Arbejdsmiljøredegørelse 2017 Sociale Forhold og Beskæftigelse, Aarhus Kommune

Arbejdsmiljøredegørelse 2017 Sociale Forhold og Beskæftigelse, Aarhus Kommune December 2017 Organisation og Ledelse

Indhold Forord... 2 1 Sociale Forhold og Beskæftigelse... 3 2 Arbejdsmiljøstrategi og væsentlige arbejdsmiljøforhold... 3 3. Overordnet for arbejdsmiljøarbejdet i MSB 2017... 4 Virksomhedens arbejdsmiljøarbejde... 4 4 Sundhedsfremme og det rummelige arbejdsmarked... 10 5 Delmål for 2018... 11 Forord Sociale Forhold og Beskæftigelse er arbejdsmiljøcertificeret efter bekendtgørelse nr. 1193 og DS/OHSAS 18001 om arbejdsmiljøcertifikat og certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelsessystem. Arbejdsmiljøredegørelsen omfatter arbejdsmiljøorganisationens arbejde vedrørende opfølgning på nøgletal og forbedringsindsatser for perioden november 2016 til november 2017. Sociale Forhold og Beskæftigelses arbejdsmiljøstrategi for 2014-2018 udgør organisationens langsigtede mål på arbejdsmiljøområdet. Arbejdsmiljøstrategien er tilgængelige på Aarhus Kommunes hjemmeside. Der er desuden link til organisationsdiagrammet for Sociale Forhold og Beskæftigelse bagest i arbejdsmiljøredegørelsen. Arbejdsmiljøredegørelsen er dokumentation af arbejdsmiljøarbejdet i Sociale Forhold og Beskæftigelse, og den er tilgængelig på Aarhus Kommunens hjemmeside. Redegørelsen er udarbejdet på baggrund af ledelsens evaluering samt arbejdsmiljødrøftelse i Hoved-MEDudvalget ultimo 2017. 2

1 Sociale Forhold og Beskæftigelse I Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB) yder ca. 4.400 medarbejdere hjælp til kommunens borgere på social- og beskæftigelsesområdet. MSB har kontakt med knap 100.000 borgere om året, hvoraf flere har kontakt til begge forvaltninger. I MSB møder vi aarhusianerne, når de har brug for støtte og hjælp til at komme videre i livet. Det kan være grundet ledighed, sygdom, misbrugsproblemer, familieproblemer, hjemløshed, handicap eller andre sociale begivenheder. MSB er delt op i to forvaltninger og tre fællesstabe. Beskæftigelsesforvaltningen er ansvarlig for tilbud til borgere, der står uden for eller er i risiko for at miste tilknytningen til arbejdsmarkedet. Det kan blandt andet være kontanthjælpsmodtagere, førtidspensionister, sygedagpengemodtagere og nyankomne flygtninge og indvandrere. Socialforvaltningen er ansvarlig for kommunens tilbud til blandt andet personer med handicap, sindslidende, misbrugere og udstødte og udsatte børn og unge. Der er et tæt samarbejde på tværs af de to forvaltninger. Foruden at samarbejde om konkrete borgere, som både har kontakt til Beskæftigelsesforvaltningen og Socialforvaltningen, er der en række initiativer og indsatser, som koordineres på tværs af MSB. Fx i forhold til bande- og rockerområdet, de sociale boligområder, antiradikaliseringsindsatsen, indsatsen mod social kontrol samt mange flere. Derudover er der i MSB ligeledes et stærkt samarbejde med de øvrige magistratsafdelinger samt eksterne aktører. Supplerende til de to forvaltninger er der tre fællesstabe: IT og Digitalisering, Økonomi samt Organisation og Ledelse. Fællesstabene har til opgave at støtte opgaveløsningen i de to forvaltningen og at bidrage til det forberede arbejdet til direktion, forskellige samarbejdsfora samt til det politiske niveau. 2 Arbejdsmiljøstrategi og væsentlige arbejdsmiljøforhold Medarbejderne er organisationens vigtigste ressource. Arbejdsmiljøgrupperne og samarbejdet mellem ledere og medarbejdere er kernen i Sociale Forhold og Beskæftigelses arbejdsmiljøarbejde. Arbejdet er forankret i en stærk og velfungerende arbejdsmiljøorganisation, der løbende er i stand til at udvikle arbejdsmiljøforbedrende tiltag. Arbejdsmiljøorganisationen er i konsekvens af organisationsændringer løbende i en tilpasningsproces, således er en større forandringsproces i Driftsområdet Voksenhandicap gennemført i 2017. På de lokale arbejdspladser inddrages arbejdsmiljørepræsentanterne i den løbende udvikling og tilpasning af sikkerhedsprocedurer, samt udvikling af arbejdsgange og redskaber i forhold til de konkrete arbejdsopgaver. Arbejdsmiljøorganisationens udviklings- og tilpasningsopgaver har fokus på at bidrage til 3

indfrielse af målsætningen om den aktive borger, og til at skabe en stærk sammenhængende organisation gennem styrkelse af den sociale kapital på arbejdspladser og i Sociale Forhold og Beskæftigelse. De væsentligste arbejdsmiljøforhold i Sociale Forhold og Beskæftigelse er: Psykosociale belastninger, bevægeapparatbelastninger, indeklima-belastninger, kemiske og biologiske belastninger samt ulykkesrisici. Arbejdet inden for social- og beskæftigelsesområdet er karakteriseret ved at være særligt belastende specielt på det psykiske område. Der arbejdes løbende med forbedrings- og forebyggelsesindsatser på området. Et væsentligt arbejdsmiljøforhold i 2017 har desuden været manglende driftssikkerhed på ITområdet. Af ledelsens evaluering 2017, der er forelagt HMU, fremgår, at den samlede vurdering er, at arbejdsmiljøledelsessystemet er dækkende og egnet, og at systemet fungerer fyldestgørende i forhold til varetagelse af arbejdsmiljøopgaverne i Social Forhold og Beskæftigelse. Ved ledelsens evaluering vurderes ligeledes, at Sociale Forhold og Beskæftigelse overholder lovkrav og andre krav til arbejdsmiljøarbejdet, og der er et højt niveau for håndtering af de væsentligste arbejdsmiljøforhold. 3. Overordnet for arbejdsmiljøarbejdet i MSB 2017 Der er arbejdet kontinuerligt med at udvikle og ajourføre det fælles arbejdsmiljøledelsessystem, og systemet er ved ekstern audit fundet kvalificeret og implementeret i organisationen. Ekstern audit er gennemført i uge 20 og uge 50 2017. Der er ved ekstern audit stor ros til håndtering af arbejdsmiljøarbejdet og implementeringen af de forskellige tiltag ude på den enkelte arbejdsplads. Der har i alt været fire afvigelser konstateret ved ekstern audit 2017. Arbejdsmiljøstrategien og de to tankesæt arbejdsmiljøledelse og social kapital ses i stort omfang i det arbejde, der i 2017 har fundet sted i MSB. Der har gennem 2017 været arbejdet med tydelighed og systematisk gennemførelse af valg til dels arbejdsmiljøorganisation og valg/udpegning til MED-systemet. Dette har bidraget til en klarhed og en gentænkning af sammenhængskraft mellem MED-niveauer og arbejdsmiljøorganisationens niveauer. Der er gennem 2. halvår af 2017 udarbejdet en ny arbejdsmiljøstrategi for 2018-2022. Denne strategi er Delmål 1: Opfølgning på arbejdsklimamålingen med uddybende indsats vedr. mobning. Udvidelse med afsæt for udformning af mål for 2018. Målene for 2018 præsenteres under pkt. 4 i denne redegørelse. måling af social kapital fælles for Aarhus Kommune og udviklingen følges gennem årlige målinger. Virksomhedens arbejdsmiljøarbejde Skabe overblik over målinger og tydelighed om, hvad der måles, og hvordan spørgeskemaet skal forstås. målinger og tydelighed om, hvad der måles, og hvordan spørgeskemaet skal forstås. 4

Den første fælles måling af social kapital i MSB blev gennemført i januar 2017. Gennemførelse af målingen skete i et tværmagistratsligt samarbejde og et spørgeskema der er fælles for Aarhus Kommune. Til støtte for MSB s arbejdspladsers forberedelse og gennemførelse af målingen, blev der udsendt en ledelsesguide med beskrivelse af processen og de centrale opgaver for ledere og for MED-udvalg. Desuden blev der etableret en temaside tilgængelig for alle i MSB med mulighed for at følge svarprocent og hente informationsmaterialer mv. Resultatet af målingen overordnet for MSB på de fire, centrale temaer viste, at relationerne inden for den nærmeste gruppe er stærkest: Tabel 1: Resultat af MSB s Social Kapital målingen 2017 Social kapital 2017 Score Relationer til kolleger 71 Relationer til andre grupper 61 Relationer til nærmeste leder 71 Relationer til arbejdspladsen 63 Scoren angives på en skala fra 0-100 Svarprocenten: 79% MSB arbejder med social kapitalmålingen som et øjebliksbillede på organisationens samarbejde om kerneopgaven. Alle organisationsenheder i MSB fik som udgangspunkt en rapport for egen enhed. Drøftelse og opfølgning sker på alle niveauer i MED-systemet. Analyse af undersøgelsen førte til prioritering af involvering af medarbejdere i beslutninger om forandringer på arbejdspladsen som et udviklingsfelt for MSB. Indsatserne lokalt har blandt andet været løbende drøftelser af arbejdspladsernes sociale kapital, afholdelse af temadage og andre aktiviteter, konkrete initiativer til styrkelse af dialog og fællesskab på tværs af geografisk spredte afdelinger og forskellige medarbejdergrupper. Internt i MSB er udviklet et undervisningsmodul for arbejdsmiljøgrupperne i MSB med fokus på arbejdsmiljøorganisationens opgaver og rolle ved personalemålinger, kurset udbydes i 2018. Der arbejdes med udvikling af en forstærket procesunderstøttende indsats til den kommende trivsels- og social kapitalmåling 2018. Mål i 2017 vedr. uddybende arbejde mod mobning fortsættes efter beslutning i HAU frem mod arbejdsklimamålingen 2018. MSB medvirker i det tværmagistratslige samarbejde om udvikling af MED-klippekortet MED og social kapital, der udbydes i efteråret 2017 og fremefter. Delmål 2: Nedbringelse af antal arbejdsulykker samt arbejde med nedbringelse af sygefravær. Status på arbejdsulykker og sygefravær følges løbende lokalt. HMU drøfter status årligt i forbindelse med personaleredegørelsen. 5

Vold og trusler Retningslinjer for håndtering af vold og trusler er blevet justeret ultimo 2017. Voldsdatabasens registreringssystem er i drift og rapportsystemet er klar til implementering. Adviseringssystemet er nu fuldt implementeret, og det fungerer effektivt med advisering til ledere ved hver registrering. Rapportsystemet er klar til udrulning januar 2018. HMU forelægges rapport for vold og trusler i Sociale Forhold og Beskæftigelse december 2017. I det nedenstående præsenteres opgørelse af vold, trusler, chikane og krænkelser i MSB. I det følgende præsenteres tabeller udarbejdet på baggrund af registreringerne og med anvendelse af rapportsystemet. Det samlede antal registreringer i MSB samt fordelingen af registreringer i de to forvaltninger tegner et forventet billede af fordelingen af hændelser med vold trusler, chikane og krænkelser mellem de to forvaltningerne. Tabel 2: Samlet opgørelse af antal hændelser med vold, trusler, chikane og krænkelser i Sociale Forhold og Beskæftigelse for perioden 1. januar til 1. november 2017 MSB antal episoder 2017 for opgørelsesperioden 1. januar til 1. november 2017 MSB samlet antal episoder 2386 Beskæftigelsesforvaltningen samlet 40 Socialforvaltningen samlet 2325 Ukendte organisationsenheder 1 21 I 2017 har der været fokus på uddannelsestilbud i konflikthåndtering. Der er desuden taget initiativ til specifik uddannelsesforløb for arbejdsmiljøgrupper i MSB vedrørende vold og trusler, kurset udbydes i efteråret 2017 med afholdelse i januar. I vold og trussels-rapporten fremkom som primær årsag til hændelserne reaktioner på krav. Dette forhold indgår ved fastsættelse af mål for 2018. Fravær fra arbejdsopgaver som følge af hændelser med vold, trusler, chikane eller krænkelser kan ses som en indikator for medarbejderens belastning ved hændelsen. Opgørelse af fravær fra arbejdsopgaven viser, at langt hovedparten af medarbejderne arbejder videre umiddelbart efter hændelsen. 1 Episoder, der er registreret på Ukendt og ÅÅÅ, skyldes organisationsændringer. 6

Tabel 3: Opgørelse af fravær på grund af vold, trusler, chikane eller krænkelser Fravær på grund af hændelse fordelt på hændelsens art* for opgørelsesperioden 1. januar til 1. november 2017 Vold Trusler Chikane Krænkelser Andet Arbejdede straks videre 1509 628 155 344 188 Måtte holde pause 107 79 15 44 37 Måtte gå hjem 17 10 4 6 3 Andet 17 13 6 12 8 *Der er mulighed for at sætte kryds i flere svarkategorier. Arbejdsulykker Antallet af arbejdsulykker med vold og trusler er faldet markant over en strategiperiode. Faldet i 2016 og 2017 var forventet, da der er ændret praksis i forhold til anmeldelse jf. retningslinjer for håndtering af vold og trusler og jf. Bekendtgørelsen om arbejdsskadeerstatning. Ud af de 266 anmeldte arbejdsulykker i 2017 er der 197 arbejdsulykker uden forventet fravær. For arbejdsulykker vold og trusler er der tale om et forventet markant fald, som følge af ændringer i anmeldelse af arbejdsulykker. Medio 2016 blev praksis justeret således, at MSB alene anmelder arbejdsulykker med personskade jf. lov om arbejdsskadeerstatning. 2017 er derfor det første hele år med den nye praksis. For anmeldelse af øvrige arbejdsulykker (fald, forflytning, maskiner, kemi mv.), er der faldende tendens over fire år. Fysiske arbejdsulykker udgør hovedparten af de alvorlige arbejdsulykker forbundet med fravær og med en stigende tendens over en fireårig periode. Fælles for Aarhus Kommune er der i 2017 arbejdet med at styrke risikostyring på kemiområdet gennem fælles datasystem for oplysninger om håndtering af kemiske produkter. Indsatsen forventes implementeret i MSB i løbet af 2018. Der udarbejdes fremover fra Borgmesterens Afdeling statistik for arbejdsulykker forbundet med fravær. Statistikken vil blive grundlag for drøftelser i HMU i 2018. 7

Sygefravær Nedbringelse af sygefravær er et fælles kommunalt indsatsområde. Tabel 4: Sygefravær opgjort for årene 2015-2017 (1.-3. kvartal) Gennemsnitligt sygefravær* Estimeret samlet tal 2017 Organisation År MSB 2017 1.-3. kvartal 9,00 12,72 2016 12,03 2015 12,73 Beskæftigelsesforvaltningen 2017 1.-3. kvartal 8,01 11,43 2016 11,31 2015 11,27 Socialforvaltningen 20171.-3. kvartal 9,54 13,44 2016 12,47 2015 13,39 Tværgående MSB 20171.-3. kvartal 5,33 8,13 2016 8,37 2015 11,03 *Opgørelse over gennemsnitlig fraværsarbejdsdage pr. fuldtidsansat I MSB var sygefraværet for hele 2016 på 12,03 dage pr medarbejder. Hvis vi ser på 2017 1.-3. kvartal samt 4. kvartal fra 2016, så er det estimerede tal på 12,75 sygedage pr. fuldtidsmedarbejder. Det vil sige en estimeret stigning på 0,72 dage pr. medarbejder (tabel 4). Delmål 3: Sikre fokus på arbejdsmiljø ved forandringsprocesser med særlig vægt på kommunikation, dialog og opfølgning. Udvikling af videndeling på arbejdsmiljøområdet I 2017 er der arbejdet med udvikling af et netværk mellem forvaltningernes arbejdsmiljøkonsulenter og arbejdsmiljørepræsentanter i de lokale MED-udvalg. Tilbagemeldinger fra intern audit og ved arbejdsmiljødrøftelsen i HMU dokumenterer, er at arbejdsmiljøarbejdet er godt forankret og udvikles løbende på lokalt niveau. MSB har været præget af forandringsprocesser både som følge af lovgivningsmæssige ændringer indenfor Beskæftigelsesforvaltningen såvel som organisatoriske forandringer i Socialforvaltningen. Lokalt i Beskæftigelsesforvaltningen er der arbejdet informationsniveau gennem hyppigere møder i arbejdsmiljøorganisationen, og med konkrete tiltag der kan mindske arbejdspresset. Håndtering af arbejdspres ved forandringer vil også være i fokus fremadrettet. Organisationsændringer giver også 8

tilpasningsopgaver på arbejdsmiljøledelsessystemet. I Socialforvaltningen har de konkrete opgaver med forandringsprocesser primært været gentænkning af Voksenhandicap. Der har i særlig grad været arbejdet med det psykisk arbejdsmiljø. Øvrige tiltag omfatter styrkelse af arbejdsmiljøgennemgange og risikovurdering. MSB Akademiet udbyder interne kursusforløb til medarbejdere, ledere og arbejdsmiljøorganisation. Kurserne omfatter blandt andet konflikthåndtering, håndtering af vold og trusler, kvalificering i forskellige faglige metoder og arbejdsprocesser der alle bidrager til at skabe en ny viden og koble faglig og arbejdsmiljømæssige aspekter i arbejdet. De centrale initiativer med tilbud til ledere i Sociale Forhold og Beskæftigelse omfatter uddannelses- eller sparringsforløbene samt konsulentbistand indtænkt i de centrale tiltag. Et større tiltag udviklet i et tværfagligt samarbejde i 2017 har været implementering af Aarhus Kommunes Leder og medarbejderrolle, der er blevet understøttet med et tilbud om uddannelsesforløb for alle MEDudvalg. Delmål 4:Styrke arbejdet med MED s rolle og udviklingen af sammenhængskraft i MED-systemet. Skabe tydelighed om roller, informationsveje og opgaver mellem HMU, HAU og andre aktører på arbejdsmiljøområdet. HMU har ved udarbejdelse af arbejdsmiljøstrategien for 2018-2022 involveret ledere og medarbejderrepræsentanter i driftsområderne. HAU-medlemmerne har deltaget i dialogmøder om kommende strategisk mål. Metoden har bidraget til en god proces, der styrker dialog og sammenhæng i MED-systemet. HMU har fastsat en ramme for udarbejdelse af fireårig arbejdsmiljøstrategi med strategiske indsatser og årlige arbejdsmiljømål for arbejdsmiljøarbejdet i MSB. Rammen fastsætter rollefordeling mellem HMU og de lokale MEDudvalg, der styrker fokus og overblik, samt understøtter koblingen mellem mål og indsatser på tværs i organisationen. På arbejdsmiljøområdet er der sket en opprioritering af de centrale konsulentressourcer i MSB i 2017. Indsatsen er således udvidet med flere uddannelsestilbud og udarbejdelse af et fælles magasin for MSB s arbejdsmiljøorganisation. På forvaltningsniveau er der etableret netværk for arbejdsmiljørepræsentanter på tværs af centrene. Netværkene vil sammen med uddannelsesforløb blive videreudviklet med henblik på at styrke et tværgående samarbejde og videndeling på arbejdsmiljøområdet. En stor fælles opgave for Aarhus Kommune og for MSB i 2017 har været forberedelse og gennemførelse af valg til arbejdsmiljøorganisation og udpegning/ valg til MED for den kommende fireårige periode. Der er udviklet en procesmodel for afholdelse af valg til arbejdsmiljøorganisation og MED, der har skabt klarhed over sammensætning af MED og arbejdsmiljøorganisation og forbindelsen mellem MED-niveauerne. 9

Andre arbejdsmiljøtiltag og udviklingsinitiativer i MSB Flere arbejdspladser har arbejdet med forebyggelse gennem systematisk risikovurdering ikke kun på arbejdspladsen, men på forskellige arbejdsstationer, for her igennem at udarbejde specifikke adfærdsregler på arbejdspladsen. God balance i arbejdslivet er sat på dagsordenen politisk og af HMU. Et initiativ afprøves fra 1. januar til 1. juli 2018. Forsøget betyder, at der i udgangspunktet ikke skal sendes mails, sms eller foretages opkald til kolleger, der er på ferie eller har weekend. Forsøges evalueres herefter. God adfærd i MSB er ligeledes sat på dagsordenen på baggrund af et fælles dialogværktøj der er vedtaget af byrådet. Den tillidsbaserede kultur er grundlæggende i MSB, og dialogværktøjet er et supplement til brug for den løbende dialog og forventningsafstemning. 4 Sundhedsfremme og det rummelige arbejdsmarked Rummelighed Sociale Forhold og Beskæftigelse arbejder med arbejdspladsernes håndtering af livsfaser gennem tilbud om støtte til lokale projekter på arbejdspladserne. I 2017 har temaer i livsfaseprojekterne været: Hvordan kan senkarrieren blive til større gavn for arbejdspladsen? Og for den erfarne medarbejder? Livsfaser og særlige hændelser; Et dialogværktøj for Socialforvaltningens stab. Aarhus Kommune har en målsætning om, at ansatte på særlige vilkår skal udgøre 10 % af de ansatte. Sociale Forhold og Beskæftigelse har med 12,2 % af medarbejderne ansat på særlige vilkår levet op til den overordnede målsætning. Tabel 5: Ansatte på særlige vilkår Ansatte på særlige vilkår i MSB 2015-2017 Indsats /Periode år 2015 2016 2017* Hovedtotal 516,24 494,31 475 Månedslønnede, fuldtidsmedarbejdere 3778,3 3879,7 3879,7 Målopfyldelse (Mål = 10 %) 13,70% 12,70% 12,20% (Kilde: Opgørelse udarbejdet af Beskæftigelsesforvaltningen 2017) * 2017 beregnet på 1.-3. kvartal Særlige tiltag i 2017 har været at der arbejdes med lokale indsatser i forhold til seniorjobbere nye medarbejdere og styrkelse af kommunikation og dialog. Mangfoldighed Direktørgruppen i Aarhus Kommune har september 2017 vedtaget et tværmagistratsligt projekt Mangfoldighed forfra. Projektet har som mål, at der skal ske i en stigning i antal ansatte i Aarhus Kommune med ikke vestlig baggrund. I MSB er der efterfølgende nedsat en kontaktgruppe der arbejder med forslag til aktiviteter og initiativer, som kan styrke andelen af medarbejdere med en ikke vestlig baggrund. Initiativerne prioriteres og afprøves i løbet af 2018. 10

Sundhedsfremme Af de fælleskommunale tiltag deltager et stort udsnit af arbejdspladserne i Sociale Forhold og Beskæftigelse i den årlige DHL-stafet. Der er fortsat løbende tilbud om rygestop jf. sundhedspolitikken. Et stigende antal arbejdspladser stiller i deres tilbudsvifte el-cykler til rådighed for medarbejderne som et alternativ til at bruge bil, taxa eller busser. Mange arbejdspladser har ligeledes forskellige sundhedsorienterede kampagner på arbejdspladsen, det kan være rygestop, tæl dine skridt, fysiske øvelsesvejledninger strategiske steder og andre vejledningsinitiativer. De forskellige kantineordninger i MSB har en stærk sundhedsprofil, der kendetegner både måltidernes sammensætning og ved de valgte råvarer i tilbuddene. 5 Delmål for 2018 Arbejdsmiljømålene for 2018 er vedtaget af HMU: 1. Medarbejdernes oplevelse af involvering ved beslutninger om forandringer skal styrkes. Udviklingen følges gennem social kapital målingen i 2018. 2. Antallet af alvorlige arbejdsulykker på det fysiske område skal nedbringes 3. Vold og trusler; a) Rapportsystemet for vold og trusler implementeres i MSB b) Der arbejdes på at forebygge hændelser med vold og trusler som følge af borgeres reaktion på krav 4. Nedbringelse af det gennemsnitlige antal sygedage i MSB med fokus på identifikation og håndtering af bagvedliggende årsager og faktorer. 5. Arbejdspladserne oplever øgede kompetencer til at sætte mål for indsatser efter målinger og på baggrund af statistikker. Der følges op i forbindelse med driftsområdernes input til HMU s arbejdsmiljødrøftelse 2018. Link til organisationsdiagram for Sociale Forhold og Beskæftigelse 11