Agenda HSA-møde Mødedato 4. december 2018 Starttidspunkt 14:00 Sluttidspunkt 16:00 Afdeling Mødeadresse Mødelokale Referent Deltagere Afbud UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Odense Niels Bohrs Allé 1, 5230 Odense M J.106B Sara Maria Christensen Jesper Zimmer Wrang, Kirsten Stürup, Claus Christian Christensen,Thomas Krogh Andersen, Reza Javid (suppl. for Helle Waagner), Helene Buch Pedersen, Lene Iversholt, Tanja Munch Rasmussen, Leila Damkjær Pedersen, Lotte Kjeldager Sørensen, Kirsten Vendelbo Larsen, Mette Nørregaard Christensen, Inger Bro Mogensen, Andreas Kjeldsen, Lone Petersen, Hanne Kathrine Kalles, Bente Madsen, Maja Damkier, Henrik Skov, Hansen, Charlotte Høy Worm, Søren William Pedersen, Leif Bojesen,, Ole Hjort Willatzen, Erik Knudsen, Jens Mejer Pedersen, Carsten Vikkelsøe (mødeleder) Helle Waagner, Poul Skov Dahl 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen skal godkendes af deltagerne, og emner til drøftelse under punktet eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Erik bød velkommen og herefter fulgte en præsentationsrunde af medlemmerne. (der vedlægges referat en oversigt over medlemmer af HSA). Bemærkninger og tilføjelser til dagsorden: Der var følgende kommentarer til dagsorden og fremtidige drøftelser: Drøftelserne under punkterne 3.2 og 3.3 byttes rundt Politik for god ledelse, forvaltningsskik og dataetik (drøftes i formandsskabet med henblik på fastsættelse af drøftelse) Politik for kørsel bør fremskyndes (drøftes på mødet i feb/marts) Den årlige arbejdsmiljødrøftelse (drøftes på mødet i februar) Fusionens indvirkning på stabene (Drøftes under evt.). Dagsorden blev godkendt med ovenstående bemærkninger og tilføjelser. 1/8
2. Beslutning om sammenlægning af HovedSamarbejdsUdvalg og HovedArbejdsmiljøUdvalg Ifølge Samarbejdsaftalen 8 kan der aftales en sammenlægning af samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget, bl.a. med henblik på at styrke arbejdsmiljøarbejdet. Aftalen indgås mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter og skal opfylde minimumskrav fastsat i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed. Notat om Samarbejds- og Arbejdsmiljø beskriver den kommende organisering af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation i UCL Erhvervsakademi og professionshøjskole, som drøftet mellem formandskaberne for KUA og KTU i efteråret 2018. Medarbejdersiden tilkendegav, at man kunne godkende sammenlægningen på betingelse af at forretningsorden og årshjul revideres under punkt 3.2. På baggrund heraf blev aftalt, at der nedsættes en arbejdsgruppe med det formål at revidere årshjul og forretningsorden for Hovedudvalget for Samarbejde og Arbejdsmiljø med henblik på endelig godkendelse den 19/2 2018. Dette blev yderligere behandlet under punktet vedr. forretningsorden og årshjul. Sammenlægningen af HovedSamarbejdsUdvalg og HovedArbejdsmiljøUdvalg til et fælles Hovedudvalg for Samarbejde og Arbejdsmiljø (HSA) blev godkendt på betingelse af at årshjul og forretningsorden revideres. Se i øvrigt punkt 3.2. Bilag 2.1 Notat-SU-AMO-struktur d.26.9.2018 3. Konstituering Antallet af leder- og medarbejderrepræsentanter i Hovedudvalget for Samarbejde og Arbejdsmiljø skal ifølge samarbejdsaftalen fastlægges ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. I dette tilfælde er sammensætningen af HSA blevet aftalt mellem rektor Erik Knudsen samt formandskaberne for KUA og KTU i efteråret 2018. HSA består af maksimalt 27 medlemmer og sammensættes således: 7 repræsentanter fra ledelsen (rektor og prorektor + fire formænd valgt blandt uddannelsesområdernes LSU/LAU og en valgt blandt fællesfunktionernes LSU/LAU) 10 tillidsrepræsentanter 2/8
10 arbejdsmiljørepræsentanter Formand for Hovedudvalget for Samarbejde og Arbejdsmiljø er rektor. Det er indstillingen, at næstformandsposten deles af en repræsentant for henholdsvis TR og AMR-siden. Næstformændene vælges af medarbejderrepræsentanterne. 3.1 Valg af formand og næstformand Medarbejderrepræsentanterne i HSA valgte Jesper Zimmer og Lone Petersen som næstformand for henholdsvis TR- og AMR-siden. 3.2 Godkendelse af forretningsorden og årshjul Det er indstillingen, at Hovedudvalget for Samarbejde og Arbejdsmiljø (HSA) udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner samt lovgrundlaget for hovedarbejdsmiljøudvalgets virke. Ifølge samarbejdsaftalen 4. er det op til det enkelte samarbejdsudvalg at vurdere, hvilke emner der er særligt relevante, for at der er en strategisk sammenhæng mellem samarbejdsudvalgets arbejde og institutionens mål. Således er der udarbejdet en forretningsorden samt årshjul, som har til formål at præcisere og beskrive Hovedudvalget for Samarbejde og Arbejdsmiljø ved UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskoles virke. Efter indstilling fra medarbejdersiden vil det fremlagte årshjul og forretningsorden blive revideret med henblik på godkendelse på kommende hovedudvalgsmøde den 19/2 2019. Der blev nedsat en arbejdsgruppe, som har til formål at revidere forretningsorden og årshjul. Arbejdsgruppen består af: Kirsten vendelbo, Kirsten Stürup og Hanne Kallesøe samt Carsten Vikkelsøe. Manglende punkter på decembermødet bliver tilføjet dagsorden i februar, herunder den årlige arbejdsmiljødrøftelse jf. punkt 1. 3.3 Drøftelse af arbejdsformen i Hovedudvalget for Samarbejde og Arbejdsmiljø Erik oplyste at Carsten Vikkelsøe er udpeget som mødeleder for HSA fremadrettet for at sikre den bedste mulige afvikling og styring af møderne. Med henvisnings til samarbejdssekretariatets anbefalinger om Det Gode Samarbejde blev foreslået, at der skal være fokus på at: 3/8
At indrette møderne bedst muligt if. til at skabe dialog At give plads til at styrke det relationelle At håndtere eventuel asymmetri i viden og kompetencer mellem medlemmerne At se og udnytte eventuelle konflikter konstruktivt Det blev foreslået, at der blev afholdt en fælles temadag for alle medlemmer eksempelvis faciliteret af samarbejdsudvalget med fokus på arbejdsform og samarbejde. Der var enighed om at arbejdsform er noget der fortløbende skal arbejdes med i fællesskab i udvalget. Det er desuden afgørende, at dagsorden holdes kort og at orienteringer gøres skriftlige i videst muligt omfang og den udstrækning det giver mening, så der er tid til at gå i dybden med drøftelserne i udvalget. HSA besluttede, at medarbejdersiden i HSA udpeger 2-3 HSA-repræsentanter til en arbejdsgruppe, som ser på møde- og arbejdsform herunder planlægge den berammede temadag den 19/3 2019 med fokus på arbejdsform og evt. strategiproces. Fra ledersiden indgår Jens Mejer og Carsten Vikkelsøe. Bilag 3.1 Bilag 3.2 Forretningsorden for HSA Årshjul for HSA 4. Orientering om lønforhandlinger 2019 I budget 2019 har de budgetansvarlige afsat midler til ny-lønforhandlinger 2019 i de enkelte afdelinger. Til at understøtte processen omkring ny-lønforhandlinger stiller HR blanketter til rådighed, som tilgås via mit.ucl.dk. Ansøgninger og indstillinger sendes direkte til ledere og tillidsrepræsentanter. Dog gælder for de medarbejdere der ikke er dækket af en tillidsrepræsentant, at ansøgninger sendes til ledere og HR (i et lukket arbejdsområde). HR sender ansøgninger fra medarbejdere, der ikke er dækket af en tillidsrepræsentant videre til den faglige organisation efter ansøgningsfristens udløb med lederens kontaktoplysninger ift. forhandling. Forhandlingsresultaterne udmøntes som udgangspunkt fra den 1. januar 2019. Jf. Politik for løn, skal kriterierne fungere som fundament for forhandlingen om tillæg. Disse kriterier skal hvert år drøftes og besluttes for ét år ad gangen i HSA og vil være gældende for det følgende kalenderår. Der kan aftales supplerende kriterier i de lokale samarbejdsudvalg. Indstilling: Det indstilles, at nedenstående kriterier vil være gældende ved lønforhandlinger 2019: 4/8
have høj kvalitet og stærk faglighed i løsningen af opgaver være omstillingsparat og proaktiv levere helhedsorienterede løsninger medvirke til et godt kollegaskab Nogle områder har ønsket at forhandlingsprocessen blev forlænget ift. tidligere processer, men der er mulighed for afslutte forhandlingerne tidligere lokalt. Der er forskel på, hvordan lønforhandlingerne tidligere er blevet udmøntet og medarbejdersiden ønskede derfor præciseret hvad planerne er fremadrettet. Det blev præciseret, at den fremlagte model vil være den forventede fremadrettet, men at lønforhandlinger er et årligt fast punkt til godkendelse i HSA. Det blev bemærket, at trods forskellige måder at udmønte lønforhandlinger i de tidligere institutioner, har niveauet i praksis være nogenlunde ens. Tidsplan og opgavefordelingen vedr. lønforhandlinger bør gennemskrives med henblik på at proceduren skal være tydelig for alle medarbejdere, herunder bør præciseres at blanketterne ikke blot stilles til rådighed, men skal anvendes. Der blev fremført forskellige perspektiver på udmøntning af lønforhandlingerne. Medarbejdersiden fremførte et ønske om, at der lægges et centralt niveau, da det kan være hensigtsmæssigt eksempelvis i situationer, hvor afdelinger er presset økonomisk. Omvendt blev det bemærket, bør der bør være mulighed for at lægge niveauet lokalt, så der kan tages hensyn til forskelle i lokale lønniveauer. På baggrund af drøftelserne, vendes processen omkring lønforhandling en ekstra gang. HSA tog orientering om lønforhandlinger 2019 til efterretning og godkendte de foreslåede kriterier. Bilag 4.1 Tidsplan og opgavefordeling (lønforhandlinger 2019) 5. Godkendelse af politikker I forbindelse med fusionen er blevet nedsat en række arbejdsgrupper, som har udarbejdet nye personalepolitikker for UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole. Carsten kvitterede for det store engagement fra de medarbejdere, der har været involveret i arbejdsgrupperne, som har udarbejdet de fremlagte personalepolitikker for UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole. 5/8
Det blev fra medarbejdersiden bemærket, at processen med arbejdsgrupper har fungeret rigtig godt, men at politikkerne bør gennemgås med henholdsvis arbejdsmiljø- og samarbejdsperspektivet. Desuden bør der henvises til det relevante lovgrundlag fx via et link i starten af dokumentet. På baggrund heraf ønskede medarbejdersiden, at den tidligere nedsatte arbejdsgruppe (jf punkt 3.2) reviderer politikkerne. Det blev desuden foreslået, at snarest muligt bør følgende politikker udarbejdes: Politik for god ledelse, forvaltningsskik og dataetik. Politik for kørsel bør fremskyndes. Rygepolitik bør indholdsmæssigt revideres Der blev bemærket at vi mangler en politik for affaldssortering mv. På baggrund af ovenstående blev de fremlagte politikker godkendt betinget. Det betyder at medarbejdersiden accepterede, at man begynder at navigere efter de nye politikker frem til den 19/2 2019, hvor det forventes at de reviderede politikker kan godkendes endeligt. Hvis der opstår tvister i den administrative periode frem til den 19/2 2019, afklarer formandsskabet fortolkningen. Bilag 5.1 Bilag 5.2 Bilag 5.3 Bilag 5.4 Bilag 5.5 Bilag 5.6 Bilag 5.7 Bilag 5.8 Bilag 5.9 Bilag 5.10 Bilag 5.11 Politik for arbejdsmiljø Politik for Rekruttering og introduktion Politik for bibeskæftigelse Politik for seniorer Politik for fratrædelse Politik for løn Politik for misbrug Politik for mobning og chikane Politik for stress Politik for rygning Politik for fravær 6/8
6. Drøftelse af budget for 2019 Ole Hjort Willatzen fremlagde baggrund samt udkast til budget for 2019. Der er tale om et udkast til budget som først er vedtaget når bestyrelsen har behandlet sagen. Budgetudkastet vil derfor først være officielt, og der vil først blive orienteret ud om budgettet, når bestyrelsen har vedtaget det. Udkastet er således alene til en drøftelse i HSA. Bemærk at dette er UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskoles første budget. Og budgettet er påvirket af mange fusionsrelaterede forhold, herunder en ny organisation, ændringer i opgave- og ansvarsporteføljen, en ny intern ressourceallokeringsmodel samt en række ændringer affødt af behovet for harmoniserede metoder og principper. Hertil kommer at det er første år med en gennemgribende tilskudsreform. Så der er meget nyt og noget er ved det gamle; Også i 2019 er der gennemført rammenedskæringer på i alt 2,1 % af statstilskuddet. Det foreliggende budget viser et aktivitetsniveau på taxameterudløsende studenterårsværk på 10.433, en omsætning på 830,9 mio. kr. og et overskud på 6,0 mio. kr. svarende til en overskudsgrad på 0,7. De respektive hovedbudgetområder er i varierende grad påvirket af de forskellige budgetgrundvilkår. Således er eksempelvis Pædagogik og samfund (læreruddannelsen) positivt påvirket af såvel forbedrede økonomiske vilkår i tilskudsreformen som vækst, mens især afdelingen Teknologi og byggeri er udfordret af såvel tilskudsreformen og allokeringsprincipperne som en betydelig aktivitetsnedgang. Trods sådanne mærkbare ressourceudfordringer repræsenterer det foreliggende budget en god balance, der styrker nogle uddannelser mens andre må ressourcetilpasse, men hvor denne tilpasning kan effektueres med mindst mulige konsekvenser for kvaliteten i kerneydelserne. Der vil blive givet en orientering om budgettets konsekvenser for UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole når dette er endeligt godkendt af bestyrelsen. Medarbejdersiden ønskede de konkrete konsekvenser af budgettet uddybet. Hertil blev bemærket, at der skal ske tilpasninger på drifts- og lønomkostninger på nogen områder. Konsekvenser vil blive meldt ud umiddelbart efter bestyrelsesmødet. Som udgangspunkt har man fra ledelsens side ønsket at overføre de takster, som er beskrevet i den nye tilskudsreform. Det påvirker sundhedsområdet og Teknik og bygningsområdet negativt men det pædagogisk-samfundsfaglige og merkantile område bliver påvirket positivt.. Efter anmodning fra medarbejdersiden, blev det præciseret at fælles udgifter til stabsområder fordeles ud fra en ligelig procent.. HSA tog orienteringen om udkast til budget for 2019 til efterretning. 7/8
7. Næste møde Næste møde afholdes den 19/2 2019 kl. 13.00-16.00 på Vestre Engvej i Vejle. Foreløbige punkter udover faste punkter: Status på institutionen og udfordringer det kommende år ved formanden Årshjul, inkl. temadrøftelser formandskabets oplæg Behandling af fraværsstatistik Status på APV og opfølgning på centrale og lokale handleplaner Endeligt budget for året orientering Endelig godkendelse af forretningsorden og årshjul Endelig godkendelse af politikker Arbejdsmiljødrøftelser Trivselsundersøgelse - udskudt 8. Eventuelt Fusionens indvirkning for stabene: Det blev af medarbejdersiden tilkendegivet, at fusionen har haft størst betydning for især stabsområderne. Det er forskelligt hvilke forandringer der primært påvirker stabsområderne, herunder nye systemer, ny hjemmeside, nye arbejdsopgaver, ny nærmeste leder, ny arbejdsplads, kulturelle forskelle, en ny organisatorisk virkelighed samt it-konsolidering. Forandringerne giver en fornemmelse af, at man asfalterer mens men kører, hvilket giver udfordringer for medarbejdere på stabsområderne. Dette har ligeledes påvirket arbejdsglæden. Det blev anerkendt fra ledelsens side, at det er en udfordrende og kompleks proces, som heller ikke har været fejlfri. Har man forslag til forbedringer eller andre opmærksomheder, skal man som udgangspunkt henvende sig til nærmeste leder. Erik Knudsen vil på sin nytårskursrunde italesætte denne udfordring og på baggrund heraf vurdere, om der er behov for justeringer. 8/8