Lejrskolegruppens møde den 22. november 2012 på Danhostel Copenhagen Amager REFERAT. Godkendt

Transkript

1 Lejrskolegruppens møde den 22. november 2012 på Danhostel Copenhagen Amager REFERAT Godkendt Deltagere: Birgit, Lasse, Marian, Rolf, Miriam og Mette (referent) Afbud: Lene 1. Siden sidst Gruppen startede med en kort opdatering bordet rundt. 2. Gennemgang af Dagsorden Mødetidspunktet er fremover Besluttet nyt fast punkt på dagsordenen: Lejrskolefanen på danhostel.dk og intranet. Herefter godkendt dagsorden. 3. Valg af referent Mette 4. Opfølgning på sidste referat Gruppen foretog op mødet en mindre justering af den eksisterende definition af en lejrskole den overstregede tekst fjernes: Lejrskoler: defineres som elever i danske folkeskoler, friskoler og privatgrundskoler, privat grundskolekurser. Herudover børn/elever i SFO-ordninger, børnehaver og fritidshjem og -klubber. Hertil kommer tilsvarende udenlandske overnatninger. Hertil kommer også udenlandske lejrskoler af tilsvarende karakter. For alle lejrskoler gælder, at de skal have min. 2 overnatninger med fuldpension. Skoleovernatninger, der falder uden for denne definition, skal registreres som gruppe. Denne definition medtages til ERFAmødet i 2013 for evt. yderligere justering. Gruppen besluttede at arbejdsgangen mht. referater er følgende: 5 arbejdsdage til udsendelse af referat fra sekretariatet og 5 arbejdsdage til arbejdsgruppens godkendelse. Tempoet på møderne tilrettelægges så referat kan skrives undervejs. 5. Økonomi & Budget Budgettet for 2012 blev justeret lidt og ser nu således ud: En lejrskoleplakat inkl. udsendelse Lejrskolekonkurrence (forår) Lejrskolekonkurrence (efterår) Kortlægning af målgruppeanalyse (UCN) Generel annoncering "First mover" (Rap & film på youtube) Annonce/banner folkeskolen Mødeomkostninger I alt Mette/Danhostel 1

2 Gruppen fik udleveret seneste opdatering mht. overnatningstal for lejrskoler og gruppen er yderst tilfreds med status quo i overnatningstallet for lejrskoler i perioden , da det var forudset, at der kunne ske et fald i overnatningstallet (UCN undersøgelse). Efter beslutning på mødet den 15. august 2012 indstillede gruppen til bestyrelsen af lejrskolemarkedsføringen får tildelt kr. i Mette informerede på mødet om, at dette beløb i indstillingen var reduceret til kr. for at få det samlede budget til at hænge sammen. (Det endelige lejrskolebudget bliver først endelig godkendt på bestyrelsesmødet den 1. marts Red) 6. Status lejrskolekonkurrence Konkurrencen var henvendt til folkeskolelærere og markedsført primært via bannere på folkeskolen.dk. Der deltog 230 i konkurrencen, heraf 75 lærere, hvor deltagerne skulle bidrage med tekst om de vigtigste oplevelser på en lejrskole. Plan: Mette trækker en vinder, som har givet et godt svar. Vinderne kontaktes og dato for overrækkelse aftales Medier i nærområdet findes Der aftales med fotograf Check, T-shirts og plakat produceres Booking og betaling i år af hensyn årets budget. Alt det gode materiale skal udnyttes PR-mæssigt. Journaliststuderende på Sønderborg City får materialet mhp. en artikel til Danhostels webside og intranet. Journalist Kåre skriver til folkeskolen.dk 7. Ny lejrskoleanalyse fra Bornholm Analysen er udarbejdet af destinations Bornholm. For Danhostel er bla. følgende resultater interessante: Hovedstadsskoler tager ofte til Sjælland på lejrskole, men ikke så faste traditioner for placering af lejrskole som skoler i resten af landet. Hovedstadsskolerne tager ud på landet. Skolerne fra Jylland tage til Bornholm oftere end de sjællandske skoler tager til Bornholm. Skoler fra Jylland har mere faste traditioner omkring destination for lejrskole. Privatskolerne er ikke på sammen måde ramt af nedskæringer som folkeskolerne. Privatskoler har for 35% vedkommende en tradition for hvor de tager hen på lejrskole, men de er mere parate til at ændre dette. Ca. 50% af elever på en årgang har være på lejrskoler til Bornholm. Jfr. Arbejdsgruppen er 40% af deres lejrskoler gengangere. Link til analysen ligger på Intranettet, så alle med interesse, kan læse alt materialet. Mette/Danhostel 2

3 Analysen viser også, at der er højt kendskab til DSB frirejser og det er positivt for lejrskoleproduktet. Gruppen drøftede reglerne for tilrettelæggelsen af transporten med DSB, da de hører at rejsetiden kan være MEGET lang. På står der: Fribefordring kan kun bestilles fra jernbanestation til jernbanestation (og til visse indenlandske færgeoverfarter) og gælder altså ikke til tilslutningsbusser eller Metro. Fribefordring ydes til lejrskoler. For at få fribefordring skal opholdet strække sig over mindst 3 skoledage og have 2 overnatninger. Opholdet må ikke strække sig ud over 13 dage. Bemærk at fribefordring ikke ydes til skolefritidsordninger, sangkor, idrætsholds deltagelse i idrætsstævner og lignende aktiviteter, der rækker ud over uddannelsernes normale rammer. Der gives ikke fribefordring i forbindelse med praktikophold. Desuden står der: Elever og lærere fra de uddannelser der er omfattet af Undervisningsministeriets bekendtgørelse om fribefordring, kan én gang i løbet af hvert skoleår få frirejse med tog og visse færgeruter. 8. Lejrskolekontrakt Gruppen ønsker at der sker en vidensdeling på området. Der er IKKE tale om at beslutte en fælles type af kontrakt. Gruppen sender deres bekræftelser/kontrakter + betalingsbetingelser pr. mail til sekretariatet/mette, med henblik på at benytte dette materialet på ERFA mødet i januar Hvordan der arbejdes med materialet aftales nærmere med Poul Mouritsen, som leder ERFA-mødet. Mette beder Ina om hjælp til at beskrive reglerne for, hvornår en kontrakt er bindende, således at dette kan formidles på ERFA mødet. 9. Lejrskole Kit Formået er at give nye værter og nye Danhostels en god start på arbejdet med lejrskoler i Danhostel regi. I første omgang gav alle fra gruppen deres input til emner der skal indgå i et Lejrskole Kit. Miriam: Info til lærerne inden ankomst: DSB bestilling, bekræftelse med pris etc., værelsesfordeling, program for ophold, særlige madhensyn, fototilladelser. Ved ankomst: Info (mundtlig eller skriftlig) om bl.a. huset og området, affaldshåndtering, plaster, is til buler, bolde, bat osv. (Hvert vandrerhjem bør overveje hvordan alle får den bedste start på opholdet) Et godt råd: God information er godt, men mængde bør begrænses til det mest nødvendige. Marian: Alle bør lave egne procedure for: Ankomst, Afrejse, Bestilling og afbestilling, samt Bespisning. Desuden: Forslag til lejrskolemad, link til nettet Kontaktoplysninger til deltager i lejrskolegruppen på intrantettet. Mette/Danhostel 3

4 Lasse supplerer: Menuforslag, Velkomst/ infomøde, Eksempler på samarbejdsaftaler med attraktioner / billetsalgsaftaler Rolf supplerer: Lejrskolebrev, der vedhæftes første mailsvar og ligger på hjemmeside. Her er detaljerede informationer. Kan printes ud som pdf. Velkomstbrev, personlig mail til læreren ca. 6 uger før ankomst med bla. navn på bus-stoppested, cykelleje, mv. Birgit: Er dækket ind med de emner der er nævnt. 10. Dagsorden for ERFA mødet d. 24. januar 2013 Suppleret med de input der kommer fra ERFA mødet arbejdes der på kommende møder videre med indholdet i den 1. udgave at Danhostel Lejrskole-kit. Tidspunktet for mødet blev aftalt til Stedet er Danhostel Copenhagen Amager. Målsætningen er 30 deltagere fra min. 20 Danhostels. Gruppens drøftede indhold, form, emner etc. for mødet, herunder: Formål: Vidensdeling blandt deltagerne og ide-generering er det vigtigste udbytte af dagen. Forslag til emner på dagen, uprioriteret rækkefølge: 1. DSB transport orientering 2. Kontrakter eksempler fra gruppen, udsendes evt. som bilag forud for mødet 3. Lejrskole startkit orientering og input fra ERFA deltagerne 4. Definitionen af lejrskole sendes ud med invitationen 5. (Krydssalg promovering af ferieophold i forbindelse med lejrskoler) 6. Aktivitetsforslag som et refleksions-spørgsmål 7. Lejrskoleanalysen orientering 8. Besvarelser fra konkurrencen - orientering 9. Sådan arbejder arbejdsgruppen de fire vigtige ting (Alt inklusiv, first mover, online, kædesynergi). Resultatet indtil nu/overnatninger % er gengangere optakt til refleksionsspørgsmålet Hvordan forkæler du din lærer? 11. Praksis omkring værelsesfordeling + antal værelser til lærerne 12. Information/procedure før ankomst, under og efter afrejser 13. Fototilladelser til hostel markedsføring (hvad er reglerne/ miljøbilleder) 14. Spørgeskema/evaluering fra lærer og elever Spørgsmål til refleksion: Hvordan forkæler du dine lærer Hvad er din bedste madopskrift Aktivitetsforslag til lejrskoler på hostel eget område Hvad gør du, som du tror ingen andre gør for dine Mette/Danhostel 4

5 lejrskoler Gode ide til ny aktivitet / konkurrence / Markedsføring Det blev aftalt at supplere aftalen med Poul, således at den også omfatter opsamling af dagens input og resultater. Mette og Marian arbejder videre med et oplæg, som præsenteres for Poul, som Marian tager et møde med. Efter mødet med Poul sammensættes et program for dagen, som sendes til resten af styregruppen til kommentering. 11. Selvsupplering af gruppen. 12. Lejrskole på danhostel.dk og intranettet Gruppen har brug for at supplerer sig med to personer, der sidder til udgangen af Hele gruppen er potentielt på valg hver andet år, næste gang med udgangen af Denne procedure fastholder gruppen som en dårlig ide jfr. referat fra sidste og forrige møde i gruppen. Der kom under mødet tre punkter: Kun dem med lejrskole skal vises under fanen det skal være frivilligt og til og framelding sker i TellUS. Undersøges om lejrskole kan få en egen fane på Intranettet, med plads til menupunkter. Undersøges om Vidensdeling på intrantettet kan opdeles i emner, således at der kan være et Lejrskole emne, hvor alt der drøftes omkring Lejrskoler ligger. 13. Evt. 14. Næste møde 23. januar 2013 eftermiddag/aften på Amager for arbejdsgruppen. 24. januar 2013 ERFA møde Danhostel Copenhagen Amager Mette/Danhostel 5