Dagsorden for udstillingsudvalgets møde den 8. november 2014 Mødet starter kl. 9.30 og afholdes på Mejlsvej 45, Mejls, 6800 Varde Deltagere: Lotte B. Jensen (lj) Birgitte C. Søndergaard (bs) Annette Pedersen (ap) Per H. Petersen (pp) Lea Wesselhof (lw) Marie Louise Nielsen (mln) Marianne S. Bach (mb) Afbud: Ingen Punkter: 1. Nyt fra bestyrelsen, v. Marie Louise a. Juniorhandling og retningslinjerne b. Manglende udlevering af rosetter c. Kørselsgodtgørelse d. Deledommere e. Udstillingsetik f. Forretningsorden Mail fra Marie Louise udsendt, som bilag til punkt 1 2. Drøftelse af retningslinjerne/regler for tilbagebetaling af tilmeldingsgebyr til udstilling, v. Lotte 3. Forretningsordenen for udstillingsudvalget. Forretningsordenen er på flere punkter udformet, således at den begrænser udstillingsudvalgets handlemuligheder. F.eks. har de været henvendelser fra andre specialdommere om at dele en dommer! Det har vi måtte takke nej til, p.g.a. at de regler der er beskrevet for valg af dommere. Ligeledes er nogle opgave specifikt beskrevet hvem som skal udføre dette i udstillingsudvalget. Det giver ikke en fleksibel mulighed for at fordele arbejdsopgaverne i udvalget. Drøftelse af ændringer i forretningsordenen, v. Marianne Print selv forretningsordenen fra BEK s hjemmeside 4. DKK s meddelelse om digitalisering af kritikker online på udstillingerne og dermed markant ændringer i nuværende procedure. Fra hvornår, hvilken betydning, hardware og software, BEK s hitlister m,v, v. Marianne 5. Store Hestedag i Roskilde 5. og 6. september 2015. Stort velbesøgt hestearrangement, hvor også hundeklubber inviteres til at deltage med aktiviteter, gerne også udstillinger. Flere specialklubber afholdt i indeværende år en udstilling. Det er gratis for klubberne at låne græsareal. God mulighed for at vise vores race frem og kunne jo kombineres med anden PR, v. Annette 6. Modsat dag udstilling (fredag) af DKK s 2 udstillinger på Bornholm, v. Marianne 7. VSS 2016, VSS arrangørerne har henvendt sig med anmodning om at flytte udstillingerne til søndag 17. juli 2016 i uge 28 og mandag 18. juli 2016 i uge 29. Henvendelse drøftes, v Marianne 8. Udstillingskalender 2016. Forslag udsendt, v. Marianne 9. Valg af dommere til udstillingerne i 2016. Oversigter over medlemmerne ønsker er udsendt, v Lotte
10. Haller drøftelse af hvilke krav stilles til haller, beliggenhed o.l. Punktet tages med, pga henvendelse fra medlem, v. Marianne 11. Ringpersonale, brug af interne/eksterne ringssekretærer/ringassistenter samt ringforholdene, v. Marianne 12. Mulighed for arbejdsmøder, v. Marianne 13. Opdatering af teksten på BEK s hjemmeside, v. Marianne 14. Evt. 15. Næste møde Referat af mødet den 8. november 2014. Ad. 1 a. Bestyrelsen har gennemgået retningslinjerne for juniorhandling og deres kommentarer er, at de ikke finder de rimeligt at juniorhandlerarbejdsgruppen skal finansiere af egen lomme. Juniorhandling hører stadig under udstillingsudvalget, og bestyrelsen opfordre udstillingsudvalget til at afholde udgifter til rosetter, præmier, gravering samt en erkendtlighed til de private dommere, som arbejdsgruppen vælger. Udstillingsudvalget drøftende bestyrelsen opfordring og besluttede, at afholde udgifter til årsdiplomer og årsrosetter samt til graveringer jfr. de retningslinjer, som Bek s bestyrelse tidligere selv har truffet om betaling for gravering af pokaler. I forhold til øvrige udgifter f.eks. til en erkendtlighed til private dommere, opfordres der til, som i DKK, at fastsætte et deltagergebyr for juniorhandling suppleret med evt. sponsorater til dækning af disse udgifter. Retningslinjerne tjekkes i forhold til om der skal foretages ændringer jfr. ovenstående beslutning. MB tjekker og evt. retter samt sender besked til arbejdsgruppen for juniorhandling. b. Manglende udlevering af rosetter. Punktet drøftet. Der tages hånd om at få de manglende rosetter udleveret. AP sørger for dette. c. Kørselsgodtgørelse. Orientering om, at bestyrelsen har besluttet, at alle der kører for klubben pr. 5. oktober 2015 er berettiget til kilometergodtgørelse efter statens høje kørselstakst. d. Deledommere. Bestyrelsen blev på deres møde efter udstillingen i Aars opmærksomme på, at dommeren i Aars blev delt med andre specialklubber og synes, det var en glimrende ide. Bestyrelsen opfordrer til, at udvalget ser på, om dette kunne være muligt flere gange fremover. Dette punkt behandles under punkt 3. e. Udstillingsetik. Bestyrelsen oplyser, at der er flere der har kommenteret, at der er nogle udstillere, der forlader ringen umiddelbart efter at hundene er placeret og ikke stiller op til f.eks. fotografering, klapsalver og æresrunder. Dette giver et kedeligt billede af udstillerne specielt overfor den dommer, som man
selv har valgt at stille under. Bestyrelsen opfordrer udstillingsudvalget til, at der laves et skriv til Magasinet vedr. udstillingsetik. Punktet blev drøftet og udstillingsudvalget opfordre udstillerne til at blive i ringen indtil placeringscermonien er færdig. Pp udarbejder et lille skriv til Magasinet. f. Forretningsorden. Bestyrelsen arbejder for tiden på at gøre udvalgenes forretningsordener så ensartet som muligt. Hermed menes, at de opstilles ens og at de passager, der er helt ens for alle udvalg står beskrevet ens i forretningsordnerne. Der er på nuværende tidspunkt en forretningsorden, der er omskrevet, og er den der skal fungere som skabelon Lydighedsudvalgets. Udvalget bedes lave et udkast til en forretningsorden med udgangspunkt i den nævnte model og sende den til udvalgets kontaktperson, der vil tage den med videre til bestyrelsen. Dette punkt behandles under punkt 3. Ad 2 Retningslinier/regler for tilbagebetaling af tilmeldingsgebyr til udstilling Gennemgang og drøftelse af aktuel sag om berettigelse til at få tilbagebetalt tilmeldingsgebyr til udstilling. MLN og LBJ redegjorde for hver deres version af sagen om et medlem kan få et udstillingsgebyr refunderet eller ej. Redegørelse klarlægger ikke hvor/hvornår/hvordan kommunikationen er gået galt. Udvalget beslutter derfor, at sætte medlemmet i centrum, og at uklarheden ikke skal komme medlemmet til skade, hvorfor medlemmet ekstraordinært får udstillingsgebyret refunderet. Samtidig er der opmærksomhed på DKK s regler for tilbagebetaling af udstillingsgebyr samt den nødvendige dokumentation skal foreligge. Mb sender mail til klubbens kasserer med begrundelse for refunderingen. Ad 3 Forretningsorden for udstillingsudvalget. Forretningsordenen er på flere punkter udformet, således at den begrænser udstillingsudvalgets handlemuligheder. F.eks. har de været henvendelser fra andre specialdommere om at dele en dommer! Det har vi måtte takke nej til, p.g.a. at de regler der er beskrevet for valg af dommere. Ligeledes er nogle opgave specifikt beskrevet hvem som skal udføre dette i udstillingsudvalget. Det giver ikke en fleksibel mulighed for at fordele arbejdsopgaverne i udvalget. Dette punkt drøftet sammen med punkt 1 d og f. Forretningsordenen indhold og manglende fleksibilitet blev drøftet, herunder bestyrelsens opfordring til at gøre brug af deledommere. Aftalt at i forbindelse med omskrivning af forretningsordenen i ny skabelon skal den indeholde de ønskede ændringer. Mb udarbejder forslag. Ad 4 DKK s meddelelse om digitalisering af kritikker online på udstillingerne. Punktet drøftet og afventer yderligere fra DKK. Nødvendige tablet, tilbehør og it/opkoblinger ansøges der bestyrelsen om at få dækket. Mln tager dette med til bestyrelsen. Ad 5. Store Hestedag i Roskilde 5. og 6. september 2015 og Jagtfestivalen i Farum 17. til 19. april 2015.
Stort velbesøgt hestearrangement, hvor også hundeklubber inviteres til at deltage med aktiviteter, gerne udstillinger. Beagle Klubben har i nogle år haft en stand på Store Hestedag med forskellige aktiviteter, men der har ikke været afholdt udstilling. Under dette punkt også drøftet invitation til at holde udstilling på Jagtfestivalen i Farum den 17.-19. april 2015, hvor der også er mulighed for at have en stand og samtidig afholde en udstilling. Begge stedet skal man have en stand for at kunne få lov til at afholde udstilling. Drøftet disse anderledes muligheder for at afholder udstilling. Begge steder kommer der publikum og der kan reklameres for vores race. Også drøftet, at udstillingskalenderen for 2015 er færdig med en fordeling af udstillinger øst/vest, herunder er dommerne/ringspersonalet på plads samt udstillingsarealer/haller, og disse to vil forskyde fordelingen øst/vest. Endvidere drøftet at standene på de to arrangementer ikke skal foregå i udstillingsudvalgets regi, men i klubregi. Ap vil gerne stå for standene, bemanding/aktiviteter m.v. Udstillingsudvalget besluttede, at afholde udstilling både under Jagtfestivalen og under Store Hestedag, alene som forsøg. De ekstraordinære udstillinger skal evalueres inden der træffes beslutning om de skal indgå i udstillingskalenderen for 2016. Alt inkl. udgifter til selve standen på begge arrangementer er udstillingsudvalget uvedkommende. Mlo orienterer BEK, og afklarer om økonomi til de to stande direkte med Ap, udenom udstillingsudvalget. Ad 6. Modsat dag udstilling (fredag) af DKK s 2 udstillinger på Bornholm. Drøftet denne mulighed, herunder omkostningerne til leje at areal, som er yderst rimelige. Herudover mulighed for at benytte en dommer som allerede er på øen og skal dømme på DKK udstillingerne. Således vil rejseudgifter og udgifter til overnatning bliver begrænset, da de deles med DKK. Der skal arbejdes på at få en dommer, der allerede er på DKK udstillingen, men som også dømmer beagler. Det kan betyde, at dommeren ikke er på dommerlisten for 2015. Da denne kombination med en klubudstilling på Bornholm optil DKK s to internationale udstillinger gerne vil afprøves, samtidig med at udgifterne skal holdes nede, er det aftalt med bestyrelsens repræsentant, at der helt ekstraordinært må tages en dommer, selvom denne ikke er på dommerlisten for 2015. Ad 7. VSS 2016. VSS arrangørerne har henvendt sig med anmodning om at flytte udstillingerne til søndag 17. juli i uge 28 og mandag 18. juli 2016 i uge 29. Henvendelse drøftet og udstillingsudvalget besluttede at efterkomme VSS arrangørernes ønske om, at udstillingerne tilknyttet VSS i 2016 afholdes henholdsvis søndag den 17. juli 2016 og mandag den 18. juli 2016. Udstillingsudvalget godkender flytningen af udstillingerne til først på ugen, jfr. ovenstående. Udstillingsudvalget besluttede samtidig at accept for flytning af udstillingerne til først på VSS ugen alene gjaldt for 2016. Udstillingsudvalget bestemmer, hvilken en af dagene VSS udstillingen afholdes, og hvilken dag cert. udstillingen afholdes. Det vil fremgå af udstillingskalenderen.
I henvendelse stod ikke oplyst begrundelse for at flytte udstillingerne. Selvom udstillingsudvalget har godkendt ønsket for placering af udstillingerne i 2016, vil udstillingsudvalget gerne have begrundelsen for, at udstillingerne ønskes afviklet først på VSS ugen. Mb skriver til VSS udvalget. 26.11.2014 modtages svar fa VSS udvalget med følgende begrundelse, citat: Ideen til at flytte udstillingsdagene blev til på VSS 2014, som et ønske fra andre udstillere. Vi fandt ideen god, da hunde og udstillere ikke er så trætte først på ugen, og sammenstød måske undgås. Ad8. Udstillingskalender 2016. Gennemgået og justeret. Ad9. Valg af dommere til udstillingerne i 2016. Listen dommere til udstillingerne i 2016 indenfor de tre overskrifter er i uprioriteret rækkefølge. Nye dommere: Samantha Goldberg, UK Marian Walker, UK Monika Blaha, A Wiebke Warneke, D Reserve dommere: Lilliane De Ridder-Onghena, B Val Davies, UK Hanne Laine Jensen, DK Gamle dommere: Ole Staunskjær, DK Svend Løvenkjær, DK Peter Beyersdorf, D Brian Foster, UK Marion Hunt, UK Maureen Henningson Dondas, UK Horst Kliebenstein, D Karin Sonntag, D Reserveliste til gamle dommere: Steward Millner, UK Hans Von Der Berg, NL Gunnar Nymann Ann Carlstrøm Rudi Hübental, N David Craig, UK Ad10. Haller drøftelse af hvilke krav stilles til haller, beliggenhed o.l. - Udstillingsudvalget drøftende spørgsmålet og der er følgende kriterier, som vægtes højt, når der vælges haller: - Pris for leje af hallen, inkl. rengøring, strøm, gratis stole og borde.
-Hallens gulv en belægning der er mest mulig skridsikkert af hensyn til vores hunde, sådan at de har mulighed for at kunne bevæge sig sikkert i travl/løb under konkurrence, og derved undgå, at de skøjter rundt på glatte gulve. -Hallens beliggenhed, kortets mulig afstand af lufthavne (hvis dommer kommer med fly), gerne i nærheden af Motorvej samt hotel. -Cafeteriet har åbent, samt kan levere mad til dommer/ringpersonale/deltagere ved udstillingerne. Det skal oplyses, at for at få forpagtere til hallernes cafeterier/ produktion af mad i hallen kræver de fleste haller i dag at man ikke må medbringes mad og drikke, ellers kan cafeterierne ikke hænge sammen økonomisk, for forpagterne. -Haller hvor hundefolk er velkomne og vi får en god service. Ad11. Ringpersonale, brug af interne/eksterne ringsekretærer/ringassistenter samt ringforholdene. Generel drøftelse af fordele og ulemper ved at benytte interne ringpersonaler i forhold til eksterne. F.eks. hvor udstillere glemmer, at personen som de kender, har en anden rolle, nemlig som ringassistenten/sekretær og derved kan der opstå utilsigtede situationer under udstillingen. Primært benyttes eksterne ringpersonaler, og hvis der opstår behov for intern hjælp som ringassistent/sekretær er udstillingslederen opmærksom på evt. utilsigtende situationer. Ad12. Mulighed for arbejdsmøder Drøftet muligheden for at holde arbejdsmøder uden hele udstillingsudvalget og bestyrelsen samles til et reelt møde i udstillingsudvalget med dagsorden og referat. F.eks. er der brug for at Udstillingens del af BEK s hjememside trænger til en kraftig ajourfør, hvor det kan give mening at et par stykker sætter sig sammen og arbejder med opgaven. Mest muligt skal selvfølgelig klares via mail o.l. Udvalget var enigt om, at denne mulighed skal være til stede, men det selvfølgelig kun var hvis det ikke kunne klares via mail o.l. Ad13 Opdatering af teksten på BEK s hjemmeside - Udsat. Ad 14 Evt. Udgik pga. tidsnød Ad 15 Næste møde - afklares via mail.