Referat LSU-LAU (fællesadministrationen)

Transkript

1 s Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 9. juni 2016 Starttidspunkt: Kl. 9:30 Sluttidspunkt: Kl. 11:30 Sted: Vestre Engvej 51 C (mødelokale 3.202) Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Afbud: Tilstede v. pkt. 2+3 Sekretariatsbetjening: Ingen Teamleder Jesper Mogensen HR Juridisk-konsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Godkendelse af dagsorden Samlet oversigt for regnskab 2015 for de centrale stabe v. Jesper Mogensen Regnskab pr. 30. april 2016 v. Jesper Mogensen Effektiviseringer og besparelser i administrationen v. Carsten Vikkelsøe Status på Campusservice og Information & Studieservice Status på kompetenceudviklingsforløb Status på akademiuddannelsesforløb Status Niels Bohrs Allé Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Korte Punkter Eventuelt... 6

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Samlet oversigt for regnskab 2015 for de centrale stabe Controller Jesper Mogensen orienterede om, at for resultat 2015 for Ledelse, administration og bygninger var mio. kr. mod budgetteret mio. kr. Dvs. en positiv afvigelse på mio. kr. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 3. Regnskab pr. 30. april 2016 Controller Jesper Mogensen orienterede om regnskab pr. 30. april 2016: Der ses en positiv budgetafvigelse på 0,7 mio. kr. (resultat: 3,2 mio. budget 2,9 mio. kr.) bedre end Budget. Gennemgang af de enkelte stabe: Direktionen: Merforbrug på kr Dette skyldes fratrædelsesomkostninger i direktionen. Ledelsessekretariatet: Der ses en positiv afvigelse i både driftsomkostninger og personaleomkostninger. Økonomi og Personale: Der er stort set kongruens mellem budget og resultatet. Fælles studieadministration: Der ses en positiv budgetafvigelse på kr Positiv afvigelse for driftsomkostninger, hvilket skyldes periodeforskydninger. Og negativ afvigelse for personaleomkostninger. Fælles administrationen: Dette ansvarsområde er alene et område, hvor indtægter/udgifter under stabsområdet posteres ikke en egentlig enhed. Grundet dispositionsbegrænsninger har taxameterindtægterne været mindre. Det svarer til ca kr. for hele Elever: Den negative afvigelse skyldes primært større personaleomkostninger. Forskydningerne undersøges pt. af Økonomiafdelingen. Udvalget informeres om resultatet ved næste møde. Bygninger: Der ses en positiv budgetafvigelse. Kantinen Jelling: Der ses et positiv budgetafvigelse. Fælles puljer: Der ses en positiv afvigelse, hvilket skyldes periodeforskydninger. Side 2 af 6

3 HR og Kommunikation: Periodens resultat viser en positiv afvigelse. Dog ses en negativ budgetafvigelse på personaleomkostninger grundet barsel og sygdom og en positiv budgetafvigelse på driftsomkostninger grundet periodeforskydninger.. IT-afdelingen: Periodens resultat viser en positiv afvigelse. Den positive budgetafvigelse på driftsomkostningerne skyldes periodeforskydninger. Handlepunkter Udvalget informeres på næste møde om årsagen til den negative budgetafvigelse for personaleomkostninger for eleverne. Udvalget tog gennemgang og periodens resultat til efterretning. 4. Effektiviseringer og besparelser i administrationen HR og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe orienterede om effektiviseringer og besparelser i administrationen. Økonomiseringerne tager udgangspunkt i Der er en vis usikkerhed, da bl.a. optag 2016 endnu ikke er kendt, men som det ser ud nu, skal stabsområdet i 2017 bidrage med 3 mio. kr. Besparelserne figurerer med mio. kr. hvilket skyldes, at der er kalkuleret med salg af bygningerne i Skårup. Dette forventede salg kan i princippet ikke indregnes i de samlede besparelser på 3 mio. kr. Herudover er stordriftsfordele ved Indflytning på Niels Bohrs Allé ikke indregnet, Der er ikke medtaget fremtidige initiativer omkring kørsel o.l. Besparelserne vil efter alt at dømme få nogle personalemæssige konsekvenser i Det ventes ikke at hele udfordringen vil kunne løses ved naturlig afgang.. Der vil blive tale om to medarbejdere - én i hhv. Studieadministrationen og IT-afdelingen. Tillidsrepræsentanterne i udvalget gives over en periode mulighed for at give bud på alternative muligheder for besparelser. Perioden løber fra den 9. juni 2016 til den 23. juni Ledelsen følger op i løbet af august måned. Forslag til alternative besparelser sendes igennem Leila Pedersen til Carsten Vikkelsøe/Steffen Svendsen senest d. 23. juni Tillidsrepræsentanterne i udvalget gives over en periode mulighed for at give bud på alternative muligheder for besparelser. Perioden løber fra den 9. juni 2016 til den 23. juni Ledelsen følger op i løbet af august måned. Forslag til alternative besparelser sendes igennem Leila Pedersen til Carsten Vikkelsøe/Steffen Svendsen Studiechef Ambrosia Fladager Hansen og tillidsrepræsentant Dorte Brygger sender mail om personalereduktionen til medarbejderne i Studieadministrationen. IT-chef Christian Wang vil sammen med TR erne lave en udmelding i IT-afdelingen omkring personalereduktionen Udvalget tog orienteringen til efterretning, og godkendte processen i forbindelse i forbindelse med personalereduktionen. Side 3 af 6

4 5. Status på Campusservice og Information & Studieservice Studiechef Ambrosia Fladager Hansen orienterede med afsæt i bilag 5.1 om Campusservice og Information & Studieservice. Der arbejdes med en struktur på to enheder: (campusservice Information & studieservice). Campusservice: Her udføres opgaver, der vedrører hele campus. Det er f.eks. være pasning af personalekøkken, posthåndtering mv.. Opgaverne udføres af fire medarbejdere, og hører organisatorisk under Teknik og Bygninger. Information og studieservice: Information servicering af gæster, kursister, studerende og medarbejdere. Det er f.eks. være udlevering af mirkofoner, vejledning af gæster om, hvordan de kommer rundet i huset. Lægge information på infoskærme, telefoni (kun eet centralt UCL-nummer, som der herefter viderestilles fra). mv. Organisatorisk hører disse medarbejdere til Studieadministrationen Studieservice Support til de studerende. Denne enhed bemandes med medarbejdere fra Studieadministrationen, men kan ved behov også bemandes af praktikvejledere, studievejledere mv. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at der ved overflytning af de fire medarbejdere fra Studieadministrationen til Campusservice, øges andelen af medarbejdere med skånebehov i Teknik og Bygninger, og udgør dermed over halvdelen af medarbejderne i denne afdeling. Ingen. 6. Status på kompetenceudviklingsforløb Prorektor Steffen Svendsen orienterede om status for kompetenceudviklingsforløb for Økonomi og Personale: Projektet har fulgt tidsplanen frem til 31. marts hvor der blev afviklet workshop med afdelingens medarbejdere og kunder. Formålet hermed var at indsamle viden om, hvilke kompetencer som ansatte i Økonomi- og Personaleafdelingen skal besidde, for at kunne betjene ledelsen, interne kunder i UCL og eksterne samarbejdspartnere. Konsulenterne har med udgangspunkt i ovenstående workshops udarbejdede en kompetencematrix, der nu er klar til at danne grundlag for fastsættelse af kompetenceprofiler for de typer af medarbejdere, der er ansat i Økonomi og Personaleafdelingen. Som følge af stort arbejdspres i afdelingen har der fra den 1. april 2016 ikke været afholdt planlagt aktivitet i projektet Det betyder, at projektet ikke kan færdiggøres inden for den fastsatte tidsramme. Afrapportering og regnskab skulle være indsendt senest den 1. august Der er i samarbejde med de eksterne konsulenter søgt om udsættelse, således det forventes at projektet færdiggøres ultimo september Teknisk chef Christian Jansson orienterede om status for kompetenceudviklingsforløb for Teknik og Bygninger: Der kommer endnu et foredrag, som andre administrative medarbejdere også inviteres til den 15. september med Niels Villemoes. Side 4 af 6

5 Udviklingen er gået på at forene de enkelte lokationernes medarbejdere, hvor fokus har været på samarbejde og kulturskabelse. Det vurderedes, at projektet har været en succes. Teknik og Bygninger har møde med den 29. juni 2016 med Kompetencefonden, hvor forløbet skal evalueres. Status på kompetenceudviklingsforløbet for Økonomi og Personale på næste møde. 7. Status på akademiuddannelsesforløb IT-admin koordinator Leila Damkjær Pedersen orienterede om status på akademiuddannelsesforløb: Forløbet er næsten afsluttet. Deltagerne (12 stk.) var til eksamen mandag den 6. juni Forløbet gentages i efteråret. Modulerne vil indeholde sagsbehandling og skriftlig kommunikation. I samarbejde med kommunikationskonsulent i HR og Kommunikation, arbejdes der pt. med indlæg på mit.ucl.dk med nogle af deltagerne. Handlepunkter Ingen. 8. Status Niels Bohrs Allé Teknisk chef Christian Jansson orienterede om status på Niels Bohrs Allé: Projektet er to måneders forsinket, da bygningerne var mere forurenet end kalkuleret med. Denne forsinkelse forsøges indhentet. Sydfløjen ventes færdig til august med undtagelsen af kælderen og udearealerne.. Fløjen, hvor administrative medarbejdere skal være, vil ikke blive færdig inden for tidsrammen. Det betyder, at administrative medarbejdere skal arbejde på Blangstedgårdsvej indtil arbejdspladserne er færdige på Niels Bohrs Allé. Der vil fortsat være kantinedrift og pedeller på Blangstedgårdsvej til alle medarbejdere flytter til Niels Bohrs Allé. Informationer om Niels Bohrs Allé kan ses på mit.ucl.dk, som løbende opdateres. Hvis køkkenet på Niels Bohrs Allé ikke er færdigt til august, vil der dog være kantinedrift via catering. Byggeledelsen laver tidsplan hver uge. Ingen. Side 5 af 6

6 9. Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Udvalget tog den skriftlige orientering til efterretning. 10. Korte Punkter 1. Julegaver i UCL I forbindelse med de fremtidige effektiviserings-krav, har ledelsen i UCL besluttet, at prioritere tilskud til medarbejdernes julefrokost frem for julegaver. Begrundelsen for denne prioritering er, at tilskud til julefrokosten har til formål at fremme det kollegiale sammenhold på tværs af afdelingerne i UCL. Således gives fremadrettet et fast tilskud pr. medarbejder, der deltager i den årlige julefrokost, mens julegaver til medarbejderne ophører, og derfor ikke gives i forbindelse med julen Udvalget tog orienteringen til efterretning. 2. Indberetninger i Easy Udvalget tog orienteringen til efterretning. 11. Eventuelt Personaledagen den 30. september udsættes. Ny dato udmeldes snart. Næste møde er den 27. september, kl , Vestre Engvej, Vejle Foreløbige punkter til næste møde: Budget 2017 Budgetopfølgning pr. 31. august 2016 Status på personalereduktioner Evaluering af effekten af kompetenceopbygningen (jf. strategi for kompetenceudvikling for centrale stabe) Evaluering Lønforhandlinger 2016 Status Niels Bohrs Allé Status på kompetenceudviklingsforløb (Økonomi og Personale) Nyt fra HSU (OBS! Nyt fast punkt) Nyt fra HAU Korte punkter (Indberetninger i Easy (medarbejders arbejdsskader), orientering og evaluering af MUS) Side 6 af 6

7 Side 7 af 6