Møde den: 12. juni 2017 kl. 10.30-12.30 1918-135 Mødelokale stueetage Møde i LSU Økonomi og Bygninger Dagsorden Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Tanja Stride, Linda N.K. Rasmussen, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen 1. Godkendelse af dagsorden Marianne Maria Larsen 2. Opfølgning på referat fra mødet den 25. januar 2017 (5 min.) Link til referat fra den 25. januar 2017./. Notat fokusområder ift. Psykisk APV efter flytningen Dato: 30. maj 2017 Side 1/1 3. Udbredelse af kendskabet til LSU (10 min.)./. Sagsfremstilling 4. Status på omorganisering i Regnskab (30 min.)./. Sagsfremstilling fra b-siden 5. Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Orientering om mødet i ASU den 23. marts 2017 Orientering om personale 6. Evaluering af lønforhandlingsproces 2017 og udarbejdelse af kriterier til lønforhandling 2018 (30 min.)./. Sagsfremstilling 7. Feedback for medarbejdere i Økonomi og Bygninger (20 min.) Med udgangspunkt i de handleplaner, der blev udarbejdet i forbindelse med den psykiske APV 2016, drøftes det om der blandt medarbejderne opleves en ændret feedback kultur, og om handleplanen fortsat er dækkende. Et eventuelt samlet arrangement for alle medarbejdere har været nævnt som et tiltag. LSU skal drøfte hensigtsmæssigheden i et samlet arrangement, og i givet fald hvilken form et sådan arrangement skal have../. Uddrag fra den overordnede handleplan omkring Anerkendelse 8. Økonomi (10 min.) Budget 2017 og regnskab 2016./. Økonomimateriale på mødet gives en kort gennemgang af materialet 9. Eventuelt (5 min.) AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8715 0201 E-mail: adm@au.dk Web: www.au.dk
Modtager(e): LSU Økonomi og Bygninger Notat Opfølgning på fokusområder ift. den psykiske APV efter flytningen til Trøjborg Opfølgningen blev afholdt som dialogmøder i enhederne, hvor en eventuel justering af eller tilføjelse til fokusområderne defineret i den psykiske APV fra 2016, blev drøftet; nedenfor følger en opsamling fra enhederne ift. Regnskab er der ligeledes en status fra omorganiseringen. Økonomisekretariatet På et møde den 22/2 i Økonomisekretariatet blev handlingsplanerne for den psykiske APV gennemgået med henblik på en opfølgning efter flytningen til Trøjborgvej. Marianne Maria Larsen Dato: 1. juni 2017 Side 1/3 Der var generel enighed om, at handlingsplanerne fortsat er dækkende for ØS. Nogle få observationer som blev nævnt på dialogmødet: Niels Jørgen er blevet mere usynlig for medarbejderne i ØS. De enkelte ØS teams sidder nu fysisk sammen i modsætning til tidligere, hvor 2 teams var et mix af VD- og FAK-controllere. Det giver mange fordele at sidde i samme lokale, men det kræver mere tværgående koordinering. De enkelte ØS teams og andre afdelinger i AU Ø&B lukker sig mere om sig selv, vi ses ikke længere ved kaffemaskinen/kopimaskinen så ofte som tidligere Regnskab er flyttet langt væk Indkøb Der var ingen tilføjelser. Det er aftalt at holde årlige/halvårlige statusmøder (½-1 dag), hvor man ser på, hvad der gik godt og mindre godt, og zoomer ind på, hvad der skal være fokus på i den efterfølgende periode. AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8715 0201 E-mail: adm@au.dk Web: www.au.dk
BI Ingen tilføjelser eller ændringer i handlingsplaner, alle punkter er stadig relevante, og der er ikke nye. Side 2/3 Bygninger Januar måneds gennemførte light-udgave af den Psykiske APV blev drøftet på BYG-mødet den 06-03-2016: I efteråret er der afholdt ordinære dialogmøder i Bygningssekretariatet og Byggeri og planlægning og der er udarbejdet handlingsplaner med udgangspunkt i temaerne: Forebyggelse af stress God ledelse i dagligdagen Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen God omgangstone. Flytningen giver ikke anledning til en revurdering af de udarbejdede handlingsplaner. Der var mødet enighed om, at flytningen har medført bedre fysiske rammer, bl.a. mht. mødelokaler. Flere oplever dog, at vi, som en følge af placeringen i flere lokaler, savner anledning til at samles oftere. Der var derfor enighed om, at forsøge at afholde en fælles daglig kaffepause i tidrummet 14.00-14.15 for alle, der har mulighed for at deltage. Det aftaltes, at der afholdes et møde i Byggeri og planlægning for opfølgning på de aftalte handlingsplaner, mens der i Bygningssekretariatet var enighed om, at dette ikke er nødvendigt. Regnskab Flytningen har bevirket at der opleves en større afstand mellem Regnskab og de øvrige afdelinger i Ø&B. Der opfordres til at bruge det fælles spiseområde og ikke bruge mødelokaler til indtagelse af frokost. Den manglende besættelse af teamlederstillinger vil sandsynlig medføre, at der ikke vil være den samme oplevelse af nærværende ledelse, som medarbejderne tidligere har været vant til. Der er ikke nogle synlige tegn på dette, men det søges afhjulpet ved at der er blevet konstitueret en koordinator i Balancegruppen, således at årsrapportens opgaver kan løses. Andre medarbejdere har fået udvidet deres beføjelser, og ligesom andre medarbejdergrupper har fået vished for at det er bedre at tage en beslutning frem for at afvente min (Arnes) godkendelse. Der er en tydelig oplevelse af, at de udmeldte organisationsændringer giver anledning til usikkerhed mht. hvad ens fremtidige opgaver vil være. Det kommer især til
udtryk i Servicegruppen, som er en sammensmeltning af personer fra flere grupper og en del ny rekrutterede personer. Der er også en frustration rummet i ændringen af opgavefordelingen fra Balancegruppen - der er mange nye opgaver at lære og aflære i Servicegruppen. Det bevirker. at folk generelt er generet af ikke at være så effektive som tidligere. Med tiden vil den tidligere effektivitet komme tilbage i takt med, at medarbejderne bliver trænet i disse opgaver, men det tærer på arbejdsglæden og er ikke holdbart i længen. Der er dog ikke grundlag for at tænke, at vi ikke kommer tilbage i samme høje tempo igen det tager blot noget tid. Side 3/3 Der var mulighed for at komme med anonyme input i forbindelse med opfølgningen. Der indkom ingen anonyme input.
Dato: 7. april 2017 Side 1/2 Sagsfremstilling Mødedato: 12. juni 2017 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Anders Moestrup, Michael Krattet og Marianne Larsen Emne Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Udbredelse af kendskabet til LSU Resumé Se sagsfremstilling. Indstilling Det indstilles, at: Der efter LSU mødet udsendes en kort appetitvækker til alle medarbejdere Nyt fra LSU Dagsordenen tilføjes et fast Orientering til medarbejderne Sagsfremstilling På baggrund af input fra LSU mødet den 25. januar 2017, hvor udbredelse af kendskabet til LSU blev drøftet, har arbejdsgruppen drøftet de forskellige input. Hvem der skal være ejere af punkterne på dagsordenen, kan med fordel drøftes på formøderne. Afholdelse af temamøder kan udover løbende indmelding af idéer, sættes på dagsordenen til det sidste møde Temamøder i det nye år. Ændring af LSU hjemmesiden vurderes ikke at kunne få flere til at interessere sig for LSU eller arbejdet i udvalget. En søgefunktion, der kan søge på tværs af dokumenter, for at finde konkret emner er forespurgt hos AU IT. En sådan funktion er ikke til rådighed, da en indekseret søgning ikke vil søge ned i de dokumenter, der linkes til fra selve siden. For at gøre opmærksom på arbejdet i LSU, kunne man efter LSU mødet, når referatet er godkendt, sende en mail til alle medarbejdere med en kort opremsning af det der berører dem. Mailen skal fungere som en appetitvækker med link til LSU s hjemmeside, og med oplysning om, at man kan læse mere herom i referatet på hjemmesiden. I mailen kan der gøres opmærksom på, at såfremt man ønsker en uddybning af det, der står i referatet, så er man velkommen til at kontakte en af medarbejderrepræsentanterne i udvalget igen med link til listen over repræsentanter på hjemmesiden. I mailen kan der gøres opmærksom på, hvornår næste møde i LSU afholdes, og hvis man har emner, der med fordel kan drøftes i LSU, kan man kontakte en medarbejderrepræsentant i LSU igen med link til oversigten på hjemmesiden.
Dato: 07. april 2017 Side 2/2 Afslutningsvist kan man i mailen orientere om, at dagsordenen til næstkommende LSU møde, vil være tilgængelig på hjemmesiden en uge før mødet. På baggrund af ovenstående indstilles det, at der efter LSU møderne sendes en appetitvækker mail til alle medarbejdere, og der tilføjes et fast punkt på dagsordenen Orientering til medarbejderne, hvor udvalget beslutter, hvilke punkter der skal fremhæves i appetitvækkeren. Kommunikation _ Sagsbehandler Anders Moestrup, Michael Krattet og Marianne Maria Larsen Involvering _ Tidsfrist _ Bilag _
Dato: 02. juni 2017 Side 1/2 Sagsfremstilling Mødedato: 12-06-2017 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Projektejer: Tanja Stride, Tina Dreier, Linda N. K. Rasmussen og Michael Krattet Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X X Emne Justeret organisering i Regnskab status, temperaturmåling, hvordan kommer vi videre Resumé Se sagsfremstilling Indstilling Det indstilles at LSU drøfter: Om baggrunden for justeringen lever op til ledelsens forventninger en status og er vi på rette vej?? Behovet for en temperaturmåling i Regnskab i form af en mini-apv (psykisk) på baggrund af oplevet mistrivsel, manglende arbejdsglæde og motivation Handling kræves - hvad kan gøres for at forbedre den nuværende situation i Regnskab? Sagsfremstilling På LSU den 20. februar 2017 gennemgik vi den planlagte justering af organiseringen i Regnskab, som endte ud i, at samarbejdsudvalget tog det videre arbejde i Regnskab til efterretning. Som inspiration til brug for drøftelserne har vi indsamlet nogle af de frustrationer, opmærksomhedspunkter m.m. der har været fra medarbejderne i Regnskab (i særdeleshed) og øvrige samarbejdspartnere: - Oplevet mistrivsel iblandt medarbejdere i Regnskab - Manglende arbejdsglæde og motivation iblandt medarbejdere i Regnskab - Frustration over fysisk flytning, nye kollegaer, nye opgaver, manglende inddragelse, manglende systemunderstøttelse - rettigheder og adgange, omgangstonen er til tider blevet meget hård, for mange nye tiltag i grupperne med mange møder og opgavefordelinger, kollegaer undrer sig over hinandens arbejdsmoral. - Her efter 3 måneder er der stadig opgaver, som ikke er blevet overdrager pga. manglende ressourcer hos dem, som skal modtage dem, hvilket medfører at nogle medarbejdere stadig har nogle af sine gamle opgaver + nye opgaver ved ny placering (stress-faktor) - Særligt berørte medarbejde oplevede at få indsigt i fortroligt materiale inden det var tiltænkt. - Rykkere fra IndFak-brugere over manglende fakturaer til behandling - Rykkere fra leverandører over manglende betaling - Der savnes synlig ledelse - Der er mange sygemeldinger og stress symptomer - Oplevelse af at daglig (sikker)drift og kvalitet nedprioriteres for forandringens skyld -> medarbejdere har svært ved at se det store billede og synergien i "projektet" fx ansættelse af mange nye kollegaer.
Dato: 02. juni 2017 Side 2/2 Kommunikation - Projektejer Tanja Stride, Tina Dreier, Linda N. K. Rasmussen, og Michael Krattet Involvering - Tidsfrist Bilag
Sagsfremstilling AARHUS Dato: d. 2. juni 2017 Side 1/2 Mødedato: 12. juni 2017 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Niels Jørgen Rasmussen Gæst: Emne Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X X Evaluering af lønforhandlingsproces 2017 samt nye kriterier til brug for lønforhandling 2018 Resumé Se sagsfremstilling Indstilling Det indstilles, at LSU i Økonomi og Bygninger forholder sig til følgende: forhandlingsforløbet den generelle udmelding af forhandlingsresultatet anvendelse af kriterierne nye kriterier til brug for 2018 Sagsfremstilling Der blev i Økonomi og Bygninger modtaget 69 ansøgninger fordelt på 7 tillidsrepræsentanter. Ud af de 69 ansøgninger blev der imødekommet lønforbedringer til 25 personer. Samtlige lønforbedringer blev givet som kvalifikationstillæg og/eller omklassificeringer. Puljen til fordeling i Økonomi og Bygninger var på kr. 326.515. Der blev givet lønforbedringer for i alt kr. 327.000. Lønforhandling 2017 blev den 1. juni evaluereret på et ledelsesmøde i Økonomi og Bygninger, hvor det blev tilkendegivet, at forhandlingsforløbet og processen generelt har været god. Forhandlingsforløbet Forhandlingerne blev afsluttet i henhold til tidsplanen, og brevene til alle ansøgere blev udleveret/sendt den 1. juni 2017. Forhandlingsmøderne var præget af en konstruktiv dialog. Der ønskes en vurdering af forhandlingsforløbet. Udmelding af forhandlingsresultat Der er via mail udsendt en generel orientering om resultatet af lønforhandling 2017 til alle medarbejdere i Økonomi og Bygninger. Der ønskes en tilbagemelding på, hvordan medarbejderne har oplevet processen og udmelding af resultatet. Kriterierne Kriterierne, der lå til grund for de tildelte lønforbedringer, blev anvendt mellem 1 og 23 gange se nedenstående tabel. Faglighed og faglig udvikling Ansvar, kvalitet og samarbejde Nye løsninger 2 23 1
Sagsfremstilling AARHUS Dato: d. 2. juni 2017 Side 2/2 I ét tilfælde blev der anvendt mere end ét kriterie til at begrunde lønforbedringen. Der ønskes en drøftelse af kriterierne relateret ift. forhandlingerne såvel som medarbejdernes opfattelse heraf. Nye kriterier til brug for 2018 Vi er nu inde i den periode, som lønforhandling 2018 kommer til at vedrøre (1. april 2017 31. marts 2018), og nye kriterier skal helst udmeldes inden sommerferien. Det indstilles, at genanvende kriterierne fra 2017: Faglighed og faglig udvikling Medarbejderen har en høj faglighed, som anvendes i den samlede opgaveløsning. Medarbejderen tilegner sig løbende nye kompetencer. De nye kompetencer anvendes og har øget kvaliteten i arbejdet væsentligt og/eller har bevirket, at medarbejderen kan løse opgaver med større kompleksitet. Medarbejderen har fokus på vidensdeling. Ansvar, kvalitet og samarbejde Medarbejderen tager i særlig grad ejerskab og ansvar for løsning af sine daglige arbejdsopgaver, herunder også nye opgaver. Endvidere udviser medarbejderen forretningsforståelse i det tværgående samarbejde på hele AU samt i det eksterne samarbejde. Nye løsninger Medarbejderen bidrager i høj grad med nye løsninger samt optimering og effektivisering af eksisterende forretningsgange, og formår at omsætte idéer til konkret opgaveløsning. Kommunikation Nye kriterier udmeldes via mail fra vicedirektøren samt lægges på medarbejderportalen. Sagsbehandler Marianne Maria Larsen Tidsfrist Inden sommerferien udmeldes nye kriterier til brug for lønforhandling 2018. Bilag Lønkriterierne.
Modtager(e): Medarbejderne i Økonomi og Bygninger Notat Angående kriterier til brug for lønforhandling 2017 I AU s lønpolitik er der fastsat en række overordnede kriterier for lønforbedringer. På LSU mødet i Økonomi og Bygninger den 23. juni blev kriterierne fra 2016 evalueret, og der var enighed om at genanvende kriterierne til næste lønforhandlingsrunde. Kriterierne for lønforhandling 2017 er således følgende: Faglighed og faglig udvikling Medarbejderen har en høj faglighed, som anvendes i den samlede opgaveløsning. Medarbejderen tilegner sig løbende nye kompetencer. De nye kompetencer anvendes og har øget kvaliteten i arbejdet væsentligt og/eller har bevirket, at medarbejderen kan løse opgaver med større kompleksitet. Medarbejderen har fokus på vidensdeling. Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør Dato: 29. juni 2016 Side 1/1 Ansvar, kvalitet og samarbejde Medarbejderen tager i særlig grad ejerskab og ansvar for løsning af sine daglige arbejdsopgaver, herunder også nye opgaver. Endvidere udviser medarbejderen forretningsforståelse i det tværgående samarbejde på hele AU samt i det eksterne samarbejde. Nye løsninger Medarbejderen bidrager i høj grad med nye løsninger samt optimering og effektivisering af eksisterende forretningsgange, og formår at omsætte idéer til konkret opgaveløsning. Lønforbedringer vil som udgangspunkt blive givet til de medarbejdere, som bedst lever op til kriterierne og som har udviklet sig mest i forhold til kriterierne. Opfyldelse af et eller flere af kriterier medfører nødvendigvis ikke en lønforbedring, men skal anses som en nødvendighed for at komme i betragtning til en lønforbedring. Det er vigtigt, at medarbejderen såvel som lederen er særligt opmærksom på at få aftalt konkrete tiltag i form af ændrede opgaver, nyt ansvar og/eller efteruddannelse mv. som kan føre til en lønforbedring og ny vide. Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V Tlf.: 87 15 00 00
INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: - At medarbejderne oplever, at deres arbejdsindsats anerkendes af ledere og kollegaer TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Under temaet anerkendelse har vicedirektørområder og administrationscentre i deres lokale handleplaner besluttet en lang række forskellige tiltag. Herudover har ledere, tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter samt medlemmer af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg en særlig pligt til at gå forrest og være rollemodeller i forhold til at skabe/styrke en anerkendende kultur. Der vil som et fælles tiltag blive tilbudt kurser i anerkendelse målrettet arbejdsmiljøorganisationen og ledere mhp. at understøtte disse grupper i deres arbejde i egne enheder. Markere/synliggøre fælles succeser både lokalt og i Enhedsadministrationen. (Evt. hjælper) De enkelte enheder fsva. tiltag beskrevet i lokale handleplaner. Ledere, TR, AMR samt medlemmer af samarbejdsfora AU HR Ledere og medarbejdere FRIST (Dato) Løbende 1. kvartal 2017 Løbende STATUS
AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet Alle beløb er i 1.000 kr. og i faste priser Fortegn viser indtægt er positiv og udgift er negativ. Opsamling ordinære midler Økonomi og Bygninger Årsafslutning Primo 2016 ØR1 2016 ØR3 2016 Resultat 2016 Afvigelse til ØR3 Løn og kontorhold 66.555 65.711 63.117 60.573 2.544 Tilskud til eksterne 11.637 11.459 11.199 12.197 998 IT systemer 4.614 4.791 4.801 4.840 39 Særlige VD opgaver 857 1.062 1.438 994 444 Konsulentydelser 3.220 3.860 3.470 2.846 624 Midlertidige Bevillinger 0 0 0 0 0 Nettoforbrug i alt 86.883 86.883 84.025 81.450 2.575 Bevilliget ramme 86.883 86.883 84.134 84.134 0 Resultat 0 0 109 2.684 2.575 Indledning Der er i ØB samlet realiseret et mindreforbrug på 2,7 mio. kr. Det er primært L&K hvor mindreforbruget er realiseret. For AU fællesudgifterne i ØB regi har der været et merforbrug på Infrastrukturpuljen tkr., som dog, stort set, opvejes af et mindre forbrug på Særlige VD opgaver og Konsulentydelserne. 1. Løn og kontorhold Primo 2016 ØR1 2016 ØR3 2016 Resultat 2016 Afvigelse til ØR3 66.555 65.711 63.117 60.573 2.544 1.1 Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab I ØB er der samlet set realiseret et mindreforbrug på TAP løn tkr. 500, det er primært Indkøb og Regnskab, hvor vakante måneder har akkumuleret sig. DTAP, her udgør Regnskab tkr. 80 af en totalt mindreforbrug på tkr. 160. Flere refusioner tkr. 500, flere barsler og jobrotationsmidler/refusion. Anden drift udgør tkr. 612 på enhedsbudgetterne, Regnskab udgør 40 % heraf. Projektpuljen og flytteprojektet har et samlet mindreforbrug på tkr. 390, der udstår fakturaer vedr. flytningen til 2017. Yderligere er der hentet tkr. 145 på øgede salgsindtægter, fakturering af udvendigvedligehold BYGST. Slutteligt, har den sidste afstemning af løn øget lønafstemningsprojektet tkr. 180. 2. Tilskud til eksterne partnere Primo 2016 ØR1 2016 ØR3 2016 Resultat 2016 Afvigelse til ØR3 11.637 11.459 11.199 12.197 998 2.1 Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab Mindreforbrug på Fællesforsendelsesomkostninger tkr. 290 grundet effekten af B post og ikke mindst Digital post som er skudt i gang i 2016. Der er på Infrastruktur realiseret et merforbrug på tkr. 1.288. 3. IT Systemer Primo 2016 ØR1 2016 ØR3 2016 Resultat 2016 Afvigelse til ØR3 4.614 4.791 4.801 4.840 39 3.1 Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab Der er realiseret en række små mindreforbrug, som dog spises op af et merforbrug på citrixlicenser til teknisk software, citrixlicenser som ikke længere kan køre gratis gennem AU IT grunden antallet. Kan vi gøre noget ved det altså reducerer antallet? Er der f.eks. inaktive brugere eller lignende? 4. Særlige opgaver for VD området Primo 2016 ØR1 2016 ØR3 2016 Resultat 2016 Afvigelse til ØR3 857 1.062 1.438 994 444 4.1 Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab 07 06 2017
AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet Ift. ØR3, så er udgifterne til Bank og kursgebyrer ikke blevet så store som frygtet, tkr. 280 mindre. Regnskab, tekniske poster har også haft et mindreforbrug tkr. 120, men også færre indtægter til EG bolig tkr. 60. Der har ikke været forsikrings/erstatnings sager i 2016, her realiseres et mindreforbrug på tkr. 100. 5. Konsulentydelser Primo 2016 ØR1 2016 ØR3 2016 Resultat 2016 Afvigelse til ØR3 3.220 3.860 3.470 2.846 624 5.1 Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab Navision og Tidshåndtering har samlet et mindreforbrug på tkr. 383 grundet manglende ressourcer hos leverandørene. Tkr. 393 i mindreforbrug kommer fra Advokat og rådgivningsydelser, heraf er tkr. 145 fra færre klagesager og færre indkøbsaktiviteter (Indkøb), heraf tkr. 98 (Bygn.øko&Jura), HIH sagen er ikke færdiggjort, heraf tkr. 92 Revision, løbende rådgivning. Dog har der været et merforbrug grundet review af de nye forretningsgange for projektcontrolling tkr. 147. 6. Midlertidige bevillinger Primo 2016 ØR1 2016 ØR3 2016 Resultat 2016 Afvigelse til ØR3 0 6.1 Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab 07 06 2017
AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet ØB ØR1 2017 Alle beløb er i 1.000 kr. Det forudsættes at ramme og budget er ens i BO årene. Opsummering R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR1 2017 ØR1 Primo B2018 niv. 17 Ramme Løn og kontorhold 63.117 63.812 11.038 66.229 64.279 1.950 64.716 Nettoforbrug Løn og kontorhold 60.573 61.240 10.165 66.229 64.210 2.019 64.716 Overskud/Underskud LK 2.544 2.572 873 0 69 69 0 Ramme Fællesomkostninger i alt 21.017 21.248 3.162 18.974 19.224 250 17.784 Nettoforbrug Tilskud til eksterne 12.197 12.331 1.955 10.790 10.799 9 10.100 Nettoforbrug IT systemer 4.840 4.893 796 4.398 4.583 185 4.309 Nettoforbrug Særlige VD opgaver 994 1.005 144 353 958 604 307 Nettoforbrug Konsulentydelser 2.846 2.878 87 3.432 3.310 122 3.068 Nettoforbrug Midlertidige Bevillinger 0 0 0 0 0 0 0 Overskud/Underskud FO 140 141 182 0 426 426 0 Overskud/Underskud i alt 2.684 2.713 1.055 0 356 356 0 Indledning Som det fremgår af tabellen viser Rammen for løn og kontorhold et overskud på 1,950 mio. kr. Det foreslås, at der overføres 450.000 kr. til fællesudgifterne heraf afsættes 250.000 kr. til videreudvikling af Promark (system til tidshåndtering) og 200.000 kr. til prisfremskrivning af infrastrukturpuljen. ØB fortager derudover ved ØR1 en midlertidig nedskrivning af den samlede ramme med 1,5 mio. kr. Rammenedskrivningen skal ses i lyset af det genererede overskud i 2016, og deraf fokus på en skarpere budgetlægning, herunder speciel fokus på refusioner og vakancer. I budgettet for løn og kontorhold er således på nuværende tidspunkt indarbejdet 600.000 kr. til videreudvikling af Dalux og 200.000 kr. til pilotprojekter med robotteknologi. Fra 2018 og frem nedskrives rammen til løn og kontorhold med 300.000 kr. fordi Anders Moestrup vender tilbage til HR. Fællesudgifterne: Der er pt. forventninger om små mindreudgifter på fællesudgifterne. Merudgifterne er på 0,426 mio. kr. og udgør dermed alene ca. 2 pct. af det samlede budget til fællesudgifter. Set i lyset af den generelle usikkerhed så tidligt på året foretages ikke på nuværende tidspunkt et løft af rammen. I stedet følges udviklingen nøje frem mod ØR 2. 1. Løn og kontorhold R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR1 2017 ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme 63.117 63.812 11.038 66.229 64.279 1.950 64.716 Nettoforbrug 60.573 61.240 10.165 66.229 64.210 2.019 64.716 Overskud/Underskud 2.544 2.572 873 0 69 69 0
AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet 1.1 Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 ØB's løn og kontorhold nedskrives rammemæssigt med 450 tkr., de 450 tkr. Flyttes til ØB Fællesudgifter heraf 200.000 kr. til prisregulering af fællesudgifterne og 250.000 til yderligere udvikling af promark. Derudover så nedskrives ØB's ramme til Løn og kontorhold med det beløb som ikke forventes forbrugt (tkr. 1.500). Fra 2018 reduceres rammen med 300 tkr. som overføres til AU HR i forbindelse med at Anders Moestrup vender tilbage til HR. 1.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 200 200 Ja Flyttet til/fra andet VD område Infrastrukturpuljen p/l reguleres 2 250 Nej Intern flytning på VD området Ekstra midler til yderligere udvikling af Promark kun 2017 3 1.500 Nej Flyttet til/fra andet VD område Nedskrivning af ramme til løn og kontorhold, til Direktørpuljen 4 300 Ja Flyttet til/fra andet VD område Nedskrivning af ramme fra 2018, flytning af Anders Moestrup tilbage til HR.
AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet 2. Tilskud til eksterne partnere R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR1 2017 ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme 11.159 11.282 1.798 10.790 10.790 0 10.100 Nettoforbrug 12.197 12.331 1.955 10.790 10.799 9 10.100 Overskud/Underskud 1.038 1.049 156 0 9 9 0 2.1 Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Tilskud til eksterne består af Infrastrukturpuljen og Fællesforsendelsesomk. Infrastruktur overfører 200 tkr. I ramme til AU IT, samtidig p/l reguleres Infrastrukturpuljen med et tilsvarende beløb, fordi Infrastrukturpuljen ikke tidligere er blevet p/l reguleret. 2.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 200 200 Ja Flyttet til/fra andet VD område Overførsel til AU IT vedr. faldebortomk. Serverrum 2 200 200 Ja Intern flytning på VD området Infrastrukturpuljen p/l reguleres 3. IT Systemer R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR1 2017 ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme 4.791 4.844 733 4.398 4.398 0 4.309 Nettoforbrug 4.840 4.893 796 4.398 4.583 185 4.309 Overskud/Underskud 49 49 63 0 185 185 0 3.1 Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Der forventes et let øget forbrug, primær årsag er AURUS som ikke forventes opsagt i 2017 (119 tkr.) og Citrixlicens til teknisksoftware (39 tkr.) 3.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 Beskrivelse 2 Beskrivelse
AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet 4. Særlige opgaver for VD området R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR1 2017 ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme 1.482 1.498 59 353 353 0 307 Nettoforbrug 994 1.005 144 353 958 604 307 Overskud/Underskud 488 493 85 0 604 604 0 4.1 Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Der forventes et merforbrug til bankgebyrer på 360 tkr., derudover forventes et ikke ramme finansieret merforbrug på ca. 245 tkr. Disse merforbrug forventes dækkes af mindreforbrug ift. Rammen på øvrige kategorier under AU fællesudgifter. 4.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 Beskrivelse 2 Beskrivelse 5. Konsulentydelser R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR1 2017 ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme 3.585 3.624 572 3.432 3.682 250 3.068 Nettoforbrug 2.846 2.878 87 3.432 3.310 122 3.068 Overskud/Underskud 739 747 485 0 372 372 0 5.1 Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Der forventes et mindreforbrug på ca. 125 tkr. Der bevilliges 250 tkr. Til yderligere udvikling af Promark, omkostningerne reduceres med i alt 350 tkr., heraf er 250 tkr. Revisionsudbudet, færre forventede omk. Til rådgivning 75 tkr. Og reduktion af posten til revision af STÅ. 5.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 250 0 Nej Intern flytning på VD området Merbudget til videreudvikling af Promark 2 Beskrivelse
AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet 6. Midlertidige bevillinger R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR1 2017 ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme 0 0 0 0 0 0 0 Nettoforbrug 0 0 0 0 0 0 Overskud/Underskud 0 0 0 0 0 0 0 6.1 Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Ingen bemærkninger 6.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 Beskrivelse 2 Beskrivelse 7. Eksterne projekter (DR 4 6) R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR1 2017 ØR1 Primo Eksterne tilskud 175 177 0 175 175 0 Øvrige indtægter 0 0 0 0 0 Løn 0 0 0 0 0 Husleje 0 0 0 0 0 Øvrig drift 175 177 0 175 175 0 Overskud/Underskud 0 0 0 0 0 0 7.1 Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Ingen bemærkninger
AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL16OER3 AUL17PRIMO 2017 2017 2017 2017 2017 2017 2017 2017 2017 2017 2017 2016 2017 2016 Diff R2016 vs. ØR 3 2017 1. Løn og kontorhold Projekter 1 2 3 4 5 Projekter 6 7 28 30 33 34 R2016 B2017 ØR1 P B2016 ØR3 P Løbende priser 2017 ØR1 PRIMO 19604 19605 19606 19607 19608 19609 19610 11732 21014 21914 25899 25900 85.202.853 86.588.850 85.202.853 Stab Økonomisekretaria tet BI enheden Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura Byggeri og planlægning Lønafstemnings projekt Ø&B Projektpulje Flytning Trøjborg Dalux implementerin g Forsøg med Robotter 83.859.219 81.452.404 83.059.219 84.024.795 85.659.845 1.800.626 TAP løn 2.015.255 11.128.753 5.041.779 5.942.142 27.669.959 5.197.079 6.433.893 300.000 63.728.860 60.690.556 63.428.860 61.195.892 505.335 63.179.494 549.366 Refusion 150.590 199.800 199.800 1.243.891 205.800 8.360 2.008.241 2.286.803 2.008.241 1.788.977 497.826 1.643.291 364.950 DTAP 50.000 500.000 425.000 170.000 1.145.000 947.101 1.145.000 1.320.000 372.899 1.170.000 25.000 Anden løn (Vakancer og anden løn) 600.000 80.000 520.000 210.613 520.000 210.613 520.000 1.040.000 Rejser, hotel og forplejning 100.000 33.000 10.000 16.000 50.000 154.000 62.000 425.000 264.188 425.000 502.000 237.812 505.000 80.000 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere (hævet for stabe 250.000 75.000 65.000 35.000 350.000 31.000 43.000 849.000 656.747 849.000 686.224 29.477 703.224 145.776 IT og telefoni (løft 2017 til workzone og overgang til fælles I 150.000 90.000 40.000 30.000 250.000 20.000 90.000 670.000 783.918 670.000 460.000 323.918 440.000 230.000 Tjenestebil 150.000 150.000 85.987 150.000 150.000 64.013 150.000 Anden drift 500.000 10.000 19.000 15.000 150.000 15.000 65.000 311.000 300.000 200.000 1.585.000 1.241.845 1.085.000 2.237.156 995.311 2.844.418 1.259.418 Afskrivninger Julefrokost og sommerfest 45.000 45.000 478 45.000 45.000 45.478 45.000 Salg (kaos og AUFF) 160.000 1.000.000 1.160.000 1.308.969 1.160.000 1.170.000 138.969 1.165.000 5.000 Internt salg 8.943 8.943 Lønafstemning 700.000 700.000 700.000 700.000 520.000 180.000 520.000 180.000 2.450.255 11.186.163 4.975.979 5.888.342 27.726.068 4.636.279 6.935.533 700.000 0 311.000 64.209.619 60.575.761 63.409.619 63.117.295 2.541.534 66.228.845 2.019.226 1.035.000 208.000 134.000 96.000 800.000 780.000 260.000 700.000 0 311.000 Ramme 66.228.845 66.228.845 3. IT systemer Projekter 8 9 11 12 29 2.019.226 0 19611 19612 19613 19614 21913 Økonomisystemer ekstern drift BI enheden ITsystemer FM system IT Digitalpost Indkøbsanalyse system Navision 1.700.000 1.700.000 1.765.179 1.700.000 1.730.000 35.179 1.750.000 50.000 AURUS 469.000 469.000 466.814 469.000 467.000 186 350.000 119.000 IndFak 370.000 370.000 361.098 370.000 362.000 902 370.000 Webshop 15.000 15.000 14.373 15.000 15.000 627 15.000 CWT 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 ØSLDV NS STADS ARS 0 346.120 350.000 3.880 Dibs EG Bolig 17.500 17.500 18.404 17.500 15.000 3.404 15.000 2.500 RejsUD 90.000 90.000 90.000 90.000 Tidshåndtering 315.000 315.000 284.526 315.000 310.000 25.474 315.000 Dalux (del af Infrastrukturpulje) 210.000 210.000 180.000 210.000 180.000 180.000 30.000 TV fælles (del af Infrastrukturpulje) 150.000 150.000 138.240 150.000 125.000 13.240 125.000 25.000 Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) 131.000 131.000 111.116 131.000 131.000 19.884 131.000 Energy Key (del af Infrastrukturpulje) 460.000 460.000 494.071 460.000 460.000 34.071 460.000 Call Center (del af Infrastrukturpulje) Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) 86.000 86.000 79.350 86.000 86.000 6.650 86.000 Citrix licens, teknisk software (del af infrastruktur) 39.600 39.600 125.423 39.600 125.423 39.600 Licenser 110.000 110.000 81.334 110.000 150.000 68.666 110.000 Digitalpost (del af ForsendelseVD) 60.000 60.000 48.677 60.000 60.000 11.323 60.000 Medfin. Af PF Tidshåntering pba. system bespar. Indkøbsanalysesystem af midler til projekter 340.000 340.000 304.991 340.000 340.000 35.009 340.000 SKI abonnement (midler fra projekter) 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 2.986.500 110.000 1.076.600 60.000 350.000 4.583.100 4.839.719 4.583.100 4.801.000 38.719 4.417.000 166.100 Ramme 4.398.387 4.398.387 2. Tilskud til eksterne Projekter 13 14 184.713 18.613 19615 19616 Infrastrukturpuljen Forsendelsesomk. Fælles ADM Infrastrukturpuljen 9.360.000 9.360.000 10.647.866 9.360.000 9.360.000 1.287.866 9.360.000 ForsendelsesOmkostninger Fælles ADM 1.439.000 1.439.000 1.643.929 1.439.000 1.839.000 195.071 1.439.000 Internt salg, pakkeafregning 148.428 148.428 Digital forsendelse 53.406 53.406 10.799.000 12.196.774 10.799.000 11.199.000 997.774 10.799.000 Ramme 10.790.163 10.790.163 4.Særlige VD opgaver 15 16 25 8.837 8.837 19617 19618 19753 Økonomisystemer særlig drift Regnskab særlig drift Bygningsøkonomi og jura særlig drift Navision 2.500 2.500 1.457 2.500 20.000 18.543 5.000 2.500 AURUS 2.500 2.500 1.179 2.500 2.000 821 5.000 2.500 IndFak 2.500 2.500 2.121 2.500 3.000 879 5.000 2.500 Webshop 2.500 2.500 864 2.500 864 2.500 CWT ØSLDV NS STADS ARS Tidshåndtering 2.500 2.500 1.208 2.500 2.500 1.292 5.000 2.500 Dibs EG Bolig 0 276 276 Finansielle poster 0 2.397 2.397 Rykkere og rente fra debitorer 300.000 300.000 12.139 300.000 25.000 12.861 250.000 50.000 Tekniskeposter Regnskab 200.000 200.000 178.780 200.000 300.000 121.220 300.000 100.000 Tekniske poster til udlign. BALANCE Dibs 50.000 50.000 26.248 50.000 85.000 58.752 50.000 EG Bolig 4.113 4.113 Bankgebyrer 720.000 720.000 237.064 720.000 360.000 122.936 360.000 360.000 Kursgebyr 50.000 50.000 494.443 50.000 660.000 165.557 100.000 50.000
Renteudg. og rykkergebyrer 25.000 25.000 6.809 25.000 6.809 25.000 Forsikringsskader/Erstatninger 200.000 200.000 200.000 100.000 100.000 200.000 Postbiler el. relateret hertil 100.000 100.000 91.884 100.000 100.000 8.116 100.000 Posten i øvrigt 10.277 10.277 12.500 645.000 300.000 957.500 993.932 957.500 1.437.500 443.568 805.000 152.500 Ramme 353.429 353.429 5. Særlige konsulentydelser Projekter 17 18 19 20 26 27 32 31 604.071 451.571 19619 19620 19621 19622 19928 19945 21916 21915 Økonomisystemer udvikling Økonomi Revision og Rådgivning Økonomi BI enheden Økonomi Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura Indkøbsmodul, Indfak2 Navision 800.000 800.000 590.523 800.000 800.000 209.477 800.000 AURUS 10.000 10.000 10.000 20.000 20.000 10.000 IndFak Webshop 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 CWT ØSLDV NS STADS 35.000 35.000 41.783 35.000 30.000 11.783 30.000 5.000 ARS 24.000 24.000 Dibs EG Bolig ProMark 590.000 590.000 292.498 590.000 465.000 172.503 340.000 250.000 Revision, løbende 650.000 650.000 899.193 650.000 900.000 807 900.000 250.000 Revision, STÅ 70.000 70.000 80.759 70.000 100.000 19.241 100.000 30.000 Revision, eksterne midler 146.644 146.644 PwC særrevision, Foulum & Roskilde Advokatbistand 300.000 150.000 450.000 268.675 450.000 450.000 181.325 450.000 Rådgivning, løbende (af midler til projekter) 75.000 200.000 50.000 75.000 400.000 363.799 400.000 575.000 211.201 475.000 75.000 Digitalpost, Strålfors konsulent 13.155 13.155 IT Sikkerhedsrevision 100.000 100.000 125.191 100.000 125.000 191 100.000 Indkøbsmodul, Indfak2 (af midler til projekter) 100.000 100.000 100.000 100.000 RejsUD (midler til midlertige projekter) 100.000 100.000 100.000 100.000 1.440.000 895.000 200.000 350.000 75.000 150.000 100.000 100.000 3.310.000 2.846.218 3.310.000 3.470.000 623.782 3.410.000 100.000 Ramme 3.432.028 3.432.028 0 122.028 22.028 100.000 19.649.600 20.876.643 19.649.600 20.907.500 30.857 19.431.000 218.600 Ramme 18.974.007 21.017 675.593 Ramme Promark 250000 Ramme residual 425.593 RejsUD