Referat af 4. ordinære generalforsamling i foreningen LYSTRUP SHOTOKAN KARATE Tirsdag den 23. Januar 2018 kl. 19.00-21.00 i Dojoen,, Lystrup Dagsorden ifølge vedtægterne: 1. Valg af dirigent og referent a. Dirigent: Lotte b. Referent: Camilla c. Indkaldelsen er ikke indkaldt efter vedtægterne men det er accepteret d. Vedtagelse ved simpelt flertal ved håndsrækning 2. Bestyrelsens beretning til godkendelse a. Kopi af formandens beretning indsættes efter generalforsamlingen er afholdt b. Beretning godkendt Bestyrelsens beretning for 2017 2017 har på mange måder været et godt år, fordi mange af de tidligere problemer med overgangen fra Lystrup Karate, flytning, stiftelse og etablering af forening, er lagt bag os og vi er ved at have en rutine som Karate forening. Klubben er en rigtig god klub med et helt fantastisk fællesskab på de enkelte hold. Klubbens økonomi er også i orden. Klubbens medlemstal ligger nogenlunde konstant. Vi sørger naturligvis for at indhente børneattester på alle klubbens instruktører og assistenter så alle kan føle sig helt trygge ved at være medlem af Lystrup Shotokan Karate forening. Alligevel har bestyrelsen haft travlt og desværre ikke med ting som vi bedst kunne have tænkt os at arbejde med, som: Fremadrettet udvikling af Lystrup Shotokan Karate Mere fællesskab på tværs af hold Fundraising og Markedsføring af klubben Bedre information til medlemmer og større åbenhed Mere forenings aktivitet Deltagelse til stævner, SKIF fællestræninger, talenttræninger mv. Træner rotation på holdene mv. så vi alle holdes skarpe og til ilden Et udvidet, bredere og tættere samarbejde med andre Århusianske klubber Omlægning af træningsskema gældende fra August 2018. Det er gjort for at skabe mere fællesskab på tværs af hold udvidde læringsprocessen og styrke interne relationer. Således at børn og unge træner samme dage og på den måder ser hinanden og lettere har mulighed for at se hvad der foregår i de andres træning. Desuden er 9-13(14) år øvede lagt sammen med 9-13(14) år. 25. januar 2018 www.lystrupkarate.dk 1
Begynder og let øvede. Dette er gjort fordi vi ønsker at vores unge øvede skal tage mere ansvar og som en naturlig del af læringsprocessen være med til at videregive læring og disciplin til begyndere og let øvede. Voksen undervisning er slået sammen som et hold om tirsdagen for at alle lærer hinanden at kende og fordi det primært ar de voksne der driver klubben og fordi vi tror at et tættere forhold alle klubbens voksne imellem kan være med til at styrke dette. Vi søger nye lokaler! - Det er der nok mange af jer der undrer sig over når vi nu lige kun er kommet på plads i vores lokaler. Vi må desværre konstatere at der er flere udfordringer end vi havde forventet ved at være i vores nuværende lokaler. Vores udlejer er langtidssygemeldt med psykiske problemer hvilket komplicerer kommunikationen samt forhold omkring lejemålet. I stedet for at have fokus på det fremadrettede har bestyrelsen desværre måtte bruge rigtigt meget af vores tid og energi på tunge problemstillinger via udlejers advokat og bogholder. Problemer med ventilation, fugt, glatte gulve, opvarmning, Olie fyr, Olietank, kun varmt vand i køkkenhane, en lejekontrakt på 15 år og en udlejer der ikke udbedre mangel liste og som generelt er meget svær at arbejde sammen med fordi han er syg hver gang vi forsøger at bede ham gøre noget eller blot få aftvunget et svar på stillede spørgsmål. Lokalplaner der forbyder foreningsaktivitet på denne side af Møgelgårdsvej....Hvilket resulterer i at vi ikke kan søge lokalestøtte som vi havde forventet. Ansøgninger som skal indgives i forhold til tilladelse til at at drive karate klub på vores nuværende adresse fordi det står i vores lejekontrakt.. at det er vores ansvar til trods for at udlejer måtte have kendskab til forholdet. Miljø sag omkring forurening, der heldigvis er delvist afsluttet til LSK fordel Vi synes det er vigtigt for jer medlemmer og forældre at få af vide hvad det er der foregår, for vi kan nok ikke undgå at snakken går.. når vi pludseligt melder ud at vi søger nye lokaler kun 1½ år efter vi flyttede sidst. - MEN SOM SAGT KLUBBEN ER SUND!!! Vi har derfor valgt at søge andre lokaler og er i dialog med Martin fra Frederiksberg Tømrerforretning lige ovre på den anden side af vejen. Martin virker som en reel fyr der har styr på tingene, krav og regler der skal opfyldes for at vi kan få gode træningsforhold. Lokalerne bliver godt nok lidt dyrere men vi er i gang med at søge godkendelse til lokaletilskud fra Aarhus Kommune hvilket vil betyde at vi forhåbentligt kommer til at sidde billigere end vi gør nu. - men der er minimum ½ år inden dette og flytning falder på plads Vil det betyde noget for jeres kontingent? Nej ikke umiddelbart men det er en målsætning for bestyrelsen over tid at kunne nedbringe kontingentet. 25. januar 2018 www.lystrupkarate.dk 2
Det er mit / bestyrelsens håb at der er rigtigt mange der vi bakke op og stille op til bestyrelsen og vi kan sagtens bruge mere end 2 suppleanter. Så vi kan få tid og energi til at komme til at arbejde med nogle af de fremadrettede og udviklende opgaver som jeg nævnte tidligere. DESUDEN!!! Vi vil rigtigt gerne have en liste over medlemmer / forældre som vi kan kontakte når bestyrelsen har brug for hjælp vi vil også gerne at vi kan få etableret nogle udvalg som kan bistå og supplere bestyrelsen i det daglige arbejde. Der ligger en liste hvor man kan skrive navn email -telefonnr. På så bliver i informeret senere. Udvalg kunne være: - Eksterne stævner, SKIF fællestræninger, SKIF sommerlejr, undervisning og deltage i træninger udenfor huset - Fundraising: sponserer, legater, velgørenheds arrangementer mv. - Klubdragter - Interne arrangementer, foreningsfester, fastelavn, julefrokost, halloween, klubstævne, Sensommerlejer osv. - Ekstern Markedsføring/ Hjemmeside / Facebook i relation til nye medlemmer - Intern kommunikation så vi kan få mere åbenhed og blive mere synlige VI SKAL HUSKE AT LYSTRUP SHOTOKAN KARATE ER EN FORENING HVOR ALLE HAR EN STEMME OG ALLE KAN VÆRE MED TIL AT FORME KLUBBEN OG DENS FREMTID.. - og med det i mente er jeg sikker på at der nu bliver kampvalg på alle poster og en helt vild lang liste af frivillige der melder sig under fanerne. 3. Chefinstruktørens beretning a. Kopi af chefinstruktørens beretning indsættes efter generalforsamlingen er afholdt b. Beretning godkendt Chefinstruktørens beretning v. generalforsamlingen d. 23-01-2018 Instruktørteam: Team består p.t. af 10 faste instruktører og 2-3 assistenter. Instruktørerne mødes særskilt 3-4 gange om året. Undervisningen: Nyt træningsskema fra Aug. 2018 er blevet diskuteret iblandt instruktørerne. Årsagen er at vi gerne vil knytte voksne begyndere og voksne øvede tættere sammen, samt knytte de unge 9-13 år tættere sammen. Dernæst en månedlig fast træning kun for sortbælter og instruktører. Luft i træningstider: Et nyt skema vil samtidig mere luft i dagene samt frigøre instruktører. Der vil være plads til ekstra undervisning og forbedre klubbens økonomi med undervisning i samarbejde med LIF, hvor vi er i 25. januar 2018 www.lystrupkarate.dk 3
dialog om at oprette nogle kurser i selvforsvar for piger/ kvinder. Dette i samarbejde med Tokugawa og vil kunne bidrage i klubkasse. Graduering: Meldes altid ud ca. ½ år inden. De kun 2 gradueringer om året højner standarden, og vi følger retningslinjerne visionerne fra SKIF.DK. Sammen med min netop beståede 3. Dan samt B-licens, er jeg uddannet og godkendt ved SKIF.DK til at måtte graduere t.o.m. 1. kyu uden Gæstegraduør udefra. Dog vil der primært være gæstegraduør udefra til de højere grader, for at eleverne vænner sig til presset på vej mod Shodan. SKIF: Jeg deltog i 2017 i 4 ud af 5 Dan kollegier og komme gang hjem til klubben med opdateret viden og metoder som gives videre til instruktører og elever. Derudover var der i 2017 et strategiseminar, hvor Christian og jeg var med for at komme med input til fremtidig retning i SKIF.DK. Det brugte vi en hel lørdag på. Andre klubber: Vi har et godt forhold til de andre Århusianske klubber, og samarbejder på tværs. Samarbejdet er især med Tokugawa, hver vores spidskompetencer og supplerer hinanden rigtig godt. Gæsteundervisere: I 2017 afholdte LSK Nytårskur, og lagde samtidig lokaler til Pinsetræning arrangeret af ÅSK. Vi har haft besøg af Milan Sensei, Kim Sensei og Thomas Sempai (fra Grønland). Antonio Sensei ikke at forglemme. Jeg har selv undervist en aften i Hinnerup. På Tirsdag får vi besøg af Flemming Sensei fra Hinnerup som kommer og underviser i Bunkai. Lasse som både er i ÅSK og LSK underviser i Kumite. Vi må gerne lade os inspirere udefra, men vores primære virke er vores egen karate. Opbakning: Vi får utrolig god feedback. Der er mange der snakker godt om os. Det er fordi vi har turdet udvikle os som klub og samtidig være tro mod vores DNA Karate for alle. Men vigtigst af alt er dog de fantastiske mennesker som kommer her i klubben og er gode mennesker. Når man som chefinstruktør, tidsmæssigt bruger hvad der svarer til 2-3 ugers fuldtidsarbejde (uden for dojo en) på planlægning, dokumentation, besvarelse af mails m.m., så er det en fin belønning, at klubben har et godt ry og opbakningen er stor. Udfordring: Balancen består i, jo flere medlemmer vi er jo flere har en mening. Dertil har jeg den klare holdning at har man meninger, så må man meget gerne bidrage. Vi kommer ingen vegne kun med snak. Så meld jer gerne til bestyrelsen, eller som frivillig på listen, når opgaver skal løses. De få kan ikke gøre det godt for mange uden hjælpende og bidragende hænder. TAK til alle for opbakningen, og tak til alle der bidrager med at gøre vores klub til en fantastisk klub. Oss, Jan Sensei. 4. Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse, samt bestyrelsens budget for det kommende år. a. Det løber rundt 25. januar 2018 www.lystrupkarate.dk 4
b. Budgettet for 2018 bliver tilsvarende c. Regnskabet og kommende budget er godkendt af generalforsamlingen 5. Forelæggelse af bestyrelsens forslag til kontingent for det kommende år til godkendelse a. Samme kontingent som 2017 for 2018 dette godkendes af generalforsamlingen 6. Behandling af indkomne skriftlige forslag a. Der er ikke indkommet forslag 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer a. Jens Peter Høgh Jacobsen vælges ind i bestyrelsen b. Lotte Christensen vælges ind i bestyrelsen c. Mette, Camilla og Christian genopstiller 8. Valg af suppleanter a. Jesper Tougaard vælges som suppleant b. Paulius Montvilas vælges som suppleant 9. Valg af revisor a. Jesper genopstiller 10. Eventuelt a. Optælling til aktivitetsstøtte kører på 3. år og vi håber på at komme på Århus Ordningen fra næste år. Ansøgning og Århus Ordningen sendes efter 31.03.2018 b. Indhente flere gæsteinstruktører c. Opbakningen har ikke været ret stor på de arrangementer der har været indtil videre, men vi er åbne for forslag. d. Udvalg sommerfester, julefester mv. e. Lav opslag på FACEBOOK folk kan skrive sig på hvad de gerne vil være med til. f. Hverve flere unge via Universitet eventuelt Følgende 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg: 1. Bestyrelsesmedlem, Irina Ravnløkke Genopstiller ikke 2. Bestyrelsesmedlem, Mette Birk de Linde Genopstiller 3. Sekretær, Camilla F. Sørensen Genopstiller 4. Formand, Christian Søborg Genopstiller 5. Kasserer, Brian Leth Mikkelsen Genopstiller ikke Følgende suppleanter er på valg: 1. Ledig På valg 2. Ledig ( Jura kyndig søges ) På valg Følgende revisor er på valg: 1. Jesper Gyllensten Genopstiller VI SKAL HUSKE, AT LYSTRUP SHOTOKAN KARATE 25. januar 2018 www.lystrupkarate.dk 5
ER EN FORENING HVOR ALLE HAR EN STEMME OG ALLE KAN VÆRE MED TIL AT FORME KLUBBEN OG DENS FREMTID.. Oss På bestyrelsens vegne Tak for god ro og orden. Konstituering af Bestyrelsen efter generalforsamlingen: Formand: Christian Kasserer: Jens Peter Sekretær: Camilla Medlem: Mette Medlem: Lotte Formand Christian Søborg 25. januar 2018 www.lystrupkarate.dk 6