Møde den: 13. november 2013 kl. 12.00 14.00 Mødelokale: 1445-019 (der er mulighed for videotilkobling) Ordinært LSU-møde AU Kommunikation (2013-6) Faste deltagere: Jesper Bo Jensen, Knud Holt Nielsen, Peder Holm-Pedersen, Sandra Trefzer, Lykke Ankersen, Mette Gebauer, Christina Troelsen, Lotte fisker Jørgensen, Aase Bak, Anders Frølund, Christina Breddam, Dorthe Laursen (referent). Gæst: Helle Kaagaard Dahl Afbud: Jesper Bo Jensen, Sandra Trefzer, Peder Holm-Pedersen. CBR deltog til kl. 13.40. Suppleant B-siden: Jetthe L. Revsgaard deltog. Forplejning: Kaffe, te, vand. REFERAT Drøftelsespunkt markeres med D/, beslutningspunkt med B/, meddelelsespunkt med M/ Stab Dorthe Laursen PA for vicedirektør 1. B/ Godkendelse af dagsorden for møde 2013-6 2. B/ Godkendelse af referat af ordinært LSU møde 2013-5 den 22. august 2013 (bilag) 3. D/ Status og servicetjek efter 2 år organisering af AU Kommunikation CBR opfølgning på drøftelserne i enhederne 4. D/Mailkultur CBR (2 bilag) Forelægges til indledende drøftelse i LSU, da det er udpeget som et indsatsområde i APV-handleplanen 5. D/ Status på APV opfølgning CBR (2 bilag) opfølgning efter drøftelserne på seneste APV følgegruppemøde 6. B/ Fastlæggelse af plan for arbejdet i LSU i 2014 CBR (indstilling) Dato: 19. december 2013 Ref: dla Side 1/5 7. D/Retningslinjerne for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Kommunikation kort drøftelse af bl.a. formuleringerne omkring børns sygedag og hjemmearbejde KHN 8. M/ Gensidig orientering 1. Orientering fra formand og næstformand 2. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU 3. Orientering fra Arbejdsmiljøgruppen v/af 9. Eventuelt Grundet manglende videoudstyr i mødelokalet, deltog Knud via Skype. Ad 1) B/ Godkendelse af dagsorden for møde 2013-6 Godkendt med bemærkning, at Lykke under punkt 8/gensidig orientering vil orientere om henvendelse vedrørende Titler. ad 2) B/Godkendelse af referat af ordinært LSU møde 2013-5 den 22. august 2013 (bilag) Godkendt. AU Kommunikation Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C
ad 3)D/Status og servicetjek efter 2 år organisering af AU Kommunikation CBR opfølgning på drøftelserne i enhederne Side 2/5 CBR refererede til den gode snak, der havde været i ledergruppen og LSU, herunder aftalen om fornyet drøftelse i enhederne. Hun gav ordet frit med henblik på nye opmærksomhedspunkter, som ledelsen skulle drøfte. Fra B-siden blev herefter stillet spørgsmål omkring følgende: 1. Grafik der savnes kriterier for, hvornår grafikerne i backoffice løser opgaver, og hvornår der tages betaling herfor. 2. Videofolkene bruges til hvad, hvornår og af hvem hvem har redigeringsretten? 3. Partnerrollen opgør med det er ikke mit bord vi bør have en opmærksomhed på, at kunden med henvisning til partneren ikke føler sig skubbet videre. Endvidere en bekymring for spidsbelastning på partnerrollen. Opmærksomhedspunkt: Der er tale om store opgaver, og partneren sidder alene, hvilket giver en skrøbelighed under f.eks. partnerens sygdom. 4. Flow mellem Backoffice og Frontoffice opmærksomhed omkring overbelastning ønske om struktureret, løbende opsamling af eventuelle problemer med henblik på adressering. Ønske om formaliseret beskrivelse og sikring af samarbejdet og sparring omkring store projekter. Ad spørgsmål 3.1 og 3.2: A-siden oplyste, at Svend Aage Mogensen og Bjørg Tulinius i december 2013 afholder en fælles temadag med henblik på mere transparens og struktur omkring disse ting og tilføjede, at vi skulle have opmærksomhed på f.eks. grafikerressourcer ude på alle hovedområder. DLA sender KOM-classic ud sammen med referatet. Ad spørgsmål 3.3: A-siden bemærkede, at det var vigtigt at få partneren involveret, og finde transparens. Det var en god pointe, at kunden ikke skulle sendes mere end 1 sted hen (+ f.eks. c.c. partneren). Arbejdet med kommunikation er i bevægelse, og vi skal tænke i at få det lokalt fortolket. Vi skal passe på, at partnerne ikke bliver ansvarlig for alt. Det er en udfordring at kende alt på institutterne. Med hensyn til alenearbejde kunne dobbeltdækning på opgaverne være vanskelig. Vedvarende opmærksomhed og transparens er to vigtige pointer. Ad spørgsmål 3.4: A-siden henviste til opgaven med at opsamle de udfordringer, der ligger i faggrupperne. ERFA er et svar på NOGLE af de nævnte udfordringer, men løser ikke alenearbejde. Man kunne dække hinanden lidt ind via fagligt samarbejde. Konklusion: Det er anerkendt, at der er udfordringer med at arbejde alene og sikre anden medarbejder på opgaverne/teamkonstruktion. Man bør lave netværk omkring alenefunktionerne.
DLA medtager drøftelsespunktet Status og servicetjek efter 3 år organisering af AU Kommunikation CBR i årshjulet. Side 3/5 ad 4)D/Mailkultur CBR (2 bilag) Forelægges til indledende drøftelse i LSU, da det er udpeget som et indsatsområde i APV-handleplanen CBR er repræsenteret i den administrationsgruppe, som samler alle handleplaner for alle vicedirektørområder til en samlet APV. Hun er også med i brainstormgruppe i den store plan for AU. Mailkultur går igen mange steder. Vi har udfordringer på dette punkt. AU KOM kunne være med til at facilitere en bottum upproces omkring Hvad er god mailkultur/vore værdier. Der var tilslutning fra både A- og B-siden til drøftelser i enhederne i stedet for en egentlig politik på området. Konklusion: Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af Anders, Jetthe og Christina T., der skulle udarbejde arbejdsspørgsmål til brug for de efterfølgende drøftelser i enhederne, hvorefter funktionscheferne vil samle og videregive de gode råd. ad 5)D/Status på APV opfølgning CBR (2 bilag) opfølgning efter drøftelserne på seneste APV følgegruppemøde CBR henviste til IGLO-bilaget og udvælgelse af de særlige opmærksomhedspunkter, der er arbejdet ret detaljeret med i arbejdsgruppen, hvorefter materialet har været i følgegruppen. LSU blev bedt om kommentarer omkring eventuelle forglemmelser eller punkter, man ikke var enig i. Kommentarerne: 1. Et supert stykke arbejde. 2. Skærpet fokus på ensomme kolleger ift stress. I punktet Sikre at ledere kan afsætte tid til ledelsen (Jeg kan trygt gå til min leder) bør indsættes: særligt blik for fagligt ensomme medarbejdere og sikre, at de ikke drukner i opgaver. 3. Værktøjer til organisationens overblik over opgaver? Hertil gav CBR to eksempler, 1)dialogmøder med funktionscheferne hver 14. dag med henblik på igangværende opgaver, f.eks. produktionsplaner/gantt fra grafikerne med tidsangivelse, 2) medarbejders fremsendelse til funktionsleder af 10 linjer over, hvad man har lavet og tænkt sig at lave i næste måned. 4. Dialog er opskriften. Dialogmøder enten individuelt eller i grupper mellem leder og medarbejder(e) og samtidig fokus på selvledelse. Tid til ledelse er vigtigt. 5. Ledelsens synlighed (Frontoffice-chefer er meget væk). Opmærksomhed på, at medarbejderne kender opgaveporteføljen/selvledelse (spiller også ind i Anerkendelse ).
6. Møderne med f.eks. administrationscheferne handler også om koordinering af opgaver. Man bør tage dialogen med kunderne om, hvad der er mest kritisk. Dialogmøder. Det er nødvendigt at beskæftige sig med selvledelse. Side 4/5 ad 6)B/Fastlæggelse af plan for arbejdet i LSU i 2014 CBR (indstilling) LSU drøftede indstillingens indhold og fordelingen af tiderne. Konklusion: 1)DLA indkalder LSU til de foreslåede tider i 2014, og 2)LSU indmelder til DLA temaer til drøftelse på LSU i 2014 (APV f.eks. fast tema). ad 7)D/Retningslinjerne for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Kommunikation kort drøftelse af bl.a. formuleringerne omkring børns sygedag og hjemmearbejde KHN B-siden ønskede præciseringer af visse formuleringer i Retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Kommunikation som følger: 1. Formuleringen..tilstræber at imødekomme... under Uplanlagt fravær/barn syg. A-siden og Helle Dahl præciserede, at man skal prøve at undersøge anden pasning. Barn første sygedag er ikke en ret, man har, men skal aftales med nærmeste leder. Regler for barnets 1. og 2. sygedag skal følges. 2. Formuleringen Arbejdet skal lægges på AU K s lokationer bør ændres til: Arbejdet skal lægges på AU s lokationer. 3. Fortolkning af hjemmearbejde (under børns sygdom). Helle oplyste, at der ingen faste regler er. Man skal aftale nærmere med sin nærmeste chef. Hvis man registrerer barnets 1. sygedag, kan det ikke forventes, at man arbejder. LSU drøftede herefter konsekvens af selvledelse, aften-hjemmearbejde og sammenhæng mellem arbejdsliv og fritid. A-siden pointerede vigtigheden af, at hjemmearbejde var aftalt med nærmeste leder af hensyn til lederens mulig for at have et samlet overblik og sikre løsning af opgaverne. Retningslinjerne blev i sin tid udarbejdet på grund af forskellig praksis de forskellige steder og ønske om mere ligeværdige regler. Det handler også om tilstedeværelse og synlighed på arbejdspladsen og om fortolkninger, så godt at emnet blev bragt op.
ad 8)M/ Gensidig orientering Side 5/5 1. Orientering fra formand og næstformand Intet. 2. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU Intet. 3. Orientering fra Arbejdsmiljøgruppen v/af Man skal til at lave årlig arbejdsmiljøstatus, som udløber af den gamle undersøgelse. Bemærkninger til besøg af ergonomisk konsulent: Meget positive tilbagemeldinger/glade for besøget. Det er ikke sidste gang, vi gør det. B-siden bemærkede, at man næste gang burde bestille besøg til lokationer i stedet for afdelinger. 4. Lykke Ankersen oplyste, at B-siden på formøde havde drøftet Titler, idet man havde været i tvivl om, hvordan man skulle forholde sig, hvis man ikke var tilfreds med sin nye titel. CBR svarede, at der havde været en proces, hvor beslutningen er truffet med høj medarbejderinvolvering. Sigtet med beslutningerne har været modtagerorientering at skabe sammenhæng mellem medarbejdernes opgaver og titel samt at ensrette titlerne, så medarbejdere med identiske opgaver har identiske titler. For medarbejdere, der har særlige ønsker ift. titel kan løsningen være at tilføje uddannelse efter titel. Desuden er der mulighed for at drøfte unikke titler med nærmeste chef, såfremt man 100% er dedikeret til én type arbejdsopgave, ligesom man i samråd med sin nærmeste leder og efter aftale har mulighed for at skifte til en anden godkendt titel på listen, hvis man slet ikke kan se sig selv i den titel, man bliver givet. ad 9)Eventuelt Lykke så gerne, at oplysning om de nye LSU-mødedatoer blev skrevet ud til alle medarbejdere med link til LSU-hjemmesiden. Anders foreslog, at dette skete via LSUdeltagerne, der samtidig kunne gøre opmærksom på, hvem der sidder i LSU. Anders mindede B-siden om at huske at vælge en arbejdsmiljørepræsentant i stedet for fratrådte Henrik Dalgaard. Anders takkede for et godt møde. Mødet hævet kl. 14.00 /dla