Personalepolitikken er også styret af styret af lovgivning, bekendtgørelser og overenskomster.

Ansættelsesvilkår Om vejledningen Denne vejledning udgør et af hovedafsnittene i Helsingør Kommunes personalehåndbog. Den samlede personalehåndbog kan findes på Kilden under Min arbejdsplads på siden Personalehåndbog. Her kan du både se de forskellige hovedafsnit og den samlede personalehåndbog. Indledning Det er Helsingør Kommunes målsætning at rekruttere medarbejdere, som er fagligt og personligt kvalificerede til at klare de nuværende og fremtidige arbejdsopgaver. Det er derfor vigtigt, at ledelsen er omhyggelig, når der udvælges nye medarbejdere. Dette afsnit er et arbejdsredskab, som understøtter ansættelsesproceduren. Dele af beskrivelsen skal ses som et supplement til eksisterende decentrale procedurer, herunder personalepolitikker besluttet centralt i kommunen, som skal efterleves uanset arbejdssted. Personalepolitikken er også styret af styret af lovgivning, bekendtgørelser og overenskomster. Det gælder eksempelvis reglerne omkring indhentelse af straffeattester, fortrinsret ved ansættelse af handicappede, brug af helbredsoplysninger og forbud mod forskelsbehandling mm. Rekruttering Der henvises til Kilden under Rekruttering, klik her for at komme direkte til rekrutteringssiderne. Ansættelsesudvalg Ledelsen har ansvaret for at nedsætte et ansættelsesudvalg. Udvalget sammensættes af repræsentanter for ledelsen og medarbejdere. Sammensætningen skal i hvert enkelt tilfælde afpasses efter den stilling, der er ledig. Ansættelsesudvalget skal være af begrænset omfang men alligevel afpasset, så relevante samarbejdspartnere er repræsenteret. Vær opmærksom på at MED kan have besluttet, hvordan ansættelsesudvalget skal være sammensat. Formanden for udvalget er en leder, der har kompetence til at ansætte. Lederen kan dog vælge at uddelegere hvervet til en anden leder. Når lederen udpeger medlemmer til udvalget, skal lederen sikre sig, at der ikke deltager personer, som er inhabile i processen, jf. forvaltningsloven. Et medlem er inhabil og må således ikke deltage i bedømmelsen af ansøgeren, hvis: Medlemmet er i familie med ansøgeren side 1 af 51

Medlemmet er nærtstående til ansøgeren Der er tvivl om medlemmets upartiskhed Ved ansættelser har ledelsen ansvar for at orientere relevante tillidsrepræsentanter om, at der er ansættelse på vej og sammen drøfte medarbejderrepræsentationen i ansættelsesudvalget. Opgaver for ansættelsesudvalgets medlemmer Opgaverne for udvalgets medlemmer varierer, men kan f.eks. være: Udarbejde rekrutteringsprofil Udarbejde annonce, jf. annonceringspolitikken Vurdere og prioritere ansøgningerne Deltage i ansættelsesinterviews Indstille til ledelsen, hvem der ønskes ansat Vurdere prøvetidsforløb Opgaver for formanden af ansættelsesudvalget Beslutte, hvem der skal ansættes 1 Drøfte lønforhold med den nye medarbejder og indgå aftale med den organisation, der er berettiget til at forhandle for den ansatte. Formanden er endvidere ansvarlig for, at ansættelsen sker efter de gældende regler. Tavshedspligt Ansættelsesudvalget har tavshedspligt. Det betyder, at udvalgets medlemmer ikke må fortælle om ansøgerne eller om overvejelser og drøftelser i udvalget. Tavshedspligten gælder også i forhold til kollegaer. Det bemærkes, at tavshedspligten også gælder efter, at stillingen er besat. Vurdering af behovet for en ny medarbejder Når en stilling bliver ledig, skal ledelsen vurdere, om der er behov for at ansætte en ny medarbejder. Lederen skal blandt andet se på, om de opgaver, der skal løses, kan løses af de øvrige medarbejdere, hvis for eksempel arbejdsrutiner nytænkes. I vurderingen bør lederen også kigge på muligheden for jobrotation. Lederen skal også gennemgå evt. stillings- og funktionsbeskrivelse og se på, om jobindholdet skal revurderes. Et andet værktøj til vurdering af det fremtidige behov for kompetencer er gennemførelse af fratrædelsesinterviews med de medarbejdere, der ophører i stillingen. Ligestilling og mangfoldighed Helsingør Kommune ønsker ligestilling, og vi betragter alle medarbejdere som ligestillede uanset køn, alder, handicap, seksuel orientering, race, religion og etnisk oprindelse. Det betyder, at alle medarbejdere i Helsingør Kommune skal sikres lige vilkår, rettigheder og muligheder. Helsingør Kommune ønsker at give plads til forskellighed for derved at tilføre arbejdspladsen inspiration, variation og kulturel mangfoldighed. Det tilstræbes derfor, at 1 Dette kan evt. ske i samråd med den personaleansvarlige leder side 2 af 51

personalesammensætningen i Helsingør Kommune afspejler befolkningssammensætningen i det samfund, kommunen og dens medarbejdere er en del af, og som kommunen har til opgave at betjene. Stillingsprofil Når der skal rekrutteres en ny medarbejder, er det væsentligt at tage stilling til, hvilke funktioner den ansatte får. Heri skal indgå en faglig og personlig vurdering af kvalifikationer. Ved vurdering af de faglige kvalifikationer skelnes der mellem funktioner, der er dækket af grundlønnen, og funktioner, som er dækket af overenskomst, forhåndsaftaler eller lønpolitik. Det bør fremgå klart af stillingsopslaget, hvilke kvalifikationer der kræves i stillingen både fagligt og personligt. Ansættende leder bør ligeledes på forhånd have gjort sig nogle tanker om lønniveauet for lignende stillinger. Ved ansættelser har lederen ansvar for at orientere relevante tillidsrepræsentanter om, at der er en ansættelse på vej og samtidig drøfte medarbejderrepræsentationen i ansættelsesudvalget. Bekræftelse af ansøgning Når en ansøger har søgt en stilling via e-rekrutteringssystemet, modtager ansøgeren automatisk en elektronisk bekræftelse pr. email, med tak for ansøgning og at ansøgeren hører nærmere efter ansøgningsfristen. Vurdering af ansøgninger Alle medlemmer af ansættelsesudvalget bør læse ansøgningerne grundigt. Udvalget bør vurdere ansøgninger ud fra mindst tre kriterier: I vurderingen af ansøgningerne bør indgå følgende elementer: Opfylder ansøgeren de krav, der stilles til jobbet? Hvilke faglige kvalifikationer har ansøgeren? Hvilke personlige kvalifikationer har ansøgeren? Her kan især CV et være en god måde at skabe sig et hurtigt overblik. I e-rekrutteringssystemet er det også muligt at oprette nogle specifikke spørgsmål til en konkret stilling, som ansættelsesudvalget kan bruge til at vurdere og sortere ansøgerne i. Eksempelvis kan det være et krav til en specifik uddannelse eller krav om kørekort. Ved anvendelse af jobrelaterede spørgsmål, er det lettere i en vurdering af sortere ansøgerne. Ansøgningerne kan, bl.a. med afsæt i ovenstående, sorteres i Velegnede Måske egnede Ikke egnede Herefter udvælger ansættelsesudvalget ansøgere blandt de egnede, til en ansættelsessamtale. Såfremt der ikke er nok ansøgere blandt de egnede, kan det overvejes at indkalde ansøgere blandt de måske egnede. side 3 af 51

I det nye rekrutteringssystem er der mulighed for, at eksportere lister med ansøgerdata til Excel. På den måde er det muligt at sammenligne ansøgere, eksempelvis i fht. uddannelse og erfaring. Det anbefales ansættelsesudvalget gør brug af disse lister til sammenligning og vurdering af kandidater. Det er også muligt at eksportere ansøgerdata til en Pdf-fil, der indeholder ansøgning og CV på én eller flere ansøgere. Der dannes et forklæde for hver ansøger med information om navn, uddannelse mv. Hvis der er behov for at stille afklarende spørgsmål, som er afgørende for den videre vurdering af ansøgningen, kan lederen ringe til ansøgeren. Dermed får ansættelsesudvalget alle de nødvendige oplysninger, der sikrer, at de mest velegnede ansøgere inviteres til samtale. Lederen kan f.eks. spørge til eventuelle huller i uddannelsesforløbet og/eller beskæftigelsen. Ansættelsessamtale Invitation til samtale til samtale skal som hovedregel ske ved telefonisk henvendelse fra lederen. Det er en fordel at bekræfte invitationen ved at sende en mail til ansøgeren via e- rekrutteringssystemet, bl.a. for dokumentationens skyld. Der ligger skabeloner i Emply. Se endvidere nedenstående afsnit vedrørende straffeattester. Fortrinsadgang for handicappede Ved besættelse af en ledig stilling, er offentlige arbejdsgivere forpligtet til at give fortrinsret til en person, der pga. et handicap har vanskeligt ved at få beskæftigelse på det almindelige arbejdsmarked 2. Dette naturligvis hvis personen efter arbejdsgiverens vurdering er lige så kvalificeret som de øvrige ansøgere. Før en ledig stilling besættes, er Helsingør Kommune som offentlig arbejdsgiver derfor forpligtet til at indkalde handicappede ansøger til en samtale, hvis: Jobcentret henvender sig vedr. en ledig stilling og skønner, at en navngiven handicappet person vil kunne bestride denne ledige stilling eller Ansøgere med handicap selv har set den ledige stilling. I Helsingør Kommunes rekrutteringssystem har alle ansøgere mulighed for at anmode om fortrinsret for handicappede og tilføje en blanket til uddybning af dette. NB. Helsingør Kommune har kun pligt til at indkalde ansøgeren til en samtale, såfremt ansøgeren opfylder de formelle uddannelseskrav til den ledige stilling. Hvis ansøgeren med handicap ikke ansættes, skal formanden for ansættelsesudvalget, inden stillingen besættes til anden side, give Jobcentret en skriftlig redegørelse for, hvorfor ansøgeren ikke tilbydes stillingen. Helsingør Kommune har pligt til at forhandle med jobcentret, om den handicappede alligevel vil kunne ansættes i stillingen. 2 Det er Jobcentret, der afgør, om en person med et handicap har vanskeligt ved at få beskæftigelse på det almindelige arbejdsmarked. side 4 af 51

Planlægning af samtalen Det er vigtigt at være godt forberedt til samtalerne både med hensyn til tid og indhold. Ansættelsesudvalget bør på forhånd aftale rollefordelingen under samtalen, f.eks: Hvem byder velkommen og præsenterer ansættelsesudvalget Hvordan opdeles de enkelte deloverskrifter i forløbet, jf. nedenfor Hvem skal lave notater og vurdere ansøgerne (her tænkes også på ansøgerens kropssprog). Udvalget bør på forhånd have gjort sig nogle overvejelser om, hvilke spørgsmål der skal stilles ansøgerne. Målet er, at der så vidt muligt bliver stillet de samme spørgsmål ved alle interviews. Det giver bedre mulighed for at sammenligne ansøgerne efterfølgende. Samtalen skal være struktureret og afdækkende, ligesom den skal give plads til fri dialog. Vær opmærksom på at anvendelsen af HV-spørgsmål kan medvirke til, at ansøgeren får mulighed for fortælle om sig selv. Spørgeguide Nedenstående spørgeguide kan anvendes som inspiration: Indledning Velkomst og indledende small-talk, så ansøgeren føler sig velkommen Præsentation af ansættelsesudvalgets medlemmer Hvorfor har du søgt denne stilling Hvilken viden har du om Helsingør Kommune Beskriv en opgave, der har været særlig udfordrende i dit nuværende/tidligere job Hvad vil du med glæde tænke tilbage på i dit nuværende/tidligere job Nævn 3 stærke og 3 svage sider ved dig selv Hvad vil dine kolleger sige om dig, hvis jeg spurgte Hvordan vil du helst opfattes Hvad kendetegner en god chef Hvad bruger du din fritid til Herefter følger en kort gennemgang af opgaverne i jobbet og udvalgets forventninger til den nye medarbejder: Ansvar Arbejdsforhold på arbejdsstedet Arbejdstid Personalepolitikker Afslutning Samtalen kan afsluttes med følgende spørgsmål: side 5 af 51

Hvilke forventninger har du til jobbet Hvad kan du bidrage med Hvor ser du dig selv om 5-7 år Hvilke ambitioner har du - både fagligt og personligt Hvad vil du gøre for at få dem opfyldt Hvad, synes du, er det mest interessant ved dette job - ud fra vores snak og annoncen Hvorfor lige netop dig Hvis personen går videre til 2. samtale, vil der blive taget referencer. I det tilfælde vil Helsingør Kommune bede om navne, jf. nedenstående afsnit om referencer. Der informeres om den videre proces og hvornår ansøgerne kan forvente at høre noget igen. Lønnen Lønspørgsmålet skal ikke endeligt aftales under samtalen. Lederen kan efterfølgende telefonisk afklare ansøgerens lønforventninger. Lederen af ansættelsesudvalget og ansøgeren, der får tilbud jobbet, forhandler herefter løn med forbehold for godkendelse af den faglige organisation. Der tages udgangspunkt i kravene til stillingen. Lederen skal forinden gøre sig nogle tanker om lønniveauet. Lønnen skal endeligt aftales med den faglige organisation. Det anbefales at få dette på plads inden tiltrædelsen - men senest 2 måneder efter ansættelsen. Hvis lønnen ikke er forhandlet inden tiltrædelsen, vil den ansatte få udbetalt grundlønnen eller en aconto-løn. Spørgsmål om helbredet Ledelsen har kun lov til at indhente oplysninger om, hvorvidt en ansøger lider af en sygdom her og nu, som vil have væsentlig betydning for arbejdsdygtigheden ved det pågældende arbejde, jf. Helbredsoplysningsloven. Lederen kan med andre ord ikke bede om en generel dækkende helbredserklæring, der giver oplysninger, som er uden betydning for det pågældende arbejde. Ansøgeren har modsat pligt til at oplyse om kroniske sygdomme, der fremover kan forventes at give anledning til betydeligt sygefravær. Graviditet er en privat sag. Lønmodtageren har dog pligt til at oplyse arbejdsgiver herom senest 3 måneder før forventet fødsel. Vurdering af ansøgerne Efter hvert interview samles de indtryk og observationer, der er registreret. Ud over notater og de mere personlige indtryk, som samtalen har givet, kan det være en god ide at forsøge at danne sig et overblik, som giver mulighed for at sammenligne de indkaldte ansøgere. Men træf ikke et valg her og nu. Gennemfør alle de planlagte samtaler og vent med at sammenligne ansøgerne, til alle samtalerne er gennemført. Når ansættelsesudvalget er blevet enige om 1-2 (som tommelfingerregel max 3 )egnede ansøgere, skal der indhentes referencer og eventuelt straffeattest. side 6 af 51

Konsulentbistand Ledelsen og/eller ansættelsesudvalget vurderer i hvert enkelt tilfælde, om der skal tilføres ekstern bistand til hele eller dele af rekrutteringsprocessen. For test af ansøgere henvises til rekrutteringssiden på Kilden. Referencer Det er et krav ved alle nyansættelser skal tages referencer. Dette er både gældende for interne og eksterne ansøgere. Referencer skal bruges ved de ansøgere, der er med i opløbet til stillingen. Det vil i praksis sige 1-2 (og højst 3) ansøgere. Referencer anvendes til at bekræfte eller underbygge de indtryk, der er fremkommet under interviewet. Husk følgende ved referencetagning: Referencer må aldrig tages uden ansøgerens samtykke I henhold til forvaltningsloven er der notatpligt omkring referencer, hvilket betyder, at telefoniske/mundtlige oplysninger skal noteres skriftligt i sagsmappen. Viser det sig, at der under referencen dukker ugunstige oplysninger op om en ellers kvalificeret ansøger, skal der foretages en partshøring 3 Referencetagning skal tages systematisk, så der efterfølgende er sammenligneligt. Afviser ansøgeren, at der tages referencer, skal dette respekteres. Men ansøgeren skal orienteres om, at dette kan have konsekvenser for valg af ansøger. Eksempel på en systematisk referencetagning: I hvilket tidsrum har NN været ansat/hvor længe har du kendt ham/hende? Hvordan var jeres indbyrdes relationer/forhold? Hvilke arbejdsopgaver havde NN? Hvad var NN særlig god til? Hvad var NN mindre god til? Hvad kan du fortælle om NN s forhold til kolleger og samarbejdsparter? Specifikke spørgsmål som samtalerne har givet anledning til. Straffeattester Der henvises til afsnit om straffeattester længere nede i dette afsnit. Ansættelse Hvis referencer og eventuelt straffeattest ikke indeholder oplysninger, der strider imod ansættelsesudvalgets egen vurdering, vælges den bedste ansøger. 3 Partshøringen skal sikre, at ansøgeren får mulighed for at gøre sig bekendt med og kommentere referencens indhold, inden der træffes afgørelse. side 7 af 51

Indstillingsskema, se blanketter under Personale på Kilden (link). Skemaet sendes til Personale Service. Lønforholdet skal være aftalt med den forhandlingsberettigede organisation senest 2 måneder efter ansættelsen. Personale Service udarbejder et ansættelsesbrev. Når timelønnede medarbejdere ansættes, laver arbejdspladsen selv et ansættelsesbrev, som sendes i kopi til Personale Service. Afslag til øvrige ansøgere Ansøgere, som ikke har været indkaldt til samtale, skal nu have afslag. De ansøgere, der har været til samtale, men som ikke har fået tilbudt stillingen, skal ringes op og have et mundtligt afslag. Det er god kutyme og giver ansøgeren en mulighed for uddybende spørgsmål ligesom det giver et mere professionelt indtryk af organisationen. Efterfølgende bør kandidaten få tilsendt et skriftligt afslag, som sendes ud via rekrutteringssystemet, bl.a. for dokumentationens skyld. I systemet ligger der skabeloner til afslag. Personlige spørgsmål må ikke gemmes ubegrænset. Når ansøgere søger job via e-rekrutteringssystemet Emply, oplyses de om, at deres personlige data behandles fortroligt samt gemmes i 180 dage (6 måneder). Ansøgeren kan til enhver tid bede om at få sine data slettet. Uopfordrede ansøgninger kan kasseres på hvilket som helst tidspunkt. Rekrutteringssystemet er ikke sat op til at kunne tage i mod uopfordrede ansøgninger, hvorfor det er væsentligt at destruere de pågældende ansøgninger inden for maksimalt 6 måneder. Stillingsannoncering Ansøgninger i forbindelse med stillingsannoncer: Når en stilling skal slås op, sker det via Kilden under Min arbejdsplads på Rekrutteringssiden. Stillinger der skal annonceres på Kommunens hjemmeside samt Jobnet, slår vi selv op (ansættende leder og/eller ansvarlig) via e-rekrutteringssystemet Emply. Al anden annoncering til andre medier, samarbejder Helsingør Kommune med mediebureauet Signatur om stillingsannoncer. På rekrutteringssiden på Kilden findes information om dette. Jobbank Helsingør Kommune ønsker at sikre, at fastansatte medarbejdere, der er afskediget eller påtænkes afskediget på grund af arbejdsmangel har fortrinsret til at søge ledige stillinger i kommunen. Helsingør Kommune har derfor oprettet en Jobbank. Der er ikke garanti for at få et nyt job via Jobbanken, men en fortrinsret til at søge ledige stillinger. side 8 af 51

Administration af Jobbanken varetages af Center for Politik og Organisation. Den enkelte medarbejder får information om og tilknyttes Jobbanken i forbindelse med meddelelse om påtænkt opsigelse som følge af arbejdsmangel. Der er udarbejdet en folder om Jobbanken, se folder her. Ved ledige stillinger skal tjenestestedet kontakte Center for Politik og Organisation på mail jobbank@helsingor.dk for at få en afklaring af, om stillingsopslaget skal sendes til medarbejdere i Jobbanken i forhold til hvilke stillingskategorier, der er omfattet. Ledige stillinger kan opslås eksternt, hvis den ledige stilling omfatter kompetencer, der ikke er til stede i Jobbanken, eller hvis stillingen ikke besættes af en medarbejder fra Jobbanken. Du kan læse mere om administrationen af Jobbanken her. I forbindelse med at Helsingør Kommunes nye stillingsannonceringskoncept trådte i kraft pr. 1. februar 2009, forsvandt muligheden for udelukkende at lægge stillingsopslag på Kilden. Imidlertid har det været et lovkrav siden 2005, at alle stillingsopslag i Kommunen skal på Jobnet.dk., hvorfor det ikke er i overensstemmelse med loven udelukkende at annoncere internt i virksomheden. Offentlige arbejdsgivere har således pligt til at lægge alle ledige stillinger på Jobnet. (Lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats kapitel 10 57). Der er taget højde for denne forpligtelse i den nye annoncepolitik og i den aftale, som er indgået med ProMedia om annoncering. Hensigten med bestemmelsen i loven er, at ledige stillinger skal være synliggjort i Jobnet.dk, hvor alle ledige dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere også skal lægge deres CV. Hvis der er tale om ansøgninger i forbindelse med en stillingsannonce, er det kun den der ansættes, hvis ansøgning indgår i personalesagen. De øvrige kan kasseres, når eventuelle klagefrister er overholdt. Igen er almindelig praksis, jf. aftale med ansøger, at man gemmer dem, man har haft til samtale et års tid mest af hensyn til hvis den man har ansat må afskediges i prøvetiden, men ansøgningerne kan kasseres på et hvilket som helst tidspunkt. Der henvises i øvrigt til KL s hjemmeside: www.kl.dk under søgeordet kassation, hvor der kan læse mere om emnet. Introduktion af nyansatte Med nyansatte er der ikke kun tænkt på de, som er helt nye, faste medarbejdere i institutionen/afdelingen, men også på: Vikarer Elever side 9 af 51

Interne medarbejdere, som frivilligt eller ufrivilligt er omplacerede På Kilden under Rekruttering findes tjekliste vedr. introduktion af nye ansatte, se link. Tjenestemandsansættelse Ansættelsen af tjenestemænd bygger på et meget omfattende lov- og aftalegrundlag, og Personalehåndbogen skal kun betragtes som en overordnet beskrivelse af de områder, der oftest er aktuelle. Det anbefales at Personale Service altid kontaktes i spørgsmål omkring tjenestemænd også ved ansættelse. Tjenestemandsansættelse i Helsingør Kommune sker yders sjældent. Inden for folkeskoleområdet og dagområdet, kan der i særlige tilfælde fortsat ske ansættelse af en tjenestemand eller en reglementsansat medarbejder (tjenestemandslignende vilkår) Ansøgt afsked Hvis en tjenestemand ønsker at sige op, sker det efter ansøgning. I praksis får tjenestemanden altid ja til sin ansøgning. Ansøgningen skal sendes senest 3 måneder, før tjenestemanden ønsker at stoppe, medmindre man er ansat på prøve. Under prøvetiden er varslet på 14 dage inden for de første 6 måneder og herefter 1 måned. Tjenesteforseelser Tjenesteforseelser blandt tjenestemænd sker heldigvis sjældent. Kontakt altid Personale Service for nærmere råd og vejledning i tjenestemandssager. Uansøgt afsked En tjenestemand kan til enhver tid afskediges af kommunalbestyrelsen med 3 måneders varsel. Denne afskedigelsesform betegnes som diskretionær (skønsmæssig), og anvendes ofte i forbindelse med længerevarende sygdom og i forbindelse med samarbejdsvanskeligheder. Afskedigelse pga. sygdom følger dog et særligt sæt regler, hvori der er fastsat retningslinjer for indhentelse af lægelige oplysninger. Som beskyttelse mod diskretionær afsked, har kommunalbestyrelsen pligt til at give både tjenestemanden og den faglige organisation adgang til at udtale sig inden der tages endelig beslutning om afsked. Udtaleretten indebærer, at der inden for en frist på 3 uger gives mulighed for, at der holdes en forhandling mellem kommunen og tjenestemandens faglige organisation, og at der gives oplysninger om baggrunden for opsigelsen. Den afgørende beskyttelse for tjenestemænd mod skønsmæssig opsigelse er dog, at der ved denne type opsigelse skal tages stilling til tjenestemandens pensionsrettigheder. Rådighedsløn En tjenestemandsstilling kan for eksempel nedlægges på grund af besparelser eller omstruktureringer. Tjenestemanden har i den situation krav på en anden passende stilling. Kan kommunen ikke tilbyde en anden passende stilling, er det muligt, at tjenestemanden sættes på rådighedsløn. Rådighedsløn betyder, at tjenestemanden i praksis fritages for tjeneste med fuld løn i op til 3 år, men er forpligtet til at genindtræde i tjenesten, når der er fundet en passende stilling. side 10 af 51

Retningslinjer for nære relationer på tjenestestedet Formål Formålet med retningslinjerne er for det første, at der ikke skabes usikkerhed om ansattes habilitet, jf. bilag til retningslinjerne. For det andet at modvirke negative konsekvenser for arbejdsmiljøet. For det tredje at modvirke forstyrrelser i prioriteringer og arbejdets udførelse, der kan følge af samarbejdsrelationer mellem nære relationer. Definition af nære relationer Ifølge forvaltningsloven er følgende nære relationer omfattet: Vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linjer eller i sidelinjen så nær som søskendebørn eller andre nærstående. Med det udgangspunkt er nedenstående relationer bl.a. omfattet: Ægtefæller, registrerede partnere, samlevere eller kærester Børn og stedbørn Forældre og stedforældre Bedsteforældre Søskende, søskendeægtefæller og søskendebørn. Listen er ikke udtømmende. Definition af tjenestested Tjenestested defineres som enheder/ områder, hvor lederen har det direkte personaleansvar over for den ansatte/medarbejderne. Definition af leder Leder er i denne sammenhæng defineret som en person med direkte personaleansvar samt den øverste leder af totalrammeenheden. Retningslinjer Det er efter forvaltningsretlige regler ikke lovligt at opstille et generelt forbud mod nære relationer. Retningslinjerne i Personalehåndbogen omfatter derfor situationer, hvor den nære relation konkret påkræver, at særlige forholdsregler tages i overensstemmelse med retningslinjernes formål. Ansættelse Ved ansættelse af medarbejdere, hvor der i ansøgerfeltet er en person med en nær relation til en ansat medarbejder/leder, kan den ansatte ikke deltage i behandlingen af en ansøgning fra en person med den nære relation. Hvis personen med den nære relation indkaldes til samtale, må den ansatte med den nære relation til ansøger udtræde af ansættelsesudvalget. side 11 af 51

Ansættelsesudvalget skal ved vurderingen af ansøgere inddrage eventuelle inhabilitetsproblematikker i den konkrete ansættelse. Der skal derfor foretages en konkret vurdering af den potentielle risiko for positiv særbehandling og/eller svækkelse af tillid til ledelsens dispositioner. I vurderingen indgår over-/underordnelsesforhold, daglige ledelsesforhold, tjenestestedets størrelse, antallet af medarbejdere samt samarbejdsrelationer på tjenestestedet. Inhabilitetsvurderingen indgår i den samlede vurdering af ansøgerens egnethed til at varetage stillingen. En leder kan ikke træffe endelig beslutning om ansættelse af en person med nær relation til lederen selv, selvom lederen ikke har deltaget i ansættelsesudvalget. Begrundelsen for dette er, at medarbejderne i ansættelsesudvalget kan føle sig presset til at indstille personen med nær relation til lederen. I denne situation træffer det overliggende ledelseslag endelig beslutning om ansættelse. Løntildeling Medarbejdere ikke må foretage indberetning om lønændringer for sig selv eller nære relationer. I denne situation skal indberetningsopgaven videregives til anden autoriseret lønindberetter. Er en medarbejder nær relateret til lederen, vil lederen være inhabil i afgørelser om tildeling af løn. Lederen kan derfor ikke indgå i en lønforhandling for den ansatte med nær relation til lederen. I dette tilfælde skal lønforhandling varetages af det overliggende ledelseslag. Tjenstlige forhold Har en medarbejder en nær relation til lederen, vil lederen være inhabil i sager, hvor den ansatte potentielt skal irettesættes, tjenstligt sanktioneres eller afskediges. I disse situationer vil det overliggende ledelseslag indtræde i vurderingen samt træffe beslutning vedrørende personen med den nære relation til lederen. Øvrige ledelsesmæssige dispositioner Der vil være flere ledelsesmæssige dispositioner ved arbejdets tilrettelæggelse, hvor en medarbejder potentielt kan blive positivt særbehandlet, fordi den ansatte har en nær relation til ledelsen. Det kan fx være ved tildeling af ferie, tilsagn om afspadsering, pålæg om overarbejde samt afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler MUS). I disse situationer samt øvrige situationer, hvor den ansatte potentielt opnår en personlig fordel, skal den ledelsesmæssige beslutning træffes af det overliggende ledelseslag. Påvirkning af arbejdsmiljøet Hvor en eksisterende eller tidligere nær relation har en konkret negativ påvirkning på arbejdsmiljøet, vil Helsingør Kommune undersøge muligheden for omplacering. Der kan ske omplacering af en eller begge medarbejdere, som har en nær relation til hinanden. Nære relationer som opstår under ansættelsen Nære relationer kan opstå under ansættelsen ved, at medarbejdere på samme tjenestested bliver kærester eller på anden måde bliver nært relateret. Nære relationer på samme tjenestested kan også opstå som følge af organisationsændringer, hvor f.eks. institutioner bliver sammenlagt. side 12 af 51

Når nære relationer opstår under ansættelsen, skal der ske samme vurdering af inhabilitetsproblemer mv. som ved ansættelse af nære relationer. I vurderingen indgår over- /underordnelsesforhold, daglige ledelsesforhold, tjenestestedets størrelse, antallet af medarbejdere samt samarbejdsrelationer på tjenestestedet. Vurderes det konkret, at den nære relation påvirker arbejdsmiljøet, således at der er en potentiel risiko for positiv særbehandling og/eller svækkelse af tillid til ledelsens dispositioner, vil en eller begge medarbejdere blive forsøgt omplaceret. Er omplacering af særlige grunde ikke muligt, søges problemerne løst på en anden måde. Opstår en nær relation under ansættelsen, forventes det at involverede medarbejdere/ledere selv på et passende tidspunkt informerer sin nærmeste leder om dette samt af egen drift medvirker til at søge løsninger på eventuelle afledte habilitetsproblemer mv. som følge heraf. Klager Klager over positiv særbehandling eller negativ påvirkning af arbejdsmiljøet skal rettes til nærmeste leder. Er nærmeste leder omfattet af klagen, skal klagen rettes til det overliggende ledelseslag. Eksisterende nære relationer Ved nære relationer, som har eksisteret før 1. marts 2013, og som giver anledning til problemer, forventes involverede medarbejdere/ledere af egen drift at medvirke til at søge løsninger på dette. Relevant leder har dog endeligt ansvar for at løse sagen efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde. Såfremt du er i tvivl eller har brug for rådgivning, kan du kontakte Personale Service. Overtrædelse af retningslinjer for nære relationer Ved overtrædelse af retningslinjerne vil der ske en konkret ledelsesmæssig vurdering af sagens omstændigheder, som kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser. Forhold, der kan medføre inhabilitet Se bilag her for information om forhold, der kan medføre inhabilitet. Frigørelsesattest Vejledning i Helsingør Kommunes praksis med hensyn til udstedelse af frigørelsesattester. En frigørelsesattest giver en deltidsbeskæftiget medarbejder ret til supplerende dagpenge og ret til at vedkommende kan sige op fra dag til dag, hvis vedkommende får fuldtidsbeskæftigelse. Arbejdsgiveren kan udstede en frigørelsesattest til en medarbejder, der er fuldtidsforsikret i en A-kasse og deltidsbeskæftiget i kommunen. Ved at udstede en frigørelsesattest til en medarbejder giver arbejdsgiveren afkald på det overenskomstmæssige opsigelsesvarsel. En fuldtidsansat medarbejder har ikke krav på en frigørelsesattest. side 13 af 51

Udstedelse af frigørelsesattester Spørgsmålet om udstedelse af frigørelsesattest er kun af betydning for medarbejdere, der har en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på maksimalt 29 timer, men som ønsker fuld beskæftigelse. I forbindelse med ledighed i deltidsstillinger er det derfor hensigtsmæssigt at være opmærksom på, om kommunens behov for arbejdskraft kan imødekommes derved, at beskæftigelsesgraden øges for en eller flere medarbejdere, som har frigørelsesattest og oppebærer supplerende dagpenge. Ligeledes bør man være opmærksom på muligheden for eventuel sammenlægning af deltidsstillinger. Er det nødvendigt at nyoprette - eller foretage nyansættelse i - en deltidsstilling, bør kommunen ved ansættelsen foretrække en person, som ikke stiller krav om frigørelsesattest, og spørgsmålet om udstedelse af frigørelsesattest bør afklares som et led i ansættelsesvilkårene. Det bemærkes, at en frigørelsesattest kan gøres tidsbegrænset. Til allerede ansatte bør frigørelsesattest kun udstedes i situationer, hvor en medarbejder efter kommunens forslag (f.eks.i forbindelse med indskrænkninger) indvilliger i at overgå til en stilling med en kortere ugentlig arbejdstid end den hidtidige. Frigørelsesattest bør i sådanne situationer kun udstedes, hvis den ansatte anmoder herom. Skolerengøringsassistenter, som er fuldtidsforsikrede og har fået udstedt frigørelsesattest, bør i videst muligt omfang tilbydes beskæftigelse som ferieafløsere - fx. på plejehjem - i de perioder, hvor rengøring af skolerne på grund af ferielukning ikke finder sted. Frigørelsesattesten skal - for at kunne give adgang til dagpenge - udstedes på en særlig formular, udarbejdet af direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen. Blanketten udleveres af arbejdsløshedskassen til medlemmet. Tilbagekaldelse af frigørelsesattester Hvis det f.eks. af arbejdsmæssige hensyn ikke længere er hensigtsmæssigt, at en medarbejder kan fratræde uden varsel, kan frigørelsesattesten tilbagekaldes. Tilbagekaldelsen skal ske med at varsel, svarende til den ansattes overenskomstmæssige opsigelsesvarsel. Opsiger den ansatte herefter selv ansættelsesforholdet til fratræden inden udløbet af kommunens varsel, bortfalder dagpengeadgangen ikke som følge heraf. Tilbagekaldelse kan dog ske uden varsel i de tilfælde, hvor den ansatte afviser et tilbud om overtagelse af beskæftigelse med et højere ugentligt timetal inden for samme stillingskategori. I sådanne situationer bør frigørelsesattesten tilbagekaldes. Tilbagekaldelsen giver i så fald ikke den ansatte en fyldestgørende grund til arbejdsophør. Hvis den ansatte alligevel fratræder stillingen, bortfalder adgangen til dagpenge i 5 uger. Bierhverv/bibeskæftigelse Enhver medarbejder kan påtage sig bibeskæftigelse ved siden af sin kommunale stilling. Der er dog begrænsninger i at udøve beskæftigelse afhængig af bibeskæftigelsens omfang, og at eventuel aflønning, og om bibeskæftigelse er forenelig med medarbejders stilling i Helsingør Kommune. side 14 af 51

Specielt for funktionæren Det kræver ikke samtykke fra centerchef/afdelingsleder (institutionsleder), at en funktionær ansat i Helsingør Kommune påtager sig bierhverv/bibeskæftigelse ved siden af sin stilling i Helsingør Kommune. Det er dog en forudsætning at funktionæren kan varetage et sådant bierhverv/bibeskæftigelse uden ulempe for sin stilling i Helsingør Kommune. Dette betyder, at bierhvervet/beskæftigelse ikke må medføre forstyrrelse i funktionærens arbejde i arbejdstiden, som kan blive til ulempe for Helsingør Kommune. I visse tilfælde vil overtagelse af et bierhverv/bibeskæftigelse kunne være uforeneligt med ansættelse i en overordnet stilling i Helsingør Kommune. Specielt for tjenestemænd Også en tjenestemand kan påtage sig beskæftigelse ved siden af sin tjenestemandsstilling, hvis det er foreneligt med en samvittighedsfuld udøvelse af de pligter, der er knyttet til tjenestemandsstillingen og med den agtelse og tillid som stillingen kræver. Det følger heraf, at hvis tjenestemanden er i tvivl om bijobbets forenelighed med tjenestemandsstillingen, bør han forelægge spørgsmålet for sin foresatte. I tjenestemandsregulativet er det udtrykkeligt fastslået, at en tjenestemand ikke har lov til mod vederlag at udføre arbejde for andre, som vedkommende skal føre kontrol med. Der er fra retspraksis talrige eksempler herpå. Generelt Det er bedre at forebygge end at helbrede. Derfor bør ledere f.eks. i forbindelse med afholdelse af udviklingssamtaler komme ind på spørgsmålet om bibeskæftigelsen/bierhvervets forenelighed med ansættelsesforholdet i Helsingør Kommune. Såfremt en ansat er i tvivl om bibeskæftigelse/bierhvervets forenelighed med ansættelsesforholdet i Helsingør Kommune, bør vedkommende forelægge dette for sin leder. Offentlige ansattes modtagelse af gaver Offentligt ansatte bør være yderst forsigtige med at modtage gaver eller andre fordele fra borgere eller virksomheder i forbindelse med deres arbejde. En medarbejder, der bliver tilbudt en gave eller en fordel fra en person eller virksomhed bør således undlade at tage imod den, hvis den har sammenhæng med den pågældende medarbejderes ansættelse i det offentlige. Principperne for modtagelse af gaver eller andre fordele har nær sammenhæng med forvaltningslovens regler om habilitet. I begge tilfælde er formålet at forebygge, at medarbejderens habilitet og upartiskhed ikke må kunne betvivles. at der opstår situationer, der kan rejse tvivl om offentligt ansattes upartiskhed. Der henvises til KLs notat om det retlige grundlag for regler om modtagelse af gaver og andre fordele for offentligt ansatte; pjecen God adfærd i det offentlige findes her. side 15 af 51

Begrebet gaver og andre fordele skal her forstås bredt, og dækker således både fysiske ting og ikke fysiske ting. Eksempler på fysiske ting kan være chokolade, bøger og vingaver, og ikke fysiske ting kan f.eks. være tilbud om rabatter, rejser, kurser eller forplejning. Fælles for gaverne og fordelene er, at de uanset værdi og uanset motiver bag giverens gestus tilbydes den ansatte i kraft af dennes stilling i det offentlige. Giveren kan være en enkelt borger eller en privat virksomhed, en interesseorganisation eller anden ekstern part. Uden for denne beskrivelse falder gaver og andre fordele, som gives internt på arbejdspladsen til de ansatte, f.eks. tilskud fra ledelsen til en sommerfest. Gavebegrebet omfatter heller ikke ydelser i form af f.eks. et par flasker vin, der kan betragtes som honorar for et oplæg, som den ansatte holder i kraft af sin ansættelse. Såfremt en ansat er i tvivl herom, bør vedkommende forelægge dette for sin leder. Retningslinjer for gaver til medarbejdere i Helsingør Kommune samt ved deltagelse i receptioner 1. Formål med gaver Formålet med arbejdsgiverbetalte gaver til medarbejderne er: At markere en særlig begivenhed/lejlighed At bidrage til en attraktiv arbejdsplads 2. Målgruppe Medarbejdere som modtager gaver af Helsingør Kommune som arbejdsgiver. For medarbejderes modtagelse af gaver fra eksterne parter henvises til afsnittet herom i Personalehåndbogen. 3. Beskatning af gaver Der er skattefrihed for medarbejderne, når der gives tingsgaver, dvs. gaver eller ydelser, der ikke har karakter af kontanter, og når gaverne ikke overstiger de beløb, som er indeholdt i retningslinjerne. Alle beløb er opgjort ekskl. moms. 4. Begivenheder/lejligheder, hvor medarbejdere kan få gaver Ansættelse Ved ansættelse af en medarbejder giver området/enheden en buket blomster, som finansieres af eget budget. Julegaver Enheden/området giver en julegave op til en værdi af 200 kr., som finansieres af eget budget. Jubilæer (25, 40 og 50 år) side 16 af 51

Området/enheden afholder i forbindelse med medarbejdernes jubilæer (25, 40 og 50 år) en reception til en værdi af op til 3.700 kr. Området/enheden giver i den forbindelse en gave til en værdi af op til 250 kr., som finansieres af eget budget. Endvidere giver Helsingør Kommune et jubilæumsgratiale på 8.000 kr., jf. Personalehåndbogen. Udgifterne hertil finansieres af en fælles pulje. Elever Ved endt elevuddannelse kan elver få en gave op til en værdi af 200-250 kr., jf. Personalehåndbogen. Udgifterne hertil finansieres af en fælles konto. Langtidssygdom Ved en medarbejders langtidssygdom kan området/enheden give en opmærksomhedsgave til en værdi af op til 200-250 kr., som finansieres af eget budget. Fratrædelse I forbindelse med en medarbejders fratrædelse kan området/enheden give en gave til en værdi af op til ca. kr. 200-250 kr., som finansieres af eget budget. Endvidere kan området/enheden afholde en reception, når den ansatte har været ansat mere end 10 år. Øvrige mærkedage Gaver i anledning af øvrige begivenheder/mærkedage eksempelvis bryllupper, fødsler, fødselsdage, børns fødselsdage og lignende kan ikke finansieres af kommunale midler. 5. Gaver fra politikere, direktører eller chefer i forbindelse med receptioner: Ved receptioner ud af huset (ikke medarbejdere): Borgmester og kommunaldirektør eller en repræsentant for disse giver på vegne af Byrådet en gave til en værdi af op til 200-250 kr. Udgiften dækkes af Byrådets konti. Udvalgsformænd giver på vegne af udvalget en gave i form 3 flasker vin. Udgiften dækkes af Byrådets konti. For at pleje Helsingør Kommunes samarbejdsrelationer kan direktørerne eventuelt give en gave til en værdi af op til 200-250 kr. Udgifterne hertil dækkes af fælles konto. For at pleje Helsingør Kommunes samarbejdsrelationer kan centercheferne eventuelt give en gave til en værdi af op til 200-250 kr. Udgifterne dækkes af områdets/enhedens budget. Ved receptioner for medarbejdere Hvis en medarbejder har inviteret Borgmesteren, kan der gives en gave i form af 3 flasker vin. Hvis en udvalgsformand er inviteret, kan der gives en gave i form af 3 flasker vin. Udgifterne hertil dækkes af Byrådets konti. side 17 af 51

Medarbejdere, der deltager i en reception som repræsentant for arbejdspladsen eller den kommunale enhed, kan give en gave til en værdi af op til 200-250 kr. Konstitution Konstitution bruges, hvor en stilling er ubesat, eller hvor indehaveren af en højere stilling er midlertidigt fraværende fra tjenesten. Se Aftale mellem Kommunernes Landsforening og Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte om midlertidig tjeneste i højere stilling 4. Ved tvivlsspørgsmål kan Personale Service kontaktes. Straffeattester og Børneattester Der findes 3 forskellige typer straffeattester: Børneattest Straffeattester til det offentlige Privat straffeattest Børneattest Denne attest indeholder oplysninger om overtrædelser af straffelovens regler om seksuelle krænkelser af børn under 15 år. For særligt grove sædelighedsforbrydelser slettes oplysninger på denne attest først, når den dømte er fyldt 70. Ved seksuelt misbrug af mindre grov karakter slettes oplysningerne efter 20 år. Udleveringen kræver skriftligt samtykke fra ansøgeren. I Helsingør Kommune skal der altid indhentes børneattest for alle, der påtænkes ansat inden for områder, hvor medarbejderne skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Endvidere skal der indhentes børneattest på personer, der ikke som sådan er ansat til at have med børn at gøre, men som via deres arbejdsopgaver færdes fast på steder, hvor der er børn under 15 år, og som derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med børnene. Det samme er desuden gældende for jobtræningspersoner, aktiveringspersoner og medarbejdere ansat på særlige vilkår i f.eks. fleksjob, løntilskudsjob og lign. Børneattest skal indhentes, hvis der er tale om fast tilknytning. Ved fast tilknytning forstås, at det fra ansættelsens eller beskæftigelsens begyndelse er hensigten, at personens tilknytning skal have mere end enkeltstående eller kortvarig karakter. I disse tilfælde skal børneattest være indhentet, inden personen tiltræder som ansat eller beskæftiget. Børneattest skal under alle omstændigheder indhentes senest 3 uger efter det tidspunkt, hvor en person har været 4 Denne aftale træder i kraft den 1.7. 2002. Aftale om betaling mv. til tjenestemænd under midlertidig tjeneste i højere stilling af 22. januar 1996 med tilhørende protokollat ophæves. Særregler i de enkelte overenskomster om midlertidig tjeneste ophæves ikke ved denne aftale side 18 af 51

tilknyttet i mere 3 måneder, og inden for dette tidsrum i mindst 3 tilfælde eller i en sammenhængende periode af mere end 1 uges varighed har fungeret i en af de nævnte stillinger, forudsat at personen stadig skal være tilknyttet. Børneattest skal indhentes, før den pågældende kan ansættes og påbegynde jobbet. Det bemærkes, at ansøgere med bopæl i udlandet skal fremkomme med dokumentation fra bopælslandet med oplysninger om sædelighedsforbrydelser. Ved ansættelse af medarbejdere med bopæl i Sverige skal ansøgeren fremkomme med en belastningsregistrering vedrørende förskoleverksamhet/ skola / skolbarnomsorg fra det svenske Rigspoliti. Børneattesten må alene komme til kendskab for lederen/eller dennes stedfortræder. Inden for daginstitutionsområdet og folkeskolen er det alene en hindring for ansættelse, hvis der foreligger en straf for sædelighedsforbrydelse. Nuværende ansatte som efter eget ønske søger fra én institution i Helsingør Kommune til en anden, betragtes i denne henseende som nyansat. Såfremt en timelønnet medarbejder skal fastsættes, afgøres det ud fra en konkret vurdering, om der på ny skal indhentes børneattest. Specifikt for de enkelte områder Børn- og undervisningsområdet Skoler, dag-, fritids- og klubtilbud og private pasningsordninger har pligt til at indhente børneattest for personer, der skal fungere som: Ledere Lærere Svømmelærere Pædagoger Pædagogmedhjælpere Private børnepassere Klubpædagoger Dagplejere Dagplejepædagoger Støttepædagoger Tale/hørepædagoger side 19 af 51

Skolepsykologer Skolesekretærer Pedeller Gartnere Økonomaer Rengøringspersonale samt Andet teknisk og administrativt personale, herunder: Assistenter Afløsere Vikarer Studerende i praktik Reglerne gælder både for kommunale og selvejende daginstitutioner. Eksempler hvor der skal indhentes børneattest: Børne- og Ungeområdet Folkeskolen Inden for folkeskoleområdet skal børneattest indhentes for personer, som er indstillet til ansættelse som lærer/overlærer, børnehaveklassepersonale, støttemedhjælpere og for det øvrige personale, som f.eks. køkkenassistent, rengøringsassistent, kontorassistent, pedel, gartner og lign. Tilsvarende regler gælder for personalet ved Børnetandplejen og Børne- og Ungerådgivningen. Derudover skal der indhentes straffeattest til det offentlige for skole- og Viceskoleinspektører samt for afdelingsledere. Ungdomsskolen For personer, der ansættes i ungdomsskolen, skal der indhentes børneattest, og opmærksomheden henledes særligt på, at der for personale, som ansættes i sæsonen fra september til april, skal indhentes en fornyet børneattest hvert år i forbindelse med genansættelsen. Dagplejen og Familieplejen Inden for dagplejeområdet og familieplejeområdet indhentes børneattest og straffeattest til det offentlige for både dagplejeren/familieplejeren og børneattest for dennes ægtefælle, samlever, hjemmeboende børn og andre bosiddende på bopælen hos kommunale eller private side 20 af 51