Virksomhedsplan for Ledelsessekretariatet i Teknik og Miljø, Aarhus Kommune 2016

Transkript

1 Virksomhedsplan for Ledelsessekretariatet i Teknik og Miljø, Aarhus Kommune 2016

2 Intro I virksomhedsplanen for 2016 klargør og synliggør vi, hvad Ledelsessekretariatet mere konkret har fokus på i Vi følger løbende op på indsatsområderne i virksomhedsplanen og gør ultimo 2016 samlet status i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedsplanen for er kendetegnet ved at være året, hvor vi er kommet på plads som det nye Ledelsessekretariat. De nye opgaver i Ledelsessekretariatet er godt forankret, og vi har konsolideret de nye samarbejdsflader i forlængelse af organisationsændringen i Men vi er endnu ikke færdige med at udvikle os i forhold til de nye opgaver og i forhold til de mål, vi satte os tilbage i andet halvår Derfor vil vi fortsat have generel fokus på disse opgaver og mål. Grundlag og strategi for Ledelsessekretariatet Vi arbejder i Ledelsessekretariatet med afsæt i Aarhus-fortællingen, med afsæt i kommunens overordnede vision, mål og politikker og med afsæt i kommunens værdier. På tilsvarende vis arbejder vi med afsæt i Teknik og Miljøs vision, ledelsesgrundlag og medarbejdergrundlag/medarbejderroller (når det er klart) og med afsæt i de fælles politisk-strategiske og organisatoriske indsatsområder, der er fastlagt i Teknik og Miljøs virksomhedsplan for Ledelsessekretariatets mission og vision Mission: Ledelsessekretariatet understøtter rådmanden, direktøren og centrene i deres arbejde. Vi hjælper med at sætte retning, og vi bygger bro mellem de forskellige dele af Teknik og Miljø og til omverdenen. Vision: Vi vil være frontløbere i realiseringen af Teknik og Miljøs vision og fælles indsatsområder. Derfor vil vi gøre alt, hvad vi kan, for at leve op til det fælles medarbejdergrundlag/medarbejderrollerne og det fælles ledelsesgrundlag.

3 Ledelsessekretariatets har følgende faste opgaver: Ledelsessekretariatets opgaver Sekretæropgaver for rådmand, direktør og Teknisk Udvalg Ledelsesstøtte til rådmand og direktør Kvalitetssikring og koordination af sager til rådmand og direktør Koordinering af interne mødefora Post og journalisering Juridisk rådgivning til andre dele af Teknik og Miljø Lede og deltage i udviklingsprojekter, arbejdsgrupper mv. Ekstern og intern kommunikation Planstrategi og kommuneplan Øvrige opgaver i tilknytning til kommuneplanlægningen (analyser, retningslinjer, statistik mv.) Ledelsessekretariatets organisering Ledelsessekretariatet er organisatorisk delt op i Kommuneplan, Kommunikation og Øvrige Ledelsessekretariat. Vi arbejder i det daglige sammen på kryds og tværs også med rådmanden, direktøren og stadsarkitekten, som vi sidder dør om dør med.

4 Organisatoriske indsatsområder i 2016 Ledelsessekretariatet i samarbejde med centrene og BoP Kernen i Ledelsessekretariatets mission og vision er et meget tæt samarbejde med centrene og BoP. Dette samarbejde er således alfa omega i forhold til, at vi lykkes med vores opgaver. Organisationsændringen i 2014 satte en yderligere streg under dette, i og med at Ledelsessekretariatet fik yderligere opgaver og samarbejdsflader i forhold til centrene. Ledelsessekretariatet vil i 2016 sætte endnu mere fokus på samarbejdet med centrene, da oplevelsen er, at vi på en række områder kan udvikle klarere og/eller stærkere samarbejdsformer. Højt prioriterede opgaver for Ledelsessekretariatet i 2016 i relation til resten af Teknik og Miljø er: Vi skal styrke samarbejdet om Teknik og Miljøs samlede kommunikationsindsats Vi skal styrke samarbejdet om kommuneplanlægningen Vi skal styrke samarbejdet om interessevaretagelse og politikudvikling Vi skal styrke den fælles projektkultur i Teknik og Miljø Vi skal videreudvikle/optimere samarbejdet og sagsgangene ifm. rådmandshenvendelser, oplæg, byrådsindstillinger mv. (f.eks. hurtigere sagsflow og kurser/videndeling mhp. højnelse af kvaliteten). Vi har fokus på de fremtidige muligheder for at udvikle Teknik og Miljø På vej til Gellerup. Generelt vil i vi arbejdet være opmærksomme på Ledelsessekretariatets rolle som bindeled mellem rådmand og direktør og resten af Teknik og Miljø. Vi ønsker at bidrage endnu mere til, at rådmandens og direktørens udmeldinger formidles ud på en klar og retningsgivende vis. Generelt vil vi også gå foran i forhold til at skabe løsninger sammen på tværs i Teknik og Miljø. Vi vil bidrage ved at skabe stærkere relationer både på ledelses- og medarbejderniveau. Det handler f.eks. om at holde flere møder i centrene, sidde en halv eller hel dag andre steder i Teknik og Miljø og invitere kollegaer til at sidde i Ledelsessekretariatet, holde regelmæssige statusmøder med relevante kolleger i centrene og tage konkret initiativ til dialog, når der er er tegn på uenighed eller frustration på tværs. Ledelsessekretariatets i samarbejde med omverdenen Ledelsessekretariatet har også en vigtig rolle som bindeled til omverdenen både den øvrige del af Aarhus Kommune og aktører uden for kommunen. Også her arbejder vi for at skabe løsninger sammen. Ledelsessekretariatets egen organisation Ledelsessekretariatet har konsolideret sig efter organisationsændringen i Vi kender hinanden godt på kryds og tværs, har fået etableret et MED-udvalg og er kommet på plads i nye lokaler. I 2016 vil vi gerne styrke vores sammenhængskraft endnu mere: Vi vil løbende udvikle samarbejdet omkring konkrete opgaver, så vi udnytter de forskellige kompetencer i Ledelsessekretariatet bedre og samtidig opbygger stærkere interne relationer. Vi vil udvikle vores kontormøder og fredagsmøder som fora for vidensdeling. Vi vil styrke den gensidige sociale støtte og feedback i Ledelsessekretariatet bl.a. via opmærksomhed på fælles sociale aktiviteter. Opfølgning på MED-udvalget som formelt forum for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Endvidere vil vi i 2016 gerne udfolde og forankre de ny-formulerede medarbejderroller, så de giver mening for os i Ledelsessekretariatet.

5 Politisk-strategiske indsatsområder i 2016 I 2016 skal vi i Ledelsessekretariatet sammen med centrene og BoP sikre, at de planer og politikker, Teknik og Miljø har i støbeskeen for 2016, kommer godt i mål. Det handler om: Liveability Udbredelse/forankring af den fælles udviklingsramme Liveability som en del af planstrategien Bæredygtig vækst Klimaplan 2016 Bæredygtig vækst som en del af planstrategien Boligudbygning til en by med social balance Løbende planer for større boligområder Realisering af boligpakken Boligudbygning og social sammenhængskraft som del af planstrategien Mobilitet og forbundethed MOVE og anlægsprogram Letbanens næste etaper Kollektiv trafikplan ifm. letbanens start Trafik- og Mobilitetsplan for Midtbyen Ny cykelhandlingsplan Smart mobilitet Strategi for kombinationsrejser Mobilitet og forbundethed som del af planstrategien I overensstemmelse med de organisatoriske indsatsområder vil Ledelsessekretariatet i forbindelse med disse planer og politikker have særlig fokus på følgende: Vi vil arbejde for at sikre rettidig politisk inddragelse og klare vedtagelser i byrådet. Vi vil medvirke til, at planerne og politikkerne bliver til i samarbejde mellem centrene og med Ledelsessekretariatet. Vi vil bistå centrene med at sikre, at de andre magistratsafdelinger, borgere, erhvervsliv og andre interessenter inddrages på den mest hensigtsmæssige og konstruktive måde i udviklingsprocesserne. Vi vil sikre en fælles retning i den strategiske kommunikation.