Vejledning til Formandsportalen Startside http://mail.kolonihave.dk/formandsportal/portal/portal.aspx Der logges ind via dit medlemsnummer og kodeord. Medlemsnummeret er det brugernavn, som du fik tilsendt fra Forbundskontoret, da du blev formand. Kodeordet er det samme som den adgangskode, som du fik tilsendt fra Forbundskontoret, da du blev formand. Efter login mødes du af Formandsportalens hovedside, hvor du kan se hvilke lejere, der er i din forening. 1
Navigation I øverste venstre hjørne er der en lysegul menu-knap. Som udgangspunkt står der Lejere i den. Via navigationen kan du arbejde med følgende områder: 1. Lejere 2. Vurderingsmænd 3. Faktaboks 4. Bestyrelse 5. Eksport 1. Lejere Under menupunktet kan du: - se en oversigt over lejerne - søge efter lejere - oprette nye lejere - rette og ændre oplysninger om lejere - afmelde lejere 2
Søg Hvis der er mange lejere i din forening, så er det muligt at søge via felterne i højre side af skærmbilledet. Når personen er fundet, markerer du personen, og der kan redigeres. Husk altid at klikke på gem efter redigering. 3
Opret ny lejer Du kan oprette nye lejere, ved at afkrydse Vis ledige haver. De tomme lejemål listes op, og du kan markere den have du ønsker at tilføje en ny lejer til. Når du klikker på haven, dukker der felter op, som skal udfyldes om det nye medlem. Der tilknyttes automatisk et medlemsnummer til lejeren. 4
Rette/Ændre oplysninger om en lejer Hvis du ønsker at ændre oplysningerne for en given lejer, skal du markere lejeren i oversigten, hvorefter du kan rette/tilføje oplysninger. Husk altid at klikke på gem. Afmelde lejere Du kan afmelde en lejer ved at finde frem til lejeren, hvorefter der trykkes på knappen Afmeld, der vises under informationerne om lejeren. Når du har afmeldt en lejer, slettes data om lejeren, og havelodden flyttes til Ledige haver, hvor du kan finde den, når der skal oprettes en ny lejer. Husk at gemme Du skal altid huske at trykke på Gem, når du har lavet ændringer. 5
2. Vurderingsmænd I øverste venstre hjørne trykkes på den gule knap, hvorefter der kan vælges Vurderingsmænd. I dette skærmbillede, kan du se, hvilke vurderingsmænd, der er knyttet til din forening. Det er muligt at tilføje og fjerne vurderingsmænd. Som udgangspunkt er det kun vurderingsmænd fra foreningen, der vises i oversigten. Ønsker du at se eksterne vurderingsmænd, så fjernes krydset i kun egne medlemmer 6
Søg efter vurderingsmand Ved at bruge felterne til højre i skærmbilledet, kan der søges efter vurderingsmænd. Husk at fjerne krydset i kun egne medlemmer, hvis du vil søge landsdækkende. 7
Tilføj vurderingsmænd Du tilføjer en Vurderingsmand, ved at klikke på det lille blyant ikon, der står til venstre for medlemmet. Bemærk, at Forbundets medlemssystem for tiden kun giver mulighed for at tildele ét medlemsnummer pr. havelod. Det vil ikke altid være vurderingsmanden, der har et medlemsnummer, men derimod vedkommendes ægtefælle/ samlever. I disse tilfælde må I i første omgang oprette ægtefællen/ samleveren som vurderingsmand. Denne uhensigtsmæssighed ved medlemssystemet vil blive rettet inden den 1. april 2015. Alternativt kan I bytte rundt på vurderingsmanden og hans/hendes ægtefælle, så det er vurderingsmanden, der står som lejer (byt rundt på fornavn og fornavn2 under Rette/ændre oplysninger om lejer). Denne løsning kan dog ikke benyttes, hvis ægtefælle/samlever er formand eller kasserer. Fjern Vurderingsmand Du fjerner en vurderingsmand, ved at klikke på det røde kryds, der står til venstre for Vurderingsmanden. Husk at gemme Du skal altid huske at trykke på Gem, når du har lavet ændringer. 8
3. Faktaboks I øverste venstre hjørne trykkes på den gule knap, hvorefter der kan vælges Faktaboks. I dette skærmbillede kan du opdatere stamoplysninger for din forening. Det er især VIGTIGT, at email-adresse for foreningen er opdateret, da Forbundet bruger denne til at sende beskeder til foreningen. Husk at gemme Du skal altid huske at trykke på Gem, når du har lavet ændringer. 4. Bestyrelse I øverste venstre hjørne trykkes på den gule knap, hvorefter der kan vælges Bestyrelse. I dette skærmbillede kan du se, hvem der sidder i jeres bestyrelse. Søg efter bestyrelsesmedlemmer Hvis der er mange medlemmer i din forening, så kan du søge efter personer, ved at benytte søgefunktionen i højre side af skærmbilledet. 9
Tilføj bestyrelsesmedlem Du tilføjer et bestyrelsesmedlem, ved at klikke på det lille blyant ikon, der står til venstre for personen. Du kan ikke selv tilføje formand og kasserer, Disse oprettes af Forbundskontoret, da de skal have udleveret koder. Det er haveforeningens ansvar at indberette Formands- og kasserer-skift skriftligt til Kolonihaveforbundet. Fjern bestyrelsesmedlem Du fjerner et bestyrelsesmedlem, ved at klikke på det røde kryds, der står til venstre for personen. Du kan også godt fjerne formand og kasserer, men husk at du ikke kan oprette dem igen uden skriftlig indberetning til Kolonihaveforbundet. 10
5. Eksport I øverste venstre hjørne trykkes på den gule knap, hvorefter der kan vælges Eksport. I dette skærmbillede, kan du ved at trykke på knappen Hent haveforeningens havelejere til Excel downloade en liste over de medlemmer, der er i foreningen. Listen indeholder indtil videre havenummer, medlemsnummer, navn, adresse og e-mail. Filen gemmes på din computer, der hvor du normalt gemmer filer fra foreningen. 11