Skolebestyrelsesmøde 27. august 2018 Indhold 1. Godkendelse af dagsorden 3 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3 3. Præsentation af Glostrup Skole v. Emilie og Yasar 4 4. spisning 5 5. Forventninger til samarbejdet 5 6. Faste orienteringer 6 7. Årshjul for Skolebestyrelsen 10 8. konvertering af UU 11 9. Proces for skolepolitikken 11 10. Samarbejdsaftale med GEjd 11 11. Fordeling af opgaver 12 12. Skolebestyrelsesseminar 12 13. Kommunikation fra mødet 12 14. Eventuelt 12 1
Referat for skolebestyrelsesmøde på Glostrup skole Dato: Mandag den 27. august 2018 kl. 17.00-20.30 Sted: Glostrup Fritidscenter, Christiansvej 2, 2600 Glostrup - Fælles sal 1 Mødedeltagere Til stede Fraværende Forældrerepræsentanter Medarbejderrepræsentanter Elevrepræsentanter Skoleledelsen Kommunalbestyrelsesmedlemmer Allan Lubke Rasmussen Annette Normind Thomsen Emilie Sloth Heidi B. Sønnesen Keyhaneh Asgari Kirstine Bjarnt Rasmus L. Pedersen Thomas Bager Nielsen Tine Antvorskov Lisbet Merlung Sanne Junget Thomas Højbjerg Thomas Jensen Andreas Lubke Christensen Faeq Jan Bangash, Skovvang Marie Kragelund Holm, Søndervang Nordvang Yasar Cakmak (skoleleder) Michael Ingelhardt (leder af mellemtrin og udskoling) Bine Baadsgaard (leder af indskoling, fritidsdel og specialområdet) Gitte Sonne (leder af økonomi og administration) Julie Myhre (ledelseskonsulent) Piet Papageorge Søren Enemark Afbud Endnu ikke valgt Afbud Afbud Deltog ikke Deltog fra 17.25 2 af 12
Dagsorden Tid Beslutning/Referat Fotografering af nye i bestyrelsen Fotograf står klar til at fotografere fra kl. 16.30 billederne skal anvendes til skolens hjemmeside. 16.30 (30 min.) 1. Godkendelse af dagsorden 17.00 (5 min.) Nye medlemmer i skolebestyrelsen blev budt velkommen. Pkt. 5 udgik og inddrages i skolebestyrelsesseminaret dermed blev det muligt at gøre plads til orientering fra eleverne og give mere tid til behandling af ansøgning om konvertering af UU. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: 0201 - Referat fra skolebestyrelsesmøde d. 20.06.2018 17.05 (5 min.) Dagsorden blev godkendt. Der blev stillet spørgsmål til, hvornår udskolingen behandles som emne? Yasar, Emilie og Annette har modtaget en invitation fra nogle forældre til møde d. 9. september om udskolingen. Emilie spurgte ind til, om evalueringen af den nuværende udskolingsmodel er iværksat, jf. møde før sommerferien. Ledelsen meddelelse, at dette ikke er iværksat endnu. Emilie sagde, at det er vigtigt, at dette iværksættes hurtigst muligt, så skolebestyrelsen kan være klædt på til arbejdet med den kommende nye skolepolitik senere på året. Referatet blev godkendt. 3 af 12
3. Præsentation af Glostrup Skole v. Emilie og Yasar Formål: at klæde forældrerepræsentanter på til at indgå i bestyrelsen. For at klæde de nye repræsentanter i bestyrelsen på til at indgå i arbejdet fortælles om arbejdet i skolebestyrelsen, og der orienteres om skolens organisering og historik, samt hvor div. information kan findes. Herudover præsenteres bestyrelsens forretningsorden med henblik på at skabe kendskab til denne. Evt. justeringer foretages efter skolebestyrelsesseminaret. Bilag: 0301 Forretningsorden 0302 Styrelsesvedtægt 0303 Bilag til styrelsesvedtægt 0304 Opdatering af styrelsesvedtægt 17.10 (30 min.) Emilie uddelte en oversigt over folkeskolens hierarki en illustration, der viser styringsmekanismerne både på det nationale og kommunalpolitiske og skoleniveau samt det regelgrundlag, som knyttes an til de tre forskellige niveauer. Skolebestyrelsen styrer efter principper og fører tilsyn med skolen. Bestyrelsen arbejder ikke med enkeltsager, men med overordnede forhold. Yasar orienterede om skolens historik, organisering og ledelsesstrukturen. Bestyrelsen drøftede kommunikation til forældre om organiseringen af skolen det kan være svært for forældre at vide, hvem de skal kontakte, når det drejer som om forhold udover det vanlige. Som udgangspunkt skal forældrene gå til den nærmeste ledelse. Hvis denne ikke kan svare/håndtere sagen, skal den nærmeste leder sende henvendelsen videre til rette person. På skolens hjemmeside er der et diagram som viser ledelsens ansvarsfordeling. (http://glostrupskole.dk/organisationsdiagram/) Der forventes en mere overskuelig kommunikation, når Intra erstattes af Aula, og forhåbentligt bliver der færre IT-systemer, som forældrene skal have styr på. Alle ansatte på skolen bør have fokus på kun at sende relevant information til forældrene, så den vigtige kommunikation ikke drukner. Det er også vigtigt at huske på, at der også er et forældreansvar i forhold til at holde sig orienteret. Det blev foreslået, at forældrene inddrages, når Aula skal sættes op, mhp. at få ind input til ønsker til funktionaliteten af denne, hvis det er muligt at få indflydelse på. Det er godt, at Yasar en gang imellem sender en hilsen til alle forældre. 4 af 12
Kommunikation og samarbejde med forældre er en del af visionen, og bliver derfor en naturlig del af seminaret. Afbud Hvis man er forhindret i at deltage i skolebestyrelsesmødet, er det vigtigt hurtigst muligt at melde afbud, så det kan nås at indkalde suppleant. Afbud sendes til Emilie og Julie. Tavshedspligt Der er tavshedspligt i forbindelse med skolebestyrelsesarbejdet derfor er møderne lukkede. 4. spisning 17.40 (20 min.) Mentorordning Ny skolebestyrelsesmedlemmer kan få en mentor blandt de mere erfarne medlemmer af bestyrelsen. Keyhaneh ønsker at få en mentor. Annette bliver mentor for Keyhaneh. 5. Forventninger til samarbejdet Formål: at skabe kendskab til forventningerne til arbejdet i bestyrelsen. Gruppedrøftelser af vores forventninger til de kommende år i skolebestyrelsen. 18.00 (40 min.) Punktet blev udsat til seminaret. Opsamling og videre proces. 5 af 12
6. Faste orienteringer Bilag: Kommunalbestyrelsen Skoleledelse Leder for SFO og Klub Medarbejdere Formand SB øvrige medlemmer 0601 - Invitation til frivillighedsbrunch 18.40 (30 min.) Eleverne Sidste skoledag anvendelse af skum Eleverne i 9. klasse på Skovvang og Søndervang er kede af, at de ikke må bruge skum, når de skal have sidste skoledag. Yasar fortalte, at beslutningen beror på en række uheldige episoder med skum blandt andet at eleverne har fået det i øjnene, og det er kommet på bygninger. Skoleledelsen er overbevist om, at eleverne godt kan have en god skoledag uden brug af skum, og at eleverne med fordel kan involveres i at få skabt en god skoledag. Beslutning om skum er truffet af afdelingsledelsen og bakkes op af Fællesledelsen. Håndtering af skoledag er ikke en beslutning, der ligger i regi af Skolebestyrelsen. Inventar- møbler Eleverne på Søndervang oplever stor forskel på møblerne nogle klasser har nye gode møbler og andre har gamle møbler bl.a. med stole, som ikke er gode at sidde i. Dette undrer eleverne sig over. Skoleledelsen oplyste, at der er et efterslæb på indkøb af inventar (møbler), derfor har der ikke været råd til at købe nye møbler til alle, men der mangler ikke møbler. Kommunalbestyrelsen har sidste år bevilliget 1 mio. kr. til indkøb af møbler, herudover har skolen selv finansieret indkøb af møbler for 1,5 mio. kr. indenfor de seneste år. Dette har dog ikke dækket hele efterslæbet, derfor vil skolen være nødsaget til at anvende ekstra midler på indkøb af inventar de kommende år. Bestyrelsen ønsker på de kommende møder at tage rundt på skolerne og se, hvordan der ser ud i forhold til møbler, klasselokaler, legepladser m.m. Her kan ledere og elevrådsformand vise rundt. Muligheder for studietur Der opleves forskellige muligheder for at tage på studietur i 8. klasse nogle klasser kommer til 6 af 12
udlandet (Berlin), imens andre bliver i Danmark. Det er meget forskelligt, hvor meget der iværksættes af de forskellige lærerteams i forhold til, at klasserne kan spare op til studieturen. Det kan overvejes at have en generel drøftelse af, om der er behov for nogle fælles retningslinjer i forhold til dette (ændring af principperne for lejrskoler). Det er vigtigt, at det ikke bliver laveste fælles nævner, så dem, der gør en ekstra indsats, ikke bliver begrænsede. Kontaktforældre kan inddrages i arbejdet det er vigtigt, at det ikke er undervisningstid, som anvendes på det indtægtsgivende aktiviteter. Kommunalbestyrelsen Søren Enemark orienterede om den nye politiske situation i Glostrup, som medfører ny formand for Børne- og Skoleudvalget. Robert Sørensen indtræder i stedet for i udvalget. Det vides endnu ikke, hvem det andet medlem i Skolebestyrelsen fra BSU bliver. Skoleledelse Skolen er kommet godt i gang efter ferien. Medarbejderne begyndte en uge før eleverne ugen blev anvendt på kursus og forberedelse af året. Alle har haft kursus om teamsamarbejde (årgangsteam), idet årgangsteam er en af skolens indsatsområder. Alle medarbejdere får 3 timers kursus i dynamisk mindset og 4 timeres kursus i systemisk tænkning her i løbet af efteråret. Personalefest Der afholdes personalefest for alle medarbejdere på Glostrup Skole den 5. oktober. Elevrådsarbejdet Der har været afholdt møde med elevrådskontaktlærerne for at koordinere arbejdet. 7 af 12
Det er aftalt at synkronisere elevrådsmøderne, så de placeres i forbindelse med skolebestyrelsens møder. Der er valgt tre temaer for elevrådenes arbejde i dette skoleår: 1) Demokrati 2) Trivsel 3) Fællesskab Michael udarbejder et målrettet skriv til elevrådskontaktlærerne efter hvert skolebestyrelsesmøde. Der afholdes ungdomsfest for 8. klasserne på Glostrup Skole den 10. januar. Det er elevrådene, som er værter til festen. Elevrådene involveres i E-læringsdage. Indskrivning af nye elever Processen for indskrivning af nye børn ændres, således at der afholdes en informationsaften allerede i oktober. Selve indskrivningen foregår digitalt og starter først i december. Rekruttering af medarbejdere Rekruttering af ny medarbejder til 10. klasse faldt på plads inden sommerferien. Red Barnet venskabsløb Som led i, at Glostrup Skole er Red Barnets ambassadørskole, deltager skolen i venskabsløbet (skolernes motionsløb). Hvis der er nogen i skolebestyrelsen/forældre, som kender lokale firmaer, der kunne være interesseret i at være med i et sponsorat, vil skoleledelsen gerne høre om det, da pengene vil gå til Red Barnets velgørende formål for børn både i Danmark og udlandet. Fransk Der blev spurgt ind til placering af timerne til franskholdet på Søndervang/Vestervang. Yasar og Michael havde møder med afdelingsledelsen fra 8 af 12
hhv. VE og SØ allerede i foråret for at undgå tidligere tiders uhensigtsmæssige placering af timer. Ledelsen undersøger, om der er eventuelle udfordringer i denne forbindelse. Medarbejdere Kursusaktivitet i uge 32 Nogle af pædagogerne kunne ikke deltage i de fælles kursusaktiviteter beskrevet oven for i uge 32, idet nogle af em holder sommerferie på det tidspunkt. Yasar orienterede om, at det er i uge 32, at hovedparten af medarbejderne er tilbage, og kurserne ligger traditionelt der. Skimmelsvamp i SFO Broholm Der er konstateret skimmelsvamp i dele af SFO Broholm. Yasar orienterede om, at ledelsen på Nordvang og Glostrup Ejendomme er i dialog omkring Broholm, og arbejder på at finde en hurtig løsning, samt at de berørte lokaler allerede er spærret for adgang. Ny samarbejdsstruktur Medarbejderne er i gang med den nye team- og organisationsstruktur, som skal implementeres, fordi der er indført årgangsteam og FF-team samt fagdag (tidligere fleksibel skole) på hele GS. Der er en række udfordringer, som vi skal findes løsninger på. Herudover har der været en forholdsvis rolig opstart og alle ansættelser er faldet på plads. Arbejdstidsaftale Der er igangsat et arbejde henimod at få en arbejdstidsaftale for lærerne. Der er en politisk velvilje til at få indgået en aftale, og der er en god stemning omkring dette. Det betyder meget for lærerne, og er et godt signal. 9 af 12
Manglende rengøring Det er frustrerende for alle på skolen, at klasselokalerne ikke bliver rengjort, inden eleverne møder ind til et nyt skoleår derfor har en del lærere og pædagoger skulle bruge noget af deres forberedelsestid på at gøre lokalerne nogenlunde rene, så de så indbydende ud inden eleverne kom. Der er enighed om at det uholdbart. Et ønske om hovedrengøring i sommerferien fremgår af Skolebestyrelsens høringssvar fra 1. runde til budgetforhandlingerne for 2019. Øvrige skolebestyrelsesmedlemmer Husk at der afholdes brunch for frivillige den 30. september. Samarbejdsstruktur (fagdag) Der bliver foretaget evaluering af teamstrukturen dvs. årgangsteam og fagdag (Fleksibel skole) af to omgange en gang i løbet af efteråret med fokus på at få en status og foretage evt. justeringer. I begyndelse af 2019 foretages en egentlig evaluering med henblik på at træffer beslutninger for næste skoleår. Der er endnu ikke udarbejdet et egentlig evalueringsdesign. 7. Årshjul for Skolebestyrelsen Formål: at beslutte årshjul, herunder om kontaktforældremøde skal erstatte et af skolebestyrelsesmøderne. Bilag: 0701 Årshjul 2018-2019 19.10 (10 min.) I forhold til valg af principper til tilsyn besluttes dette på seminaret. Årshjulet skal ses som et dynamisk værktøj, der indeholder de faste årlige temaer og opgaver, som bestyrelsen skal behandle. Der kan forekomme ændringer i løbet af året. Årshjulet blev besluttet. 10 af 12
8. konvertering af UU Skolebestyrelsen har modtaget en ansøgning fra Søndervang vedr. forlængelse af konvertering af UU-timer for 2.A. Der søges om konvertering af 7 ugentlige lektioner frem til 31.12.2018. Puljen til konvertering af UU-timer er pt. på 267.000 kr. Der er endnu ikke foretaget en beregning af, hvad det vil koste at imødekomme ansøgningen, men til sammenligning kostede det 39.600 kr. at imødekomme ansøgningen om at konvertere 4 lektioner i en 6. klasse i perioden 1. august 2018-31. december 2018. 19.20 (10 min.) Skolebestyrelsen stemte om, hvorvidt Søndervangs ønske om 7 lektioner eller skoleleder Yasar forslag om 5 lektioner skulle anbefales. 10 stemte for at anbefale de 7 lektioner og 2 stemte blankt. Skolebestyrelsens udtalelse: Skolebestyrelsen glæder sig over den positive udvikling, som er oplevet i det nuværende 2. A på Søndervang pga. konvertering af UU til tovoksenundervisning og ønsker at understøtte en fortsat positiv udvikling. Skolebestyrelsen bakker derfor op om medarbejdere og lederes vurdering af behov for konvertering, og anbefaler at ansøgningen imødekommes med konvertering af 7 UUV-lektioner fra 1.10.2018-31.12.2018. Bilag: 0801 Ansøgning om konvertering af UU fortrolig. 9. Proces for skolepolitikken Formålet: Opnå et fælles billede af processen hen imod dialogforum i november, hvor skolepolitikken er på dagsorden. Bilag: 0901 -Proces for skolepolitik 0902 Skolepolitik BSU den 12. juni 2018 10. Samarbejdsaftale med GEjd Før sommerferien deltog GEjd i et skolebestyrelsesmøde for at informere om rengøring og vedligehold på skolen. Som opfølgning herpå blev det besluttet, at skolebestyrelsen skal inddrages i udvikling af en samarbejdsaftale mellem GEjd og Glostrup Skole. Formål: At informere om status for samarbejdsaftalen og træffe beslutning om skolebestyrelsens rolle i processen, herunder hvem der vil deltage i en arbejdsgruppe. 19.30 (10 min.) 19.40 (15 min.) Skolepolitikken er udskudt grundet den politiske situation. Samarbejdsaftalen skal bidrage til at skabe en forventningsafstemning, og der bør arbejdes ud fra standarder. Det er vigtigt, at det ikke bliver Glostrup Skole, der ender med at skulle prioritere, når der ikke er midler nok, og dermed fx skal vælge mellem rengøring eller renovering. Arbejdsgruppe: Allan, Thomas J, Annette, Rasmus og Lise (tidligere medlem af skolebestyrelsen) 11 af 12
11. Fordeling af opgaver Ansættelsesudvalg Glostrup Ungdomsskole - repræsentant og suppleant Deltagelse på forældremøder for 0. og 7. klasser Arbejdsgruppe vedr. trivselspricippet/antimobbestrategi Deltagelse i Skole og Forældres landsmøde den 23. - 24. november 19.55 (15 min.) Ansættelsesudvalg (ved ansættelse af ledere). Kirstine Thomas Tine (suppleant) Glostrup Ungdomsskole - repræsentant og suppleant Allan og Annette (Suppleant) Deltagelse på forældermøder for 0. og 7. klasser Alle Arbejdsgruppe vedr. trivselspricippet/antimobbestrategi Afventer ledelsen genoptages. Deltagelse i Skole og Forældres landsmøde den 23. - 24. november Skolen har mulighed for at sende fire repræsentanter. Allan, Keyhana 12. Skolebestyrelsesseminar Orientering om seminaret. 13. Kommunikation fra mødet 20.10 (10 min.) 20.20 (5 mi Formål: At skabe enighed og målrette kommunikationen om n.) skolebestyrelsesmødet. 14. Eventuelt 20.25 (5 min.) Kontakt til 10. klasse Annette Kort orientering om indholdet på seminaret. Emner blev udvalgt. Yasar fortalte, at Skole og Forældre fremhæver Glostrup Skole, som et eksempel på en stor sammenlagt skole, der lykkes. 12 af 12