GLOSTRUP KOMMUNE Referat Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg Mødedato: Torsdag den 8. oktober 2015 Mødetidspunkt: kl. 19.00 Mødelokale: Medlemmer: Møderum 3, Glostrup Fritidscenter Formand Frank Fischer (Idrætsforeningerne) Næstformand Morten Schumann (Idrætsforeningerne) Steen Jensen (Idrætsforeningerne) Tommy Karlsson (Idrætsforeningerne) Ib Christiansen (Øvrige foreninger) Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene) Leif Meyer Olsen (KB), Lisa Ward (KB) Thomas Bo Jensen (Folkeskolerne) Allan Jensen (GIA), Sussi Nørgaard (GIA) Afbud: Ib Christiansen (Øvrige foreninger) Tommy Karlsson (Idrætsforeningerne) Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene) Allan Jensen (GIA)
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsordenen... 3 2. Officielle lukkedage 2016... 3 3. Gennemgang af ordensregler for Glostrup Idrætsanlæg... 4 4. Udviklingsplan 2016... 4 5. Indsigelser i forbindelse med rotation i haller og sale... 5 6. Forbrugsoversigt pr. 30. september 2015.... 5 7. Meddelelser fra formanden... 6 8. Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg... 6 9. Meddelelser fra øvrige... 7
1. Godkendelse af dagsordenen Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Godkendt 2. Officielle lukkedage 2016 Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen / Kulturudvalget På baggrund af oversigten over lukkedage de foregående år har Glostrup Idrætsanlæg udarbejdet en revideret oversigt over officielle lukkedage i 2016. Skolesommerferien i hhv. 2014 og 2015 var placeret i uge 27-32. Skolesommerferien i 2016 starter med uge 26 og forventes at vare til og med uge 31 eller 32. Glostrup Skole har oplyst, at det ikke er endeligt besluttet endnu. Glostrup Idrætspark holder ikke lukket i sommerferien. I dagtimerne afholdes der Åben Sommerhal i hal 1. I hal 2 og hal 3 er der et adgangssystem hvor brugerne kan betjene sig selv også i aftentimerne når anlægget ikke er bemandet. Det er derfor muligt at tilbyde foreningerne træningstid i træningssal 2, hal 2 og hal 3 i sommerferien i det omfang det er muligt af hensyn til renoveringer. Glostrup Idrætsanlæg vil efterfølgende lave en fordeling, og foreningerne kan betjene sig selv med de adgangsbrikker de allerede har. Glostrup Idrætspark er bemandet om aftenen igen fra uge 32 (inkl.) Ejbyhallen holder heller ikke lukket, da både brugere og lejere kan betjene sig selv via adgangssystemet. Hvissingehallen holder lukket i uge 26-31. De faste brugere af Hvissingehallen tilbydes træningstid i de øvrige hallen i lighed med i år. Glostrup Idrætsanlæg vil fortsat bede foreninger meddele, hvornår de starter efter sommerferien. Oversigten over lukkedage i Glostrup Fritidscenter er lavet i overensstemmelse med det som er vedtaget politisk. Kun ændringer i forhold til tidligere år skal videresendes og godkendes af Kulturudvalget. - At Brugerbestyrelsen godkender forslag til officielle lukkedage i 2016. BILAG Oversigten over officielle lukkedage i Glostrup Idrætspark og Hvissingehallen. Oversigt over officielle lukkedage i Fritidscentret. Godkendt
3. Gennemgang af ordensregler for Glostrup Idrætsanlæg Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Brugerbestyrelsen har i sit hidtidige arbejde med udarbejdelse af regler og principper haft som grundlag, at have så få regler som muligt af hensyn til en smidig afvikling af de daglige aktiviteter og en forenklet regeladministration. Jfr. Brugerbestyrelsens vedtægter 10, stk. 5 er der udarbejdet ordensregler for følgende områder: - Ordensregler for Glostrup Idrætsanlægs haller og lokaler. - Ordensregler for Glostrup Stadions opvisningsbane. - At Brugerbestyrelsen drøfter og godkender ordensreglerne. BILAG Ordensregler for Glostrup Idrætsanlægs haller og lokaler. Ordensregler for Glostrup Stadions opvisningsbane. Godkendt 4. Udviklingsplan 2016 I Udviklingsplanen samles alle ønsker til idrætsfaciliteter. Formålet er at sikre en hensigtsmæssig og koordineret udvikling af idrætsområdet i Glostrup Kommune samt at det politiske niveau kan få et samlet overblik over ønskerne på idrætsområdet. Udviklingsplanen for 2015 følger overordnet set den retning der er sat i de tidligere udgaver af Udviklingsplanen. Dynamikken i Udviklingsplanen er søgt forøget via en ny proces i forhold til optagelse af ønsker i Udviklingsplanen. Processen har haft til formål, at den/de der har søgt om at få et ønske optaget eller genoptaget i Udviklingsplanen, er blevet stillet overfor en række spørgsmål, som bl.a. baggrunden for ønsket, facilitetsdækning, mangfoldighed, økonomi mm. Ønsker der ikke realiseres bliver fremover ikke automatisk stående i den efterfølgende udgave af Udviklingsplanen. Dette er for at sikre, at den/de der søger om at få et ønske optaget i Udviklingsplanen løbende reflekterer over ønskets fortsatte relevans og økonomiske forudsætninger. Men henblik på udarbejdelse af Udviklingsplan 2016 undersøger Glostrup Idrætsanlæg om de ikke indfriede ønsker i Udviklingsplanen stadig er relevante. Endvidere får alle både foreninger og borgere mulighed for at komme med nye ønsker til Udviklingsplan 2016. Ønsker til Udviklingsplan 2016 skal fremsendes til Glostrup Idrætsanlæg senest den 31. december 2015.
- Tages til efterretning. Taget til efterretning 5. Indsigelser i forbindelse med rotation i haller og sale Brugerbestyrelsen har tidligere bedt Glostrup Idrætsanlæg om, at fremlægge principperne for rotation i haller i forbindelse med aflysninger. På et foreningsmøde var der enighed om, at aflysninger i haller ikke altid skal ramme de samme brugere, hvorfor man opfordrede Glostrup Idrætsanlæg til at lave rotationer i forbindelse med aflysninger. Der findes ikke et regelsæt af principper for rotation i haller i forbindelse med aflysninger. Glostrup Idrætsanlæg har gennem mange år foretaget rotationer efter retfærdighedsprincippet. Foreningerne aflyses efter retfærdigheds princippet, så alle så vidt muligt bliver aflyst lige mange gange i løbet af en sæson. Når det ikke altid kan blive helt ligeligt fordelt skyldes det bl.a., at foreningerne afvikler kampe i deres egen træningstid og dermed hindrer fleksibiliteten i rotationen. Glostrup Idrætsanlæg har foretaget rotationer for august-december 2015 og der er ikke modtaget indsigelser i forbindelse med rotationer for denne periode. Det har ikke været muligt at lave rotationer for januar-maj 2015, da nogle foreninger endnu ikke har meldt tilbage om reelt forbrug af haltid til afvikling af stævner og arrangementer. - Til orientering Taget til efterretning 6. Forbrugsoversigt pr. 30. september 2015. Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forbrugsoversigt for Brugerbestyrelsen. Regnskabet viser følgende hovedtal i 1.000 kr. Nettoforbrug Korrigeret budget Forbrug i % 8.638 11.507 75,06 Forbrugsprocenten bør forholdsmæssigt være 75 % pr. 30.9.2015. Som angivet på sidste møde i Brugerbestyrelsen den 10. september 2015 er der udsving i forhold til hvor stort forbruget er på de enkelte udgifts-/indtægtsposter. Det skyldes primært omstrukturering og dermed afholdelse af udgiften til personale på et andet område end hvad oprindeligt budget foreskriver.
Der angives derfor kun en samlet forbrugsprocent på idrætsanlægget. Det er naturligvis muligt at stille spørgsmål til økonomien under Brugerbestyrelsesmødet. Fra 2016 vil budgettet afspejle strukturen på idrætsanlægget væsentligt bedre. - Til orientering BILAG Forbrugsoversigt. Taget til efterretning 7. Meddelelser fra formanden - Intet 8. Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg - Status på varmtvandsbassin. Leif Olsen supplerede med, at Kommunalbestyrelsen har godkendt at etablering af varmtvandsbassinet iværksættes. - Status på istandsættelse af foreningslokaler i Glostrup Idrætspark. Foreningslokale 3 er klar fredag 9.10.2015 og Foreningslokale 2 er klar i slutningen af uge 42. Glostrup Idrætsanlæg er i dialog med Glostrup Ejendomme om at sætte vinduer i foreningslokalerne ud mod gangen, for at få lys ind i bygningen og for at gøre gangarealet mere indbydende med kig til lokalerne. - Toiletterne ved hal 2 og hal 3 er utidssvarende. Glostrup Idrætsanlæg har kontaktet Glostrup Ejendomme som har responderet, at ønsket er noteret, men der er ikke midler til at imødekomme det på nuværende tidspunkt. - Glostrup Idrætsanlæg deltog i Frivillig Fredag, som var arrangeret af Glostrup Kommune fredag den 25. september 2015. Frivillig Fredag er Danmarks nationale frivillighedsdag der skal synliggøre den store indsats, som frivillige bidrager med. Til Frivillig Fredag i Glostrup var der fokus på hvordan vi samarbejder med frivillige i kommunen. - Status på benyttelse af reklameindtægter 2015. Atletik har fået en plæne samt belægning, der er sat sæder op på tribunen i svømmehallen til publikum og foreningslokalerne er ved at blive renoveret. - Allan Christensen orienterede om forskningsprojekt om hvordan vi benytter vores idrætsfaciliteter. Glostrup Idrætsanlæg håber, at bliver blandt de 20 valgte kommuner der skal tælle udnyttelsen af faciliteterne. Projektet skal give et indblik i udnyttelsen af kommunale/selvejende anlæg, udnyttelsen i by og på land samt det budgetmæssige. - Glostrup Idrætsanlæg har fået en Smiley stander (i lighed med dem der er i bl.a. Elgiganten) Standeren er placeret i Glostrup Fritidscenter. - Allan Christensen orienterede om, at GFK er bekymret for ikke at kunne fastholde medlemmerne da kun en kunstgræsbane ikke kan opfylde deres behov om træningstider. Glostrup Idrætsanlæg henviser til at ønsket må optages i Udviklingsplanen. Glostrup Idrætsanlæg bakker op om ønsket. - Glostrup Idrætsanlæg havde onsdag den 7.10.2015 kontakt til politiet i forhold til salg af stoffer ved hallen. - Orientering om at forældre til børn med epilepsi som kræver opsyn, har ledsageradgang til svømmehallen uden at have et officielt ledsagerkort. - Der afholdes Sørøveruge i efterårsferien i Glostrup Fritidscenter mandag-fredag kl. 10-14. - Orientering om, at billetsalget/informationen vil blive renoveret fra uge 42 og at der vil blive indført nyt billetsystem.
9. Meddelelser fra øvrige - Der deltog 225 gæster i frivillighedsbrunch den 20. september i Glostrup Idrætspark. Det var et vellykket arrangement med positive tilbagemeldinger. - Brugerbestyrelsen ønsker at fremtidige brugere af den kommende Nordvanghal inddrages i indretning og benyttelsen af hallen i videste muligt omfang. - Steen Jensen orienterede om, at GEjd fejlagtigt har udleveret nøgler til folk som ikke skal have adgang til GIC Atletiks motionsrum på Vestervangskolen. GIC Atletik må kontakte GEjd. - Steen Jensen meddelte, at han ikke stiller op til valg til Brugerbestyrelsens næste periode. - Næste møde den 3.12.2015 flyttes til torsdag den 17.12.2015 pga. valg den 3.12.2015. - Orientering om at Fægteklubben nu er optaget i GSI. Fægteklubben har eksisteret et år og har nu 20 medlemmer. De har givet udtryk for at de er rigtig glade for at være etableret i Glostrup Kommune. - Frank Fischer roste Thomas Bo Jensen for det forbedrede samarbejde med skolerne som er blevet meget bedre til kun at booke det som er relevant i forhold til aflysninger af foreningerne.