Rådsmøde den 8. august 2011 kl. 19:00 i Centerbygningen Rådsmedlemmer til stede Jacob 8C, Janni 6D, Jesper 4C, Mads 15C. Rådsmedlemmer afbud Kristian 7A, Thea 1D. Suppleanter til stede Claus 6B, Tobias 14E. Suppleanter afbud Andre til stede Kristina 6B, Lea 8C (centerleder), Marie 7D, Sune 6D. Referat 1. Formalia Valg af dirigent: Mads. Valg af referent: Marie. Godkendelse af dagsorden: Godkendt. Godkendelse af referat fra seneste møde (juni): Godkendt. Godkendelse af referat fra tidligere møde (april): Godkendt. Godkendelse af referat fra tidligere møde (maj): Godkendt. 2. Meddelelser Statistik Dette punkt udgår fra dagsordenen fremover. Bestyrelsen Der har været afholdt ekstraordinært beboermøde primært angående vores indstillingskriterier og antennen. Indstillingskriterierne er blevet synkroniseret med de øvrige PKS kollegiet, selv om vi har påpeget, at vi ikke skal have samme kriterier, da vi er et anderledes kollegium. Angående antennen er det hele godkendt og videresendt til det firma, der skal sætte den op. Vi troede den ville blive sat op i løbet af sommeren, men der mangler stadig godkendelser fra kommunen. Pt. er projektet i nabohøring. 3. Nyt fra/til centerlederen Kaffemaskinen i køkkenet er gået i stykker, og der ansøges om penge til en ny. 2 ugers sommerferie har givet lidt utilfredshed. Det er en beslutning, rådet har taget, og der har været meldt ud i god tid (3 måneder). Rådet er enig med centerlederen i, at det har været meldt ud i god nok tid, og at det ikke er nødvendigt med en ferieafløser fremover, hvis ferien er på maksimalt to uger, og der meldes ud minimum en måned i forvejen. Studierummet er så småt i gang med at blive omdannet til et grupperum. Centerlederen har budt på et whiteboard samt skabe med låse og er på udkig efter et bord.
Der mangler godt læselys i det lille studierum. Der arbejdes på en forbedret løsning. Punkt på næste møde angående nyt køkken til centerbygningen. Eventuelt på langtidsbudgettet. Uheldig episode i forbindelse med betaling af depositum i forbindelse med, at nettet var nede og centerlederen måtte arbejde fra sin telefon. For fremtiden vil lejere af centerbygningen få en kvittering, når de betaler depositum ligesom når der betales gebyr for leje. Et af bordene i centerbygningen er gået i stykker, og resten er slidte. Det foreslås, at vi køber nye borde til centerbygningen. Sættes på som separat punkt på næste møde. 4. Nyt fra/til inspektørerne Der er stadig mange problemer med inspektørerne, der ikke laver det, de bliver bedt om og ikke svarer på mails. Hækken mod Gøngehusvej er blevet klippet af eksternt firma, selv om vi har bedt inspektørerne om ikke at stå for hækkeklipning mere. Der skal holdes møde med inspektørerne angående opgave fordeling. Jacob og Claus følger op på Kristian og Jespers projekt. En loftslem i en lejlighed er faldet ned, og inspektørerne vil hurtigst muligt tjekke samtlige loftslemme, der ikke er blevet skiftet, på kollegiet. 5. Nyt fra diverse udvalg Miljøgruppen Ingen medlemmer i gruppen på nuværende tidspunkt. Fundraising gruppen Janni og Sune har overtaget gruppen. Maria har været i gang med at søge om nyt køkken til centerbygningen, som skal målrettes og sendes af sted. DFK Der har ikke været nogen møder siden sidst. Møde på Trørød Kollegiet den 16. august. Der skal primært tales om alternative muligheder til PKS. Netgruppen Intet nyt fra netgruppen. Aktivitetsforeningens bestyrelse Bestyrelsen er pt. på standby. Rådet ser meget gerne, at bestyrelsen kommer op at køre igen med nye medlemmer og opfordrer interesserede til at melde sig. Avisgruppen Gruppen er på standby. KAF Tv gebyret er endnu ikke kommet på vores husleje. Vi skal betale en stigning på ca. 25 kr. om måneden med tilbagevirkende kraft
fra januar. Baren Ny computer, nye barstole, nye kabler, der gør baren endnu lækrere end før. Tjek barens åbningstider og mødetidspunkter på hjemmesiden. 6. Rækkemøde referater Række 8 Hvornår bliver hækken ud mod Dronningeengen klippet? Der bliver sat nogen på opgaven til kollegiets havedag den 24. september. Angående centerlederens sommerferie samt asfaltering af parkeringspladser, se separate punkter. Der mangler en forlængerledning. Inspektørerne er rykket 5 gange. Tag fat i rådets inspektørkontakt. Maling af vinduer. Dette skal vi selv gøre. Der vil blive malet en række på hver havedag fremadrettet. Vi er nået til række 3. Er der for lang tid til, må der males selv. Ny rækkerepræsentant: Kenneth 20C, Mathias 20D. Række 4 Signe 10F ny rækkerepræsentant. Nye rækkerepræsentanter kan henvende sig til inspektørerne for at få udleveret nøgler. Et sæt nøgler pr. række. 7. Ansøgninger til konto 25 Nyt regnskabsår. 50.000 kr. på konto 25. Centerleder 2.000 kr. til ny (professionel) kaffemaskine til køkkenet. Godkendes og Mads undersøger, om vi kan få dækket denne udgift fra en anden konto samt når der skal købes nye borde i centerbygningen. Række 6 2.500 kr. til faste udgifter. Godkendt. 2.500 kr. til variable udgifter. Godkendt. 8. PKS opfølgning Timesedler inspektør PKS vil stadig ikke udlevere disse. Kristian kæmper videre. Svampesagen Der har været håndværkere og ordne 12A, og der er flyttet nye ind. Mads går over og informerer de nye beboere om sagen. Afsluttes. Beboerlister Flyttelister i nyt format. Fungerer fint.
Forbrugsmåling / Varmeregnskab Forbrugsmåling er stoppet. Mads har rykket PKS for at sende information til beboerne. 9. Hjemmesiden Opdatering af dokumenter, bl.a. husorden og indstillingskriterier og referater lægges op. Mads og Janni tager denne opgave sammen. 10. Telefon penge PKS har udbetalt penge til dem, der havde penge tilbage på telefonkontoen. Aflsuttes. 11. Svampesagen Afsluttes, se punkt under PKS opfølgning. 12. Telt Der er bestilt et nyt telt, og det overvejes at købe et mere. På to af parkeringspladserne vil der på sigt blive etableret et system, så teltet kan blive spændt fast, når det er sat op, så der ikke sker uheld med det. Tobias undersøger mulighederne, og punktet tages op på kommende rådsmøde. Fremtidigt vil der være lejekontrakt og depositum ved leje af teltet. 13. Asfaltering parkerings pladser 14. Regler for leje af centerbygningen Ærgerlig udmelding, hvor forklaring manglede. Rådet har taget det til efterretning. Efter maildebat er der heldigvis masser af rundt om liggende veje, vi kan parkere vores biler i mellemtiden. Udendørs områder skal holdes pæne, når man lejer centerbygningen i længere tid. Overnatning i centerbygningen er ikke tilladt, da centerbygningen ikke er godkendt til overnatning.. Studierummene er ikke en del af det, man lejer, og de er forbeholdt beboere, der skal studere. Der sættes en plakat op i studierummet. 15. Hundelorte Der er fortsat problemer med hundelorte på kollegiets område. Det overvejes hvorvidt vi skal sætte stativer op med poser. Dette bliver ikke effektueret. 16. Annoncering på tkol.dk Der er indkommet end mail, der tilbyder dette. Der er enighed om at holde hjemmesiden ikke-kommerciel, og der siges derfor nej tak til dette tilbud. 17. Inspektør og PKS Utilfredshed med både inspektørordningen og PKS. Punkterne tages med på kommende DFK møde for at høre de andre kollegiers holdning til disse ordninger, før der gås videre med at indhente alternative tilbud. 18. Havedag Janni opdaterer separat planlægningsdokument. Angående frokost undersøger Janni alternative muligheder til rugbrød. Kristian skal aktivere tilmeldingen hurtigst muligt. Mads rykker Kristian. Kristian rykker fortsat PKS for at opkræve gebyr fra de lejligheder, der ikke deltog i forårets havedag. Mads rykker Kristian.
Havedagsmøde mandag den 22. august klokken 19 i centerbygningen. Alle er velkomne til at komme og deltage i planlægningen. 19. Ansættelser Sune 6D er blevet ansat til at gøre rent i centerbygningen. Marie 7D er blevet ansat som beboerrådets sekretær. 100. Kalender Beboerrådsmøde september Torsdag 8/9 kl. 19:00 Beboerådsmøde oktober Torsdag 6/10 kl. 19:00 Beboerrådsmøde november Torsdag 3/11 kl. 19:00 Havedag efterår Lørdag 24/9 Efterårets beboermøde Mandag 7/11 kl. 19:00 101. To do liste gennemgang Der står i referatet, hvem der har hvilke ansvar. 102. Eventuelt Indstillingskriterier Problem med indstillingskriterierne og PKS forståelse af det. PKS administrerer efter andre kriterier end dem, vi går ind for og dem, vi har liggende på hjemmesiden. Kriterierne skal defineres, klargøres og godkendes, inden halvdelen af kollegiets beboere bliver smidt ud efter studieaktivitetsundersøgelsen. Mads og Kristian er på sagen. Vaskerum Der er stadig mange, der efterlader deres vasketøj i vaskerummet. Separat punkt på næste møde. Borde og grill til pladsen mellem hus 9 og 10 Jacob undersøger hvad samt priser til næste møde, hvor punktet kommer på som separat punkt. 103. Møde slut 22:35