Dagsorden til Hovedudvalgets møde

Dagsorden til Hovedudvalgets møde Dato: Mandag den Mødetidspunkt: 09:00 11.00 Mødelokale: B 205 Medlemmer: Fraværende: Lars Holte (formand), Vibeke Bøgh Lynge (næstformand), Bo Petersen, Brith Josephsen, Charlotte Markussen, Heidi Hansen, Jette Elleby, Jørgen Lerhard, Karen Aslaug Jensen, Karin Mikkelsen, Morten Marcher, Niels Krüger, Per Aalbæk Nielsen, Peter Foskjær, Sussi Jørgensen, Thommas Nielsen, Tine Tom-Petersen Sussi Jørgensen, Thommas Nielsen

Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af referat 2 2. Budget 2014 3 3. Tilpasning af MED-struktur i Jobcentret 4 4. Nøgletalsrapporter 6 5. Ligebehandling af FTR-forhold - Løsningsforslag. 7 6. Afrapportering fra arbejdsgruppe om ansættelse på særlige vilkår 9 7. Opfølgning på direktionens lønstrategi 11 8. Oversigt over arbejdsgrupper 12 9. MedarbejderNyt 13 10. Eventuelt 14 1

1. Godkendelse af referat Sagsnr.: 12/23682 Det indstilles, at HovedUdvalget godkender referatet den 24. april 2013. 2

2. Budget 2014 Sagsnr.: 12/23682 Direktionen orienterer om status på budgetlægningen for 2014. Det indstilles, at HovedUdvalget tager orienteringen til efterretning. 3

3. Tilpasning af MED-struktur i Jobcentret Sagsnr.: 12/29118 I forbindelse med sammenlægning af Jobcentret og Sprogcentret, foreslår LokalMED i Jobcentret en sammenlægning af MED-strukturen på området. Forslaget vil betyde, at Sprogcentret bliver en del af Jobcentrets LokalMED, så der sikres inddragelse og indflydelse på hele området. Forslaget ændrer ikke ved antallet af arbejdsmiljøgrupper, idet der fortsat vil være en arbejdsmiljøgruppe for hvert område. Forslaget lever således op til Arbejdsmiljølovens krav om, at antallet af arbejdsmiljøgrupper skal fastsættes efter nærhedsprincippet, så medarbejderne inden for deres arbejdstid har mulighed for at drøfte arbejdsmiljøforhold med arbejdsmiljørepræsentanten eller arbejdsmiljølederen. Den nuværende MED-struktur ser ud som følger: Sprogcentret: Jobcentret: Personalemøde 1 AMG LokalMED 1 centerchef 3 ledere 2 AML 3 medarbejderrepræsentanter 3 AMR 1 AMG for Jobcentret 1 AMG for Jobafklaring Efter sammenlægningen ønskes nedenstående MED-struktur: LokalMED 1 centerchef 2 ledere 3 AML 4 medarbejderrepræsentanter 3 AMR 1 AMG for Jobcentret 1 AMG for Jobafklaring 1 AMG for Sprogcentret Af kommunens lokale MED-aftale fremgår, at et lokaludvalg maksimalt kan bestå af 9 medarbejderrepræsentanter inkl. arbejdsmiljørepræsentanter og 9 ledelsesrepræsentanter inkl. ar- 4

bejdsmiljøledere. Der kan ikke være flere lederrepræsentanter end medarbejderrepræsentanter i udvalget. Endvidere fremgår det, at det skal tilstræbes, at lokaludvalgenes sammensætning er så repræsentativ som muligt og at alle personaleorganisationer (overenskomstgrupper) så vidt muligt er repræsenteret i udvalget. I forslaget fra Jobcentret vil lokaludvalget bestå af 7 medarbejderrepræsentanter inkl. 3 arbejdsmiljørepræsentanter og 6 ledelsesrepræsentanter inkl. 3 arbejdsmiljøledere. De fire medarbejderrepræsentanter kommer fra overenskomstområderne HK, Socialrådgiverne, AC og Uddannelsesforbundet. Forslaget lever således både op til MED-aftalens retningslinjer om antal og repræsentativ sammensætning. Forslaget er drøftet og vedtaget på Jobcentrets møde i LokalMED den 16. maj 2013. Det indstilles, at HovedUdvalget godkender forslaget til tilpasset MED-struktur i Jobcentret. Bilag: 1 Åben 5. Referat af Jobcenter MED møde den 16. maj 2013 120639/13 5

4. Nøgletalsrapporter Sagsnr.: 12/23682 Direktionen fremlægger de seneste nøgletalsrapporter om kommunens opgaveløsning sammenlignet med Greve, Gentofte, Gladsaxe, Hillerød og Helsingør kommuner ( 6- kommunesamarbejdet ). Nøgletalsrapporterne beskriver udviklingen på de forskellige fagområder sammenlignet med de ovennævnte kommuner og viser, hvordan HTK udvikler sig økonomisk, hvilke rammevilkår kommunen er underlagt samt forskelle i tilbudssammensætningen og serviceniveauet. Nøgletallene kan benyttes til at skabe refleksion over HTK s opgaveløsning, og der kan hentes inspiration i sammenligningskommunerne inden for dagtilbud, skoler, sårbare børn og unge, voksenhandicap, ældre, beskæftigelse og administration. Sidst i rapporten ses løn- og fraværsudviklingen. Nøgletallene viser, at HTK stadig har de højeste udgifter på 5 af 8 serviceområder blandt sammenligningskommunerne. Når der tages højde for kommunens rammebetingelser, så nedbringes eller holdes udgifterne i ro i perioden fra regnskab 2009 til budget 2013. I de foregående år er nøgletalsrapporten blevet benyttet i budgetprocessen, og hvert fagudvalg vil drøfte rapporten på junimøderækken. Sammen med nøgletallene udkommer en specialrapport, som i år omhandler Beskæftigelses-, uddannelses- og vejledningsindsatsen for de 15-30 årige. Her kortlægges indsatser og organiseringer, som målrettet arbejder for at give alle unge en ungdomsuddannelse og nedbringe den høje ungdomsledighed. Det indstilles, at HovedUdvalget tager orienteringen til efterretning. Bilag: 1 Åben Nøgletalsrapport fra 6-kommunesamarbejdet 2013 125228/13 2 Åben Nøgletalsrapport 2013 114637/13 3 Åben Specialrapport om ungeindsatsen 2013 113367/13 6

5. Ligebehandling af FTR-forhold - Løsningsforslag. Type: Hovedudvalget Sagsnr.: 12/14410 På Hovedudvalgsmødet den 27. februar 2013 blev der nedsat en arbejdsgruppe, som skulle belyse forskelle i FTR forhold og fremkomme med forslag til FTR ernes fremtidige vilkår. Det blev besluttet at forholdene også skulle omhandle vilkårene for TR især i forhold til HUarbejdet. Løsningsforslagene skulle være udgiftsneutrale indenfor den samlede ramme for FTR erne. Arbejdsgruppen bestod af FTR Tine Tom-Petersen, TR Morten Marcher, FTR Karin Mikkelsen samt Hanne Borchersen og Lars Buch Pedersen fra HR-Centret. Arbejdsgruppen har drøftet følgende punkter: 1. Acadre adgang 2. VDI-løsning 3. Kørselsgodtgørelse 4. Mobiltelefon 5. AKUT-refusion 6. Tid til FTR-/TR-arbejde, herunder HU Ad.1 - Acadre adgang Arbejdsgruppen har undersøgt behovet for, at FTR får adgang til Acadre. Alle HovedUdvalgsmedlemmer, som ikke i forvejen har adgang til Acadre, ønsker dette. Der er ingen udgifter forbundet med at give HU s medlemmer adgang til Acadre. HR-Centret har derfor bedt ØDC om denne adgang. Adgangen forventes at være klar i løbet af uge 29. Ad. 2 - VDI-løsning Arbejdsgruppen har undersøgt behovet for, om FTR og medlemmer af HU, som ikke er FTR, får en VDI-løsning. Resultatet har vist, at de ca. 10, som i dag ikke har en VDI-løsning, ønsker dette. Arbejdsgruppen foreslår, at alle FTR og andre medlemmer af HU, som ikke er FTR, fremover får VDI-adgang, så de har mulighed for at komme på fra en hvilken som helst PC. ØDC har oplyst, at udgiften til VDI er en éngangsudgift på 6.000 kr. pr. person. Udgiften til ca. 10 personer er derfor 60.000 kr. Arbejdsgruppen foreslår, at udgiften finansieres af de lokale AKUT-midler, når der er økonomisk mulighed herfor. Ad. 3 - Kørselsgodtgørelse Arbejdsgruppen har drøftet betaling af kørselsgodtgørelse til FTR er. Arbejdsgruppen foreslår, at FTR/TR er fremadrettet anvender kommunens puljebiler til transport. Kan dette ikke lade sig gøre, ydes der kørselsgodtgørelse med lav takst. Der ydes ikke kørselsgodtgørelse til transport mellem HTK og FTR-kontor uden for kommunegrænsen. Ad. 4 - Mobiltelefon 7

Arbejdsgruppen har drøftet behovet for, at der stilles mobiltelefoner inkl. abonnement til rådighed for FTR er. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at der for nærværende ikke er det store arbejdsmæssige behov herfor, men foreslår, at HU drøfter dette, herunder forslag til eventuel finansiering heraf. Arbejdsgruppen håber, at der inden for en ikke alt for fjern fremtid vil ske udskiftning af kommunens telefonsystem, så stationære telefoner udskiftes til mobile. Ad. 5 AKUT-refusion Arbejdsgruppen har undersøgt forholdene omkring bogføring af AKUT-indtægterne. For de fleste FTR ers vedkommende registreres indtægterne på den arbejdsplads, hvorfra den pågældende aflønnes. Af historiske grunde er dette ikke tilfældet i to tilfælde: ØDC (HK) og SUOC/- Hjemmesygeplejen (DSR). Arbejdsgruppen anbefaler, at alle indtægter fra hjemtagelse af AKUT-midler for FTR er bogføres samme sted som lønudgiften. Hermed ligestilles FTR erne med TR erne, og alle indtægter vil ligge samme sted som lønudgifterne. Arbejdsgruppen anbefaler derfor samtidig, at det nuværende indtægtsbudget på HR-Centrets konto for AKUT-indtægter fordeles ud på de to steder (ØDC og Hjemmesygeplejen, SUOC), som har FTR er, dvs. på det samme sted som lønudgifterne. Dette skal dog godkendes såvel i direktionen som i ØU, da der er tale om flytning af budgetter mellem budgetområder. Ad. 6 Tid til FTR-/TR-arbejde, herunder HU Arbejdsgruppen har drøftet de udfordringer, som nogle FTR/TR er oplever i relation til den fornødne tid til opgaverne. Arbejdsgruppen er enige i, at der er behov for at synliggøre de opgaver, som følge med opgaven som henholdsvis FTR/TR og medlem af HovedUdvalget mv. Arbejdsgruppen anbefaler derfor, at der mellem alle tillidsrepræsentanter og deres ledere jævnligt er en dialog om opgaverne og forventningerne til tidsforbruget hertil. Til brug for denne dialog har arbejdsgruppen udarbejdet et notat, der kan tjene som inspiration. Inspirationslisten er vedlagt som bilag. Arbejdsgruppen foreslår, at lederne informeres om dette via Ledernyt. Arbejdsgruppen indstiller, at HovedUdvalget drøfter og godkender forslagene. Bilag: 1 Åben FTR-/TR-vilkår 121912/13 8

6. Afrapportering fra arbejdsgruppe om ansættelse på særlige vilkår Type: Hovedudvalget Sagsnr.: 13/5775 På Hovedudvalgets møde den 21. november 2012 drøftede udvalget, om vi i tilstrækkelig grad lever op til bestemmelserne i Rammeaftale om socialt kapitel i relation til, at HU skal fastsætte retningslinjer for beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne og ledige. Hovedudvalget besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe om dette. Arbejdsgruppen skulle se på pjecen vedrørende ansættelse på særlige vilkår og vurdere, hvordan HovedUdvalget kan leve op til Rammeaftalen om det sociale kapitels krav om drøftelse. Desuden skulle arbejdsgruppen se på, hvordan det kan sikres, at medarbejderne inddrages i tilstrækkeligt omfang ved ansættelse af personer på særlige vilkår. Arbejdsgruppen består af følgende: Brith Josephsen Niels Kryger Vibeke Lynge Jette Elleby Jette Lange Hanne Borchersen Arbejdsgruppen har afholdt 3 møder og ønsker at fremlægge resultatet af de foreløbige drøftelser om ansættelser på særlige vilkår, jf. vedlagte bilag. Efter en gennemgang af rammeaftale om det sociale kapitel, har arbejdsgruppen har koncentreret sin indsats på: Hvad gør vi i dag: Dvs. en beskrivelse af eksisterende praksis Hvad er der behov for: Dvs. hvad bør HU træffe beslutning om og hvilke informationer bør HR-Centret gøre tilgængelige Værktøjer: Dvs. hvilke værktøjer bør HR-Centret udarbejde til at understøtte arbejdet Denne tredeling har arbejdsgruppen i beskrivelsen opdelt på alle tre MED-niveauer og i forhold til den konkrete ansættelse. Næste skridt for arbejdsgruppen er at udarbejde et konkret forslag til retningslinjer og forberede en temadrøftelse i HU. Men inden dette arbejde igangsættes, ønsker arbejdsgruppen at fremlægge status på arbejdet med henblik på at høre resten af HU: Er det Hovedudvalgets opfattelse, at arbejdsgruppen har gennemført tilstrækkelig afdækning i forhold til opgaven? Mener Hovedudvalget, at der bør afdækkes yderligere? Økonomi Ingen bemærkninger Det indstilles, at HU drøfter den foreløbige afrapportering fra arbejdsgruppen med henblik på afklaring af, om arbejdsgruppens forslag er dækkende i forhold til behov for retningslinjer og vejledninger. 9

Bilag: 1 Åben Referat fra HU-arbejdsgruppe om det sociale kapitel 080413 99237/13 10

7. Opfølgning på direktionens lønstrategi Sagsnr.: 12/23682 Direktionen udarbejdede i slutningen af 2011/begyndelsen af 2012 en lønstrategi i samarbejde med Chefforum. Direktionens lønstrategi blev udarbejdet som følge af de nye rammer for lokal løndannelse, der fulgte af, at centrale bindinger og udmøntninger forsvandt med O.11. Efter ønske fra medarbejdersiden i Hovedudvalget blev direktionens lønstrategi drøftet på HovedUdvalgets møde den 20. marts 2013. Medarbejderne havde særligt fokus på følgende temaer fra lønstrategien: 1. Forhåndsaftaler og opsigelse af disse 2. 2%-reglen, som betyder at en lønstigning skal være på mindst 2% af pgl. s årsløn 3. Opsigelse af høkerreglen (tjenestemandsansatte lærere og HK er). Medarbejdersiden havde en generel oplevelse af, at processen omkring udrulning af direktionens lønstrategi har afstedkommet utilfredshed og mistillid. Medarbejdersiden oplevede håndteringen af forhåndsaftalerne og fastlæggelse af 2%-reglen som uhensigtsmæssig og som et udtryk for mistillid til, at man decentralt selv kan opnå enighed om det, der på arbejdspladserne giver mening. Ledersiden var ikke enig i denne opfattelse og holdt fast i deres ret til at bestemme, hvor der er frihedsgrader og hvor der er bindinger i f.h.t. lokal løndannelse og tilkendegav, at det er lige så legitimt for direktionen som for de faglige organisationer at have en strategi for, hvordan frie lokallønsmidler anvendes. Direktionen tilkendegav ligeledes på mødet den 20. marts 2013, at man ville tage medarbejdersidens bemærkninger med tilbage til drøftelse i direktionen og vende tilbage til HovedUdvalget. Medarbejdersidens synspunkter har efterfølgende været drøftet i direktionen, som har besluttet at fastholde strategien. Det indstilles, at HovedUdvalget tager orienteringen til efterretning. 11

8. Oversigt over arbejdsgrupper - juni 2013 Sagsnr.: 12/23682 Arb.gruppe Opgave Deltagere Status Deadline Følgegruppe til sygefraværsindsatsen Nedsat 26.10.11 Sparringspartner for HR-Centret i forhold til sygefraværsindsatsen i kommunen. Tine, Heidi og Karin Ansvarlig: Søren Grenaa Gruppen samles 2 3 gange årligt. Løbende Implementering af Sundhedsstrategien Nedsat 13.09.12 Skal bidrage til at præsentere strategien for organisationen i skrift og tale. Brith, Vibeke, Thommas og Niels Ansvarlig: Mariann Lyby Arbejdsgruppen har færdiggjort arbejde og nedlægges derfor. Afsluttet Beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne. Nedsat 21.11.12 Årlig arbejdsmiljødrøftelse Nedsat 21.11.12 Drøftelse af FTR/TRvilkår Nedsat 27.02.13 APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 Nedsat 24.04.13 Sundhedsindsatsen Nedsat 24.04.13 Skal sikre, at HU lever op til kravene i Rammeaftale om det sociale kapitel. Skal forberede HU s årlige arbejdsmiljødrøftelse Skal drøfte nuværende udfordringer i forhold til tid og vilkår. Skal fungere som sparringsgruppe for HR-Centret. Følgegruppe, som bl.a. skal komme med inspiration til nye sundhedsindsatser. Brith, Vibeke, Niels, Jette Elleby og Jette Lange. Ansvarlig: Hanne Borchersen Vibeke, Bo, Sussi, Jette og Peter. Ansvarlig: Marianne Klug-Andersen Morten, Tine og Karin og Hanne. Ansvarlig: Lars Buch Pedersen Karen, Heidi, Vibeke, Bo, Jette og Hanne. Ansvarlig: Marianne Klug-Andersen Karen, Vibeke og repræsentant fra Personaleforeningen. Ansvarlig: Helle Mølleskov Arbejdsgruppen fremlægger resultatet af de foreløbige drøftelser på mødet. Gruppen mødes første gang i januar 2014. Arbejdsgruppen fremlægger resultatet på mødet og nedlægges derefter. Gruppen mødtes første gang den 11. juni 2013. Første møde forventes afholdt i august 2013. August 2013 Løbende Juni 2013 Juni 2014 Løbende Det indstilles, at HovedUdvalget tager orienteringen til efterretning. 12

9. MedarbejderNyt Sagsnr.: 12/23682 I henhold til HovedUdvalgets informationsstrategi skal udvalget beslutte, om der i et kommende MedarbejderNyt skal medtages emner fra mødet og i givet fald hvilke. Det indstilles, at Hovedudvalget beslutter, om der i et kommende MedarbejderNyt skal medtages emner fra mødet og i givet fald hvilke. 13

10. Eventuelt Sagsnr.: 12/23682 14