Fælles LSU/LAMU-møde den 12. september 2016 kl. 11.30 12.30 Mødelokale: Bygning 1442, lokale 116 Deltagere: Ledelsesrepræsentanter LSU/LAMU: Nikolaj Harbjerg, Eigil Jensen LSU: Aase Bak, Anni Bækgaard Langberg. LAMU: Jette Hammer Medarbejderrepræsentanter LSU: Marie Louise Bro Pold, Louise Bornemann Søe, Jørgen Skårup, Anette Christiansen, Søren Lundgård Laursen, Katrine Breum Rosenbeck, John Hansen, Klaus Mors. LAMU: Jan Møller Nielsen, Lisbeth Kjær Kaufmann, Søren Michael Nicholson, Tina Thing Larsen. Aarhus BSS HR & Ph.d. Dato: 22.. september 2016 Afbud: Yadigar Akbulut (LSU), Susanne Dalsgaard Krag (observatør, LSU) Anna Mette Morthorst (observatør, LSU), Jette Raalskov (LAMU), Vibeke Dahl Vedelø (LAMU) Sekretær: Anne Bækby Johansen/Lene Hauschildt, HR (ref.) Ref.: abj Side 1/5 Dagsorden til fælles LSU/LAMU-møde psykisk APV 2015/2016 1. Godkendelse af dagsorden Nikolaj Harbjerg (NH) bød velkommen til det fælles LSU og LAMU møde. Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af referat fra fællesmøde den 31. maj 2016 Referatet fra sidste fælles LSU og LAMU møde blev godkendt i forbindelse med referatet fra sidste møde. Der var ingen kommentarer. 3. Handleplan for administrationscenter Aarhus BSS NH indledte med kort at ridse processen op i forhold til arbejdet med administrationens handleplan. Hver afdeling har fremsendt input til administrationscenterets handleplan med henblik på at kunne fremsende en plan til hhv. enhedsadministrationens APV-følgegruppe den 15. september, fakultetets APV-følgegruppe 3. oktober (møde 12. oktober) og herefter til FSU/FAMU 27. oktober og HSU/HAMU i december. Aarhus BSS HR & Ph.d. Tåsingegade 1, 2. sal Bygning 1447 8000 Aarhus C E-mail: bss.hr@au.dk http://bss.au.dk
Alle afdelinger arbejder lokalt med handleplanerne, og det arbejde skal fortsætte, selv om der nu er udarbejdet og fremsendt input til en fælles handleplan. Side 2/5 Anette Christiansen (AC) takkede for bidragene fra de enkelte funktionsområder. AC forklarede, at den fælles handlingsplanen er udarbejdet med henblik på at synliggøre generelle træk på tværs af administrationscenteret. Der er derfor ikke foretaget en prioritering af de foreslåede indsatser. Aase Bak (AB) sagde i den forbindelse, at det er vigtigt, at der ikke kun ses på generelle træk, men har opmærksomhed på, at funktionsområderne er forskellige og APVen har vist forskellige indsats områder. AC fortalte, at der ikke har været formkrav i forhold til at benytte AU skemaet, hvorfor nogle områder har meldt tilbage i form af IGLO modellen. NH supplerede med en kort forklaring af IGLO modellen, som blev brugt som metodik i APV 2012. Louise Bornemann Søe (LBS) sagde, at hun synes at det er vigtigt at foretage en eksplicit prioritering af indsatserne i den samlede handleplan, så det er tydeligt, hvad der er vurderes som vigtigst. Tina Thing (TT) syntes, at det vil være vanskeligt at prioritere det samlede input fra administrationscenteret, da der kan være store lokale forskelle på tværs af funktionsområderne. Anne Bækby Johansen (ABJ) fremhævede, at det er vigtigt, at LSU/LAMU s fokus bliver på at sikre opfølgning på fremdrift i forhold til de forskellige tiltag i den fælles handlingsplan. Det er samtidig vigtigt, at APV en fortsat bliver drøftet lokalt og efter lokale behov, og at der tages fat i de aftalte initiativer i afdelingerne, hvor der kan ske en lokal prioritering. ABJ orienterede herefter om processen i forbindelse med opfølgning på administrationscenterets handlingsplan. Administrationscenteret har et dobbelt ophæng til både ASU/AAMU i enhedsadministrationen og til FSU på fakultetet. Det er aftalt på AU, at APVopfølgningen for de administrative centre foregår i strengen LSU/LAMU ASU/AAMU HSU/HAMU og de nedsatte følgegrupper i regi heraf. For at sikre sammenhæng i fakultetets APV-opfølgning er det imidlertid også aftalt på Aarhus BSS, at administrationscenteret repræsenteres i fakultetets følgegruppe, hvorfor administrationscenterets handlingsplan også sendes til gruppen. Processen i enhedsadministrationen og i fakultetet kører lidt forskudt, idet der er
møde i ASU/AAMU s følgegruppen den 27. september og den i fakultetets følgegruppe den 12. oktober. Side 3/5 Herefter blev indsatsområdet stress drøftet. Der var enighed om, at stress i høj grad handler om forventninger til hinanden og forventningsafstemning. Ligesom der var enighed om, at travlhed og mange opgaver ikke behøver at give stress. MLBP sagde i den forbindelse, at man også kan blive stresset af at have for lidt opgaver, hvorfor stress også kan handle om dårlig trivsel. ABJ nævnte, at man i HR-afdelingen havde drøftet forebyggelse af stress set i relation og i modsætning til travlhed samt overblik over og prioritering af opgaver. Derfor var der i afdelingen enighed om, at de elementer også bør indgå i indsatserne. AB foreslog, at punktet stress i handlingsplanen udover opgavemængde også omhandler trivsel relaterede indsatser. Der var enighed om at anskue stress som både trivsel og arbejdsmængde. Herefter gav flere udtryk for, at opfølgning på handleplanen kan være vanskelig, da mange indsatser ikke er direkte målbare. Der blev peget på, at det kan være vanskeligt at måle, om f.eks. ledelsen er blevet bedre. NH svarede, at det i vis udstrækning påhviler lederen at påvise, at der er igangsat initiativer. Katrine Breum Rosenbeck (KBR) sagde, at der også vil være forskel på, hvordan initiativer opleves af den enkelte medarbejder, hvilket ligeledes gør det vanskeligt at måle på. Jan Møller Nielsen (JMN) sagde, at det er vigtigt at huske på, at ligegyldigt, hvordan man skriver det i en handlingsplan, og om indsatser er målbaren eller ej, er det rigtige mennesker med rigtige problemer det drejer sig om. Så derfor skal problemerne løses. Herefter takkede NH for arbejdsgruppens gode arbejde, og AC vil sørge at rette dokumentet til. 4. Evaluering af APV processen NH orienterede om, at evaluering af APV processen indledningsvis blev drøftet på mødet den 31. maj 2016, og som aftalt er der på vegne af APV-kontaktudvalgets sendt et udkast til et fælles evalueringssvar fra LSU og LAMU, som drøftes på dette møde. Lisbeth Kjær Kaufmann (LKK) opfordrede til, at APVen fremadrettet også sendes til sygemeldte medarbejdere. Anni Bækgaard Langberg (ABL) påpegede, at hvis
en medarbejder er syg, kan vi ikke forvente og ønsker ikke nødvendigvis, at medarbejderen tjekker sin mail. Det vil betyde, at den i givet fald skal sendes til medarbejderens private mail. MLBP gjorde opmærksom på, at der kan være nogle tekniske forhold, som kan vanskeliggøre at sende til ikke AU adresser. Side 4/5 LKK gav udtryk for, at hun synes, at AU ikke nødvendigvis skal sende til en privat mail men sikre, at den sygemeldte medarbejder ved, at undersøgelsen findes, og de kan logge på deres arbejdsmail, hvis de vil udfylde den. Søren Michael Nicholson (SMN) sagde i den forbindelse, at undersøgelsen også kan gives på print. NH sagde, at han synes, at en sådan dialog må være en del af en sygefraværssamtale og ikke som evaluering af APV processen. NH sagde endvidere, at det nu er et opmærksomheds punkt og nævnt i referatet. LKK var dog ikke enig og gav udtryk for, at det let kan drukne i referat. AC sagde, at denne problematik i øvrigt omhandler et meget lille antal ansatte. AB supplerede med, at det er vigtigt at huske, at ikke alle sygemeldinger er stressrelaterede. I forhold til den yderligere evaluering sagde SMN, at han synes, at den fysiske og psykiske APVer tidsmæssigt er meget tæt placeret på hinanden. Det giver meget arbejde i det lokale LAMU, og det er vanskeligt at nå alle indsatser. SMN foreslog, at de to undersøger tidsmæssigt bliver forskudt. 5. Drøftelse af evt. årlige trivselsmålinger. Herefter blev det drøftet, om der er brug for en model med årlige trivselsmålinger, og i givet fald under hvilke betingelser sådanne målinger skal implementeres MLBP gav udtryk, at hun synes, at det vil være et godt initiativ, da den psykiske APV kun er hvert 3. år, og i en organisation med hyppige strukturelle ændringer, vil der kunne ske meget på 3 år. En sådan måling vil gøre det muligt at foretage præcise punktnedslag. AC supplerede med, at der findes systemer, hvor der med et foruddefineret interval sendes 5 spørgsmål til medarbejderne. KBR sagde, at sådanne trivselsmålinger også er en måde at følge op på APV. Der var enighed om, at sådanne trivselsmålinger vil give mulighed for at følge hyppigere op på, om de initiativer, som igangsættes, har en effekt. Eigil Jensen (EJ) sagde i den forbindelse, at det giver mulighed for at følge op på et aktuelt spørgsmål i funktionsområdet eller hele administrationscenteret.
MLBP sagde efterfølgende, at det var nødvendigt at være opmærksom på, at det er svært at udarbejde spørgsmålene og henviste til den lange proces omkring udarbejdelse af spørgeskemaet til den psykiske APV. Side 5/5 Jette Hammer (JH) sagde, at de trivselsmålings værktøjer som allerede findes på markedet giver mulighed for at vælge forskellige spørgsmål, og at der på den måde, kan vælges spørgsmål, som relaterer sig præcist til den enkelte afdeling. Søren Lundgård Laursen (SLL) gjorde opmærksom på, at da sådanne målinger baserer sig på et øjebliks billede, har de derfor ikke har den nødvendigvis den dybde, som efterspørges. Nikolaj Harbjerg (NH) konkluderede, at de input som er kommet i denne drøftelse viser, at der er interesse i at gå videre med sådanne trivselsmålinger. 6. Evt. NH spurgte deltagerne, hvorvidt der fortsat skal afholdes fælles LAMU/LSU møder, når der er sammenfald i emner, som skal behandles begge steder. MLBP synes, at det er fint, når det er APV drøftelse, men herudover vil hun gerne holde de to fora adskilt. LKK gav udtryk for, at det er fint at holde fælles møder, når det fagligt giver mening. EJ fortalte herefter, at funktionsområdet bygningsdrift har lavet en God kollega slide, som er sat op, hvor medarbejderne fra dette område har deres daglige gang f.eks. frokoststuen. TT sagde, at hun ligeledes været rundt med god kollega karma, som er HKs materiale med samme budskab, som bygninger har udarbejdet. LKK gav udtryk for, at hun er glad for, at EJ deler god kollega, så andre på BSS også kan få glæde af det.