Referat fra bestyrelsesmødet, tirsdag, d. 28. april 2009 kl.17-20.30 på sekretariatet Tilstede: Isak K. Houe, Rie Rasmussen, Ninna Engelbrecht, Peter Mikkelsen, Miriam Madsen (sekretariatet) og Sif Holst (referent) Afbud fra: Kristina Ladingkær, Jennifer Nielsen og Cathrine Jeppesen Dagsorden: 1. Tjek-in personligt og SUMH-arbejde 2. Godkendelse af dagsorden 3. Kommentarer til og opfølgning på referat fra bestyrelsesmødet d. 27/3 og 29/3 4. Repræsentantskabsmøde evaluering a. Evaluering af Uganda-aften b. Evaluering af AI-proces c. Evaluering af mødet generelt d. Sted for næste års repræsentantskabsmøde 5. Bestyrelsens arbejde fremover a. Introduktion til udvalg samt formandsnetværk og fordeling af opgaverne b. Arbejdsformer og behov i bestyrelsens eget arbejde c. Forventninger til næste bestyrelsesmøde 6. Punkter til diskussion a. Kvartalsregnskab og eventuelt justering af budget b. Gennemgang af plancher fra AI-proces på repræsentantskabsmødet c. Opdatering af aktivitetsplan 7. Orienteringer (bestyrelsesmedlemmerne bedes forberede eventuelle spørgsmål og kommentarer før mødet) a. Handicaporganisationer for alle også etniske minoriteter b. Handicappolitikker på uddannelsesinstitutionerne c. Ulandsprojekt d. Nordisk Ungdomsseminar e. Udvalgsorientering f. Nye medlemsorganisationer g. Personalesituationen på sekretariatet h. Udlevering af visitkort 8. Næste møde 9. Eventuelt 10. Tjek-out Referat: 1. Tjek-in personligt og SUMH-arbejde 2. Godkendelse af dagsorden Til dagsordenen blev tilføjet følgende punkter: Pkt. 4 e Frafald af bestyrelsesmedlem Pkt 7 h DBSUs landsmøde 3. Kommentarer til og opfølgning på referat fra bestyrelsesmødet d. 27/3 og 29/3 Der mangler stadigt at blive holdt møder med de organisationer der ikke deltog i repræsentantskabsmødet. 4. Repræsentantskabsmøde evaluering a. Evaluering af Uganda-aften Uganda-aftenens målsætning var at deltagerne skulle Vide at vi har et ulandsarbejde Vide hvor i processen vi er og hvordan fremtiden for arbejdet forventes at se ud Opleve ulandsarbejdets relevans for organisationen og dem som personer Vide hvordan man kan engagere sig yderligere i arbejdet
Bestyrelsen vurderede at alle dele af målsætningen var opfyldt, som generelle kommentarer til Uganda-aftenen kommenterede bestyrelsen at: Det blev fremlagt rigtigt godt, det var super at der var øvelser hvor man kom ud på gulvet, det var godt med de skift der var (først personlig beretning, så øvelser, så fakta og så gruppe-arbejde), aftenen gav en god forståelse for ulandsarbejdet, godt at alle fandt det vigtigt at lave ulandsarbejde. b. Evaluering af AI-proces Selve resultatet af AI-processen er endnu ikke implementeret, men bestyrelsen evaluerede på selve processen. Udover bestyrelsens evaluering skal der laves spørgeskema. Bestyrelsen havde følgende kommentarer: AI-redskabet er et rigtigt godt redskab når det bliver brugt på denne måde. Det er rigtigt godt at vi har fået en lang liste med konkrete (og brugbare) forslag. Det var en meget lang proces, måske kunne processen være lidt kortere eller strække sig over længere tid, da det var meget intenst. Det var lige på grænsen for hvad deltagerne kunne klare. AI-processen var en god måde at gøre folk engagerede, det virkede som om at alle deltog. Gennem AI-processen nåede vi andre deltagere end dem vi plejer at få til at deltage aktivt i repræsentantskabsmødet. AI-processen skabte ejerskab fra deltagerne og måske fra deres organisationer over for SUMH som organisation. Det var rigtigt godt med mere seriøse indslag fredag og søndag og så en mere kreativ lørdag. Måske kunne AI-processen optimeres ved at beslutningerne med det samme fik direkte indflydelse på handleplanen. c. Evaluering af mødet generelt Overordnet syntes jeg det var et rigtig god repræsentantskabsmøde, hvor der kom en masse, som der kan arbejdes videre med, og hvor der blev skabt nogle gode netværk. De fysiske rammer var rigtigt gode, men der er meget langt fra København til Slettestrand. Det er også et særligt problem i forhold til dem der har behov for hjælperskifte. På trods at skepsis over at karaoke var valgt til underholdning lørdag aften, endte det med at det fungerede rigtigt godt. Der var en atmosfære på repræsentantskabsmødet af at have et fællesskab. Det var godt at starte med nogle af de formelle punkter, så noget andet og mere kreativt og så resten af de formelle punkter den sidste dag. Vi har holdt nogle af de bedste repræsentantskabsmøder oppe på Slettestrand, nok også på grund af de rigtigt gode rammer. d. Sted for næste års repræsentantskabsmøde Miriam har undersøgt 4 steder: Kalundborg vandrehjem (der er problem i forhold til senge) endnu ikke noget officielt svar men ca. pris på 2000-2.500 kr. pr. person. Sankt Helene, Tisvildeleje (problemer i forhold til senge) pris 2000-2850 kr. pr. person. Fuglsangcentret, Fredericia (evt. mulighed for mere rabat) 2.800 kr. pr. person. Slettestrand 1.050 kr. pr. person. Andre forslag til steder der kan undersøges Ishøj vandrehjem, Søhøjlandet, Musholm og Egmont Skolen En oplagt ramme for hvad overnatningen vil koste vil være på 1.500 kr. Der skal findes en bedre formulering i forhold til at lægge op til om folk kan dele værelser. e. Frafald af bestyrelsesmedlem Susanne Berg har desværre valgt at trække sig fra bestyrelsen på grund af for meget arbejde, Isak har foreslået hende at nøjes med at tage orlov, særligt her i eksamensperioden, men hun har takket nej.
Ifølge vedtægterne kan vi først finde en suppleant året efter. Men da der næsten er et helt år til vi kan vælge et nyt bestyrelsesmedlem og da den nye bestyrelse endnu ikke er fuldt startet, ville det være oplagt at invitere én mere til at deltage i arbejde, selv om vedkommende ifølge må deltage uden stemmere og være udelukket fra evt. lukkede dagsordenspunkter. Ulrik Dahl fik flest stemmer af de to der på repræsentantskabsmødet opstillede til bestyrelsen og som ikke blev valgt. Isak spørger ham om han er interesseret i at indgå i bestyrelsens arbejde på de nævnte vilkår og så skal der sendes en mail ud til repræsentantskabet om de kan acceptere denne løsning. I forhold til at undgå en lignende situation et andet år skal der måske lægges mere vægt på at fortælle potentielle kandidater om det arbejde der er i forbindelse med bestyrelsesarbejdet end på at køre en stemning op om kampvalg. Der har været fortalt om bestyrelsesarbejde i det skrevne materiale udsendt i forbindelse med repræsentantskabsmødet. Det skal nok overvejes at lave en vedtægtsændring til næste år, så der åbnes for muligheden for at være suppleant til bestyrelsen. 5. Bestyrelsens arbejde fremover a. Introduktion til udvalg samt formandsnetværk og fordeling af opgaverne Udvalgene blev gennemgået. Udvalg Aktuelle emner Møder Sekretariat Erfaring Tovholder (T) Udvalgsmedlem (U) Social Tilgængelighed Uddannelse - Familieliv - Sexliv - Sagsbehandling - Offentlig transport - Socialt byliv Projekt: HPU - Vejledning - Elev-demokrati - SU Her eller i Jylland 4-6 møder Her 6-8 møder Her 6-8 møder Sif (+Tina) (Rie + Krkistina) Jennifer (T) Ulrik (U) Sif (+Tina) Rie (Peter) Rie (T) Ulrik (U) Sif (+Tina) + Maja (projekt) Peter (Isak) Peter (T) Ninna (U) Ulrik (U) Sundhed?? Sif (+Tina) Kristina Kristina (T) Rie (U) Uland (Uganda-projekter)? (Her 4-6 møder ) Sif Isak Kristina (Cathrine) Etableres først efter sommerferien, så ingen ansvarlig endnu Ninna (U) Rie (U) Kristina (U) Formandsnetværk Medie- og kampagne Fortroligt netværk for formænd Fordomme Opråb til venner Centralt 3-4 møder Her 6-8 møder b. Arbejdsformer og behov i bestyrelsens eget arbejde Udskudt til næste møde c. Forventninger til næste bestyrelsesmøde (Miriam) (Kristina) Isak Ninna Ninna (T) Tina Isak Ulrik (T)
Kombination af seriøst arbejde og hygge Lidt team-building (Miriam har en masse ideer til team-building og vil stå for dette) Punkter der er mere kreative Stemning som repræsentantskabsmødet Socialt indslag, fx bestyrelsesmedlemmer underholder (nogle var lidt skeptiske over for ideen) Bedre forståelse af arbejdsopgaver, gerne gamle bestyrelsesmedlemmer der fortæller nye bestyrelsesmedlemmer om arbejdsopgaverne Lære nye bestyrelsesmedlemmer at kende Lidt procesagtige visionsproces (der kan blive anvendt med det samme) Etablere overensstemmelse mellem vision og det kommende års arbejde, en mere operationel plan med tankerne fra handleplan og AI-processen Få snakket om de forskellige roller (bestyrelse/sekretariat, bestyrelse/formandskab, internt i bestyrelsen) Bestyrelsesmødet starter kl. 12 lørdag og slutter kl. 15 søndag eftermiddag. Peter overnatter fra fredag til lørdag. 6. Punkter til diskussion a. Kvartalsregnskab og eventuelt justering af budget Der er blevet givet et afslag på projektet Minoriteter med muligheder det skal overvejes at skrive en ny ansøgning til januar 2010 (opstart sommer 2010) Til Handicappolitikker på Uddannelsesinstitutionerne er der blevet givet 2.035.000 kr, hvilket er lidt mindre end det vi har søgt. Der skal indgives mere uddybende handleplan og et mere udspecificeret budget. Der er udsendt kvartalsregnskab, der regnes stadig med et underskud på 77.000 kr. Det er dog ikke indregnet det tilskud der kommer fra HPU. Dette indregnes først ved halvs-års regnskabet og budgettet. Ros til opsætningen af regnskabet. b. Gennemgang af plancher fra AI-proces på repræsentantskabsmødet Planche 1: Erfaringsudveksling og vidensdeling - Udvikle best practice på www.sumh.dk samarbejde med vidensnetværket. Handling: Miriam og Sif arbejder videre med dette - Check-in til udvalgsmøder Handling: Sif og Tina arbejder videre med dette - Reklame for konsulenttjenesten udarbejde lydspot/dvd, udarbejdelse af appetitvækkere Handling: Miriam laver general reklame for konsulenttjenesten. Louise laver forslag til hvordan man kan arbejde med lydspot generelt. - Reklame for best practice på www.sumh.dk fundraising til infokampagne Handling: Reklameres for sammen med konsulenttjenesten Planche 2: Rammer og facilitering - Fundraising God økonomi Professionalisme Støttende sekretariat Kampvalg Demokrati (løbende i 2009) - Frivilliguddannelse, dygtige frivillige, synlighed (medio 2009) Handling: Punktet vurderes som delvist opfyldt gennem vores uddannelsesweekend. Derudover vil Sif og Miriam arbejde med individuelle uddannelsesplaner inklusiv at være opmærksom på kurser på www.frivillighed.dk og www.duf.dk - Stor politisk indflydelse Udvikling af politiske kontakter i Folketing og EU Tværgående arbejde Overflod af frivillige Produktive udvalg (ultimo 2009) - Stort tværgående samarbejde Eksperthjælp udefra i f.eks. udvalg Forankring (2010) Handling: Sif og Tina er ansvarlige for øget brug af eksperter i udvalg, når det er relevant.
Planche 3: Opdage eget potentiale - Igangsættelse af processer og udarbejdelse af kurser (2009) Handling: Punktet vurderes som sammenhængende med Frivilliguddannelse - SOS-tjeneste rykker ud (foråret 2010) via konsulenttjenesten - Kompetencegivende kurser (resten af 2010) Styrket samarbejde mellem MO er og SUMH, Handling: Punktet vurderes som sammenhængende med Frivilliguddannelse Planche 4: Mangfoldighed og tolerance Internt (SUMH repræsenterer alle nye medlemsorganisationer): - Henvendelse i DH + research i MO er - Målgruppe fundet - Strategien fastlægges - Kampagne til MO er Handling: Miriam og Peter arbejder videre med at få nye medlemsorganisationer Eksternt: - Brainstorme på alle relevante samarbejdspartnere kampagne med øjenåbning internt i SUMH (også andre unge med andre problemer) - Henvendelse til ungdomsorganisationer - Fælles temadage og kurser - Fælles sager og projekter - Samarbejde med andre ungdomsorganisationer Handling Miriam, Isak, Peter og Rie arbejder videre med en intern kampagne om det eksterne. Planche 5: Skabe nyt / fokus på indhold - Deltagelse i årsmøder (gør vi allerede) - Netværk ud i MO erne Handling: Sekretariatet sikrer en grundigere planlægning - Udvikle drejebog Handling: Miriam og Tina sikrer at dette altid sker - Styrkelse af udvalg Handling: Se ovenstående tiltag - Lokalpolitisk netværk Handling: Sif og Miriam er ansvarlig for dette - Plads til idéudvikling - Ansigter på paragraffer Handling: Miriam og Tina er ansvarlige for dette - Politikkatalog Handling: Isak, Tina, Miriam og Sif er ansvarlige for dette - Valg af virkemidler Handling: Alle er løbende ansvarlige for dette Planche 6: Fællesskab og fest - Økonomi - Fysiske faciliteter - Planlægningsgruppe af frivillige i SUMH - Idéudvikling, PR og praktisk forberedelse
- Weekendarrangement med fest + Øl med temacafé ca. hver 3. måned for alle MO er + Flere events og skæve aktiviteter Handling: Tina, Miriam og Sif er ansvarlige for dette fx ved at lægge flere udvalgs-møder samme dag og måske at lave en kom ind på sekretariatet dag c. Opdatering af aktivitetsplan Opbygningen af aktivitetsplanen blev gennemgået hurtigt en grundigere gennemgang vil ske på næste møde sammen med diskussionerne 7. Orienteringer a. Handicaporganisationer for alle også etniske minoriteter Ingen kommentarer b. Handicappolitikker på uddannelsesinstitutionerne Rigtigt godt c. Ulandsprojekt I fht. det overordnede mål skal der tilføjes noget om samfundet I fht. delmål 2 skal det fremgå at det både gælder den enkelte fællesskabet Der er brug for et ekstra delmål om forståelse af ens eget handicap d. Nordisk Ungdomsseminar Alle opfordres til at tænke på et nordisk kulturarrangement Unge Funksjonshemmede har fået 130.000 kr. til et besøg i Danmark og hos EDF/YFJ e. Udvalgsorientering Bestyrelsen får referater fra alle udvalgene f. Nye medlemsorganisationer Diabetes foreningen ønsker ikke umiddelbart at blive medlem, Miriam følger op g. Personalesituationen på sekretariatet Ingen kommentarer h. Udlevering af visitkort Ingen kommentarer i. DBSUs landsmøde Rie har deltaget i DBSUs repræsentantskabsmøde, de sidder i en meget svær situation lige nu da de har mistet tips-tilskuddet pga. manglende lokalt arbejde. 8. Næste møde Næste møde er den 6. juni Kl. 12-7. juni kl. 15 på Kalundborg vandrehjem. Fra sekretariatet deltager kun Miriam 9. Eventuelt Der må godt prioriteres lidt længere tid til spisning og vi skal helst slutte allersenest 20.30 10. Tjek-out