2. Godkendelse af referater fra FSU-møde samt fælles FSU/FAMU-møde den 26. maj 2016

Transkript

1 FSU-møde den: 12. september 2016, kl Mødelokale: Bygning 1328/120 Referat Deltagere Ledelsesrepræsentanter: Thomas Pallesen (formand), Anja Zimmerdahl, Jacob Kjær Eskildsen, Vibeke Asmussen Frank, Anders Frederiksen, Nikolaj Harbjerg. Medarbejderrepræsentanter: Niels Jørgen Relsted (næstformand), Anne-Dorte Bruun Nielsen, Lasse Lindekilde, Steffen Korsgaard, Louise Bornemann Søe, Anne-Mette Alsholm. Afbud: Inger Larsen, Poul Erik Borg, Tinna Meyer, Mimi Mehlsen. Referent: Anne Bækby, HR 1. Godkendelse af dagsorden Louise Bornemann Søe (LBS) gjorde i relation til punkt 6 opmærksom på, at fakultetets strategi tilsvarende har været i høring i administrationscenteret og i biblioteket. Det blev tilføjet, og dagsordenen blev herefter godkendt. 2. Godkendelse af referater fra FSU-møde samt fælles FSU/FAMU-møde den 26. maj 2016 Aarhus BSS HR & Ph.d. Dato: 26. september 2016 Ref.: abj Side 1/9 Thomas Pallesen (TP) oplyste, at referatet er godkendt, inden det blev lagt på hjemmesiden i juni måned. Der var ikke yderligere bemærkninger og FSU-referatet blev godkendt. Referatet fra det fælles FSU/FAMU-møde blev godkendt med bemærkning om, at det med fordel kan godkendes igen, når der er fælles FSU/FAMU-møde den 27. oktober Inddragelsesproces: Drøftelse af vilkår for sammenlægning af Institut for Erhvervskommunikation og Institut for Virksomhedsledelse Sagsfremstilling samt tilhørende bilag er vedlagt. Thomas Pallesen (TP) gennemgik sagsfremstillingen. TP orienterede om status for processen, herunder om det arbejde der er foregået, siden universitetets bestyrelse i juni måned traf beslutning om at overflytte sproguddannelserne til Arts og samtidig udskyde den endelige beslutning om den fremtidige institutstruktur på Aarhus BSS for så vidt angår reorganisering af kommunikationsuddannelserne. TP opsummerede konklusionerne fra forårets høringsproces forud for bestyrelsens beslutning om at flytte sproguddannelserne til Arts. Høringssvarerne viste, at der i relation til den fremtidige organisering af kommunikationsuddannelserne var svar, der talte både for og imod, at sektion for virksomhedskommunikation på Institut for Erhvervskommunikation skulle forblive som ét selvstændigt institut på Aarhus BSS. Aarhus BSS HR & Ph.d. Tåsingegade 1, 2. sal Bygning Aarhus C bss.hr@au.dk

2 TP fortalte, at det imidlertid blev klart, at den brede holdning på fakultetet, herunder i fakultetets samarbejdsudvalg (FSU) var, at man ikke ønskede en institutstruktur bestående af mindre institutter med smalle fagområder. Der var derfor ikke på fakultetet samlet set opbakning til at lade Institut for Erhvervskommunikation fortsætte som et selvstændigt institut uden sproguddannelserne. Side 2/9 TP fortalte, at for at sikre den fortsatte sammenhængskraft på fakultetet, er indstillingen fra dekanen derfor en sammenlægning af Institut for Erhvervskommunikation og Institut for Virksomhedsledelse. På den baggrund indledtes derfor en ny forhandlings- og inddragelsesproces, hvor en arbejdsgruppe i sektion for virksomhedskommunikation på Institut for Erhvervskommunikation udarbejdede et oplæg til, hvilke forhold man anså for væsentlige for, at en sammenlægning mellem de to institutter kunne anses for betryggende. Forhandlingerne med dekanen og med institutleder på Institut for Virksomhedsledelse mundede ud i et oplæg til aftalte vilkår, som er fremsendt til FSU forud for mødet og desuden er drøftet i de to institutters LSU er og institutfora samt Communication Council, ligesom der er igangsat en skriftlig høring i Akademisk Råd. TP informerede om, at der efter drøftelserne i LSU på Institut for Erhvervskommunikation er tilføjet en mindre justering i forhold til aftalevilkårenes punkt 2.e. vedr. dimensionering (året 2020 er tilføjet) samt i punkt 3.a., hvor det præciseres, at der vil blive taget højde for, at der i forbindelse med en sammenlægning kan være et behov for at forlænge konkrete ansættelser eller foretage midlertidige ansættelser med henblik på at sikre, at alle får mulighed for at søge de stillinger, der bliver slået op på Institut for Virksomhedsledelse i henhold til instituttets faste årshjul og karriere- /stillingsplan. TP forklarede, at mange synes, at processen er gået hurtigt henover sommeren, selv om det samlet set har været et meget langt forløb. Det har været et ønske fra alle parter, at der snart kommer en løsning, så ingen medarbejdere svæver i uvished. Derfor er der arbejdet henimod at præsentere indstillingen for bestyrelsen den 27. oktober TP understregede, at der er fokus på at sikre en god og ordentlig proces for alle medarbejdere, der berøres af processen. En sammenlægning har som konsekvens, at medarbejdere flytter med arbejdsopgaverne. I den forbindelse skal det derfor afklares hurtigst muligt, hvordan medarbejdere og arbejdsopgaver organiseres, så de enkelte kan orienteres hurtigst muligt herom. I forlængelse af bestyrelsens beslutning om at overflytte sproguddannelserne til Arts har der i relation til de videnskabelige medarbejdere specifikt været fokus på, at medarbejdere med delt faglighed og i de tilfælde, hvor opgaver deles, har fået valgmuligheden mellem hhv. Arts eller Aarhus BSS. TP orienterede om, at organiseringen af samtlige administrative støttefunktioner ikke er afklaret endeligt endnu. Analysearbejdet er i gang, men den endelige detailplanlægning afventer bestyrelsens beslutning i oktober måned, så organiseringen kan falde på plads samlet set, og de trufne beslutninger kan meldes ud. Der vil være medar-

3 bejdere, der løser opgaver, der er afhængige af, at der er et selvstændigt institut, ligesom der er opgaver, der vanskeligt lade sig overføre 1:1. Side 3/9 TP orienterede endvidere om, at det er aftalt, at Aarhus BSS skal færdiggøre samtlige studerende, der aktuelt er i systemet på Institut for Erhvervskommunikation, herunder både inden for erhvervssprog og virksomhedskommunikation. I den forbindelse skal organiseringen af den administrative understøttelse også falde endeligt på plads, inden der kan meldes endeligt ud. Vibeke Asmussen Frank (VAF) spurgte ind til, hvordan ph.d.-programmet kommer til at køre. TP oplyste, at det er planen, at det indtil videre kører som et selvstændigt ph.d.-program for virksomhedskommunikation. Det er aftalt, at det skal evalueres på et senere tidspunkt med henblik på at sikre, at fakultetets ph.d.-programmer er fornuftigt organiseret. I den evaluering indgår fokus på talentrekruttering og evt. opnåelse af stordriftsfordele ved en sammenlægning med MGMT. VAF spurgte herefter ind til de igangværende ph.d.-studerende, der er knyttet til den erhvervssproglige del af det nuværende ph.d.-program. TP oplyste, at de får tilbud om at vælge, hvorvidt man ønsker at gøre sig færdige på Aarhus BSS eller overflyttes til Arts. De enkelte vejledere vil blive overflyttet til Arts, og sprog er ikke længere en del af Aarhus BSS ph.d.-programmer. Niels Relsted (NR) oplyste, at en samlet medarbejderside synes, at det virker som et godt oplæg til en organisationsændring, og at FSU føler sig trygge ved processen og den fremtidige organisering, hvis bestyrelsen træffer beslutning om en sammenlægning. FSU er forberedt på, at der kan opstå små kriser hen ad vejen, som må håndteres til den tid, men finder at det er et godt udgangspunkt. NR spurgte i forlængelse heraf ind til lokalefordeling på Fuglesangs Allé i forbindelse med de kommende omrokeringer, som også involverer sektion for virksomhedskommunikation, hvad end de bliver en del af MGMT eller ikke. Jacob Kjær Eskildsen (JKE) redegjorde for, hvordan lokalefordelingen er aftalt på MGMT. TP supplerede med, at der forventes at blive plads til alle, da en del administrative funktioner, herunder CUL og Biblioteket, skal flytte fra Fuglesangs Allé. TP afsluttede drøftelserne med at kvittere for FSU s opbakning samt rose både sektion for virksomhedskommunikation og institutlederen ved MGMT for den konstruktive tilgang i forhandlingsprocessen. Derudover kvitterede TP for MGMT s åbne og imødekommende tilgang over for evt. nye kolleger, såfremt udfaldet af bestyrelsens beslutning bliver en sammenlægning. 4. Budget TP orienterede om status for budget 2016 på fakultetet, hvor det forventes, at budgettet holder, og der såedes ikke kommer negative overraskelser. Der forventes at ske en vækst i STÅ-indtægter på Aarhus BSS, og der forventes at være et overskud, der efter de nye regler herom kan overføres til 2017.

4 De igangsatte fremdriftsinitiativer virker indtil videre efter hensigten og også lidt over forventning. Dette er positivt, hvis fakultetet senere skulle blive mødt af en evt. fremdriftsbøde. TP ville ikke udelukke, at fakultetet i den henseende er i en ikke varig indtægtsboble, indtil der findes et mere naturligt leje i relation til fremdriftsreformen. Det vurderes indtil videre at forløbe hensigtsmæssigt og med en evt. mulighed for at kunne foretage en polstring, så der kan overføres, når der senere skal skæres i budgetterne. Side 4/9 TP fremhævede, at det samtidig også er vigtigt at gøre sig strategiske og fremtidssikrede overvejelser i forbindelse med anvendelsen af et evt. overskud. Der opfordres til at vurdere, om pengene kan anvendes til flere postdoc-/adjunktansættelser, eftersom der med færre bevillinger fra forskningsrådet bliver et behov for at finde alternative finansieringsmåder for at sikre talentmassen og fortsat føde ind hertil. TP orienterede om, at der fortsat skal spares % på det administrative område. Arbejdet med at finde de besparelser er sat i gang i efteråret 2015 med budgetproces Der er i forlængelse af den proces nedsat analysegrupper for CUL, Eksterne Relationer, Studier og Biblioteket. I forlængelse heraf orienterede TP om, at selv om CUL ikke er en del af administrationscenteret, så finansieres CUL af fakultetsmidler, hvorfor de er underlagt samme sparekrav som administrationscenteret. CUL er i den forbindelse pålagt at finde 20 % besparelse på de udgifter, de kan påvirke i relation til løn og øvrigdrift (undtaget er licenser mv.). Udmøntningen af den besparelse er ikke tilendebragt endnu. TP forklarede, at Studier er underlagt en gennemgående analyse af organisering og snitflader, og den proces har vist sig at være mere omfattende end først antaget. Derfor er analysearbejdet ikke færdigt endnu. Vedr. Eksterne Relationer er analysearbejdet i gang, og der forventes at være en afklaring inden udgangen af året. TP orienterede om, at der sker større budgettilpasninger andre steder på universitetet, men forklarede, at det ikke er helt det samme scenarie på Aarhus BSS. Der vil være tid til at tilpasse på længere sigt, så der ikke forventes at skulle gennemføres større besparelsesrunder. Nikolaj Harbjerg (NIH) supplerede med status for administrationscenteret, hvor det indtil videre ikke er forventningen, at det bliver nødvendigt med besparelsesrunder af større omfang i forbindelse med budget 2017, forudsat at der fortsat sker en løbende tilpasning af organisationen. Den økonomiske ramme skal stadigvæk reduceres med 2 % årligt frem til Administrationscenterets største udgiftspost er løn, så besparelser skal hentes på personalesiden. Personalereduktioner kan ikke udelukkes, men det er målet, at det i første omgang kan ske ved naturlig afgang og generel tilbageholdenhed. NIH tilføjede, at administrationscenterets LSU er inddraget og inddrages løbende i processen. NR spurgte ind til, hvordan it-supporten bliver justeret, når MGMT flytter til Fuglesangs Allé, hvortil NIH svarede, at det kan løses på en fleksibel måde, da it-supporten

5 understøtter antallet af medarbejdere, som tilsvarende bliver færre på Bartholins Allé, når MGMT flytter. Side 5/9 NR sagde, at det er positivt med hensyn til væksten i STÅ-indtægter, men at det er bekymrende i forhold til, at det en overraskelse. Hertil svarede NIH, at optælling af STÅ kan forbedres, men at det samtidig er svært at gætte og aflæse forventet studenteradfærd, når vi ændrer på modellerne. JKE oplyste, at man på MGMT er kommet tæt på budgettet, og at tallene fra Studier har ramt meget præcist. Lasse Lindekilde (LL) sagde, at der er mange forhold, der kan påvirke adfærden, herunder tvangstilmeldinger, justering af fremdriftsreform mv. 5. APV a) Status for det igangværende opfølgningsarbejde på institutterne TP gav en kort status for APV-opfølgningen, der er forankret lokalt. Handlingsplanerne er under udarbejdelse på institutterne, og der er frist for at indsende til HR den 3. oktober Herefter samles input og sendes til APV-følgegruppen, der mødes den 12. oktober Den samlede handlingsplan for fakultetet drøftes igen på et fælles FSU/FAMU møde den 27. oktober 2016, inden den sendes videre til HSU/HAMU. LBS bemærkede, at administrationscenteret også indgår i APV-arbejdet. NIH oplyste i forlængelse heraf, at administrationscenteret qua det dobbelte ophæng formelt skal indsende handlingsplaner i regi af enhedsadministrationen via LSU/LAMU, ASU/AAMU og videre til HSU/HAMU. I henhold til tidsplanen i den proces, skal lokale handlingsplaner sendes videre til enhedsadministrationens APVfølgegruppe den 15.september. Administrationscenterets handlingsplan sendes imidlertid også til fakultetets APV-følgegruppe efterfølgende, så der kan ske en samlet drøftelse begge steder. Vibeke Asmussen Frank (VAF) fortalte, at der opleves en stor frustration blandt yngre forskere, og at det både er et institutanliggende, men også et fakultetsanliggende. TP var enig i, at der skal være tydelighed omkring karriereplaner og stillingsforløb. Det skal signaleres, hvilke kriterier der gælder for at komme videre i karriereforløbet. VAF efterspurgte specifikke tiltag målrettet ph.d.-studerende og adjunkter, herunder mulighed for ansættelse i lektorat. VAF vurderede, at der er behov for mere generel information om, at der er karrieremuligheder uden for AU. VAF ønsker, at der kan tilbydes vejledning om alle typer af karrieremuligheder og foreslår, at ph.d.-skolen evt. kan tilbyde den type rådgivning.

6 LL foreslog, at der var mere fokus på Marie Curie-muligheder, herunder bedre kommunikation om konkrete initiativer til at understøtte aktiviteter i regi heraf og videreformidling om, at der kan tilbydes hjælp til, hvordan man kan søge stipendier. Side 6/9 FSU drøftede, hvorvidt kommunikation om de muligheder når ud lokalt, hvor det er relevant. NR oplyste, at DM har et tilbud om karriereplanlægning. Det kan være en mulighed, at TR oplyser herom. Derudover bør karriereplanlægning også indgå i MUS med den enkelte ph.d.-studerende. Anders Frederiksen (AF) uddybede med, at der er meget, der skal afklares hos den enkelte, herunder at man også i nogle tilfælde kan lade medarbejdere søge stillinger og få afklaringen ad den vej, hvis man får afslag. Det er vigtigt, at den enkelte forberedes på at kunne agere internationalt og uden for AU. Den forberedelse bør ske, inden de ph.d.-studerende er færdige. Steffen Korsgaard (SK) foreslog, at det blev drøftet mere eksplicit, hvad planerne er, når de enkelte bliver færdige. Der er ikke nødvendigvis job inden for samme institut, når man er færdig. Der er flere, der skal ud i erhvervslivet. Det skal der være mere fokus på. Der bør derfor være penge til, at man undervejs i forløbet kan tage ud og rejse som ph.d.-studerende med henblik på også at skabe netværk uden fra AU. NIH oplyste, at der er en ordning på AU, hvor der tilbydes rådgivning inden for karriereplanlægning og vejledning ved Eksterne Relationer, der også har kontakter til erhvervslivet. TP bemærkede, at det er et vejlederansvar, men lovede også at gå videre med synspunkterne, der skal drøftes i fakultetsledelsen. Der kan være behov for et eftersyn. AF sagde, at der som bekendt ikke er jobgaranti. Det er et vilkår ved at være ansat både på AU, men også et andet sted, hvilket man er nødt til at forholde sig til. Anne-Dorthe Bruun Nielsen (ADBN) sagde, at der er lokale forskelle. På Juridisk Institut er det ofte nemmere at få job andre steder. TP bemærkede hertil, at det taler for, at man først og fremmest ser på udfordringerne lokalt. På Juridisk Institut kan tenure track fx være et middel til fastholdelse af de dygtigste medarbejdere. b) Drøftelse er af årlige trivselsmålinger Sagsfremstilling vedlagt som bilag FSU drøftede, hvorvidt det er ønskværdigt at arbejde videre med et forslag om at lave årlige trivselsmålinger som supplement til de lovpligtige treårige APV-målinger. Der er ikke forslag om en konkret model, idet der i første omgang ønskes input til, om der er stemning for en sådan model - og under hvilke betingelser mv.

7 ADBN gav udtryk for, at det er en god idé at tage temperaturen løbende jo tættere man kommer på det, jo nemmere er det at måle. Side 7/9 NR sagde, at det i givet fald skal være en årlig trivselsmåling med institutforankring, hvor instituttet kan formulere spørgsmål. Det giver ikke mening, hvis det er centralt formuleret. I så fald bør man i stedet holde fokus på systematisk opfølgning i institutforum mv. Det bør ikke være et krav, at en årlig trivselsmåling foretages i form af et spørgeskema. Det kan være fokusgrupper, så det bliver relevant og nærværende. Men det bør være et tilbud og ikke et krav. Jacob Kjær Eskildsen (JKE) sagde, at det kan være en god idé, hvis man kan lave opfølgningsmålinger, herunder måle på, om tiltag virker. Men hvis målingerne kommer til at ligge samtidig med det opfølgende arbejde, som der skal være tid nok til, vil det ikke give mening. Det kræver god timing og planlægning. Anja Zimmerdahl (AZH) ønskede at vide, om det i givet fald ville blive en obligatorisk eller frivillig løsning, herunder hvem der beslutter, om der skal laves en mellemliggende måling. AF foreslog, at man fastholder den treårige APV, men evt. med mulighed for lokal tilpasning efter lokale behov (til-/fravalg). Det skal ikke være noget officielt eller langt forløb. Hvis man selv kan få lov at spørge egne medarbejdere, kan det være en god idé. Men der er ikke behov for et nyt stort officielt system. VAF sagde, at der på Psykologisk Institut har været en del kritik af spørgeskemaet. VAF efterspurgte, hvordan de konkrete tiltag kan blive en del af praksis. TP sagde, at en opsummering af drøftelserne bliver videregivet til drøftelser i HSU/HAMU. 6. Aarhus BSS Strategi Strategien har været i høring på institutterne (og administrationscenteret samt biblioteket, red.) henover sommeren. TP orienterede om status efter høringsprocessen. Strategien er generel men det er også et forsøg på at favne flest mulige og synliggøre det, der er fælles i strategien. Der er indkommet høringssvar, men det er ikke omfattende. ADBN spurgte, hvorvidt strategien også kommer til at foreligge på dansk, hvilket blev bekræftet. LBS spurgte ind til, hvordan administrationens bidrag er brugt/skal bruges. I den forbindelse blev der også spurgt om, hvad strategien betyder for administrationen i relation til brugerorientering og fleksibilitet vs. effektivitet, ensretning og besparelser. Der blev endvidere spurgt om, hvorvidt strategien er et dynamisk dokument.

8 NIH fortalte, hvordan processen har været i administrationscenteret. TP supplerede med, at der skal tages relevante hensyn til lokale tilpasninger, og at ensretning skal give mening. Med det udgangspunkt skal der være plads til afbalancering af lokale behov og serviceydelser. I relation til Studier blev der ikke reorganiseret i betydeligt omfang i 2011, som det skete på andre administrative områder, hvorfor der er et behov nu. Det skal være en kombination af effektivitet, afvejning af ressourceforbrug samt imødekommende tilgang til institutter og VIP/studerende. Det er ledestjernen. Det blev herefter drøftet, hvordan man bedst muligt får sikret fleksibilitet, forventningsafstemning og tydeliggørelse af beslutninger fra ledelsen. Side 8/9 NR gav udtryk for, at det er et fint papir og tilføjede et spørgsmål om, hvorvidt man kun vil have de allerbedste, eller om næstbedst også er tilfredsstillende. TP svarede, at der skal stræbes højt det er fakultetets målsætning. LL understregede, at strategien bør indeholde visioner for Aarhus BSS som arbejdsplads med fokus på dygtige og motiverede og engagerede medarbejdere. TP svarede, at personalepolitikken ikke bør være en del af strategien. Det er klart, at personalepolitikken skal have fokus på, hvad man ønsker fælles for alle på AU. Strategien præciserer, hvad der er unikt for Aarhus BSS. De personalepolitiske ambitioner deles med resten af AU, hvorfor det er en del af den fælles personalepolitik. 7. Orientering a) Aarhus BSS professoratspolitik, herunder retningslinjer for bedømmelsesudvalg inkl. bedømmelseskriterier er revideret Politikken og retningslinjer er vedlagt som bilag til orientering TP orienterede om, at professoratspolitikken er revideret, og at ændringer indebærer, at ansættelse i tidsbegrænsede professorater og mso-professorater begrænses og udelukkende sker i helt særlige tilfælde. TP oplyste, at retningslinjer for bedømmelsesudvalg inkl. bedømmelseskriterier er revideret i overensstemmelse hermed. Der er ikke tale om substantielle ændringer, men en præcisering af at der udelukkende gælder ét sæt kriterier for alle stillinger på professorniveau (ordinære, tidsbegrænsede og MSO). Derudover fremgår også kriterier for øvrige VIP-stillinger. Materialet drøftes lokalt og er tilgængeligt på hjemmesiden, ligesom der linkes til materialet i forbindelse med konkrete opslag. VAF spurgte, om begrænsningen i ansættelse af de tidsbegrænsede professorater får betydning for de yngre forskere, som den ansættelsesform var tiltænkt. TP svarede, at den ansættende leder skal beslutte, hvad man vil med den enkelte ansøger også på længere sigt. Man skal ansætte yngre forskere, også i varige stillinger, hvis man vil satse på dem. Der kan søges efter en eller flere i ét opslag.

9 ADBN spurgte, hvornår man kan søge på et varigt professoropslag, når man er tidsbegrænset ansat, hvortil TP svarede, at man altid kan søge de stillinger, der bliver slået op, uanset om det er først eller sidst i den nuværende tidsbegrænsede ansættelse. Side 9/9 TP fremhævede, at ændringen nu præciserer, at alle bedømmes ud fra de samme kriterier. Instituttet kan vælge at ansætte flere varigt, herunder både interne og eksterne, ud fra hvem der er bedst kvalificeret. b) AU s personalepolitik samt personaleadministrative retningslinjer er revideret og tilgængelige på hjemmesiden. TP orienterede om, at personalepolitikken ligger i sin reviderede form på hjemmesiden. Nyt er, at politikken i højere grad er normbaseret og således består af otte normer, en række delpolitikker samt de personaleadministrative retningslinjer. Den 30. juni vedtog HSU endvidere fem reviderede/nye personaleadministrative retningslinjer: - Bibeskæftigelse (tidligere i høring i bl.a. FSU) - Seniorer (her har BSS været på forkant tidligere, jf. seniorkataloget, der således fortsat er gældende) - Jobrotation og jobbytte som led i kompetenceudvikling. - Job på særlige vilkår (løntilskud, virksomhedspraktik mv.) - Rygepolitik (omfatter nu e-cigaretter). 8. Evt. Intet under evt.