Bilag 3 Vejledning til Den Kommunal Selvbetjening Til Kommunerne 28. februar 2018 Ref.nr.: Vejledning Den Kommunale selvbetjening Den Kommunale Selvbetjening, der åbner den 27. marts 2018, findes på denne URL-adresse: https://www.boligstoette.dk/kommune. For at få adgang til Den Kommunale Selvbetjening, skal tre kriterier være opfyldt: 1. Brugeren skal have en browser, der understøtter selvbetjeningen. 2. Kommunens brugere af Den Kommunale Selvbetjening skal have en medarbejdersignatur. 3. Brugerne af løsningen skal have installeret Excel på deres PC for at kunne arbejde med filerne i løsningen. Disse tre kriterier gennemgås i de følgende afsnit. 1. Krav til browser Den Kommunale Selvbetjening er webbaseret. For at bruge løsningen, skal brugeren have installeret en browser, der understøtter løsningen. Følgende browsere er understøttede: Microsoft Edge, Microsoft Internet Explorer 11, Microsoft Internet Explorer 10, Google Chrome (nyeste version), Mozilla Firefox Andre browsere vil muligvis virke, men Udbetaling Danmark kan ikke garantere for, at funktionaliteten fungerer med andre browsere. Bemærk, at Google Chrome og Microsoft Edge ikke understøtter afvikling af Java. Det betyder, at man ikke kan bruge disse browsere, når der skal foretages NemLogin ved hjælp af nøglefil. 2. Krav til medarbejdersignatur For at logge ind på Den Kommunale Selvbetjening, skal brugere have et NemID-login og en medarbejdersignatur fra den kommunale arbejdsgiver. Almindeligvis bestilles en medarbejdersignatur på www.medarbejdersignatur.dk, men vær opmærksom på at forskellige kommuner har forskellige retningslinjer for, hvordan der bestilles medarbejdersignatur. Det kan tage op til 14 dage fra bestilling, til en medarbejder har fået oprettet en medarbejdersignatur. 3. Adgang til Excel De fremtidige rapporter leveres som.csv-filer (datafiler). Csv-filerne kan kopieres ind i Excel og der fra kan kommunerne danne de ønskede rapporter. Hvis kommunen ønsker at gemme den konverterede rapport, vil dette kunne ske som eksempelvis en PDFfil. 1
Brugervejledning Administratoradgang For at komme i gang med at bruge Den Kommunale Selvbetjening, skal alle kommuner udpege en kommunal bruger, som skal oprettes som administrator af kommunens adgang til Den Kommunale Selvbetjening. Udbetaling Danmark vil ultimo februar 2018 kontakte de kommunale it-kontaktpersoner med henblik på at få udpeget en administrator i hver kommune. Udbetaling Danmark vil herefter kontakte administratorerne og informere om, hvordan de kommer i gang med at bruge Den Kommunale Selvbetjening. Efter den 27/3 2018, når administratorerne er oprettet, vil de kunne tildele adgange til relevante brugere i egen kommune. Brugeradgang Nedenfor ses en vejledning til brugere af Den kommunale Selvbetjening. I de skærmbilleder, der bruges til at eksemplificere vejledningen, er der navne, emailadresser mv. Disse er fiktive, og eventuelle sammenfald med rigtige oplysninger er et tilfælde. Når en medarbejder skal bruge Den Kommunale Selvbetjening skal vedkommende kopiere denne URL ind i sin browser: https://www.boligstoette.dk/kommune. Bemærk at selve URL en først er aktiv fra den 27. marts 2018. Brugeren vil som det første møde denne login side (Figur 1): Figur 1 Login kan foretages med de logintyper, som NemID understøtter. Det betyder, at man kan foretage login ved hjælp af: Nøglekort ( papkort ) Nøglefil placeret på computeren Nøglefil placeret på fx usb-stik. Man kan læse mere om de forskellige typer af login, der kan anvendes med NemID her: http://www.nets.eu/dk-da/produkter/sikkerhed/medarbejdersignatur/pages/default.aspx 2
Efter login bliver brugeren ledt ind på forsiden af Den Kommunale Selvbetjening. Første gang en bruger logger ind, bliver vedkommende stillet en række spørgsmål, der skal afdække, hvilke rettigheder brugeren skal have i løsningen. Figur 2 Som det fremgår af Figur 2, er der foreløbig en valgmulighed i løsningen, nemlig adgang til det kommunale rapportbibliotek. Senere vil Den Kommunale Selvbetjening blive udbygget, så det også bliver muligt, at svare på henvendelser fra Udbetaling Danmark direkte i løsningen. Når medarbejderne har sendt sin anmodning, vil vedkommende modtage en kvittering med følgende indhold (Figur 3): 3
Figur 3 Samtidigt med at medarbejderen modtager sin kvittering vil administratoren modtage en besked om at der er en bruger der har bedt om at få adgang (Figur 4): Figur 4 Når administrator modtager denne besked, skal vedkommende gå ind i Den Kommunale Selvbetjening og godkende eller afslå anmodningen. Sådan godkender administrator en anmodning om adgang Når administrator skal godkende en anmodning skal vedkommende vælge Gå til brugeradministration (Figur 5): 4
Figur 5 I brugeradministrationen har administrator mulighed for at behandle nye anmodninger eller redigere eksisterende rettigheder (Figur 6). 5
Figur 6 Hvis administrator vælger Behandl eller Rediger, vil der blive vist et skærmbillede, hvor administrator skal vælge hvilke rettigheder den nye brugeren skal have (Figur 7): 6
Figur 7 Administratoren har også mulighed for at tildele administrator-rettigheder til en kollega Når administrator har behandlet anmodningen, vil der automatisk blive fremsendt en mail til medarbejderen. 7
Hvis anmodningen bliver godkendt, vil ansøgeren få denne mail (Figur 8): Figur 8 Hvis anmodning bliver afvist, vil ansøgeren få denne mailen (Figur 9): Figur 9 Når en anmodning er godkendt, kan medarbejderen logge på den kommunale selvbetjening og få adgang til rapporter og bogføringsfiler. Sikkerhed Når du er færdig med at arbejde på dataenheden.dk, er det af sikkerhedshensyn vigtigt, at du logger ud og lukker browseren helt. Yderligere spørgsmål Spørgsmål til brug af og login til Den Kommunale Selvbetjening kan rettes til afdelingschef Peter Andersen Hove fra Udbetaling Danmark. Kontaktoplysninger Peter Andersen Hove Telefon: +45 2170 2005 Mail: PHV@atp.dk 8