Referat Grupperådmøde DDS Søndermark Gruppe 04.02.2015 Side 1 af 7 Referat fra Grupperådsmøde for DDS Søndermark Gruppe d. 4.2.2015 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Beretning fra bestyrelsen og ledergruppen 3. Fremlæggelse af årsregnskab og status for det foregående år til godkendelse 4. Status på byggeri af ny hytte 5. Behandling af indkomne forslag 6. Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid, herunder: Plan for udarbejdelse af gruppens udviklingsplan med hovedindsatsområder for indeværende år Beslutninger i øvrigt om gruppens udvikling, spejderarbejde m.m. 7. Vedtagelse af budget for indeværende år, herunder fastsættelse af medlemskontingent 8. Valg til bestyrelsen Forældrerepræsentanter o Thomas Sandholdt (formand) på valg o Jakob Lildholdt (kasserer) ej på valg o Marianne Båstrup-Larsen på valg o Gyrite Johansen - på valg o Katja Lange på valg o Maria Gerner på valg o Asger Hermansen på valg Valg af ledere, herunder mindst en Gruppeleder Valg af 4 unge 9. Valg af gruppens to medlemmer til Korpsrådet 10. Valg af gruppens fem medlemmer til Divisionsrådet 11. Valg af revisor og revisorsuppleant 12. Eventuelt Referat: 1. Valg af dirigent og referent Dirigent Mette Grønvold/Krølle, referent Katja Lange 2. Beretning fra bestyrelsen og ledergruppen a. Beretning fra bestyrelsesformand Thomas Sandholdt Der har i år været tre områder i bestyrelsens arbejde: driftsøkonomi, gode rammer for lederne og hytteprojektet. Driftsøkonomien er fornuftig, og derfor bruges der ikke så meget tid på den. Bestyrelsen har også ansvar for at støtte ledergruppen og skabe gode rammer for deres arbejde. Her kunne bestyrelsen godt have været mere aktiv i år, men gruppen er heldigvis begavet med en virkelig stærk og dygtig ledergruppe. Det er hytteprojektet, med opførelse af den nye Søndermark Natur- og Fritidshytte, der har fyldt absolut mest. Første spadestik til huset blev taget i september 2013. I 2014 var salget af gruppens hytte Piledam i Ølstykke en større opgave. Den har været lejet ud til en udflytterinstitution, men institutionen opsagde lejemålet, og hytten er nu blevet solgt, fordi den ellers ville generere for mange udgifter. Provenuet fra salg af Piledam indgår i hytteprojektet. Der pågår forhandlinger med Frederiksberg Kommune om, hvordan en brugsretsaftale med
Referat Grupperådmøde DDS Søndermark Gruppe 04.02.2015 Side 2 af 7 kommunen skal se ud. Det er en del af aftalen med Frederiksberg Kommune, som har medfinansieret projektet. Marianne Baastrup Larsen og Gyrite Johansen har trukket det store læs i fht. hytteprojektet, men der har været en del udfordringer med entreprenøren undervejs, hvilket har givet den samlede bestyrelse en del mere arbejde end forventet. Der har været forhandlinger, bl.a. med advokater. Bestyrelsen har valgt den bløde forhandlingsvej hidtil, fordi det blev vurderet som bedre at tage evt. større konflikter, når hytten er færdig, så det ikke betyder, at byggeriet går i stå. Der er også taget hul på udarbejdelsen af diverse aftaler af drift mv. for den nye hytte. Der ligger et større arbejde med at få hytten til at komme til at køre. Korpsaktiviteter er blevet nedprioriteret på bestyrelsesniveau. Thomas afsluttede med at takke Marianne og Gyrite for det store arbejde med hytten, at takke Jesper Kløve (gruppeleder) og ledergruppen for det gode lederarbejde, Jakob Lildholdt for kassererarbejdet og i øvrigt resten af bestyrelsen. b. Beretning fra gruppeleder Jesper: Der ca. 20 aktive ledere. Det betyder, at ønsket om 1 leder pr. 6 spejdere ca. holder. Lederne er kritiske i fht. nye ledere. De kommer først på besøg nogle gange som prospects. Der er oftest tale om forældre til kommende spejdere. Der er ca. 140 spejdere i gruppen, og der var en venteliste på 85. Efter sommerferien blev der taget 10 nye ind og derpå blev ventelisten nedlagt, for den krævede for meget administration. Der er skrevet på hjemmesiden, at den åbner igen 14 dage i april. En stor fælles juletur på Jomsborg ved Kulhuse var en god succes for alle grene, f.eks. fordi de store var gode til at tage sig af de mindre. c. Beretning fra grenene Gamlar/Peter Ulf Jørgensen, trop: Det går rigtigt godt. Sommeren 2014 var troppen i Norge med 21 spejdere og tre ledere. Først vandretur og derpå kristen spejderlejr udenfor Oslo. Samtidig med terrorberedskab, men det blev tacklet fornuftigt og uden drama. Turen var en stor oplevelse, og den fyldte også meget i hele foråret, fordi der skulle samles penge ind. Ellers fokuseres der på patruljeliv. Prøver at få patruljelederne til at få stadigt større ansvar for aktiviteterne. Troppen består af 21 tilmeldte, heraf 12-15 aktive spejdere. Skolereformen har ramt lidt hårdt, for de ældste har ikke overskud. 5-6 piger er på efterskole, så der er kun 3 piger. Det er meget svingende, hvor mange der kommer. Mungo, Mikkel Vilby, juniorer: Juniorer havde en dejlig tur til Thurø i sommer. De forskellige ledere laver hvert deres forløb for en patrulje. Det kniber lidt med ledere, der er mistet nogen. Spejderne er delt op i fire patruljer, som altså roterer mellem forløbene. De større fik lov til selv at konstituere deres egne patruljer. De skal helst selv komme til at styre så meget som muligt selv. I efteråret har de kørt et forløb med svømning og med at bygge stort. Der bliver også drama og pioner. I starten af året kører forløb om kultur og samfund og håndværk. Det var tidligere besluttet, at nogle af dem, der skulle være rykket op, skulle vente, så flere kunne rykke op sammen. Og det er der desværre mistet nogle stykker på. Ellers forbereder de sig til forårets divisionsturnering: bygge lejr, slå telte op mv.
Referat Grupperådmøde DDS Søndermark Gruppe 04.02.2015 Side 3 af 7 De går ikke hurtigt nok til at kunne tage 100 km-mærket, men der satses måske på et mindre mærke. De skal så i stedet padle 100 km i Värmland til sommer. Deltagelse i den sommerlejr vil betyde, at man skal deltage i den forberedende træning. Det bliver lavet i samarbejde med troppen. Der vil både være aktiviteter hver for sig og forberedende for de kommende tropsspejdere. Særligt vigtigt, fordi der ikke har været oprykning til trop i næsten to år på det tidspunkt, så de kender ikke hinanden så godt. Jesper på vegne af mini: Ca. 27 spejdere i alt. De har arbejdet med knob og nørd. Sommeren 2014 var de på Thurøbund, i år vil de gerne til Arresø. Mao/Dorthe Munk - Petersen, mikro: Der er 4 mikroledere, 19 mikrospejdere. Mao sendte afslag til 61 børn, da ventelisten blev lukket. De har ikke været så gode til at arbejde med patruljesystemet, men er ved at få greb om det. Har afprøvet, at børnene kun var mikroer et år, men det var for hårdt, så nu er det genoptaget med to år. Der har været ekstraordinært stort optag, og de nye har lige skullet køres ind. Der sørges for en jævn fordeling af årgange og køn. Der arbejdes på at gøre dem så selvstændige som muligt; de skal selv kunne smøre deres mad, pakke deres tasker mv. og de fleste er rigtigt gode, når bare forældrene giver dem lov. De har i nogle år deltaget i Pandaløbet og har hidtil oplevet, at det var svært, og at de ikke kunne nok. Sidste år blev der trænet ihærdigt og de kom hjem med en panda. Der bliver ingen sommerlejr, men i stedet en pinselejr. Beretningerne blev godkendt ved akklamation. 3. Fremlæggelse af årsregnskab og status for det foregående år til godkendelse v. Jakob Lildholdt Regnskabet er udelukkende for driften af gruppen og altså ikke for hytteprojektet, som har selvstændigt regnskab, der vil blive revideret af ekstern statsregistreret revisor. Der er et driftsunderskud på knapt 44.000 kr., som bl.a. er blevet brugt på aktiviteter og materiel, bl.a. i form af lokaleleje/hytteleje på ture. Den udgift er blevet noget større end budgetteret. Opvarmning og belysning er højere end budgetteret, fordi el-opvarmningen af den gamle hytte er dyr. Diverse indtægter er bl.a. refusion af nogle udgifter på Piledam, som nu er blevet solgt. Dvs. at udgifter i fbm. Piledam først er blevet dækket af indtægten fra salget, inden resten af indtægten indgår i hytteprojektet. Deltagerbetaling og også udgifter til ture, lejre og aktiviteter ser meget høje ud, bl.a. fordi troppens tur til Norge er kørt betalingsmæssigt over gruppens konto. Tilskud til lokale bør principielt dække alle udgifter vedr. lokaler, men det er ikke tilfældet for 2014.
Referat Grupperådmøde DDS Søndermark Gruppe 04.02.2015 Side 4 af 7 Man skal på forhånd søge om dækning af udgifter, og altså kende de præcise udgifter for at få alt dækket. Tidligere år har vi fået flere tildelt penge end vi har brugt, så I år kommer der færre, fordi det er blevet tilbagereguleret. Jakob har foretaget en skønsmæssig vurdering af, hvor meget den nye hytte skal vurderes til. Der opstod en mindre diskussion om, hvorvidt hytten overhovedet skal vurderes og indgå som et egentligt aktiv for gruppen, idet den ikke kan omsættes til værdi. Grupperådet vurderede, at det vil være rigtigst fremover ikke at lade hytten indgå som aktiv i regnskabet. Se i øvrigt noterne til det vedhæftede regnskab. Grupperådet godkendte regnskabet. 4. Den nye hytte v. Marianne Baastrup-Larsen og Gyrite Johansen Processen startede i 2009 eller 2010. Hytten blev sat i udbud første gang i 2012. Inden da blev der rejst midler via fonde, kommune mv. Ved første udbud var prisen højere end midlerne. I forsommeren 2013 var der nyt udbud, prisen blev en smule lavere, men ikke helt nok. Byggeprocessen lang og træls, især fra det i april 2014 gik op for entreprenøren, at de ikke havde styr på den betonstøbningsproces, som er påkrævet til dette byggeri. Byggeriet skulle have afleveret d. 24. oktober. Der blev givet indgået et forlig, hvor vi har strakt os langt, bl.a. ved at udskyde afleveringsfristen. Det betyder, at de er sluppet for dagbøder i flere måneder. De prøver at få os til at modtage byggeriet, før det er helt færdigt, og vi vil ikke overtage et hus med særligt mange mangler, fordi vi er usikre på, om de vil udbedre efterfølgende. Det vil også stille os dårligere i de forhandlinger, der endnu ikke er afsluttede. Der har været hyret ekstern byggerådgiver og advokat. Det har været nødvendigt at bruge flere penge på rådgiver og advokat, end det var forudset, så vi var sikre på at have handlet forsvarligt. Man kan følge med i facebook-gruppen Søndermark Natur- og Fritidshytte. 5. Indkomne forslag Jesper Kløve, Gruppeleder, stillede forslag om at hæve budgettet med 200 kroner. Det drøftedes under budget-punktet. 6. Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid Jesper fremlagde gruppens udviklingsplan for 2015-16. Det er grupperådets plan, men udfærdigelsen af den har været uddelegeret til lederne. Planen er hovedsageligt formet som en række opgaver og andre aktiviteter, som lederne har ansvaret for bliver udført i løbet af de to år.
Referat Grupperådmøde DDS Søndermark Gruppe 04.02.2015 Side 5 af 7 Aktiviteterne har blandet karakter, dvs. fra indflytning i ny hytte over etablering af database med gentagne aktiviteter til spejderture. Nummereringen er ikke et udtryk for en prioriteret rækkefølge. Se planen på sondermark.dk. Der var ros til planen, som blev godkendt. 7. Vedtagelse af budget for indeværende år, herunder fastsættelse af medlemskontingent Bestyrelsen foreslår, at kontingentet vil blive hævet til 1.000 kr./halvår gældende fra 2. halvår for almindeligt kontingent (for spejderne). Det begrundes b.la. med, at turene er blevet lidt dyrere. Jakob Lildholdt har lavet et budget for driftsudgifterne for den nye hytte og for øvrige udgifter, der er relevante for at kunne søge om lokaletilskud for 2015. De estimerede udgifter er noget højere, end de plejer at være pga. den nye store hytte og desuden vil der være en periode i 2015, hvor vi har to hytter indtil vi endeligt er flyttet ind i den nye. Eftersom så mange udgifter er lidt usikre, fordi vi stadig mangler at indgå mange nye aftaler om forsikring, rengøring, vicevært og meget mere, vil der evt. blive justeret lidt på tilskud fra kommunen i løbet af året. Administrationsudgifterne bliver hævet, fordi der nu skal ekstern revisor på regnskabet. Fra 2015 er personforsikring inkluderet i korpskontingentet. Se i øvrigt noter til vedhæftede regnskab og budget. Mungo efterlyste et grenbudget, hvilket kassereren tilkendegav godt kan lade sig gøre. Det kræver dog, at man i hver gren er omhyggelige med afregninger og med at notere, hvad der er brugt til hvad. Budgettet blev vedtaget med den foreslåede kontingentforhøjelse på kr. 100 gældende fra 2. halvår af 2015. 8. Valg til bestyrelsen Forældrerepræsentanter: Thomas Sandholdt trak sig som formand. Jesper foreslog Mette Grønvold/Krølle. Krølle modtog valg under klapsalver. 6 bestyrelsesmedlemmer var på valg: Thomas Sandholdt Marianne Båstrup-Larsen
Referat Grupperådmøde DDS Søndermark Gruppe 04.02.2015 Side 6 af 7 Gyrite Johansen Katja Lange Maria Gerner Asger Hermansen Shian Jones-Mortensen og Asger Hermansen er udgået af bestyrelsen i løbet af året. Marianne Båstrup-Larsen, Gyrite Johansen, Katja Lange, Maria Gerner og Thomas Sandholdt modtog genvalg som menige bestyrelsesmedlemmer. En forælder - Val Davey, havde meldt sig kandidatur, men havde ikke mulighed for at deltage i mødet. Han blev valgt in absentia. Pernille Helms stillede op og blev valgt. Jakob Lildholdt (kasserer) var ikke på valg. Ledere, herunder mindst en Gruppeleder: Jesper Kløve, Peter Ulf Jørgensen, Valdemar Helms Kløve (Mamba), Marie Brøns (Koa) og Niels Ravn (Baloo) stillede op som ledere og blev valgt. Jesper fortsætter som Gruppeleder. Valg af 4 unge: Der var ingen unge opstillede. Den samlede bestyrelse består nu af: Mette Grønvold (formand) Jakob Lildholdt (kasserer) Thomas Sandholdt Marianne Båstrup-Larsen Gyrite Johansen Katja Lange Maria Gerner Pernille Helms Val Davey Jesper Kløve Peter Ulf Jørgensen Valdemar Helms Kløve (Mamba) Marie Brøns (Koa) Niels Ravn (Baloo)
Referat Grupperådmøde DDS Søndermark Gruppe 04.02.2015 Side 7 af 7 9. Valg af gruppens to medlemmer til Korpsrådet Det blev besluttet, at gruppeleder Jesper Kløve og formand Mette Grønvold får stemmekortene, og at alle interesserede er velkomne til at deltage. 10. Valg af gruppens fem medlemmer til Divisionsrådet Mette Grønvold (Krølle), Jesper Kløve, Peter Ulf Jørgensen, Valdemar Helms Kløve (Mamba) og Mikkel Vilby (Mungo) blev valgt. 11. Valg af revisor og revisorsuppleant Revisorfirmaet AP blev valgt som revisor (de reviderer også byggeregnskabet). Revisorsuppleant: Michael Graa. 12. Evt. Ekstra klap til lederne. Klap fra lederne til alle dem, der hjælper med det administrative, skriftlige, økonomiske mv. Krølle takkede for god ro og orden og takkede især lederne for deres store indsats. Hun opfordrede alle forældre til fortsat at bakke op om ledere og spejderarbejdet.
Årsregnskab 2014 og budget 2015 DDS Søndermark Gruppe Side 1 / 4 Årsregnskab 2014 og budget 2015 DDS Søndermark Gruppe 1/1/2014 - Driftsregnskab 31/12/2014 Budget 2014 Budget 2015 INDTÆGTER Noter Medlemskontingent N1 172.973,55 180.000 185.000 Tilskud fra offentlige myndigheder: Lokaletilskud N2 97.374,00 100.000 239.000 Aktivitets-/medlemstilskud 46.080,00 46.000 50.000 Andre offentlige tilskud N3 0,00 0 182.000 Diverse indtægter N4 22.499,51 0 Deltagerbetaling mv. N5 108.496,11 30.000 43.000 Renter & gebyrer 3.143,32 4.000 3.000 Indtægter i alt 450.566,49 360.000 702.000 UDGIFTER Noter Korpskontingent 39.005,25 41.000 41.000 Divisionskontingent 11.730,00 12.000 12.000 Ny Hytte 0,00 6.000 0 Ture, lejre og aktiviteter N5 198.603,08 120.000 125.000 Kurser 25.909,92 24.000 25.000 Administration N6 12.028,66 15.000 30.000 Personforsikring N7 6.473,00 6.000 0 Materiel N8 49.009,15 30.000 35.000 Lokaler: N9 Lokaleleje/Hytteleje 60.373,91 40.000 55.000 Skatter, afgifter, forsikringer N10 2.103,38 13.000 31.000 Vedligeholdelse og rengøring N11 8.622,67 15.000 0 Vedligeholdelse N12 99.000 Rengøring 78.000 Opvarmning og belysning 56.002,81 43.000 82.000 Tilsyn/Vicevært 55.000 Vand N13 12.000 Diverse Udgifter 5.850,00 0 5.000 Piledam: N14 Piledam, skat, afgifter forsikring 8.355,79 0 0 Piledam, El, Olie 7.341,72 0 0 Renter og gebyrer 2.786,15 1.000 3.000 Udgifter i alt 494.195,49 366.000 688.000 RESULTAT -43.629,00-6.000 14.000
Årsregnskab 2014 og budget 2015 DDS Søndermark Gruppe Side 2 / 4 01-01-2014 - Balance 31-12-2014 Aktiver Noter Bankkonto 14.642,70 Højrentekonto 6333026 59.962,51 Likviditetskonto 2761589 5,59 Fastrentekonto 10256569 0,00 Rentegarantikonto 10309999 256.754,43 Kassebeholdning Opsparing TROP Tilgodehavende kontingent 329,16 Rådighedsbeløb Andre tilgodehavender Inventar og materiel Hus, hytte, grund N15 7.000.000,00 Debitorsamlekonto N16 2.000,00 Aktiver i alt 7.333.694,39 Passiver Gæld til korps og division Andre skyldige omkostninger Bankgæld Prioritetsgæld Kreditorsamlekonto Gæld i alt Hensættelser Formueopgørelse: Formue ved årets begyndelse 1.777.323,39 Årets resultat -43.629,00 Op- og nedskrivninger i året N15 5.600.000,00 Formue ved årets slutning 7.333.694,39 Passiver i alt 7.333.694,39
Årsregnskab 2014 og budget 2015 DDS Søndermark Gruppe Side 3 / 4 Noter til regnskab og budget N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 N15 N16 Budget: Spejderkontingent fastholdes på 900 kr. for 1. halvår og hæves til 1.000 kr. pr. halvår fra og med 2. halvår 2015. Lederkontingent fastholdes på de nuværende 100 kr årligt. Budget: Lokaletilskud fra Frederiksberg Kommune bliver en del større fra 2015 pga. den nye Søndermark Natur- og Fritidshytte. Budget: Dette er et særtilskud vi får fra Frederiksberg Kommune fra 2015 mod adgang fra eksterne brugere til Søndermark Natur- og fritidshytte via kommunen. Salg af lodsedler samt afregning af udgifter for Piledam hytten efter salget pr. 1/4/2014. Beløb større end budgetteret, da egenbetalinger samt indsamlede midler for troppens tur (ca. 63.000 kr. i 2014 og ca. 11.500 i 2013) til Norge er indbetalt til gruppens bankkonto og gruppen har afholdt udgifterne (ca. 78.200 kr.). Budget: Der er inkluderet ekstern revision som ny udgift for 2015. Budget: Personforsikring er inkl. i korpskontingentet fra 2015 Der har været en del større udgifter til materiel i år - bla. pga. ekstra indkøb af letvægtstelte for troppens tur til Norge. Forsikringsudbetaling (9.323 kr. udbetalt) efter indbrud i hytten er også bogført på denne konto. Regnskabet omfatter ikke den nye Søndermark Natur- og Fritidshytte. Der udarbejdes separat byggeregnskab af vores advokat, der varetager betalinger samt tilskud fra kommunen og fondene. Byggeregnskabet revideres af statsautoriseret revisor. Vi har fået ca. 8.000 kr. retur for vand grundet for høj indberetning af forbrug tidligere. Budget: Vedligeholdelse og rengøring er fremover på adskilte regnskabskonti for at følge opdelingen fra kommunen mht. afregning af Lokaletilskud. Budget: Omfatter Indvendig vedligeholdelse, Udvendig vedligeholdelse, Brandalarms-service, Brandmateriel-efterservice, Ventilations-service, Tyverialarm-service, Grafitti-service. Budget: Af hensyn til fremtidigt tilskud bogføres udgifter for vand på separat konto (var tidligere under "Skatter, afgifter, forsikringer". Piledam hytten solgt pr. 1/4/2014. Der har været nogle udgifter, som er udlignet efter salget (se også note N4). Den gamle hytte (Grebskirederf) vurderes at være uden værdi, da kommunen ejer grunden og hytten vil blive revet ned når vi flytter ind i den nye Søndermark Natur- og Fritidshytte. Der foreligger endnu ikke en ejendomsværdi for Søndermark Natur- og Fritidshytte, så værdien er konservativt ansat til 7,0 mio. kr. Værdien er således opskrevet med 5,6 mio. kr. i forhold til værdien ultimo 2013. Depositum for Juletur 2015