Dato: 30. juni 2015 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat til møde i Samarbejdsudvalget/Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag den 9. juni 2015 I mødet deltog: Martin Zachariasen, Inger Rose Hansen, Eva Sophia Myers, Frants R. Lauritsen, Eva Christina Østerlund, Karen Cauthery, Marianne Holmer, Ole Næsbye Larsen, Martin Svensson, Tanja Christensen, Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup, Ole Nørregaard Jensen. Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Afbud: Allan Haurballe Madsen Punkterne blev behandlet i følgende rækkefølge 1 4, 5.3, 5.1, 5.2, 6, 7, 9 og 8. Referat 1. Opfølgning på referat fra mødet den 3. marts 2015 Dekan Martin Zachariasen bød velkommen til sit første SU/AMU møde. Som opfølgning på referatet af SU mødet den 3. marts 2015 refererede Inger Rose Hansen til det sidste HSU-møde, hvor hun og Henrik Pedersen efterlyste sygefraværstal, der var sammenholdt med sygefravær på de øvrige fakulteter på SDU og lignende arbejdspladser i staten. Inger Rose Hansen fortalte, at sygefraværstallene vil blive behandlet på det næste HSU -møde den 22. juni 2015. Dekanen tilføjede, at de pågældende sygefraværstal også vil blive behandlet på et kommende direktionsmøde. Dekanen pointerede, at det er vigtigt at skelne mellem kort- og langtidssygemeldinger og at det er meget vigtigt at være opmærksom på langtidssygemeldinger der skyldes stress. Der blev gjort opmærksom på at sygefraværstal også kan findes i QlikView. Opfølgningen blev taget til efterretning. 2. Orientering fra Dekanen Dekanen fortalte, at fakultetets ledelsesgruppe drøfter fastansættelse af videnskabeligt personale. Dette med henblik på, at udarbejde en strategi for fakultetet, således at beslutninger om fastansættelser bliver taget ud fra en overordnet strategi og ikke på enkeltsagsniveau. Han orienterede endvidere om hvad der foreløbig kun på diskussionsplan drøftes i
direktionen: Masterplan for byggeri på campus Odense, særligt i forhold til det nye TEK, SUND og letbanen. På grund af TEK skal der findes en løsning for parkeringsforhold, hvilket har medført en drøftelse af om man skal og i givet fald hvordan man kan begrænse parkering. I forbindelse med byggeriet af SUND trækker SDU s centrum mod syd, hvilket betyder at dette område skal forskønnes. Det bliver også her, at letbanens hovedstop på campus bliver placeret. Visionen er, at man skal kunne komme tørskoet fra Københavns Lufthavn til SDU. Kantinefaciliteterne skal opgraderes for at sikre servicering af medarbejdere og studerende på TEK. Ny budgetmodel på SDU. 3. Budgetopfølgning Dekanen orienterede om, at der er budgetteret med et underskud på NAT på 2,5 mio. kr. i 2015. Nu tegner det til, at NAT ender med et overskud på 2,5 mio. kr., hvilket delvist skyldes, at de reserverede midler ikke bliver brugt i det tempo som de er budgetteret til. Midlerne i omstillingspuljen bliver muligvis heller ikke brugt som budgetteret i år. Et revideret budget eftersendes når dekanen haft det ordinære budgetmøde med rektor (mødet er blevet udskudt). Eva Sophia Myers gjorde opmærksom på, at indtægterne på NAT er mindre end omkostningerne. Det kan gå i nogle år, men ikke på den lange bane. 4. Arbejdsmiljø 4.1. Mundtlig orientering om arbejdsmiljø v. Klaus Lehn Petersen. Klaus Lehn Petersen orienterede om, at man på fakultetsniveau forsøger at finde en løsning på lysproblemer. Herudover er der problemer med mobiltelefoni, særligt efter at SDU gik over til Telenor. Der er dårlig forbindelse i mange lokaler, særligt i de nyere bygninger. Herudover er der kælderrum helt uden dækning. Der er sat nødtelefoner op strategiske steder. Der var også problemer, dog i væsentligt mindre grad, da SDU brugte TDC. Ole Nørregaard fortalte, at der over sommeren vil blive sat en forstærker op. Klaus Lehn Petersen orienterede om, at UNI lab har betydet, at almindelig vedligeholdelse er sat på standby. Der er ikke afsat midler på budgettet til udgifter i forbindelse med
arbejdsmiljø, hvilket bl.a. har betydet, at almindelige vedligeholdelsesopgaver som at lysstofarmatur skal udskiftes ikke bliver håndteret af Teknisk Service. Dekanen bad om at blive orienteret, hvis et lignende vedligeholdelsesproblem skulle opstå en anden gang. Klaus Lehn Petersen sender en nærmere orientering om telefoni til dekanen. 4.2. Mundtlig orientering om besøg fra Videnscenter for Arbejdsmiljø på BMB. Ole Nørregaard orienterede om besøg fra Videnscenter for Arbejdsmiljø, der afholdt temamødet Fra stress til trivsel på BMB. Ca. 55 medarbejdere deltog. Oplægsholderen var dygtig og fik hurtigt en diskussion i gang. Ole Nørregaard vurderede, at det bliver nemmere og mere legitimt at tale om stress, og det blev tydeligt at stress er individuelt. Eva Christina Østerlund syntes, at det var et godt oplæg, og gjorde opmærksom på, at det er vigtigt, at der bliver fulgt op. Hun efterlyste en strategi for, hvordan det vil blive gjort. Tanja Christensen syntes også, at det var et godt oplæg, særligt da oplægsholderen var god til konstruktivt at bruge det, som deltagerne fortalte under mødet. Marianne Holmer fortalte om Biologisk Instituts gode erfaringer med Carsten Salling, som har hjulpet med at udarbejde strategi og lægge planer. Dekanen gjorde opmærksom på, at der ofte kan være stress blandt de tidsbegrænsede videnskabelige ansættelser, herunder ph.d. er og postdocs. Orienteringen blev taget til efterretning 4.3. Skriftlig orientering om arbejdsskader. Den skriftlige orientering om, at der ikke har været arbejdsskader siden det sidste SU møde blev taget til efterretning. 5. Kompetenceudvikling 5.1 Kompetenceudviklingsstrategi på Naturvidenskab Ifølge fakultetets kompetencestrategi, der blev vedtaget i juni 2014, skal strategien opdateres en gang årligt. Inger Rose Hansen gjorde opmærksom på, at det ifølge kompetencestrategien er kompetenceudvalget, der skal komme med en indstilling til SU om evt. ændringer i kompetencestrategien. Punktet blev udskudt, således at kompetenceudvalget kunne behandle sagen først.
5.2 Orientering om kompetencefondsmidler Dekanen orienterede om, at NAT havde kr. 222.425,20 i ikke disponerede kompetencefondsmidler og, at HR kompetence- og organisationsudvikling har oplyst, at kr. 122.425,20 af de ikke disponerede midler skal være disponeret senest 1. september 2015. Per 1. juni 2015 er der søgt for kr. 196.395,-. Flere ansøgninger er til uddannelser der strækker sig over flere år og hvor ansøgningerne derfor bliver delt op og behandlet ad flere omgange. SU godkendte at beløbet, som kompetenceudvalget kan fordele i denne omgang, forhøjes til kr. 125.000 for at sikre, at de nødvendige midler er disponeret senest 1. september 2015. 5.3 Kompetenceudviklingskurser udbudt af CUU Jakob Ejersbo deltog under behandlingen af dette punkt. Der var lejlighed til at stille spørgsmål til det tilsendte materiale fra HR-afdelingen vedr. statistik over deltagerantal fra NAT på CUUkurserne. Yderligere materiale er vedlagt som bilag 1 til referatet. Karen Cauthery spurgte om Jakob Ejersbos erfaringer med Danish training programme. Han fortalte, at evalueringerne har været positive. Udfordringen er at finde tid til at deltage og finde nogen at øve dansk med efterfølgende. Danish training programme opfylder lovens krav i forhold til at sikre opholdstilladelse, samtidig med at programmet er tilpasset forholdene på SDU. Kurserne vedrørende engelsk som arbejdssprog er efterhånden i en god udvikling. Der bliver udviklet flere fagligt specifikke engelskkurser. Marianne Holmer spurgte, om der blev udviklet kurser til at kvalificere medarbejderne til at kunne håndtere de nye optagelsesprocedurer fra 2017, som er medtaget i NAT s kompetencestrategi. Martin Svensson gjorde opmærksom på, at SDU Universitetspædagogik (SDUUP) arbejder med dette. Jakob Ejersbo vil tage kontakt til SDUUP. Jakob Ejersbo forklarede, at det er muligt at søge Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser (FUSA) om midler til kompetenceudviklingsforløb, f.eks. i forbindelse med organisationsændringer, og at dette skal gå igennem HR Kompetence- og organisationsudvikling, se også her:http://sdunet.dk/personale/kompetenceudvikling/sogerdu-nye-kompetencer.aspx Jakob Ejersbo gennemgik CUUs kursusudbud i forhold til en systematisk karriere- og kompetenceudviklingsplan for VIP er udviklet af HR Kompetence- og organisationsudvikling. I forhold til karriereudviklingsprogrammer for yngre forskere mangler CUU deltagere, for at kurset kan blive gennemført i år. Målgruppen for kurset er adjunkter og postdocs. Marianne
Holmer anbefalede kurset. Dekanen spurgte om det også er et afklarende kursus i forhold til, hvor man passer ind karrieremæssigt, hvilket Jakob Ejersbo bekræftede. Inger Rose Hansen gjorde opmærksom på de 5 tværgående indsatsområder i forbindelse med Strategi 2020, hvoraf det ene omfatter talent- og karrierevejsudvikling for TAP er. SU er velkomne til at melde kursusønsker ind til CUU. 6. Opgaver i forbindelse med MUS SU drøftede proceduren i forhold til de reviderede retningslinjer for afholdelse af MUS. I forhold til at udarbejde en plan over hvilke ledere der afholder MUS med hvilke medarbejdere, var der dog tvivl om hvor detaljeret den skulle være. Generelt skønnede SU dog, at fakultetssekretariatets og institutternes procedurer i forbindelse med MUS, herunder MUSforberedelsesskemaerne, i det store og hele lever op til de reviderede retningslinjer. For at sikre dette bliver MUS sat på dagsordenen til næste SU-møde i september. Tanja Løvgren sender i god tid inden det næste SU-møde et notat ud til institutledere og sekretariatschef om, hvilke ændringer der er i SDUs reviderede retningslinjer i forhold til de tidligere retningslinjer. Inden det næste SU-møde i september sender institutledere og sekretariatschef følgende til Tanja Løvgren: 1) Redegørelse om hvorvidt deres MUS-retningslinjer følger SDUs reviderede retningslinjer for MUS. 2) MUS-forberedelsesskemaer. 3) Opdaterede organisationsplaner, hvor den enkelte medarbejder skal kunne overskue hvem der afholder MUS med hvem. 4) Tilbagemelding, om hvor mange MUS der er afholdt i forhold til antal medarbejdere, også af dem, der har fået det uddelegeret. 7. Opfølgning på sommerfesten Generelt er tilbagemeldingen, at det var en god fest. Der var forslag om egenbetaling for at sikre, at tilmeldte føler en større forpligtigelse til at møde op. Der var delte meninger i forhold til om deltagere skal have mad med. Herudover blev et live band efterlyst. Der var generel enighed om, at sommerfesten fremover skal erstatte den fælles julefrokost og at sommerfesten altid skal ligge på den 1. fredag i juni, medmindre fredagen ligger op til en forlænget weekend. Næste års sommerfest bliver afholdt fredag den 3. juni 2016. Ledelsesgruppen beslutter sammensætningen af næste års festudvalg, gerne med gengangere fra årets festudvalg samt medlemmer fra SU.
8. Bordet rundt Eva Sophia Myers gjorde opmærksom på, at der stadigvæk var ledige pladser på et lovpligtigt CLP-beregningskursus for laboranter. Inger Rose Hansen spurgte, om SU fortsat ønsker referater fra møder i Det centrale uddannelsesudvalg (CUU), hvilket SU bekræftede. Dekanen vil på det næste SU-møde orientere om Strategiens tværgående indsatsområder, hvor SDUs bestyrelse har besluttet, at de tværgående hovedindsatser er talentudvikling og internationalisering jf. rektors nyhedsbrev af 4. juni 2015, som kan læses her: 20T Urektors nyhedsbrev af 4. juni 2015U20T 9. TEMA: Tiltag på arbejdsmiljøområdet med udgangspunkt i den seneste APV fra 2012. Frants Roager Lauritsen gennemgik en oversigt over NATs resultater fra den fysiske og psykiske APV 2012 set i forhold til SDUs resultater. På nær forholdene omkring undervisningslokalerne, er der en forventning blandt SU-deltagerne om, at resultatet af den fysiske APV vil være væsentligt forbedret næste gang (efteråret 2015). I den psykiske APV havde NAT i 2012 flere problemer sammenlignet med SDU generelt. Det gjaldt primært i forhold til VIP er der har udfordringer med stress på grund af undervisningsbelastningen og usynlige opgaver. Frants Roager Lauritsen gennemgik, hvordan ledelsesgruppen og institutterne har arbejdet med opfølgningen på APV en. Hovedtemaet har været stress. På næste SU-møde bliver der afsat 45 minutter til temaer. Eva Sophia Myers vil gennemgå FESTAprojektet, hvorefter SU arbejder videre med temaet om APV. Institutledere og sekretariatschef vil på mødet give en mundtlig orientering om, hvad der er sket på deres område i forhold til APV en. Herunder om der er udeståender, der skal håndteres. Efter mødet vil fakultetssekretariatets kommunikationsmedarbejdere sikre, at de tiltag der er gennemført på det fysiske og psykiske arbejdsområde på baggrund af APV 2012, bliver kommunikeret ud. Mødet sluttede 15.15 Martin Zachariasen Formand Inger Rose Hansen Næstformand