Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 15. december 2011 kl. 17.00, Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz (ref.) Afbud: Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter Referat 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde 23. november 2011 indstilles til godkendelse og underskrift. (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 6. december er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Vedlagt revisionsprotokollat, side 209 215, udarbejdet i forbindelse med revision af byggeregnskab for afdeling 3073, ældreboliger, serviceareal og erhverv. Revisionsprotokol foreslås behandlet under dagsordenspunkt 14. Det indstilles, at revisionsprotokollat for Egelunden tages til efterretning og underskrives af bestyrelsen. Vedlagt også revisionsprotokollat, udarbejdet i forbindelse med revision af byggeregnskab for afdeling 3046 Hammelstruphus. Der henvises til bemærkningerne i protokollat. Det indstilles, at revisionsprotokollat for Hammelstruphus tages til efterretning og underskrives af bestyrelsen. 3. Strategi 2015 Status Implementeringen af organisationsbestyrelsens Strategi 2015-plan er i fuld gang og følger beslutning fra bestyrelsesmødet den 16. og 17. september om, hvilke projekter der sættes i gang i 2011 og 2012. Den nye model for projektstyring er taget i brug, og projektoversigterne og projektkontrakterne vil fremad- 12-12-2011 / sus Side 1 af 15
rettet blive tilgængelige på x3b og in3b. Projektoversigt vedlagt til orientering. Ledergruppen har strategiseminar 16. januar 2012. Formålet med ledergruppens strategiseminarer er dels at følge op på projektporteføljen, dels at underbygge det samarbejde på tværs af organisationen, som er centralt for projektstyringen og udførslen af de enkelte projekter. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Fremtidssikring Den vedtagne Strategiplan nævner ikke tydeligt, at der skal gøres en ekstra indsats på klimaområdet. 3B lægger imidlertid vægt på miljø- og energiområdet og søger at indarbejde bæredygtighed i de projekter, der gennemføres i 3B. På formandsmødet den 26. oktober blev denne problemstilling drøftet, specielt set i lyset af sommerens skybrudshændelser og de skader der er sket. På baggrund heraf har FU og direktionen drøftet dette og indstiller, at der laves en konkret indsats, som medtages under fremtidssikring. Derfor indstilles, at der ansættes en medarbejder, svarende til 1 årsværk finansieret af arbejdskapitalen til kortlægning af regnvejrsskader i afdelingerne og mulighed for at etablere lokal nedsivning af regnvand. Indstilling om klimaindsatsen vedlagt.. Indkøbspolitik Bestyrelsen havde på mødet den 13. oktober en indledende drøftelse af 3B s indkøbspolitik. På baggrund af drøftelsen har administrationen udarbejdet vedlagte forslag til indkøbspolitik til drøftelse og godkendelse. 4. Orientering om købet af Havneholmen m.m. Der vil på mødet blive orienteret om forhandlingerne med Skanska Øresund, herunder at der tidligst forventes en købsaftale ultimo januar mere sandsynligt til bestyrelsesmødet i februar 2012. 12-12-2011 / sus Side 2 af 15
Til orientering kan oplyses, at der er tilknyttet et rådgiverteam bestående af Bascon og Mtre til at hjælpe med at kvalitetssikre den tekniske side af det projekt, vi køber. Med hensyn til ejerstrukturen har vi tilknyttet vores advokat og revisor til at hjælpe med at finde den optimale ejerstruktur, specielt under hensyntagen til momsforhold. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5. Orientering og status på samarbejde med Boligkontoret Danmark Bestyrelsen har på møde den 26. juni 2011 godkendt det strategiske samarbejde med Boligkontoret Danmark (BDK). På baggrund heraf er der igangsat et samarbejde med BDK om, hvor vi med fordel kan samarbejde, både i forbindelse med indflytning i fælles nyt hovedkontor, og hvor vi ellers kan opnå synergieffekter. Notat vedlagt. For at bestyrelsen kan følge arbejdet, indstiller de to forretningsudvalg, at der nedsættes et fælles administrationsudvalg bestående af tre medlemmer fra hver af de to organisationer. FU indstiller Ellen Vedelsby, Monia Stoltz og Martin Baden til udvalget. Til orientering har de to forretningsudvalg aftalt, at der holdes fællesmøde lørdag den 10. marts. 6. Indstilling om indskudsforhøjelse 3B har senest gennemført indskudsforhøjelser i 2006 / 07. I forbindelse med seneste regnskabsafslutning har det vist sig, at der igen er behov for en regulering af indskuddene. Derfor har forvaltningsudvalget på mødet den 9. november 2011 drøftet vedlagte indstilling. I henhold til 48, stk. 2 i lov om leje af almene boliger er det muligt at forhøje dette pr. m 2. Skønnes indskuddet ikke at kunne dække rimelige udgifter til 12-12-2011 / sus Side 3 af 15
istandsættelse ved fraflytning, kan indskuddet i hele 2011 forhøjes med 211 kr. pr. m 2 uden kommunalbestyrelsens godkendelse (i 2012 er maksimumsbeløbet 222 kr. pr. m 2 ). Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedlagte indstilling om regulering af indskuddene. Det indstilles, at bestyrelsen giver kompetencen til, at administrationen fremover kan foretage forhøjelse af indskud i boligafdelingerne på grundlag af en vurdering efter de nævnte kriterier Bestyrelsen vil i så fald hvert år få en orientering om reguleringerne i det forgangne år. 7. Anvisningsaftale 3B / Københavns Kommune om Almenbolig+ Bestyrelsen har tidligere godkendt udlejningsreglerne for 1. gangs udlejningen af almenbolig+ boliger. Nu er den første familieboligafdeling taget i brug i København, hvorfor det indstilles, at anvisningen fremover følger nedenstående regler. 50 % af de ledige lejes ud efter fleksible kriterier: 1. Børnefamilier med beskæftigelse og med ønske om at bo i en bolig præget af høj grad af egen indsats (1/3 af boligerne) 2. Boligsøgende uden hjemmeboende børn med beskæftigelse og med ønske om at bo i almene boliger præget af en høj grad af egen indsats (1/3 af boligerne) 3. Boligsøgende med erfaring fra vedligeholdelse af bygninger, herunder seniorer over 55 år (1/3 af boligerne) Hvis ikke alle kan lejes ud med 1/3 inden for hvert af de tre kriterier, får boligsøgende, der opfylder et af de andre kriterier, tilbudt boligerne. Kriterierne prioriteres i disses tilfælde i 12-12-2011 / sus Side 4 af 15
henhold til ovenstående nummerering, så kriterium 1 kommer først. 25 % af de ledige boliger lejes ud til den kommunale venteliste 25 % af de ledige boliger lejes ud til den interne venteliste (oprykningsventelisten) For at sikre de bedste muligheder for et godt naboskab, opfyldelse af forudsætninger om beboernes egen indsats og en ensartet administration, skal beboere og borgere fra den kommunale venteliste, der ønsker at flytte med beboerfortrinsret, også opfylde samme godkendelsesskema og godkendes efter de samme kriterier. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovenstående anvisningsregler for Almenbolig+ afdelinger i Københavns Kommune. Sagsfremstilling vedlagt. 8. Anvisningsaftale 3B / Herlev kommune om Almenbolig+ Det første Almenbolig+ byggeri i Herlev Kommune er nu begyndt, og i forbindelse med den kommende udlejning af boligerne skal der indgås en anvisningsaftale med Herlev Kommune om anvisningsreglerne. Derfor indstilles, at der anvendes følgende principper, ved genudlejning: 50 % af de ledige lejes ud efter fleksible kriterier: 1. Børnefamilier med beskæftigelse og med ønske om at bo i en bolig præget af høj grad af egne indsats (1/3 af boligerne) 2. Boligsøgende uden hjemmeboende børn med beskæftigelse og med ønske om at bo i almene boliger præget af en høj grad af egen indsats (1/3 af boligerne) 3. Boligsøgende med erfaring fra ved- 12-12-2011 / sus Side 5 af 15
ligeholdelse af bygninger, herunder seniorer over 55 år (1/3 af boligerne) Hvis ikke alle kan lejes ud med 1/3 inden for hvert af de tre kriterier, får boligsøgende, der opfylder et af de andre kriterier, tilbudt boligerne. Kriterierne prioriteres i disses tilfælde i henhold til ovenstående nummerering, så kriterium 1 kommer først. 25 % af de ledige boliger lejes ud til den kommunale venteliste 25 % af de ledige boliger lejes ud til den interne venteliste (oprykningsventelisten) Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovenstående principper for anvisning i forbindelse med genudlejning. Udkast til anvisningsaftale med Herlev Kommune indstilles til godkendelse. Sagsfremstilling vedlagt. 9. Evaluering Fælleskonference 2011 Fælleskonferencen 2011 var på flere områder ændret fra de forrige år som et forsøg på at tiltrække flere beboerdemokrater, flere nye ansigter samt flere afdelinger. Bestyrelsen besluttede derfor efter oplæg fra kursusudvalget at finde et nyt og mindre sted samt skære længden ned fra tre til to dage. Fælleskonferencen blev derfor i år holdt på Comwell Borupgaard i Snekkersten og både arrangører og deltagere har evalueret stedet positivt. Derudover blev konferencen flyttet til at starte lørdag morgen og slutte søndag til frokost. I 2010 var deltagerantallet 86 fordelt på 29 afdelinger. 12-12-2011 / sus Side 6 af 15
I 2011 var deltagerantallet 92 fordelt på 28 afdelinger. Altså betød den kortere konference ikke umiddelbart flere deltagere, ligesom stedet heller ikke kan siges at have gjort den store forskel. Men udover de tørre tal på det samlede antal deltagere var der i år en del nye ansigter. Evaluering vedlagt til orientering. /. Da Fælleskonferencen er en stor udgift for foreningen, har administrationen set på en anden fremtidig model herfor, som er vedlagt, og som indstilles til drøftelse. 10. Evaluering formandsmøde 26. oktober Formandsmødet den 26. oktober havde deltagelse af mere end 40 afdelingsbestyrelsesmedlemmer fordelt på 24 afdelinger. Det viser, at der er stor interesse for disse møder. Temaet for mødet var strategi 2015. På baggrund af oplæg fra FU var der god debat, og der kom flere input til bestyrelsens videre arbejde med strategien. Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer mødet. 11. Evaluering repræsentantskabsmøde 23. november Repræsentantskabsmødet havde deltagelse af 88 medlemmer fordelt på 27 afdelinger. Mødet forløb uproblematisk uden nævneværdig debat. Hverken formandens orientering eller forelæggelsen af budgettet gav anledning til debat. Referat fra mødet vedlagt til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mødets afvikling. 12. Kontaktpersonordningen Udvalget for demokrati og trivsel har behandlet kontaktpersonordningen ud fra et ønske om at gøre ordningen mere synlig og anvendt med den hensigt at styrke beboerdemokratiet og den helhedsorienterede udvikling i lokalområderne. 12-12-2011 / sus Side 7 af 15
På baggrund heraf indstilles en ændret praksis for kontaktpersonordningen.. Demokrati- og trivselsudvalget indstiller vedlagte oplæg til drøftelse og godkendelse. Konsekvensen af indstillingen vil være, at der ydes kørselsgodtgørelse til kontaktpersonerne. Byggesager 13. Østerhøj ventilationssystem Der er i løbet af 2009/2010 etableret og igangsat et nyt simpelt udsugningsanlæg i Østerhøj på baggrund af et pålæg fra Ballerup Kommune, idet der var et stort antal tilfælde af skimmelsvamp i afdelingen. Vi har modtaget en del henvendelser om, at der blev suget for kraftigt, at der er opstået træk i boligerne, og at det nogle steder har været svært at holde varmen i lejlighederne. Afdelingsbestyrelsen har fremsat en anmodning om at få økonomisk kompensation for det øgede varmeforbrug, og på baggrund af dette har vi i samarbejde med afdelingsbestyrelsen igangsat et forsøg med at nedsætte mængden af luft, der suges ud via ventilationsanlægget. Det indstilles, at afdelingen bevilges en kompensation på 25.000 kr. på grund af fejlregulering af det nye ventilationssystem. Sagsfremstilling vedlagt. 14. Indstilling vedr. Egelunden, byggeregnskab og dækning af overskridelse Indstilling eftersendes. 15. Indstilling om garantistillelse via dispositionsfonden for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan i 3032 Folehaven Med baggrund i projekt med efterisolering af gavle i afdelingen, er der fremkommet ønske fra afdelingsbestyrelsen om at få udarbejdet en samlet fremtids- 12-12-2011 / sus Side 8 af 15
sikringsanalyse og helhedsplan, der kan prækvalificeres i Landsbyggefonden. Med helhedsplanen ønskes et samlet overblik over, hvilke tiltag der kan sikre, at afdelingen også fremadrettet vil være et attraktivt sted at bo. Udgifterne til udarbejdelse af materiale til brug for prækvalifikation skønnes at udgøre 750.000 kr. Bestyrelsen har tidligere godkendt, at 3B garanterer for udgifterne i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplaner, men at der skal søges herom i hvert enkelt tilfælde. På baggrund heraf indstilles, at bestyrelsen stiller garanti via dispositionsfonden for afholdelse af udgiften til prækvalifikation, i alt 750.000 kr. Hvis sagen gennemføres afholdes udgiften over byggesagen. Sagsfremstilling vedlagt 16. Indstilling om garantistillelse via dispositionsfonden for beløb vedr. udarbejdelse af helhedsplan i Toftegård I samarbejde med afdelingsbestyrelsen er der igangsat arbejde med en helhedsplan med henblik på at kunne blive prækvalificeret til renoveringsstøtte. Helhedsplanen omfatter blandt andet, at der er konstateret et byggeteknisk forfald af de 91 tagboliger, der blev sat på de gule blokke for ca. 20 år siden. Desuden omfatter planen det hævede grundvandsspejl, som kan skyldes kommunens stop af grundvandspumper, og som fører til vandindstrømning og forøget fugt i samtlige kældre og på sigt risikerer at destabilisere fundamenterne i en del af bebyggelsen. Afdelingsbestyrelsen har godkendt, at der gennemføres en fremtidssikring for at få klarlagt alle de nødvendige projekter i afdelingen. Udgifterne til udarbejdelse af materiale til brug for prækvalifikation skønnes at udgøre 500.000 kr. 12-12-2011 / sus Side 9 af 15
Bestyrelsen har tidligere godkendt, at 3B garanterer for udgifterne i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplaner, men at der skal søges herom i hvert enkelt tilfælde. På baggrund heraf indstilles, at bestyrelsen stiller garanti via dispositionsfonden for afholdelse af udgiften til prækvalifikation, i alt 500.000 kr. Hvis sagen gennemføres afholdes udgiften over byggesagen. Sagsfremstilling vedlagt. 17. Indstilling om garantistillelse via dispositionsfonden for beløb vedr. udarbejdelse af helhedsplan i Australiensvej Afdeling Australiensvej har siden 2008 arbejdet med en helhedsplan, som blandt andet indeholder sammenlægning af lejligheder. Helhedsplanen er indsendt til Landsbyggefonden og forventes prækvalifificeret i 2012. Udgifterne til udarbejdelse af materiale til brug for prækvalifikation skønnes at udgøre 500.000 kr. Bestyrelsen har tidligere godkendt, at 3B garanterer for udgifterne i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplaner, men at der skal søges herom i hvert enkelt tilfælde. På baggrund heraf indstilles, at bestyrelsen stiller garanti via dispositionsfonden for afholdelse af udgiften til prækvalifikation, i alt 500.000 kr. Hvis sagen gennemføres afholdes udgiften over byggesagen. Sagsfremstilling vedlagt 18. Benyttelse af trækningsretsmidler ved etablering af solcelleanlæg i 3067 Jægerbo Seniorbofællesskabet 3067 Jægerbo ønsker at etablere et solcelleanlæg på taget af fælleshuset til produktion af elektricitet til det fælles el-forbrug. Dette forbrug udgør ca. 8 kwh pr. år. 12-12-2011 / sus Side 10 af 15
Projektets formål er at nedbringe CO 2 udslippet med ca. 5 tons årligt, at nedsætte udgiften til det fælles elforbrug samt at blive uafhængig af markedsprisen på elektricitet i fremtiden. Den samlede investering er budgetteret til i alt at udgøre 300.000 kr. Da projektet ligger inden for reglerne i 3B for brug af trækningsret, indstilles, at foreningen giver et tilskud på 100.000 kr. svarende til 1/3 af den samlede anlægsudgift. Sagsfremstilling vedlagt. 19. Nybyggerier Til bestyrelsens orientering er vedlagt en statusorientering for de igangværende og kommende nybyggerier. Orienteringspunkter 20. Fraflytningsstatistik 3. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdoms- og ældreboliger i 1., 2.og 3. kvartal 2011. Som det fremgår af fraflytningsstatistikken, er den samlede fraflytningsprocent stort set uændret i forhold til 2. kvartal. I 19 boligafdelinger har der ingen fraflytninger været i 3. kvartal Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Indflytningsstatistik 3. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i perioden 1. juli 2011 til 30. september 2011. Heraf fremgår det, at der i alt har været 270 indflytninger. Heraf er 75 stk. lejet ud via intern/ekstern venteliste 61 stk. lejet ud via fleksibel udlejning 12-12-2011 / sus Side 11 af 15
123 stk. lejet ud via kommunen 2 stk. anvist via byfornyelsen 7 stk. foregået via ansøgning om bytning 1 stk. lejet ud via reglerne for boliggarantibevis Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Restancer og udsættelser 3. kvartal Til bestyrelsen er vedlagt statistik over restancer og udsættelser for 3. kvartal 2011. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling vedlagt Rykkerstatistik vedlagt 23. Udlejningssituationen Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 30. september, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 30. september 634.416,25 kr. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Rådmandsbo, Dyvekevænget, Blækhuset og Brohuset. I Egedalsvænge er der syv ledige ungdomsboliger. Her er indgået med DTU, hvor de i forbindelse med studiestart i august/september 2011 har fået ni ungdomsboliger til udlejning. I Rådmandsbo er en bolig ledig. Den har været sendt i tilbud til mange, og lejekontrakt er sendt til flere, uden de har ønsket boligen alligevel. Den er dog lejet ud fra den 15. september. I Dyvekevænget er en ledig bolig. Den har været svær at leje ud, men er dog lejet ud fra den 1. november. I Blækhuset er en bolig ledig. Den har været meget svær at leje ud, men er dog lejet ud fra den 1. november. Årsagen er, at der var handicapegnet 12-12-2011 / sus Side 12 af 15
køkken, som nu er skiftet. I Brohuset er to ledige boliger. De er lejet ud henholdsvis fra den 15. august og 1. september. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Status for tomgang er vedlagt 24. Information om udlejningssituationen i Signalgården Signalgården er taget i brug den 1. december 2011. Til bestyrelsens orientering er der ultimo november følgende oplysning om udlejningssituationen: I 44 boliger er lejekontrakten underskrevet og kontraktbeløbet betalt 1 bolig mangler kontrakten og kontaktbeløbet fra ansøgeren 4 boliger er ansøgerne sendt til kommunal godkendelse i Københavns Kommune 4 boliger er igen sendt i tilbud til ansøgerne Årsagen til, at fire lejemål ikke er lejet ud, er blandt andet at: Der er holdt tre møder inden indflytning med de kommende beboere. Efter disse møder har nogle valgt ikke at ville bo i en boligafdeling, præget af en høj grad af egen indsats Boligerne har skullet været lejet ud til kriteriet seniorer over 55 år fra Københavns Kommune. Det har vist sig, at nogle af ansøgerne ikke har villet bo i Signalgården, da boligerne har indvendige trapper Det forventes at de sidste boliger er lejet ud inden udgangen af december. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Status boligsociale helhedsplaner Vedlagt status og orientering om de boligsociale helhedsplaner. 12-12-2011 / sus Side 13 af 15
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Orientering om valg af forsikringsleverandør Bestyrelsen drøftede på bestyrelsesmødet den 13. oktober resultatet af forsikringsudbuddet og bemyndigede på baggrund af drøftelsen FU til at afslutte valget af forsikringsleverandør. FU har godkendt valget af ALKA i forbindelse med nedenstående forsikringer: Bygningsforsikring ekskl. rør- og stikledningsdækning Løsøreforsikring Arbejdsskadeforsikring Teknisk forsikring (IT, EDB, bredbånd, antenner m.m.) Produkt- og ansvarsforsikring Motorkøretøj Kollektiv ulykke Vedr. selvrisiko videreføres nuværende tegning. Der tegnes ikke rør- og stikledningsdækning. Entrepriseforsikring placeres i CODAN. Glasforsikring placeres i Dansk Glas. FU indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Personalepolitisk regnskab mål og resultater for 2010 Hvert år udarbejdes opgørelse over personalepolitiske nøgletal i 3B. De fleste målsætninger har været fastsat til 2010, og flere er blevet opfyldt. Personaleomsætningen er mindre end målet Personaleomsætning mål: max 10 % Hele 3B 2010: 9,2 % (2009 10,9 %) 12-12-2011 / sus Side 14 af 15
Sygefraværet er godt det samme som målet Sygefravær mål: max. sygefravær ekskl. langtidssygdom 3 % 2010 3,1 % (2009 3,2) Vi har en udfordring i forhold til, at medarbejderstaben ønskeligt skal bestå af mindst 10 % med en anden etnisk baggrund end dansk Mangfoldighed mål: min. 10 % ansatte med anden etnisk baggrund end dansk 2010-7,1 % (2009 9 %) I 2011 er der øget fokus på, at alle medarbejdere får gennemført en MUS, da gennemførelsesraten har været nedadgående i 2010 MUS mål: gennemførelsesrate på 100 % 2010 88,4 % gennemført (2009 97,1) Med strategi 2015 kommer automatisk øget fokus på strategisk kompetenceudvikling for alle medarbejdere i 3B, hvilket forventeligt giver et højere antal udviklingsdage pr. medarbejder fra 2011 Kompetenceudvikling mål: gns. 5 udviklingsdage pr. medarbejder pr. år 2010 3,6 (2009 4,2) Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Personalepolitisk regnskab 2010 vedlægges til orientering. 28. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Repræsentantskabsmøde i BL Fra direktionen: Andre: 29. Øvrigt 12-12-2011 / sus Side 15 af 15