Åben referat Folkeoplysningsudvalget Fritid og Kultur Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 16:00 Mødet afsluttet: kl. 18:20 Mødested: Mødelokale 222 Fraværende: Jens-Erik Bonné, Henrik Kudahl og Henning Sigsgaard Kirsten Højrup forlod mødet kl. 16.30 under pkt. 1 Lasse Kristensen forlod mødet kl.. 16.45 og deltog i behandlingen af pkt. 1 Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Budget for folkeoplysningsområdet for 2017 og overslagsårene 2018-2020 2 2 Timefordeling kommunale haller, Gymnastiksale, Vandhuset og UCN's 4 svømmehal for sæson 2016/2017 3 Lokaletilskud til leje af omklædningsrum i Tannisbugthallen 8 4 Vedtægtsændringer for børne- og ungdomsklubberne i Kulturcenter 10 Vendsyssel 5 Orienteringssager 14
Side 2. 00.30.00-Ø00-5-16 1. Budget for folkeoplysningsområdet for 2017 og overslagsårene 2018-2020 Resumé Opfølgning på mødet med Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget den 2. maj 2016, der var tilrettelagt som en for-høring i forhold til budget 2017-2020. Sagsfremstilling Folkeoplysningsudvalget deltog i møde med Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget den 2. maj 2016 med henblik på drøftelse af budget 2017-2020. Baggrunden for mødet var, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget som led i den samlede budgetproces skal beskrive omprioriteringsmuligheder inden for det samlede fritids- og kulturområde for mindst 5,000 mio. kr. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget har blandt andet på tidligere møde drøftet følgende: Folkeoplysningsområdet har i den seneste tid været genstand for mange drøftelser, særligt i forhold til styringen af lokaletilskudsdelen. Det foreslås, at det drøftes, hvordan der skal arbejdes med folkeoplysningsområdet i budgetprocessen, eksempelvis i forhold til 25-årsreglen og principper for tildeling af lokaletilskud. Folkeoplysningsudvalget vedtog i møde den 25. april 2016, at Folkeoplysningsudvalget på mødet med Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget den 2. maj 2016 ville gøre opmærksom på følgende: "Der bør ikke gennemføres besparelser på folkeoplysningsområdet, da Hjørring Kommune fortsat bør medvirke til at skabe et bæredygtigt grundlag for foreningslivet, der er kendetegnet af en stor indsats af mange frivillige ildsjæle. Folkeoplysningsudvalget vil dog gerne bidrage til at udarbejde en langtidssikret strategi i forhold til udvikling og eventuel rationalisering af elementer indenfor området i form af f.eks. driftsoptimering
harmonisering samdrift hvad giver mest værdi for pengene lever man op til forudsætninger takstændringer". Side 3. Lovgrundlag Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller at Folkeoplysningsudvalget drøfter budget for folkeoplysningsområdet som opfølgning på mødet med Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget. Beslutning Drøftedes. Genoptages, når der foreligger høringsmateriale fra Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget.
Side 4. 18.15.12-G01-1-16 2. Timefordeling kommunale haller, Gymnastiksale, Vandhuset og UCN's svømmehal for sæson 2016/2017 Resumé Stillingtagen til fordeling af timer i kommunale haller, gymnastiksale, Vandhuset og UCN's svømmehal for sæson 2016/2017. Sagsfremstilling Stillingtagen til fordeling af timer i kommunale haller, gymnastiksale, Vandhuset og UCN's svømmehal for sæson 2016/2017. Kommunale lokaler stilles vederlagsfrit til rådighed med el, varme, rengøring og fornødent udstyr. Efter lovens bestemmelser er der dog mulighed for at opkræve gebyr for benyttelsen, hvis der ydes minimum et tilsvarende beløb til foreningers egne eller lejede lokaler. Byrådet har på den baggrund vedtaget en gebyrordning for haller og gymnastiksale: Gebyrer iflg. takstblad for 2016: Idrætshal: 104 kr. /time Svømmehal: 155 kr./time (UCN's svømmehal) Træningssal: 63 kr./time Gymnastiksal: 42 kr./time Kommunale bevægelseslokaler over 800 m2 med badefaciliteter og fast installeret udstyr, der ejes af foreningen: 150 kr./time Vandhuset - 25 m: 33 kr. pr. bane pr. time Vandhuset - 50 m: 66 kr. pr. bane pr. time Vandhuset - varmtvandsbassin: 128 kr. pr. time Kommunale lokaler, der stilles fuldt ud til rådighed for en forening, som en fast ordning eller for en tidsbegrænset periode: maks. betaling af den gældende takst for lokalet i 14 timer pr. døgn. Foreningerne har haft mulighed for at indgive deres ønsker om timer i bookingportalen for sæson 2016/2017 i perioden 1. marts 2016 til og med 31. marts 2016. Herefter er der foretaget gennemgang af konflikterne, som i år har været i et mindre omfang. Derfor er der ved hver konflikt taget kontakt til den bookingansvarlige i foreningen samt efterfølgende aftalt en ændring/tilpasning. Oversigt
over udredte konflikter samt forslag til fordeling af timer for sæson 2016/2017 er vedlagt som bilag. Side 5. Konflikterne er udredt efter følgende principper: prioriteringsrækkefølgen i Folkeoplysningsloven: 1. aktiviteter for børn og unge 2. folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil 3. aktiviteter for voksne "samme fremgangsmåde som sidste/tidligere år" foreninger i lejede lokaler tænkes ind i kommunale lokaler/haller. Herudover er det vurderet at med redskaber/udstyr i alle kommunale haller til alle gængse idrætsgrene har det ikke været hensigtsmæssigt at samle idrætsgrene i enkelte haller, og dermed sprede foreningens aktiviteter. Der er dog kun mulighed for basketball på højt niveau i Lundergårdhallen og Hallen, Park Vendia - samt for floorball i Hallen, Park Vendia og på UCN. Følgende foreninger har afgivet ønske om timer i kommunale haller indenfor tidsrummet kl. 08.00-15.30: Senior Motion (torsdage i Hallen, Park Vendia og aktivitetssal 2, mødelokale 1) IFS (mandage, onsdage, torsdage i Hallen, Park Vendia) Timer til stævner o.lign. har fortrinsret i weekenderne fra lørdage kl. 12. har pt. jvf. gældende aftale med Fortuna rådighed over hal 2 i "Fortunahallerne" på følgende tidspunkter: Mandage 15.30-23.00 Tirsdag 15.30-23.00 Onsdag 16.30-23.00 Torsdag 15.30-23.00 Fredag 14.30-23.00 har udover ovenstående tidsrum rådighed over 146 timer i Fiberhallen, som benyttes til trænings- og stævnetimer. Skolerne er tilbudt samme tider i haller, Vandhuset og UCN's svømmehal for næste skoleår som i indeværende skoleår. Det har pt. ikke givet anledning til de store ændringer eller konflikter.
UCN's svømmehal: Side 6. har indgået en overenskomst med UCN, der betyder at kommunen kan disponere over 1.352 timer i UCN's svømmehal pr. år. Hvis kommunen ønsker at anvende yderligere timer er prisen 515 kr. pr. time (2016-priser). Skolerne har ønsket 29 timer om ugen i UCN's svømmehal svarende til 1.149,5 timer i skoleåret 2016/2017 (er rettet ned til 1.079 timer). Nordjysk Dykkerklub har ønsket 4,5 time om ugen i perioden 1. oktober 2016 til og med 31. marts 2017 i UCN's svømmehal svarende til 91,5 timer om året. Foreningen har ikke mulighed for at anvende Vandhuset på grund af dybden i bassinet. (Ansøgningen fra Nordjysk Sportsdykkerklub om udvidelse af timetallet med 40 årlige timer for sæsonen 2016/2017 er godkendt af Folkeoplysningsudvalget 17. marts 2016). S68 har ønsket 11 timer om ugen i UCN's svømmehal svarende til 398,5 timer i sæson 2016/2017. S68 ønsker at afholde svømmeskole i UCN's svømmehal jvf. tidligere ansøgning behandlet i FOU den 27. juni 2013. Svømmeskolens aktiviteter ligger på hverdage mellem kl. 16.30-18.00/18.30. Hjørring Hallerne har flg. bemærkning til ansøgningen: "S68 ønsker at anvende UCN til deres svømmeskole som vedrører børn i alderen 3-6 år, som dermed har brug for forældrenes hjælp til bl.a. omklædning/badning, hvilket resulterer i rigtig mange mennesker i omklædningen på en gang. Størrelsen på Vandhusets omklædningsrum giver en stor udfordring med mange mennesker på samme tid og går derfor ud over de øvrige offentlige gæster som kommer i Vandhuset. S68 har ønsket tider om søndagen i UCN til et hold kun for kvinder og som et lukket hold hvilket vi ikke kan tilbyde i Vandhuset". Nedenfor vises de ønskede timer i UCN's svømmehal for sæson 2016/2017 samt for indeværende sæson: Timer sæson 2016/2017 Timer sæson 2015/2016 Overenskomst med UCN 1.352 1.352 Skolernes brug 1.079 1.079 Rest 273 273 Ønsker Nordjysk Sportsdykkerklub 91,5 52,5(+ekstra bevilling på 40 timer) Ønsker S68 398,5 373 Rest -217-180,5
Side 7. De ønskede timer i UCN's svømmehal for både skolernes brug samt foreninger giver et merforbrug på 217 timer til yderligere afregning. Lovgrundlag Folkeoplysningslovens kapitel 6 om anvisning af lokaler og udendørsanlæg. Overenskomst mellem og UCN. Økonomi Udgifterne til 217 timer af de ønskede timer i UCN's svømmehal afregnes med 515 kr. pr. time svarende til 111.755 kr. (herfra trækkes gebyrindtægt på ca. 34.000 kr., hvorfor nettoudgiften på lokaletilskudsbudgettet vil være 77.755 kr.) Merudgiften i forhold til sæsonen 2015/2016 vil være ca. 13.000 kr. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger: Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller at timerne fordeles i henhold til Hjørring Hallernes forslag for sæson 2016/2017 at foreningstimer i tidsrummet 08.00-15.30 fordeles i henhold til forslag for sæson 2016/2017 at ønskerne for Nordjysk Sportsdykkerklub og S68 godkendes. Beslutning Indstillingen godkendes. Bilag
Konflikter2016-2017 Årsbooking oversigt 2016-2017 Side 8. 18.14.00-A00-4-14 3. Lokaletilskud til leje af omklædningsrum i Tannisbugthallen Resumé Stillingtagen til henvendelse fra Bindslev-Tversted Idrætsforening om lokaletilskud til leje af omklædningsrum i Tannisbugthallen. Sagsfremstilling Bindslev-Tversted Idrætsforening har henvendt sig til forvaltningen med anmodning om, at der laves en aftale om tilskud til foreningens leje af omklædningsrum i Tannisbugthallen. Hirtshals Kommune, Tannisbugthallen og Bindslev-Tversted Idrætsforening blev ved møder i slutningen af 80-erne enige om, at idrætsforeningen skulle anvende Tannisbugthallens omklædningsfacilteter mm. i stedet for at opføre et klubhus med omklædningsrum til primært fodboldafdelingen. Aftalen indebar ligeledes, at Hirtshals Kommune skulle betale en årlig husleje til Tannisbugthallen. Beløbet er fremskrevet og s betaling udgjorde i 2014 samlet 214.483 kr. I forbindelse med lokaletilskudsanalysen i 2014 blev det af Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget besluttet, at aftalen skulle udfases over en periode på 3 år, således at aftalen helt ophører med udgangen af 2016 (1. halvår 2016 er huslejen nedsat med 67% og 2. halvår med 83% af den oprindelige husleje). Huslejen i 2016 udgør således i alt 54.000 kr. Bindslev-Tversted Idrætsforening fremfører ønske om, at der i stedet laves en aftale fra 2016, hvor Tannisbugthallen opkræver et årligt beløb ved foreningen, og foreningen herefter modtager tilskud på 70% af udgiften. Forvaltningen har foretaget sammenligning med øvrige klubber og foreslår, at der som en midlertidig ordning for 2016 godkendes, at Bindslev-Tversted Idrætsfor-
ening får tilskud til en husleje i 2016 på 168.000 kr. (tilskud 70% af 168.000 kr. = 118.000 kr.) Side 9. Lovgrundlag Folkeoplysningslovens kap. 7 vedr. tilskud til private lokaler. Økonomi Udgifterne kan opgøres således: Gl. aftale (udfaset med udgangen af 2016) Husleje 2016 Kommunens udgift 2016 54.000 kr. 54.000 kr. Ny aftale 168.000 kr. 118.000 kr. Merudgifter ved indførelse af ny aftale for 2016 64.000 kr. Merudgifterne på 64.000 kr. skal afholdes af den samlede ramme for Folkeoplysningsudvalget. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller at der tages stilling til, om der etableres en midlertidig ordning for 2016, således at foreningen ligestilles med øvrige foreninger. Ordningen indstilles i givet fald kun godkendt for 2016, da der forventes indført en ny ordning med virkning fra 2017 for foreningerne i vedr.
opkrævning af gebyr og tilskud ved benyttelse af omklædningsrum og andre faciliteter i tilknytning til fodbold. Side 10. Beslutning Det godkendes, at der etableres en midlertidig ordning for 2016, således at foreningen ligestilles med øvrige foreninger. 18.14.10-P21-1-16 4. Vedtægtsændringer for børne- og ungdomsklubberne i Kulturcenter Vendsyssel Resumé Stillingtagen til godkendelse af vedtægter for Børne- og Ungdomsklubberne i Kulturcenter Vendsyssel. Sagsfremstilling Der foreligger ændrede vedtægter for Børne- og Ungdomsklubberne i Kulturcenter Vendsyssel. I følgende paragraffer er der foretaget ændringer: (tidligere bestemmelser er nævnt i parentes). 1. Navn. Børne- og ungdomsklubberne i Kirken i Kulturcenter Vendsyssel (Tidligere: Baptisternes Børneklub, Tårs). 2. Hjemsted. Foreningen er hjemmehørende i Kirken i Kulturcenter Vendsyssel, Sæby Landevej 417, 9830 Tårs, i (Tidligere: hjemmehørende i Tårs, ). 3. Formål. Foreningens formål er at give børn og unge mulighed for at samles i et sundt og aktiverende miljø, hvor de møder evangeliet og de kristne værdier (Tidligere: Foreningens formål er at give børn og unge i Tårs og omegn mulighed for at
samles i et sundt og aktiviserende miljø, hvor de møder evangeliet og de kristne værdier). Side 11. 4. Tilhørsforhold. Foreningen er oprettet af Kirken i Kulturcenter Vendsyssel - herefter benævnt "kirken", og er en gren af kirkens arbejde og arbejder i tilknytning hertil. Foreningen aflægger årsberetning til kirken. Foreningen er desuden tilknyttet landsforbundet BBU - Baptisternes Børne- og Ungdomsforbund (Tidligere: Foreningen er oprettet af Østervrå Baptistmenighed og er en gren af menighedens arbejde i Tårs og arbejder i tilknytning hertil. Foreningen aflægger årsberetning til menigheden. Foreningen er desuden tilknyttet landsforbundet BBU - Baptisternes børne- og Ungdomsforbund). 5. Medlemmer Foreningen er åben for alle børn og unge mellem 6 og 25 år. Indmeldelsesblanket skal underskrives af forældre/hjemmet. Bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere kan dog være over 25 år. Medarbejderne i foreningen er frivillige og ulønnede. (Tidligere: Foreningen er åben for alle børn og unge i klubalderen (4-17 år). Indmeldelsesblanket skal underskrives af forældre/hjemmet. Bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere kan dog være over 18 år. Medarbejderne i klubben er frivillige og ulønnede. 6. Generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Alle medlemmer har stemmeret. Indkaldelse til generalforsamling sker ved opslag i Kirken i Kulturcenter Vendsyssel med 14 dages varsel og afholdes hvert år i januar. På generalforsamlingen fastsættes kontingentet efter indstilling fra bestyrelsen. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes efter beslutning i bestyrelsen, eller efter krav fra 1/4 af medlemmerne eller fra kirken (Tidligere: Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Alle klubmedlemmer har stemmeret. Indkaldelse til generalforsamling sker ved opslag i klublokalet med 14 dages varsel, og afholdes hvert år i januar. På generalforsamlingen fastsættes kontingent efter indstilling fra bestyrelsen. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes efter beslutning i bestyrelsen, eller efter krav fra 1/3 af medlemmerne eller fra baptistmenigheden). 7. Ledelse. Foreningen ledes af en bestyrelse, som vælges på generalforsamlingen. Bestyrelsen skal min. udgøres af 5 personer. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, sekretær og kasserer. Bestyrelsen kan dog vælge en kasserer udenfor bestyrelsen, uden stemmeret. Alle bestyrelsesmedlemmer er på
valg hvert år. Formanden skal være medlem af kirken. Bestyrelsen fører referat over sine beslutninger. (Tidligere: Foreningen ledes af en bestyrelse, som vælges på generalforsamlingen. Bestyrelsen skal min. udgøres af 5 personer. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, sekretær og kasserer. Bestyrelsen kan dog vælge en kasserer udenfor bestyrelsen, uden stemmeret. Alle bestyrelsesmedlemmer er på valg hvert år. Formanden skal være medlem af menigheden. Bestyrelsen fører referat over sine beslutninger). Side 12. 8. Økonomi. Bestyrelsen er ansvarlig for foreningens økonomi. Regnskabet som følger kalenderåret skal godkendes af generalforsamlingen. Regnskabet skal ved fremlæggelsen på generalforsamlingen være revideret af kirkens revisorer. (Tidligere: Bestyrelsen er ansvarlig for foreningens økonomi. Regnskabet som følger kalenderåret skal godkendes af generalforsamlingen. Regnskabet skal ved fremlæggelsen på generalforsamlingen være revideret af menighedens revisorer. Forvaltningen har i øvrigt hæftet sig ved følgende, der er uændret i forhold til tidligere: 11. Opløsning: Ved opløsning af foreningen er samme fremgangsmåde som i 10. Eventuelle aktiver anvendes i forhold til foreningens formål efter bestyrelsens nærmere vedtagelse. Lovgrundlag Folkeoplysningsloven, herunder specielt kapitel 2. Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser
Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller at foreningen indkalder til ekstraordinær generalforsamling med henblik på at foretage følgende vedtægtsændringer: Side 13. 6. Generalforsamling. Der indarbejdes en tilføjelse til bestemmelsen "Indkaldelse til generalforsamling sker ved opslag i Kirken i Kulturcenter Vendsyssel med 14 dages varsel" med henblik på at sikre, at indkaldelsen når ud til alle medlemmer - og dermed sikre opfyldelse af kravet om demokratiske valg til foreningens bestyrelse. 6. Generalforsamling: Bestemmelsen ændres, således at der ikke indkaldes til generalforsamling efter krav fra kirken, da det alene er medlemmer og bestyrelsen, der kan stille krav om indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling. 11. Opløsning. Bestemmelsen ændres med henblik på at sikre, at et eventuelt overskud, der er opstået ved deltagerbetalingen ved foreningens virksomhed efter den lov, tilfalder almennyttige formål. Desuden indstilles, at foreningen indsender en beskrivelse af de folkeoplysende aktiviteter i foreninger. Vedtægterne forelægges efterfølgende til godkendelse i Folkeoplysningsudvalget. Beslutning Forslag til ændringer fremsendes til foreningen. Folkeoplysningsudvalget vil på baggrund af en tilbagemelding fra foreningen og oversigt over folkeoplysende aktiviteter efterfølgende tage stilling til godkendelse af vedtægterne. Bilag Vedtægter for Børne- og ungdomsklubberne i Kirken i Kulturcenter Vendsyssel i Sæsing.doc Gl. vedtægter for Baptisternes Børneklub i Tårs 18.14.00-G01-1-14
5. Orienteringssager Side 14. Sagsfremstilling Orientering fra formanden Der er indkommet henvendelse fra Tokon vedr. Idrætsprisen, da foreningen ikke er tilfreds med, at ikke alle de indstillede er nomineret til prisen for særligt bemærkelsesværdige præstationer. Folkeoplysningsudvalget drøftede henvendelsen, men fandt ikke anledning til at ændre afgørelsen. Store Fritidsdag i Højene lørdag den 21. maj 2016. Arrangement 1. juni 2016 i Idrætscenter Vendsyssel for fodboldklubber vedr. harmonisering af gebyr og lokaletilskud for brug af omklædningsrum mv.. Medlemmerne inviteres til at deltage. Udmelding fra Kulturminister Bertel Haarder om planlagt opstramning af Folkeoplysningsloven. Orientering fra medlemmerne Ib Rævdal orienterede om, at 2 grupper fra KFUM-Højene har vundet kvalifikationen og skal deltage i finalen til DM i Spejder. Ib Rævdal orienterede om, at der i DUF s blade er interessante artikler om Unge fremmer demokrati i Verden og Integration. Jette Andersen inviterede til Pokalfinale mellem Brøndby og Fortuna på Stadion den 21. maj 2016. Heidi Villadsen inviterede til landskamp for Old Boys-landsholdet i Sindal 27. maj 2016. Orientering fra forvaltningen Orientering om Naturmøde.
Underskrifter Side 15. Børge Bech Claus Højrup Kirsten Højrup Birgitte Pedersen Anders Weirum Ib Rævdal Klaus Isager Jette Andersen Lasse Kristensen Heidi Villadsen