableret et godt samarbejde. 2
I velkomstmaterialet, som du modtager sammen med denne hilsen, er der en kort introduktion til de praktiske forhold ved at være udvalgsmedlem i By- og Kulturudvalget. Derudover er vores foreløbige introduktionsprogram, som vi har planlagt for det første halve år vedlagt. Du vil senere i dag modtage en mail fra mig med lidt praktisk information om de første dage. Mailen vil også indeholde et link til en introduktion af forvaltningen. Du er til hver en tid velkommen til at kontakte mig. Både vedrørende opstarten og introduktionen, men også gennem hele den kommende udvalgsperiode. Med alle gode ønsker om et godt samarbejde. Anne Velling Direktør, By- og Kulturforvaltningen Thomas Appel 3
PRINCIPPERNE I INTRODUKTIONS- PROGRAMMET 4
På udvalgsmøderne i første halvår af 2018 gives By- og Kulturudvalget en grundig introduktion til fagområderne inden for By- og Kulturforvaltningen. Introduktionerne vil indeholde væsentlige informationer om By- og Kulturforvaltningens kerneopgave, økonomi, politikker, strategier og om aktuelle strategiske temaer. Formålet med introduktionen er at give By- og Kulturudvalget et indblik i de store strategiske linjer i forvaltningen, så udvalget er klædt bedst muligt på, til at påtage sig det politiske lederskab for forvaltningen. I det følgende præsenteres en plan for introduktionen. Overordnet er programmet skruet sådan sammen, at udvalgsmøderne kombineres med besøg på udvalgte lokationer og oplæg fra forvaltningen om de vigtigste strategiske temaer. Når der er oplæg på udvalgsmøderne, er der afsat tid til spørgsmål fra udvalget samt politiske drøftelser. I introduktionen er der også forslag til sociale arrangementer for udvalget. Udover intro til by- og kulturområdet er der naturligvis også en ordinær dagsorden på de pågældende udvalgsmøder. Omfanget af introduktionen vil derfor afhænge af volumen af den ordinære dagsorden. Planlægningen af indhold på de enkelte møder vil derfor foregå helt op til møderne. Fælles forventningsafstemning om det gode udvalgsarbejde Et godt samarbejde i By- og Kulturudvalget er en styrke og forudsætning for at lykkes med byens transformation. Forvaltningen ønsker at understøtte den gode og konstruktive dialog i udvalget, og derfor er der i introprogrammet programsat en drøftelse af samarbejdet i udvalget, herunder udvalgets forventninger til og principper for det indbyrdes samarbejde Et tillidsfuldt samarbejde mellem udvalg og forvaltning er også afgørende. Derfor foreslås det, at udvalget ligeledes drøfter, hvordan det gode samarbejde mellem udvalg og forvaltning kan fremmes og udvikles, herunder udvalgets forventninger til forvaltningen, samt hvilke muligheder forvaltningen har for at efterkomme forventningerne. 5
Fra udvalgsværelset og ud i Odense Der er en stor og vedvarende interesse for byens transformation blandt borgere, erhvervsliv, foreninger og interesseorganisationer mv. i Odense. Introduktionsprogrammet er udarbejdet med det udgangspunkt, at politik bl.a. skabes gennem dialog med de aktører i byen, som har en aktiv rolle i byens transformation. Derfor vil en del af introduktionen bestå af besøg på forskellige relevante lokationer. Det kunne f.eks. være et besøg på Havnen, det gamle OUH, Kulturmaskinen eller Borgernes Hus. Derudover foreslås det, at udvalget drøfter muligheden for en studietur, hvor udvalget får mulighed for at se hvordan andre byer har arbejdet med byudvikling. En studietur vil give mulighed for at høre om udfordringer og drøfte nye løsninger og andre perspektiver for udviklingen af Odense, som kan bruges aktivt ind i arbejdet med at sætte politisk retning for forvaltningen. I By- og Kulturudvalget er du tæt på mange aspekter af borgernes hverdag. Samtidig er der i meget af vores myndighedsarbejde indbygget formelle demokratiske inddragelsesprocesser. Det vil være relevant at drøfte i udvalget, hvordan politikere, borgere og forvaltning skal spille sammen om Odenses udvikling i den kommende udvalgsperiode. I introprogrammet er der i forbindelse med temamøderne afsat tid til grundige introduktioner til tværgående strategiske temaer, temadrøftelser og dialoger med vigtige interessenter. Desuden vil introduktionsperioden også have fokus på nogle af de formelle aspekter ved at sidde i By- og Kulturudvalget i Odense. Plads til at udvalget præger introprogrammet Introduktionsprogrammet er forvaltningens forslag til, hvordan udvalget bedst indføres i de mangeartede opgaver som By- og Kulturudvalget dækker, så der kan træffes beslutninger og sættes politisk retning. For at sikre, at introprogrammet bedst matcher udvalgets ønsker og behov er der afsat tid til en drøftelse af introprogrammet, hvor udvalget får lejlighed til at tone og vinkle programmet, så det bedst passer til udvalgets ønsker og behov. Der vil bl.a. være mulighed for, at udvalgsmedlemmerne rejser temaer på udvalgsmøderne, som de ønsker fokus på. 6
INTRODUKTIONSPROGRAM FOR BY- OG KULTURUDVALGET 7
Program for introduktionen til By- og Kulturudvalget By- og Kulturforvaltningen har udarbejdet dette introduktionsprogram, så du som udvalgsmedlem på det bedst mulige grundlag kan sætte et politisk præg på og en politisk retning for Odenses transformation i den kommende udvalgsperiode. Introduktionsprogrammet til det nye By- og Kulturudvalg er planlagt således, at det ligger i forlængelse af introduktionsprogrammet til byrådet. Introduktionsprogrammet er sammensat med øje for følgende formål: At udvalget får et godt kendskab til området, herunder samarbejdspartnere, muligheder, anbefalinger mv., så udvalget har de bedste muligheder for at sætte politisk og strategisk retning. At sætte udvalget i stand til at træffe beslutninger på et komplekst beslutningsgrundlag hurtigst muligt. At skabe de bedste betingelser for et godt politisk samarbejdsklima i udvalget. At udvalg og forvaltning får etableret et godt samarbejde. Derudover er programmet suppleret med aktiviteter, der fremmer: At udvalget får mulighed for at drøfte, hvordan de ønsker at kvaliteten i byens mentale og fysiske udvikling skal understøttes. At udvalget får indsigt i de faglige områder i By- og Kulturforvaltningen så udvalget kan vurdere, hvilke områder der ønskes givet særlig politisk bevågenhed. At der skabes en gensidig forventningsafstemning mellem udvalg og forvaltning om samarbejdet i den kommende udvalgsperiode. Kalender booking Du bliver automatisk booket til samtlige møder gennem forvaltningens sekretariat. Af mødeindkaldelserne vil det fremgå, hvor mødestedet er for både temamøder og udvalgsmøder. Temamøderne er indeholdt i den reserverede tid til udvalgsmøderne. I 2018 er udvalgsmøderne planlagt til at starte kl. 8.30 og slutte kl. 15.00. Udvalgsdagsordnerne indeholder typisk 20 sager og for at komme godt ind på sagerne og temaerne, har vi vurderet, at dette tidsrum er nødvendigt. 8
Januar Tema/Aktivitet 3. 5. januar 1:1 mellem direktør og nye udvalgsmedlemmer - Mail fremsendes den 13.12.17. 8. -9. januar Byrådsseminar - Se program i det fælles introduktionsmateriale til byrådet. 17. januar Byrådstema - Økonomi. Se det fælles introduktionsmateriale for byrådet. 23. januar Temamøde: - Forvaltningen præsenter strategiske udfordringer og muligheder i forhold til byens udvikling. Februar Tema/Aktivitet 6. februar Temamøde: - Fremkommelighed og mobilitet i storbyen Odense. 22. februar Temadag (byrådet) - Kvalitet i Odenses udvikling. Se det fælles introduktionsmateriale for byrådet. 27. februar Temamøde - En kort evaluering af introduktionsprogrammet for de første to måneder. o Er der nogle temaer, som udvalgsprogrammet mangler at sætte fokus på? o Hvilke politiske overvejelser har bl.a. de to byrådstemaer; Turen af letbanesporet og Byudvikling og kvalitet i byrummet besøg på Havnen givet anledning til? o Skal der afholdes bydelsmøder i 2018? 9
Marts Tema/Aktivitet 6. marts Temamøde - Det gode liv. Fritid og kulturs rolle i byens udvikling. 20. marts Temaseminar - Hvilke politiske mål vil udvalget sætte for udvalgsperioden? - Fællesspisning. April Tema/Aktivitet 10. april Morgenmøde - Mød medarbejderne i forvaltningen. Temamøde - Bæredygtig byudvikling. 12. -13. april KL møde - Teknik og Miljø 18 i Århus. 24. april Temamøde - Nedslidning af kommunens aktiver. 10
Maj Tema/Aktivitet 15. maj Temamøde - Erhvervsudvikling til gavn for Odense. 29. maj Temamøde - Kollektivtrafik. Juni Tema/Aktivitet 19. juni - Drøftelse af samarbejdet i udvalget og mellem udvalg og forvaltning. - Fremlæggelse og drøftelse af introduktionsprogram for sidste halvår 2018. Temamøde - Festivaler og events i Odense. - Rundvisning i Odeon. - Fællesspisning i Odeon. 11
LIDT PRAKTISK VEDR. DIT ARBEJDE I BY- OG KULTURUDVALGET 12
I det følgende præsenteres de formelle og praktiske rammer for samarbejdet mellem udvalg og forvaltning. Dagsorden og referat fra udvalgsmøder Selve dagsordenen til udvalgsmøderne er tilgængelig i det elektroniske dagsordensystem FirstAgenda og Odense Kommunes hjemmeside om onsdagen forud for mødet om tirsdagen. Mødested og mødetidspunkt fremgår af dagsorden, og kalenderinvitationen. Ligeledes fremgår forventet sluttidspunkt for udvalgsmødet. Dagsordenen indeholder sager til beslutning, til drøftelse og til orientering. De enkelte orienteringspunkter gennemgås kun efter behov på selve udvalgsmødet. Der kan stilles uddydende spørgsmål i mødet. Efter afholdelse af udvalgsmøde udarbejdes referat med beslutninger. Referatet er tilgængelig i FirstAgenda. Udvalgets medlemmer skal underskrive beslutningsprotokollen efter hvert møde. Indbydelser/konferencer/studieture Relevante indbydelser til konferencer, studieture mv. drøftes til udvalgsmøde med henblik på evt. deltagelse. I så fald udvalget ønsker at deltage i studieture og konferencer skal udvalget drøfte finansieringen, da udvalget ikke har budget til dette. Henvendelse fra udvalgsmedlemmer til forvaltningen Spørgsmål/henvendelser rettes til direktør eller stabschefen. Skriftlige spørgsmål besvares skriftligt. Såfremt spørgsmålet er relevant for alle udvalgsmedlemmer sendes svaret med kopi til alle og gøres tilgængelig på byrådssitet, hvor alle byrådsmedlemmer kan se besvarelsen. For detaljeret retningslinjer om henvendelser fra udvalgsmedlemmer se byrådssitet. Henvendelse fra borgere Ved henvendelse fra borgere, organisationer, foreninger til hele By- og Kulturudvalget, besvarer rådmanden henvendelsen på udvalgets vegne. I relevante tilfælde forelægges et svarudkast for udvalget. 13
December 2017 14