LSU-møde den 12. september 2016 kl Mødelokale: Bygning 1442, lokale 116

Transkript

1 LSU-møde den 12. september 2016 kl Mødelokale: Bygning 1442, lokale 116 Deltagere Ledelsesrepræsentanter: Nikolaj Harbjerg, Aase Bak, Anni Bækgaard Langberg, Eigil Jensen Medarbejderrepræsentanter: Marie Louise Bro Pold, Louise Bornemann Søe, Jørgen Skårup, Anette Christiansen, Katrine Breum Rosenbeck, John Hansen, Søren Lundgård Laursen, Klaus Mors. Afbud: Yadigar Akbulut, Susanne Dalsgaard Krag (observatør) + Anna Mette Morthorst (observatør). Sekretær: Anne Bækby Johansen (HR) Aarhus BSS HR & Ph.d. Dato 22. september 2016 Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Ref.: abj Side 1/7 2. Godkendelse af referat Referatet fra den 31. maj 2016 ligger på LSU s hjemmeside og er vedhæftet som bilag. Referatet er godkendt skriftligt, inden det blev lagt på hjemmesiden. Der var ikke yderligere bemærkninger, og det blev godkendt igen. 3. Budget Nikolaj Harbjerg (NIH) orienterede om status for budget 2016 og Det er ud fra den seneste budgetopfølgning ikke forventningen, at en sparerunde og heraf følgende personalereduktioner i større omfang bliver nødvendig i administrationscenteret for at kunne overholde budgetterne for 2016 og En forudsætning for at overholde budgetterne er imidlertid, at der fortsat er fokus på løbende effektivisering, udvikling af bedre systemunderstøttelse og reorganisering, hvor det er hensigtsmæssigt, herunder at der fortsat arbejdes med løbende analyser og tilpasninger af organisationen. NIH oplyste, at personaleomsætningen i administrationscenteret er på ca. 10 %, og understregede, at det i den forbindelse er vigtigt løbende at vurdere behovet for genbesættelser eller ansættelse af barselsvikarer. Der skal ligeledes være fokus på organisationens kompetencebehov på længere sigt, herunder foretages en løbende vurdering af opgavemængde, organisering og rette kvalifikationer. NIH informerede om det målrettede arbejde med effektivisering og procesoptimering både i de enkelte afdelinger og på tværs af administrationscenteret og fakultetet. Det understøttes også af Arnold Boons store fokus på driftsoptimering. Aarhus BSS HR & Ph.d. Tåsingegade 1, 2. sal Bygning Aarhus C bss.hr@au.dk

2 I den forbindelse arbejdes der bl.a. på økonomiområdet med at kortlægge og effektivisere sagsgange mv. med deltagelse af eksterne konsulenter. Side 2/7 NIH oplyste i forlængelse heraf, at han derudover har indskærpet over for funktionscheferne, at det bliver nødvendigt allerede nu at nedjustere på de øvrige driftsudgifter resten af året med henblik på at udvise rettidig omhu, så der ikke skal spares yderligere på lønudgifter for at kunne holde budgettet for NIH orienterede om, at planlægning af budget 2017 er påbegyndt. Det er i den forbindelse nødvendigt fortsat at arbejde med den løbende analyse og vurdering af opgaver, opgavemængde, organisering og budget. Der kan ikke gives garantier for, at der ikke vil ske personalereduktioner, men det er målet, at det sker på en måde, så større budgettilpasninger ikke bliver nødvendige. Kravet om den årlige besparelse på 2 % på administrationen frem til og med 2020 er fortsat gældende. Dette krav ændres ikke af, at fakultetet opnår øgede indtægter i form af fx flere STÅ-indtægter eller tilførsel af strategiske midler. NIH understregede, at LSU hele tiden vil blive inddraget og orienteret i budgetprocessen, ligesom det er sket løbende og særligt siden budgetprocessen blev igangsat i efteråret NIH orienterede om, at en del af de løbende effektiviseringer bl.a. kommer til udtryk ved, at fakultetsledelsen i marts måned besluttede at normalisere økonomimodellen for hele EVU-området, ligesom man også besluttede at forenkle økonomimodellen for ph.d.-skolen. Normaliseringen betyder, at økonomiadministration af masteruddannelserne fremover vil foregå på samme måde som for dagstudierne. Det får betydning for snitflader mellem institutter, økonomi, EXE og HR, og der er nedsat en arbejdsgruppe, der undersøger, hvordan arbejdsopgaverne vedr. EVU-området bedst beskrives og organiseres fremadrettet. Dekanen har tilsvarende orienteret FSU om budgetsituationen på fakultetet, herunder om forventninger til øgede STÅ-indtægter, positiv økonomisk effekt af fremdriftsreformen for 2016 og Det ser overordnet positivt ud, og der er heller ikke på fakultetet forventning om, at der skal ske store budgettilpasninger. Som led i budgetprocessen er der nedsat analysegrupper for Studier og for Eksterne Relationer, der skal se på snitflader, organisering og opgaver. Louise Bornemann Søe (LBS) gjorde opmærksom på, at der er en vigtig kommunikationsopgave forbundet med de beslutninger, der eventuelt træffes i forlængelse af analysegruppens arbejde, så der sker en forventningsafstemning af serviceniveau og ydelser. LBS understregede nødvendigheden af, at de enkelte institutter kender indholdet af og står ved de aftaler, der bliver indgået. Det er meget vigtigt, at det ikke er den enkelte medarbejder, der skal sige fra over for ønsker om konkrete services, der ikke kan leveres i de nye rammer.

3 Anni Bækgaard Langberg (ABL) var enig heri og fremhævede nødvendigheden af, fakultetsledelsen tager stilling til, om der skal spares i eller på administrationen. Side 3/7 Jørgen Skaarup (JS) tilsluttede sig dette og sagde, at standardisering kun er muligt på nogle områder, og at det kan være svært for institutterne at sondre mellem standard- og/eller specialvarer. LBS sagde, at drøftelserne ofte kan blive fremsat som et oppositionsforhold mellem institutter og administration. LBS gav udtryk for, at det er meget ærgerligt, hvis det altid er italesat på den måde. Det fungerer langt hen ad vejen rigtig godt og kollegialt. Det opleves, at der er en følelse af at være i samme båd. ABL sagde, at det er vigtigt at synliggøre, hvad administrationen leverer, og hvorfor ydelser koster det, som de gør. Det er endvidere vigtigt, at administrationens faglighed anerkendes, og at der er tydelighed omkring de opgaver, der løses, og hvilke ressourcer der er forbundet hermed. Katrine Breum Rosenbeck (KBR) spurgte ind til, hvornår det forventes, at der kan orienteres om det videre forløb. NIH svarede, at den kortlægning, der er i gang, har vist sig at være en længere proces end ventet. Der sker kommunikation fra fakultetsledelsen herom, når der træffes beslutninger. Det er forventningen, at analysegruppen for Studier kan færdiggøre sit arbejde inden jul. Det er derimod ikke forventningen, at analysegruppen for Eksterne Relationer vil være helt færdig inden jul, da der her vil være brug for at inddrage visse af resultaterne fra analysen på studieområdet. NIH afsluttede med at orientere om, at analysearbejdet og detailplanlægning af de administrative støttefunktioner i forbindelse med reorganisering af sproguddannelserne er i fuld gang. Der arbejdes på at få organiseringen på plads hurtigst muligt, så det er klart, hvilke opgaver der overflyttes til Arts. I den forbindelse vil det også skulle vurderes, hvorvidt der er opgaver der bortfalder, eller som kan reorganiseres internt på BSS. NIH understregede, at LSU vil blive inddraget løbende i takt med, at organiseringen falder på plads. 4. Lønforhandling 2016 Resultatoversigt fra lønforhandlingen var fremsendt som bilag forud for mødet. Oversigten viser det samlede resultat for administrationscenteret fordelt pr. forhandlingsberettiget organisation. NIH orienterede om, at den udmeldte lønforhandlingsramme blev overholdt i dette års forhandlinger. NIH udtrykte tak til de forhandlingsberettigede tillidsrepræsentanter for at medvirke til dette.

4 NIH oplyste, at det i forbindelse med tilbagemeldingerne inden sommerferien, er drøftet i flere afdelinger, hvorvidt yderligere detaljer ønskes. Hvis det ikke allerede er sket i alle afdelinger, opfordres til, at man forud for næste runde aftaler, hvordan tilbagemeldinger ønskes lokalt. Det kan der være forskel på, og det skal der være plads til. Resultatoversigten er inddelt så detaljeret, som det vurderes muligt af hensyn til modsatrettede ønsker om henholdsvis fuld åbenhed og fuld anonymitet. I løbet af efteråret påbegyndes arbejdet med at planlægge næste års forhandlinger, herunder at fastlægge den fælles AU-tidsplan. LSU orienteres, når der er nyt herom. Side 4/7 NIH spurgte, om der var bemærkninger fra LSU. Marie Louise Bro Pold (MLBP) udtalte på vegne af medarbejderrepræsentanterne i LSU, at man ikke enig i den af universitetsledelsen besluttede opdelingen mellem 0,2 % og 0,4 % til hhv. engangsvederlag og kvalifikationstillæg. Derudover er der supplerende ønsker til resultatoversigten fra medarbejderrepræsentanterne, idet der efterspørges oplysninger om antal medarbejdere, der er ansat under hver overenskomst samt antal medarbejdere, der har fået individuelle lønforbedringer i hver afdeling. Der er endvidere et ønske om at kende resultaterne for institutterne. Det blev aftalt, at HR undersøger, hvilke supplerende oplysninger der kan tilføjes næste års oversigt i overensstemmelse med lokale hensyn og de fælles AUprincipper for tilbagemelding. LBS gjorde opmærksom på, at der er en fejl vedr. forhandlingsresultatet for DM og Djøf. HR ville undersøge dette og rette fejlen, hvorefter der sendes en opdateret oversigt. Oversigten sendes herefter også til de øvrige forhandlingsberettigede tillidsrepræsentanter, der ikke er medlem af LSU. (Fejlen i oversigten skyldes en registrering af et resultat for DM, der beklageligvis var registreret under Djøf. Fejlen er rettet efterfølgende, red.) JS sagde, at det er vigtigt, at administrationscenteret følger lønudviklingen, herunder også sammenlignet med det private. NIH svarede, at der årligt sker den løbende regulering iht. den overenskomstmæssige procentregulering. Søren Lundgaard Laursen (SLL) udtrykte utilfredshed med, at lønmidlerne udmøntes som engangsvederlag og ikke som varige lønforbedringer, idet det ikke resulterer i varige lønløft.

5 NIH sagde, at der altid er elementer af prioritering i de konkrete forhandlinger. Der bliver ikke tilført ekstra midler til lønforbedringer, så der skal forhandles inden for den givne ramme for at undgå budgetoverskridelser. Side 5/7 5. Strategisk kompetenceudvikling i administrationscenteret (Til drøftelse: Oplæg vedlagt som bilag) I forlængelse af seneste LSU-møde i maj var der af HR udarbejdet et oplæg med forslag til tværgående kompetenceudviklingsindsatser for administrationscenteret. Der var i forlængelse af drøftelser i LSU i maj enighed om, at de forskellige initiativer med fordel kunne være indsatser, der kan støtte om indsatser i APVopfølgningen. NIH orienterede om, at de strategiske kompetencemidler er en ekstra pulje, der er lagt ud til decentral administration på de enkelte administrationscentre med henblik på at kunne administrere og anvende midlerne lokalt og med lokale indsatser for øje, der ikke nødvendigvis omfatter formel kompetenceudvikling for enkelte medarbejdere. NIH redegjorde for, at det således havde været hensigten at ramme så bredt som muligt, så flest muligt kunne få gavn af de konkrete tiltag. NIH forklarede, at der ikke er tale om de midler, der tildeles hver afdeling med henblik på mere individuel kompetenceudvikling, men derimod ekstra midler. På baggrund af oplægget ønskes input fra LSU til prioritering af indsatser i MLBP svarede, at medarbejderrepræsentanterne peger på de beskrevne indsatser om forebyggelse af stress og god omgangstone som de emner, der prioriteres højest, idet det vurderes, at flest mulige medarbejdere kan omfattes. MLBP udtrykte dog tvivl om, hvorvidt man opnår konkrete kompetencer i det vedhæftede oplæg. NIH præciserede, at der ikke nødvendigvis er tale om formel kompetenceudvikling i form af individuelle kursusforløb. Oplægget blev drøftet. MLBP spurgte, hvem der skal med, og hvad der kan motivere den enkelte til at deltage. JS spurgte, om midlerne er målrettede medarbejdere eller ledere. ACH fremhævede, at det er forskelligt for de enkelte faggrupper, hvad der er kompetence- og karrieregivende. I den sammenhæng er emnet anerkendelse måske mere favnende for alle og aktuelt i relation til APV. NIH sagde, at det er vigtigt, at pengene bliver brugt rigtigt. KBR spurgte, om man kan man lade det være frit valg for den enkelte, så der ikke er nogen, der skal deltage uden at være motiverede.

6 NIH forklarede, at det er økonomisk mest holdbart at forpligte sig til et emne eller to, så pengene bruges mest fornuftigt. Side 6/7 Der var herefter enighed om at prioritere emnerne forebyggelse af stress samt god omgangstone. NIH konkluderede, at der var enighed om at arbejde videre med de to emner, og at funktionscheferne herefter aftaler nærmere om planlægning, konkret indhold samt deltagelse, hvorefter der meldes ud til afdelingerne via funktionscheferne. 6. Gensidig orientering a) Orientering om status vedr. BCOM-processen NIH orienterede om det igangværende reorganiseringsarbejde i forbindelse med sprog- og kommunikationsuddannelserne. Der arbejdes på højtryk for at få den del af organiseringen, der vedrører sproguddannelserne på plads. Når bestyrelsen har truffet beslutning om institutstukturen på BSS, herunder om hvorvidt sektion for virksomhedskommunikation skal sammenlægges med MGMT eller forblive et selvstændigt institut den 27. oktober 2016, orienteres der herom. b) SU-kursus for hele LSU planlægges til afholdelse i december Der arbejdes på at planlægge et heldags SU-kursus i december måned. Kurset er et lukket kursus for det samlede LSU, hvor alle deltager uanset om man tidligere har været på kurset. Dagen afsluttes med fælles spisning. Nærmere info følger. c) Øvrigt Nye personaleadministrative retningslinjer Skriftlig orientering, da der desværre ikke var mere tid under mødet: Der er tidligere orienteret om, at AU s personalepolitik blev revideret i foråret. Nyt er, at politikken er mere normbaseret og således består af otte normer, en række delpolitikker samt de personaleadministrative retningslinjer. De elementer, der er pillet ud af den gamle personalepolitik er ikke blevet slettet, men er derimod skrevet om og indgår i de personaleadministrative retningslinjer, der nu er systematiseret yderligere på hjemmesiden. Den 30. juni vedtog HSU i forlængelse heraf fem reviderede/nye personalepolitiske retningslinjer: - Jobrotation og jobbytte som led i kompetenceudvikling.

7 - Job på særlige vilkår (løntilskud, virksomhedspraktik mv.) - Bibeskæftigelse - Seniorer - Rygepolitik (omfatter nu e-cigaretter) Side 7/7 Alt er tilgængeligt på hjemmesiden. 7. Evt. Der var intet under punktet.