LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE

Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s. 1 LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE Folkeoplysningsudvalget Protokol Tirsdag den 1. februar 2011 kl. 17:00 afholdt Folkeoplysningsudvalget møde på Rådhuset, Lyngby Torv, Kommunalbestyrelsens Spisestue. Medlemmerne var til stede, undtagen: Ole Bennetzen Endvidere deltog: Børne- og Fritidsdirektør Ulla Agerskov, Fritids- og Idrætschef Flemming Juhl Knudsen og Fritids- og Idrætskonsulent Tine Sørensen

Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s. 2 INDHOLDSFORTEGNELSE Sag nr: Side: 01 Kommissorium til ny arbejdsgruppe kaldet Tænketank under Kultur- og Fritidsudvalget. 02 Folkeoplysningsområdets uforbrugte midler 2010. 03 Møder for idrætsforeninger og spejdergrupper i lokalområder. 04 Seminar for Folkeoplysningudvalget. 05 Årsberetninger for 2009 fra frivillige folkeoplysende foreninger. 06 Sager til orientering - februar 2011. 3 6 9 11 13 15

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.3 Kommissorium til ny arbejdsgruppe kaldet Tænketank under Kultur- og Fritidsudvalget. 1 Indstilling Børne- og Fritidsforvaltningen indstiller punktet til drøftelse. Sagsfremstilling Brugerrepræsentanterne i Folkeoplysningsudvalget har anmodet om optagelse af dette punkt på dagsordenen, idet de ønsker en redegørelse for 1. 2. sagsforløbet om nedsættelse af Tænketank, herunder for forholdet/afgrænsningen/interaktionen mellem Folkeoplysningsudvalget og Tænketanken udpegning af tilforordnede, der repræsenterer kulturområdet til Folkeoplysningsudvalget. Brugerrepræsentanterne skal gøre opmærksom på, at alene Folkeoplysningsudvalget ifølge sin vedtægt har kompetence til at bestemme, at udvalget kan supplere sig med tilforordnede. Brugerrepræsentanterne ønsker en redegørelse for, hvem og hvad Kulturnetværket repræsenterer, og hvad de tilforordnede forventes at bidrage med i udvalgets arbejde? Nedenstående er sagsfremstillingen, der fra Kultur- og Fritidsudvalgets møder 8. december 2010 og 20. januar 2011: "Børne- og Fritidsforvaltningen foreslår, at 1. Kultur- og Fritidsudvalget godkender kommissorium for en arbejdsgruppe kaldet Tænketank 2. Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at der tilknyttes to lokale kulturrepræsentanter som tilforordnede til Folkeoplysningsudvalget. På foranledning af Økonomiudvalget blev der i 2010 gennemført en analyse og vurdering af den fremtidige organisering af folkeoplysningsområdet ved en nedsat arbejdsgruppe. Gennemgangen af Folkeoplysningsudvalgets arbejde i perioden 2006 2009 viste, at udvalget havde haft særlig opmærksomhed på sikring af en ensartet administration af folkeoplysningsloven samt på at sikre fælles forståelsesramme og ansvarlighed blandt de forskellige foreningstyper i udvalget

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.4 og mindre fokus på igangsætning af nye ideer og tiltag. I forbindelse med analysearbejdet blev der endvidere indhentet viden fra KL og fire kommuner om organisering af folkeoplysningsområdet. Fælles for de fire valgte kommuner er en gennemført reorganisering af folkeoplysningsområdet, som blandt andet har haft afsæt i et ønske om mere udvikling og innovation på området. På Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 15. september blev rapporten om Folkeoplysningsområdets fremtidige organisering i Lyngby-Taarbæk Kommune drøftet. Udvalget godkendte oprettelse af en arbejdsgruppe kaldet Tænketank, som foreslået af forvaltningen og at et kommissorium for Tænketanken skulle forelægges for udvalget. På samme møde og under samme punkt godkendte udvalget, at der i god tid inden udløbet af indeværende valgperiode træffes beslutning om, hvorvidt der fortsat i næste valgperiode ønskes opretholdt et Folkeoplysningsudvalg. Tænketanken vil supplere arbejdet på folkeoplysningsområdet ved inddragelse af flere aktører og et styrket fokus på en innovativ udvikling på folkeoplysnings- og i sammenhæng til kulturområdet. Formålet med Tænketanken er et skærpet fokus på nytænkning på Kultur- og Fritidsudvalgets område. Sigtet er at skabe et rum for ideudvikling og innovation med det formål at inspirere og rådgive Kultur- og Fritidsudvalget og forvaltningen i forhold til udvikling af området og i sammenhæng med kulturområdet. Det er det ideskabende og debatskabende, som vil karakterisere Tænketanken. Tænketanken hører organisatorisk hører under Kultur- og Fritidsudvalget, og sekretariatsbetjenes af forvaltningen. Tænketankens medlemmer sammensættes af personer med interesse for og viden om folkeoplysnings- og kulturområdet - der kan bidrage med ideer til udvikling, nytænkning og innovation. Repræsentanter for den uorganiserede idræt søges inddraget. Der lægges vægt på personlige kompetencer og ikke repræsentation af organisatoriske interesser. Der vil være 8-10 medlemmer i Tænketanken. Formanden for Kultur- og Fritidsudvalget er født formand for Tænketanken. Tænketanken har ingen formel kompetence, men er et rum for nytænkning og ideudvikling i forhold til Kultur- og Fritidsudvalget og forvaltningen. I overensstemmelse med dette sigte har Tænketanken intet fast opgavesæt eller et krav om særlige undersøgelser mv. Tænketanken vil fungere som forsøgsordning i to år med start i 2011. Tænketanken vil efterfølgende blive evalueret. Tænketanken under Kultur- og Fritidsudvalget vil blive oprettet og afholde første møde i 1. halvår af 2011. Børne- og Fritidsforvaltninger foreslår, at kommissoriet for arbejdsgruppe kaldet Tænketank godkendes. Kommissoriet for arbejdsgruppen Tænketank er vedlagt indstillingen i bilag 1. Forvaltningen vil på mødet fremlægge forslag til medlemmer af Tænketanken.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.5 Børne- og Fritidsforvaltningen foreslår, at to kulturrepræsentanter i kommunen tilknyttes som tilforordnede til Folkeoplysningsudvalget. Økonomiske konsekvenser: Udgiften til Tanketanken finansieres inden for Børne- og Fritidsforvaltningens økonomiske ramme. Beslutningskompetence: Kultur- og Fritidsudvalget Kultur- og Fritidsudvalget den 8. december 2010: Kommissoriet godkendtes, idet udvalget dog ikke ønsker, at der skal sidde andre kommunalbestyrelsesmedlemmer end Kultur- og Fritidsudvalgets formand i Tænketanken. Forslag til medlemmer forelægges på næste udvalgsmøde. Kulturnetværket anmodes om at udpege to tilforordnede/observatører til Folkeoplysningsudvalget. Jørn Moos var fraværende. Kultur- og Fritidsudvalget den 20.01.2011: Ad 1. Godkendt, herunder forslag til medlemmer med den tilføjelse, at FIL's bestyrelse opfordres til at udpege en repræsentant til Tænketanken. Ad 2. Godkendt. Kulturnetværket anmodes om at foreslå to tilforordnede til Folkeoplysningsudvalget." Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalget den 1. februar 2011: Ad 1. F.I.L.'s bestyrelse opfordres til at udpege en repræsentant til Tænketanken. Ad 2. Udvalget ønsker, at der udpeges én tilforordnet fra Kulturnetværket og én repræsentant fra handicaporganisationerne. Ole Bennetzen var fraværende.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.6 Folkeoplysningsområdets uforbrugte midler 2010. 2 Indstilling Børne- og Fritidsforvaltningen indstiller punktet til drøftelse. Sagsfremstilling Folkeoplysningsudvalgets brugerrepræsentanter ønsker en redegørelse for sagsforløbet samt at drøfte inddragelsen af de uforbrugte midler for 2010. Økonomiudvalget behandlede en samlet oversigt vedr. 3. anslået regnskab 2010 den 22. november 2010 og besluttede at tage redegørelsen til efterretning og oversende redegørelsen til de enkelte fagudvalg med henblik på behandling. Kultur- og Fritidsudvalget behandlede sagen den 8. december 2010 hvoraf det fremgik, at der på udvalgets samlede budgetområde skønnedes et samlet merforbrug på 0,9 mio. kr. på driften, jf. nedenstående oversigt. 1.000 kr. (netto) Budget 2010 Korrigeret budget 2010 Budgetopfølgnin g 31.10.2010 Afvigelse fra korrigeret budget 2010 Fritid 33.527 31.220 31.876 656 Idræt 36.343 36.453 36.583 130 Folkeoplysning 14.988 15.301 14.901-400 Bibliotek 35.137 34.139 33.883-256 Kultur 14.284 14.338 15.088 750 Kultur- og fritidsudvalget i alt 134.279 131.451 132.331 880 Udvalget godkendte, at der fra uforbrugte midler på aktivitetsområde folkeoplysning skulle inddrages 400.000 kr. til at dække merforbruget. Udvalget førte nedenstående til protokols: "Forvaltningens indstilling anbefales overfor Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse, idet udvalget dog ønsker at påpege, at såfremt der efterfølgende i forbindelse med regnskabsaflæggelsen viser sig et samlet mindreforbrug på Kultur- og Fritidsudvalgets område tilbageføres 400.00 kr. til Folkeoplysningsområdet.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.7 Udvalget ønsker endvidere, at der på kommende møde sættes et punkt på dagsordenen om overførselsadgang på Folkeoplysningsudvalgets område. Jørn Moos var fraværende." Økonomiske konsekvenser Ingen, da opgaven løses inden for de allerede afsatte rammer. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalget den 1. februar 2011: Udvalget fik en mundtlig redegørelse for sagsforløbet på mødet og forvaltningen beklagede forløbet. Kultur- og Fritidsudvalget behandler på næste møde sag om fremtidige overførselsregler. Sagen vil efterfølgende blive sendt til høring i Folkeoplysningsudvalget. 1. Brugerrepræsentanterne har med stor beklagelse konstateret, at Kultur- og Fritidsudvalget den 8. december 2010 har besluttet at indstille over for økonomiudvalg og kommunalbestyrelse, at et mindreforbrug på 400.000 kr. på folkeoplysningsområdet for året 2010 anvendes til delvis dækning af underskuddet på kultur- og fritidsområdet i regnskabsåret 2010. Indstillingen indebærer en beskæring af den økonomiske ramme for folkeoplysningsområdet for 2010 og strider mod kommunalbestyrelsens beslutning af 20. marts 2006 om en økonomistyringsmodel for folkeoplysningsområdet, hvorefter Folkeoplysningsudvalget kan disponere over mindreudgifter/mindreindtægter på op til 0,5 mio. kr. Brugerrepræsentanterne kræver beløbet tilbageført til folkeoplysningsområdet ved først givne lejlighed. 2. Brugerrepræsentanterne skal endvidere på det skarpeste protestere over, at ovennævnte proces er gennemført, uden at Folkeoplysningsudvalget på nogen måde er inddraget i eller orienteret om Kultur- og Fritidsudvalgets intensioner om ikke at respektere overførselsadgangen og om med tilbagevirkende kraft at reducere den økonomiske ramme for 2010. Efter brugerrepræsentanternes opfattelse er den anvendte fremgangsmåde i strid med reglerne i folkeoplysningsloven. 3. Brugerrepræsentanterne må opfatte det skete indgreb som udtryk for mistillid over for brugerrepræsentanternes evne og vilje til at medvirke til at gennemføre besparelser, uanset at der inden for folkeoplysningsområdet er og altid har været en lang tradition for, at brugerrepræsentanterne altid loyalt har medvirket til at gennemføre nødvendige besparelser på folkeoplysningsområdet, hvilket senest er

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.8 kommet til udtryk ved gennemførelsen af besparelserne i forbindelse med behandlingen af budgettet for 2011 på Folkeoplysningsudvalgets møder den 26. oktober og den 8. november 2010. På disse møder blev det diskuteret i udvalget, hvorvidt overførslerne for året 2010 skulle anvendes til delvis at dække besparelserne på budget 2011. Brugerrepræsentanterne afstod fra at foreslå dette dels for at gøre besparelserne mere gennemskuelige dels i sikker forvisning om, at overførslerne var til rådighed til aktiviteter i 2011 og til delvis reparation af besparelserne. Ole Bennetzen var fraværende.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.9 Møder for idrætsforeninger og spejdergrupper i lokalområder. 3 Indstilling Børne- og Fritidsforvaltningen indstiller, at der afholdes seks møder i lokalområderne, finansieret indenfor Folkeoplysningsområdets økonomiske ramme. Sagsfremstilling På Folkeoplysningsudvalgets møde den 30. november 2010 fik udvalget orientering om, møder mellem foreninger, skoler og instititutioner i lokalområderne, der blev afholdt i foråret 2010. Udvalget bad Børne- og Fritidsforvaltningen om at udarbejde et oplæg til en ny møderække, som opfølgning på forårsmøderne, og om et oplæg til en distriktsopdeling, og forvaltningen foreslår nedennævnte opdeling: Lokalområde Engelsborg / Lyngby Vest - bibeholdes Lokalområde Lundtofte / Brede - bibeholdes Lokalområde Virum - Virum Skole - SFO - Klub, Fuglsanggårdsskolen - SFO - Klub, idrætsforeninger Virum Skole, Virumhallerne og idrætsforeninger og Samrådsenheder i skoledistrikterne Lokalområde Sorgenfri - Hummeltofteskolen - SFO - Klub, Sorgenfriskolen - SFO, Idrætsforeninger Hummeltoftehallen og anlæggene på Kaplevej, og idrætsforeninger og Samrådsenheder i skoledistrikterne Lokalområde Lyngby Stadion - Lindegårdsskolen - SFO - Klub, foreninger på Lyngby Stadion og idrætsforeninger og Samrådsenheder i skoledistriktet Lokalområde Lyngby Øst - Trongårdsskole - SFO - Klub, Taarbæk Skole - SFO - Klub, foreninger i skoledistrikterne Børne- og Fritidsforvaltningen foreslår, at der afholdes et møde i hvert af de seks lokalområder, hvor der dels følges op på, hvad der er sket i området siden sidst, med fokus på de gode historier, og at der eventuelt kan være en workshop med et bestemt emne, f.eks. hvordan skaffer man sponsorer eller hvordan rekrutterer man frivillige til foreningslivet. Møderne forslås fastsat både før og efter sommerferien 2011. Økonomiske konsekvenser

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.10 Pt. ser det ud til, at der fra 2010 er ca. 85.000 kr. i mindreforbrug på aktivitetsområde Folkeoplysning, der ikke allerede er disponeret over. Nedenstående budget foreslås finansieret indenfor Folkeoplysningsområdets økonomiske ramme. Budget Kr. Ekstern konsulent/tovholder på hele forløbet seks lokalmøder 50.000 Forplejning seks møder 30.000 I alt 80.000 Beslutningskompetence Folkeoplysning. Folkeoplysningsudvalget den 1. februar 2011: Godkendt. Relevante boligforeninger i socialt belastede områder inviteres også til møderne. Ole Bennetzen var fraværende.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.11 Seminar for Folkeoplysningudvalget. 4 Indstilling Børne- og Fritidsforvaltningen indstiller punktet til drøftelse. Sagsfremstilling På Folkeoplysningsudvalgets møde den 30. november 2010 aftalte udvalgets medlemmer, at afholde seminar den 4. og 5. marts 2011. Børne- og Fritidsforvaltningen har til formålet reserveret faciliteter og værelser på kursuscenteret Magleås i Høsterkøb. Tidsrammen er fredag fra kl. 17.30 til lørdag kl. 16.00 og inkluderer overnatning. Brugerrepræsentanterne har følgende forslag til emner på seminaret: 1. 2. 3. Folkeoplysningen i fremtiden - tanker og ideer, krav og forventninger - overordnet drøftelse af udviklingen på folkeoplysningsområdet. Brugerrepræsentanterne ønsker en redegørelse fra direktionen for forvaltningen om de overordnede planer for strategier, perspektiver og politikker i relation til fritidsliv, idræt, folkeoplysning i øvrigt samt tilknyttede områder (f.eks. børn og unge, sundhed og skoler) med henblik på at opnå en overordnet forståelse af indhold og rollefordeling. Temamøder - til understøttelse af udviklingen på folkeoplysningsområdet Udvikling af tværgående samarbejde mellem aktørerne på folkeoplysningområdet, det øvrige frivillighedsområde og kommunen. Der ønskes en drøftelse af samarbejdsforhold, samarbejdsparter og indhold af samarbejdet, herunder af lokalmøder som værktøj Økonomiske konsekvenser Ordrebekræftelse på overnatning, kursusfaciliteter og forplejning for 15 personer beløber sig til 22.575 kr. eksklusiv moms. Derudover estimeres, at en eventuel ekstern konsulent vil koste ca. 25.000 kr. eksklusiv moms. Beløbet foreslås finansieret af Folkeoplysningsområdets økonomiske ramme. Pt. ser det ud til, at der fra 2010 er ca. 85.000 kr. i mindreforbrug, der ikke er

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.12 allerede disponeret over. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalget 1. februar 2011: Udvalget besluttede at udsætte seminaret til 17 og 18. juni 2011. Ole Bennetzen var fraværende.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.13 Årsberetninger for 2009 fra frivillige folkeoplysende foreninger. 5 Indstilling Børne- og Fritidsforvaltningen indstiller punktet til orientering. Sagsfremstilling Folkeoplysningsudvalget drøftede i 2009, hvordan udvalget og forvaltningen kan sikre, at de foreninger, der er godkendt af kommunen i henhold til folkeoplysningsloven, også lever op til kravene i loven. En af lovens muligheder er at bede foreningerne indsende en årsberetning. Folkeoplysningsloven 5, stk. 8 lyder således: " Foreningen skal årligt til folkeoplysningsudvalget indsende en beretning, hvori beskrives foreningens folkeoplysende virksomhed i det forløbne år. Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at der ikke skal indsendes en årlig beretning." Folkeoplysningsudvalget har tidligere, da denne paragraf blev indført i loven, besluttet, at foreningerne ikke skulle indsende en årlig beretning, men besluttede den 28. april 2009, at man fra 2010 vil bede udvalgte foreninger indsende skriftlig årsberetning, der som minimum skal indeholde: 1. Fakta om foreningen 2. En kort beskrivelse af året der gik og foreningens aktivitet 3. Medlemmernes indflydelse på foreningen 4. Regnskab i hovedtal 5. Visioner for fremtiden Udvalget besluttede den 16. juni 2009, at følgende foreningstyper i 2010 skulle aflevere årsberetning for 2009: Samrådets enheder, øvrige børne- og ungdomsforeninger samt idrætsforeningernes gymnastik- og trampolinforeninger, svømme-, udsprings- og atletikklubber. Oversigt over årsberetninger 2009 fra øvrige børne- og ungdomsforeninger fremgår af vedlagte notat af 21.01.2011 og årsberetningerne udleveres til udvalgets medlemmer.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.14 Økonomi Ingen, da opgaven løses inden for de allerede afsatte rammer. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalget 1. februar 2011: Til efterretning. Ole Bennetzen var fraværende.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.15 Sager til orientering - februar 2011. 6 Indstilling Børne- og Fritidsforvaltningen indstiller punktet til orientering. Sagsfremstilling 1 Sommerferieaktiviteter 2011 Notat af 19. januar 2011 er vedlagt til orientering. 2 Genhusning i forbindelse med udlejning af mødelokaler i Kulturhus I forbindelse med udlejning af 4 mødelokaler i Kulturhuset skulle foreninger og Musikskoleundervisning genhuses andre steder. Notat af 29. januar 2011 er vedlagt til orientering. 3 Godkendelse af ny forening Flamenco og Spansk Dans Forenings vedtægt er ændret den 12.11.2010 og vedlægges til orientering. Økonomiske konsekvenser Ingen, da opgaven løses inden for de allerede afsatte rammer. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalget 1. februar 2011: Til efterretning. Ole Bennetzen var fraværende.

Åbent punkt Folkeoplysningsudvalget den 01-02-2011, s.16