Bestyrelsesmøde Dagsorden Møde/dagsorden nr.: 475 Dato: 20. november 2009 kl. 10.00-12.00 + frokost Sted: Odense Lokale: Slottet, Gemakket ; indgang C, drej til venstre gennem 3 lokaler og så til højre. Der står navn på døren. Bestyrelse: Torben Nøhr TN Formand Anders Thanning AT Trine L. Holmberg TLH Jesper Brandt JB Kjeld Bussborg Johansen KBJ Søren Peter Sørensen SPS Christian Bjerg CB Øvrige: Ane Marie Clausen AMC Sekretariatsleder Jesper Hedegaard JH IT- og specialkonsulent Michael Nørgaard Andersen MNA Redaktør Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Godkendelse af referat fra 9. oktober... 1 Pkt. 2 Ændring af Teknik & Miljø... 2 Pkt. 3 Status på udbud af produktion af Teknik & Miljø (lukket punkt)... 2 Pkt. 4 Forberedelse af redaktørskifte. (Lukket punkt)... 2 Pkt. 5 Annoncesalg. (Lukket punkt)... 3 Pkt. 6 Salg af stillingsannoncer. (Lukket punkt)... 3 Pkt. 7 Likviditetsopfølgning 2009. (Lukket punkt)... 4 Pkt. 8 Samarbejdet med KTC s associerede foreninger.... 4 Pkt. 9 Udpegningssager... 5 Pkt. 10 KTC s kommunikation... 5 Pkt. 11 Eventuelt... 5 Pkt. 1 Godkendelse af referat fra 9. oktober Bilag 1: Referat fra KTC s bestyrelsesmøde 9. oktober 2009. Referatet godkendes.
2 Pkt. 2 Ændring af Teknik & Miljø Bilag 2: KTC s oplæg til ændring af Teknik & Miljø Bilag 3: Notat fra mødet med Danske Specialmedier Adm. dir. Christian Kirkegaard, Danske specialmedier, vil deltage i mødet og bistå med erfaringer fra magasinmarkedet. AMC og MNA har afholdt et møde med organisationen Danske Specialmedier, adm. Dir. Christian Kirkegaard og markedschef Henrik Thøgersen, for at drøfte KTC s forventninger til ændring af Teknik & Miljø, både redaktionelt, administrativt og teknisk og indhente gode råd omkring bladets udfordringer og ønskerne til fremtiden. AMC vil gøre status over de tidligere drøftelser omkring bladets fremtid, MNA vil præsentere en status på det nuværende Teknik & Miljø, og Christian Kirkegaard vil orientere om udfordringer på bladmarkedet i 2010, samt sin vurdering af Teknik & Miljø som fagligt magasin. Den fremtidige produktion af Teknik & Miljø drøftes og der fastlægges rammer for administrationens videre arbejde med processen indenfor en målsætning om at produktionen skal optimeres mest muligt her og nu, men at en større udvikling af bladets lay-out, indhold og form afventer en ny redaktør Pkt. 3 Status på udbud af produktion af Teknik & Miljø (lukket punkt) Bilag 4: Sammenligning af tilbud og pris på produktion af Teknik & miljø. KTC har på baggrund af dialogen med Danske Specialmedier om fordele og ulemper ved egenproduktion af specialmagasiner haft produktionen af Teknik & Miljø i udbud hos 5 leverandører, for at indhente pristilbud på produktion af T&M i 2010. De 5 leverandører er udvalgt efter et skøn over leveringssikkerhed og kvalitet, således at der er lagt vægt på at sikre en sikker drift og professionel håndtering af fortsat bladproduktion. Resultatet af denne udbudsrunde viser, at der samlet set er et potentiale fora t spare ca. 10% i forhold til i dag. Det bedste økonomiske resultat opnås, hvis KLS laver lay-out og Mediegruppen overtager trykopgaven. Der er dog meget begrænset forskel på lay-out-prisen fra KLS til Grafikom, som har lay-outet bladet i 26 år. Derimod er lay-out hos Datagraf, der står stærkt på design og lay-out af f.eks. Byggeriets blad og andre lækre magasiner, meget dyrere end vores nuværende lay-out. Udbuddet har dog ikke givet helt så stor gevinst som forventet, da prisen på korrekturlæsning i alle tilbud er meget højere end den ordning, KTC har i dag. Den billige aftale beror på, at en pensioneret medarbejder hos Grafikom har løst opgaven for en meget lav pris. Denne aftale ophører nu, idet korrekturlæseren igennem et stykke tid har ønsket at stoppe. Det indstilles at administrationen bemyndiges til at gennemføre forhandlinger med tilbudsgiverne om den fremtidige produktion ud fra et ønske om her og nu at opnå en økonomisk gevinst på bladproduktionen og udsætte et ønske om styrket layout med et år. Det indstilles derfor, at Grafikom prioriteres til lay-out, for at sikre en god start for en ny redaktør. Pkt. 4 Forberedelse af redaktørskifte. (Lukket punkt) Bilag 5: Udkast til stillingsopslag Redaktør for Teknik & Miljø Der er udarbejdet et forslag til stillingsopslag for redaktørstillingen. Stillingen skal opslås snarest med henblik på besættelse pr. 1. marts 2010, således at der bliver en måneds overlapning på redaktørposten.
3 Tidsplan: Opslag 23.november Ansøgningsfrist 14.december Udvælgelse 16. december Samtaler 6. eller 7. januar Evt. runde 2: 13. eller 14. januar Ansættelse inden 1. februar 2010 Tiltrædelse 1. marts 2010 Der træffes beslutning om opslag af redaktørstillingen og nedsættes et ansættelsesudvalg. Pkt. 5 Annoncesalg. (Lukket punkt) Efter klar anbefaling fra Danske Specialmedier har KTC indledt drøftelser med sælger Henning Nørsgaard om at forlænge aftalen om salg af annoncer til Teknik & Miljø i to år. Annoncemarkedet er forfærdeligt i øjeblikket; indextallet for annoncer i fagblade og magasiner er på 64 i 3. Kvartal 2009. T&M har fastholdt en stor del af sit annoncesalg gennem krisen og det vurderes af Danske specialmedier som et fremragende resultat. Derfor anbefales det stærkt at fastholde sælgeren, som kender markedet ud og ind og som er kendt af alle annoncører. Det er farligt at skifte sælger med den markedssituation, der er pt. De personlige relationer er altafgørende og risikoen for at tabe markedsandele er stor, hvis der kommer en ny sælger nu. Det anbefales desuden at understøtte sælgeren med de nødvendige administrative procedurer, der er en belastning for ham at håndtere. Sekretariatet bemyndiges til at gennemføre forhandling med Henning Nørsgaard om en to-årig kontrakt fra 1.4.2010. Henning Nørsgaard fylder 60 i foråret 2010. Alternativt gennemføres rekruttering af en ny sælger efter samme tidsplan som redaktøropgaven, men evt. med kontrakt fra 1. februar for at sikre så lang overleveringstid som muligt. Der er budgetteret med 1 måneds overlap, så en ekstra måned vil medføre en merudgift på en måneds løn. Pkt. 6 Salg af stillingsannoncer. (Lukket punkt) KTC har tidligere haft en del af det offentlige stillingsmarked i Teknik & Miljø, men dette marked er forsvundet totalt siden 2008. Der var forventninger om at kunne etablere et salg af stillingsannoncer på KTC Portalen, som desværre ikke er realiseret pga. problemerne med Portalen. KTC ønsker at annoncere aktuelle jobs på KTC Portalen samt at kunne vise aktuelle jobs som prioriteret stof på hver portalbruges min side, dvs. målrettet imod brugerens interessefelter og dermed interessant for annoncører gennem en meget målrettet matchning. Men salget kan ikke forventes i gang før der er trafik på Portalen igen i 2010, og forventningerne til markedet er begrænset, da se selektive medier vælges fra når det er let at rekruttere. KTC budgetterer i 2010 med 20.000,- i indtægt fra salg af stillingsannoncer. LKO-faggruppen har i forbindelse med rekrutteringskampagnen overfor unge nyuddannede efterspurgt en adgang til at vise relevante kommunale tekniske stillinger overfor målgruppen af unge på www.jobiteknikogmiljo.dk.
4 Derfor er der taget kontakt til to af de centrale aktører på det digitale jobmarked for ingeniører og lign. Kommunalteknikere for at drøfte et samarbejde om det kommunaltekniske stillingsmarked. De centrale aktører er www.jobindex.dk og www.jobfinder.dk Konklusionen er foreløbigt, at Jobindex er positiv overfor et samarbejde med KTC, hvor der etableres et link til Jobindex fra KTC Portalen i en tre måneders forsøgsperiode uden noget økonomisk mellemværende. Linket viser resultaterne af en søgning med en særlig søgemaskine, som selekterer kommunaltekniske jobs. Efter forsøgsperioden kan der aftales økonomisk samarbejde efter forskellige modeller, som beskrives nærmere i et tilbud fra Jobindex. F.eks. en model, hvor kunderne betaler et beløb for særlig fremhævet visning på KTC Portalen. Der er åbenhed overfor at udvikle samarbejdet med en kategorivælger, der er tilpasset KTC Portalens ønske om at vise stillinger på min side ; men det vil kræve et udviklingsarbejde, som er en større investering. Jobfinder er også interesseret i et samarbejde. Det foreslås tilsvarende deres samarbejde med Maskinmestrene, som kan ses på www.mmf.dk, hvor Jobfinder har et link på hjemmesiden, som viser jobs afgrænset af en særlig søgning, der selekterer maskinmesterjobs. Indtægterne deles af parterne mod at Maskinmestrene markedsfører Jobfinder aktivt i sit blad, m.m. Sekretariatet bemyndiges til at fortsætte forhandlingerne med Jobindex, Jobfinder, samt evt. andre jobsites for at opnå størst mulig gennemslag og indtægt fra det kommunaltekniske stillingsmarked via KTC Portalen. Pkt. 7 Likviditetsopfølgning 2009. (Lukket punkt) Bilag 6: Likviditetsopfølgning for resten af 2009, primo 2010 KTC s bestyrelse besluttede på mødet i august 2009 at følge økonomien tæt resten af året. Sekretariatet har udarbejdet en likviditetsopfølgning for resten af året. Tallene viser, at vi samlet set kan forvente at komme ud af året med et resultat, som vi forsigtigt anslår til godt 600.000 kr. Vi har forsøgt at indregne alle udestående udgifter samt indtægter så tæt som muligt, men resultatet af annoncesalget er f.eks. ikke kendt endnu for november-december. Resultatet forudsætter ligeledes, at der er indmeldt 100 nye medlemmer inden 1. januar og status er, at vi kun er nået til 40 nye medlemmer pr. 10. november. Der er iværksat en aktiv rykkerproces overfor forfaldne fordringer. MDH har derved hentet over 100.000,- i udestående fordringer alene i oktober måned og fortsætter den aktive rykkerproces som en fast opgave. Likviditetsopfølgningen har været forelagt KTC s revisor, som siger god for beregningen. Det er aftalt med KTC s revisor, at vi med assistance fra revisionen skal have udarbejdet et likviditetsbudget på baggrund af KTC s budget for 2010. Der ønskes fra KTC s kasserer gennemført en dialog med bistand fra revisionen med Forstædernes bank om muligheden for at trække på en kassekredit, i fald det skulle blive nødvendigt i en kortere periode. Orienteringen om KTC s likviditet og økonomi tages til efterretning. Pkt. 8 Samarbejdet med KTC s associerede foreninger. Bilag 7: Oversigt over associerede foreninger. Medlemstal og organisering.
5 Der har d. 11. november været afholdt et møde med formændene for de associerede foreninger og KTC s formand og næstformand for at drøfte samarbejdet og de gensidige forventninger til fremtidigt samarbejde. Mødet forløb i en meget positiv ånd og der var stor interesse for at samarbejde om så mange områder som muligt, dog med den gensidige respekt for de meget forskellige foreningers interesser og virke. Drøftelsen koncentrerede sig især omkring faggruppearbejdet. Såvel høringsarbejdet, som opleves tungt og krævende, som det mere dagsordenssættende, der var stor interesse for at styrke. Alle de associerede foreninger vil gerne bidrage til at styrke det dagsordenssættende ved at investere tid til ad-hoc-behandling af en sag, som skal forberedes aktivt i en faggruppe. Administrativt samarbejde: Der var generelt positive tilbagemeldinger til det administrative samarbejde fra DP s og KVF s side, men også oplevelse af stort tidspres, så sekretariatet har svært ved at levere opgaveløsninger i det omfang, der efterspørges. Flere foreninger har forventninger om hosting af deres hjemmesider og store ønsker til at dette bliver bedre end foreningernes nuværende løsninger. Der var interesse fra Dansk Bygningsinspektørforening om at gøre T&M til deres medlemsblad, men også ønske om klarere indflydelse på foreningsdækningen i bladet. KPN (Kommunale park- og naturforvaltere) rejste alvorlig kritik af den varslede prisstigning fra 230 til 450 kr. i årligt abonnement, som betyder at prisen stiger fra ren portodækning til dækning af marginalprisen for produktion af T&M. Det vil for KPN betyde en stigning fra ca. 40.000,- til 80.000,- pr. år da foreningen betaler bladet og lader det indgå i kontingentet, som allerede er fastlagt på foreningens generalforsamling i september. KPN overvejer derfor, om man skal opgive abonnementet for sine kan. 200 medlemmer. Orienteringen om samarbejdet med de associerede foreninger drøftes og tages til efterretning. Der skal tages stilling til om prisstigningen på T&M til KPN skal gennemføres som varslet og som fastlagt i godkendelsen af KTC s budget på generalforsamlingen, eller der skal foreslås en overgangsordning i 2010. Reduktion i indtægten fra KPN vil modsvares af tilsvarende underskud i KTC s budget 2010. Pkt. 9 Udpegningssager KTC har fået henvendelse fra Plan 09 om at indstille en repræsentant til Styregruppen for kommuneplanvurdering. Torben Nøhr er villig til at påtage sig opgaven. Torben Nøhr udpeges til styregruppen. Pkt. 10 KTC s kommunikation Bestyrelsen besluttede på mødet 11.12.08 at tage bestyrelsens eksterne kommunikation op på alle fremtidige møder. Bestyrelsen skal drøfte hvor der aktuelt er behov for presseindsats. Det indstilles, at presseindsatsen drøftes. Pkt. 11 Eventuelt Der orienteres om fremdriften i Portal-projektet.