Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 3. august 2017 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: CA, NBG, PK, CRS, SK, DRO, IMD, KR, KDP, ACP, MKP, SBS Afbud fra: KS, AP Gæster: Phillip. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: DRO. Referent: SBS. 2. Godkendelse af dagsorden Punkt 11, 12 og 13 tages til sidst. Dagsordenen er godkendt. 3. Godkendelse af referat fra AB-mødet d. 1. juni 2017 Godkendt. 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Informationstavler CA skulle finde priser (intet nyt til sidste møde, derfor blev punktet rykket til dette møde) CA vil gerne give opgaven videre til en anden. Phillip fortæller, at han allerede har været i kontakt med nogen. Han afventer nu, at de vender tilbage med et tilbud. b. Ny revisor noget nyt? Regnskabsføreren for Den Våde Høne er pt. sygemeldt. ACP kommer derfor til at overtage posten som regnskabsfører for Hønen. Der er intet nyt siden sidst vedr. revisoren. Kontorudvalget og Hønens regnskabsfører må sørge for at få fulgt op på det. IMD vil i mellemtiden spørge sin faster (som er revisor), om hun måske kan komme med et tilbud. Kontorudvalget (*) Side 1 af 6
5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Han er på ferie i øjeblikket. b. AUB Der har været afholdt budgetmøde d. 18. juni. NBG (næstformand) og CA (menigt medlem) skulle have været inviteret, men de meddeler begge, at de ikke modtog nogen invitation inden mødet. DRO (formand) meddeler, at de begge er blevet inviteret mundtligt. Der er dog bred enighed i AB om, at det ikke er godt nok med en mundtlig invitation, og at invitationer samt andre vigtige informationer skal meddeles skriftligt. Det er meget vigtigt, at der er styr på dette i fremtiden. Efter sommeren skulle vi gerne være i gang med at få nye fibernet til alle lejlighederne. Der vil blive opsat nye switche til samtlige lejligheder. Dette medfører, at vores net bliver opgraderet til 1000 mbit. Indkøbene af switchene er selvfinansieret efter halvandet år. c. Kassereren/Kontorudvalget Velkommen til den nye kasserer Kristian (KR). Han er allerede blevet sat ind i nogle ting, men der er fortsat en del ting, som han mangler at blive sat ind i. KDP vil stå for det meste af hans oplæring. Der skal afleveres bilag til den eksterne bogholder (Helle) dette vil også give KR en mulighed for at møde hende for første gang. ACP trækker sig fra kontorudvalget, da han skal varetage posten som regnskabsfører på Den Våde Høne fremover. Det bemærkes, at der har været ferie i kontorudvalget, selvom der har været åbent på beboerkontoret for udbetalinger. Det skal der være styr på næste gang, således at tingene ikke går i stå. Kontorudvalget (*) Side 2 af 6
d. Renoveringen Den 24. august vil mødet for den sidste etape blive afholdt. I det hele taget går det helt fint med renoveringen. e. Udvalg Kulturudvalget er i gang med at planlægge noget udendørshygge sammen med nogle beboere, som også har interesse i det. Lukket punkt. Infoudvalget vil afholde infomøde to gange i august måned. Datoerne fremgår af Det Sædvanlige Fis. 6. Post og meddelelser Orientering CA og Phillip har arbejdet videre med det nye beboerkort. De er i øjeblikket i gang med at få ordnet det sidste. Administrationen er allerede enormt glade for det nye system, som de har fået. Systemet gør bl.a., at nøglebrikker automatisk kan lukkes, og at man ved at trykke på en enkelt knap kan lukke for både vaskeri og tv. Når det nye beboerkort er helt klart, skal samtlige vaskebrikker samles ind, og folk skal møde op på administrationen og få taget et billede samt udleveret det nye kort. Det nye kort vil have flere funktioner: det vil både bære beboerkort, dørkort og vaskerikort. I toværelseslejlighederne vil begge beboere få deres eget kort. Udskiftningen af kort vil blive foretaget gruppevis, således at alle ikke skal møde op på administrationen på én gang. 7. Næstkommende fællesmøde Orientering Fællesmødet er den 17. august 2017 kl. 19.00. Sara (sekretæren) er på ferie og kan desværre ikke deltage denne aften. IMD melder sig til at tage referat i Saras fravær. Dirigent: DRO. Referent: IMD. Sidde i døren: PK. Indkøb: DRO med hjælp fra KR. Kontorudvalget (*) Side 3 af 6
Det Sædvanlige Fis og kuglepenne: NBG. Alle skal komme ca. 30 minutter før og hjælpe til med at sætte borde og stole op og gøre klar. CRS melder afbud. 8. Godkendelse af kassereren (jævnfør vedtægter) (CA, NBG og AP) Beslutning 12, stk. 3: Afdelingsbestyrelsen nedsætter et kontorudvalg som består af kassereren og 3 medlemmer af afdelingsbestyrelsen og som tegner foreningen økonomisk. Kontorudvalget har ret til på foreningens vegne at disponere over foreningens konti i pengeinstitutter. Kassereren udpeges på fællesmøde/generalforsamling ud fra, at kassereren er i gang med en videregående regnskabsmæssig uddannelse, hvorefter afdelingsbestyrelsen godkender/tiltræder den valgte kasserer. Der er generelt enighed i AB om, at kravet om, at den valgte kasserer skal være i gang med en videregående regnskabsmæssig uddannelse, skal ændres. Den nye kasserer (KR) er ikke i gang med en videregående regnskabsmæssig uddannelse. AB glemte at informere beboerne på fællesmødet om dette inden valget blev taget. I dette tilfælde har det dog ikke den store betydning, da der er tale om en vedtægt, som ikke er hensigtsmæssig og derfor bør laves om. Der er ikke store regnskabsmæssige krav til opgaven som kasserer, særligt ikke nu hvor vi har en ekstern bogholder. Vedtægten bør ændres således, at der formuleres noget i stil med, at kassereren skal have en relevant regnskabsmæssig baggrund eller evt. tage et mindre regnskabskursus. Ændringen skal laves klar, så den kan komme på til generalforsamlingen i november. Ingen af medlemmerne i AB er i mod, at denne vedtægt bliver ændret til næste generalforsamling. Derfor vil der blive arbejdet videre på dette frem mod næste GF. Afstemning: Kan kassereren godkendes? Kassereren er enstemmigt godkendt. Til næste fællesmøde skal beboerne dog lige orienteres om den lille uoverensstemmelse med vedtægten. 9. Lukket punkt Debat/Beslutning Kontorudvalget (*) Side 4 af 6
10. Kontrol af beboerkort til FM (CA, NBG og AP) Debat Hvorfor var der ikke kontrol af beboerkortene til fællesmødet? Der vil blive rettet op på dette til næste fællesmøde. Folk skal fremover krydses af og tildeles en stemmeseddel, når de ankommer til mødet. 11. Lukket punkt Orientering/Beslutning 12. Lukket punkt Orientering 13. Lukket punkt Debat/Beslutning 14. Vedligeholdelse af centrene (DRO) Debat/Beslutning Vil beboerforeningen spytte penge i en vedligeholdelsesplan for det kommende år, så det ikke kun bliver taget i AUB, så vi undgår at huslejen stiger for meget. Og i tilfælde af det, hvor meget? Det er AUBs penge, der skal bruges til dette. Generelt var der ikke interesse i, at beboerforeningens penge skulle bruges på dette. 15. Basketbanen (DRO) Debat/Beslutning I forbindelse med renoveringen slutter og skurbyen bliver fjernet, skal basketbanen rykkes ind mod blok 20. Skurbyen skal efter planen fjernes i august 2018. Vil vi bruge penge til at etablere en multibane istedet for "kun" basketbane? Afstemning: For: 9. I mod:0. Blankt. 2. Vedtaget at der skal etableres en multibane i stedet for en basketbane. DRO sørger for at snakke med Torben om, hvad det vil koste. 16. Budgetønsker for 2018? Debat/Beslutning AB plejer at have et punkt på omkring maj/juni-måned, hvor der bliver snakket om ønsker til budgettet for AUB det kommende år, herunder bl.a. hvor meget huslejen må stige. Herefter plejer budgettet at blive godkendt på et fællesmøde i august. Dette er ikke sket endnu, og derfor er punktet blevet sat på nu. Er der styr på det hele? Der er ved at være styr på det hele. Man regner med, at huslejestigningen vil blive ligesom sidste år, dvs. på næsten 0. Idéer til budgettet: Genetablering af stierne herude. Kontorudvalget (*) Side 5 af 6
Grønne områder/haverne. Flere af de grønne skraldespande. Maling af træværk herude, bl.a. cykelskurene. Renoveringen og vedligeholdelsen af beboerlokalerne samt centrene. Etablering af cykelskure til de gange, der ligger op til centrene. 17. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering Den sidste udgave af Det Sædvanlige Fis er lige kommet i dag. Hvis der er nogen, der har forslag til næste omgang, så kan det sendes på AB-mailen. Der bør stå noget om, at kassereren er blevet godkendt, og at vi har fået nye medlemmer i AB. 18. Næste møde Næste møde er 7. september 2017 klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er 31. august 2017 19. Eventuelt 20. Evaluering Godt, men langt møde. Kontorudvalget (*) Side 6 af 6