Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag den 14.8.2012 kl. 12.00 (frokost) ordinært møde kl. 12.30 16.30 Tilstede: Lars Abel (formand), Christian Høybye, Anne Hvid John, Gunhild Olesen Møller, Lars Søbye, Carsten Sveigaard, Hanne H. Knudsen (Stedfortræder/observatør), Bruno Madsen, Niels Ove Andersen Afbud: Søren Dalmark, Høreforeningen Tolke: Kristina Nybo Isaksen, Hanne Neerup Pedersen Referent: Susanne Laursen Udsendt den 11.9.2012 Dagsordenspunkter O/D-B Kommentarer 1. Godkendelse af dagsorden O/B Den udsendte dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde afholdt den 24. april 2012. O Det endelige referat er vedlagt (Bilag 2.1) Områdechefernes oplæg fra mødet i december vedlægges i kopi.(sendes kun i papirformat). Tolkeområdets oplæg fylder så meget, at det ikke er muligt at downloade til fremsendelse Christian Høybye efterlyste en kommentar i referatet om inhabilitet i bestyrelsen som blev fremført på mødet den 24. april under dagsordenspunkt 7. forretningsorden. I pågældende referat er der refereret følgende kommentar: Inhabilitet i bestyrelsen blev drøftet. Der er forskel på om man er inhabil personligt eller i kraft af sin virksomhed i forhold til et eventuelt samarbejde med CfD. Referatet blev herefter godkendt. 3. Meddelelser O Status byggerier. Udviklingen i Nyborg Drøftelser om udvidelse til børn og unge på Oktobervej i Gladsaxe IMS-1.1.3/669-2198 Side 1 af 9
BM orienterede: Status byggerier: Bygning B, arbejdet går efter planen og forventes færdig til december 2012 Ombygning af Unohuset forventes påbegyndt primo 2013 og afsluttet i løbet af 2013 Døves Aktivitetscentret: Bygningen med gymnastiksalen skal renoveres og der skal etableres elevator. Arbejdet forventes påbegyndt i august 2012. Renovering af pladsen foran gymnastiksalen forventes påbegyndt i april 2013. Udviklingen i Nyborg: Byggeriet af 15 nye boliger og et fælleshus forventes påbegyndt primo 2013. Nyborg har modtaget otte henvendelser om optagelse på STU. Nyborg kommune har godkendt, at der rejses pavilloner til formålet. Drøftelser om udvidelse til børn og unge på Oktobervej i Gladsaxe: Ledelsen skal til møde i Københavns Kommune i næste uge vedrørende 4 unge i 15-16 års alderen som i dag har et tilbud fra Callisensvej (elevhjem) drives af Københavns Kommune. Københavns Kommune ønsker at nedlægge deres døgntilbud til børn. Ledelsen har drøftet mulighederne med Gladsaxe Kommune. De er enige om, at et tilbud på Center for Døve kan rummes indenfor den eksisterende driftsoverenskomst med nogle supplerende aftaler. De unge skal fortsætte skoleundervisningen på SPK / Langelinieskolen. BM: CfD har åbnet for videotolkning. Det er CfD der bærer risikoen, men nu håber vi, at der er mange der vil bruge det. Man kan logge sig på fra enhver computer med web kamera og net-forbindelse. Vi har 3 studier i DK, i Ålborg, Århus og København.(Se artikel af 6. august på CfDs hjemmeside) 2
4. Økonomi O/D/B Budgetkontrol pr. 30. juni 2012 (bilag 4.1) Orientering v/niels Ove Andersen (NOA): PSO: Dags dato forventes der et lidt mindre underskud end estimeret i budgetkontrollen pr. 30. juni 2012. Tolke: Tolkeordningen har solgt næsten samme antal timer sammenligneligt med sidste år. Der forventes et lille underskud. Konsulentområdet: forventer at gå i balance. Familiekonsulentområdet har ligget med en lav aktivitet men der ses p.t. en lille forbedring. Året som helhed ser fornuftigt ud. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Samlet budgetforslag 2013 (bilag 4.2) Orientering v/niels Ove Andersen (NOA): Der er budgetteret på baggrund af en forventet pris- og lønudvikling udmeldt af Kommunernes Landsforening på 1,5 %. Der forventes en samlet vækst i aktiviteter og indtægter på 6 % i 2013. Samlet set budgetteres der med et positivt resultat på 4,7 mio. kr. PSO: For PSO forventes en samlet aktivitetsudvidelse af pladstallet med 11 døgnpladser og 9 dagpladser. På døgn er der fordelt 4 pladser til en unge gruppe i Gladsaxe, samt 7 pladser i Nyborg. På dagområdet udvides der med 9 pladser i Nyborg som alle er STU tilbud. Alle takster er uændret fra 2012. Vaskeriet budgetterer som den eneste afdeling med et underskud på 0,5 mio. kr. Der budgetteres samlet med et 0 resultat. 3
Konsulentområdet: holder uændrede takster undtagen indenfor familiekonsulentområdet, her hæves taksterne i henhold til prisog lønudviklingen. Aktiviteten forventes uændret på døve- og døvblindekonsulent området, mens der forventes et aktivitetsfald på familiekonsulentområdet. Tolke: Der forventes en aktivitet på ca. 87.000 solgte timer og samlede indtægter på 66,1 mio. kr. Samlet set budgetteres med et positivt resultat på 0,4 mio. kr. Der dog stor usikkerhed omkring 2013, idet der i efteråret kommer et udbud på DNTM (Social tolkning) og på uddannelsesområdet. Kompetencecentret: Psykologfunktionen forventes styrket i 2012/2013. Økonomien forventes i balance i 2013. Øvrige afdelinger/puljer: Der forventes et positivt resultat for området på 4,0 mio.kr., hvilket er mindre end sidste år. Dette skyldes hovedsageligt et forventet driftstab på salg af anlæg på 4,3 mio. kr. i forbindelse med salget af grunde og bygninger til Karvig 3. Driftstabet skyldes, at CfD har anlægsført blok B og Unohuset til en samlet værdi af kr. 7,3 mio. men sælger bygningerne til Karvig 3 for 3,0 mio. kr. Investeringer 2012/2013 På ejendomssiden: Renovering af blok B afsluttes Renovering af Unohus gennemføres Renovering af M afsluttes Nybygning af 15 boliger i Nyborg gennemføres Nybygning af servicearealer til boliger i Nyborg gennemføres Ekstra lejlighed og tilgængelighed i Døvblindehuset for 1,0 mio. kr. afsluttes. Personale: Årsværk forventes at være tæt på uændret for 2012 i forhold til 2011. I 2013 forventes årsværk at vokse med 10-12 årsværk, hovedsageligt grundet væksten på PSO området. Formanden henviste til ledelsens beslutning om at holde samme takstniveau som 2012, og nævnte, at det ikke nødvendigvis er en fordel på længere sigt. Klogt, at vi fastholder basen med de interessenter vi samarbejder med i dag og så holder os for øje, hvornår det er det rigtige tidspunkt at foretage justeringer byggende på pris- og lønudviklingen. 4
CH: der budgetteres med 7.200 kr. til ekstern supervision pr. årsværk i 2013, en stor stigning i forhold til 2012? BM: Der er tale om de samlede kursus aktiviteter, både de enkelte forløb, men også generelle kursus og temadage. Faglig udvikling er et indsatsområde i 2013 centralt og på de enkelte områder. Bestyrelsen udtrykte sig enig i, at kompetenceudvikling er et vigtigt tiltag. Bestyrelsen tog fremlæggelsen til efterretning og godkendte det forelagte budget for 2013. 5. Forretningsorden D/B Fremlæggelse af tilrettet forretningsorden til bestyrelsens godkendelse. (bilag 5.1) BM orienterede om de rettelser, der er sket i forhold til den eksisterende forretningsorden. Der nærlæses korrektur med hensyn til eventuelle trykfejl. Observatørens rolle i bestyrelsen blev drøftet. Medarbejdersiden er tilfreds med observatør rollen som den har fungeret og har ikke haft nye drøftelser i retning af ændret ansvar m.v. Hvis medarbejdersiden føler, at der opstår et behov for ændringer, kan det undersøges og drøftes i bestyrelsen. Bestyrelsesformanden foreslog, at den bestyrelsesansvars forsikring som CfD har tegnet gennem Danske Forsikring bliver indskrevet som en paragraf i forretningsorden. Med nævnte kommentarer blev den forelagte forretningsorden godkendt. Der vedlægges en kopi til referatet. 6. Strategiplan 2020 med mission, værdier og vision D/B Ledelsen fremlægger til bestyrelsens drøftelse og godkendelse forslag til Strategiplan 2020, med mission, værdier og vision. Der er tale om et omfattende materiale. Bestyrelsen skal specielt have fokus på Strategi 2020 med mission, værdier og vision (overordnet) Bilag 6.1. De underlæggende Strategiplaner uddyber mere konkret de enkelte områders strategier. 5
Den samlede plan består af: Strategi 2020, med mission, værdier og vision (overordnet) (bilag 6.1) Budget 2014 2020 (bilag 6.1a) o Strategi 2020, Det pædagogiske og sundhedsfaglige område (bilag 6.1b) o Strategi 2020, Tolkebooking (bilag 6.1c) o Strategi 2020, Konsulentområdet(bilag 6.1d) o Strategi 2020, Kompetencecentret (bilag 6.1e) o Kommunikationsstrategi 2011 2013 (bilag 6.1f) Strategiplan 2020 blev drøftet på HMU møde den 7. juni 2012. HMU s kommentarer er indarbejdet i det fremlagte materiale. BM orienterede kort om historikken og arbejdet bag strategiplanen. Strategi 2020 er udarbejdet således, at de enkelte områder har udarbejdet et selvstændigt oplæg. Der ligger værdifuld viden og overvejelser, som er blevet synlige på de forskellige områder og det viser, at der er en rød tråd og flere flader der lapper over hinanden. Strategi 2020 er nedskrevet den 1. juni 2012 som skæringsdato for det tekstmæssige indhold. 2014-2020 budgetplan: Det udsendte økonomioplæg er tænkt som oplæg til videre drøftelse. Oplægget er udarbejdet på baggrund af de enkelte områders bidrag til Strategi 2020 og øvrige forventninger. Bestyrelsen drøftede strategi 2020 med de underliggende bilag og budgetplan 2014-2020 med følgende kommentarer: Vigtigt med synlighed om CfDs virksomhed, der er opbygget gennem mange årtier Vigtigt at være på forkant med konkurrenceevnen Vigtigt, at man ikke blot betragter planen som et stykke papir, men betragter det som et værktøj der bliver fulgt, også i forbindelse med budgetlægningen Vigtig med proces og medindflydelse fra medarbejdersiden Positivt, at der er givet plads til de enkelte områder CfD er en non-profit virksomhed 6
Formanden og ledelsen var enige i GOMs forslag om at evaluere strategi 2020 planen midtvejs i perioden i 2016. Det blev aftalt at indskrive dette i slutningen i planen. CH kommenterede punktet Møder med handicaporganisationerne på side 4, hvorfor har CfD valgt ikke at skrive referat af møderne? BM svarede, at der har været tale om en uformel dialog med de forskellige handicaporganisationer og derfor har der ikke været udarbejdet dagsorden eller referat. BM har opfattet møderne som en invitation til en snak som har været til stor inspiration for chefgruppens strategiarbejde. NOA supplerede, at CfD og eksempelvis DDL holder andre slags møder med dagsorden og de er officielle. CH henviste til side 6 Respekt for individet og foreslog, at ledelsen kikker på de to sætninger som omhandler tegnsprog. BM kunne godt se et dilemma i de to sætninger og oplyste i øvrigt, at det er aftalt, at kompetencecentret skal arbejde med en sprogpolitik der vil uddybe arbejdet med værdierne. På side 7. Økonomisk vurdering for perioden 2012 2020 rettes til 2014-2020. Bilag 6.1 Side 1: Grafen viser først reduktion fra 2016, dette præciseres i teksten i udsendte bilag. Kommunikationsstrategi 2020: På spørgsmål fra bestyrelsen om hvilke regler CfD har i forhold til information via hjemmeside kontra andre fora, eksempelvis Facebook, henviste NOA til CfDs it-politik der beskriver hvornår man informerer som privat person eller CfD ansat. Medarbejderen må benytte Facebook i arbejdstiden men kun kortvarigt. Bestyrelsen udtrykte megen ros til det store arbejde med strategi planen. Formanden konkluderede: Strategiplan 2020 indgår i de kommende 3 årrige budget fremlæggelser og planen evalueres senest i år 2016, hvilket skrives ind i slutningen af dokumentet. Interessent grupperne inviteres til fortsat dialog Bestyrelsen godkendte herefter den forelagte strategi plan 2020 med ovenstående drøftelser og kommentarer. 7
7. Nyt navn O/D/B Nyt navn for Center for Døve. Der vil på mødet blive givet en orientering om arbejdet med henblik på at finde et nyt navn. Der bliver fremlagt et forslag til nyt navn der skal besluttes af bestyrelsen. Såfremt bestyrelsen kan give tilslutning til, at der arbejdes videre med design m.v. med udgangspunkt i det nye navn, vil en samlet plan med logo, designmanual og plan for ekstern præsentation af navnet på bestyrelsesmødet den 5. december 2012. Der vil ske en intern præsentation af det nye navn den 7. december og en ekstern præsentation den 2. januar 2013 samtidig med det tages i brug. BM orienterede om historikken og arbejdet bag projekt nyt navn. Inspirationsgruppen holdt møde i slutningen af maj 2012 og fandt frem til modellen som blev fremlagt på mødet i dag. BM viste, hvordan logo og farvevalg m.v. kunne se ud. Bestyrelsen godkendte det fremlagte forslag til nyt navn og tilkendegav sin tilslutning til, at der kan arbejdes videre med det forelagte navn. Bestyrelsen var meget positiv overfor forslaget. 8. Diverse referater O H-MED (17.04.2012) Nyhedsbrev (Juni 2012) Bilag 8.1 Bilag 8.2 Der var ved en fejltagelse udsendt et nyhedsbrev 2011, et nyt Nyhedsbrev nr. 2-2012 blev omdelt. Punktet blev taget til efterretning. 9. Eventuelt og nyt møde O Det foreslås at udsætte nedenstående to punkter til næste møde, idet Kurt Faber-Carlsen er på studietur. Det skal bemærkes det er anden gang de udskydes, men det vurderes, at de ikke er af presserende karakter. Utilsigtede hændelser (punkt fra sidste møde) Der er indført nye regler omkring indberetning af utilsigtede hændelser. Kurt Faber-Carlsen vil orientere om CfD s procedure og behandling af disse sager. 8
Sundhed og motion (punkt fra sidste møde) Der er arbejdes i mange kommuner med den generelle sundhed og motion i kommunen. Gladsaxe Kommune har udarbejdet en Sundhedspolitik. Hvordan arbejdes der med dette på CfD? Punktet blev taget til efterretning. Der planlægges et større firma arrangement i 2013, nærmere herom følger. Næste møde afholdes onsdag den 5. december kl. 13.30 med efterfølgende julemiddag. Nærmere om sted følger. 9